ClickUp konsolidoval pracovní nástroje do jedné platformy od roku 2017. Ale s rostoucí popularitou a nezbytností využívání AI je třeba přehodnotit způsob, jakým týmy sledují, sdílejí a vyhledávají své obchodní obsahy, aby bylo možné optimalizovat pracovní prostředí.
ClickUp Brain je soubor konverzačních, kontextových a na rolích založených funkcí umělé inteligence, které jsou k dispozici všude v ClickUp. Každý zaměstnanec z jakéhokoli týmu může využít jeho tři klíčové pilíře: AI Knowledge Manager, AI Project Manager a AI Writer for Work.
Otázka, která zajímá každého, zní: Jak mi umělá inteligence pomůže být efektivnější a výkonnější v mé práci?
S ClickUp Brain se váš tým nemusí učit prompt engineering, aby kladl správné otázky pro lepší výstupy AI – o to se postaráme za vás. Nástroje ClickUp AI můžete aplikovat postupně, nejprve v oblastech s velkým dopadem na jednotlivce i tým, a poté rozšiřovat jejich rozsah!
BEZPEČNOST S AIMáte plnou kontrolu nad používáním našich AI funkcí a můžete je využívat pouze v souladu se svými zásadami a ve prospěch svých zaměstnanců. Zde je několik informací, které byste měli vědět:
1. Šifrování dat: ClickUp používá šifrování k ochraně dat během přenosu i v klidu, čímž zajišťuje, že citlivé informace nejsou přístupné neoprávněným osobám. 2. Ovládání přístupu pro Ask AI: ClickUp implementuje přísné ovládání přístupu, které zajišťuje, že k odpovědím ClickUp Brain mají přístup pouze oprávnění uživatelé. Uživatelé musí mít přístup k podkladovým datům. 3. Dohody s partnery AGI: ClickUp uzavřel dohody s poskytovateli LLM, že nebudou používat data k trénování modelů. 4. Trénování modelů: ClickUp netrénuje žádné AI modely na uživatelských datech.
Další informace najdete v našich úplných zásadách zabezpečení.
Podívejme se blíže na klíčové funkce ClickUp Brain! 🤓
1. Spusťte AI odkudkoli v ClickUp
Nová funkce AI Chat je přesně tam, kde ji potřebujete: stačí jedno kliknutí na panel nástrojů kdekoli ve vašem pracovním prostoru. Jedná se o samoobslužnou bránu, která vám pomůže najít odpovědi a udržet váš tým v nepřetržitém pracovním tempu.
Díky neustálému přístupu ke sdílení informací se sníží počet přerušení práce, což přispěje k individuálnímu soustředění i týmové spolupráci.
Když týmy aktualizují své úkoly nebo spolupracují na výstupech, stačí jedno klepnutí a AI se aktivuje, takže kdokoli může nahlédnout do existujících zdokumentovaných rozhodnutí a dat.
Každý den přináší nové otázky, ale ClickUp AI je k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, 365 dní v roce. Zde je několik scénářů, jak mohou lidé využít ClickUp AI k získání rychlé organizační pomoci:
Otázka týkající se interních zásad
- Osoba: Mohl byste mi sdělit, jaká jsou naše pravidla pro dovolenou? Chtěl bych si vzít volno příští pátek, ale nejsem si jistý, zda potřebuji předchozí souhlas a jak dlouho předem o něj musím požádat.
- AI: Odpovídá stručným přehledem firemních zásad týkajících se dovolené, včetně požadovaných schválení, lhůt pro podání žádostí, dostupnosti nemocenských dnů vs. osobních volných dnů a zdrojů, kde lze získat další informace.
Obecné osvědčené postupy pro pracovní prostor
- Osoba: Jak nastavím úkol jako soukromý?
- ClickUp AI: Odpovídá pomocí podrobných pokynů a odkazů na články nápovědy ClickUp, kde najdete další informace.
IT podpora
- Osoba: Můj počítač nefunguje! Jak mohu kontaktovat IT oddělení?
- ClickUp AI: Vyhledává ve vaší znalostní databázi zdokumentované postupy a sdílí odkazy na zdroje.
2. Ptejte se na úkoly a dokumenty
I zaměstnanci, kteří vynikají v organizaci, mají potíže udržet krok se svým seznamem úkolů vyžadujících intenzivní soustředění.
Všechno je teď splatné, pokud máte pět projektových manažerů na pěti úkolech, na kterých pracujete.
Nyní budete mít jasný přehled o pracovních úkolech, které vyžadují okamžitou akci, a o těch, které mají nižší prioritu na základě údajů o úkolech. Zeptejte se na vlastní otázku nebo si vyberte z předem připravených dotazů, včetně:
- Jaké jsou moje urgentní úkoly?
- Na čem bych měl pracovat dál?
- Jaké jsou moje úkoly po termínu?
- Jaké úkoly jsou otevřené a přidělené mně?
Díky tomu mohou týmy plynule postupovat v naléhavých úkolech a důležitých dlouhodobých cílech, aniž by ztratily ze zřetele klíčové milníky. 🔑
3. Shrňte úkoly, komentáře a dokumenty
Používání nástrojů AI pro shrnování informací a pomoc s psaním zbavuje všechny zaměstnance tlaku spojeného s obrovským množstvím čtení a psaní pracovních dokumentů. To zvyšuje efektivitu v celé společnosti a šetří čas.
Řekněte všem: Už žádné nekonečné vlákna úkolů!
Díky automatickému vytváření souhrnů klíčových detailů týmy zvyšují svou kapacitu, aby mohly dokončit a sdílet více práce. Níže uvedené situace jsou ideální příležitostí k využití AI souhrnů:
- Vývoj produktu: Shrňte dlouhé dokumenty s požadavky, abyste mohli extrahovat klíčová rozhodnutí a kompromisy pro nové inženýry.
- Marketingové kampaně: Vytáhněte hlavní témata a poznatky z dlouhých e-mailových vláken při plánování nadcházejícího spuštění kampaně, abyste pomohli spolupracovníkům z různých oddělení se rychle zorientovat.
- Výzkumné projekty: Z dlouhých výsledků a analýz vyberte klíčová zjištění a doporučení a vytvořte stručné shrnutí.
- Zákaznická podpora: Shrňte konverzace mezi kolegy a zákazníky, abyste odhalili nevyřešené problémy, požadavky na funkce nebo chyby pro produktové týmy.
- Konzultační projekty: Vytvořte přehled výstupů, stavových zpráv a zápisů z jednání, abyste klienty informovali o pokroku na vysoké úrovni.
4. Vytvářejte osobní standupy a aktualizace týmu
AI StandUp vytváří na požádání stručné souhrny stavu pro až 10 osob. Tyto pravidelné kontaktní body pro hodnocení pokroku nás nutí nést odpovědnost, abychom nepřehlédli individuální a kolektivní úsilí, které vede k úspěchům organizace. 🏆
Vaše individuální schůzky, týmové porady a retrospektivy probíhají souběžně. Denní standupy prostřednictvím ClickUp AI poskytují okamžitý přehled, abyste mohli zůstat flexibilní a zároveň se věnovat širším potřebám, jako je stanovení cílů a rozvoj talentů.
A pokud vám k udržení denního tempa stačí jednoduchá kontrola pokroku, přidejte si kartu StandUp na svou domovskou stránku! V nastavení karty můžete přepínat mezi různými časovými obdobími a formáty, abyste zjistili, co je pro vás během týdne relevantní.
5. Používejte přirozený jazyk k vytváření vlastních automatizací
Naši uživatelé milují funkci automatizace v ClickUp, která eliminuje mnoho manuálních procesů souvisejících s úkoly. Vylepšili jsme tento nástroj, aby si každý mohl vytvořit vlastní pravidla pomocí jednoduchého textu!
Popište, co chcete provádět automaticky: aktualizace stavů, použití šablon nebo zasílání komentářů konkrétním osobám.
Například náborář automatizuje pracovní postup náboru pomocí přirozeného jazyka: Když se stav úkolu změní na přijatý, použijte šablonu pro zaškolení nových zaměstnanců a změňte prioritu na vysokou.
6. Získejte automatické aktualizace úkolů v zobrazení seznamu, tabule, kalendáře nebo tabulky
Pokud již používáte vlastní pole pro zkrácení přepínání úkolů, určitě si zamilujete nejnovější přírůstky do skupiny: AI Summary a AI Progress Updates!
Pamatujete si funkci shrnutí úkolů z dřívějška? Nyní můžete získat okamžité shrnutí pokroku a aktualizací z náhledů, aniž byste museli úkol otevírat.
Pro produktové plány nebo seznamy marketingových kampaní vytvořte nový přehledný popis nedávného pokroku v plnění úkolů. V prodejních pipelinech nebo seznamech sprintů vytahujte souhrny urgentních úkolů potenciálních zákazníků nebo míry dokončení vývoje, jak se úkoly denně vyvíjejí. 🌱
7. Pište s naším asistentem přizpůsobeným vaší roli
Asistent psaní s umělou inteligencí zvyšuje hodnotu tím, že umožňuje týmům maximálně využít daný okamžik. Když jsou nápady ještě čerstvé v našich myslích, je to ideální čas začít pracovat. Budeme se soustředit na nejdůležitější úkoly a vyhneme se hromadění papírování.
Jak to funguje: Doporučené výchozí body v ClickUp AI se mění na základě role, kterou vyberete v modálním okně.
Například inženýři mohou generovat modelové schéma nebo psát dokument s technickými specifikacemi. Stejně tak projektoví manažeři mohou vytvářet dokument s rozsahem projektu nebo žádost o změnu projektu. Personální oddělení může vytvářet seznamy volných pracovních míst nebo návrhy interních oznámení.
8. Snižte počáteční pracovní zátěž pomocí šablony založené na umělé inteligenci
S rostoucí rychlostí projektů ve všech oborech podnikání přináší pohodlí konzistentní kvalita. Šablony generované umělou inteligencí standardizují strukturu a formátování, takže kdokoli, kdo používá zdroje schválené vaší značkou – ať už se jedná o zákazníky nebo vedoucí pracovníky – má k dispozici propracované materiály. 🎨
Využijte funkci Write With AI k vytvoření prvního návrhu dokumentu. Konkrétně:
- Otevřít nový dokument
- Zadejte klávesu lomítko, abyste otevřeli nástroj Write With AI.
- Řekněte AI, co chcete vytvořit, a podle potřeby upravujte.
- Vložte text do dokumentu a proveďte finální úpravy.
- Uložte dokument jako šablonu, aby k němu měli přístup i ostatní členové týmu.
Například programoví manažeři, kteří spouštějí nové mezifunkční iniciativy, mohou okamžitě generovat plně strukturované dokumenty pro úpravy v souladu s osvědčenými postupy PM, jako jsou metriky úspěchu, seznamy rizik a matice RACI přizpůsobené velikosti týmu.
Zde je několik příkladů, jak jiné týmy vytvářejí šablony pro různé příležitosti:
Sociální média
- Obsahové rámce s předem nakonfigurovanými velikostmi obrázků a ideální délkou popisků
- Šablony sociálních kampaní s opakovaně použitelnými seznamy hashtagů a zprávami
- Analytické zprávy odhalující klíčové trendy v metrikách
Obsah
- Nástin blogového příspěvku s předvyplněným SEO výzkumem k dokončení
- Koncepty videí s podrobnostmi scén a připravenými kontrolními seznamy pro produkci
- Šablony e-mailových newsletterů s segmentovanými bloky obsahu pro odběratele
Marketing
- E-maily pro péči o potenciální zákazníky s rozborem segmentů potenciálních zákazníků
- Šablony plánů spuštění kampaně s nástrojem pro sledování rozpočtu, cílem a informacemi o cílovém publiku
- Šablony tiskových zpráv k uvedení produktu na trh s positioningovým jazykem
Inženýrství
- Šablony pro architekturu kódu a dokumentaci komponent
- Rámce dokumentů s požadavky na produkt přednastavené se stylovými pokyny
- Šablony protokolů problémů plánu nápravy nedostatků s logickými toky rozhodovacího stromu
IT
- Formuláře pro dokumentaci reakcí na incidenty s kategorizací závažnosti
- Šablony zpráv o auditu kybernetické bezpečnosti aktualizovány podle nejnovějších předpisů
- Testovací mřížky pro obnovu po havárii a struktury pro selektivní obnovení záznamů
HR
- Personalizované šablony nabídek zaměstnání včetně podmínek zaměstnání
- Přizpůsobitelné 90denní kontrolní seznamy pro zaškolení podle oddělení nebo týmu
- Flexibilní rámce pro hodnocení výkonu v souladu s hodnotami společnosti
Finance
- Šablony pro analýzu rizik při přípravě finančního auditu
- Šablony pro vykazování rozpočtu versus skutečných výdajů
- Pitchbookové šablony pro materiály k financování aktualizované podle velikosti kola
9. Zobrazit přepisy hlasových klipů z odeslaného komentáře
Hladká spolupráce znamená setkávat se se zaměstnanci tam, kde se cítí nejlépe při vyjadřování svých nápadů. Pro některé je intuitivnější vyslovovat své myšlenky nahlas, protože tak mohou lépe vyjádřit svůj tón a nadšení.
Hlasové klipy v ClickUp umožňují týmům sdílet verbální poznámky a AI okamžitě přepisuje konverzace do textu.
Díky přepisu může kdokoli rychle prohledat obsah a najít klíčové detaily. (A hodí se to, pokud jste na veřejném místě nebo v otevřené kanceláři!) Můžete dokonce kopírovat celé přepisy nebo výňatky pro širší viditelnost.
10. Vytvářejte podúkoly dvakrát rychleji díky AI
Místo toho, abyste si lámali hlavu nad tím, jaké úkoly jsou nutné k úspěšnému dokončení projektu, nechte ClickUp AI, aby vám pomohl sestavit akční plán. Stačí definovat celkový cíl, např. Vytvořit nový pracovní postup pro předkládání IT, a AI sestaví sadu postupných dílčích úkolů!
A síla podúkolů generovaných umělou inteligencí tím nekončí. 🤖
Jak to funguje: Pokud byl úkol při svém vytvoření pojmenován jako Plánování celofiremních školení, může postrádat konkrétní informace potřebné k určení logických dílčích úkolů. Během několika dní však AI dokáže zpracovat všechny nově přidané komentáře, protože diskuse vyjasní formáty dodání, cílové skupiny a priority témat.
Na základě vyvíjejícího se rozsahu pak může doporučit přizpůsobené dílčí úkoly odrážející aktualizovaný kontext a podrobnosti: Nastínění potřebných rolí, míst k organizaci, témat, která mají být pokryta, a pozvánek k vytvoření!
11. Přepínejte mezi LLM a přizpůsobte si své zkušenosti s AI
Chtěli byste mít přístup k ChatGPT ve svém pracovním prostoru? Nebo psát podrobné blogové příspěvky pomocí Claude bez přepínání záložek a přihlašování do nástroje? Nyní to můžete!
ClickUp Brain vám nabízí možnost přepínat mezi různými velkými jazykovými modely (LLM), aby vyhovovaly různým případům použití a osobním preferencím. Tím získáte lepší výsledky při různých úkolech, jako je kódování, psaní nebo shrnování.
S vývojem technologie AI umožní schopnost přepínat LLM Brain integrovat novější, pokročilejší modely, jakmile budou k dispozici, a udržet vašeho praktického asistenta přizpůsobivého vašim pracovním požadavkům.
Zvyšte produktivitu v celé společnosti pomocí ClickUp Brain
Rádi si s vámi popovídáme, abychom pochopili, jaké jsou potřeby vašeho týmu v oblasti automatizace a kde se vyskytují problémy. V rámci personalizované schůzky probereme, kde se vaše pracovní postupy zasekávají, a pak vám ukážeme, kde ClickUp Brain v kombinaci s vaší znalostní bází znásobí výstupy. ⚙️
A aby byla transformace pracoviště dostupnější, je ClickUp Brain k dispozici za 5 USD za člena pracovního prostoru za měsíc. Od dnešního dne může váš tým dokončit úkoly na dnešek, zítřek i pozítří!