Setkali jste se někdy s tím, že jste se snažili porozumět složitému projektovému plánu, ale pak jste narazili na diagram nebo vizualizaci, díky které vám vše najednou bylo jasné?
Je úžasné, jak jasný obrázek doslova vykresluje jasnější obraz, že?
Procesní mapa vnáší život a jasnost do každé funkce a dokonce i do vize organizace. Hádejte, co její dopad ještě umocňuje? Symboly procesních map.
Tyto základní prvky posouvají vizuální porozumění na novou úroveň, s čímž souhlasí i odvětví vizualizačních nástrojů v hodnotě 9,84 miliardy dolarů.
Tento článek je komplexním průvodcem symboly procesních map. Vysvětlíme, co jsou zač, uvedeme konkrétní a běžné symboly procesních map a popíšeme jejich hlavní typy.
Představíme vám také šestikrokový průvodce tvorbou procesních map a ukážeme vám, jak vám s jejich tvorbou může pomoci platforma pro správu projektů ClickUp.
Co jsou symboly procesních map?
Symboly procesních map jsou vizuální prvky používané k znázornění různých kroků, operací a rozhodnutí v rámci procesu. Pomáhají ilustrovat, jak proces probíhá od začátku do konce.
Hlavním cílem symbolů procesních map je usnadnit pochopení a analýzu složitých postupů. Jsou hojně využívány v obchodě, strojírenství a řízení procesů k označení toho, jak informace proudí, jsou ukládány a prováděny.
Běžné symboly používané v mapování procesů
Nyní, když máte stručný přehled symbolů procesních map, zde jsou standardní symboly procesních map podle jejich použití.
Zpracování dat
Zde jsou hlavní symboly, které označují, jak jsou data zpracovávána a organizována:
| Tvar | Název | Funkce |
|---|---|---|
| Symbol prořazování | Představuje sloučení dvou nebo více datových sad. | |
| Symbol třídění | Označuje pořadí, v jakém budou data uspořádána. |
Ukládání souborů a informací
Pro znázornění ukládání dat je třeba použít následující symboly procesních map:
| Tvar | Název | Funkce |
|---|---|---|
| Symbol uložených dat | Označuje, že data se ukládají zde. | |
| Symbol databáze | Představuje seznam informací se standardní strukturou. | |
| Symbol přímého přístupu k úložišti | Toto je symbol pro pevný disk. | |
| Symbol interního úložiště | Představuje data uložená ve vnitřní paměti systému. |
Proces a provoz
Zde jsou symboly procesních map, které znázorňují krok provádějící úkol, operaci nebo logiku:
| Tvar | Název | Funkce |
|---|---|---|
| Symbol procesu | Zastupuje akci, úkol nebo operaci. | |
| Symbol podprogramu | Tento symbol znázorňuje sérii akcí souvisejících s rozsáhlejším úkolem, který může mít také samostatnou procesní mapu. | |
| Alternativní symbol | To ukazuje, že existuje alternativní krok, který lze podniknout. | |
| Symbol zpoždění | Označuje čekací dobu nebo zpoždění. | |
| Symbol přípravy | Tento krok ukazuje přípravu před další operací. | |
| Symbol ruční smyčky | Zobrazuje posloupnost příkazů, která se opakuje, dokud není ručně zastavena. |
Vstup a výstup
Každá procesní mapa musí uvádět typ informací. Tyto symboly pomáhají sdělit vstupy a výstupy:
| Tvar | Název | Funkce |
|---|---|---|
| Symbol vstupu nebo výstupu | Zobrazuje materiál nebo informace vstupující do procesu nebo z něj vystupující. | |
| Symbol dokumentu | Označuje krok procesu, který používá nebo generuje dokument nebo zprávu. | |
| Symbol více dokumentů | Tento krok ukazuje, že se používá nebo vytváří více dokumentů. | |
| Zobrazit symbol | Ukazuje, že některé informace jsou zobrazeny nebo prezentovány. | |
| Symbol ručního zadávání | Symbol ručního zadávání znamená, že daný krok vyžaduje lidský zásah a není automatizovaný. |
Rozvětvení a symboly řízení toku
Aby vaše firma mohla vizualizovat směr toku informací, jsou nezbytné tyto symboly procesních map:
| Tvar | Název | Funkce |
|---|---|---|
| Symbol šipky | Označuje směr informací nebo procesu. Slouží hlavně pro účely čtení. | |
| Symbol terminátoru | Označuje začátek nebo konec procesu. | |
| Symbol rozhodnutí | Ukazuje krok, ve kterém je třeba učinit rozhodnutí. | |
| Symbol konektoru | Tento symbol propojuje dvě mapy procesů. Obvykle se používá pro pokračování mapování na jiné stránce. | |
| Symbol konektoru mimo stránku | Tento symbol ukazuje, kde se proces napojuje, když pokračuje na stránce mimo sekvenci. | |
| Symbol sloučení | Ukazuje, kde se spojuje více procesů | |
| Extrahovat symbol | Symbolizuje převzetí konkrétního údaje z rozsáhlejšího souboru dat. | |
| Symbol OR | Rozvětvení, kde lze zvolit jednu z více cest |
Slovník symbolů
Standardizovaná procesní mapa zajišťuje, že každý tvar představuje podobný typ úkolu nebo operace. Zde je slovníček, který vám pomůže porozumět běžným tvarům v procesní mapě a jejich klíčovým funkcím:
| Tvar | Funkce |
|---|---|
| Kruh | Označuje začátek nebo konec procesu. |
| Ovál | Představuje krok nebo činnost v rámci procesu. |
| Obdélník | Označuje bod, ve kterém se provádí volba. |
| Diamant | Zobrazuje data vstupující do procesu nebo z něj odcházející. |
| Paralelogram | Označuje místo, kde jsou data uložena. |
| Válec | Představuje datové úložiště, ke kterému se přistupuje sekvenčně. |
| Trojúhelník | Zobrazuje ruční krok nebo zpoždění v procesu. |
| Šestiúhelník | Představuje externí zdroj dat |
| Pětiboký trojúhelník | Jedná se o opakovaně použitelný blok kroků v rámci většího procesu. |
| Trapéz | Představuje dokument nebo zprávu |
Různé typy procesních map
Jaké symboly použít, závisí na typech procesních map, které vyhovují vašim potřebám. Zde je šest standardních typů procesních map založených na konkrétních účelech a nejlepších příkladech použití:
Podrobná mapa procesů
Podrobná mapa poskytuje podrobný přehled o procesu, včetně všech kroků a rozhodnutí. Je ideální pro pochopení složitých procesů nebo identifikaci úzkých míst.
Zde jsou nejčastěji používané symboly:
- Symboly pro ukládání dat: Databáze, dokument
- Ovál: Představuje proces nebo činnost.
- Obdélník: Představuje rozhodovací bod.
- Diamant: Představuje vstup nebo výstup.
Zde byste měli použít podrobnou mapu procesů:
- Provádění analýzy příčin
- Porozumění složitým procesům
- Identifikace úzkých míst a neefektivnosti
- Dokumentace podrobných postupů
Procesní mapa na vysoké úrovni
Procesní mapa na vysoké úrovni nabízí široký přehled významných milníků a rozhodovacích bodů. Pomáhá pochopit celkový průběh procesu nebo komunikovat se zainteresovanými stranami.
Zde jsou často používané pokročilé symboly procesních map:
- Ovál: Představuje proces nebo činnost.
- Obdélník: Představuje rozhodovací bod.
- Diamant: Představuje vstup nebo výstup.
Zde jsou nejlepší situace, pro které je vhodná procesní mapa na vysoké úrovni:
- Přehled procesů
- Porozumění celkovému toku procesů
- Komunikace se zainteresovanými stranami
- Strategické plánování
Mapa hodnotového toku (VSM)
VSM pomáhá identifikovat plýtvání a neefektivitu v rámci procesu se zaměřením na tok hodnoty. Tento přístup se často používá ve specializovaném softwaru VSM pro zefektivnění procesů.
Zde jsou symboly používané ve VSM:
- Symbol zásob: Představuje zásoby materiálů.
- Šipka: Představuje tok materiálů nebo informací.
- Trojúhelník: Znázorňuje zpoždění nebo čekací dobu.
VSM se nejlépe používá pro následující účely:
- Zvýšení efektivity
- Mapování celých oddělení nebo funkcí
- Identifikace plýtvání a neefektivnosti
- Zefektivnění procesů
- Snížení nákladů
Procesní mapa Swimlane
Procesní mapa typu swimlane vizualizuje proces napříč různými odděleními nebo týmy pomocí přehledných sekcí. Tyto sekce často představují oddělení nebo funkce odpovědné za daný úkol.
Symboly procesních map, které jsou specifické pro plavecké dráhy, jsou vodorovné nebo svislé pruhy. Tyto pruhy vizuálně oddělují odpovědnosti různých týmů, oddělení nebo zapojených osob.
Plavecká dráha je ideální pro následující účely:
- Analýza úzkých míst v procesech
- Porozumění vlastnictví procesů
- Identifikace předávání mezi odděleními
- Zlepšení mezifunkční spolupráce
Rozhodovací strom
Rozhodovací strom představuje rozhodovací procesy a jejich možné výsledky. Rozvětvuje se jako strom, aby čtenářům pomohl pochopit, co se může stát po provedení úkolu.
Zde jsou symboly, které se zde používají:
- Obdélník: Představuje rozhodovací bod.
- Diamant: Představuje uzlový bod příležitosti.
- Kruh: Představuje koncový bod.
Zde jsou nejlepší situace, pro které je rozhodovací strom vhodný:
- Hodnocení možností a důsledků
- Rozhodování
- Posouzení rizik
- Plánování scénářů
Vývojový diagram
Procesní diagram se zaměřuje na posloupnost kroků. Jedná se o základní, ale účinný nástroj pro vizualizaci procesů.
Zde je několik základních symbolů pro vývojové diagramy:
- Kruh: Představuje počáteční nebo koncový bod.
- Ovál: Představuje proces nebo činnost.
- Obdélník: Představuje rozhodovací bod.
- Diamant: Představuje vstup nebo výstup.
Zde jsou nejlepší situace, pro které je vhodný vývojový diagram:
- Analýza procesů
- Porozumění toku procesů
- Dokumentace postupů
- Školicí moduly
Kromě těchto typů se v projektovém řízení prosazují také typy procesů založené na grafech, jako jsou diagramy toku dat, diagramy pracovních postupů a kumulativní diagramy toku.
Jak vytvořit procesní mapu pomocí symbolů
Zde je dvoudílný návod, který pokrývá tvorbu a analýzu procesních map. Nástroje pro mapování procesů ClickUp vám to mohou výrazně usnadnit.
6 kroků k vytvoření mapy procesů pomocí symbolů
Zde je šest kroků, které musíte dodržet, abyste vytvořili efektivní procesní mapu:
Krok 1: Definujte rozsah a přístup
Prvním krokem je zapojit zainteresované strany a stanovit zaměření a přístup mapy procesů.
Zde jsou dva kroky, jak toho dosáhnout:
- Identifikujte projekt nebo funkci, na kterou je třeba se zaměřit
- Svolejte schůzi řídícího výboru se zainteresovanými stranami.
- Zapište si očekávání, například jak musí být proces znázorněn a jaké informace z něj musí vyplývat.
I když to zní rozsáhle, ClickUp nabízí řadu vizualizačních nástrojů, které vám pomohou finalizovat rozsah a přístup již při první schůzce.
ClickUp Whiteboards jsou digitální plátna pro spolupráci, která jsou ideální pro brainstorming a vizualizaci nápadů. Při definování záměru, očekávání a potřeb projektu nebo mapy procesů tento nástroj vždy splní vaše očekávání.
Zde je ukázka, jak ClickUp Whiteboards pomáhá definovat rozsah a přístup procesní mapy na schůzce se zainteresovanými stranami:
- Brainstormujte nápady v reálném čase a přidávejte poznámky, tvary a kresby přímo na tabuli.
- Uchovávejte transparentní záznamy o výsledcích schůzek týkajících se procesních map a přijatých rozhodnutích spolu s údaji o verzích a příspěvcích.
- Propojte tento nástroj se správou úkolů, ClickUp a dalšími prvky projektu, abyste mohli plynule přejít k dalšímu kroku.
Krok 2: Zaznamenejte jednotlivé kroky
Po vyjasnění očekávání je dalším krokem pro vedoucí funkcí zdokumentovat každý krok, postup a metodiku.
To vyžaduje rozsáhlé brainstorming, mapování a sdílení. ClickUp to usnadňuje pomocí specializované sady nástrojů pro brainstorming a vizualizaci.
ClickUp Mind Maps je vizuální nástroj pro brainstorming, organizování nápadů a vytváření spojení mezi koncepty. Jakmile nastavíte rozsah a přístup, tento nástroj změní způsob, jakým dokumentujete a propojujete jednotlivé kroky a operace.
Zde je několik funkcí ClickUp Mind Maps, které usnadňují podrobnou dokumentaci procesních map:
- Umožňuje vám přizpůsobit vzhled a rozlišovat mezi jednotlivými kroky procesu, rozhodnutími nebo jinými prvky.
- Zjednodušuje výběr symbolů díky přístupu k knihovně standardních symbolů pro vývojové diagramy.
- Vizualizujte tok dat mezi úkoly a kroky pomocí integrované funkce propojení tečkami. Nástroj také obsahuje možnost přeskupení, která automaticky upraví položky a odstraní matoucí překrývání.
I s těmito skvělými nástroji může být vytváření přizpůsobeného řešení od nuly časově náročné. Pro řešení tohoto problému můžete využít několik šablon ClickUp, které jsou připravené k použití a snadno přizpůsobitelné.
Šablona ClickUp Process Map Whiteboard je ideálním rámcem pro společné mapování a dokumentaci procesů. Její základní, ale vizuálně působivá struktura zajišťuje, že všechny poznatky vedou k jasné a přehledné vizualizaci.
Zde je několik funkcí, které usnadňují dokumentaci a vizualizaci jednotlivých kroků:
- Umožňuje snadno uspořádat kroky a propojení. Díky tomu je výběr symbolů procesních map jednoduchý.
- Pomáhá snadno zachytit podrobnosti a popisy kroků pomocí rozsáhlých funkcí formátování textu, jako jsou bannery, styly písma a zvýraznění.
- Umožňuje týmům vytvářet a vylepšovat mapy procesů společně s funkcemi pro spolupráci, jako je aktualizace v reálném čase a okamžité komentáře.
Krok 3: Vyberte a namapujte symboly
Jakmile jsou definovány kroky a procesy, musíte určit, které symboly se použijí.
Zde je několik klíčových faktů, které byste měli mít na paměti při výběru symbolů pro mapování procesů:
- Povaha a funkce procesu
- Jaké kroky následují po dokončení prvního kroku
- Klíčové skutečnosti při popisu procesu
Díky sadě symbolů pro mapování procesů přiřazených ke každému kroku je jejich spojení do procesní mapy zcela hladké.
Krok 4: Standardizujte pomocí šablony
Projekty, logická řešení a oddělení mají obvykle mnoho podobných procesů. Jakmile bude vaše procesní mapa hotová, standardizujte ji jako šablonu. Ta se stane vaší referencí pro rychlé vytváření nových procesních map.
ClickUp nabízí několik rámců pro mapování procesů, jako je šablona procesního diagramu ClickUp a několik dalších šablon pro mapování hodnotového toku, které vám pomohou zefektivnit váš tvůrčí proces.
Pokud hledáte rámec, který se snadno přizpůsobí vašim obchodním potřebám, je šablona ClickUp Process Mapping Template tím pravým řešením. Od vytváření pracovních postupů až po spolupráci týmu vám tato šablona umožní vše vizualizovat.
Zde je několik funkcí, které zdůrazňují jeho schopnost stát se vaším standardním řešením:
- Umožňuje týmům spolupracovat v reálném čase, díky čemuž je zlepšování procesů snadné.
- Propojte více než 1000 nástrojů pomocí integrace ClickUp. Získáte tak nejnovější data, která podpoří vámi vybrané symboly procesních map.
- Ušetřete čas při vytváření standardní mapy procesů díky uživatelsky přívětivému rozhraní, rozsáhlé knihovně symbolů pro mapování procesů a rychlému nastavení pomocí drag-and-drop.
Krok 5: Optimalizujte a automatizujte
I když máte všechny své obchodní procesy zmapované, mohou se změnit. Optimalizace a automatizace map procesů vám pomůže udržet je aktuální i při jakýchkoli změnách. To je obzvláště užitečné při posuzování nových výzev nebo při horizontálním zavádění vylepšení.
Tento krok obvykle vyžaduje zavedení technologie a pokročilých nástrojů. To často vede k finančním a kompetenčním výzvám. ClickUp to vše zjednodušuje díky svému specializovanému nástroji AI platformy.
ClickUp Brain je integrovaný nástroj umělé inteligence ClickUp, který podporuje automatizaci a poskytuje podrobné informace o datech. Po začlenění do vašich procesních map zjednodušuje tvorbu a pomáhá udržovat vaše vizualizace aktuální.
Zde je několik výhod ClickUp Brain v procesních mapách:
- Zefektivňuje techniky mapování procesů automatizací úkolů a nabídkou příkazů v přirozeném jazyce.
- Generuje náhled do modelování procesů pomocí pokročilých algoritmů.
- Navrhuje nejlepší kroky a postupy
- Umožňuje spolupráci v reálném čase a analyzuje pracovní postupy za účelem identifikace neefektivit.
- Zjednodušte aktualizaci mapy díky okamžitým souhrnům a přehledům o tom, jak se vaše obchodní procesy změnily.
Analýza příkladu procesní mapy
Nyní, když víte, jak vytvořit proces, pojďme analyzovat a interpretovat příklad.
Krok 1: Definujte typ mapy procesů
Vytvořili jsme vývojový diagram s logickým tokem, rozhodovacími prvky a smyčkami pro přepracování.
Identifikace typu procesního diagramu pomáhá rozebrat, jak jej číst.
Krok 2: Určete jeho účel
Tato vizualizace mapuje, jak by týmy prodeje a logistiky měly řešit zvýšenou prognózu poptávky zákazníků. Popisuje kroky spojené s ověřením poptávky, komunikací se zákazníky a tím, jak pracovat na zvýšení kapacity.
Krok 3: Zapište si pozorování a interpretace
Po postupném projití je důležité si poznamenat, čemu rozumíte.
Zde je analýza příkladu vývojového diagramu:
- Proces začíná tím, že zákazník sdělí dlouhodobé prognózy ukazující nárůst objemu.
- Prodejní tým ověří poptávku a v případě potvrzení spolupracuje se zákazníkem na zdokumentování nových požadavků a jejich dopadu.
- Logistický tým určuje strategii a dopad na své operace.
- Pokud dochází k nedostatku kapacity, tým zkoumá možnosti, jako je využití latentní kapacity strojů nebo zvýšení kapacity.
- Komunikace se zákazníkem je udržována po celou dobu procesu, což zajišťuje soulad a řízení očekávání.
- Proces zahrnuje smyčku přepracování, jejímž cílem je vyvinout nové strategie pro zvýšení kapacity, dokud nebude žádná možnost proveditelná. To také naznačuje, že na základě zpětné vazby od zákazníků nebo měnících se okolností mohou být nutné úpravy.
Výhody používání symbolů procesních map
Nyní, když víte, jak vytvořit procesní mapu se symboly, vám ukážeme, jak může transformovat vaše podnikání. Zde je pět výhod používání symbolů procesních map:
Zvyšuje přehlednost a srozumitelnost
Symboly procesních map mají za cíl zjednodušit složitý proces. Díky standardizované sadě symbolů je tok informací rychlý a efektivní. To usnadňuje pochopení toku procesu i pro zúčastněné strany bez technických znalostí.
Vylepšená vizualizace také pomáhá týmům odhalit oblasti, které je možné zlepšit.
Zlepšuje komunikaci a spolupráci
Symboly procesních map jsou samostatným jazykem. Vizualizace vašich procesů pomocí společného jazyka podporuje lepší komunikaci a porozumění. Správné symboly také zjednodušují diskuse a usnadňují efektivní týmovou práci.
Zvyšuje efektivitu procesů
Jedním z hlavních důvodů, proč podniky zavádějí procesní mapy, je zlepšení svých operací.
Symboly procesních map efektivně upozorňují na úzká místa, nadbytečnosti a neefektivnosti ve vašich procesech. Výsledkem jsou zefektivněné pracovní postupy a celková efektivita.
Usnadňuje rozhodování
Procesní mapa se správnými symboly usnadňuje hodnocení různých možností. Tento datově podložený a logický přístup je klíčový pro zlepšení přesnosti rozhodování.
Vizualizací potenciálních výsledků různých možností můžete identifikovat nejlepší postup a vyhnout se nákladným chybám.
Podporuje odpovědnost
Symboly procesních map jasně ukazují, kdo je zodpovědný za jednotlivé akce nebo kroky. Zjednodušují také proces delegování úkolů a zvyšují výkonnost tím, že informují zaměstnance o rozsahu jejich práce.
Optimalizujte obchodní procesy s ClickUp
Zatímco procesní mapy dávají smysl složitým operacím podniku, symboly procesních map jsou klíčem ke zjednodušení jejich složitosti a zvýšení efektivity. Znalost používání procesních map je zásadní pro usnadnění komunikace, spolupráce a rozhodování.
Díky tomuto komplexnímu průvodci a příkladům standardních symbolů procesních map, které jsme probrali, jste téměř připraveni změnit úroveň své produktivity.
Stačí si jen vybrat ClickUp a jeho širokou škálu nástrojů, které vám pomohou zefektivnit mapování procesů. Zaregistrujte se na ClickUp a vyzkoušejte si to!