Екипите губят часове всяка седмица в търсене на решения, файлове и актуализации на статуса, разпръснати из различни приложения на работното място. Цената е реална: по-бавно изпълнение, дублиране на работата и постоянни прекъсвания, които отвличат вниманието на хората.
ChatGPT Company Knowledge на OpenAI помага, като свързва ChatGPT с инструменти за работа, така че екипите да могат да задават въпроси на естествен език и да получават отговори, основани на вътрешни източници с цитати. Този наръчник разяснява как работи, сравнява го с ClickUp Enterprise Search и ви дава ясен начин да изберете подходящия подход за вашия работен процес и набор от инструменти.
Какво е ChatGPT Company Knowledge?
Нуждаете се от отговор, за който знаете, че съществува някъде в цифровото пространство на вашата компания – което понастоящем обхваща средно 101 различни SaaS приложения – но той е заровен. Дали е в Slack нишка? В Google Doc? В актуализация на проект? Времето, което губите, само за да разберете къде да търсите, е огромна загуба на производителност, която спира работата ви заради един прост въпрос. А най-лошото е цикълът на „фалшивия старт“: отваряте три приложения, търсите грешни термини, намирате остаряла версия, а накрая все пак питате някого.
Това е проблемът с разрастването на контекста – екипите губят часове в търсене на информация в несвързани приложения, в претърсване на файлове и в повтаряне на актуализации в множество платформи – и точно това е проблемът, който Converged AI Workspace – единна, сигурна платформа, в която проекти, документи, разговори и анализи съжителстват с AI, вградена като интелигентен слой – като ClickUp е създадена да реши. С прости думи: по-малко места, където да се скрие информация, означава по-малко места, където да се търси.
ChatGPT Company Knowledge е корпоративна функция на OpenAI, която свързва интерфейса на ChatGPT с приложенията на вашето работно място. Тя позволява на вас и вашия екип да задавате въпроси на обикновен английски език и да получавате отговори, генерирани от изкуствен интелект, извлечени директно от данните на вашата компания. Тя е проектирана специално за абонати на плановете ChatGPT Business, Enterprise и Edu. Мислете за нея като за „ChatGPT, но насочена към вашите вътрешни системи, а не към отворения интернет“.
Слага край на безкрайното ръчно търсене. Вместо да ровите в множество инструменти, задавате един въпрос и получавате контекстуален отговор с ясни цитати, които сочат към оригиналните източници. Също така спазва съществуващите разрешения, така че виждате само информацията, за която вече имате разрешение за достъп. Това е важно, защото не позволява на „полезната изкуствена интелигентност“ да се превърне в „о, изложих поверителен документ“.
📮 ClickUp Insight: Средностатистическият професионалист прекарва над 30 минути на ден в търсене на информация, свързана с работата си – това са над 120 часа годишно, загубени в претърсване на имейли, Slack низове и разпръснати файлове. Интелигентен AI асистент, вграден в работното ви пространство, може да промени това. Представяме ви ClickUp Brain. Той предоставя незабавни прозрения и отговори, като извежда на преден план подходящите документи, разговори и подробности за задачите за секунди – така че можете да спрете да търсите и да започнете да работите.
💫 Реални резултати: Екипи като QubicaAMF спестиха над 5 часа седмично с помощта на ClickUp – това са над 250 часа годишно на човек – като премахнаха остарелите процеси за управление на знанията. Представете си какво би могъл да създаде вашият екип с една допълнителна седмица продуктивност на тримесечие!
Как работи ChatGPT Company Knowledge?
На високо ниво, Company Knowledge има три стъпки: свържете вашите инструменти, индексирайте съдържанието си, след което задавайте въпроси с включен режим Company Knowledge. Работният процес е ясен. Администраторът във вашата организация започва, като свързва вашите приложения на работното място с ChatGPT, използвайки предварително създадени конектори за данни.
За всички неподдържани или специално създадени вътрешни инструменти вашият ИТ екип може да създаде персонализирани MCP (Model Context Protocol) конектори. Това е подходът „донесете свой собствен конектор“ за вътрешни системи, нишови приложения или собствени бази данни.
За да разберете по-добре технологията, която стои в основата на Company Knowledge, това видео обяснява основните принципи на начина, по който ChatGPT обработва и отговаря на запитвания:
След като се свърже, Company Knowledge позволява на ChatGPT да търси в одобрени приложения на работното място и да извлича релевантна информация, когато го активирате за чат.
Той е проектиран да зачита съществуващите разрешения от тези приложения, така че потребителите виждат само информацията, за която вече имат разрешение за достъп.
За да зададете въпрос, започнете нов чат и изберете „Company Knowledge“ в полето за съставяне на съобщения (или го активирайте от менюто с инструменти в съществуващ разговор). Оттам можете да зададете въпроса си на обикновен английски език. ChatGPT след това търси в свързаните източници и връща синтезиран отговор с цитати, които препращат към основните документи или съобщения, така че можете да проверите откъде идва информацията.
Тъй като използва голям езиков модел за интерпретиране на вашите команди, Company Knowledge може да обработва заявки на естествен език, които са по-широки от търсенето по ключови думи, включително въпроси, които изискват проверка на няколко системи.
OpenAI също го описва като способен да извършва множество търсения, да сравнява източници, за да разреши противоречиви подробности, и да използва филтриране на базата на дата за въпроси, свързани с времето, като „Какво решихме след последния преглед на сигурността?“ или „Какво се промени от януарското пускане?“
Един компромис: когато Company Knowledge е активирана, ChatGPT не може да сърфира в интернет или да създава диаграми и изображения в същия разговор, тъй като се фокусира върху генерирането на отговори, основани на вашите свързани вътрешни източници и цитати.
ChatGPT Company Knowledge срещу ClickUp на един поглед
Преди да преминем към по-задълбочен анализ, ето едно бързо сравнение. Това е полезно, ако вече знаете реалността на вашия екип: „работим с 12 инструмента“ срещу „искаме едно място, от което да управляваме работата си“.
| Функция/категория | ClickUp | ChatGPT Company Knowledge |
|---|---|---|
| Търсене, задвижвано от изкуствен интелект | ClickUp Brain с Connected Search — търси в задачи, документи, коментари и интегрирани приложения на трети страни, използвайки AI, която разбира контекста и заявките на естествен език. | Търсене, задвижвано от GPT-5, в свързани приложения за работа (Slack, SharePoint, Google Drive, GitHub и др.) с контекстуални отговори и цитиране на източници. |
| Коннектори за данни | Над 1000 вградени интеграции, включително Google Drive, Slack, GitHub, Figma, HubSpot и персонализирани API връзки. | Готови конектори за Slack, SharePoint, Google Drive, GitHub, Outlook, HubSpot, Asana, GitLab, ClickUp и други. Налични са персонализирани MCP конектори. |
| Подход към работната среда | Конвергентна AI работна среда – проекти, документи, чат и AI съжителстват в една платформа. Не е необходимо превключване между инструменти. | Външен AI слой, който се свързва със съществуващите инструменти; изисква преминаване към интерфейса на ChatGPT за запитвания за знания. |
| Контрол на разрешенията | Разрешения на базата на роли, SSO, сигурност на корпоративно ниво в рамките на унифицирано работно пространство. | Зачита съществуващите разрешения от свързаните приложения; SSO, SCIM, IP списък с разрешени адреси, достъпен в Enterprise |
| Размер на екипа | Екипи от всякакъв размер – от индивидуални лица до големи предприятия | Проектирано за бизнес (малки и средни екипи), предприятия (големи организации) и образователни институции. |
Общ преглед на ChatGPT Company Knowledge
Ако вашият екип вече използва ChatGPT в работата си, Company Knowledge е ъпгрейдът, който го прави „наистина полезен за вашата компания“. Ето какво печелите и какво губите.
Предимства:
- Контекстуално търсене, задвижвано от GPT-5: Използва усъвършенствана изкуствена интелигентност, за да разбере какво имате предвид, а не само това, което пишете. Това му позволява да се справя с двусмислени въпроси и да събира отговори от различни документи.
- Готови корпоративни конектори: Предлага готови за употреба връзки към инструментите, на които разчитат повечето компании, като Slack, SharePoint и Google Drive, като редовно се добавят нови.
- Прозрачност на цитирането: Всеки отговор включва ясни цитати, които показват точно кои източници е използвала изкуствената интелигентност. Можете да кликнете върху тези връзки, за да преминете директно към оригиналния документ или съобщение.
- Достъп, съобразен с разрешенията: Инструментът автоматично наследява съществуващите разрешения на вашата компания. Ще виждате само данните, за които вече имате разрешение за преглед в другите си приложения.
- Сигурност на корпоративно ниво: Включва функции като SSO, SCIM интеграция и конфигурируемо съхранение на данни. OpenAI също така заявява, че по подразбиране не обучава своите модели на данни от своите Business, Enterprise или Edu клиенти.
Недостатъци:
- Изисква платен абонамент за ChatGPT: Тази функция не е достъпна в безплатния или Plus пакета. Вашата организация трябва да има Business, Enterprise или Edu план.
- Деактивира други функции, когато е активна: Когато активирате Company Knowledge за даден разговор, не можете да използвате уеб браузъра или да генерирате изображения и диаграми в същия чат.
- Необходима е ръчна активация: Трябва да не забравяте да кликнете върху превключвателя „Company Knowledge“ всеки път, когато започвате нов разговор, в който искате да го използвате.
- Ограничено до свързани приложения: Търсенето може да достъпва само информация от инструменти, които имат конектор. Ако вашият екип използва по-стари системи или нишови приложения, може да се наложи да създадете персонализиран конектор.
- Външно от работния процес: Изисква да спрете това, което правите, и да превключите към интерфейса на ChatGPT, за да зададете въпрос, което създава разширяване на контекста, вместо да го намалява.
Общ преглед на ClickUp
ClickUp решава същия проблем „къде е всичко?“ от обратната страна. Вместо да добавя слой AI отгоре, той намалява броя на местата, където се намира работата, и след това прави търсенето и действията незабавни в рамките на тази система.
Предимства:
- ClickUp Connected Search : Неговата AI-базирана търсачка намира информация във вашите задачи, документи, коментари и интегрирани приложения мигновено. Тя използва разбиране на естествен език, за да намери това, от което се нуждаете, дори ако не използвате точните ключови думи.
- Конвергентна AI работна среда: Вашите проекти, документи, екипен чат и AI са обединени в една платформа. Това означава, че търсенето и работата се извършват на едно и също място, което елиминира необходимостта от превключване между инструменти.
- Над 1000 интеграции: предлага вградени връзки към стотици инструменти като Google Drive, Slack и Salesforce. Търсенето обхваща всички тези свързани инструменти, като събира всичко в един изглед.
- Достъпно за екипи от всякакъв размер: Основните функции, включително търсене с изкуствен интелект, са достъпни за индивидуални потребители и екипи от всякакъв размер. По-разширени възможности на изкуствения интелект са достъпни с ClickUp Brain MAX.
- Създаден за екипи от всякакъв размер: Проектиран е да работи за всички, от индивидуални лица и малки екипи до големи корпоративни организации в различни отдели като продуктови, инженерни и дизайнерски.
Недостатъци:
- Различен подход от външната AI: ClickUp е конвергентно работно пространство, а не AI слой, който добавяте върху други инструменти. Това означава, че екипите, които са инвестирали много в много отделни инструменти, може да се наложи да консолидират работата си, за да се възползват напълно от предимствата.
- Крива на обучение за пълна платформа: За да извлечете максимална полза, трябва да разберете как задачите, документите и проектната структура на ClickUp работят заедно, което може да отнеме време.
- Функциите на изкуствения интелект варират в зависимост от плана: докато основното търсене с изкуствен интелект е широко достъпно, по-напредналите функции в Brain MAX изискват ъпгрейд, за да се отключат пълните възможности.
ChatGPT Company Knowledge срещу ClickUp: Сравнение на функциите
Това, което е важно в едно решение за търсене на знания в предприятието, се свежда до това колко добре AI ви разбира, с колко от вашите инструменти може да се свърже, колко сигурни са вашите данни и кой подход най-добре пасва на работния процес на вашия екип. Така че вместо „коя AI е по-умна“, истинският въпрос е „къде искаме да се извършва работата?“
Търсене в предприятието, задвижвано от изкуствен интелект
Разочарованието от традиционните ленти за търсене е, че те са глупави. Те намират само точни ключови думи, което ви принуждава да гадаете правилната терминология. Пропускате документа „Q3 Go-to-Market“, защото сте търсили „Third Quarter Marketing Plan“, губите време и оставате с непълна информация. Търсенето по ключови думи превръща всеки въпрос в игра на гадаене.
Контекстуалното AI търсене решава този проблем, като разбира вашите намерения. То помага и когато не си спомняте името на файла, собственика или дори инструмента, в който се намира.
Подходът на ChatGPT: Използва GPT-5, за да синтезира информация от множество свързани приложения в един единствен отговор под формата на разговор. Той е силен в събирането на разнородни части от информация от различни системи, за да отговори на широк въпрос. Това е чудесно за въпроси от типа „свържи точките“, особено когато доказателствата се намират на различни места.
Подходът на ClickUp: Търсете директно в работното си пространство с помощта на ClickUp Brain, така че никога да не се налага да напускате текущата си задача или документ. Отговаряйте на въпроси, изпълнявайте действия и търсете всичко, без да напускате текущата си задача или документ, с помощта на ClickUp Brain Assistant. Той се отличава с това, че показва полезна информация като задачи, крайни срокове и отговорни лица, заедно с информацията, която търсите. Така че той не само ви дава отговора, но и поставя работния обект пред вас.
Заключение: ChatGPT Company Knowledge предлага по-сложна синтеза между инструменти, докато ClickUp Brain осигурява по-бърз достъп до практически работни контексти, без да напускате работното си пространство. Ако вашите въпроси завършват с „и след това трябва да направя нещо“, ClickUp изглежда по-бърз. Ако вашите въпроси завършват с „обобщете какво се случи“, ChatGPT изглежда по-силен.
Коннектори за данни и интеграции
Това разширяване на контекста прави невъзможно да се получи пълна картина на всеки проект, без да се отворят десет различни раздела, което води до несъгласувани екипи, които вземат решения въз основа на непълни данни.
Решението е система, която може да се свърже с всички ваши инструменти.
Подходът на ChatGPT: Разчита на предварително създадени конектори за данни за популярни корпоративни приложения. Това е идеално за екипи, които са дълбоко вградени в съществуващия си набор от инструменти и не искат да променят основния си работен процес. Това е „среща с хората там, където вече работят“, за добро или за лошо.
Подходът на ClickUp: Като конвергентна AI работна среда, тя ви насърчава да обедините работата си в една платформа, за да елиминирате разпръскването на контекста при източника. Обединете търсенето в външни приложения като Google Drive и Salesforce с Connected Search, превръщайки разпръснатите данни в полезни информации, без да се налага да превключвате между приложенията. Става въпрос за „преместване на работата на едно място“, а след това AI се превръща в свързващото звено.
Заключение: И двете предлагат широки възможности за интеграция, но служат на различни стратегии – ChatGPT свързва съществуващите инструменти, а ClickUp ги консолидира. Така че най-добрият избор зависи от това дали вашата организация оптимизира наличния стак или препроектира работния поток.
Сигурност, поверителност и контрол на разрешенията
Готови сте да използвате AI, но се притеснявате да му дадете достъп до всички ваши чувствителни фирмени данни. Кой може да вижда какво? AI се обучава ли на вашите частни планове за стартиране? Тези опасения за сигурността често пречат на екипите да възприемат мощни AI инструменти, като по този начин се пропускат значителни ползи за производителността.
Нуждаете се от решение с корпоративна сигурност и ясни контроли за разрешения.
Подходът на ChatGPT: Той наследява разрешенията от свързаните ви приложения, така че потребителите могат да виждат само това, което вече им е разрешено. Нивото Enterprise предлага SSO, SCIM и други функции за сигурност. OpenAI също така заявява, че по подразбиране не използва данни от своите бизнес клиенти за обучение. Това е привлекателно за организации, които искат достъп до AI, без да преструктурират разрешенията.
Подходът на ClickUp: Контролирайте точно кой вижда какво в работното ви пространство с корпоративна сигурност, детайлни разрешения на базата на роли в ClickUp и опции за SSO в ClickUp. Тъй като всички ваши данни се съхраняват на едно сигурно място, не е необходимо да управлявате разрешенията в десетки различни инструменти или да се притеснявате за потока на данни през външен AI слой. В замяна на това вие стандартизирате управлението в ClickUp, което е чудесно, ако наистина искате този централизиран контрол.
Заключение: И двете отговарят на стандартите за сигурност на предприятията; изборът зависи от това дали предпочитате данните да остават в унифицирано работно пространство (ClickUp) или да преминават през външен AI слой (ChatGPT). Ако вече се сблъсквате с проблеми с разрешенията в различните инструменти, консолидирането може да ви спести главоболия.
Примери за употреба за екипи
Един универсален инструмент за търсене рядко работи. Вашият инженерен екип има напълно различен работен процес от маркетинговия екип, а инструмент, който не отговаря на техния процес, ще бъде игнориран, което ще доведе до още по-голяма фрагментация.
Подходящият инструмент трябва да бъде достатъчно гъвкав, за да се адаптира към различни екипи.
Подходът на ChatGPT: Работи добре за организации с установени, разширени набори от инструменти, които искат да отговорят на специфични въпроси, обхващащи няколко системи. Например, един ръководител може да попита: „Каква беше окончателната решение относно графика за пускане на пазара през третото тримесечие?“ и да получи отговор, синтезиран от Slack, Google Docs и Asana. По същество това е инструмент за брифинг, обхващащ различни инструменти.
Подходът на ClickUp: Създаден е за екипи, които искат да елиминират разпръскването на контекста чрез консолидиране на работата. Той се отличава, когато трябва да реагирате незабавно на информация. Например, продуктов мениджър може да намери задача, да актуализира нейния статус и да изпрати съобщение на колега от екипа за всичко това от същия резултат от търсенето, без да напуска ClickUp. Това е „брифинг плюс изпълнение“ на едно място.
Заключение: ChatGPT Company Knowledge е подходящо за екипи, които желаят да запазят съществуващите работни процеси; ClickUp е подходящо за екипи, които са готови да обединят работата и изкуствения интелект на едно място. Ако желаете да намалите броя на инструментите, на които разчитате в дългосрочен план, ClickUp е подходящо за тази цел.
Да използвате ChatGPT Company Knowledge или ClickUp?
Изборът зависи от основната философия на вашия екип по отношение на работата. Вече не избирате просто инструмент за търсене, а решавате къде ще се съхранява и откъде ще се достъпва знанието на вашата компания.
ChatGPT Company Knowledge има смисъл, ако вашата организация вече плаща за план ChatGPT Business или Enterprise и сте се ангажирали с децентрализиран набор от инструменти. Това е мощен AI слой за получаване на бързи отговори от разпръснати източници, стига вашият екип да е готов да превключва контекста към интерфейса на ChatGPT за всяко запитване.
ClickUp е по-добрият избор, ако целта ви е да намалите разпръскването на контекста и да увеличите производителността, като имате едно централно място за всичко. Той е за екипи, които предпочитат AI търсенето да бъде вградено директно в работния им процес, а не в отделен раздел. Решете проблема с разпръснатите знания, като ги съберете всички в Converged AI Workspace.
С нарастващата роля на изкуствения интелект в начина, по който работим – 13% от работниците вече използват GenAI за 30% или повече от ежедневните си задачи – най-ефективните екипи ще бъдат тези, които могат да намират и да действат въз основа на информацията най-бързо.
Започнете безплатно с ClickUp, за да видите как работи Connected Search в конвергентно работно пространство.
Често задавани въпроси
Можете да кликнете върху превключвателя „Company Knowledge“ в горната част на разговора, за да го деактивирате за конкретния чат, което ще активира отново сърфирането в интернет и генерирането на изображения.
ChatGPT Company Knowledge е външен AI слой, който търси във вашите свързани приложения, докато ClickUp Brain’s Connected Search работи директно в конвергентно работно пространство, където вече се намират вашите проекти, ClickUp Docs и ClickUp Chat.
Да, ChatGPT Company Knowledge е достъпно и в бизнес и образователните им пакети, а ClickUp предлага функции за търсене, базирани на изкуствен интелект, в няколко различни плана.
Политиката на OpenAI гласи, че по подразбиране компанията не използва данни, предоставени от клиенти по плановете Business, Enterprise или Edu, за обучение на своите модели.