Zkušený projektový manažer, který je známý tím, že dodává důležité softwarové produkty s přesností, se často obrací na rámec Scrum v rámci agilní metodiky.
Rozdělením projektu na menší, zvládnutelné části zvané sprinty může jejich tým efektivně spolupracovat, místo aby se snažil zvládnout celý projekt najednou. Tímto způsobem nejen vytváříte produkt, ale také jej s každým krokem vylepšujete, aby vyhovoval potřebám zákazníka.
Pokud se však váš projekt začíná jevit jako nervy drásající bludiště, možná budete muset přizvat více Scrum týmů, aby se s ním vypořádaly. V takovém případě je třeba přejít na vyšší úroveň a zavést Scrum of Scrums. Jak ale vést pravidelné scrumové schůzky, aniž byste ztratili přehled o všem? Pojďme to zjistit.
Porozumění Scrum of Scrums
Scrum of Scrums je nezbytný pro efektivní řízení projektů. Pochopení toho, co to je a jak to funguje, zlepšuje koordinaci týmu a zvyšuje transparentnost.
Co je Scrum of Scrums?
Scrum of Scrums (SoS) je setkání, na kterém se scházejí zástupci různých týmů praktikujících Agile Scrum , aby se synchronizovali, sdíleli pokrok a řešili problémy napříč týmy na větších projektech, které využívají agilní metodiky.
I když se to může zdát jednoduché, vyžaduje to pečlivé plánování.
Než začnete, musíte najít rovnováhu mezi velikostí a počtem Scrum týmů a zároveň zajistit, aby všechny týmy byly na stejné vlně, vzájemně si důvěřovaly a těšily se na práci na společném cíli projektu.
Pokud je SoS proveden správně, podporuje transparentnost, pravidelné kontroly a flexibilitu při přizpůsobování. Rozdělení velkých týmů na menší pomáhá organizaci propojit více týmů, posílit vazby a udržet soustředění.
Jaký je účel Scrum of Scrums?
Podle jeho tvůrce Jeffa Sutherlanda je Scrum of Scrums:„… odpovědný za dodání funkčního softwaru všech týmů do Definition of Done na konci sprintu nebo za vydání během sprintu. ”
Zjednodušeně řečeno, Scrum of Scrums je schůzka, na které zástupci různých týmů sladí svou práci, aby předešli překážkám. Je nezbytná pro škálování agilních postupů v komplexních projektech s více týmy.
Omezení více komunikačních cest zajišťuje hladkou spolupráci a synchronizované dodání integrovaného produktu na konci každého sprintu.
Stručně řečeno, Scrum of Scrums vám pomůže:
- Informujte všechny: Zajistěte jasnou komunikaci o pokroku a činnostech jednotlivých týmů vůči větší skupině, aby nikdo nebyl v nevědomosti.
- Rychlejší řešení problémů: Řeší naléhavé problémy, což agilním týmům umožňuje odstraňovat překážky a udržovat projekty v chodu.
- Zlepšete koordinaci agilních týmů: Dohlížejte na spolupráci týmů, zajistěte jejich sladění a předcházejte chybám.
- Učiňte důležitá rozhodnutí: Usnadňuje kolektivní rozhodování, které má dopad na všechny skupiny, a udržuje koordinaci a pokrok.
Pokud tedy neustále žonglujete s více Scrum týmy, SOS vše uvede do pořádku a zároveň všechny udrží v obraze. Je to nezbytná součást solidního řízení projektů pomocí Scrumu.
Ale jak SoS vypadá?
Klíčové komponenty Scrum of Scrums
Na první pohled se Scrum of Scrums může jevit jako složitý vývojový diagram s příliš mnoha pohyblivými částmi. Ale když ho rozložíte na jednotlivé části, zjistíte, že se skládá jen z několika klíčových komponent, které jsou hlavními hybateli celého procesu.
1. Účastníci
Scrum of Scrums se účastní zástupce, obvykle Scrum Master. Může to být také člen týmu, produktový vlastník nebo technický vedoucí – kdokoli, kdo může diskutovat o pokroku a výzvách týmu. Občas se může připojit i stakeholder nebo manažer, pokud je potřeba jejich názor.
2. Četnost
Schůzky se obvykle konají 2–3krát týdně, ale pokud existuje mnoho vzájemných závislostí mezi týmy, mohou se konat i denně. U projektů s menším počtem vzájemných závislostí mezi týmy se schůzky mohou konat jednou týdně, přičemž frekvence se upravuje podle potřeb projektu.
3. Trvání
Schůzky Scrum of Scrums jsou z důvodu efektivity časově omezeny na 15–30 minut. Mohou být prodlouženy, ale neměly by přesáhnout 45 minut.
Výhody Scrum of Scrums
Scrum of Scrums přináší dlouhý seznam výhod, které jsou zásadní pro škálování agilních postupů ve větších projektech. Patří mezi ně:
Lepší koordinace a řešení problémů
V komplexních projektech, kde musí různé týmy spolupracovat, zajišťuje Scrum of Scrums sladění a rychle řeší závislosti, což vede k efektivnějšímu provozu a plynulému pracovnímu toku.
Toho lze dosáhnout pomocí několika klíčových postupů:
- Synchronizace mezi týmy: Sladí priority a pokrok týmů, spravuje závislosti mezi týmy a snižuje překážky.
- Rychlejší řešení problémů: Řeší problémy, které se týkají více týmů, a podporuje kolektivní řešení pro rychlejší výsledky.
- Snížení rizika: Umožňuje týmům řešit problémy dříve, než se vyhrotí, a předcházet tak potenciálním překážkám.
- Optimalizace zdrojů: Zlepšuje koordinaci a identifikuje potenciální konflikty nebo nedostatky zdrojů, než se stanou kritickými.
Lepší komunikace, transparentnost a spolupráce
Scrum of Scrums pomáhá týmům otevřeně komunikovat mezi sebou při práci na společných cílech. Zvyšuje pravděpodobnost úspěšného dokončení projektu.
Mezi klíčové prvky, které k tomu přispívají, patří:
- Vylepšený tok informací: Odstraňuje izolovanost týmů pravidelným sdílením aktualizací a poskytuje ucelený pohled na projekt.
- Zvýšená viditelnost: Poskytuje jasnější obraz o pokroku projektu a upozorňuje na problémy nebo vzorce, které nemusí být viditelné na úrovni týmu.
- Zvýšená spolupráce: Podporuje týmovou práci a diskusi o nápadech napříč různými týmy.
- Sladění s cíli organizace: Sladí týmy s hlavními cíli a komunikuje strategické priority napříč týmy.
Pochopení výhod Scrum of Scrums vám pomůže posoudit jeho relevanci a dopad na procesy. Tyto znalosti vám umožní učinit informovaná rozhodnutí o tom, zda to zlepší práci týmu, koordinaci, řešení problémů a efektivitu projektu.
Přečtěte si také: 15 nejlepších nástrojů Scrum pro řízení projektů v roce 2024
Jak provést Scrum of Scrums
Rozhodli jste se: budete provádět Scrum of Scrums. Kde tedy začít?
Začněme strukturou a rozdělme ji na dvě hlavní části: „O čem to je (program)?“ a „Kdo co bude dělat (role)?“
Část 1: Program
Každé setkání Scrum of Scrums se řídí jasným, strukturovaným programem podobným dennímu scrumu, ale zaměřuje se na problémy, které se týkají více týmů.
Obvykle se zaměřuje na otázky jako:
- „Co můj tým udělal od posledního setkání?“Každý zástupce týmu sdílí klíčové úspěchy, zejména ty, které mají dopad na jiné týmy nebo na projekt jako celek.
- „Co bude můj tým dělat před příštím setkáním?“Týmy nastíní svou nadcházející práci, zdůrazní úkoly, které by mohly ovlivnit ostatní, a označí veškerou podporu, kterou by mohly potřebovat.
- „Existují nějaké překážky nebo závislosti?“Týmy diskutují o všech překážkách, které zpomalují pokrok, a upozorňují na závislosti na jiných týmech. Jsou vznesena rizika nebo potenciální obavy, které by mohly mít dopad na několik týmů.
Agenda Scrum of Scrums může také zahrnovat změny, metriky a pokrok, aby poskytla celkový přehled o aktuálním stavu projektu.
Část 2: Role
Scrum of Scrums se účastní různí lidé a každý z nich plní specifické scrumové role, aby byla schůzka efektivní. Tyto role jsou:
- Zástupci týmů: Každý tým vysílá zástupce, obvykle nazývaného Scrum master, aby sdílel informace o pokroku a výzvách. Aktivně naslouchají a pomáhají řešit problémy vznesené ostatními týmy.
- Koordinátor: Jeden Scrum master může také fungovat jako koordinátor, který zajistí, aby schůzka probíhala podle plánu, dodržovala program a skončila včas. Bude také zajišťovat následné kroky u všech akčních bodů.
- Vlastník produktu: Tato osoba poskytuje vizi produktu a pomáhá řešit konflikty mezi prioritami týmu. Její role je klíčová, když je potřeba sjednotit směr produktu.
- Technický vedoucí nebo architekt: Technický architekt, který je někdy zapojen do řešení technických výzev, závislostí nebo integračních problémů, zajišťuje koordinované technické rozhodnutí napříč týmy.
- Zainteresované strany nebo vedení (volitelné): Zainteresované strany se mohou připojit jako pozorovatelé, aby získali přehled. Měli by přispívat pouze v případě, že jsou k tomu výslovně vyzváni.
Jak provést schůzku Scrum of Scrums pomocí ClickUp
Není překvapením, že pokud chcete úspěšně vést schůzku Scrum of Scrums, je třeba udělat a zvládnout spoustu věcí. Řešení? All-in-one platforma Scrum, jako je ClickUp.
ClickUp je dokonalé řešení pro řízení projektů, které vám pomůže zvládnout neustálou řadu agilních schůzek pro vaše největší projekty.
Od Scrum tabulek po šablony pro plánování sprintů – platforma ClickUp Agile Project Management má vše, co potřebujete k snadnému provádění Scrum of Scrums. Navíc obsahuje integrované nástroje pro spolupráci, které týmům pomáhají pořádat agilní schůzky, a to i virtuální.
Tato platforma vám pomůže nastavit přizpůsobitelnou strukturu pracovního prostoru zahrnující prostory, složky, seznamy a úkoly, což je hierarchie, kterou lze přizpůsobit agilním metodikám. Disponuje řadou agilních funkcí, jako jsou nástroje pro správu sprintů a grafy burnup a burndown.
Nyní se podívejme, jak provést Scrum of Scrums pomocí této platformy.
Krok 1. Nastavte ClickUp pro Scrum of Scrums
Pomocí ClickUp Sprints můžete scrumovým a agilním týmům umožnit efektivní spolupráci na společných cílech. Takto to můžete nastavit:
- Pro začátek můžete zajistit, aby vaše aktivity Scrum of Scrum zůstaly v souladu s pokrokem jednotlivých týmů.
- Začněte tím, že v ClickUp vytvoříte nový prostor pro „Scrum of Scrums“, abyste oddělili aktivity SoS od jednotlivých Scrum týmů a usnadnili tak jejich správu.
- V tomto prostoru vytvořte složky, abyste mohli organizovat různé aspekty schůzky Scrum of Scrums. Například použijte Cross-Team Issues (Problémy napříč týmy) ke sledování překážek, závislostí a výzev týkajících se jednotlivých týmů a Action Items (Akční položky) pro následné kroky, abyste se ujistili, že nic nezmeškáte.
- Každé setkání lze považovat za úkol a lze jej automatizovat pomocí možnosti Opakující se úkoly. Pro konkrétní body programu přidejte podúkoly, jako jsou aktualizace týmu, překážky a integrační body, a přiřaďte je příslušným zástupcům týmu.
Díky ClickUp jsme získali větší kontrolu nad produktivitou našich členů a navíc jsme pomohli zavést metodiku SCRUM v Dinâmica! Byla to opravdu velká změna, protože různé nástroje, které platforma nabízí, poskytují mnoho informací pro vedení.
Díky ClickUp jsme získali větší kontrolu nad produktivitou našich členů a navíc jsme pomohli zavést metodiku SCRUM v Dinâmica! Byla to opravdu velká změna, protože různé nástroje, které platforma nabízí, poskytují mnoho informací pro vedení.
Šablona schůzky ClickUp Scrum
Navíc můžete použít šablonu ClickUp Scrum Meeting Template, abyste získali náskok při svých individuálních schůzkách Scrum a schůzkách mezi jednotlivými vývojovými týmy.
Tato šablona je navržena tak, aby vám pomohla organizovat a přizpůsobit vaše Scrum schůzky pro maximální efektivitu. Zde je návod:
- Plánujte a vizualizujte sprinty: Pomocí této šablony můžete plánovat sprinty, úkoly a cíle v jediném přehledu, aby byl tým sladěn.
- Sledujte pokrok a překážky: Sledujte stav projektu zaznamenáváním pokroku a překážek a podle toho přijímejte příslušná opatření.
- Konsolidujte základní prvky sprintu: Centralizujte materiály pro úspěšné sprinty, jako jsou poznámky z jednání a ukázky, do jednoho společného pracovního prostoru.
- Zlepšete efektivitu schůzek: Strukturovejte schůzky s jasným programem a konkrétními body k diskusi, aby se diskuse soustředila na podstatné věci.
Krok 2. Vytvořte šablonu schůzky
Jedním z ideálních způsobů, jak začít se Scrum of Scrums, je použití šablon. ClickUp vám nabízí celou knihovnu, ze které si můžete vybrat. Vezměme si například šablonu ClickUp SCRUM Sprint Planning.
Šablona pro plánování sprintu ClickUp SCRUM
Tato šablona obsahuje snadno použitelné rozhraní pro stanovení jasných cílů sprintu a efektivní plánování sprintů. Tuto šablonu můžete použít k:
- Definujte cíle: Během schůzek Scrum of Scrums jasně nastavte cíle sprintu, aby se všechny týmy soustředily na dosažení konkrétních výsledků.
- Sledujte pokrok: Sledujte pokrok každého týmu směrem k jeho cílům a identifikujte potenciální rizika, abyste mohli proaktivně řešit výzvy a řídit závislosti.
- Zlepšete spolupráci: Podporujte otevřenou komunikaci mezi agilními týmy Scrum, aby sdílely poznatky a řešily problémy napříč týmy, a vytvářejte tak podpůrné a spolupracující prostředí.
- Dokumentujte sprinty: Uchovávejte záznamy o diskusích a rozhodnutích ze schůzek Scrum of Scrums pro budoucí použití, což pomůže při neustálém zlepšování a zdokonalování strategie.
Ať už potřebujete spravovat produkty, sledovat úkoly, řešit chyby nebo generovat zprávy, můžete si každý aspekt přizpůsobit a upravit podle svých preferencí.
K přípravě schůzek můžete také použít kontrolní seznamy, dílčí úkoly a vlastní pole. Pokud je na programu schůzky diskuse o novinkách týmu v rámci jednoho projektu, můžete si vytvořit kontrolní seznam s otázkami, o kterých jsme hovořili výše.
Na základě tohoto kontrolního seznamu můžete také vytvořit podúkoly pro každý Scrum tým zapojený do schůzky. A všechny je můžete sledovat pomocí vlastních polí, jako jsou:
- Závažnost překážky (vysoká, střední, nízká)
- Typ závislosti (technická, zdrojová, informační)
- Ovlivněné týmy (štítky)
- Datum řešení (datum)
- Odpovědná osoba (osoby)
Toto nastavení vám pomůže zajistit, aby každé setkání Scrum of Scrums proběhlo hladce a abyste měli všechny důležité podrobnosti po ruce.
Šablona ClickUp Agile Scrum Management
Pokud chcete něco pokročilejšího, vyzkoušejte šablonu Agile Scrum Management Template od ClickUp. Je speciálně navržená pro týmy zabývající se vývojem softwaru, což z ní dělá neocenitelný zdroj pro projekty zaměřené na IT.
Tato šablona obsahuje nástroje pro provádění Scrum událostí, jako je backlog grooming a sprint retrospectives. S 30 různými stavy a 6 různými pohledy je tato šablona optimalizována pro agilní řízení projektů. Nabízí:
- Flexibilní sledování úkolů, správa a reporting
- Praktické vizuální prvky, které pomáhají optimalizovat sprinty a plány roadmapy
- Nástroje pro spolupráci, které zajistí konzistentní pracovní postupy
Celkově tato šablona nabízí komplexní řešení pro správu scrumu, které je vhodné pro zvládnutí složitostí při práci se Scrum of Scrums.
Krok 3. Naplánujte a realizujte schůzky
Jakmile budete mít všechny úkoly a šablony ve svém prostoru Scrum of Scrums, přepněte do zobrazení kalendáře ClickUp a zorganizujte si plán schůzek.
Stačí kliknout na „Zobrazení“, vybrat Kalendář a pojmenovat jej „Plán schůzek SoS“. Nyní máte jasný přehled o všech nadcházejících schůzkách Scrum of Scrums pro všechny týmy.
Chcete-li naplánovat pravidelné schůzky, klikněte na datum v kalendáři, vytvořte opakující se úkol a použijte jej na šablonu schůzky Scrum of Scrums. Pro větší efektivitu použijte v kalendáři funkci Time Blocking k nastavení konkrétních časů schůzek. Stačí přetáhnout úkol schůzky do požadovaného časového úseku a upravit jeho trvání.
Pokud váš tým používá externí kalendáře, jako je Google nebo Outlook, funkce synchronizace kalendáře ClickUp zajistí, že se schůzky Scrum of Scrums zobrazí v kalendářích všech členů.
Pro proaktivní komunikaci použijte sekci Komentáře v rámci každého úkolu Scrum of Scrums, abyste dosáhli strukturovanějších diskusí. Můžete @zmínit členy týmu, abyste upozornili na důležité body, nebo použít vláknové odpovědi, abyste udrželi konverzace přehledné.
Pokud však potřebujete rychlé aktualizace v reálném čase, vyzkoušejte Chat View od ClickUp. Vytvořte speciální chatovací kanál pro Scrum of Scrums, který usnadní neformální diskuse a rychlé vyjasnění během schůzky.
Díky tomu konverzace plynule pokračují bez zbytečných formalit.
Krok 4. Spravujte dokumenty a poznámky
Naštěstí můžete vytvořit speciální dokumenty ClickUp Docs pro každé setkání a uchovávat všechny své poznámky a informace na jednom místě. Tyto dokumenty můžete organizovat pomocí záhlaví pro různá témata a pomocí tabulek shrnout klíčové body.
Formátovací možnosti ClickUp zajišťují, že dokumenty jsou snadno čitelné. Jakmile jsou připraveny, sdílejte je se svým týmem pomocí tlačítka Sdílet a nastavte oprávnění pro prohlížení, komentování nebo úpravy. Historie verzí ClickUp vám také umožňuje sledovat změny a v případě potřeby je vrátit zpět.
Pokud nechcete dělat ručně poznámky, použijte ClickUp Brain k shrnutí diskusí a rychlému vygenerování akčních položek pomocí nástroje AI Assist. Můžete také integrovat AI přepis pro nahrané schůzky, abyste ušetřili čas. Jděte ještě o krok dál a automaticky převádějte hlas na text a pomocí AI odpovídejte na otázky ze schůzek.
Bonus: Vložte úkoly přímo do svých poznámek ze schůzky kliknutím na „+“ v dokumentu a výběrem widgetu Seznam úkolů, abyste přidali úkoly související se schůzkou Scrum of Scrums.
Krok 5: Sledujte pokrok a provádějte následné kontroly
Díky podúkolům a vlastním polím je sledování schůzek Scrum of Scrums snadné. Použijte tagy jako #ActionItem, #Decision, #Blocker a #QuickWin, abyste mohli snadno filtrovat a prioritizovat úkoly. Pro seznam akčních položek vytvořte v rámci úkolu kontrolní seznam, který usnadní správu.
Chcete-li vizualizovat a sledovat stav úkolů, nastavte si zobrazení tabule se sloupci jako „K provedení“, „Probíhá“, „Blokováno“ a „Hotovo“. Úkoly můžete snadno přetahovat mezi sloupci a aktualizovat tak jejich stav.
ClickUp Dependencies je další užitečná funkce, která vám umožňuje propojit související úkoly. Nastavte vztahy „Čekání na“ a „Blokování“, abyste viděli, jak zpoždění ovlivňují ostatní úkoly. To pomáhá efektivně spravovat závislosti.
V naší společnosti pomáhá Click Up organizovat a prioritizovat projekty ve všech odděleních. Díky automatizacím a všem ostatním funkcím Click Up (kterých není málo) je vytváření konzistentních procesů při realizaci projektů velmi snadné. Sledování stavu projektů je také velmi jednoduché.
V naší společnosti pomáhá Click Up organizovat a prioritizovat projekty ve všech odděleních. Díky automatizacím a všem ostatním funkcím Click Up (kterých není málo) je vytváření konzistentních procesů při realizaci projektů velmi snadné. Sledování stavu projektů je také velmi jednoduché.
Osvědčené postupy pro Scrum of Scrums
Aby vaše schůzky Scrum of Scrums byly úspěšné, sestavili jsme seznam osvědčených postupů, které vám pomohou. Dodržování těchto postupů povede k předvídatelnějším a spolehlivějším výsledkům projektu.
💡Tip 1: Buďte struční a jděte k jádru věci
Schůzky SoS by měly být stručné a trvat přibližně 15–30 minut. Během této schůzky zaměřte pozornost na hlavní body: pokrok týmu, překážky a vzájemné závislosti mezi týmy. Omezte podrobnosti na minimum a použijte časovač, abyste se drželi plánu.
💡Tip 2: Mějte jasný program
Klíčem je konzistence. Proto potřebujete jasnou strukturu pro každé setkání, která zahrnuje témata jako pokrok týmu, nadcházející práce, překážky a jakékoli vzájemné závislosti mezi týmy. Zkuste sdílet program předem, aby se účastníci mohli připravit a soustředit se na něj.
💡Tip 3: Podporujte účast
Zajistěte, aby každý zástupce týmu měl možnost se vyjádřit. Je důležité vytvořit prostor, kde se lidé budou cítit pohodlně při vznesení problémů nebo obav. Pokud je někdo tichý, zkontrolujte, zda se nic důležitého neztratilo.
💡Tip 4: Používejte inkluzivní komunikaci
Všichni musí rozumět tomu, o čem se diskutuje. Vyhněte se matoucímu žargonu nebo zkratkám, případně si udělejte chvilku na jejich vysvětlení. Podporujte aktivní naslouchání a ujistěte se, že všichni účastníci na dálku jsou plně zapojeni a mohou se rovnocenně podílet.
💡Tip 5: Zaměřte se na neustálé zlepšování
Pravidelně sbírejte zpětnou vazbu na schůzkách Scrum of Scrums, abyste zjistili, co funguje a co lze vylepšit. Buďte flexibilní – podle potřeby upravujte formát, frekvenci nebo strukturu a zajistěte, aby se schůzek účastnili ti správní účastníci, aby byla zachována relevance a efektivita.
Vylepšete své Scrum schůzky s ClickUp
Kromě vyhrazených pracovních prostorů, hotových šablon a kontrolních seznamů úkolů nabízí ClickUp celou řadu funkcí na podporu agilních týmů a jejich schůzek.
S více než 15 přizpůsobitelnými zobrazeními, flexibilními dashboardy, automatizací a spoustou nástrojů pro správu sprintů vám ClickUp pomůže snadno plánovat a zvládat i ty největší projekty.
Jste připraveni spustit Scrum of Scrums a využívat všechny výhody tohoto agilního přístupu, jak váš tým roste?
Zaregistrujte se na ClickUp a prozkoumejte jeho funkce, abyste mohli zahájit svou cestu SoS!