Jak uspořádat efektivní obědové semináře pro svůj tým

Jaký je zajímavý způsob, jak podpořit učení ve vašem týmu, který je poutavý a podporuje celkový rozvoj zaměstnanců?

Akce Lunch and Learn!

Semináře Lunch and Learn povzbuzují lidi k diskusi o nových tématech, zdokonalování dovedností a otevírají dveře k přirozeným interakcím a společenskému životu týmu. Jedná se o uvolněný způsob, jak spojit učení s obědem, což je pro vaše zaměstnance příjemné a poučné.

Ačkoli tyto programy nabízejí neformální a pohodlné prostředí pro učení, udržet pozornost zaměstnanců během oběda může být obtížné. Abychom zachovali jejich zájem, je třeba dbát na to, aby obsah zůstal relevantní, setkání byla interaktivní a zohledňovala různé styly učení.

V tomto článku se podrobněji podíváme na strategii Lunch and Learn – rozebíráme její výhody, řešíme výzvy a poskytujeme vám podrobné informace o tom, jak zorganizovat úspěšný program.

Co je Lunch and Learn?

Lunch and Learn (také známé jako Brown Bag event) je neformální a informativní setkání na pracovišti, kde se zaměstnanci dobrovolně scházejí během polední přestávky, aby se dozvěděli více o konkrétním tématu. Je to chytrý způsob, jak rozvíjet profesionální dovednosti, předávat znalosti, sdílet informace a pomáhat vašemu týmu stmelit se – a to vše najednou!

V rámci strategie Lunch and Learn spojíte zábavu v podobě bezplatného oběda s kolegy a živé vzdělávací zážitky. Podle potřeb svého týmu můžete tuto akci pořádat jednorázově, měsíčně nebo čtvrtletně.

Nezapomeňte, že program Lunch and Learn se neomezuje pouze na firemní záležitosti. Je to příležitost zabývat se tématy osobního rozvoje a duševní pohody, jako je duševní a fyzické zdraví, životní dovednosti a zvládání stresu a úzkosti souvisejících s prací.

I když se akce typu „Lunch and Learn“ obvykle konají osobně, mnoho společností v posledních letech zkouší vzdálené sezení.

Ať už osobně nebo na dálku, klíčem je vytvořit prostor, kde mohou zaměstnanci svobodně hovořit o tom, co je pro ně důležité. Svoboda volby a vyjádření (spolu s dobrým jídlem) podporuje nerušený růst zaměstnanců a posiluje firemní kulturu. V konečném důsledku to pro vás znamená významný růst podnikání.

Výhody akcí typu „Lunch and Learn“

Akce typu „Lunch and Learn“ pomáhají vám i vašemu týmu růst společně. Podívejme se na výhody skvělé akce typu „Lunch and Learn“:

Vytvoření pozitivního prostředí pro učení

Programy Lunch and Learn otevírají prostor pro rozmanité diskuse, které se obvykle na pracovišti nevedou. Představte si je jako týmové fórum, kde každý může sdílet nápady, řešit problémy a vyměňovat si znalosti v uvolněné atmosféře.

Tento sdílený prostor umožňuje členům týmu diskutovat o věcech, o kterých by se obvykle nebavili, jako je duševní zdraví nebo finance.

Rozvoj zaměstnanců

Podle společnosti McKinsey uvedlo 41 % zaměstnanců, že v období od dubna 2021 do dubna 2022 opustili své zaměstnání, protože neviděli možnosti kariérního růstu. Nahrazení vyškoleného zaměstnance může zvýšit náklady až o 200 % jeho ročního platu.

Rozsáhlé vzdělávací programy sice poskytují cenné poznatky pro rozvoj zaměstnanců, ale mohou také způsobit únavu z učení a ztrátu zájmu. Na druhou stranu, setkání typu „Lunch and Learn“ poskytují ideální podmínky pro představení nových dovedností, nástrojů nebo softwaru a zároveň udržují zájem vašeho týmu.

Tyto krátké a neformální školicí akce pomáhají vašemu týmu zlepšovat se pomocí různých softwarů, rozvíjet kreativní nápady a využívat strategické přístupy. Navíc přispívají k celkovým cílům profesního růstu, jako je zvýšení osobní produktivity, lepší řízení týmů a zdokonalování vedoucích schopností.

Tyto semináře také poskytují účastníkům praktický způsob, jak rozvíjet základní vůdčí schopnosti při prezentaci nápadů, přednáškách a vedení diskusí.

Během obědových seminářů navíc kolegové vytvářejí přátelskou atmosféru, ve které neformálně diskutují, probírájí důležité body a volně předkládají užitečné návrhy.

Podpora interní komunikace

Podle výzkumu společnosti Gartner 70 % chyb ve firmách pramení z nedostatečné komunikace.

Programy Lunch and Learn umožňují vašemu týmu poznat se navzájem i mimo jejich profesní role a podporují osobní vztahy.

Cvičení na budování týmu mohou působit trapně a někdy se zdá, že se vrcholový management příliš snaží. Akce typu „Lunch and Learn“ přirozeně spojují budování týmu s učením zaměstnanců.

Jak zorganizovat akci Lunch and Learn

Zde je podrobný průvodce, který vám pomůže naplánovat akci Lunch and Learn:

1. Stanovte si cíl

Stanovte si jasný cíl pro vaše obědové semináře, abyste se při jejich organizování nebo vedení nenechali rozptýlit. Klíčem k úspěchu je soustředění.

Jaký je hlavní účel vaší iniciativy Lunch and Learn?

Chcete například seznámit své zaměstnance s novým obchodním modelem nebo softwarem? Diskutujte o reálných dopadech na praktických příkladech, aby je mohli uplatnit v praxi.

2. Najděte správné téma

Lunch and Learn je založen na dobrovolné účasti. Vaše téma proto musí být dostatečně zajímavé, aby přilákalo účastníky.

Místo toho, abyste zvolili obecné téma jako „Nová aktualizace softwaru“, zkuste zdůraznit, co z toho budou mít účastníci. Zkuste toto téma: „Jak nová aktualizace softwaru ušetří X hodin týdně“. Vaši zaměstnanci o to budou mít zájem!

Můžete použít aplikaci pro sdílení dokumentů, jako je ClickUp Docs, aby vaši kolegové mohli přispívat nápady k tématům, která máte na mysli.

A pokud si stále nejste jisti tématem, můžete vždy požádat účastníky o jejich názor. Cenná zpětná vazba ohledně jejich preferencí může být pevným základem pro hladké plánování budoucích setkání.

3. Přizpůsobte svou akci pro vzdálené účastníky

V roce 2023 se přibližně 12,7 % zaměstnanců na plný úvazek věnuje práci na dálku a 28,2 % využívá hybridní model práce. Zapojte tedy své zaměstnance na dálku do svých akcí Lunch and Learn.

Pro vaše obědy s přednáškami využijte platformy pro virtuální akce a nástroje pro videokonference. Zaměstnanci se tak mohou snadno připojit k živému přenosu, ať jsou kdekoli.

Nezapomeňte sdílet kalendář a další podrobnosti o schůzce online se všemi potenciálními účastníky. Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je použití systému pro správu projektů s možnostmi sdílení znalostí, jako je ClickUp.

Použijte tabule ClickUp pro diskuse před akcí a sdílení nápadů v reálném čase během akce. Kalendář ClickUp vám pomůže sdílet a komunikovat váš rozvrh, čímž eliminuje riziko nedorozumění.

4. Vyberte si inspirativní prostor

Obvykle pořádáte obědy s přednáškami v kanceláři, aby to vyhovovalo všem. Problémem je, že místnosti nemusí být vždy k dispozici, a i když jsou, nemusí nabízet ideální prostředí pro učení.

Vyberte si klidnou konferenční místnost bez telefonů, provozu nebo vnějšího hluku. Tímto způsobem nebudou účastníci rušeni a vy nebudete rušit ostatní zaměstnance nebo oddělení. Zvažte rezervaci místa v nedaleké kavárně nebo restauraci, která inspiruje k brainstormingu, diskusi a učení.

5. Zajistěte skvělý oběd

Zajistěte, aby jídlo bylo chutné a lákavé. Najměte si kvalitní cateringovou službu, nebo pokud máte skvělé interní kuchaře, požádejte je, aby připravili něco speciálního, co akci oživí.

Zohledněte maximální počet účastníků a objednejte odpovídající počet. Pro účastníky na dálku můžete vygenerovat obědové kupóny a sdílet je prostřednictvím nástroje pro spolupráci, jako je ClickUp Chat.

Zajistěte, aby vaši hosté odcházeli spokojení a těšili se na další návštěvu, a udržujte tak vysokou energii a účast.

6. Využijte facilitátora

Pro úspěšné obědy a vzdělávací akce potřebujete schopného vedoucího. Nezatěžujte účastníky odpovědností za organizaci akce.

Zvažte místo toho přizvání odborníka, který se ujme vedení a bude moderovat diskuse.

Zkušený vedoucí zajišťuje plynulý průběh diskusí a přináší cenné poznatky, odborné znalosti a nový pohled na věc. Díky svým odborným znalostem dokáže upoutat pozornost posluchačů a učební proces tak bude poutavý a poučný.

Navíc díky externímu odborníkovi se účastníci mohou soustředit na učení, místo aby se museli zabývat organizací a vedením semináře. Tato změna umožňuje účastníkům zapojit se, klást otázky a odnést si cenné poznatky, což v konečném důsledku vede k úspěchu akce Lunch and Learn.

7. Respektujte čas ostatních

Upřednostňujte efektivní time management a zajistěte, aby vaše obědové semináře trvaly maximálně jednu hodinu. Berte ohled na pracovní dobu svých kolegů a snažte se seminář ukončit v rámci vyhrazené přestávky na oběd.

Pokud se akce protáhne, jasně sdělte účastníkům, že není nutné spěchat zpět do práce. Cílem je, aby účastníci odcházeli s pocitem inspirace, nikoli s pocitem, že musí dohnat ztracený čas.

8. Nechte prostor pro diskusi

I když přestávky na oběd mají omezenou délku, poskytněte svému týmu dostatek času a příznivé prostředí pro otevřené diskuse po skončení oběda.

Snažte se svou část zakončit do 40 minut, abyste zaměstnancům nechali alespoň 20 minut na diskusi o semináři a navázání kontaktů.

Pokud diskuse překročí plánovaný čas, není třeba spěchat. Rezervujte konferenční místnost na další hodinu nebo nechte videohovor běžet, dokud všichni nedokončí diskusi.

Dejte účastníkům čas, aby si informace vstřebali a zpracovali. Tím se zvýší šance, že si znalosti zapamatují a uplatní, a budou tak mít větší motivaci účastnit se dalších setkání, aby z nich měli skutečný prospěch.

Podporujte týmovou práci tím, že svému týmu poskytnete přístup k platformě ClickUp Collaboration Detection. Jedná se o prostor, kde mohou svobodně sdílet nápady, vyjadřovat obavy a učit se jeden od druhého.

9. Vítejte zpětnou vazbu

Na konci každé akce požádejte o zpětnou vazbu – je to důležité pro zlepšení a pro ukázání zaměstnancům, že jejich názory jsou důležité, což je klíčovým cílem iniciativy Lunch and Learn.

Dejte najevo, že jste otevřeni upřímné zpětné vazbě, a poskytněte svým zaměstnancům jednoduchý způsob, jak sdílet své názory.

Vytvořte uživatelsky přívětivý online formulář, ve kterém mohou členové týmu vyjádřit své názory na váš program. Pomocí zobrazení formuláře ClickUp umožněte kolegům navrhovat nápady a iniciativy pro budoucí akce nebo vyjádřit zájem o větší zapojení.

Role obědů a školení v udržení zaměstnanců

Každý měsíc jen v USA odejde 3 až 4,5 milionu zaměstnanců.

Během šesti měsíců odejde třetina nových zaměstnanců. Odliv talentů je pro mnoho firem velkým problémem, protože, přiznejme si to, každý chce víc. Je přirozené, že zaměstnanci za svou tvrdou práci požadují vyšší plat.

Podle zprávy PwC z roku 2021 vyjadřuje 77 % pracovníků ochotu učit se nové dovednosti nebo absolvovat rekvalifikaci. Pouze jeden ze tří však má pocit, že jeho současný zaměstnavatel poskytuje příležitosti k rozvoji dovedností.

Laura Baldwin, prezidentka společnosti O’Reilly Media, poukazuje na něco důležitého: 70 % zaměstnanců by uvažovalo o změně zaměstnání, pokud by věděli, že nová společnost více investuje do rozvoje svých zaměstnanců.

94 % zaměstnanců zůstane ve společnosti, pokud jejich současný zaměstnavatel investuje do jejich dlouhodobého vzdělávání.

Pokud tedy provozujete malou nebo střední firmu, jak zajistíte, aby vaše nejlepší talenty neodešly do větších společností?

Odpověď je pak docela jednoduchá.

Poskytněte svým zaměstnancům otevřené a poutavé vzdělávací příležitosti, které podpoří jejich osobní růst a zároveň je udrží ve vaší společnosti déle. Lunch and Learn je jedním z nejlepších způsobů, jak toho dosáhnout.

Lunch and Learn jako nástroj pro školení a rozvoj

Formální výuka základních předmětů je sice zásadní, ale program Lunch and Learn je praktickým nástrojem pro školení a rozvoj. Program Lunch and Learn sice nemusí být zásadní, ale přispívá k profesnímu rozvoji zaměstnanců a celkovému růstu podniku.

Formální a rigidní školicí kurz nevyhovuje všem pohledům.

Zde je několik neformálních témat, která se perfektně hodí pro vaše obědy s přednáškami:

Neformální přístup v těchto situacích vám dává výhodu oproti obvyklé formální komunikaci. Témata, která navrhujeme, mají několik společných rysů: podněcují diskusi, podporují zapojení a jsou osobní, protože se vztahují jedinečně na každého jednotlivce.

I v případě neformálních setkání je nezbytné vytvořit promyšlený plán a sdílet jej se svými kolegy. Využijte šablony školicích plánů k vytvoření časových plánů, které vám pomohou akci zorganizovat. Díky jejich předem připravené struktuře ušetříte spoustu času.

Stáhnout šablonu

Výzvy při organizování obědů a školení a jejich překonávání

Akce typu „Lunch and Learn“ dělají zaměstnance šťastnými. Pokud však takovou akci organizujete, je důležité si uvědomit výzvy, které s sebou přináší. Pojďme si o některých z nich promluvit:

1. Plánování a časové omezení

Obědová pauza je čas, kdy si vaši zaměstnanci odpočinou. Setkání jim musí nabídnout něco hodnotného, aby s vámi strávili svůj čas. Ale to je snazší říct než udělat.

Nechcete zabrat celou polední přestávku; cílem je, aby se vaši zaměstnanci mohli vrátit do práce bez pocitu spěchu.

Pokud organizujete akci, do které jsou zapojena různá oddělení, musíte komunikovat s více týmy a získat od nich potvrzení. Je to zdlouhavé, bez ohledu na to, jak velká je vaše organizace.

Zvyšte účast tím, že tyto semináře proaktivně naplánujete v kalendáři ClickUp. Funkce připomenutí zajistí, že vaši kolegové budou vědět, kdy se akce koná, a nikdy o seminář nepřijdou.

2. Vzdálené a hybridní týmy

Část programu „Lunch and Learn“ věnovaná obědu není pro zaměstnance pracující na dálku příliš atraktivní. Není tedy mnoho důvodů, proč přilákat velké množství účastníků. Nezapomeňte však, že cílem není pouze počet účastníků, ale podpora osobního a profesního růstu.

Aby se tak stalo, zajistěte, aby každá relace byla otevřená všem členům týmu, i když se jí nemohou zúčastnit osobně. Někteří by možná měli zájem, ale kvůli časovým omezením se jí nemohou zúčastnit.

Nestačí pouze zveřejnit vaše diskuse online. Nahrávejte sezení pomocí nástroje, jako je ClickUp Clip, a sdílejte je se všemi zaměstnanci pro budoucí použití. Takto budou všichni v obraze.

Udržujte vysokou úroveň diskusí, aby se zaměstnanci těšili na další setkání. Pro jistotu přidejte pár lákavých snímků chutných a zdravých občerstvení!

3. Omezená nebo nezajímavá témata

Vytvořit od základu lákavé téma je náročné, zejména takové, které přiláká účastníky a podnítí je k aktivní účasti.

Pokud vám nestačí vlastní mozek na to, abyste vymysleli něco opravdu inspirativního, můžete se obrátit na mozek budoucnosti – generativní umělou inteligenci.

ClickUp Brain vám pomůže vymyslet nápady pro Lunch and Learn a vytvořit kompletní časový plán celé akce.

Kombinujte tyto návrhy témat s rychlým průzkumem mezi zaměstnanci pomocí formuláře ClickUp, abyste dosáhli lidštějšího přístupu. Získejte představu o tom, jaká témata vaši zaměstnanci skutečně chtějí prozkoumat.

Lunch and Learn s ClickUp

Setkání typu „Lunch and Learn“ nejsou jen o jídle – jsou chytrým způsobem, jak rozvíjet svůj tým, zlepšit komunikaci a udržet si nejlepší talenty. Výsledek? Vaše firma stabilně roste, což usnadňuje její další rozšiřování.

Pomocí kalendáře a připomínek ClickUp můžete proaktivně plánovat setkání a zajistit tak optimální účast, aniž byste narušili polední přestávky. Pro vzdálené nebo hybridní týmy zpřístupněte setkání prostřednictvím online platforem a zaznamenejte diskuse pomocí ClickUp Clip pro budoucí použití.

Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a užijte si akci Lunch and Learn!

Časté dotazy

1. Jak připravit prezentaci a vzdělávací seminář během oběda?

Chcete-li uspořádat úspěšnou prezentaci Lunch and Learn, stanovte si jasné cíle, vyberte zajímavá témata, která osloví zaměstnance, zajistěte vzdálený přístup a vytvořte inspirativní prostor.

Použijte ClickUp pro efektivní plánování, sběr zpětné vazby a generování témat. Zajistěte, aby vaše diskuse byly poutavé, a dopřejte si k nim vynikající oběd!

2. Jak uspořádat virtuální oběd a vzdělávací seminář?

Vyberte si uživatelsky přívětivou online platformu, jako je Zoom nebo Microsoft Teams, a uspořádejte virtuální obědové semináře, na které si účastníci mohou přinést vlastní oběd. Naplánujte seminář tak, aby se konal v době obědové přestávky, a aby byl stručný, abyste respektovali čas účastníků.

Vyberte relevantní a poutavé téma, které odpovídá zájmům a potřebám vašeho týmu. Abyste udrželi interaktivní prostředí, podporujte aktivní účast prostřednictvím ankety, otázek a odpovědí nebo diskusí v menších skupinách.

Sdílejte podrobnosti prostřednictvím systémů pro správu projektů, jako je ClickUp, a zajistěte tak přístupnost pro vzdálené týmy. Nahrávejte sezení pro budoucí použití a zachovejte tak inkluzivního a kolaborativního ducha typických obědových seminářů, aniž byste museli opustit virtuální prostředí.

3. Jaký je jiný výraz pro Lunch and Learn?

Jiným názvem pro „Lunch and Learn“ může být „Brown Bag Session“ nebo „Lunchtime Workshop“. Tyto termíny se často používají zaměnitelně k popisu setkání, při nichž se zaměstnanci scházejí během oběda, aby se učili a diskutovali o různých tématech.