Ztráta času stojí vaši agenturu čas a produktivitu. Může se stát, že budete platit zaměstnancům za hodiny, které neodpracovali, za podprůměrný výkon nebo za promarněné příležitosti.
Právě zde přichází na řadu software pro evidenci pracovní doby v agenturách – eliminuje tyto problémy a přesně sleduje pracovní dobu zaměstnanců, aby bylo zajištěno, že platíte za to, co dostanete.
Ale s tolika nástroji pro sledování času, který z nich si vybrat? Tento příspěvek se zaměří na 10 nejlepších softwarových nástrojů pro evidenci pracovní doby v agenturách v roce 2024, včetně nejlepších funkcí, cen a ideálních zákazníků každého nástroje.
Jdeme na to.
Co byste měli hledat v softwaru pro evidenci pracovní doby v agentuře?
Každý nástroj pro evidenci pracovní doby v agenturách je jiný. Pokud by existovala dokonalá platforma, nabízela by všechny následující funkce:
- Automatizace: Hledejte automatizaci fakturace a sledování času. Automatizace sledování času znamená, že nástroj automaticky začne sledovat čas na základě spouštěčů (například otevření konkrétního souboru), a automatizace fakturace sleduje a fakturuje fakturovatelné hodiny za projekty klientů.
- Kompatibilita a integrace: Vyberte nástroj, který je kompatibilní s vašimi stávajícími nástroji a hladce se integruje s vašimi dalšími aplikacemi, jako je software pro výpočet mezd (např. QuickBooks), platformy pro správu projektů (např. Asana nebo Trello) a komunikační nástroje (např. Slack).
- Možnosti přizpůsobení: Hledejte software pro sledování času v agentuře, který nabízí přizpůsobitelné funkce, aby se přizpůsobil jedinečným případům použití vaší agentury, jako jsou šablony časových rozvrhů, oprávnění uživatelů, připomenutí a oznámení a přizpůsobení motivů.
- Systém pro sledování času: Vyberte si řešení, které nabízí integrovaný časový tracker, jednoduchou funkci zaznamenávání příchodu a odchodu, ruční zadávání času, sledování GPS a automatické sledování na základě úkolů.
- Mobilní přístupnost: Mobilní aplikace pomůže členům vašeho týmu pracujícím na dálku a zaměstnancům pracujícím v terénu snadno zaznamenávat odpracované hodiny, prohlížet rozvrhy a odesílat pracovní výkazy i na cestách.
- Reporting a analytika: Hledejte pokročilé funkce reportingu, jako jsou míra dokončení úkolů, Ganttův diagram a ziskovost klientů, abyste pochopili, jak váš tým tráví čas, zaznamenávali hodiny a hodinové sazby a generovali podrobné reporty pro sledování rozpočtů a optimalizaci produktivity.
10 nejlepších softwarů pro evidenci pracovní doby v agenturách
1. ClickUp
ClickUp je populární cloudový software pro správu projektů s funkcemi pro sledování času. Můžete sledovat čas strávený na každém úkolu v hodinách a minutách. Stačí zapnout časovač v mobilní/desktopové aplikaci nebo použít rozšíření pro Chrome.
Získáte také odhad času, který vám umožní stanovit cíle v oblasti řízení času pro váš tým. Při přidělování úkolu použijte tuto funkci k přidání předpokládaného času, který by na něj měl váš tým strávit.
ClickUp nabízí funkci vykazování času, která automaticky generuje přehledy sledovaného času a fakturovatelných hodin podle potřeby, čímž šetří práci s ručním zaznamenáváním a správou úkolů.
A to není vše – ClickUp vám umožňuje organizovat sledovaný čas pomocí štítků, poznámek a filtrů. Tyto funkce umožňují kategorizaci a organizaci časových záznamů podle projektu, klienta nebo typu úkolu. Časové záznamy můžete upravovat kdykoli chcete nebo označit sledovaný čas jako fakturovatelný.
ClickUp Project Time Tracking nabízí také různé možnosti zobrazení. ClickUp Time Management Board si můžete prohlížet v kalendáři, Ganttově diagramu, časové ose a zobrazení pracovní zátěže. Vzhledem k rozsahu a hloubce funkcí pro správu projektů je ClickUp nejvhodnější pro freelancery, podnikatele, podniky a rostoucí týmy všech velikostí.
Nejlepší funkce ClickUp
- Sledujte čas v přizpůsobených nebo předem připravených tabulkách, jako je šablona ClickUp Services Timesheet Template a šablony pro zaznamenávání času.
- Zobrazte čas sledovaný podle dne, týdne, měsíce nebo úkolu a analyzujte produktivitu.
- Propojte ClickUp s aplikací pro sledování času (například Toggl nebo Harvest) a importujte záznamy z více platforem.
- Porovnejte odhadovaný čas se zaznamenaným časem, abyste získali přehled o celkové produktivitě svého týmu i o produktivitě jednotlivých úkolů a zlepšili správu zdrojů.
- Přejděte z automatického sledování času na ruční sledování času, kdykoli je to potřeba.
Omezení ClickUp
- V bezplatném tarifu pouze 100 MB úložného prostoru
- Zpočátku to může být trochu matoucí, protože je třeba se seznámit s mnoha funkcemi.
Ceny ClickUp
- Navždy zdarma
- Neomezený: 7 $/měsíc na uživatele
- Business: 12 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Individuální ceny
- ClickUp Brain: K dispozici ve všech placených tarifech za 5 USD za člena pracovního prostoru za měsíc.
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 9 400 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 4 000 recenzí)
2. Hubstaff
Hubstaff je softwarová sada pro správu pracovní síly, která nabízí tři řešení – software pro sledování času, software pro produktivitu zaměstnanců a software pro analýzu pracovní síly.
Tento nástroj nabízí online pracovní výkazy, digitální verze papírových časových karet nebo tabulky Excel v rámci softwaru pro sledování času. Přesně zaznamenávají, kdy zaměstnanci přicházejí a odcházejí, a fakturovatelné i nefakturovatelné hodiny. Tyto pracovní výkazy jsou však méně přizpůsobitelné než ty, které nabízí ClickUp.
Získáte také časové zprávy založené na údajích o sledování času, které se automaticky generují podle vašich preferencí (denně, týdně, dvakrát týdně, měsíčně nebo ročně). Shromažďují a zobrazují relevantní data ve formě souhrnu, včetně přehledných grafů.
A to není vše – Hubstaff také nabízí schvalování časových rozvrhů, což zvyšuje bezpečnost automatizovaných procesů. Než Hubstaff automaticky vygeneruje faktury nebo vyplatí zaměstnancům jejich fakturované hodiny, můžete díky schvalování zkontrolovat časové rozvrhy a schválit nebo zamítnout fakturační proces.
Hubstaff je vhodný pro firmy (zejména softwarové společnosti) se středními a velkými týmy a více odděleními. Tyto týmy ocení funkce pro zvýšení produktivity, sledování rozpočtu, analytické nástroje a sledování času.
Nejlepší funkce Hubstaffu
- Využijte sledování geolokace k ověření polohy zaměstnanců a správě vzdálených pracovníků v různých časových pásmech.
- Zamkněte záznamy o čase, abyste zabránili pozdním změnám
- Pořizujte příležitostné snímky obrazovky zaměstnanců a sledujte jejich nečinnost.
- Vyhodnocujte produktivitu zaměstnanců a ziskovost projektů pomocí podrobných reportů v reálném čase.
Omezení Hubstaffu
- Špatné vzdálené nasazení a údržba
- Není možné zapnout nebo vypnout časovač nečinnosti.
- Nemáte možnost zakoupit pouze sadu pro sledování času.
Ceny Hubstaff
- Starter: 4,99 $ za jedno místo za měsíc
- Grow: 7,50 $ za místo za měsíc
- Team: 10 $ za licenci na měsíc
- Enterprise: 25 $ za licenci na měsíc
Hodnocení a recenze Hubstaff
- G2: 4,3/5 (více než 500 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 1400 recenzí)
3. Toggl Track
Toggl Track je specializovaný nástroj pro správu času, který vám pomůže sledovat čas strávený na konkrétním úkolu s přesností na sekundu.
Pro softwarové a IT společnosti umožňuje Toggl Track uživatelům zasílat podrobné zprávy o každé hodině, za kterou jsou fakturováni. Zatímco většina společností je zvyklá zasílat slepé faktury bez popisu úkolů na týdenní/měsíční bázi, tento software pro sledování času sleduje rozpočty projektů a výkon v reálném čase.
Nejlepší funkce Toggl Track
- Integrace s více než 100 dalšími nástroji pro správu a produktivitu zaměstnanců, jako jsou Asana, Evernote, GitLab a kalendáře Google a Outlook.
- Připněte si délku trvání nebo míru dokončení na horní část obrazovky, abyste je měli po ruce pro rychlou referenci nebo inspiraci.
- Sledujte aktivitu prohlížeče nebo aplikace a analyzujte, jak jste strávili čas při práci na úkolu.
Omezení aplikace Toggl Track
- K úkolům pro klienty nelze přidávat podrobnosti.
- Nemožnost nastavit časovače na konkrétní intervaly, například pět minut
Ceny Toggl Track
- Navždy zdarma
- Starter: 9 $ za uživatele za měsíc
- Premium: 18 $ za uživatele za měsíc
- Enterprise: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Toggl Track
- G2: 4,6/5 (více než 1500 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 2200 recenzí)
4. TimeCamp
TimeCamp je nástroj pro zvýšení produktivity, který nabízí manuální i automatické sledování času. Vytvářejte pracovní výkazy, rozpočtové listy a faktury na základě času investovaného do projektu.
TimeCamp nabízí také nástroj pro sledování výdajů, který vám umožní uchovávat kopie všech účtenek a sledovat výdaje na projekty, abyste mohli klientům vystavovat přesné faktury.
Funkce přizpůsobení TimeCampu jsou však omezené. Nelze vytvářet štítky, přidávat poznámky ani kategorizovat zaznamenané časy. TimeCamp je proto dobrou volbou pro malé týmy se základními potřebami v oblasti sledování času. Tuto aplikaci pro sledování času si nepořizujte, pokud máte více projektů, které potřebujete sledovat, a potřebujete zaznamenaný čas podle nich organizovat.
Nejlepší funkce TimeCamp
- Zamkněte záznamy o odpracované době po skončení pracovní doby a před výplatou týmu zkontrolujte a schválte pracovní výkazy.
- Nastavte si variabilní sazby podle osob nebo projektů a získejte přesný přehled o svých nákladech a výnosech.
- Kopírujte opakující se časové záznamy, abyste neztráceli čas ručním zadáváním.
Omezení TimeCamp
- Žádné nástroje pro plánování nebo porovnávání úkolů
- Mobilní aplikace má problémy s použitelností pro nové uživatele.
Ceny TimeCamp
- Navždy zdarma
- Starter: 3,99 $ za uživatele a měsíc
- Premium: 6,99 $ za uživatele a měsíc
- Ultimate: 10,99 $ za uživatele a měsíc
Hodnocení a recenze TimeCamp
- G2: 4,7/5 (více než 150 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 550 recenzí)
5. Everhour
Everhour je nástroj pro malé týmy, který pomáhá spravovat čas, generovat přesné účty a faktury, sledovat výdaje, spravovat týmy a sestavovat zprávy o produktivitě.
Nevýhoda? Nelze vytvářet a přizpůsobovat pracovní výkazy ani barevně odlišovat dashboard podle vlastních představ. To ztěžuje organizaci záznamů a činností týmu, což znamená, že Everhour je vhodný pouze pro freelancery nebo malé týmy o dvou až třech lidech.
Nejlepší funkce Everhour
- Vytvářejte profily klientů a vyhledávejte nezaúčtované vstupy v nástrojích pro správu projektů.
- Sledování směn zjednodušuje proces vytváření a správy rozvrhů pro váš tým.
Omezení Everhour
- Čas se zaokrouhluje a neukládá se přesně.
- Zprávy nemají nejlepší design.
Ceny Everhour
- Navždy zdarma
- Team: 10 USD za licenci na měsíc, minimálně pět licencí
Hodnocení a recenze EverHour
- G2: 4,7/5 (více než 150 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 400 recenzí)
6. Harvest
Harvest sleduje náklady vašeho času namísto sledování hodin a minut pomocí časovače s jedním kliknutím. Sledovaný čas můžete vizualizovat pomocí grafů a přehledů a poté analyzovat interní časové náklady, míru pokroku a další důležité metriky, které aplikace vypočítává.
Aplikace také umožňuje automaticky generovat a odesílat faktury klientům, což šetří čas samostatným podnikatelům a freelancerům. Vzhledem k tomu, že se Harvest zaměřuje na sledování výdajů, je nejvhodnější pro podniky poskytující služby.
Nejlepší funkce Harvest
- Přidejte členy týmu a jejich kapacitu (maximální počet pracovních hodin) a sledujte, kdo má málo práce a kdo je přetížený.
- Automaticky generujte faktury za odpracované hodiny a automaticky je odesílejte klientům.
- Převádějte data z časových rozvrhů do vizuálních přehledů a vytvářejte přizpůsobitelné reporty pro sledování fakturovatelných hodin.
Omezení Harvest
- API a integrační funkce jsou obtížné nastavit.
- Žádné offline sledování času
- Neuvádí schválený a neschválený čas
Ceny Harvest
- Navždy zdarma
- Harvest Pro: 12 $ za licenci na měsíc
Hodnocení a recenze Harvest
- G2: 4,3/5 (800 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 550 recenzí)
7. Productive
Productive je nástroj pro správu produktivity, který pomáhá malým a středním týmům maximalizovat jejich výstupy. Získejte přizpůsobitelné dashboardy a editovatelné tabule pro vizualizaci finančních dat, zisku projektu, toku projektu a produktivity týmu. Nabízí také klientský portál, který udržuje transparentnost s klientem sdílením aktualizací projektu podle potřeby.
Productive nabízí desktopový časovač, který začne sledovat čas, jakmile začnete pracovat. Můžete také sledovat čas strávený jednotlivými úkoly. Pokud máte naplánované schůzky nebo úkoly, Productive tento čas automaticky sleduje, aniž byste museli cokoli zadávat.
Productive je vhodný pro kreativní agentury a malé týmy v oborech, jako je digitální marketing, poradenství a vývoj softwaru, kde je třeba spolupracovat s klienty během fáze tvorby nápadů a implementace a současně sledovat fakturovatelné hodiny zaměstnanců.
Nejlepší funkce pro produktivitu
- Využijte pokročilé funkce pro sledování času, včetně denního pracovního deníku, týdenních časových rozvrhů, stolního časovače a automatického sledování času s předem naplánovanými rezervacemi času.
- Zobrazte si na jednom místě odpracované a volné hodiny všech svých kolegů a schvalujte žádosti o dovolenou v rámci aplikace Productive.
- Automatické generování faktur pouze za fakturovatelné hodiny
Omezení produktivity
- Navigace není logická a intuitivní.
- Omezené funkce nástroje pro práci s dokumenty (žádné podtitulky, obsah ani odkazy pro veřejné sdílení)
- Nedostatek školicích nebo úvodních materiálů, které by uživatelům pomohly co nejlépe využít jejich předplatné
Produktivní ceny
- Essential: 9 $ za měsíc
- Professional: 24 $ za měsíc
- Ultimate: Kontaktujte nás ohledně cen
- Enterprise: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení produktivity a recenze
- G2: 4,7/5 (více než 40 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 80 recenzí)
8. RescueTime
RescueTime je ideální nástroj pro sledování času pro individuální použití. Aplikace vám umožňuje sledovat pracovní dobu automatickým zapnutím časovače, jakmile začnete pracovat. Detekuje také, kdy se odpojíte od internetu, a jakmile se znovu připojíte, okamžitě se vás zeptá na vaši pracovní dobu offline.
Další skvělou funkcí RescueTime je možnost blokovat rušivé aplikace a webové stránky. Tato funkce je užitečná pro profesionály pracující z domova nebo pro ty, kteří mají problémy se soustředěním.
RescueTime také nabízí virtuální sdílené pracovní prostory pro freelancery, aby se necítili osamělí.
Nejlepší funkce RescueTime
- Blokujte webové stránky a aplikace, které vám zabírají čas
- Vytvářejte podrobné zprávy o tom, jak trávíte svůj čas, abyste mohli být disciplinovanější.
- Získejte doporučení cílů pro vyšší produktivitu
Omezení RescueTime
- Shromažďuje a ukládá data na svých serverech, což vyvolává obavy ohledně ochrany osobních údajů.
- Je obtížné sledovat čas offline
- Pomalé aktualizace
Ceny RescueTime
- RescueTime Lite: Navždy zdarma
- RescueTime: 12 $ za měsíc
Hodnocení a recenze RescueTime
- G2: 4,1/5 (90 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 100 recenzí)
9. HiveDesk
HiveDesk je firemní nástroj pro sledování času. Společnosti používají tuto aplikaci k maximalizaci produktivity zaměstnanců tím, že pečlivě sledují, jak tráví čas na jednotlivých úkolech. Aplikace vám umožňuje sledovat polohu zaměstnanců, délku přestávek, čas strávený na jednotlivých projektech a u jednotlivých klientů a aktivitu klávesnice a myši.
Na první pohled se tento software pro evidenci pracovní doby v agenturách může zaměstnancům zdát příliš rušivý. HiveDesk však zaručuje, že jeho sledování pracovní doby je v souladu s pracovním právem, což znamená, že se nesetkáte s problémy s ochranou osobních údajů.
Nejlepší funkce HiveDesk
- Sledujte polohu, čas a činnost zaměstnanců pomocí screenshotů a GPS pro přesné sledování času.
- Zkontrolujte více zobrazení tabule, včetně kalendáře, kanbanové tabule, seznamu a časové osy projektu.
- Vytvářejte přesné pracovní výkazy
- Spravujte pracovní dobu týmu nastavením rozvrhů, přidělováním směn a pracovních hodin a sledováním dovolených, přesčasů i nepřítomnosti zaměstnanců.
Omezení HiveDesk
- Zaměstnanci se nemohou přihlásit přes mobilní aplikace.
- Žádná živá podpora ani číslo zákaznické podpory
- Pomalé generování reportů
Ceny HiveDesk
- 5 $ za uživatele za měsíc – minimálně tři uživatelé
Hodnocení a recenze HiveDesk
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: Nedostatek recenzí
10. ManyRequests
ManyRequests je platforma pro správu klientů, která nabízí formuláře a fakturaci (včetně nástrojů pro vystavování faktur a onboardingu klientů) a back-office (včetně funkcí souvisejících s požadavky klientů, klientským portálem a nástroji pro správu klientů).
Nástroj pro sledování času ManyRequest je součástí balíčku back-office a zahrnuje generování reportů, možnost odečítat hodiny z plánů klientů a přehledy o výkonu týmu.
Tato aplikace je nejvhodnější pro kreativní a webdesignové agentury, které vyžadují zapojení klientů. Nemusí však být nejlepší volbou pro sledování času interního týmu a správu produktivity za účelem zlepšení řízení projektů.
Nejlepší funkce ManyRequests
- Vytvořte si vlastní klientský portál a přivítejte klienty osobním způsobem.
- Získejte jasný přehled o tom, kdo pracuje na kterém projektu a jaký je stav každého projektu, abyste mohli sledovat jeho průběh.
- Použijte podmíněná pravidla k automatickému přiřazování nových projektů příslušným/konkrétním členům týmu.
Omezení ManyRequests
- Počáteční cena je mnohem vyšší než u ostatních možností v seznamu.
- Mnoho integrací (například Mailchimp a ActiveCampaign) je stále ve fázi vývoje.
Ceny ManyRequests
- Starter: 99 $ měsíčně – dvě licence
- Core: 149 $ měsíčně – pět licencí
- Pro: 399 $ měsíčně – 10 licencí
- Enterprise: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze ManyRequests
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: Nedostatek recenzí
Získejte více než jen sledování času s ClickUp
Software pro sledování času je nejlepší investicí pro každou firmu nebo odvětví, které zaznamenává čas a vyplácí zaměstnance na základě jejich celkového počtu odpracovaných hodin.
ClickUp je komplexní nástroj pro správu projektů, který vám pomůže sledovat fakturovatelné hodiny a generovat zprávy o produktivitě týmu. Nabízí mnohem více než jen základní sledování času.
S ClickUpem budete moci:
- Zaznamenávejte čas z počítače, mobilního zařízení nebo webového prohlížeče.
- Propojte sledovaný čas s úkoly v ClickUp
- Ruční přidávání nebo mazání záznamů o čase
- Přidávejte k záznamům poznámky, štítky, filtry a fakturovatelný čas.
Vše můžete provádět na jedné platformě, což z ClickUp dělá ten správný software pro sledování času pro vaši firmu.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a posuňte sledování času a správu produktivity na vyšší úroveň ještě dnes.