Přemýšleli jste někdy, jak se lidé orientovali před vynálezem map? Pomocí polohy slunce a hvězd.
Pokud máte uprostřed projektu pocit, že vidíte hvězdy, potřebujete mapu – mapu procesů. Podívejme se na několik technik mapování procesů a na to, jak je můžete využít ke zlepšení efektivity podnikání.
Co jsou techniky mapování procesů?
Techniky mapování procesů jsou systematické přístupy používané k vizuální dokumentaci, analýze a zlepšování kroků zahrnutých v obchodním procesu. Existují různé techniky mapování procesů, jako jsou diagramy pracovních postupů, diagramy toku dat, notace modelování obchodních procesů, diagramy SIPOC atd. Než se dostaneme k detailům, pojďme si vysvětlit základy.
Co je mapování podnikových procesů?
Mapování podnikových procesů je vizuální znázornění posloupnosti kroků zahrnutých v jakémkoli podnikovém procesu. Poskytuje ucelený obraz procesu od začátku do konce.
Nejjednodušší technikou mapování procesů je vývojový diagram, který graficky znázorňuje posloupnost akcí nebo kroků procesu. Vývojový diagram procesu řešení stížnosti zákazníka může vypadat například takto.
Přijetí stížnosti zákazníka > vyhodnocení stížnosti > stanovení priority > přidělení pracovníkovi zákaznického servisu > vyřešení stížnosti > uzavření tiketu > shromáždění zpětné vazby.
Co obsahuje mapa procesů?
Typické mapy procesů zahrnují následující.
- Akce, které uživatelé provádějí za účelem pokroku v procesu
- Rozhodovací body, kde uživatelé rozhodují o dalším postupu
- Směr toku na základě rozhodnutí
- Počáteční a koncové body, které označují začátek a konec procesu
V závislosti na složitosti vašeho projektu můžete mít několik dalších komponent, ale tyto čtyři představují základy.
Jak se mapování procesů liší od modelování podnikových procesů?
Ačkoli se tyto dva pojmy podobají a částečně se překrývají, mapování podnikových procesů se liší od modelování podnikových procesů.
Modelování podnikových procesů je kvantitativní a datově orientovaný přístup k popisu složitých procesů, zatímco mapování procesů je kvalitativní pohled na to, jak zainteresované strany vnímají své procesy.
Modelování bývá navíc podrobné a komplexní a nahlíží na proces z více úhlů pohledu, zatímco mapování je obecně přímočařejší a zaměřuje se na posloupnost činností.
Mapování podnikových procesů vytváří základ pro pochopení současných procesů a toho, jak by podle jednotlivých zúčastněných stran měly vypadat. To přináší několik výhod.
Význam a výhody technik mapování podnikových procesů
Mapování podnikových procesů lze provádět pomocí různých technik, z nichž každá je vhodná pro konkrétní účely. Ať už se rozhodnete pro kteroukoli z nich, přínosy jsou četné.
Lepší přehlednost: Mapování podnikových procesů jasně vizualizuje, jak procesy fungují v rámci organizace. Díky tomu všichni vědí, co se má stát.
Pokud se například od seniorního vývojáře očekává, že ihned po dokončení kódování provede revizi kódu, procesní mapa to oběma stranám jasně ukáže.
Identifikace neefektivnosti: V rámci řízení podnikových procesů mapy identifikují neefektivnosti, nadbytečnosti a úzká místa v procesech.
Pokud například mapa procesu nákupu ukazuje, že rutinní nákupy vyžadují několik schvalovacích úrovní, může společnost tento proces zefektivnit nastavením vyšších prahových hodnot pro manažerskou kontrolu, čímž se nákupy zrychlí.
Zefektivnění komunikace: Dobré nástroje pro mapování procesů odhalí jakékoli mezery v komunikaci nebo nadbytečnosti způsobené nedostatečným tokem informací. Tyto údaje můžete využít k nastavení lepších komunikačních protokolů.
Spokojenost zaměstnanců: Když členové týmu znají kroky před a po své práci, pravděpodobně budou více přemýšlet o svých výstupech. Například když obchodní analytik ví, že funkce bude testována, napíše jasnější uživatelské příběhy a kritéria přijatelnosti.
Automatizace: Toto je nejdůležitější výhoda. Mapování procesů umožňuje automatizaci podnikových procesů tím, že:
- Nastínění toku procesů a posloupnosti kroků
- Identifikace závislostí a překrývání
- Výpočet času a úsilí pro každý krok
- Měření dopadu jednoho kroku na další krok
- Organizace kroků do opakovatelné a automatizovatelné sekvence
Díky těmto informacím mohou podniky inteligentně automatizovat procesy, čímž uvolní členy týmu, aby se mohli soustředit na strategičtější činnosti.
Teorie mapování podnikových procesů je za námi, pojďme se tedy pustit do praxe. Zde jsou nejlepší techniky mapování podnikových procesů, které můžete dnes aplikovat podle svých potřeb.
Techniky mapování podnikových procesů
V závislosti na povaze vašeho procesu, jeho složitosti, zapojených zúčastněných stranách, jeho dopadu na podnikání atd. si můžete vybrat z několika pokročilých technik mapování procesů. Zde se budeme zabývat těmi nejdůležitějšími.
1. Techniky pracovního toku
Pracovní postup je posloupnost kroků, které lidé nebo stroje provádějí za účelem dokončení úkolu nebo dosažení cíle. Může být jednoduchý, jako například výběr peněz z bankomatu, nebo složitý, jako například sestavení smartphonu.
Techniky mapování podnikových procesů založené na pracovních postupech lze použít pro celý proces, bez ohledu na jeho složitost. Organizace také používají tuto techniku k mapování pracovních postupů.
Například vývojový tým může mít pracovní postup pro programování. Technický tým může mít pracovní postup pro nasazení, který je propojen s pracovním postupem pro programování. Tým DevOps může mít pracovní postup pro údržbu aplikací, který zahrnuje oba tyto postupy.
Zde je návod, jak můžete pomocí technik workflow mapovat své podnikové procesy.
Identifikujte typ pracovního postupu
Existují čtyři typy pracovních postupů. Začněte mapování podnikových procesů tím, že určíte, o jaký typ procesu se u vás jedná.
Sekvenční: V sekvenčních pracovních postupech se úkoly provádějí v určitém pořadí, jeden po druhém. Vezměme si jako příklad výběr peněz z bankomatu; provádíte kroky v pořadí od vložení karty až po její vyjmutí.
Stavový automat: Pracovní postupy stavového automatu se používají v případě, kdy proces probíhá tam a zpět. Například při vývoji uživatelského rozhraní pro mobilní aplikaci můžete provést několik uživatelských testů a výzkumů tam a zpět, než se rozhodnete pro finální design.
Na pravidlech založené: Jedná se o pracovní postupy typu „pokud-pak“, i když nejsou tak jednoduché. Některá rozhodnutí mohou mít více možností, z nichž každá se rozvětvuje do více procesních toků.
Paralelní: Pokud je pracovní postup paralelní, procesy/úkoly probíhají současně. Štíhlá výroba má několik paralelních pracovních postupů.
Rozpoznat různé komponenty
Každý pracovní postup zahrnuje různé komponenty, jako například:
- Úkoly: Každý krok/činnost prováděná v pracovním postupu
- Vztahy: Závislosti a souvislosti mezi úkoly v pracovním postupu
- Role: Kdo je zodpovědný za jednotlivé úkoly (nemusí se jednat nutně o jednotlivce, mohou to být také role, jako například projektový manažer, vývojář atd. )
- Směr: Tok informací (to je důležité zejména v pracovních postupech se stavovými stroji)
- SOP: Standardní operační postupy pro úkoly v rámci pracovního toku
Všechny tyto podrobnosti zahrňte do dokumentace pracovního postupu.
Vytvořte diagram pracovního postupu
S pomocí různých složek vašeho procesu vytvořte diagram pracovního postupu, ve kterém nastíníte úkoly, kdo je bude provádět, v jakém pořadí a podle jakých standardů. Zde je několik příkladů diagramů pracovních postupů, které vám mohou posloužit jako inspirace.
2. Diagramy toku dat
Pokud se pracovní postupy týkají akcí/činností, datový tok se týká informací. Diagramy datového toku ilustrují, jak se data pohybují od vstupu k výstupu v rámci procesu, a zdůrazňují zdroje, cíle, úložiště a cesty.
Pomáhají mapovat informační systémy, což je činí obzvláště užitečnými v softwarových a datově náročných procesech.
K nakreslení diagramu toku dat použijte následující komponenty.
- Kruhy nebo zaoblené obdélníky pro procesy, které ukazují, jak se data transformují v rámci systému.
- Otevřené obdélníky nebo čáry pro úložiště dat, jako jsou soubory, databáze nebo sklady
- Čtverce nebo obdélníky pro externí entity, jako jsou zdroje dat nebo cíle mimo hranice systému.
- Šipky pro tok dat, propojení procesů, datových úložišť a externích entit
Při používání diagramů toku dat je důležité si uvědomit, že neexistuje žádný tok řízení. To znamená, že tento diagram neobsahuje žádné podmíněné toky, rozhodovací pravidla ani smyčky. Ty lze znázornit jako vývojové diagramy propojené s diagramem toku dat.
3. Model a notace obchodních procesů (BPMN)
Model a notace obchodních procesů je soubor pokynů pro vytváření grafického znázornění procesů v organizaci. Poskytuje komplexní sadu symbolů a notací, které jsou snadno srozumitelné pro všechny zúčastněné strany v podnikání.
BPNM je nejvhodnější pro procesy, které musí pochopit technické týmy, obchodní analytici, vedoucí pracovníci a klienti. Zde jsou doporučené značky a způsoby jejich použití.
Identifikujte objekty toku: Tyto objekty představují úkoly, události nebo práci provedenou v rámci procesu. Například uzel úkolu může představovat kontrolu úvěru zákazníka v procesu od objednávky po platbu.
Nakreslete spojovací objekty: Tyto objekty představují tok informací nebo akcí – plná čára s plnou šipkou směřuje od jedné činnosti k druhé. Tečkované čáry představují tok zpráv nebo asociace.
Organizujte do plaveckých drah: Jedná se o kategorie nebo zúčastněné strany, které provádějí různé úkoly v rámci procesu. Například v systému zpracování faktur mohou být úkoly rozděleny do drah pro dodavatele, zákazníky, finanční týmy, prodejní týmy atd.
Používejte artefakty: Ukažte, jak jsou data vyžadována nebo vytvářena v rámci jednotlivých činností. Datovým objektem může být například objednávka, která byla vytvořena a poté aktualizována v rámci různých procesních kroků.
Bonus: Seznamte se s mapováním procesů pomocí umělé inteligence!
4. Diagramy jednotného modelového jazyka (UML)
Unified Modeling Language (UML) je modelovací jazyk, který se používá k vizualizaci návrhu systému. UML se hojně používá v softwarovém inženýrství k zobrazení struktur a chování různých komponent.
Ačkoli se tak nazývá, nejedná se o programovací jazyk, ale o soubor pokynů a slovníku pro vizualizaci systémů. Každý diagram UML se zaměřuje na jiný aspekt systému, což zainteresovaným stranám usnadňuje pochopení složitých návrhů softwaru.
Při mapování podnikových procesů použijte typ UML, který vám vyhovuje. V rámci UML existují dvě kategorie.
Strukturální diagramy
Strukturální diagramy jsou nejvhodnější pro statické aspekty systému, jako je struktura zdrojového kódu, včetně komponent, tříd, objektů a jejich uspořádání.
Například třídní diagram pro platformu sociálních médií může podrobně popisovat, jak jsou strukturovány a propojeny uživatelské profily, příspěvky, komentáře a zprávy.
Behaviorální diagramy
Behaviorální diagramy jsou nejvhodnější pro dynamické aspekty systému, protože ilustrují, jak prvky v systému vzájemně interagují a mění se v čase. Tyto diagramy znázorňují tok řízení z jedné činnosti do druhé, interakce mezi objekty a reakce systému na události.
Například sekvenční diagram pro systém sledování chyb může ilustrovat proces hlášení chyby, včetně interakcí mezi uživatelem, rozhraním systému a databází, a zdůraznit, jak se systém chová v reakci na akce uživatele a systémové události.
5. Diagramy SIPOC
SIPOC je zkratka pro dodavatele, vstupy, procesy, výstupy a zákazníky. Jedná se o nástroj používaný ve výrobě, maloobchodu, dodavatelském řetězci a souvisejících odvětvích k mapování přehledu procesů na vysoké úrovni.
Diagramy SIPOC jsou nejvhodnější pro vytvoření celkového přehledu o podnikatelském prostředí. Pokrývají celý proces od začátku do konce, včetně:
- Dodavatelé , kteří poskytují vstupy nezbytné pro proces, mohou být interní součástí vaší organizace nebo externími dodavateli.
- Vstupy, včetně materiálů, informací nebo zdrojů potřebných k provedení procesu
- Proces a činnosti na vysoké úrovni, které transformují vstupy na výstupy. Diagramy SIPOC se obvykle skládají z 5–7 kroků, aby byly jednoduché a přehledné.
- Výstupy, jako jsou produkty, služby nebo informace, které proces generuje.
- Zákazníci, jak interní, tak externí
S kteroukoli z těchto technik můžete těžit z výhod zefektivněných podnikových procesů, optimalizace a automatizace. Bez ohledu na to, kterou z nich použijete, zde je návod, jak vytvořit efektivní mapu podnikových procesů.
Jak vytvořit efektivní mapu podnikových procesů
K vytvoření mapy procesů potřebujete výzkum, jasnost a účelový nástroj, jako je ClickUp. Zde je podrobný návod, jak je použít k mapování vašich procesů.
Definujte rozsah a cíle
Každý proces zahrnuje několik kroků. Abyste mohli proces efektivně mapovat, musíte definovat jeho rozsah, požadovanou úroveň detailů a to, čeho jím chcete dosáhnout. Pokud například mapujete proces nákupu, může být jeho rozsah komplexní nebo se může týkat pouze jeho části, například výběru dodavatele.
Kvalitní software pro mapování hodnotového toku vám pomůže určit úroveň detailnosti, kterou potřebujete. Než začnete pracovat, použijte ClickUp Docs pro dokumentaci procesů, včetně rozsahu a omezení vašich aktivit.
Sbírejte data
Shromážděte všechny potřebné informace o procesu, včetně kroků, úkolů, vstupů, výstupů, rozhodovacích bodů a zapojených rolí.
Skvělým způsobem, jak tyto informace získat, jsou rozhovory s členy týmu a zainteresovanými stranami. K získání konkrétních údajů můžete také použít formuláře ClickUp Forms.
Určete počáteční a koncové body
Jasně definujte, kde proces začíná a končí. Tím stanovíte hranice podrobného mapování procesů a zajistíte, že zahrnete všechny relevantní činnosti.
V případě nákupu může proces začít identifikací potřeby a skončit převzetím zboží a zaplacením dodavatele.
Vyplňte mezery
Umístěte počáteční a koncový bod do některého z nástrojů pro mapování procesů. Poté postupně přidejte každý krok a rozhodovací bod, který jste zdokumentovali. Pro zajištění konzistence a srozumitelnosti používejte standardní symboly pro mapování procesů.
ClickUp Whiteboard vám poskytuje čisté plátno, na kterém můžete mapovat své procesy podle vlastního uvážení. Pokud zjistíte neefektivitu a chcete brainstormovat nápady, použijte ClickUp Mind Maps k vytvoření scénářů.
Pokud jste v mapování procesů nováčkem, vyzkoušejte některé šablony ClickUp:
- Šablona mapování procesů ClickUp je ideální pro začátečníky. Díky přizpůsobitelným stavům a seznamům vám umožňuje efektivně sledovat úkoly a činnosti.
- Pro pokročilejší verzi vyzkoušejte šablonu Process Map Whiteboard od ClickUp.
- ClickUp také nabízí řadu šablon pro mapování hodnotového toku, které umožňují efektivní mapování a šetří čas.
Přiřaďte odpovědnosti
Začleňte do svého mapování procesů plavecké dráhy, abyste vymezili odpovědnosti napříč různými rolemi nebo odděleními. Například oddělené plavecké dráhy pro tým nákupu, finanční oddělení a dodavatele mohou na první pohled ukázat, která entita je zodpovědná za schvalování, platby a dodávky.
Ověřte proces
Jakmile je hotový první návrh mapy procesů, zkontrolujte jej a ověřte s účastníky zapojenými do procesu. Tento krok zajistí, že mapa přesně odráží skutečný proces a obsahuje všechny potřebné podrobnosti.
Je to také příležitost identifikovat nesrovnalosti nebo neefektivnosti, které jsme přehlédli.
Analyzujte a optimalizujte
Analyzujte proces z hlediska neefektivnosti, úzkých míst nebo nadbytečnosti pomocí ověřené mapy procesů. Vyhledávejte zpětnou vazbu a vybírejte nápady pro zlepšení, jako je reorganizace kroků, odstranění úzkých míst, přeřazení odpovědností nebo zavedení nových nástrojů.
Zaveďte tato vylepšení procesů a průběžně sledujte pokrok.
Nasměrujte své podnikání správným směrem pomocí mapování procesů v ClickUp
Dobré mapování procesů dělá přesně to, co slibuje – dává směr všem, kteří jej používají. Proto je to jedna z nejpopulárnějších technik, kterou podniky používají po celém světě.
Ačkoli je mapování procesů velmi účinné, bez správných nástrojů může být náročné. Software pro správu projektů ClickUp je navržen s ohledem na tyto potřeby.
Díky tabulkám, myšlenkovým mapám, seznamům úkolů, kontrolním seznamům a šablonám vám ClickUp poskytuje vše, co potřebujete k vytvoření komplexních map procesů pomocí jakékoli techniky, kterou preferujete.
Začněte s mapováním podnikových procesů v malém měřítku. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.
Často kladené otázky o mapách podnikových procesů
1. Jaké jsou čtyři kroky k efektivnímu mapování procesů?
Čtyři kroky k efektivnímu mapování jsou:
- Definování rozsahu
- Sběr dat
- Mapování procesů
- Analýza a zlepšování
2. Jakých je pět úrovní mapování procesů?
Pět úrovní mapování procesů, založených na granularitě, uspořádaných od nejširšího přehledu po nejdetailnější dokumentaci, je následujících:
- Mapa hodnotového toku: Pohled z ptačí perspektivy na klíčové obchodní funkce nebo procesy
- Vysoká úroveň: Široký pohled na hlavní procesy v rámci každé základní funkce
- Úroveň aktivity: Zvětšený pohled na každou aktivitu v rámci procesu, včetně pořadí úkolů a rozhodovacích bodů.
- Úroveň uživatele: Organizováno podle úkolů/činností, za které je každý uživatel zodpovědný.
- Úroveň úkolů: Nejpodrobnější úroveň, která poskytuje podrobné pokyny pro provedení každého úkolu v procesu.
3. Jaký je příklad mapování procesů?
Zvažte jednoduchý příklad mapování procesů pro dotaz zákaznické služby.
Začátek: Zákazník podá dotaz. Může tak učinit prostřednictvím jakéhokoli kanálu, například e-mailem, telefonicky nebo prostřednictvím webového formuláře.
Zaznamenávání dotazů: Dotaz je zaznamenán jako ticket do sledovacího systému s jedinečným identifikátorem a prioritou. Tento proces je často automatizovaný.
Přiřazení odpovědnosti: Na základě dostupnosti, závažnosti/priority požadavku atd. je k dotazu přiřazen zástupce.
Řešení: Přidělený zástupce zkontroluje dotaz, provede požadované akce a poté odpoví zákazníkovi. Tento krok může zahrnovat několik dílčích kroků v závislosti na složitosti dotazu.
Uzavření: Zástupce označí ticket jako uzavřený po potvrzení zákazníkem. Zpětná vazba: Zákazníkovi je automaticky zaslán dotazník za účelem získání zpětné vazby.