Život obchodního lídra lze shrnout do tří slov: rozhodnutí, rozhodnutí, rozhodnutí. Počet kvalitních rozhodnutí, která se od vás každý den očekávají, může být ohromující. Můžete se však utěšit tím, že to nemusíte dělat úplně sami.
Najímání správných lidí, rozšiřování podnikání na nový trh nebo přidávání nové produktové řady – důležitá obchodní rozhodnutí jsou obvykle výsledkem soustředěného úsilí týmu a efektivního hodnocení podnikání. 💪
Tým však může činit správná rozhodnutí pouze tehdy, pokud vedení účinně podporuje otevřenou diskusi a spolupráci. Existují procesy, které slouží ke syntéze různých pohledů, a panuje kultura odpovědnosti za implementaci rozhodnutí.
Proto musí vedoucí týmů zajistit, aby měli k dispozici správná data, nástroje a lidi, kteří jim pomohou činit rychlá a objektivní rozhodnutí.
V tomto příspěvku se budeme zabývat tím, jak můžete vytvořit podmínky pro optimální rozhodování týmu. Prozkoumáme také tento proces, jeho výhody a výzvy, různé používané modely a nabídneme několik profesionálních tipů.
Proč je rozhodování v týmu důležité?
Podle studie společnosti Zippia 90 % zaměstnanců věří, že rozhodující osoby by neměly přijímat konečná rozhodnutí bez konzultace se svými týmy, ale 40 % má pocit, že jejich vedoucí a rozhodující osoby tak důsledně nečiní.
Na mnoha pracovištích se manažeři a vedoucí domnívají, že je rychlejší a efektivnější rozhodovat samostatně nebo s několika pečlivě vybranými spolupracovníky. Zapojení přílišného počtu lidí je pro ně zbytečně složitým úkolem, který zabírá čas, přináší minimální přidanou hodnotu a zdržuje řešení problémů.
Tento přístup však může vašemu podnikání spíše uškodit než pomoci.
Zde je několik důvodů, proč je rozhodování týmu důležité pro vaši organizaci:
Nové nápady
Když celý váš tým, složený z lidí, jejichž úsudku důvěřujete, pracuje na společném cíli, můžete na problém nahlížet z více úhlů.
Každý člen týmu má odlišné zázemí, zkušenosti a dovednosti. Mohou přinést jedinečné pohledy, které byste sami možná nezvážili. Díky různým perspektivám a úhlům pohledu můžete k výzvě přistupovat kolektivně a ze všech stran. A vaše konečné řešení bude komplexní a inkluzivní.
Nápady, které vzejdou ze spolupráce týmu a budování konsensu, mohou být přesně tím, co vaše firma potřebuje – kreativním, originálním a mnohostranným řešením. Studie ukazují, že rozmanitost vede k lepšímu rozhodování a podporuje inovace v organizaci.
Zkušenosti zaměstnanců
Nyní více než kdy jindy chtějí zaměstnanci mít pocit, že jejich názory a role mají význam v širším kontextu organizace.
Stejná studie společnosti Zippia odhaluje, že společnosti, které podporují skupinovou spolupráci a komunikaci, zaznamenávají pokles fluktuace zaměstnanců až o neuvěřitelných 50 %.
Zapojení vašeho týmu do rozhodování zvyšuje spokojenost zaměstnanců a přijetí rozhodnutí. Také jim dává najevo, že si jich vážíte. Zaměstnanci jsou v průměru o 17 % spokojenější se svou prací, když aktivně spolupracují.
Když si ceníte názorů svých zaměstnanců, cítí se více loajální a zodpovědní vůči vaší společnosti. Společné rozhodování vám tedy může pomoci zlepšit vaši efektivitu jako manažera a vedoucího pracovníka.
Sdílení informací
Skupinové konverzace a diskuse mohou vašim zaměstnancům poskytnout důležité informace o směřování organizace.
Umožňuje také vedoucím pracovníkům identifikovat oblasti nedorozumění nebo nejasností a rychle je vyjasnit. Výsledkem je lepší soulad mezi strategickým plánem vaší společnosti a podporou ze strany zaměstnanců. To vytváří harmoničtější pracovní prostředí.
Bonus: Šablony týmové charty!
Porozumění procesu rozhodování týmu
Nyní, když jsme si ujasnili, jak důležité je rozhodovat se jako tým, jak na to? Chcete-li definovat proces, který je orientovaný na výsledky a zároveň rychlý, postupujte podle následujících kroků:
1. Identifikujte problém
Nejprve si uvědomte a přijměte, že v podnikání existuje anomálie nebo cíl, kterého musíte dosáhnout. Vyhodnoťte své podnikání, abyste zjistili, co nefunguje nebo co vyžaduje rozhodnutí.
Členové týmu by měli mít možnost volně diskutovat a dohodnout se na problému, který se snaží vyřešit. Zabráníte tak tomu, aby se každý ubíral jiným směrem, a ušetříte drahocenný čas.
2. Definujte problém
Dále je třeba si vytvořit jasný obraz o daném problému. Začněte tedy shromažďováním všech relevantních informací a povzbuzujte svůj tým, aby se do tohoto procesu zapojil.
V tomto kroku byste měli položit konkrétní otázky, například: Kdo v organizaci je touto výzvou nejvíce ovlivněn? Na koho bude mít plánovaná změna největší dopad? Jak k tomuto problému došlo? Jaký je rozsah tohoto problému?
Ponořte se co nejhlouběji, abyste pochopili situaci. Získejte data, abyste získali jasný přehled a pochopili podstatu problému. Čím více víte, tím lépe můžete naplánovat další kroky. To vám také pomůže vyhnout se nesprávné diagnostice problému.
3. Vytvářejte řešení
Jakmile budete mít kompletní přehled, svolávejte svůj tým, aby společně vymysleli všechna možná řešení. Než to však uděláte, stanovte jasné parametry, podle kterých budete měřit účinnost jednotlivých řešení.
Tyto parametry mohou být kontrolní seznam, seznam otázek typu ano/ne nebo hmatatelné zvýšení/snížení konkrétních obchodních metrik. Ujistěte se, že specifikujete podmínky, které musí řešení nebo rozhodnutí splňovat.
Poté přivítejte nápady, které z vašeho týmu vzejdou.
4. Vyhodnoťte všechny možnosti
Nyní, když jste podrobně rozebrali všechna možná řešení, je čas vybrat to nejlepší.
Zkuste si zapsat reálné výsledky každé možnosti. Vyhodnoťte možný dopad řešení na vaši firmu, zaměstnance, zákazníky a další zainteresované strany, stejně jako na vnější prostředí. Můžete dokonce vytvořit vzájemně přijatelný soubor kritérií a bodovací mechanismus, který vám pomůže při hodnocení.
Samozřejmě, ne všichni budou souhlasit se vším. Někteří členové týmu budou muset učinit kompromisy. Proto je důležité připomenout ostatním, že se snažíte dospět k „správnému“ rozhodnutí, nikoli k tomu „nejoblíbenějšímu“.
5. Implementujte řešení a zkontrolujte výsledky
Jakmile dosáhnete konsensu ve skupině, můžete plán finalizovat. A pak jej samozřejmě implementovat.
Proces tím ale nekončí. Jakmile je vaše řešení v provozu, musíte jej sledovat a ověřit, zda přináší požadované výsledky.
Pokud vaše řešení nebylo zcela úspěšné, sdělte to jasně svému týmu a zkuste ho vylepšit. Zhodnoťte také, zda došlo k odchylce od vašeho plánu.
Pokud řešení nefunguje, vraťte se k seznamu možností a implementujte další nejlepší řešení. Tento krok je klíčový pro zlepšení budoucích rozhodovacích procesů.
6. Poskytujte zpětnou vazbu
Každé selhání nebo vítězství je příležitostí k poučení. Po vyhodnocení výkonu vašeho řešení nezapomeňte sdílet zpětnou vazbu s členy týmu. Uveďte podrobnosti o tom, jak dobře vaše řešení vyřešilo problém, jaký pozitivní dopad mělo a kolik času nebo úsilí ušetřilo.
Zhodnoťte také samotný proces skupinového rozhodování. Co fungovalo dobře a co by se dalo zlepšit?
Podporujte upřímnou zpětnou vazbu od členů týmu, aby se do procesu zapojili stejně jako vy.
Využijte poznatky získané prostřednictvím zpětné vazby k zdokonalení rozhodovacích procesů vašeho týmu pro řešení budoucích výzev.
Výhody a výzvy týmového rozhodování
Pokud stále váháte nad spoluprací při řešení problémů, je to pochopitelné. Abychom vám pomohli utřídit si myšlenky, přinášíme vám přehled jejích výhod a nevýhod:
Výhody
- Vylepšená kreativita: Společné rozhodování podporuje inovace tím, že umožňuje každému členovi týmu navazovat na nápady ostatních a seznamovat se s jinými způsoby uvažování a mentálními modely, než jsou ty jeho vlastní. Proto jsou vysoce kreativní týmy často složeny z eklektické směsice jednotlivců.
- Lepší řešení problémů: Když týmy spojí své kolektivní schopnosti řešení problémů, mohou komplexně analyzovat danou otázku a mají větší šanci najít efektivní řešení. Navíc, pokud jsou rozhodnutí složitá, umožnění členům týmu sdílet své pohledy a nápady může zvýšit kritické hodnocení potřebné k přijetí kvalitních rozhodnutí.
- Větší důvěra a oddanost: Členové týmu zapojení do rozhodovacího procesu pociťují větší sounáležitost, loajalitu a oddanost organizaci. To také naznačuje, že organizace věří, že její zaměstnanci mají na srdci nejlepší zájmy firmy. Výsledkem je vyšší úroveň oddanosti, odpovědnosti a zodpovědnosti v rámci týmu.
Výzvy
- Časová náročnost: Skupinové rozhodování může být časově náročné. Nedávný průzkum McKinsey Global Survey odhalil, že pouze 20 % respondentů považuje své organizace za vynikající v oblasti rozhodování. Většina respondentů uvedla, že většina času stráveného rozhodováním je neefektivní. Ačkoli budování konsensu a zvažování různých úhlů pohledu vyžaduje čas, nemusí to být vhodné pro naléhavá rozhodnutí.
- Konflikty a neshody: Rozdílné názory v týmu mohou vést ke konfliktům, které zpomalují proces a mohou vyvolat mezilidské napětí mezi členy týmu.
- Skupinové myšlení: Touha po harmonii v týmu může vést ke skupinovému myšlení, kdy se členové podřídí jednomyslnému rozhodnutí, aniž by kriticky zhodnotili alternativy. To může vést k neoptimálním rozhodnutím.
- Problémy s koordinací a komunikací: Efektivní komunikace a koordinace mezi členy týmu může být náročná, zejména v případě velkých týmů nebo týmů rozptýlených po různých geografických oblastech. Svou roli zde mohou hrát i kulturní rozdíly. Všechny tyto faktory mohou vést k nedorozuměním nebo promarněným příležitostem.
Typy modelů rozhodování v týmu
Jako vedoucí týmu můžete mít různé styly rozhodování. Podobně existují různé modely nebo přístupy k rozhodování jako tým. Zde je šest nejoblíbenějších.
- Konsensuální rozhodování: V rámci tohoto přístupu může každý vyjádřit své nápady a názory týkající se dané otázky. Poté tým společně vybere nápad, který považuje za nejvhodnější. Každý musí hlasovat pro svůj oblíbený nápad a dosáhnout konsensu ohledně řešení, než bude učiněno konečné rozhodnutí.
- Technika Delphi: V rámci této metody dostane tým odborníků sadu otázek, na které má odpovědět. Jejich písemné odpovědi jsou sdíleny s týmem, který tak získá jejich písemnou zpětnou vazbu. Na základě této zpětné vazby může tým odborníků měnit nebo upravovat své odpovědi v několika kolech, dokud nedosáhnou konsensu.
- Autokratické rozhodování: V této technice je obvykle vedoucí skupiny tím, kdo přijímá konečné rozhodnutí, bez ohledu na to, zda skupina jeho rozhodnutí podporuje. Vedoucí má obvykle pravomoc a nástroje k tomu, aby rozhodoval sám. Tento typ rozhodování lze použít k přijetí opatření v naléhavých záležitostech s malým dopadem.
- Většinové pravidlo: Jedná se o nejběžnější metodu používanou při skupinovém rozhodování, kdy každý člen týmu hlasuje pro svou volbu. Vyhrává možnost, která získá nejvíce hlasů. Ačkoli se tato technika jeví jako spravedlivá, může vést k nespokojenosti menšinové skupiny.
- Technika nominální skupiny: Jedná se o strukturovanou metodu brainstormingu, která se používá k generování nápadů nebo řešení ve skupině. Účastníci samostatně generují nápady, které jsou poté sdíleny a kolektivně hodnoceny. Na základě hodnocení a seřazení nápadů skupina společně identifikuje seznam nejslibnějších řešení, což vede k informovanému rozhodování.
- Vícehlasové hlasování: Každý člen týmu hlasuje pro více možností ze seznamu nabídek. Následně jsou vybrány nápady s nejvyšším počtem hlasů. Tato metoda pomáhá stanovit priority nápadů tím, že každému účastníkovi přiděluje více hlasů, což umožňuje spravedlivé rozdělení preferencí a identifikaci nejoblíbenějších možností na základě kolektivního vstupu.
6 tipů pro úspěšné rozhodování v týmu
Stanovili jsme proces a výhody a nevýhody rozhodování založeného na týmové práci. Zde je několik profesionálních tipů, jak to udělat správně.
1. Přiřaďte úkoly
Ujistěte se, že jste jasně vysvětlili a přidělili úkoly všem, kteří se podílejí na rozhodovacím procesu. Vyzvěte všechny, aby od začátku kladli otázky a vyjadřovali pochybnosti, protože pokud členové vašeho týmu úkolu dobře nerozumí, nebudou ho moci správně splnit. Dobře organizovaný tým může lépe spolupracovat a dosahovat rychlejšího pokroku.
Pomocí nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp Tasks, můžete zjednodušit proces přidělování úkolů. Pomůže vám přiřazovat úkoly, vytvářet podúkoly a kontrolovat pokrok každého člena týmu.
Pokud je pro vás obtížné spravovat a prioritizovat úkoly sami, můžete použít šablonu pro správu úkolů ClickUp, která vám umožní vizualizovat všechny úkoly, na kterých váš tým pracuje, v dashboardu v reálném čase.
S hotovou šablonou stačí přidat podrobnosti úkolu a nechat platformu dělat svou práci.
Platforma ClickUp obsahuje integrované nástroje, které vám pomohou vizualizovat a organizovat úkoly podle stavu, priority nebo oddělení, sledovat a optimalizovat pracovní postupy a spolupracovat napříč týmy na dokončení úkolů.
Časovou osu si můžete zobrazit tak, jak vám to vyhovuje – v kalendáři, na tabuli, v seznamu nebo v rámečku.
A pokud v šabloně nenajdete to, co hledáte, můžete přidat nová vlastní pole pro podrobnosti, jako jsou rozpočty, přílohy souborů, zpětná vazba atd.
2. Stanovte priority úkolů
Vzhledem k tomu, že každý člen týmu pracuje na společném cíli, stanovení priorit může pomoci vytvořit plynulý pracovní postup. Nechte členy svého týmu rozhodnout, které úkoly je třeba řešit jako první, aby bylo dosaženo maximálního účinku.
Díky funkci ClickUp Task Priorities je tento proces hračkou. Pomocí této funkce můžete každému úkolu přiřadit úroveň priority. Máte na výběr ze čtyř možností: Urgentní, Vysoká, Normální nebo Nízká. Můžete také nastavit filtry pro termíny splnění a označit tak termíny úkolů.
Aby všichni byli na stejné vlně, přesuňte úkoly s vysokou prioritou do zásobníku úkolů, abyste je měli vždy na očích. Můžete tak vidět, které nevyřízené úkoly blokují jiné úkoly s vysokou prioritou, a podle potřeby provést korekci.
3. Brainstorming nápadů
Brainstormingové sezení umožňují členům vašeho týmu shromáždit své zmatené a roztříštěné myšlenky, uspořádat je před ostatními a čerpat z nápadů a pohledů ostatních. Pokud jsou tato sezení vedena správně, mohou podnítit kritické myšlení a kreativitu.
Pokud potřebujete dynamický pracovní prostor pro sdílení, vizualizaci a společný rozvoj nápadů, využijte funkci Whiteboard od ClickUp. Povzbuďte členy svého týmu, aby sdíleli své nápady na tomto digitálním plátně a spolupracovali vizuálně s ostatními členy týmu v reálném čase.
A to nejlepší? Tyto brainstormingové sezení můžete dokonce realizovat ihned po jejich skončení. Stačí propojit ClickUp Whiteboard s ClickUp Tasks a poskytnout všem kompletní kontext vašeho projektu s propojenými soubory, dokumenty a dalšími materiály.
4. Pravidelně se scházejte se svým týmem
Transparentní komunikace je klíčová pro úspěch jakékoli skupinové činnosti. Naplánujte si pravidelné schůzky se svým týmem, ať už fyzické nebo virtuální, od prvního kroku rozhodování až po ten poslední. To vám pomůže vytvářet strategie, lépe plánovat a udržovat všechny v obraze ohledně veškerého vývoje.
Vedení schůzek však může být složité. Zejména s členy týmu, se kterými jste dosud nespolupracovali. Jako vedoucí máte za úkol prolomit ledy. Jakmile to uděláte, můžete diskusi snadno nasměrovat produktivním, respektujícím a poutavým způsobem.
Podívejte se na tyto jednoduché, ale účinné nápady pro vaši příští produktivní týmovou schůzku.
5. Vytvořte strukturovaný pracovní postup
Je nezbytné přidělit každému jeho úkoly a povinnosti. Poté však musíte vytvořit strukturovaný pracovní postup, který podrobně popisuje tyto úkoly, povinnosti a vzájemné závislosti.
To je obzvláště důležité pro vizualizaci pokroku, identifikaci a odstranění překážek a udržení všech členů velkého týmu na stejné vlně. Díky systematickému, postupnému workflow můžete také rychleji stanovovat a dosahovat cílů.
Pro zpřehlednění plánování a organizování úkolů vyzkoušejte funkci ClickUp Mind Maps. Můžete ji použít k vytváření úkolů, propojování úkolů mezi sebou a organizování projektů pomocí drag-and-drop uzlů. ClickUp Mind Maps nabízí dva režimy:
- V režimu Úkoly můžete rychle přeskupit svůj pracovní prostor logickým nakreslením a uspořádáním větví. Úkoly můžete také vytvářet, upravovat a mazat přímo ze své myšlenkové mapy.
- V režimu Blank můžete vytvářet volné myšlenkové mapy bez vazeb na jakoukoli strukturu úkolů. Tyto mapy můžete snadno převést na úkoly v libovolném seznamu ve vašem pracovním prostoru.
ClickUp také poskytuje nástroje umělé inteligence a šablony pro rozhodování, které urychlují proces rozhodování, aniž by byla ohrožena kvalita rozhodnutí.
6. Kontrolujte pokrok
Až bude rozhodnutí provedeno, věnujte čas jeho vyhodnocení a uvolnění. Zkontrolujte průběh projektu, analyzujte procesy a prodiskutujte nevýhody, nevyřešené problémy a rozhodnutí, která dopadla podle plánu.
Nezapomeňte ale oslavit věci, které se podařily. Oceněte úsilí a úspěchy svého týmu a budujte pracovní kulturu, která odměňuje úspěchy.
Sledujte klíčová rozhodnutí pomocí technologie a chytré práce
Rozhodování v týmu je jako skládání puzzle. Každý přidá svůj jedinečný kousek a celek je pak mnohem větší než součet jeho částí. Společná řešení pro týmy mohou dělat zázraky, protože přinášejí nové nápady, kreativní řešení problémů a silný pocit solidarity a týmové práce.
Někdy však rozdílné názory mohou způsobit malé překážky. Komplexní řešení pro správu projektů ClickUp vám pomůže tyto překážky překonat, abyste vy a váš tým mohli spojit síly a dosáhnout svých cílů mnohem efektivněji.
Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes a podpořte společné rozhodování a zlepšete dynamiku skupiny ve vaší organizaci.
Časté dotazy
1. Proč by se týmy měly podílet na rozhodovacím procesu?
Týmy přinášejí rozmanité pohledy a nápady, což vede k celkově lepším rozhodnutím. Rozhodování vedené týmem také ukazuje, že důvěřujete svým zaměstnancům, což vede k větší angažovanosti a loajalitě.
2. Jaké jsou různé modely rozhodování v týmu?
Konsensuální rozhodování, Delphiho technika a autokratické rozhodování jsou některé z nejběžnějších modelů týmového rozhodování.
3. Jak mohou softwarové nástroje jako ClickUp vylepšit proces rozhodování týmu?
ClickUp vám pomůže zefektivnit komunikaci, organizovat a prioritizovat úkoly a usnadnit spolupráci týmu díky funkcím, jako jsou tabule a myšlenkové mapy. Pomáhá zlepšit efektivitu a spolupráci při rozhodování.