Jak vytvářet e-mailové šablony v Gmailu: návod pro zvýšení produktivity

Všichni musíme psát e-maily pro práci, ale buďme upřímní, může to být otrava.

Pokud je budete spěchat, můžete přehlédnout důležité informace nebo skončit s nejasnou komunikací. Ještě horší je, že může dojít k chybám.

V tom vám pomohou e-mailové šablony v Gmailu! Vytvořte šablony, přizpůsobte zprávu podle svých představ a rychle ji odešlete!

Šablony Gmailu jsou předem připravené rozvržení e-mailů, které vám ušetří nudu při psaní e-mailů. Jsou rychlým řešením pro opakující se e-maily. Můžete je snadno upravit, ušetřit čas a zajistit, aby vaši příjemci dostávali jasné e-maily bez chyb.

Tento blog poskytuje podrobného průvodce vytvářením e-mailových šablon v Gmailu. Podívejte se na tipy, jak tyto šablony spravovat, upravovat a optimalizovat pro lepší výkon. Začněme.

Výhody vytváření e-mailových šablon v Gmailu

Než se pustíme do toho, „jak“ vytvářet šablony, podívejme se na „proč“. E-mailové šablony totiž neslouží pouze k urychlení psaní e-mailů.

Zde jsou výhody šablon Gmailu:

1. Šetří čas při vytváření e-mailů

Vytváření e-mailových šablon vám pomůže ušetřit čas.

Šablony slouží jako hotové návrhy e-mailů pro osobní nebo profesionální e-mailovou komunikaci. Zvyšují produktivitu e-mailové komunikace a šetří čas, zejména při psaní e-mailů s řešeními často kladených dotazů.

Místo toho, abyste pokaždé začínali od nuly, stačí si vybrat šablonu, rychle ji přizpůsobit a odeslat. Tím zjednodušíte proces vytváření e-mailů a ušetříte drahocenný čas, který můžete věnovat jiným důležitým úkolům ve svém nabitém programu.

2. Pomáhá udržet značku

Představte si situaci, kdy různí pracovníci zákaznického servisu reagují odlišně na podobné dotazy. Pokaždé si všimnete změny v tónu, stylu a formátu. To není ideální, že?

Vytváření e-mailových šablon v Gmailu vám nejen ušetří čas, ale také vám pomůže snadno udržet jednotný styl vaší značky. Díky konzistentnímu obsahu, tónu a vizuálním prvkům ve všech vašich e-mailech zajistí tyto šablony, že vaše komunikace bude v souladu s identitou vaší značky.

Zvýšíte tak profesionalitu a posílíte povědomí o značce, díky čemuž budou vaše e-maily okamžitě rozpoznatelné a upevníte u svého publika jednotný image.

3. Snižuje počet chyb

E-mailové šablony vám pomohou vyhnout se chybám a opomenutím tím, že poskytují strukturovaný rámec pro vaše e-maily. Standardizace obsahu e-mailů zabraňuje překlepům, nepřesnostem a chybějícím detailům, což přispívá k propracovanější a bezchybné komunikaci.

Znamená to také méně času stráveného korekturou a hledáním chyb při odesílání e-mailů. Ušetří vám to potenciální trapné situace a posílí vaši celkovou profesionální komunikaci.

4. Zlepšuje dobu odezvy

Psaní e-mailů vždy, když je to potřeba, může zpozdit vaše odpovědi. Přístup k šablonám a jejich používání může výrazně zlepšit vaši dobu odezvy. To je obzvláště důležité v situacích, kdy záleží na rychlých odpovědích, jako jsou dotazy zákazníků, časově citlivé požadavky nebo obecná komunikace.

Rychlejší odpovědi zvyšují spokojenost zákazníků a zlepšují celkový image společnosti. Plynulejší, rychlejší a přesnější odpovědi – to vše můžete mít díky e-mailovým šablonám.

5. Umožňuje efektivní sledování

Předem navržené šablony v Gmailu zajistí, že vaše následné kroky budou konzistentní, včasné a cílené. Není třeba pokaždé začínat od nuly – odezvy, aktualizace nebo další kroky tak budou bezproblémové!

Nejenže vám to ušetří čas, ale také zajistí profesionalitu vašich následných kontaktů, čímž se zvýší pravděpodobnost, že dostanete požadovanou odpověď. Přizpůsobení a opakované použití šablon zefektivňuje následné kontakty a vylepšuje vaši celkovou komunikační strategii.

Jak vytvářet e-mailové šablony v Gmailu

Podívejme se podrobněji na to, jak vytvářet e-mailové šablony v Gmailu. Postupujte podle tohoto podrobného návodu:

Krok 1: Povolte šablony v Gmailu

Otevřete Gmail ve svém prohlížeči a klikněte na „Nastavení“ v pravém horním rohu.

V rozevíracím seznamu klikněte na „Zobrazit všechna nastavení“.

Zobrazí se lišta s nabídkou ve stylu pásu karet s různými záložkami pro konfiguraci Gmailu. Vyberte záložku „Pokročilá nastavení“.

Nyní budete mít možnost povolit a zakázat funkce, jako je automatický posun, šablony, vlastní klávesové zkratky a nepřečtené zprávy.

Chcete-li šablony povolit, přepněte v sekci šablon na „Povolit“. Poté klikněte na tlačítko „Uložit změny“ v dolní části.

Krok 2: Vytvořte novou e-mailovou šablonu

Vytvoření nové e-mailové šablony v Gmailu je podobné jako psaní nového e-mailu. Chcete-li začít, klikněte na „Napsat“ v levém horním rohu.

Jakmile se otevře nové okno pro psaní e-mailu, napište fantastický e-mail. Vytvořte například e-mailovou šablonu pro jeden z nejčastěji opakovaných e-mailů – stav objednávky! Podívejte se 👇

Krok 3: Uložte šablonu

Jakmile dokončíte psaní své verze, klikněte na ikonu „Další možnosti“ (tři svislé tečky) v pravém dolním rohu.

Brzy se zobrazí seznam s možnostmi, jako jsou štítky, šablony, tisk a kontrola pravopisu. Klikněte na Šablony > Uložit koncept jako šablonu.

Poté šablonu pojmenujte a stiskněte tlačítko „Uložit“.

A je to! Vaše e-mailová šablona je připravena. Nyní, kdykoli budete potřebovat použít šablonu v Gmailu, postupujte podle kroku 3 a vaše šablony budete mít k dispozici zde! 👇

Nyní, když víme, jak šablony ukládat, podívejme se na některé standardní šablony, které můžeme používat v každodenních obchodních situacích. Zde je ukázka e-mailové šablony uvítací zprávy, která se odesílá při registraci nového zákazníka.

„Ahoj (jméno)!

Vítejte v (název značky). Jsme rádi, že jste se stali součástí naší komunity.

Ve společnosti (název značky) pevně věříme v propagaci udržitelné módy a vštěpování této hodnoty do každodenního života lidí kolem nás. Jsme rádi, že to cítíte stejně a jste připraveni směřovat k lepšímu životnímu prostředí.

Naše e-maily vás provedou touto cestou, představí vám naše nové produkty a sdílejí cenné informace.

Zatímco pokračujete v procházení našich webových stránek, zde je odkaz na náš newsletter. Budeme rádi, když se připojíte k naší iniciativě za osvětu v oblasti udržitelné módy.

S pozdravem,

(Název značky)

Podobně můžete vytvářet e-mailové šablony pro další opakující se e-maily. Nyní, když jste šablony uložili, jak je plánujete spravovat?

Správa existujících e-mailových šablon v Gmailu

E-mailové šablony se musí vyvíjet spolu s růstem vaší firmy.

Jak se vaše podnikání rozšiřuje a mění se vaše zájmy, tyto šablony často vyžadují úpravy, aby odpovídaly změnám ve vašem podnikání a vztazích s klienty nebo aby pokryly nové produktové nabídky. Podívejme se na způsoby, jak spravovat, upravovat a přepisovat vaše stávající šablony.

Jak spravovat a upravovat stávající šablony Gmailu

Klikněte na šablonu, kterou chcete upravit. Po kliknutí se šablona zobrazí v sekci pro psaní e-mailů. Tento koncept použijte k provedení úprav. Vyberte si z nástrojů pro úpravu textu v Gmailu a změňte typ, velikost, formát a zarovnání písma.

Jak smazat šablonu Gmailu

Klikněte na Další možnosti (tři svislé tečky) > Šablony > Odstranit šablonu > Vyberte šablonu, kterou chcete odstranit. Šablonu jste úspěšně odstranili.

👀Poznámka: Jakmile šablonu smažete, nelze tento úkon vrátit zpět. Před smazáním se proto ujistěte, že šablonu ze seznamu opravdu chcete odstranit.

Jak přepsat šablonu Gmailu

Přepisování šablony vyžaduje relativně více pozornosti. Bohužel Gmail neumožňuje úpravy již uložených šablon, takže nezbývá než je přepsat.

Nejprve si připravte nový e-mail. Poté klikněte na Další možnosti (tři svislé tečky) > Šablony > Uložit koncept jako šablonu. Vyberte šablonu, kterou chcete přepsat novou, a máte hotovo.

Pomocí těchto jednoduchých kroků můžete šablony upravovat, přepisovat a mazat podle svých požadavků.

Gmail však umožňuje uživatelům ukládat šablony pouze pro jeden uživatelský účet. Chcete-li sdílet šablony se svým týmem, musíte je uložit jednotlivě do účtu každého zaměstnance. Zní to nudně, že? Zde je řešení! 👇

Sdílení šablon Gmailu

Ačkoli Gmail neumožňuje sdílení šablon, rozšíření Gmailu jako Yesware to umožňuje.

Pokud máte podnikový nebo prémiový tarif Yesware, postupujte podle níže uvedeného podrobného návodu na sdílení šablon Gmailu pomocí rozšíření:

👀Poznámka: Uvedené kroky platí po instalaci rozšíření Yesware do vašeho účtu Gmail.

Krok 1: V ovládacím panelu Gmailu přejděte na „Šablony“ v nabídce aplikace Yesware.

Krok 2: Vyberte a klikněte na šablonu, kterou chcete sdílet se svým týmem.

Krok 3: Klikněte na tlačítko „Sdílet s týmem“ v dolní části.

Krok 4: Vyberte tým a složku, se kterými chcete šablonu sdílet.

Krok 5: Yesware nyní nabízí dvě různé metody sdílení šablon: „Sdílet“ nebo „Duplikovat a sdílet“.

Pokud vyberete možnost „Sdílet“, původní šablona se přesune do složky Tým, kde ji mohou všichni členové týmu prohlížet, upravovat a používat. Pokud vyberete možnost „Duplikovat a sdílet“, vytvoří se duplikát šablony, který může váš tým prohlížet, upravovat a používat, aniž by bylo nutné opakovaně upravovat původní šablonu.

A tak můžete sdílet šablony Gmailu se svým týmem pomocí Yesware. 🎉

Šablony pro různé potřeby

Můžete je vytvářet pro všechny účely: následné e-maily, oslovování nových zákazníků, předplatné a další. Gmail vám umožňuje uložit více šablon najednou pod různými názvy.

Níže jsou uvedeny některé oblíbené šablony Gmailu (včetně ukázkových šablon).

Šablony newsletterů

Cílem těchto šablon je sdělovat odběratelům aktuality a informace vizuálně atraktivním způsobem. Navrhněte šablony svých newsletterů tak, aby kombinovaly text, obrázky a odkazy a zaujaly tak vaše čtenáře. Zde je příklad:

„

Ahoj (jméno),

Vracíme se s naším zajímavým newsletterem s nejnovějšími aktualizacemi. Klikněte na odkaz níže a seznamte se s našimi nejnovějšími objevy. Každá minuta strávená s námi bude stát za to.

Přečtěte si (název/odkaz na newsletter)

S pozdravem,

(Název značky)

Propagační šablony

Propagační šablony vám pomohou propagovat nové nebo stávající produkty u vašich odběratelů. Ať už se jedná o uvedení nového produktu na trh, časově omezenou nabídku nebo oznámení o výprodeji – tyto šablony se hodí pro všechny vaše propagační účely. Zde je ukázka šablony propagačního e-mailu:

„Ahoj (jméno),

Vydejte se na nákupní horečku, protože máme VÝPRODEJ! Objevte neodolatelné nabídky svých oblíbených produktů. Navštivte webové stránky ještě dnes a využijte časově omezené nabídky.

(Přidejte odkaz na stránku s výprodejem/slevami)

Příjemné nakupování,

(Název značky)

Šablony pro uvítání

Uvítací e-maily jsou nejčastěji používanou a nejdůležitější součástí každé e-mailové marketingové strategie. Novým zákazníkům dávají pocit, že jsou vítáni, a co je ještě důležitější, předávají odběratelům první dojem o vaší značce.

Takto vytvoříte šablonu uvítacího e-mailu:

„Ahoj (jméno),

Jsme rádi, že jste se k nám připojili na této vzrušující cestě.

Prozkoumejte náš web a najděte styly, které vám letos pomohou vylepšit váš vzhled. Zde je několik nejprodávanějších produktů, které vám pomohou začít (přidat odkaz).

<Obrázky produktů/nabídek>

Těšíme se, až vám do schránky dorazí nejnovější aktualizace.

S pozdravem,

(Název značky)

Šablony pro opuštění košíku/následné kroky

Opuštění nákupního košíku je mezi e-commerce značkami běžné. Online obchody kvůli této malé změně v náladě zákazníků ročně přicházejí o 18 miliard dolarů tržeb.

E-maily o opuštění košíku se odesílají v reálném čase, právě ve chvíli, kdy zákazník opustí aplikaci, aniž by provedl nákup. Tyto e-maily obvykle slouží jako připomenutí nebo následná komunikace, která má zákazníky přimět k dokončení nákupu.

Použijte tyto e-maily k vyvolání pocitu naléhavosti. Nabízejte časově omezené nabídky nebo upozornění na vyprodání zásob. Udělejte vše, co je v rámci pravidel nutné, aby zákazníci dokončili své nákupy. A vy tak získali zpět část ztracených tržeb. Můžete zkusit:

„Ahoj (jméno),

Všimli jsme si, že jste opustili svůj nákup v košíku. Položky ve vašem košíku netrpělivě čekají, až se k vám dostanou. Klikněte na (přidat odkaz do košíku), abyste se vrátili ke svému nákupu a získali PEVNOU SLEVU 20 % z hodnoty košíku.

Jsme tu, abychom zodpověděli všechny vaše dotazy!

S pozdravem,

(Název značky)

Šablony pro studené oslovení

Šablony pro studené oslovení vám pomohou oslovit velké množství lidí. Pokud pravidelně provádíte studené oslovení, tyto šablony vám ušetří spoustu času.

Díky nim si můžete zachovat požadovaný styl a tón a zároveň bez námahy maximalizovat své denní limity pro oslovování zákazníků. Pokud byste to dělali ručně, čísla by byla jednociferná. Příklad:

„Ahoj (jméno),

Oslovujeme vás, abychom prozkoumali možné synergie. Naše značka může být pro vás ideální (upřesněte potřebu). Zde je několik názorů na nás (recenze zákazníků/recenze spolupracovníků) a některé produkty, které by vás mohly zajímat (uveďte odkaz).

Můžeme si domluvit telefonát, abychom to probrali?

S pozdravem,

(Název značky)

Šablony Gmailu nad rámec Gmailu – integrace s jinými platformami

Řekněme, že máte uložené šablony ve svém účtu Gmail, ale chcete odesílat e-maily přes Microsoft Outlook nebo Apple Mail. Umožňuje Gmail sdílení šablon s jinými poskytovateli e-mailových služeb?

Ano, Gmail nabízí možnost používání šablon na různých platformách. Integruje se s dalšími aplikacemi, jako jsou ClickUp, Hive, Slack, Dropbox, Right Inbox a další.

Integrace Gmailu s ClickUpem funguje skvěle. Obě platformy se dokonale synchronizují v reálném čase, takže jakékoli aktualizace ve vaší Gmailové schránce jsou viditelné i v ClickUp.

Například pokud obdržíte nový e-mail, aktualizace bude viditelná na obou platformách v reálném čase.

Šablony v Gmailu lze navíc využít i pro lepší správu e-mailů. Díky integraci Gmailu tak můžete znásobit výhody, které vám aplikace přináší.

Omezení používání vytváření e-mailových šablon v Gmailu

Bez ohledu na výhody a přínosy používání e-mailových šablon má jejich používání i určitá omezení. Při vytváření konceptů je třeba mít na paměti několik věcí:

Omezené možnosti přizpůsobení

Vytvoření nového e-mailu od nuly nabízí více možností přizpůsobení než úprava předem připravené šablony Gmailu. Šablony vám samozřejmě umožňují upravovat podrobnosti, jako jsou jména, ale stále omezují inovace.

Řešení: Použijte šablony ClickUp a vyberte si z galerie šablon zaměřených na konkrétní cíle, abyste nikdy neměli nedostatek e-mailových šablon přizpůsobených vašim potřebám.

Problémy s ukládáním a úpravami

Šablony Gmailu se často mohou jevit jako prázdné nebo způsobovat potíže při úpravách. Zjednodušeně řečeno, šablona nemusí být snadno dostupná nebo nemusí fungovat tak, jak má.

Řešení: Správa e-mailových projektů ClickUp funguje hladce, takže nemusíte mít obavy z ukládání nebo úprav a jsou vyloučeny všechny funkční chyby. Šablony uložené v ClickUp lze snadno ukládat a upravovat, takže je vyloučena jakákoli možnost problémů s ukládáním a úpravami, které by jinak mohly nastat.

Problémy příjemce

U šablon Gmailu není neobvyklé, že příjemce uvidí poškozené, nesprávně formátované nebo nereagující e-maily.

Řešení: Nástroje ClickUp eliminují problémy příjemců díky rychlému a přesnému fungování. Také studují chování uživatelů s e-maily, aby identifikovaly mezery v odesílání e-mailů pomocí svých e-mailových marketingových zpráv.

ClickUp: Efektivní alternativa k e-mailovým šablonám Gmailu

Integrace Gmailu a ClickUp vám umožní automaticky extrahovat a vytvářet nové úkoly z akčních položek přijatých prostřednictvím e-mailů. Práce s Gmailem bude plynulejší, jakmile se rozhodnete pro integraci ClickUp.

Správa e-mailových projektů v ClickUp

Pokud hledáte alternativu k e-mailům, není nic lepšího než ClickUp Email Project Management. Nabízí rozsáhlé funkce, které automatizují většinu úkolů souvisejících s e-maily. Automaticky odesílejte e-maily na základě událostí úkolů, vlastních polí a odeslaných formulářů. Vytvářejte také akční položky přímo z e-mailů zákazníků, což vám pomůže lépe spravovat práci, abyste nikdy nic nezmeškali.

ClickUp poskytuje užitečné e-mailové šablony, včetně:

Stáhnout šablonu

Stáhnout šablonu

Stáhnout šablonu

ClickUp AI

Kromě těchto šablon ClickUp můžete k vytváření e-mailových šablon a osnov použít také ClickUp AI. Pomáhá vám to především s vytvářením stručných a působivějších e-mailů.

Zatímco vy se věnujete těmto činnostem, ClickUp vám může dále pomáhat s různými e-mailovými šablonami, systémy pro správu e-mailů a funkcemi umělé inteligence.

Pokud si stále nejste jisti kombinací ClickUp + Gmail, postupujte podle výše uvedených kroků a vytvořte šablony v Gmailu. Poté použijte ClickUp k zefektivnění celého procesu.

Okamžitě integrujte ClickUp, abyste mohli rychle pracovat s e-maily a využít jeho funkce k rychlejšímu dosažení svých obchodních cílů. Zaregistrujte se do ClickUp zdarma.

Časté dotazy

1. Jak vytvořím šablonu v Gmailu?

Začněte tím, že povolíte šablony v Gmailu, vytvořte šablonu a uložte ji. Jakmile je šablona uložena, použijte ji k odesílání e-mailů.

2. Kde jsou moje e-mailové šablony Gmailu?

Šablony e-mailů v Gmailu najdete kliknutím na tři tečky, které se zobrazují na pravé straně okna pro psaní e-mailů v Gmailu. Poté klikněte na „Šablony“ a vyberte tu, se kterou chcete pracovat.

3. Má Gmail bezplatné e-mailové šablony?

Ano, Gmail má knihovnu šablon, ke které máte bezplatný přístup.