Máte někdy pocit, že pracujete na projektu, ale všichni jsou na jiné vlně?
Klíčem k úspěchu každého projektu je soudržnost vašeho týmu a jasná komunikace mezi jeho členy. Projektový brief vám k tomu pomůže.
Podrobný projektový brief slouží jako základ pro váš projekt a zajišťuje, že všichni zúčastnění jsou od samého začátku na stejné vlně.
Popisuje co, proč a jak, a zajišťuje, že všichni zúčastnění jsou na stejné lodi (nebo, jak víte, projektu) a směřují ke stejnému cíli.
Tento průvodce vám ukáže, jak vytvořit brief, který zajistí, že všichni budou na stejné vlně a váš projekt bude pokračovat podle plánu. ✅
Co je projektový brief?
Projektový brief je dokument, který jasně a stručně popisuje základní podrobnosti projektu. Pomáhá zainteresovaným stranám, projektovým týmům a jednotlivým přispěvatelům dosáhnout společného cíle.
Projektový brief zajistí, že nesplníte své cíle nebo se neodchýlíte od časového harmonogramu projektu, a pomůže vám definovat rozsah projektu a nastínit základní body:
- „Co“: Co přesně se tímto projektem snažíme dosáhnout?
- „Proč“: Proč je tento projekt důležitý? Jaký problém řešíme?
- „Kdo“: Pro koho to děláme? Kdo je naše cílová skupina?
- „Kdy“: Jaký je časový harmonogram? Jaké realistické termíny můžeme stanovit, aby všichni drželi krok? ⏱️
- „Jak“: Jaké jsou výstupy? Jak je do konce projektu vytvoříme nebo sestavíme?
💡Příklad: Váš zakladatel si myslí, že vaše současná fitness webová stránka potřebuje před spuštěním redesign. To znamená novou, uživatelsky přívětivou webovou stránku, která lépe prezentuje vaši značku a cílí na vaše publikum.
Vaším cílem je získat o 20 % více kvalifikovaných potenciálních zákazníků během šesti měsíců.
Vytvořením zadání projektu redesignu webových stránek:
- Jasně definujte svou cílovou skupinu (mladí profesionálové, kteří se věnují fitness).
- Nastíňte cíle kampaně (zvýšit počet kvalifikovaných potenciálních zákazníků o 20 % během šesti měsíců).
- Uveďte konkrétní výstupy (poutavý design, lepší barevná paleta atd.).
- Stanovte časový harmonogram a ujasněte si termíny a lhůty.
K vytvoření stručného popisu projektu použijte přizpůsobitelné šablony. Jsou připravené k použití, ušetří vám čas a dodají vašemu projektu strukturu, abyste mohli pracovat rychleji a lépe.
Rozdíl mezi projektovým zadáním a podobnými dokumenty
Lidé často zaměňují projektové zadání s jinými dokumenty. Podívejme se na podobné dokumenty a zjistěme, čím se od sebe liší:
1. Projektový brief vs. kreativní brief
Projektové zadání a kreativní zadání mají mnoho společného. Oba jsou nezbytnými dokumenty při vývoji projektu, ale zabývají se různými aspekty.
Projektový brief poskytuje celkový přehled – přehled projektu, co se snažíme dosáhnout, pro koho to děláme a kdy to musí být hotové.
Kreativní zadání se naopak zaměřuje na kreativní stránku věci.
💡Příklad: Předpokládejme, že spouštíte kampaň na sociálních médiích pro novou fitness aplikaci.
Projektový brief by měl obsahovat popis cílové skupiny (zaneprázdnění profesionálové) a cíle (zvýšení počtu stažení aplikace).
Naopak kreativní brief se zabývá podrobnostmi kampaně – druhem obsahu (vtipné tipy na cvičení), tónem hlasu (optimistický a motivační) a konkrétními designovými prvky, které je třeba zahrnout.
Projektový brief stanoví celkový směr, zatímco kreativní brief se zaměřuje na to, jak tohoto cíle dosáhnout.
2. Projektový brief vs. shrnutí
Souhrn poskytuje obecný přehled o návrhu projektu, zatímco projektový brief se zabývá konkrétními detaily jeho realizace.
💡Příklad: Pokud vytváříte aplikaci, projektový brief bude fungovat jako podrobný návod k sestavení – obsahuje všechny informace pro inženýry. Jedná se o komplexní dokument pro přímo zapojený tým.
Souhrn projektu je naopak něco jako tisková zpráva o vašem projektu.
Zvýrazní zajímavé funkce aplikace, výhody, které nabízí uživatelům, a celkovou misi. Jedná se o stručný přehled pro nadřízené, kteří potřebují vědět „co“ a „proč“, aniž by se museli ponořovat do technických detailů.
Projektové zadání tedy slouží jako vodítko pro tým, který staví kosmickou loď, zatímco souhrnné zprávy vzbuzují u investorů nadšení pro vesmírné dobrodružství.
3. Projektový brief vs. projektová charta
Projektové zadání a charty jsou základními dokumenty v projektovém řízení, ale používají se v mírně odlišných fázích.
Projektová charta formalizuje zahájení projektu, zatímco specifikace se zaměřuje na provozní aspekty.
💡Příklad: Projektová charta schvaluje projekt, nastiňuje potřebné zdroje a určuje odpovědného projektového manažera, který zajistí hladký průběh projektu.
Projektový brief se zabývá podrobněji specifiky projektu. Popisuje, na jakém typu projektu pracujete, kdo bude spolupracovat s projektovým manažerem a časový rámec pro dokončení projektu.
4. Projektový brief vs. projektový plán
Projektové zadání a plán se mohou zdát stejné, ale zabývají se informacemi na různých úrovních detailů.
Projektový plán podrobně popisuje konkrétní úkoly, zdroje a závislosti, zatímco zadání poskytuje širší kontext.
💡Příklad: Projektový brief poskytuje obecný přehled o aplikaci. Zaměřuje se na cíle, rozsah, výstupy, časový harmonogram a zúčastněné strany. Jeho cílem je poskytnout zúčastněným stranám rychlý přehled o účelu a cílech projektu.
Projektový plán pro aplikaci bude naopak obsahovat podrobný rozpis úkolů, časových harmonogramů, zdrojů a rizik. Zahrnuje konkrétní akce, odpovědnosti a strategie. Slouží jako plán pro projektový tým, aby mohl kampaň efektivně realizovat a monitorovat.
Zatímco projektový brief stanoví počáteční směr, projektový plán vás dovede k cíli.
Prvky úspěšného projektového briefu
Zde je několik klíčových aspektů dobrého projektového briefu:
1. Nastavení kontextu
Silný projektový brief začíná silným základem – přehledem, základními informacemi a kontextem. Poskytuje všem zúčastněným zásadní kontext.
Vysvětlení historie projektu, jeho cílů a všech relevantních souvislostí s celkovým kontextem organizace zajistí, že všichni budou od samého začátku na stejné vlně.
Jasné cíle v zadání projektu vedou váš tým k úspěchu a vykreslují obraz toho, co tento úspěch znamená. Tato jasnost pomáhá stanovit priority úkolů a efektivně přidělovat zdroje.
Umožní vám také nastavit metriky pro sledování pokroku a oslavit dosažení cílů projektu.
2. Výběr cílové skupiny
Je velmi důležité vědět, pro koho projektový brief vytváříte. Když porozumíte své cílové skupině, můžete přizpůsobit výstupy a sdělení svého projektu tak, aby s ní navázaly kontakt.
Dobře definovaná cílová skupina zajišťuje efektivní komunikaci, větší zájem a projekt, který přináší skutečnou hodnotu pro správné lidi.
Určete tedy, koho se snažíte oslovit: zákazníky, konkrétní věkovou skupinu nebo možná dokonce své zaměstnance. Jaké jsou jejich výzvy a jak jim může váš projekt pomoci?
Zahrňte tyto informace do svého projektového briefu – považujte to za zaslání cílených pozvánek, které zajistí, že všichni členové týmu pochopí, pro koho projekt vytvářejí, a připraví půdu pro projekt s jasným zaměřením a hladkou spoluprací při řízení projektu.
3. Stanovení časového harmonogramu projektu
Jasný časový plán dokonale nastavuje očekávání. Členové týmu vědí, kdy jsou klíčové milníky a výstupy splatné, což umožňuje transparentnost a zabraňuje zmatkům.
To také umožňuje strategické přidělování zdrojů a zajišťuje, že správní lidé budou k dispozici ve správný čas.
Můžete včas identifikovat potenciální překážky a v případě potřeby upravit svůj postup. Navíc jasně definovaný časový plán udržuje všechny motivované a soustředěné na dosažení těchto milníků a oslavuje každý krok vpřed při realizaci projektu.
Při vytváření zadání nezapomeňte uvést časový harmonogram s podrobným popisem hlavních fází projektu, klíčových milníků a konkrétních termínů úkolů.
4. Definování metrik pro měření úspěchu
Jak budete měřit efektivitu projektu? Pomocí metrik úspěchu.
Metriky mohou být kvantitativní (např. prodejní čísla a zapojení uživatelů) nebo kvalitativní (např. spokojenost klientů).
Metriky úspěchu vám umožňují sledovat pokrok a v případě potřeby činit informovaná rozhodnutí (například návštěvnost webových stránek nebo aktivita na sociálních médiích). Navíc posilují odpovědnost – členové týmu chápou, jak jejich práce přispívá k cílům projektu.
5. Role zainteresovaných stran a týmů
Projektové zadání využívají dvě klíčové skupiny: zainteresované strany a týmy.
Zainteresované strany, investoři projektu, mají na jeho úspěchu osobní zájem. Může se jednat o klienty financující projekt, vedoucí pracovníky společnosti poskytující pokyny nebo dokonce koncové uživatele, kteří budou s finálním produktem pracovat.
Zainteresované strany přispívají k vývoji zadání tím, že definují cíle projektu, identifikují cílové publikum a stanovují metriky úspěchu.
Projektové týmy provádějí plán. Mohou zahrnovat projektového manažera, který vede tým, a funkční týmy, jako jsou designéři, vývojáři, marketingoví specialisté nebo tvůrci obsahu.
Podporujte otevřenou komunikaci v průběhu celého projektu – zpětná vazba od zainteresovaných stran a otázky od týmů zajistí, že se všichni budou cítit informovaní a zapojení do dosahování cílů projektu.
6. Seznam klíčových výstupů s termíny
Jasný seznam výstupů s termíny umožňuje všem zúčastněným stranám mít jasno.
Znalost termínů umožňuje týmům efektivně plánovat práci, stanovovat priority úkolů a vyhnout se chaosu na poslední chvíli.
Existují nástroje, které vám pomohou se v tom zorientovat. Tyto nástroje vyhovují různým preferencím a potřebám a co je nejlepší, jsou zdarma! Najít nástroj pro řízení projektů, který vyhovuje potřebám vašeho týmu, je tedy snadné a bezproblémové.
Jak napsat komplexní projektový brief
Dobře napsaný projektový brief vytváří pevný základ pro úspěšný projekt. Zde je podrobný návod, jak napsat komplexní projektový brief:
Krok 1: Shrňte projekt a jeho účel
- Název projektu: Jasně uveďte název projektu. Ten by měl být stručný a výstižný (např. „Projekt redesignu webových stránek“ nebo „Kampaň na sociálních médiích pro uvedení nového produktu na trh“).
- Pozadí: Stručně vysvětlete kontext a důvod projektu. Odpovězte na otázku: „Proč to děláme?“ Můžete zmínit jakoukoli relevantní historii, předchozí iniciativy nebo souvislosti s cíli organizace. Buďte struční – stačí několik jasných vět.
- Můžete zmínit jakoukoli relevantní historii, předchozí iniciativy nebo souvislosti s cíli organizace.
- Buďte struční – stačí několik jasných vět.
- Můžete zmínit jakoukoli relevantní historii, předchozí iniciativy nebo souvislosti s cíli organizace.
- Buďte struční – stačí několik jasných vět.
Krok 2: Definujte záměr projektu
- Cíle projektu: Definujte konkrétní, obecné cíle, kterých chcete dosáhnout. Co chcete tímto projektem dosáhnout? Příklady: „Zvýšit návštěvnost webových stránek o 20 % během příštího čtvrtletí“ nebo „Zlepšit povědomí o značce mezi mladými profesionály. “ Zaměřte se na měřitelné výsledky a vyhněte se vágním tvrzením.
- Příklady: „Zvýšit návštěvnost webových stránek o 20 % během příštího čtvrtletí“ nebo „Zlepšit povědomí o značce mezi mladými profesionály. “
- Zaměřte se na měřitelné výsledky a vyhněte se vágním prohlášením.
- Kritéria úspěchu: Jak poznáte, zda je projekt úspěšný? Definujte měřitelné metriky, které odpovídají vašim cílům. Může se jednat o analýzu webových stránek, metriky zapojení na sociálních médiích, průzkumy spokojenosti zákazníků nebo úspory nákladů.
- Může se jednat o analýzu webových stránek, metriky zapojení na sociálních médiích, průzkumy spokojenosti zákazníků nebo úspory nákladů.
- Příklady: „Zvýšit návštěvnost webových stránek o 20 % během příštího čtvrtletí“ nebo „Zlepšit povědomí o značce mezi mladými profesionály. “
- Zaměřte se na měřitelné výsledky a vyhněte se vágním tvrzením.
- Může se jednat o analýzu webových stránek, metriky zapojení na sociálních médiích, průzkumy spokojenosti zákazníků nebo úspory nákladů.
Pokud potřebujete příklad projektového briefu pro marketing, šablona marketingového briefu ClickUp vám pomůže uspořádat všechny informace související s marketingovým projektem na jednom místě, kde je uvidí všichni.
Šablona marketingového projektu ClickUp pomáhá všem zúčastněným stranám sjednotit se při vytváření marketingové strategie. Zde je několik příkladů, jak vám může pomoci:
- Jasná definice cílů a záměrů
- Časové harmonogramy stanovené pro každý krok vaší kampaně
- Úkoly a zdroje organizované tak, aby se váš tým mohl soustředit
Krok 3: Nastíňte OKR a výstupy
OKR (cíle a klíčové výsledky) je rámec, který pomáhá převést vaše cíle do konkrétních, měřitelných výsledků.
- Pro každý cíl definujte 2–3 klíčové výsledky, které sledují pokrok při jeho dosahování. Příklad: Cíl: Zvýšit povědomí o značce Klíčový výsledek 1: Zvýšit počet sledujících na sociálních médiích o 15 % za 3 měsíce Klíčový výsledek 2: Dosáhnout 5% nárůstu zmínek o značce online
- Příklad: Cíl: Zvýšit povědomí o značce Klíčový výsledek 1: Zvýšit počet sledujících na sociálních médiích o 15 % za 3 měsíce Klíčový výsledek 2: Dosáhnout 5% nárůstu zmínek o značce online
- Cíl: Zvýšit povědomí o značce
- Klíčový výsledek 1: Zvýšit počet sledujících na sociálních médiích o 15 % za 3 měsíce
- Klíčový výsledek 2: Dosáhnout 5% nárůstu zmínek o značce online
- Výstupy: Jedná se o hmatatelné výsledky projektu. Co bude na konci vytvořeno? Uveďte všechny výstupy (zprávy, prototypy, marketingové materiály atd.) s konkrétními termíny dokončení. Buďte co nejpodrobnější – zajistíte tak jasnost a předejdete nejasnostem.
- Uveďte všechny výstupy (zprávy, prototypy, marketingové materiály atd.) s konkrétními termíny dokončení.
- Buďte co nejpodrobnější – zajistíte tak srozumitelnost a předejdete nejasnostem.
- Příklad: Cíl: Zvýšit povědomí o značce Klíčový výsledek 1: Zvýšit počet sledujících na sociálních médiích o 15 % za 3 měsíce Klíčový výsledek 2: Dosáhnout 5% nárůstu zmínek o značce online
- Cíl: Zvýšit povědomí o značce
- Klíčový výsledek 1: Zvýšit počet sledujících na sociálních médiích o 15 % za 3 měsíce
- Klíčový výsledek 2: Dosáhnout 5% nárůstu zmínek o značce online
- Cíl: Zvýšit povědomí o značce
- Klíčový výsledek 1: Zvýšit počet sledujících na sociálních médiích o 15 % za 3 měsíce
- Klíčový výsledek 2: Dosáhnout 5% nárůstu zmínek o značce online
- Uveďte všechny výstupy (zprávy, prototypy, marketingové materiály atd.) s konkrétními termíny dokončení.
- Buďte co nejpodrobnější – zajistíte tak jasnost a vyhnete se nejasnostem.
Šablona pro projektové reporty ClickUp má jasnou strukturu, která zajistí, že zachytíte všechny potřebné detaily o vašem projektu: úkoly, výdaje a dokonce i nedořešené záležitosti!
Díky jasnému přehledu o postupu projektu můžete odhalit případné překážky, které mohou vyžadovat zvláštní pozornost.
💡 Tip pro profesionály:
Používejte odrážky, nadpisy a vizuální prvky, jako jsou tabulky, abyste zvýšili čitelnost a přehlednost svého projektového briefu.
ClickUp Docs je vynikající nástroj pro psaní projektových briefů. Uspořádá váš projektový brief a rozdělí přehled, cíle, cílovou skupinu, výstupy a časový harmonogram projektu do přehledných sekcí.
ClickUp Docs také zefektivňuje proces tím, že nabízí funkce jako editace v reálném čase a integraci s některými z nejlepších nástrojů pro řízení projektů.
Kromě toho je ClickUp Brain vaším osobním asistentem s umělou inteligencí, který vám poskytuje podporu během celého procesu vytváření projektového briefu.
ClickUp Brain je váš nepostradatelný nástroj pro vytváření návrhů projektových zadání, brainstorming nápadů a sledování pokroku. Šetří drahocenný čas a celý proces zrychluje a zefektivňuje.
Význam projektových briefů pro úspěšné řízení projektů
Díky projektovému briefu jsou všichni na stejné vlně: už žádné nejasnosti. Brief popisuje cíle projektu, cílovou skupinu, výstupy a termíny.
Můžete vytvořit solidní plán a přidělit správné lidi ke správným úkolům, čímž eliminujete plýtvání časem a zdroji. Navíc, když vyvstanou otázky, každý se může podívat do zadání, aby se ujistil, že rozhodnutí jsou v souladu s celkovými cíli. Tato odpovědnost je zásadní – nastiňuje jednotlivé role a odpovědnosti a zajišťuje, že každý ví, jak přispět k úspěchu projektu.
Projektové zadání pomáhá včas identifikovat potenciální problémy. Předvídáním těchto překážek můžete vyvinout řešení a zajistit hladký průběh projektu, díky čemuž snadno dosáhnete svých cílů v oblasti projektového řízení.
Osvědčené postupy pro psaní projektového briefu
- Buďte jasní a struční: Není třeba používat složitou terminologii – napište popis tak, aby mu všichni rozuměli.
- Pravidlo SMART cílů: Stanovte konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené cíle. Takto bude každý přesně vědět, jak vypadá úspěch.
- Výstupy a termíny: Seznamte vše, co je třeba do konce projektu vytvořit, spolu s jasnými termíny.
- Kdo je kdo? Identifikujte všechny zúčastněné strany zapojené do projektu a jejich role.
- Zůstaňte v kontaktu: Nastavte jasné komunikační kanály, aby všichni byli informováni a mohli klást otázky.
Ačkoli neexistuje žádný zázračný recept na psaní projektových briefů, projekty s kvalitními briefy pravděpodobně dosáhnou svých cílů včas a v rámci rozpočtu.
Nyní je ideální čas prozkoumat šablony pro řízení projektů. Tyto šablony jsou hotové plány, které jsou nejlepším pomocníkem vašeho projektu a zajišťují, že je každý detail zohledněn a zorganizován.
Zvládněte projektové zadání s ClickUp
Dobře strukturovaný projektový brief je nezbytný pro úspěšné řízení jakéhokoli projektu. Poskytuje jasnost, zefektivňuje komunikaci a umožňuje vám efektivně pracovat na společných cílech.
Začleněním prvků a kroků popsaných v této příručce můžete vytvořit projektové zadání, které zajistí úspěch vašich projektů.
Řešení pro správu projektů ClickUp vám pomůže hladce spravovat projekty v rámci platformy. ClickUp nabízí centralizované centrum pro jasnou komunikaci a efektivní realizaci projektů, díky čemuž mohou všichni rychleji dosáhnout svých cílů.
Začněte s ClickUp ještě dnes zdarma!
Často kladené otázky (FAQ)
1. Jaký je formát projektového briefu?
Neexistuje žádný univerzální formát pro vytvoření projektového briefu. Nejúčinnější briefy však mají podobnou strukturu a obsahují výše zmíněné prvky (souvislosti, cíle, cílová skupina atd.).
2. Jak napsat stručný popis příkladu projektu?
Stručný popis projektu by měl být výstižným přehledem zachycujícím podstatu projektu. Stručně uveďte povahu projektu, jeho cíle a cílovou skupinu. Zde je příklad stručného popisu projektu:
Popis projektu: Vytvořte novou webovou stránku pro naši společnost s cílem posílit identitu značky, zlepšit uživatelský zážitek a získat více potenciálních zákazníků. Cílovou skupinou jsou naši klíčoví zákazníci z technologického odvětví.
3. Jaký je rozdíl mezi projektovým a vývojovým briefem?
Projektový brief poskytuje širší přehled o projektu, zahrnující cíle, cílovou skupinu a celkovou strategii.
Popis vývoje, který se často používá při vývoji softwaru, se podrobněji zabývá technickými specifikacemi a funkcemi. Jedná se o podrobnější dokument přizpůsobený pro vývojový tým.