Pokud váš proces OKR způsobuje více zmatku než jasnosti, je čas stisknout tlačítko pauzy a přehodnotit situaci. ⏸️
Chápeme to. Sledování OKR může být náročné, zejména pokud to děláte poprvé. Existují desítky obchodních priorit, ze kterých si můžete vybrat, které můžete zhušťovat do klíčových výsledků a měřit. Často mají členové týmu při zavádění cílů a klíčových výsledků (OKR) celou řadu otázek.
Například: „Proč jsou OKR důležitější než běžné klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) na naší scorecard?“ Pokud se vaše metriky OKR liší od běžných KPI týmu, mohou vzniknout obavy ohledně toho, co upřednostnit.
Pokud vás to utěší, nejste sami, kdo čelí výzvám souvisejícím s pokrokem OKR vašeho týmu nebo s tím, jaké OKR měřit. Podle zprávy Global State of OKRs Report 2023 55,8 % týmů označilo „příliš mnoho OKR “ za hlavní problém.
V konečném důsledku vše závisí na tom, jak sledujete OKR, abyste:
- Vytvořte jasnou cestu od velkých cílů ke klíčovým výsledkům a měřte pokrok
- Rozdělte OKR týmu na konkrétní metriky nebo KPI
V tomto blogu se podrobně zaměříme na to, jak efektivně sledovat OKR, na výzvy, kterým pravděpodobně budete čelit, a na nástroje a osvědčené postupy pro automatické sledování pokroku a správu OKR.
Zní to jako dobrý plán? Tak se do toho pustíme.
Co je sledování OKR?
Sledování OKR vám řekne, zda je váš tým na dobré cestě k dosažení obchodních cílů. Analýzou konkrétních metrik a kvantitativních klíčových výsledků můžete posoudit, zda se váš tým soustředí na správné úkoly a zda mu v tom nebrání nějaké problémy.
Na základě těchto údajů o OKR můžete přeskupit týmy, optimalizovat pracovní postupy a upravit nebo opakovat své obchodní cíle. Efektivní systém sledování OKR nebo správa OKR zvyšuje šance na dosažení celkových cílů společnosti a zároveň poskytuje cenné informace pro budoucí cykly a neustálé zlepšování.
Průběh můžete sledovat ručně v rámci různých iniciativ OKR nebo použít nástroj OKR, který centralizuje a automatizuje sledování pokroku OKR.
Proč je sledování OKR důležité?
Vzhledem k seznamu společností, které používají stanovování a sledování cílů OKR – včetně Google, Netflix a Adobe – nelze výhody sledování OKR přehlédnout. Patří mezi ně:
Stanovení prioritních oblastí
Rámec OKR umožňuje týmům identifikovat úkoly, které musí splnit, aby dosáhly cíle. To umožňuje vašim zaměstnancům lépe stanovovat priority svých činností jako tým, aby se mohli vypořádat se složitostmi podnikání.
Zvyšování odpovědnosti a iniciativy
OKR mají za cíl motivovat týmy k podávání co nejlepších výkonů. Umožňují jednotlivým zaměstnancům vidět, jak jejich práce ovlivňuje chod firmy. Navíc tím, že přidělíte odpovědnost za konkrétní OKR různým lidem, můžete je motivovat k týmové práci a sjednotit je za účelem dosažení vysokých cílů společnosti.
Zlepšení spolupráce
OKR sjednocují mezifunkční týmy, slaďují metriky nebo KPI a zajišťují, že všichni pracují správným směrem. Hrají klíčovou roli při odstraňování bariér a zvyšování spolupráce, protože všichni pracují na splnění OKR.
Optimalizace pracovních postupů
Sledování OKR pomáhá odhalit mezery v pracovních postupech tím, že identifikuje neefektivnosti. To vám umožní postupně opakovat a vylepšovat OKR společnosti.
Strategické a taktické výhody sledování OKR
Díky sledování OKR můžete dosáhnout postupného růstu prostřednictvím:
Strategické řízení
OKR poskytují rámec pro sladění cílů týmu/oddělení se strategickými cíli podniku. To zahrnuje rozdělení cílů na metriky, jejich bodování a stanovení priorit činností.
Poskytuje přehled o tom, jak každá činnost zapadá do celkového plánu, a to nad rámec běžných metod řízení výkonu. Zpětná vazba shromážděná prostřednictvím kontrol OKR umožňuje vedení stanovit dlouhodobé cíle, zatímco manažeři vytvářejí postupné strategie k jejich dosažení.
Stanovení cílů
Samostatné metriky poskytují pouze lineární reporting a ukazují, zda byly splněny výkonnostní cíle. OKR je však spojuje s konkrétními KPI a iniciativami v předem definovaném období (obvykle 90 dní). Navíc také kvantifikují cíl v konkrétních termínech, čímž jej činí měřitelným.
Například jako vlastník OKR musíte ve třetím čtvrtletí roku 2024 zvýšit opakované prodeje o 10 %. Stanovením základních výkonnostních parametrů můžete nastavit jasné cíle pro jeden nebo více klíčových výsledků a zvýšit šance na jejich dosažení.
Agilní vývoj softwaru
Díky sledování OKR mají softwarové vývojové týmy větší šanci dokončit projekty včas a v rámci rozpočtu.
Příklad: Jak sledování OKR zvyšuje efektivitu agilních týmů.
Předpokládejme, že jste projektovým manažerem v agilním týmu pro vývoj softwaru. S pomocí agilních OKR můžete mapovat vývojové pracovní postupy na konkrétní výsledky.
Analýzou incidentů nebo selhání ve fázi testování můžete vývojovým týmům pomoci optimalizovat časové rámce nasazení.
Data OKR vám umožňují stanovit priority klíčových testovacích aktivit, definovat časové harmonogramy, sledovat pokrok a zajistit spokojenost zákazníků.
Příklad OKR pro vývoj softwaru
Cíl: Vyvinout mobilní verzi softwaru do [čtvrtletí a roku]
Klíčové výsledky:
- Vyvinout funkční prototyp mobilní aplikace do [datum]
- Zajistěte, aby každá funkce prošla alespoň 90 % předem definovaných testovacích případů.
- Před spuštěním shromážděte zpětnou vazbu z uživatelských testovacích relací s alespoň 30 účastníky.
Porozumění rámci OKR
OKR umožňují organizacím lépe se soustředit na výsledky, zlepšit transparentnost a usnadnit strategické sladění celkových cílů společnosti s OKR týmu.
Vedoucí týmy se však mohou soustředit spíše na sledování dokončených činností než na skutečně dosažených výsledcích, což může způsobit, že se OKR budou velmi podobat tradičním metrikám scorecard. Nebezpečí spočívá v tom, že se OKR mohou začít mísit s každodenními úkoly a ztratit tak ze zřetele svůj skutečný účel: dosahování významných výsledků.
Rámec OKR má pomoci strukturovat vaše cíle a klíčové výsledky do plynulé hierarchie. V ideálním scénáři by OKR měly manažerům umožnit vidět, jak je propojit tak, aby podporovaly růst podniku, a pomáhat manažerům orientovat se ve svém myšlení na výsledky.
Bez spolehlivého systému sledování OKR však může vaše firma ztrácet čas a zdroje prací na nereálných cílech. Členové týmu navíc nebudou vidět, jak jejich výkon ovlivňuje priority firmy.
Účinný systém sledování OKR umožňuje organizacím stanovit smysluplné cíle, sledovat konzistentní pokrok, informovat všechny zúčastněné strany a vytvořit impuls k dosažení konkrétních cílů na základě rozhodnutí založených na datech.
Jak využít strategické plánování při stanovování OKR?
Nastavení OKR zahrnuje převzetí vysokých cílů společnosti a jejich zúžení na tři až pět klíčových výsledků.
Pokud je například cílem zvýšit spokojenost zákazníků, přirozeně se zaměříte na klíčové výsledky, jako je řešení při prvním kontaktu, doba odezvy, čistý promotérský skóre NPS, skóre spokojenosti zákazníků CSAT atd.
Pokud existuje více obchodních priorit, strategické plánování je může seřadit tak, aby každý cyklus navazoval na ten předchozí , dokud není cíl dosažen. Postupujte takto:
- Začněte tím, že nejprve identifikujete a zapíšete OKR v nejdůležitějších oblastech.
- Sladěte klíčové výsledky napříč týmy a vytvořte ucelenou strategii pro realizaci. Cílem je vytvořit měřitelné milníky, které mají přímý dopad na výsledek.
- Vytvořte jasnou hierarchii propojující větší obchodní cíle s individuálními výkony
Strategické plánování pomáhá rozložit cíle na konkrétní metriky a dále na aktivity, což umožňuje přehlednost a spolupráci.
Použití výkonnostních ukazatelů k definování klíčových výsledků
KPI jsou konkrétní metriky, které indikují růst v dané oblasti podnikání. Například míra fluktuace zaměstnanců přímo souvisí s vaším výkonem jako ideálního zaměstnavatele.
Konkrétní KPI lze použít k porovnání výkonu ve dvou nebo více cyklech OKR. Poté můžete změřit procentuální změnu ve vašich KPI a kombinovat výsledky se zpětnou vazbou týmu, abyste pochopili, co fungovalo dobře a co ne.
Z pohledu strategického plánování mohou historické trendy poskytnout informace o tom, na jaké klíčové výsledky se zaměřit.
Například ve svém softwaru OKR můžete porovnat konverzní poměry v 1. a 2. čtvrtletí, podrobně prozkoumat konkrétní reklamní kampaně, které vedly k nárůstu tržeb, a rozhodnout se, zda v nich budete pokračovat i ve 3. čtvrtletí.
Jak sledovat OKR: praktické tipy a strategie
1. Přiřazení odpovědnosti za sledování OKR
Jako člen vedení nebo týmu OKR budete definovat cíle na základě celkových potřeb podniku. To zahrnuje stanovení klíčových výsledků pro jednotlivá oddělení, která máte na starosti. Budete také muset jmenovat šampiony OKR, kteří budou podporovat týmy na provozní úrovni.
Jakmile se proces rozběhne, šampioni OKR s vámi budou sdílet informace o pokroku, plánovat pravidelné schůzky s týmy a poskytovat zpětnou vazbu. Na úrovni týmu budete také muset zajistit individuální koučování a podporu, zejména pro nové zaměstnance, aby všichni rozuměli OKR.
Šampion OKR poté přidělí odpovědnost za konkrétní klíčové výsledky jedné nebo více osobám v každém týmu. Tito vlastníci jsou zodpovědní za to, aby pomáhali týmu udržet se na správné cestě k dosažení jeho cílů.
Zde je osvědčená praxe: Jmenujte šampiony OKR z vašeho oddělení. Měli by být obeznámeni s pracovním postupem oddělení a být schopni poskytovat konkrétní a relevantní zpětnou vazbu.
Kontroly OKR se obvykle plánují každý týden, abyste mohli posoudit výkonnost týmu a shromáždit zpětnou vazbu. Během těchto kontrol budete mít příležitost komunikovat s OKR šampiónem, manažery týmů a dalšími relevantními osobami.
Společně můžete provést SWOT analýzu, abyste identifikovali silné a slabé stránky, příležitosti a hrozby. Na základě zpětné vazby a analýzy můžete upravit časové plány, cíle nebo cokoli jiného, abyste optimalizovali svůj přístup.
Ať už jste součástí startupu, kde vedete malý tým, nebo řídíte několik oddělení ve větší organizaci, zvažte použití softwaru pro OKR, jako je ClickUp, který automatizuje sledování OKR.
Například ClickUp má šablony OKR, které poskytují strukturovaný rámec pro přiřazování vlastníků OKR, sledování jejich odpovědností a zajištění toho, aby všichni byli na stejné vlně.
Dvě nejčastěji používané šablony agilními týmy jsou:
Šablona složky OKR od ClickUp
Na úrovni organizace je šablona složky ClickUp OKR komplexním plánovacím nástrojem, který pomáhá vedoucím pracovníkům stanovit a dosáhnout vysoce výkonných cílů.
Přizpůsobitelná šablona obsahuje plánovací rytmus, který nastiňuje základní strukturu pro vývoj OKR.
Seznamy OKR rozdělují cíle na menší části, umožňují manažerům sledovat pokrok a zajišťují, že všichni zůstanou po celý rok na správné cestě.
Šablona rámce OKR od ClickUp
Šablona OKR Framework od ClickUp zajišťuje, že všechny týmy v organizaci se soustředí na stejné cíle.
Zde je návod, jak manažeři používají tuto šablonu OKR k nastavení a sledování cílů a klíčových výsledků:
- Vytvářejte a sledujte pokrok v plnění svých celkových cílů a záměrů pomocí globálního přehledu OKR.
- Získejte jasnou představu o tom, jak každý tým postupuje směrem ke svým cílům, pomocí zobrazení OKR Progress Board View.
- Naplánujte a sledujte časové osy pro každý cíl pomocí zobrazení časové osy.
2. Plánování kontrolních schůzek pro sledování výsledků
Pravidelné a časté kontroly OKR zajistí, že vedoucí týmů budou sledovat pokrok a podávat vám o něm zprávy.
Na své straně mohou také vedoucí týmů sdílet zpětnou vazbu ze svých individuálních koučovacích sezení a identifikovat překážky na úrovni jednotlivých OKR, než ovlivní OKR týmu.
- V ideálním případě by schůzky týkající se OKR neměly trvat déle než 15 minut a měly by se konat nejlépe v pátek, aby nedocházelo ke kolizím s rutinními schůzkami týmu.
- Za druhé, musíte vytvořit dashboard OKR, abyste mohli sdílet aktualizace. Pro snadný přístup se ujistěte, že obsahuje filtry pro pracovní role, klíčové výsledky, bodování, váhu, stav úkolů atd.
Jakmile zaměstnanci aktualizují své OKR, informace se mohou synchronizovat v reálném čase na dashboard. To zefektivní sběr dat napříč týmy a usnadní analýzu.
3. Zajištění transparentnosti OKR
Jakmile jste přidělili vlastníky, musí šampion OKR zajistit, aby všichni členové týmu a manažeři měli přístup k plánu OKR.
Každý člen týmu by měl mít přístup k OKR na základě své pracovní role a funkce. Projektový manažer (šampion) musí zajistit, aby všichni pochopili, jak se OKR na úrovni podniku shodují s individuálními OKR.
OKR lze sdílet prostřednictvím dokumentu Google Doc nebo tabulky, ale u větších týmů s více klíčovými výsledky to může být problém.
Například data mohou být zadána nesprávně, pokud máte v tabulce více řádků. Často se stává, že se v tabulce neprojeví každá aktualizace okamžitě. S rostoucí velikostí projektu se tento problém ještě zhoršuje.
V tomto případě se hodí software OKR od ClickUp.
Pomocí ClickUp Goals můžete nastavit a sledovat OKR v reálném čase, provádět podle potřeby úpravy a informovat všechny o změnách, čímž zajistíte transparentnost cyklu OKR.
Můžete dokonce nastavit závislosti úkolů, přidat členy týmu a časové osy a automatizovat sledování pokroku. Nebo rozdělit větší cíle na menší cíle, které lze pak řešit.
4. Stanovení priorit klíčových výsledků prostřednictvím bodového hodnocení OKR
Na základě OKR, které si kladete za cíl, můžete každému klíčovému výsledku přiřadit úroveň priority. K tomu můžete buď odhadnout relativní váhu každé metriky, nebo použít bodovací metodu s předem definovanými kritérii.
- Binární bodování je přístup typu „prospěl/neprospěl“, kdy je klíčový výsledek buď dosažen, nebo nedosažen. Neexistuje žádný střední bod pro částečné úspěchy nebo neúspěchy. Jedná se o rychlý a jednoduchý model bodování. Může však ovlivnit morálku týmu, protože neuznává částečné úspěchy.
- Model hodnocení založený na hodnotách přiřazuje každému klíčovému výsledku skóre mezi 0,0 a 1,0 na základě úrovně pokroku. Cokoliv pod 0,4 je považováno za neúspěch, zatímco skóre mezi 0,4 a 0,6 je považováno za částečný úspěch. Skóre 0,7 a více znamená, že cíl byl dosažen. Tento model uznává částečné úspěchy a boduje mezi 0,4 a 0,6.
- Použijte bodování na základě procent, kdy model měří procento dokončení, aby určil, zda byly klíčové výsledky dosaženy. Například pokud klíčovým výsledkem bylo uzavřít v příštím čtvrtletí 10 nových podnikových klientů a vy jste dosáhli pouze 7, skóre OKR by bylo 70 % (7/10*100).
5. Diskuse o získaných zkušenostech
Každý cyklus OKR přináší poučení, které můžete využít v dalším cyklu. Klíčem je konstruktivní sdílení zpětné vazby bez hodnocení. Pamatujte, že cílem není dosáhnout 100 % vašich cílů. Účelem OKR je motivovat váš tým k překonání své komfortní zóny a dosažení ambiciózních cílů.
Pokud však budete pravidelně dosahovat pokroku v OKR, motivuje to váš tým k většímu úsilí. Při kontrole s týmem nezapomeňte ocenit i malé úspěchy a uznat jejich úsilí.
Překonávání překážek při sledování OKR
1. Výzva: Datové silo
Pokud každý tým ve vaší organizaci používá jiný systém nebo tabulku pro zaznamenávání a správu OKR, budou tato data při sledování organizačních cílů zůstávat izolovaná.
Vedoucí pracovníci nemusí být schopni sledovat výkonnost podniku, pokud jsou daná data roztříštěna do více tabulek. V ideálním případě byste chtěli, aby vedoucí pracovníci mohli transparentně kontrolovat výkonnost podniku a organizace na jednom místě.
Řešení
Software OKR centralizuje data jednotlivců, týmů, oddělení a organizace, čímž poskytuje všem ucelený přehled o pokroku organizace v daném okamžiku.
2. Výzva: Sledujeme KPI, OKR nepotřebujeme
Zní vám to povědomě? Klíčový rozdíl mezi KPI a OKR spočívá v tom, že KPI měří běžnou matici podnikání, zatímco OKR jsou ambiciózní cíle a odvážné záměry. Nelze je používat zaměnitelně, ale spíše vedle sebe.
Řešení
Chcete použít nástroj OKR, jako je ClickUp, ke sledování KPI a OKR.
Například vedoucí pracovníci nebo projektoví manažeři mohou pomocí ClickUp Dashboard vytvořit OKR dashboard, který slouží ke sledování pokroku v plnění cílů a sumarizaci velkého množství dat za účelem získání praktických poznatků.
Dashboard ClickUp rozděluje OKR na sledovatelné iniciativy, díky čemuž je projekt srozumitelný a všichni chápou své příspěvky a role.
Šablona KPI ClickUp naopak umožňuje členům týmu sledovat ukazatele úspěchu, které pomohou dosáhnout OKR. Všichni jsou sladěni s cíli a mohou sledovat výkon v průběhu času pomocí přehledných vizuálních prvků.
3. Výzva: OKR se stávají „nastav a zapomeň“
Klíčovou výzvou při práci s OKR je situace, kdy jsou cíle na začátku čtvrtletí stanoveny s velkým nadšením, ale jak se mění priority a blíží se termíny, sledování se stává až druhořadou záležitostí.
Přístup „nastavit a zapomenout“ narušuje soulad, protože práce se odklání od cílů společnosti a zaměření týmu se zužuje.
Řešení
Milníky ClickUp poskytují organizaci přehled o pokroku v reálném čase. Týmy jsou propojeny prostřednictvím vyvíjejících se OKR, díky čemuž mají cíle stále na očích a vidí, jak daleko jste v jejich dosahování.
4. Výzva: Nedostatek centralizovaného přístupu k relevantní dokumentaci nebo spolupráci
OKR se plánují čtvrtletně na úrovni týmu. Na úrovni organizace mají tendenci probíhat v cyklech a mohou být do jisté míry iterativní. To znamená, že každý čtvrtletí máte jako vedoucí týmu možnost znovu zmapovat své OKR.
Mají v tuto chvíli všichni členové vašeho týmu přístup k datům, která jste shromáždili? Vědí všichni, co se podařilo a co ne?
Máte dokumentaci o tom, co fungovalo a co ne? Chcete optimalizovat proces sledování OKR pomocí dat v reálném čase a dokumentovat jej, místo abyste se spoléhali na odhady nebo intuici.
Řešení
ClickUp Docs je centralizované úložiště, kde členové týmu, projektoví manažeři, vedoucí týmů a vrcholový management mohou ukládat všechny informace související s OKR. Může se jednat o data o předchozích cyklech OKR, příčiny úspěchu a neúspěchu, standardní operační postupy, způsob sledování cílů atd.
Možnosti úprav v reálném čase a bohaté formátování v ClickUp Docs zajišťují, že dokumenty jsou spolupracující, intuitivní a aktualizované s nejnovějšími informacemi.
Zjednodušte sledování OKR pomocí ClickUp
I dobře navržená mapa může být bez kompasu matoucí. Podobně i nevhodné nástroje pro sledování mohou bránit správnému procesu OKR.
Pokud jste rostoucí organizace, ruční sledování pokroku OKR a omezená analýza dat mohou způsobit strategické slepé skvrny nebo, v horším případě, ztrátu příjmů.
S ClickUp je sledování OKR tak jednoduché, jak to jen jde. Od vytváření hierarchie po sladění cílů společnosti a týmu, přiřazování úkolů, předem připravené šablony OKR a aktualizace zpráv o pokroku – ClickUp poskytuje jedinou verzi pravdy, aktualizovanou v reálném čase a s jednoduchou škálovatelností.
Nechte software OKR od ClickUp, aby se postaral o rutinní práci spojené se sledováním OKR, zatímco vy se budete soustředit na strategii růstu. Chcete-li začít se sledováním OKR, doporučujeme vám zaregistrovat se na ClickUp zdarma a vyzkoušet si jej.