Jako projektový manažer musíte odhadovat a spravovat mnoho proměnných, které se na projektu podílejí. To zahrnuje definování obchodních požadavků, aby je bylo možné převést do konkrétních projektových úkolů.
Požadavky projektu definují „minimální“ standard, který musí produkt splnit, aby efektivně vyřešil problémy koncového uživatele. Požadavky, které se týkají technických vlastností a aspektů projektu – vlastnosti, funkce a schopnosti konečného produktu – se v projektovém řízení nazývají technické požadavky.
V tomto komplexním průvodci technickými požadavky v projektovém řízení se budeme zabývat různými typy technických požadavků, s nimiž se můžete setkat, a tím, jak je efektivně shromažďovat a spravovat.
Co jsou technické požadavky?
V projektovém řízení jsou technické požadavky plánem, který nastiňuje funkce, vlastnosti a technické aspekty, které musí projekt splňovat.
Ty zahrnují také veškerá technická omezení, která je třeba překonat pro úspěšnou realizaci projektu.
Z pohledu softwarového produktu se technické požadavky projektu vztahují k tomu, jak je produkt vytvořen. Tyto požadavky proto zahrnují hardware, software, výkon, spolehlivost a bezpečnost.
Řekněme, že chcete vytvořit nástroj pro vzdálenou práci, který vašemu týmu umožní pracovat z domova.
Mezi klíčové aspekty, které byste měli zvážit, patří způsob ověřování uživatelů, způsob, jakým jim bude nabídnut přístup k datům, jaké komunikační funkce by měli mít k dispozici (služby jako chat, e-maily, videokonference atd.) a tak dále.
Vaše technické požadavky se budou zaměřovat na zajištění plynulé komunikace, spolupráce, přístupnosti a splnění vašich bezpečnostních požadavků.
Následující požadavky a funkce budou tvořit technický základ tohoto projektu:
- Kompatibilita se zařízeními (notebooky, stolní počítače, mobilní telefony atd.) a operačními systémy
- Požadavky na software a hardware
- Použitý programovací jazyk
- VPN (virtuální privátní síť) pro bezpečný přístup k síti a zdrojům společnosti
- Vícejazyčné funkce pro programování softwaru
- Cloudové úložiště a systémy pro správu dokumentů
- Šifrovací protokoly a vícefaktorová autentizace (MFA) pro zajištění bezpečnosti
- Vysokorychlostní připojení k internetu pro podporu videokonferencí, sdílení souborů atd.
- Software pro vzdálenou plochu pro IT podporu k řešení problémů na zařízeních zaměstnanců
- Soulad s předpisy na ochranu osobních údajů, jako jsou GDPR, CCPA atd.
Zdroj technických požadavků se může lišit, včetně regulačních pokynů, aktuálních tržních trendů atd.
Technické požadavky řeší základní otázky v procesu řízení projektů, jako například:
- Jak produkt uspokojí potřeby a očekávání koncového uživatele?
- Jak bude produkt splňovat schválené technické normy?
- Jaké jsou zkušenosti koncových uživatelů při interakci s produktem?
- Jaký typ technických zdrojů pomůže splnit požadavky koncového uživatele?
- Jak se produkt integruje do stávajících systémů a infrastruktury?
- Jaké jsou požadavky na výkon a škálovatelnost?
- Jaká bezpečnostní opatření pomohou chránit zdroje systému a jeho data?
- Jak bude produkt řešit chyby, výjimky a okrajové případy?
- Existují nějaké požadavky na dodržování předpisů a regulační požadavky, které je třeba splnit?
- Jaké jsou požadavky na údržbu a podporu?
- Jak bude produkt testován, aby bylo zajištěno, že splňuje stanovené technické požadavky?
- Jaké jsou požadavky na nasazení a implementaci produktu?
Žádné dva seznamy technických požadavků nejsou stejné – vše závisí na vašem produktu a konečných cílech projektu.
Význam technických požadavků v projektovém řízení
71 % projektů buď zcela selže, nebo čelí „problémům“ – hlavní příčinou je to, že neposkytují funkce a vlastnosti, které zákazník očekává.
Jedním ze způsobů je vytvoření podrobné projektové charty.
V případě softwarových produktů však dokumentace technických požadavků zlepšuje vzájemné porozumění mezi vašimi týmy a zákazníky, takže všichni vědí, co mohou očekávat.
Zároveň zajistí, že technické problémy a závady nebudou bránit postupu projektu.
Zaměření se na plánování správy technických požadavků je chytrý krok, protože:
1. Přináší systematický přístup k plánování projektů
Požadavky v komplexních projektech mohou být vrstvené. Dokument s technickými specifikacemi pomáhá vytvořit seznam priorit podúkolů a každý podúkol považuje za menší projekt. To přináší větší efektivitu, přehlednost a organizaci do procesu plánování projektu.
2. Zabraňuje rozšiřování rozsahu projektu
Včasné upevnění rozsahu projektu týkajícího se vlastností a funkcí produktu může týmu ušetřit spoustu úsilí a času. Dokument s technickými požadavky zdůrazňuje všechny vlastnosti produktu, které jsou z technického hlediska potřebné.
3. Slouží také jako referenční bod pro využívání technických zdrojů
Sdílený dokument s technickými specifikacemi zdůrazňuje objem a typ technických zdrojů, které mají být použity. To usnadňuje projektovým manažerům odhadovat náklady a dodržovat rozpočet.
4. Uvede týmy do „režimu soustředění“
Nepředvídaná zpoždění, nedostupnost zdrojů, měnící se očekávání klientů atd. brzdí dynamiku týmu. Mít po ruce praktický dokument pomáhá týmu soustředit se na požadovaný konečný produkt se všemi očekávanými vlastnostmi a funkcemi.
5. Podporuje informované rozhodování
Díky spolehlivým informacím o výkonu vašeho produktu se přidělování nákladů, zdrojů, infrastruktury atd. stane hračkou.
6. Umožňuje hladké testování uživatelů
Každá funkce vašeho produktu musí projít přísným testováním uživateli, aby bylo zajištěno, že splňuje očekávání klienta, a dokument s technickými specifikacemi zajišťuje, že ve fázi testování nic nebude opomenuto.
Různé příklady technických požadavků
Technické požadavky se liší v závislosti na povaze vyvíjeného produktu.
1. Funkční požadavky
Tyto funkce specifikují, čeho by měl produkt dosáhnout, aby doplňoval konkrétní chování uživatelů. Zdůrazňují funkce, které musí produkt plnit, pomocí případů použití, uživatelských příběhů atd.
2. Nefunkční požadavky
Tyto funkce specifikují klíčová kritéria, jako je výkon, bezpečnost, spolehlivost, použitelnost atd., aby bylo možné posoudit výkonnost produktu.
3. Systémové požadavky
Tyto funkce definují technické specifikace, které musí produkt splňovat, aby vyhovoval potřebám svých uživatelů, a zahrnují hardwarové požadavky, softwarové požadavky atd.
4. Požadavky uživatelů
Tyto funkce obsahují seznam toho, co uživatelé od produktu potřebují, a odpovídající popisy konkrétních požadovaných funkcí.
5. Obchodní požadavky
Tyto požadavky představují vysoké cíle, které musí produkt splnit, aby uspokojil potřeby organizace a ospravedlnil investici.
6. Požadavky na rozhraní
Tyto funkce specifikují, jak bude produkt interagovat se stávajícími systémy a komponentami, a zahrnují požadavky na API, datové formáty, komunikační protokoly atd.
7. Právní a compliance požadavky
Jedná se o základní požadavky, které je třeba splnit, aby byly dodrženy příslušné zákony, předpisy a průmyslové standardy týkající se ochrany osobních údajů, bezpečnosti, přístupnosti atd.
Existuje i jiný způsob, jak rozlišit různé aspekty technických požadavků.
Přehled deseti typů technických požadavků, které je třeba zohlednit při vývoji softwaru
- Dostupnost: Odkazuje na „čas“, který mají vaši koncoví uživatelé/týmy k dispozici pro interakci se softwarem a jeho používání; je vyjádřena v procentech a definována metrikou „provozuschopnosti“. Čím blíže se dostanete k 100 %, tím lépe.
- Spolehlivost: Udává průměrnou dobu, po kterou software funguje bez poruchy – čím delší doba, tím spolehlivější software. Tuto metriku můžete také znát jako MTBF (průměrná doba mezi poruchami).
- Kvalita dat: Udává, jak jsou data použitelná a kvalitní.
- Informační bezpečnost: Zajišťuje bezpečné sdílení dat a ochranu citlivých údajů za každou cenu.
- Výkon: Označuje dobu načítání produktu.
- Přístupnost: Zajišťuje, že důležité informace jsou kdykoli a s minimálním úsilím dostupné všem.
- Údržba: Popisuje, jak rychle značka řeší technické problémy – měří se pomocí metriky MTTR (průměrná doba opravy), přičemž magickým číslem je méně než 60 minut.
- Dostupnost služeb: Odkazuje na rychlost, s jakou týmy provádějí aktualizace, změny atd. softwaru bez přerušení jeho používání.
- Lidská chyba: To znamená, že software nebo produkt by měl být schopen identifikovat, kdy uživatel udělá chybu, a informovat ho o tom.
Bez ohledu na typ technických požadavků, které potřebujete shromáždit, postupujte podle stanoveného procesu, abyste získali správné požadavky (více o tom níže).
Jak shromažďovat technické požadavky v rámci řízení projektů?
Sběr technických požadavků je přímý, lineární proces. Rozdělili jsme jej pro vás do pěti jednoduchých kroků.
Krok 1: Shromážděte podklady ze všech relevantních zdrojů
Při shromažďování podnětů se ujistěte, že vám neunikne žádný důležitý stakeholder nebo skupina uživatelů. Zároveň přijímejte podněty pouze z relevantních zdrojů, které mají porozumění a zkušenosti s produktem.
Tipy, které je třeba dodržovat:
- Konzultujte s lidmi, kteří s produktem přímo pracují, jako jsou koncoví uživatelé, zákazníci, zainteresované strany, produktoví manažeři, vývojáři atd.
- Vytvářejte přizpůsobené průzkumy a provádějte personalizované rozhovory o „minimálních očekáváních“ od produktu.
- Sjednejte si interní schůzku s týmem, abyste ověřili seznam shromážděných technických požadavků.
Krok 2: Zapojte se do analýzy využití
Stanovení výkonnostních požadavků vašeho produktu vyžaduje, abyste vystoupili ze své komfortní zóny.
To zahrnuje provádění průzkumů s externími zainteresovanými stranami, konzultace s odborníky v oboru a komunikaci se zákazníky všemi možnými prostředky.
Tipy, které je třeba dodržovat:
- Proveďte průzkum trhu, abyste porozuměli aktuálním trendům.
- Vytvořte profil svých koncových uživatelů, abyste lépe porozuměli jejich vzorcům chování.
Spojte výsledky a zjistěte, jak dobře si váš produkt vede a jaké dosahuje hodnocení spokojenosti zákazníků.
Krok 3: Vytvořte případy použití a zaměřte se na prototypování
Jakmile budete mít připravený referenční rámec, je čas pustit se do práce a vytvořit prototyp.
Tipy, které je třeba dodržovat:
- Vytvořte sadu různých případů použití, abyste otestovali svůj rámec.
- Podporujte přímé interakce s uživateli, abyste pochopili, co funguje a co ne.
- Napište podrobnou zprávu včetně diagramů případů.
Krok 4: Zahrňte technické vlastnosti
Je důležité kvantifikovat hardwarové a softwarové komponenty.
Mezi standardní parametry, které je třeba kvantifikovat, patří výkon, škálovatelnost, dostupnost zdrojů, latence systému, bezpečnost a další.
Pokračujte v kontrolách a schůzkách s týmem, abyste přesně určili požadované technické atributy.
Technické požadavky na vývoj aplikace by například zahrnovaly dobu provozuschopnosti, odezvu aplikace, bezpečnostní protokol, snadnost použití, frekvenci zálohování, škálovatelnost, údržbu atd.
Krok 5: Ověřte dokument s technickými požadavky
Po dokončení základních příprav můžete vytvořit dokument s technickými požadavky.
Chcete zdůvodnit každý funkční a technický požadavek, který uvedete na papíře.
K tomu zahrňte následující prvky a zajistěte, aby byl proces bezchybný:
- Koncoví uživatelé přiřazení k použitelnosti produktu
- Milníky a odpovídající termíny
- Struktura týmu spolu s potřebnými dovednostmi a kompetencemi
- Životní cyklus procesu vývoje projektu, včetně rozsahu projektu, plánování, řízení změn, zdrojů, pracovních postupů a nouzových plánů.
- Podrobnosti o produktu, od počátečního výzkumu po funkce identifikované v plánování projektu
- Protokoly a odpovídající výsledky, které zákazníci očekávají
- Systémové požadavky a opatření ke snížení rizik
- Externí faktory, jako je prostředí, předpisy atd.
- Specifikace, jako je velikost, hmotnost, výška, barva, tvar atd. v případě fyzického zboží a operačních systémů, rozhraní atd. v případě digitálních produktů.
Tipy, které je třeba dodržovat:
- Spolupracujte s členy týmu, zákazníky a dalšími zainteresovanými stranami, abyste získali jejich názory.
- Poraďte se s vedoucími pracovníky a vedením společnosti, abyste získali jejich konečný souhlas.
Jak psát přesné a podrobné technické požadavky pomocí ClickUp
Při plánování projektu musí projektoví manažeři posoudit řadu faktorů, aby zajistili, že konečný plán projektu splní všechny obchodní a technické požadavky. V závislosti na druhu projektu může jen technických požadavků být desítky.
Nemusíte si dělat rozsáhlé poznámky, abyste měli vše pod kontrolou – stačí použít bezplatné šablony technické dokumentace v ClickUp.
ClickUp je robustní nástroj pro správu projektů, který vám dává úplnou kontrolu a umožňuje vám shromažďovat a spravovat technické požadavky pouhým kliknutím na tlačítko.
Zde je přehled užitečných funkcí, které ClickUp nabízí pro správu vašich technických požadavků:
1. Zobrazení formuláře ClickUp pro správu průzkumů v reálném čase
Co uděláte, když chcete na poslední chvíli provést rozhovor s generálním ředitelem, abyste propagovali svůj nový produkt v renomovaném digitálním časopise, ale on má málo času?
Pomocí formulářů umožněte generálnímu řediteli odpovídat na otázky v době, která mu vyhovuje.
Využijte ClickUp Form View k provádění průzkumů, rozhovorů, ankety atd. se zainteresovanými stranami, manažery, vývojáři a dalšími.
Jedna z našich nejžádanějších funkcí, ClickUp Forms, disponuje podmíněnou logikou, která vám umožňuje vytvářet inteligentní, dynamické formuláře pro získávání zpětné vazby k produktům, zpracování kreativních požadavků, směrování prodejních příležitostí a mnoho dalšího.
Už nikdy nezmeškáte důležité informace a kritickou zpětnou vazbu od uživatelů.
Tato funkce vám umožňuje:
- Zaznamenávejte odpovědi a okamžitě směrujte práci správnému týmu ve správný čas.
- Převádějte odpovědi na sledovatelné úkoly a zapojte je přímo do svého pracovního postupu, abyste mohli okamžitě jednat.
- Přizpůsobte otázky a zaznamenejte relevantní informace.
Takto se formuláře ClickUp přizpůsobují každodenním situacím:
- Umožněte uživatelům odesílat požadavky na nové funkce, hlásit chyby nebo navrhovat vylepšení uživatelského rozhraní, přičemž jejich odpovědi budou převedeny na sledovatelné úkoly pro produktový backlog vašeho týmu.
- Vytváření IT formulářů pro hlášení incidentů, správu změn, žádosti o vybavení a další
- Vytváření přizpůsobených formulářů, které se aktualizují v reálném čase na základě potřeb zákazníka, pro vysoce personalizovaný zážitek.
ClickUp Docs a AI pro analýzu kvality dat a získávání poznatků
Sběr zpětné vazby od zákazníků je sice skvělý, ale tyto informace jsou zbytečné, pokud z nich nedokážete získat poznatky a využít je ke zlepšení výkonu.
Vstupte do ClickUp Docs a ClickUp AI.
ClickUp Docs je skvělý nástroj pro vytváření a úpravy dokumentů s technickými požadavky v reálném čase společně s vaším týmem. Označujte ostatní komentáři, přiřazujte úkoly a převádějte text na sledovatelné úkoly.
Vytvořte komplexní technické specifikace, které jasně vymezují rozsah a cíle projektu.
Zaznamenávejte a sdělte požadavky na produkt, jako jsou nezbytné funkce, kritické funkce a očekávaná uživatelská zkušenost.
Proměňte cíle a požadavky v úkoly a podúkoly a sledujte je na jednom místě.
Pro zvýšení přesnosti a rychlosti generujte dokumenty s technickými požadavky pomocí ClickUp AI, který nabízí více než 100 plně šablonových výzev přizpůsobených vašim potřebám. Zde je příklad šablony titulní stránky technické zprávy ClickUp, která je připravena k použití.
Jedním z oblíbených nástrojů ClickUp založených na rolích je generátor technických specifikací, který pomáhá generovat dokumenty s technickými specifikacemi, analyzovat data zákazníků z hlediska faktorů, jako jsou profily koncových uživatelů, vzorce chování atd., zefektivňovat procesy a zvyšovat produktivitu.
Ušetřete drahocenný čas, který byste jinak strávili formátováním a strukturováním dokumentu s technickými požadavky. Přidejte potřebné informace (například: úvahy o designu, podrobnosti implementace a další) a nechte generátor převzít práci!
Jasně formulované technické požadavky k odstranění mezery ve funkčnosti a výkonu
Technické požadavky by neměly být považovány za něco druhořadého – pro váš projekt jsou stejně důležité jako královna v šachové partii!
Technické požadavky jsou konkrétní popisy technických specifikací projektu, včetně požadavků na hardware a software, standardizace procesů kódování, testovacích postupů atd.
Jsou jasně a podrobně formulovány a vedou projekt k úspěchu.
Skutečným znakem kvalitního dokumentu s technickými požadavky je však to, že je vizuálně přitažlivý, fakticky správný, vytvořený ve spolupráci a snadno srozumitelný.
Nástroj pro správu projektů, jako je ClickUp, splňuje všechny požadavky na technickou správu a plánování projektů – od definování technických požadavků vašeho projektu až po správu očekávání zákazníků a řešení všeho, co je mezi tím. Zaregistrujte se zdarma ještě dnes!