Firemní politiky vám pomáhají budovat efektivní organizační kulturu, řešit incidenty na pracovišti, zajišťovat dodržování předpisů, umožňovat řízení rizik a podporovat pozitivní pracovní prostředí.
Vypracování firemních zásad však může být náročné – je třeba zkontrolovat právní požadavky, sladit zásady s firemní kulturou a hodnotami, zohlednit potřeby různých zainteresovaných stran a mnoho dalšího.
Pokud jste tedy personální manažer nebo majitel firmy a hledáte podrobné, ale jednoduché způsoby, jak vytvořit účinné firemní politiky, jste na správném místě.
Vytvořili jsme podrobného průvodce pro návrh politik, spolu s příklady firemních politik a tipy a nástroji, které vám pomohou urychlit proces tvorby politik.
Nejprve si ale řekněme, co jsou firemní zásady.
Co jsou firemní zásady?
Firemní politiky jsou rámcové dokumenty, které popisují pravidla a předpisy na pracovišti. Definují postupy a pokyny pro řešení potenciálních obchodních problémů. Firemní politiky určují, jak musí zaměstnanci, zaměstnavatelé a všechny relevantní zainteresované strany jednat a vykonávat práci ve společnosti. Stanovují jasná očekávání ohledně jednání všech v různých scénářích.
- Tím, že stanoví etiketu a profesní hranice, firemní politiky předcházejí incidentům na pracovišti a pomáhají zaměstnancům i zaměstnavatelům zvládat krizové situace.
- Tyto politiky také zajišťují ochranu citlivých údajů, podporují spravedlnost, usnadňují hladké řízení změn a umožňují informované rozhodování.
- S rozvojem podnikání zajišťují firemní politiky standardizaci procesů a zvýšení efektivity. Objasňují postupy a pomáhají zaměstnancům pochopit, jak poskytovat zákazníkům konzistentní hodnotu.
- Firemní politiky také zlepšují dodržování hodnot organizace a právních předpisů.
S těmito zásadami můžete zkontrolovat stávající prostředí dodržování předpisů, včetně dodržování předpisů v rámci projektů, a změnit zásady na základě aktualizovaných zákonů a osvědčených postupů v oboru.
Přehled typů firemních zásad
Zde je několik standardních zásad, které musí vaše firemní politika obsahovat:
Bezpečnost a ochrana zdraví na pracovišti
Postupy a zásady týkající se zdraví a bezpečnosti na pracovišti stanovují postupy pro prevenci pracovních úrazů. Americká federální agentura Occupational Safety and Health Administration (OSHA) stanovuje pokyny pro ochranu zaměstnanců a vytváření bezpečného pracoviště. Například poskytuje pokyny pro zacházení s nebezpečnými látkami, podávání stížností, hlášení vážných úrazů a úmrtí a další.
Kodex chování zaměstnanců
Kodex chování zaměstnanců určuje, jak se musí zaměstnanci chovat na pracovišti. Obsahuje konkrétní pravidla týkající se dress code, odpovědnosti, dodržování zákonů, bezpečnosti dat, důvěrnosti, sexuálního obtěžování, zneužívání návykových látek a dokonce i používání sociálních médií během pracovní doby.
💡Tip pro profesionály: Pokud jste ve své organizaci ještě nezavedli pevné zásady chování, použijte šablony zásad chování k vytvoření správných pokynů pro chování zaměstnanců a respektující postupy na pracovišti, které jsou v souladu s hodnotami vaší společnosti.
Politika rovných příležitostí
Politika rovných příležitostí se vztahuje na všechny současné i budoucí zaměstnance společnosti. Podtrhuje závazek společnosti poskytovat rovné pracovní příležitosti bez diskriminace.
Tato politika je v souladu s americkými zákony o rovných příležitostech v zaměstnání (EEO), které zabraňují diskriminaci na pracovišti na základě rasy, náboženského vyznání, barvy pleti, pohlaví, národnosti nebo zdravotního postižení. Politika rovných příležitostí je nezbytná pro zajištění inkluzivity a diverzity v rámci společnosti.
Disciplinární opatření vůči zaměstnancům
Disciplinární politika popisuje přiměřená disciplinární opatření, která mohou zaměstnavatelé přijmout v reakci na nesprávné chování zaměstnanců, špatné pracovní výsledky nebo porušení pravidel. Zahrnuje různé druhy napomenutí – od varování za drobná porušení až po závažná opatření, jako je degradace, pozastavení výkonu funkce a propuštění za závažná porušení.
Politika docházky a dovolené
Politika docházky a dovolené podrobně popisuje, kolik volna mají zaměstnanci nárok na základě své pracovní pozice, jak požádat o volno, na koho se mají obrátit a jak probíhá schvalovací proces. Politika dovolené také obsahuje podrobnosti o typech dovolené ve společnosti, nárocích, povinných dovolených, flexibilních dovolených a dalších. Politika docházky a dovolené zajišťuje, že zaměstnanci dodržují rozvrhy.
Politika hybridní a vzdálené práce
Tato politika zefektivňuje způsob, jakým zaměstnanci pracují z domova a na pracovišti. Podle zprávy Gallup Survey Report 2024 pracuje 27 % zaměstnanců v USA na dálku a 53 % pracuje v hybridním prostředí. Potřebujete tedy mít politiku pro práci na dálku a hybridní práci, která odpovídá na otázky jako:
- Jak mohou zaměstnanci pracovat z domova?
- Kdy se od nich očekává přihlášení?
- Může si každý nastavit vlastní pracovní dobu?
- Jak bude měřena práce na dálku?
- Jaká podpora bude k dispozici pro práci na dálku?
- Jaká jsou zákonná práva zaměstnanců pracujících na dálku?
Jak vytvořit firemní politiku?
Při vypracovávání politik a postupů je třeba mít jasný plán, co zahrnout, jak to vyjádřit účastníkům, kdo by měl politiku dodržovat a kdy politika vstoupí v platnost.
Zde najdete všechny podrobnosti týkající se politik, které vám pomohou navrhnout perfektní firemní politiky.
Kroky k vytvoření firemní politiky
Zde je podrobný postup, který vám pomůže vytvořit firemní politiku.
1. Definujte potřebu politiky a identifikujte zainteresované strany
Začněte identifikací potřeby politiky – ať už chcete zavést politiku za účelem splnění zákonných požadavků nebo nastavit standardní postupy na pracovišti za účelem zvýšení efektivity. Spojte se s různými týmy a manažery, abyste pochopili kompletní požadavky politiky.
2. Zapojte všechny strany
Prvním krokem je získat jednomyslnou podporu navrhované politiky ze strany vedení a zaměstnanců. Vysvětlete jim, proč je politika nezbytná, požádejte je o návrhy a vyjasněte jejich pochybnosti. Jakmile se všichni shodnou, začněte s vlastním plánováním.
3. Sestavte tým pro tvorbu politiky
Ať už připravujete firemní politiku nebo šablonu pro dokumentaci procesů, spolupráce je nutností. Svolejte celý tým a využijte nápady všech členů k vytvoření jednotnějšího sdělení politiky.
Zapojte manažery, vedoucí pracovníky a další zaměstnance, kteří jsou odborníky na konkrétní téma politiky. Pokud například vytváříte IT politiku pro společnost, požádejte o názor IT tým.
💡Tip pro profesionály: Brainstorming s příslušnými zainteresovanými stranami vám pomůže shromáždit všechna očekávání a ideální výsledky na jednom místě. Spolupracujte na tabulkách ClickUp Whiteboards, abyste zachytili podněty od všech zúčastněných týmů.
4. Struktura politiky
Struktura firemních zásad se liší v závislosti na potřebách podniku. Nicméně je třeba zajistit standardizovanou strukturu. Pokud například plánujete sepsat příručku pro zaměstnance, která podrobně popisuje všechny zásady a postupy, ujistěte se, že zásady sepíšete ve standardizovaném formátu.
Zde je několik věcí, které musíte do politiky zahrnout:
- Prohlášení o účelu: Vysvětlete, o čem politika je.
- Rozsah politiky: Poskytněte přehled toho, co politika zahrnuje a kdo ji musí dodržovat.
- Prohlášení o zásadách: Jaké jsou cíle a záměry zásad? Popište konkrétní pravidla a pokyny.
- Role a odpovědnosti: Uveďte další podrobnosti o použitelnosti politiky, způsobu jejího prosazování a monitorování a o tom, které výbory jsou odpovědné za její přezkoumání.
- Postupy: Vytvořte šablony SOP, které poskytnou podrobné pokyny pro rutinní práci.
- Datum účinnosti: Uveďte, kdy politika nabývá účinnosti.
- Přípustné chování: Napište konkrétní pokyny pro přijatelné chování.
- Zakázané chování: Zahrňte omezení týkající se chování zaměstnanců.
- Požadavky na hlášení: Podrobně popište, co musí zaměstnanci udělat, aby nahlásili incident.
- Slovníček: Přiložte seznam běžných termínů používaných v zásadách s jejich definicemi. Tím se zásady vyjasní a vy se vyhnete právním problémům.
Zde je vzorová firemní politika pro vaši informaci:
💡Tip pro profesionály: Standardizace struktury politiky není snadný úkol. Využijte hotové šablony firemních politik ClickUp a ušetřete čas i námahu.
5. Začněte s výzkumem
Než začnete psát zásady, připravte se. Shromážděte údaje o vaší společnosti a tématu zásad, abyste mohli vytvořit solidní zásady, které budou všichni dodržovat. Důkladný výzkum vám také pomůže vyplnit mezery ve vašich stávajících zásadách relevantními informacemi. Zde je několik způsobů, jak shromáždit informace:
- Jako výchozí bod si prohlédněte vzorové politiky.
- Proveďte průzkumy v celé organizaci a pohovořte se zaměstnanci
- Proveďte brainstorming s týmem odpovědným za tvorbu politiky a zapojte odborníky na dané téma.
- Získejte nejnovější informace o státních a federálních zákonech relevantních pro vaši politiku a vytvořte ji nebo aktualizujte podle nich.
💡Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Form View k vytvoření průzkumů a formulářů pro sběr podnětů od vašich zaměstnanců.
6. Napište a zkontrolujte první návrh
Vaše firemní politika nemusí být hned napoprvé dokonalá. Po vytvoření prvního návrhu si vyžádejte zpětnou vazbu od odborníků, vedoucích pracovníků a zaměstnanců. Využijte zpětnou vazbu k získání cenných poznatků a proveďte změny, dokud ji všichni neschválí. Nakonec požádejte o schválení právní tým a vedení, aby mohla být politika zavedena.
💡Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Docs k snadnému sepsání vašich zásad a spolupráci s ostatními, abyste získali zpětnou vazbu v reálném čase.
7. Zveřejněte finální návrh
Sdílejte firemní politiku v centralizovaném systému, který je snadno přístupný, například v softwaru pro zaměstnanecké příručky. Takové platformy vám pomohou vytvářet, přizpůsobovat a distribuovat firemní politiky a postupy. Usnadňují zapracování nových zaměstnanců, podporují spolupráci a komunikaci a zajišťují soulad s firemními předpisy a hodnotami.
Příklady firemních politik
Vypracování efektivních firemních zásad pomáhá vytvořit soudržné pracovní prostředí. Než vám ale dáme tipy na vytvoření efektivních zásad, zde je několik příkladů firemních zásad z praxe:
Politika bezpečnosti a ochrany zdraví na pracovišti
Politika bezpečnosti na pracovišti společnosti Unilever instruuje zaměstnance v závodech Unilever, jak pracovat bezpečně, a to v sekcích „co je nutné“ a „co není nutné“. Politika také stanoví, kdy a jak nahlásit incident.
Kodex chování zaměstnanců
Zásady chování společnosti Starbucks podporují pracovní prostředí bez obtěžování, šikany a diskriminace. Vysvětlují formy diskriminace a uvádějí příklad toho, co by měl člověk udělat, když se setká s obtěžováním na pracovišti.
Disciplinární opatření vůči zaměstnancům
Politika disciplinárních opatření společnosti AWS stanoví nápravná opatření, která může manažer nebo nadřízený zaměstnance uplatnit za účelem obnovení disciplíny na pracovišti. Zahrnuje formy napomenutí, jako jsou poradenské schůzky, ústní varování, propuštění a písemná napomenutí.
Politika docházky a dovolené
Politika dovolených společnosti Qutrix zahrnuje typy dovolených, na které mají zaměstnanci nárok, a podmínky pro každý typ. Politika také zahrnuje státní svátky, postup pro žádání o dovolenou a osoby odpovědné za jejich schvalování.
Politika hybridní a vzdálené práce
Toto není typický příklad firemní politiky. Hybridní pracovní politika společnosti HubSpot zahrnuje tři možnosti práce pro zaměstnance HubSpotters – doma, v kanceláři a flexibilně – a uvádí, co zaměstnanci v každém pracovním režimu získávají. Politika má také samostatné záložky věnované fungování hybridního systému, kodexu firemní kultury a často kladeným dotazům.
Tipy a osvědčené postupy pro vypracování firemních zásad
Ačkoli vám příklady firemních zásad pomohou lépe porozumět a napsat lepší zásady, jejich další zdokonalení zajistí několik univerzálních osvědčených postupů. Podívejme se, jaké jsou tyto osvědčené postupy.
- Používejte flexibilní a srozumitelný jazyk: Pište tak, aby text byl poutavý a srozumitelný pro všechny zúčastněné strany. Tímto způsobem můžete řídit chování zaměstnanců bez možnosti vzniku nejasností nebo nesprávného výkladu.
- Zásady by měly být stručné: Rozdělte zásady do sekcí a pokud možno používejte odrážky, aby byly rychle srozumitelné.
- Uveďte scénáře z reálného života: Vysvětlete, jak se politika uplatňuje v praktických situacích. Ilustrujte ji scénáři a příklady z reálného života, abyste podpořili lepší porozumění a uplatnění.
- Zapojte právní experty: Při vytváření firemních zásad využijte rady právních expertů. Tím zajistíte soulad s příslušnými zákony a předpisy.
- Používejte šablony: Ať už se jedná o šablony zásad nebo šablony příruček pro zaměstnance, šablony vám usnadní život. Standardizují vaše zásady a snižují vaši práci při vytváření zásad od nuly.
Vytváření firemních zásad pomocí ClickUp
Ale stačí tyto tipy k tomu, abyste mohli vypracovat zásady, aniž byste se cítili přetížení? Proces tvorby zásad můžete zjednodušit pomocí softwaru pro spolupráci a řízení projektů, jako je ClickUp.
Zde je návod, jak vám ClickUp v kombinaci s osvědčenými postupy může pomoci vytvořit nejúčinnější zásady.
Platforma ClickUp pro řízení lidských zdrojů vám pomůže vytvořit centrální úložiště informací o zaměstnancích a firemních politikách. Umožňuje vám sledovat zapojení a výkonnost zaměstnanců a šetří čas díky šablonám pro zaškolování, nábor a tvorbu politik.
Použijte ClickUp Docs ke spolupráci s týmem, který vytváří zásady. Členové týmu mohou navrhovat nápady, upravovat zásady v reálném čase, označovat ostatní členy v komentářích, přiřazovat úkoly a aktualizovat pracovní postupy v editoru Docs , aby se proces urychlil.
ClickUp Docs vám poskytuje ideální prostor pro zveřejnění firemních zásad. Můžete vytvořit centralizované wiki stránky a příručky pro zaměstnance, kde si zaměstnanci mohou prohlížet nejnovější aktualizace zásad.
Díky pokročilé kontrole verzí můžete spravovat, kdo má přístup, může prohlížet a upravovat jednotlivé položky. Tím zajistíte, že důvěrné informace, včetně podrobností o duševním vlastnictví společnosti, budou k dispozici pouze vybraným osobám.
A to není vše; Šablona ClickUp pro zaměstnanecké příručky, politiky a postupy usnadňuje tvorbu politik díky svému komplexnímu obsahu. Tato šablona vám pomůže vytvořit komplexní zaměstnaneckou příručku.
S touto šablonou můžete:
- Stanovte jasné pokyny
- Zajistěte konzistentnost politik a postupů
- Vyjasněte si nejasnosti ohledně řešení různých situací
Pomocí této šablony můžete sjednotit vše pod jednou střechou – od kodexu chování až po zásady týkající se dovolené a výplat. Šablonu můžete rychle přidat do svého pracovního prostoru ClickUp a začít ji upravovat podle potřeb vaší firmy.
Další šablona, která vám může pomoci zavést dobře definované procesy ve vaší společnosti, je šablona procesů a postupů ClickUp.
Tato šablona vám umožňuje organizovat firemní procesy a postupy pomocí Kanban tabulek pro rychlý přístup. Můžete vytvořit pokyny pro opakující se úkoly, abyste se mohli soustředit na jiné věci, které vyžadují vaši pozornost.
Tuto šablonu použijte k zajištění jednotného přístupu ke všem relevantním úkolům, abyste se drželi plánu, zefektivnili provoz a zlepšili přesnost měření výkonu. Můžete také použít více zobrazení, například zobrazení tabule, k přiřazení dokumentace procesu, a zobrazení tabulky, k vytvoření vlastních zpráv o procesu a tabulek.
Ještě jsme neprozradili to nejlepší – ClickUp Brain. Využívání umělé inteligence pro dokumentaci zásad znamená, že nemusíte dělat vše sami. ClickUp Brain vám pomůže vytvořit několik návrhů firemních zásad.
Můžete požádat ClickUp Brain, aby vám navrhl sekce pro vaši politiku, abyste nezmeškali nic důležitého. Pro konkrétní firemní politiky můžete zadat pokyny pro vytvoření prvního návrhu politiky. Jakmile ostatní členové týmu návrh zkontrolují, použijte jej jako referenci pro přípravu dalších politik. Získáte tak pevný základ a ušetříte čas, který byste strávili vytvářením všeho od nuly.
S ClickUp Brain můžete zefektivnit proces vytváření politik, zejména pokud máte v plánu zavést více politik. Jakmile však politiku vytvoříte, upravte její obsah tak, aby vyhovoval vašim jedinečným obchodním potřebám.
Vytvoření jasného organizačního plánu pomocí strukturovaných firemních zásad
Psaní firemních politik vyžaduje hodně času a úsilí. Ale nemusíte objevovat Ameriku. Doporučujeme prostudovat výše uvedené kroky a příklady firemních politik a najít to, co vám nejlépe vyhovuje. Použití nástrojů jako ClickUp může výrazně snížit množství manuální práce.
Jakmile se rozhodnete, jakou politiku chcete vytvořit, vyzkoušejte ClickUp. Zaměstnancům, manažerům a všem ostatním zainteresovaným stranám poskytuje snadný přístup k firemním politikám díky centralizovaným funkcím správy dokumentů, jako je ClickUp Docs. Navíc můžete pomocí AI vytvořit celou firemní politiku pouhými několika kliknutími.
Zaregistrujte se nyní na ClickUp a vytvořte spravedlivé, jasné a proveditelné firemní politiky, které podporují zdravé pracovní prostředí.