Confluence срещу Teams: кой инструмент за сътрудничество в работата е най-добър?

Производителността е всичко в работния свят. Но между имейли, чатове и срещи е трудно да се справяте с всичко, което работното място изисква от вас.

Вместо да се затрупвате с имейли и таблици, които отнемат много време, изберете интелигентни инструменти за екипна работа, за да направите повече за по-малко време. Тези инструменти управляват комуникациите, натоварването, стратегиите и други аспекти на вашия екип. ⚒️

Ако търсите инструмент за сътрудничество, вероятно сте се натъкнали на Atlassian Confluence и Microsoft Teams. Но коя опция е най-добрата?

Не се притеснявайте – ние проучихме и двете платформи, за да ви помогнем да изберете най-добрия вариант.

В този наръчник ще сравним Confluence и Teams, ще обясним къде всеки инструмент се представя най-добре и ще споделим една не толкова тайна трета опция, която превъзхожда Confluence и Teams. 🤩

Какво е Confluence?

Atlassian Confluence е резултатът от комбинирането на инструмент за сътрудничество по проекти с платформа за управление на знания.

Управлението на знанията работи като вътрешен софтуер за уики, извличайки цялото институционално знание от пощенските кутии на вашия екип и превръщайки го в структурирана документация.

Например, ако Стив работи в компанията от 25 години и напусне, може да се окажете в затруднение, защото той знае толкова много. Трябва да прехвърлите знанията му в Confluence. Платформата записва знанията и ги прави достъпни за споделяне, така че всеки член на екипа да има достъп до тях. 🧠

По отношение на сътрудничеството, Confluence обединява екипите, за да работят заедно по всичко, навсякъде. Оставяйте коментари, споменавайте членове на екипа и дори редактирайте съвместно в реално време.

Функции на Confluence

Най-доброто нещо в Atlassian Confluence е, че неговите функции са подходящи както за екипи, които работят на място, така и за екипи, които работят дистанционно. След като изпробвахме платформата, смятаме, че тези функции са най-привлекателни за заетите професионалисти. 🙌

1. Управление на знанията

Разпръснатата информация не е полезна. Confluence организира цялата ви информация на едно място. Той комбинира проектни планове, актуализации на статуса и информационен контекст в едно хранилище.

Вместо да превключвате между различни платформи в търсене на SOP и наръчници, всичко е на ваше разположение в Confluence.

Confluence включва солидна база от знания. Разширената функция за търсене и етикетите правят намирането на нужната информация изключително лесно.

Разрешенията са функция, която е достъпна само в премиум плановете, но ви позволява да зададете няколко нива на достъп, за да запазите поверителната информация в тайна.

Ако сте мениджър, проверете аналитичните данни в Confluence, за да видите задачите, натоварването и статистиките за базата от знания на вашия екип. Ако сте положили усилия да създадете SOP, проверете аналитичните данни, за да видите дали хората действително го четат.

Йерархията на съдържанието в Confluence улеснява разбирането на информацията в системата – не се изисква обучение. Въпреки това, ако някога се почувствате затруднени, запишете се в Atlassian University.

Този безплатен ресурс е идеален както за администратори, така и за ежедневни потребители. Това е платформа за обучение по заявка, която ще ви научи как да извлечете максимума от Confluence.

Има и множество опции за поддръжка, вариращи от форуми на общността до база от знания и поддръжка на клиенти.

2. Интеграции

В Atlassian Marketplace има над 3000 интеграции, което прави комбинирането на всички ваши системи в един табло изключително лесно.

Ето само някои от любимите ни интеграции на Confluence:

Интересното е, че Confluence предлага и интеграция с Microsoft Teams.

3. Страници

Страниците в Confluence работят като Google Docs. На страницата вашият екип създава съдържание и работи заедно в реално време. Подобно на Google Docs, страниците включват история на версиите и проследяване на промените, така че винаги можете да се върнете и да възстановите предишна версия, ако желаете.

Страниците позволяват типични текстови коментари, но ако искате да добавите малко повече блясък, добавете няколко забавни GIF-а или емотикони. Можете също да маркирате екипа си, за да привлечете вниманието им към определени области на страницата. ✨

Трябва да насрочите среща? Confluence се интегрира с календарите на екипа, така че можете да видите наличността на всички на едно място. Той не включва вградена функция за видеосъобщения като приложението Microsoft Teams, така че все пак ще трябва да настроите вашия видео софтуер, за да се интегрира с Confluence.

P. S. Confluence предлага и мобилни приложения за iPhone и Android за сътрудничество в движение.

4. Бели дъски

Функцията за бели дъски на Confluence го прави идеален за отдалечени екипи. Тази дигитална версия на бяла дъска е идеална за мозъчна атака и визуализиране на страхотните идеи на вашия екип. 💡

Белите дъски в Confluence са снабдени с виртуални лепящи се бележки, както типичните бели дъски, но включват и анкети за гласуване и таймери. Използвайте функцията за интелигентни връзки, за да вградите съдържание от други страници или уебсайтове, за да добавите повече контекст.

P. S. Ако се занимавате с разработка на софтуер, белите дъски на Confluence се преобразуват в Jira само с няколко кликвания.

5. Шаблони

Искате да спестите още повече време? Confluence предлага ограничен брой шаблони за страници. Използвайте тези шаблони за стратегическо планиране, комуникационни планове или дори за имейл кампании.

Тези шаблони включват таблици, форматиране, изображения и дори код. Разглеждайте тези шаблони като полезна отправна точка и ги персонализирайте според вашите предпочитания.

Членовете на общността Confluence изпращат шаблони, така че броят им вероятно ще се увеличава с времето – следете за още! 👀

Цени на Confluence

Какво е Teams?

Microsoft Teams е платформата за сътрудничество на Microsoft, която наистина се доказа по време на пандемията.

Teams е чисто онлайн инструмент за сътрудничество, докато Confluence е и платформа за знания. Microsoft Teams не е толкова богат на функции като Confluence, но все пак е добър вариант, особено ако вашият екип има много срещи.

MS Teams позволява споделяне и редактиране на файлове в реално време. Сътрудничество с хора както вътре, така и извън вашата компания и създаване на споделени канали с различни членове на проектния екип.

Teams работи изцяло в облака, което ви позволява да споделяте файлове и да си сътрудничите отвсякъде. Той идва с вградено в платформата управление на достъпа, така че имате пълен контрол над това кой какво вижда.

Хубавото на Teams е, че можете да си сътрудничите в рамките на документ, канал в Teams, среща или чат. Просто вземете линка към документа си и го поставете където искате да работите върху него. Хубаво, нали? 🤩

Функции на Teams

Когато сравнявате Confluence и Teams, е важно да имате предвид, че двете платформи имат различни цели. Функциите на Microsoft Team са насочени повече към комуникация и сътрудничество, отколкото към управление на знания. Ето нашите любими функции на Teams.

1. Запознайте се

За разлика от Confluence, в Teams можете да провеждате екипни срещи с до 1000 участници. Тъй като това е продукт на Microsoft, имате свободата да подобрите срещите с други инструменти на Microsoft, като PowerPoint Live или Microsoft Whiteboard.

Уморени сте да водите бележки от срещи? Meet предлага бележки от срещи, генерирани от изкуствен интелект. Ние бихме проверили точността им, но това все пак може да спести много време.

Microsoft Teams предлага и групови разговори, прехвърляне на разговори и гласова поща. Това е идеално, ако работата ви изисква много разговори по телефона или ако не искате да давате личния си телефонен номер на бъбрив клиент. 📞

2. Чатове

Искате да привлечете вниманието на някого? Започнете чат, маркирайте го и Teams ще се погрижи за останалото. Чатовете предлагат и превод с едно кликване на 35 езика, гласови съобщения и предложени отговори.

Обичаме и функцията Microsoft Loop, която ви позволява да сътрудничите в реално време в групов чат. Това не е идеално за големи документи. Но е чудесно, ако имате нужда някой да прегледа бързо таблица, преди да я добавите към PowerPoint презентация. 📊

3. Интеграции

Microsoft нарича своите интеграции „приложения“. С тези приложения можете да персонализирате Teams, като добавите функционалности от други решения, които вече използвате. Това прави възможно внедряването на автоматизация в почти всички ваши работни процеси.

Препоръчваме приложенията на Teams за:

Естествено, Teams се интегрира с други продукти на Microsoft. Ако вече сте фен на Microsoft, този вариант е логичен, просто защото продуктите на Microsoft работят много добре заедно.

P. S. Ако предпочитате Microsoft Teams, той също има приложение за Confluence.

Цени на Teams

Confluence срещу Teams: сравнение на функциите

В сблъсъка между Confluence и Teams кой ще излезе победител? 🏆

Както обикновено, „правилният“ отговор зависи от това как работи вашият бизнес и какво търсите. Ето как Confluence и Teams се сравняват един с друг.

1. Сътрудничество

Confluence и Teams са платформи за сътрудничество, но улесняват сътрудничеството по различни начини.

Например, Microsoft Loop е страхотна функция за обсъждане на дребни въпроси с шефа ви. А бели дъски на Confluence са полезни за дистанционно обсъждане на идеи.

Една голяма разлика са опциите за видеоконферентна връзка на Teams. Това внася видеоконферентната връзка във вашата платформа за сътрудничество, което Confluence не предлага толкова директно и ефективно.

Ако вашият отдалечен екип работи предимно с текстови съобщения, изберете Confluence. Но ако предпочитате видеоразговори или телефонни разговори, изберете Teams.

Победител: Teams за видеоразговори; Confluence за сътрудничество на базата на текст

2. Шаблони

Teams предлага някои шаблони, но разнообразието е ограничено. Всъщност те не са истински шаблони. По-скоро са „запазени настройки“, които спестяват време, ако често създавате групи или екипи.

Confluence, от друга страна, разполага с нарастваща библиотека от персонализирани шаблони. Ако готовите шаблони са важни за вас, Confluence е по-добрият избор.

Победител: Confluence

3. Интеграции

И Confluence, и Teams предлагат стотици интеграции. Всъщност всичко се свежда до това как е организирана вашата организация.

Ако сте изцяло Microsoft компания, Teams е по-подходящ избор, защото вече работи добре в екосистемата на Microsoft.

Но ако сте голям фен на Jira, Confluence е по-добрият избор, защото се интегрира с продуктите на Atlassian.

Победител: Teams, ако използвате Microsoft; Confluence, ако използвате Jira

4. Управление на знанията

Голямото предимство на Confluence е, че той е комбиниран инструмент за управление на знания и сътрудничество.

Microsoft Teams просто не предлага това. Ще трябва да използвате нещо като Microsoft SharePoint, за да получите база от знания в рамките на продуктовата гама на Microsoft.

Ако за вас е важно сътрудничеството и базата от знания да са на една и съща платформа, изберете Confluence.

Победител: Confluence

Confluence срещу Microsoft Teams в Reddit

Ние проучихме задълбочено Confluence и Teams, за да открием най-съществените разлики между тези платформи.

Според Reddit, функцията Teams wiki е трудна за използване за споделяне на знания:

„Моят отдел създаваше стъпка по стъпка „как се прави“ в Wiki на Teams (отне няколко седмици) и открихме, че Wiki е наистина ужасно. Имаше бъгове, изтриваше снимките, които качвахме, и т.н.“

В друга публикация в Reddit потребител на двете платформи счита, че Confluence е по-добрият избор за сътрудничество:

„Използвал съм и двете. Confluence е много по-добър за сътрудничество.“

Макар потребителите да имат явно предпочитание към Confluence, някои хора изразяват мнение, че тяхното предпочитание няма значение, защото „политиката на компанията е „Всичко трябва да е в Teams“.

Трудно е да убедите висшето ръководство – или хората от ИТ отдела – да разрешат използването на различни платформи. Ако сте организация, която използва Microsoft, може да се наложи да използвате Teams, независимо дали ви харесва или не, често поради причини, свързани с лицензиране или сигурност. 🤷🏽

Сравнете Confluence и SharePoint!

Запознайте се с ClickUp: най-добрата алтернатива на Confluence и Teams

Confluence и Teams определено имат своето място. Но има само един проблем: те не обединяват управлението на задачите в едно централно място.

Разбира се, приложенията и интеграциите могат да ви помогнат да постигнете това. Но защо да събирате набързо различни неща, когато можете да имате система, която вече включва всичко, от което се нуждаете, за да се грижите за бизнеса си?

ClickUp е най-популярното решение за сътрудничество в света, което обединява цялата ви работа на едно място. А функционалността му е толкова добра, че кара професионалистите, обсебени от ефективността, да скачат от радост. 🤸

Сътрудничество в реално време, безпроблемно

ClickUp Docs ви дава възможност да създавате съдържание, планове за проекти и дори уикита за съхранение на знания. (Confluence, кой?)

Вградете съдържание, добавете таблици и персонализирайте форматирането на документа си, за да създадете привлекателна и полезна информация, която насърчава сътрудничеството.

Всички ClickUp Docs позволяват редактиране в реално време с вашия екип. Преобразувайте текст или коментари в задачи с едно кликване – тук няма нужда от двойно въвеждане.

Общувайте с екипа си на една платформа

С изгледа ClickUp Chat всички ваши актуализации, връзки и комуникации се извършват на едно място. Задавайте задачи, като маркирате хора, или вграждайте видеоклипове, страници или таблици, за да добавите контекст към чатовете. 👋

Обичаме и богатата функция за редактиране за форматиране на чатове. Добавете кодови блокове, точки и банери, за да направите съобщенията си наистина забележителни.

Преодолейте различията между мозъчната атака и действието

ClickUp Whiteboards улеснява дистанционното сътрудничество. Те са изключително визуални и напълно персонализирани благодарение на нашата огромна библиотека от шаблони за Whiteboard. Можете да използвате един от нашите (нямаме нищо против) или да създадете свой собствен шаблон.

Използвайте Whiteboards, за да обсъждате идеи с екипа си на място или дистанционно. Превърнете идеите в задачи и ги възложете на екипа си с едно кликване. Това е най-добрият начин да реализирате големите си планове с по-малко усилия.

Комбинирайте задачите и управлението на документи с ClickUp

ClickUp е много повече от инструмент за сътрудничество. Платформата е едновременно софтуер за управление на проекти, инструмент за сътрудничество и хранилище на шаблони. Започнете с безплатния план Free Forever Plan още днес!