Jste neustále bombardováni náhodnými žádostmi o dovolenou od svých zaměstnanců? Nebo si všímáte časté absence bez dostatečného předběžného oznámení?
Pokud je odpověď na některou z těchto otázek kladná, je to signál, že možná potřebujete strukturovanou politiku PTO. Politika PTO pomáhá zaměstnancům čerpat plánovanou dovolenou, podporuje rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem a zvyšuje spokojenost v práci.
V tomto blogovém příspěvku se podělíme o to, jak vytvořit zásady PTO, a uvedeme relevantní příklady. Pojďme na to!
Porozumění placené dovolené (PTO)
Placená dovolená (PTO) je benefit, který umožňuje zaměstnancům čerpat dovolenou z důvodu dovolené, nemoci nebo osobních důvodů, přičemž jim nadále náleží mzda. Pravidelné přestávky v práci dávají zaměstnancům čas na dobytí energie a znovu nabytí soustředění, což podporuje jejich fyzické a duševní zdraví.
Efektivní a dobře strukturovaná politika PTO pomáhá organizacím:
- Stanovte očekávání ohledně toho, co mohou zaměstnanci očekávat od svých dovolených.
- Poskytněte organizacím strukturovaný způsob, jak řešit dovolené zaměstnanců bez přerušení běžných činností.
- Vytvořte rovnováhu mezi pracovními závazky a osobními potřebami zaměstnanců
- Podporujte důvěru mezi zaměstnanci, kteří mají svobodu spravovat své osobní závazky, aniž by se museli obávat ztráty mzdy.
Zásady PTO stanovují standardní postup pro žádání, sledování a správu dovolených a snižují administrativní zátěž. Například když zaměstnanec požádá o dovolenou, můžete rychle vyhledat jeho celkový počet dovolených podle zásad PTO ve vašem personálním systému a dovolenou schválit.
V závislosti na potřebách vaší firmy můžete zavést různé zásady PTO. Pokud například vaši zaměstnanci tvoří převážně odborníci, kteří pracují na projektech založených na cílech, a vy se chcete zaměřit na budování důvěry, můžete jim nabídnout neomezenou dovolenou.
Zde jsou různé typy placené dovolené, které můžete přidat do své politiky PTO:
Nemocenská
Placené nemocenské nebo zdravotní volno je k dispozici zaměstnancům, aby se mohli starat o své zdraví nebo se zotavit ze zranění. Obvykle funguje na základě akruální metody, kdy zaměstnanci získávají jednu hodinu nemocenského volna za každých 30–50 odpracovaných hodin, v závislosti na zásadách.
I když v USA neexistuje žádný federální zákon, který by společnostem ukládal povinnost poskytovat zaměstnancům nemocenskou dovolenou, mnoho států, včetně Arizony, Kalifornie, New Yorku a Massachusetts, přijalo místní zákony, které placenou nemocenskou dovolenou zavádějí jako povinnou. Před vypracováním politiky PTO je nutné zkontrolovat všechny platné státní zákony.
Státní svátky
Zaměstnancům můžete nabídnout placené volno na jakékoli náboženské, státní nebo národní svátky. Seznam placených svátků závisí na zemi, ve které se nacházíte, a na pracovní kultuře vaší organizace. Globální společnosti obvykle umožňují svým zaměstnancům čerpat až 10 státních svátků ročně, v závislosti na jejich umístění.
Dovolená z důvodu úmrtí blízké osoby
Smuteční volno, známé také jako volno z důvodu úmrtí blízké osoby, umožňuje zaměstnancům vzít si volno, aby mohli truchlit nad smrtí blízké osoby. Ačkoli neexistují žádné federální zákony týkající se smutečního volna, společnosti jej nabízejí, aby podpořily empatickou pracovní kulturu zaměřenou na zaměstnance.
Rodinná dovolená
Rodinná dovolená je obvykle placená rodičovská dovolená v délce až 12 týdnů při narození nebo adopci dítěte. Zahrnuje také dovolenou pro péči o blízké, kdy si zaměstnanci berou volno, aby se mohli starat o člena rodiny s vážným zdravotním stavem.
Čas hlasování
Zaměstnanci mají nárok na tento typ placeného volna v případě prezidentských a místních voleb. Obvykle je volno na hlasování omezené, protože zaměstnanci potřebují na hlasování pouze několik hodin.
Zkontrolujte zákony svého státu, abyste zjistili, zda musíte zaměstnancům nabídnout placené nebo neplacené volno pro účast ve volbách. Například zákon státu Kalifornie umožňuje zaměstnancům vzít si až dvě hodiny volna pro účast ve volbách bez ztráty mzdy.
Dny dovolené
Tento typ PTO se hodí, když zaměstnanci chtějí jet na dovolenou, trávit čas s rodinou nebo si prostě odpočinout od práce. Dovolená se zaměstnancům nabízí po dokončení určitého počtu odpracovaných let a prodlužuje se v závislosti na počtu let , které vaši zaměstnanci odpracovali.
Průzkum amerického Úřadu pro statistiku práce uvádí, že 34 % zaměstnanců v soukromém sektoru má po dokončení jednoho roku služby nárok na 10–15 dnů placené dovolené za rok. 32 % zaměstnanců má po dokončení pěti let služby nárok na 15–19 dnů placené dovolené.
Sabbatical leave
Některé společnosti také nabízejí sabatické volno, obvykle v délce 4–6 týdnů, oprávněným zaměstnancům, kteří si chtějí vzít delší volno z práce. Může to být za účelem zaměření se na své duševní zdraví, návratu do školy, absolvování kurzu, práce na osobním projektu nebo zaměření se na osobní rozvoj či kariérní školení.
Typy zásad pro placené volno
Nyní se podívejme na různé typy zásad PTO, které můžete pro svou organizaci zvážit.
Tradiční dovolená
Tradiční politika PTO nabízí zaměstnancům stanovené množství placeného volna v rámci různých kategorií dovolené – dovolená, nemocenská, osobní volno atd.
Můžete zvážit postupné zvyšování počtu dnů dovolené poté, co zaměstnanec odpracuje určitou dobu ve společnosti.
Společnost Deloitte má tradiční politiku dovolené. Nabízí 39 dní placené dovolené ročně, rozdělených do různých kategorií, jako je privilegovaná dovolená, nemocenská dovolená, neplacená dovolená a dodatečná zdravotní dovolená.
Nashromážděné PTO
Banked PTO je podobné tradičnímu PTO. I zde můžete zaměstnancům přidělit stanovený počet placených dovolených. Na rozdíl od více dovolených však jsou všechny dovolené uloženy v jedné „bance“ a nedochází k žádnému rozdělení.
Zaměstnanci mohou čerpat nahromaděné PTO ze svých dovolenkových fondů z jakéhokoli důvodu, aniž by se museli starat o čerpání konkrétního druhu dovolené. Tento typ zásad PTO je vhodnou volbou, pokud máte malý tým.
Společnost Accenture nabízí svým zaměstnancům 13 až 27 dnů placené dovolené za rok, v závislosti na úrovni a délce zaměstnání zaměstnance.
Neomezené PTO
Tato politika umožňuje zaměstnancům čerpat tolik volna, kolik potřebují. Není stanoven žádný pevný počet dnů PTO. Největší výhodou politiky neomezeného PTO je to, že zaměstnancům nabízí flexibilitu na pracovišti a umožňuje jim čerpat volno podle jejich potřeb. Ať už jde o návštěvu lékaře nebo jarní prázdniny, zaměstnanci si mohou volno z práce čerpat podle libosti.
Podle průzkumu Harris Poll má 60 % profesionálů v USA více než 10 placených dnů dovolené ročně a 7 % zaměstnanců má neomezenou dovolenou.
I když se zdá, že poskytujete „neomezenou“ dovolenou, je to skvělý způsob, jak prokázat důvěru zaměstnancům. Tato politika PTO funguje nejlépe, pokud jste start-up a chcete přilákat špičkové talenty. Funguje také dobře, pokud nemáte kapacitu na sledování dovolených zaměstnanců nebo sledování nahromaděné dovolené a měříte výkonnost zaměstnanců podle výsledků a cílů.
Netflix nabízí neomezenou politiku PTO. Jak společnost uvádí: „Nestanovujeme plán dovolených a prázdnin, abyste se mohli věnovat tomu, co je pro vás důležité – včetně toho, kdy vaše mysl a tělo potřebují odpočinek. “
Nárok na dovolenou
Nárok na PTO vzniká poté, co zaměstnanci odpracují určitý počet hodin v organizaci. Zaměstnanci mohou své nahromaděné volno využít na dovolenou, péči o své zdraví nebo osobní účely. Nahromaděné PTO je jako peníze vydělané v průběhu času a uložené v bance, které lze použít v případě potřeby. Některé organizace umožňují zaměstnancům proplatit si nevyužité nahromaděné volno.
Flexibilní PTO
Flexibilní placené volno umožňuje zaměstnancům čerpat dovolenou podle potřeby, aniž by si ji museli nahromadit nebo zasloužit. Může být sdruženo do jednoho balíčku, který zahrnuje veškerou použitelnou dovolenou, jako je dovolená z důvodu úmrtí v rodině, osobní volno, dovolená a nemocenská. Největší výhodou flexibilního PTO je to, že na rozdíl od tradičního PTO nemusí zaměstnanci žádat o dovolenou předem.
Společnost Buffer má flexibilní politiku dovolené pro svůj globální tým pracující na dálku. Umožňuje zaměstnancům čerpat dovolenou, když ji potřebují, aby se cítili co nejlépe a mohli se rozvíjet. Nabízí minimálně tři týdny placené dovolené.
Google je dalším příkladem společnosti, která nabízí flexibilní PTO.
Jak vytvořit politiku PTO pro svůj tým?
Vytvoření politiky PTO pro váš tým může být náročné, zejména pokud to děláte poprvé. Zde je průvodce, který vám pomůže s návrhem politiky PTO:
1. Seznamte se s právními požadavky
Vzhledem k tomu, že pracovní právo týkající se placené dovolené se liší podle geografické oblasti, při vytváření zásad PTO zkontrolujte místní zákony a předpisy týkající se dovolené ve vaší jurisdikci.
Například federální zákon o rodinné a zdravotní dovolené (FMLA) v USA ukládá společnostem s alespoň 50 zaměstnanci povinnost poskytovat dovolenou z důvodu rodičovství, osobní zdravotní péče, péče o rodinného příslušníka a vojenské povinnosti s ochranou pracovního místa.
Některé státy také vyžadují, aby zaměstnavatelé sledovali zůstatek PTO, proto si zkontrolujte zákony svého státu, pokud to potřebujete. Jakmile navrhnete program, zkontrolujte standardy platné v odvětví, ve kterém působíte. Například program placené rodinné dovolené v New Yorku vyžaduje, aby organizace nakupovaly placené rodinné a zdravotní dovolené prostřednictvím soukromého pojistného trhu.
💡Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Docs k nastínění struktury vašich zásad PTO a vytvoření seznamu zákonných požadavků. Sdílejte jej se svým právním a personálním týmem a získejte zpětnou vazbu v reálném čase.
2. Určete nárok zaměstnanců na různé typy PTO
Dále určete nárok zaměstnanců z hlediska toho, na kolik volna má každý z nich nárok. Klasifikujte zaměstnance podle jejich úrovně, povahy práce nebo délky zaměstnání ve společnosti, abyste stanovili jejich nárok. Zaměstnance můžete kategorizovat následujícím způsobem:
- Zaměstnanci na plný úvazek mají nárok na neomezenou politiku PTO.
- Zaměstnanci na částečný úvazek, sezónní zaměstnanci nebo zaměstnanci placení hodinově mají nárok na tradiční PTO nebo nemají nárok na PTO.
- Zaměstnanec na plný úvazek musí odpracovat 90 dní, než může čerpat PTO.
💡Tip pro profesionály: Pokud máte větší tým, u kterého je obtížné nastavit a spravovat kategorie nároků zaměstnanců, zkuste použít pokročilý HR software, jako je ClickUp. Platforma ClickUp pro správu lidských zdrojů vám pomůže udržet vše pod kontrolou. Umožňuje vám sledovat délku zaměstnání, výkonnost, zapojení a rozvoj zaměstnanců na jedné platformě.
3. Vyberte si správnou politiku PTO
Při výběru politiky PTO pro vaši organizaci buďte opatrní. V rámci širší politiky PTO můžete nabídnout flexibilitu, například výplatu PTO při odchodu, možnost převodu času nebo neomezenou dovolenou.
PTO můžete také rozdělit na dovolenou, osobní volno, dny pro duševní zdraví, dny nemocenské atd., v závislosti na tom, co zaměstnanci chtějí a co je v souladu s celkovou vizí společnosti.
Pokud se například velmi zaměřujete na pohodu zaměstnanců, poskytnutí volna z důvodu duševního zdraví ukazuje, že vám na nich skutečně záleží.
Zde je návod, jak určit nejlepší zásady PTO pro vaši společnost:
| Typ politiky | Popis | Účel |
| Neomezená dovolená | Zaměstnanci mohou čerpat tolik PTO, kolik potřebují, bez stanovených limitů. | Vhodné pro pracovní prostředí založené na důvěře, kde se od zaměstnanců očekává, že budou zodpovědně spravovat své pracovní zatížení. |
| Flexibilní PTO | PTO lze využít k jakémukoli účelu, přičemž dovolenou, nemocenskou a osobní volno lze sloučit do jednoho fondu. | Skvělé pro společnosti, které si cení flexibility a chtějí snížit složitost správy různých typů dovolených. |
| PTO na základě nároku | Zaměstnanci si PTO postupně získávají v průběhu času na základě odpracovaných hodin nebo délky služby. | Ideální pro společnosti, které chtějí podpořit udržení zaměstnanců a prosazovat spravedlivou pracovní kulturu. |
| Sabbatical PTO | Prodloužená placená dovolená je nabízena oprávněným zaměstnancům po určité době služby, aby mohli věnovat čas svým osobním zájmům nebo péči o zdraví. | Nejvhodnější pro organizace, které chtějí odměňovat dlouhodobé zaměstnance |
| Pevně stanovená dovolená | Zaměstnanci dostávají na začátku roku stanovený počet dnů PTO. | Účinné pro podniky, které chtějí předvídatelné náklady na PTO a jednodušší správu. |
4. Nastíňte schvalovací proces a postupy výplaty
Dalším krokem je stanovení schvalovacího procesu PTO, aby se zabránilo zneužívání PTO a neplánovaným absencím. Například pokud se nejedná o nouzovou situaci, musí zaměstnanci předložit žádosti o PTO k posouzení nadřízeným nebo manažerům a personálnímu oddělení s dostatečným předstihem.
Definujte, jak by měl proces schvalování PTO fungovat ve vašich zásadách PTO:
- Jak dlouho předem by měl zaměstnanec oznámit dovolenou v případě, že se nejedná o mimořádnou situaci?
- Jak požádat o PTO v nouzových situacích?
- Kdo schvaluje PTO?
- Co se stane, když není PTO schváleno v určitém časovém rámci?
Pokud například manažer neschválí PTO do týdne, bude automaticky schváleno.
K sledování dovolených zaměstnanců a zefektivnění procesu schvalování dovolených můžete použít šablonu kalendáře PTO od ClickUp. Tato šablona usnadňuje správu a sledování stavu dovolených zaměstnanců a vizualizaci jejich volna. Můžete zobrazit dostupnost zaměstnanců, snížit riziko konfliktů v plánování a identifikovat mezery v plánech personálních potřeb.
S touto šablonou můžete:
- Organizujte plán dovolených pro všechny týmy na jednom místě
- Zobrazte, kolik dní a hodin čerpá každý zaměstnanec.
- Naplánujte personální potřeby
5. Návrh zásad
Jakmile provedete průzkum, získáte souhlas od právního a compliance týmu a vytvoříte strukturu politiky PTO, je čas přidat relevantní podrobnosti a připravit návrh politiky.
První návrh sdílejte s vedením, právním týmem a příslušnými zainteresovanými stranami, abyste získali zpětnou vazbu. Na základě jejich zpětné vazby proveďte vylepšení a poté zásady sdílejte se zaměstnanci.
💡Tip pro profesionály: K vytvoření zásad PTO můžete také použít ClickUp Brain, AI asistenta ClickUp. Zde je příklad:
Další informace: 10 bezplatných šablon pro evidenci pracovní doby zaměstnanců v programech Excel, Word a ClickUp
Výhody a nevýhody strukturovaných zásad PTO
Zásady PTO zvyšují produktivitu, pohodu a spokojenost zaměstnanců a pomáhají přilákat a udržet zaměstnance. Pokud uvažujete o zavedení zásad PTO, můžete získat několik výhod. Mezi ně patří:
- Zvýšená produktivita zaměstnanců: Nedávný průzkum společnosti Deloitte odhalil, že 45 % pracovníků pociťuje vyhoření. PTO zajišťuje, že si zaměstnanci mohou volně brát volno, aniž by se museli obávat o své finance. To jim pomáhá dobít energii a zlepšit duševní i fyzické zdraví, což vede ke zvýšení produktivity.
- Vyšší retence zaměstnanců: Podle magazínu Forbes je povinná placená dovolená jednou z nejžádanějších výhod, které zaměstnanci od svých organizací očekávají. Strukturovaná politika PTO může vést k vyšší spokojenosti zaměstnanců a jejich lepší retenci.
- Přilákejte talenty: Vzhledem k tomu, že profesionálové hledají větší flexibilitu v práci, může vám velkorysá politika PTO pomoci přilákat kvalitní talenty.
Ačkoli PTO je v každé organizaci nevyhnutelnou součástí, může mít i několik nevýhod.
- Vysoké mzdové náklady: Neomezená nebo velkorysá dovolená může vést k vysokým mzdovým nákladům, zejména během špičky v obchodní sezóně.
- Zneužití systému: Někteří zaměstnanci mohou zneužívat neomezenou politiku PTO nebo se velká část týmu může rozhodnout čerpat dovolenou ve stejnou dobu. To může mít velmi negativní dopad na pracovní tok a produktivitu týmu.
Další informace: 10 bezplatných šablon pro správu času (kalendáře a rozvrhy)
Změna a aktualizace zásad PTO
Zásady PTO můžete změnit v průběhu roku nebo kdykoli to bude nutné. Například v roce 2020 mnoho organizací změnilo své zásady PTO, protože zaměstnanci odložili své dovolené kvůli lockdownu.
Při úpravách zásad PTO však zvažte následující:
- Zajistěte, aby nebyly v rozporu s aktuálními a/nebo nahromaděnými benefity PTO zaměstnanců.
- Ověřte, zda vaše aktualizované zásady PTO splňují všechny platné zákony a předpisy.
- Zahrňte do ní ustanovení popisující, co se stane s nárokům zaměstnanců na PTO v případě propouštění. Mnoho společností například nabízí výplatu za zbývající dny PTO.
- Zvažte dopad na produktivitu a to, jak mohou manažeři nahradit ztrátu produktivity dočasnými zaměstnanci.
Jakmile změna PTO vstoupí v platnost, aktualizujte všechny zásady na centrální platformě (například na portálu zásad společnosti) nebo v zaměstnanecké příručce jako jediném zdroji pravdivých informací. Určete mluvčího personálního oddělení, na kterého se zaměstnanci mohou obrátit, pokud potřebují vysvětlení.
Při každé změně a aktualizaci zásad PTO musí mít personální oddělení jasný plán, jak změny zásad efektivně sdělit všem zaměstnancům.
Pro zefektivnění komunikace o změnách zásad můžete použít šablonu ClickUp pro oznámení o změnách zásad. Pomůže vám jasně a přehledně sdělit změny zásad. Můžete přidat důvody pro změnu zásad, požádat o zpětnou vazbu od zainteresovaných stran a stanovit pokyny pro dodržování aktualizovaných zásad.
Šablona vám pomůže:
- Uspořádejte všechny stávající a nové zásady na jednom místě pro rychlou orientaci.
- Zvýrazněte změny zásad
- Vypracujte proveditelný plán pro zavedení nové politiky.
Vytvořte perfektní zásady PTO s ClickUp 🚀
Ať už vytváříte nebo aktualizujete zásady PTO, potřebujete dobře promyšlený plán, abyste je mohli realizovat bez narušení běžného pracovního toku a zároveň s ohledem na potřeby svých zaměstnanců.
Výše uvedený průvodce vám pomůže vytvořit strategii pro vypracování zásad PTO a důrazně doporučujeme použít ClickUp k rozdělení celkového procesu vypracování zásad PTO na menší a lépe zvládnutelné části. To vám pomůže sledovat průběh vytváření zásad PTO.
Můžete také využít funkce a šablony ClickUp k zefektivnění vašeho systému správy dovolených. Pomůže vám to sledovat dovolené zaměstnanců a zajistit rychlejší schvalování, abyste nikdy nezmeškali nic důležitého. Zaregistrujte se na ClickUp zdarma a vytvořte komplexní zásady PTO!