Как да използвате AI успешно за преглед на договори

Според проучване от 2025 г. на LegalOn Technologies, проведено сред 286 юридически специалисти, правните екипи прекарват средно около 3,2 часа в преглед на един договор. За организации, които обработват стотици споразумения годишно, сметката бързо се натрупва: хиляди часове, изразходвани за повтарящ се анализ на документи, който все пак пропуска критични проблеми.

Това ръководство обяснява как да използвате изкуствен интелект за преглед на договори по начин, който действително работи на практика. То обхваща как да изберете подходящите инструменти, да създадете полезни наръчници и да интегрирате изкуствен интелект в съществуващите работни процеси, без да добавяте административна тежест. Целта не е само скоростта. Тя е да се подобри точността, да се намали рискът и да се освободи правният екип, за да се фокусира върху работата, която изисква преценка.

Прегледът на договори с изкуствен интелект носи реална полза само когато е свързан с изпълнението. Когато анализът се извършва в един инструмент, а решенията се вземат другаде, резултатите може да са по-бързи, но пречките остават. Тук е мястото на ClickUp: той свързва резултатите от прегледа с собствеността, одобренията и последващите действия. Той свързва резултатите от прегледа с собствеността, одобренията и последващите действия, а не само с файла на договора.

Какво е AI преглед на договори?

AI прегледът на договори използва машинно обучение и обработка на естествен език, за да извлече ключови термини и клаузи, да ги сравни с одобрени стандарти и да маркира рисковете за преглед от човек.

На практика работният процес е прост. Договорът се качва като Word или PDF файл. Системата го разделя на клаузи, идентифицира ключови термини, задължения, дати и страни и сравнява текста с наръчниците на компанията. Отклоненията, липсващите разпоредби и пропуските в съответствието се маркират, а много инструменти могат да предложат редакции или да приложат проследени промени, съобразени с одобрената резервна формулировка. След това адвокат преглежда резултата и взема окончателните решения.

В ClickUp, ClickUp Brain може да обобщи маркираните клаузи в списък за проверка, готов за преглед, и да записва решенията до задачата по договора, така че одобренията и следващите стъпки да не се губят в имейл кореспонденцията или отделни документи.

Целта не е да се замести правната преценка. AI се занимава с повтарящите се анализи, така че адвокатите да могат да се съсредоточат върху преговорите, оценката на риска и стратегията. При правилно използване, тя действа като мултипликатор на силата на правните екипи.

Една от по-големите причини за неуспех възниква след анализа. Когато договорите се съхраняват в имейли, бележките от преговорите се намират в споделени дискове, а свързаните задачи са на други места, контекстът се разпада. Това разпръскване на контекста забавя прегледа и увеличава риска. Поддържането на връзка между договорите, задачите и комуникацията в конвергентна AI работна среда помага за запазване на непрекъснатостта през целия жизнен цикъл на договора.

Сега нека разгледаме какво AI прегледът на договори подобрява незабавно и какво се подобрява само когато работният процес е свързан от начало до край.

Основни предимства на AI прегледа на договори

Ръчното преразглеждане на договори е рецепта за изчерпване и загуба на приходи. Когато екипът ви е изтощен от многократното обработване на един и същ тип споразумения, е по-вероятно да пропусне проблемна клауза или да допусне проблем с съответствието. Това не е само неефективно. То е скъпо, както по отношение на отработените часове, така и по отношение на цената на сделките, които се забавят на финалната линия, докато всички чакат юридическо одобрение.

Автоматизираното преразглеждане на договори се справя директно с тези проблеми, като осигурява значителни подобрения в много аспекти.

AI прави тези предимства по-надеждни, когато стандартизира първата проверка, но само ако резултатите включват ясни обосновки, степен на сериозност и указания за следващите стъпки, а не общи „знаци за риск“.

По-бързото изпълнение променя скоростта на сключване на сделките. Най-непосредствената полза е скоростта. Това, което преди отнемаше дни на ръчна проверка, често може да бъде завършено за минути. Това ускорение е важно, защото сделките имат инерция. Когато правните въпроси се превърнат в пречка, тази инерция изчезва. Проверката с помощта на изкуствен интелект поддържа движението на споразуменията, което ви позволява да сключите договори и да реализирате приходи по-бързо.

ClickUp Brain може да компресира дългите червени линии в обобщение на решенията, така че заинтересованите страни да видят какво се е променило, защо е важно и какво се нуждае от одобрение.

Последователността елиминира проблема с променливостта. Човешките прегледатели, независимо колко са квалифицирани, имат различни стилове, различни нива на концентрация в даден ден и различни интерпретации на това, което представлява приемлив риск. AI прилага един и същ строг стандарт към всеки отделен документ. Стотният NDA получава същото ниво на проверка като първия. Нищо не се пропуска, защото някой се е бързал да изчисти опашката си преди среща.

Ключът е последователност и обяснимост, така че преглеждащите да разберат защо нещо е било маркирано и какъв е одобреният резервен вариант.

Икономиите на разходи се проявяват по различни начини. Очевидните икономии идват от намаляването на зависимостта от външни адвокатски кантори за рутинни прегледи. Но скритите икономии често са по-големи: по-малко забавяния означават по-бързо признаване на приходите, по-малко пропуснати проблеми означават по-ниска експозиция на отговорност, а вътрешните юрисконсулти могат да се съсредоточат върху стратегическа работа, а не върху обработката на документи.

Подобреното съответствие става автоматично. AI действа като ваш надзорник за съответствие, гарантирайки, че всеки договор спазва вашите вътрешни политики и външни регулации. Независимо дали имате работа с изискванията на GDPR, специфични за индустрията регулации или просто вашите собствени стандарти за преговори, AI проверява за съответствие при всеки един преглед.

По-доброто извличане на данни отключва интелигентността на договорите. AI автоматично извлича ключови данни като задължения, дати на подновяване и показатели за изпълнение от вашите споразумения. Това създава основа за анализ на договори, която би било невъзможно да се изгради чрез ръчна проверка.

За да бъде изкуственият интелект полезен в този случай, извлечените термини трябва да включват контекст (какво регулира терминът, кой е негов собственик и какво действие предизвиква), а не само суровата стойност на полето.

Въпреки това, извлечените данни не помагат, ако са затворени в силоз. Превърнете датите за подновяване в изпълними задачи с крайни срокове и отговорни лица. Търсете във всичките си договорни документи, за да намерите подходящ език от минали сделки. Силата на AI прегледа на договори се усилва, когато се свърже с по-широкия ви работен процес, вместо да съществува като изолиран инструмент.

Това е мястото, където екипите получават най-значителния тласък от свързания слой на изпълнение. Резултатите от прегледа се превръщат в следващи стъпки, вместо в „AI доклад“, който все още изисква ръчно проследяване.

Кой използва софтуер за преглед на договори с изкуствен интелект?

Съществува общоприето погрешно схващане, че прегледа на договорите е задача само за адвокати. Реалността е, че екипите в цялата организация се занимават с договори, често без никакво юридическо образование. Вашият екип по доставки подписва договори с доставчици. Отделът по продажбите договаря сделки с клиенти. Отделът по човешки ресурси управлява документи, свързани с трудовите правоотношения. Когато тези екипи работят без подходящите инструменти, те или създават огромно затруднение за вашия правен отдел, или, което е по-лошо, вземат рисковани решения на своя глава.

Софтуерът за преглед на договори с изкуствен интелект е проектиран да даде възможност на тези екипи, като същевременно поддържа подходящ надзор. Технологията демократизира договорната информация, като дава възможност на потребителите, които не са юристи, да разберат споразуменията, като същевременно гарантира, че юридическият отдел поддържа подходящ контрол.

Вътрешните правни екипи използват изкуствен интелект за обработка на големи обеми от споразумения за неразкриване, договори с доставчици и търговски договори, без да се изчерпват. Повтарящите се задачи са автоматизирани, което освобождава адвокатите да се съсредоточат върху сложни преговори и стратегически консултации.

Адвокатските кантори използват изкуствен интелект, за да ускорят надлежната проверка при сливания и придобивания и да управляват повече работа с клиенти, без да увеличават пропорционално броя на служителите. Технологията създава предимство, което позволява на фирмите да управляват по-ефективно по-големи портфейли.

Екипите по доставки използват AI, за да преглеждат бързо договорите с доставчиците за съответствие с фирмените стандарти, преди да се извърши плащане. Това предотвратява пропускането на проблемни условия и създаването на проблеми по-нататък.

Екипите по продажбите и приходите използват AI, за да ускорят преговорите по договорите с клиенти. Когато сделката е актуална, последното, което искате, е седмична правна проверка, която да охлади нещата. Прегледът с помощта на AI поддържа динамиката на сделките, докато те все още имат инерция.

Отделите по човешки ресурси използват технологията за ефективна обработка на трудови договори, споразумения за неконкуренция и документи, свързани с политиките, в голям мащаб. Последователността гарантира, че всеки трудов договор отговаря на стандартите на компанията.

Финансовите екипи разчитат на изкуствен интелект, за да гарантират, че финансовите условия и задълженията за плащане в договорите съответстват на бюджетите и прогнозите на компанията. Ранното откриване на проблемни условия за плащане предотвратява изненади в паричния поток по-късно.

Истинската трансформация се случва, когато тези екипи престанат да работят изолирано. Когато правният, снабдителният, търговският и финансовият отдел работят в едно общо, свързано работно пространство, предаването на задачи става безпроблемно. Контекстът никога не се губи, защото задачите, документите и разговорите, свързани с даден договор, остават свързани от началото до подписването. Изкуственият интелект може да превежда сложния юридически жаргон на прост английски език, така че потребителите, които не са юристи, да могат да разберат какво гледат, докато правният отдел все пак дава окончателното одобрение.

Как да оцените инструментите за преглед на договори с изкуствен интелект

Пазарът е пренаситен с AI инструменти, които дават едни и същи грандиозни обещания, което прави наистина трудно да се разграничи реалността от маркетинговия шум. Екипите се затрудняват да направят разлика между пълноценни платформи за управление на жизнения цикъл на договорите, прости самостоятелни инструменти за преглед и генерични AI, които могат да „халюцинират“ и да измислят правна информация. Изборът на грешен инструмент не само води до загуба на бюджет. Той може да създаде повече неефективност и риск, отколкото в началото.

За да се избавите от излишната информация, фокусирайте оценката си върху критерии, които са наистина важни за вашия случай на употреба.

Специфичното за правната област обучение определя точността. Изкуственият интелект обучен ли е на базата на огромен набор от правни документи и проверен от адвокати, или е общ модел, който не знае нищо за договорното право? Тази разлика е от решаващо значение. Изкуственият интелект за общо предназначение може да произведе звучащ уверено правен анализ, който е напълно погрешен. Изкуственият интелект, създаден специално за правната област, разбира нюансите на договорния език по начин, по който общите модели просто не могат.

Сигурността на данните не подлежи на договаряне. Притежава ли доставчикът важни сертификати за сигурност, като SOC 2 Type II, и отговаря ли на изискванията на GDPR? По-важното е, дали вашите поверителни данни от договорите ще бъдат използвани за обучение на техните публични AI модели? Отговорът трябва да бъде категорично „не“. Вашите договори съдържат чувствителна бизнес информация, конкурентна информация и поверителни условия. Тези данни не могат да се превърнат в материал за обучение на модел, който обслужва вашите конкуренти.

Персонализирането на наръчниците ви позволява да прилагате вашите стандарти. Може ли инструментът да научи уникалните преговорни позиции и толерантност към риска на вашата организация или сте обвързани с универсални правила? Всяка компания има различни рискови апетити и стандартни позиции. Изкуственият интелект, който не може да се адаптира към вашите специфични изисквания, ще генерира постоянни фалшиви положителни резултати и ще пропуска проблеми, които са важни за вашия бизнес.

Възможностите за интеграция предотвратяват появата на още повече изолирани системи. Инструментът свързва ли се със системите, които вашият екип вече използва, или ще се превърне в още едно изолирано приложение, което създава повече работа? Разпространението на инструменти е реален проблем. Добавянето на още едно изолирано приложение към вашия технологичен набор често създава повече конфликти, отколкото добавя стойност.

Лесността на внедряване определя реалното използване. Колко стръмна е кривата на обучение, особено за потребители, които не са юристи? Мощен инструмент, който никой не използва, не носи никаква полза. Търсете решения, които балансират възможностите с достъпността.

Най-голямата опасност е изборът на общ AI модел за правна работа. Тези инструменти могат да генерират неточна информация, която звучи авторитетно, но може да ви изложи на сериозна отговорност. Винаги избирайте специално създадени правни AI инструменти, предназначени специално за анализ на договори.

Ограничения на изкуствения интелект при прегледа на договори

Ако очаквате изкуственият интелект да бъде магическо решение, което напълно ще замести вашия правен екип, реалността ще ви разочарова. Прекаленото разчитане на изкуствения интелект, без да се разбират неговите ограничения, създава съвсем нови рискове. Екипите могат да приемат сляпо неточни предложения на изкуствения интелект или да предположат, че инструментът улавя всеки един проблем. Това предположение може да струва скъпо.

За отговорно и успешно внедряване трябва да сте честни относно това, което AI не може да направи.

Сложните преговори изискват човешка преценка. Изкуственият интелект е отличен в откриването на стандартни отклонения от вашия наръчник, но не може да се справи с нюансирани преценки или нови правни ситуации, които изискват творческо решаване на проблеми. Когато един договор има необичайна структура, нов тип риск или стратегически съображения, които излизат извън рамките на самия документ, човешкият опит остава от съществено значение.

Окончателната власт трябва да остане в ръцете на хората. Човешкият адвокат трябва винаги да одобрява съществените редакции, да подписва сложни преговори и да взема окончателното решение по важни договори. AI е инструмент, който информира за решенията, а не система, която ги взема. Отговорността и задълженията за договорните условия остават в ръцете на хората, които ги одобряват.

Качеството на наръчниците определя качеството на изкуствения интелект. Инструментът за преглед с изкуствен интелект е толкова умен, колкото наръчниците, с които е обучен. Тези наръчници изискват внимателна първоначална настройка и непрекъснато усъвършенстване в съответствие с еволюцията на стандартите на вашата компания. Принципът „гадост влиза, гадост излиза“ важи тук, както и навсякъде другаде в софтуера.

Контекстуалните нюанси убягват на разбирането на изкуствения интелект. Изкуственият интелект няма да знае историята на вашите отношения с конкретен доставчик, неписаните споразумения зад определени клаузи или стратегическия контекст, който прави определени условия приемливи в някои сделки, но не и в други. Точно в тази институционална информация и контекст на взаимоотношенията човешкият опит се оказва незаменим.

Решението не е да се избягва изкуственият интелект, а да се използва като мощен помощник, какъвто е предназначен да бъде. Изградете система с човешко участие, в която изкуственият интелект се занимава с първоначалния анализ и маркиране, а човешките експерти вземат окончателните решения. Този балансиран подход съчетава скоростта на изкуствения интелект с преценката на най-добрите ви служители.

💫 Реални резултати: Екипите, които прилагат AI за преглед на договори с подходящ човешки надзор, отчитат намаляване на времето за преглед с 60-80%, като същевременно поддържат или подобряват точността. Ключът е да се третира AI като инструмент, който разширява човешките възможности, а не като такъв, който ги замества.

Как да интегрирате AI прегледа на договори във вашия работен процес

Така че сте инвестирали в инструмент за преглед на договори. Проблемът? Той стои там неизползван, като още едно неподходящо приложение във вашия и без това претрупан технологичен набор. Това е класическият капан на разрастването на инструментите. Неподходящите инструменти създават дублиране на въвеждането на данни, налагат постоянно превключване на контекста и правят работните процеси по-сложни, вместо по-прости.

За да избегнете тази съдба, се нуждаете от добре обмислен план за интеграция. Не се задоволявайте само с внедряването на инструмент. Включете го в начина, по който вашият екип вече работи.

Проверете текущия си работен процес, преди да направите промени. Начертайте как договорите действително се движат в организацията ви днес. Къде се образуват затруднения? Къде се губят предаванията? Разбирането на текущото състояние разкрива къде изкуственият интелект може да добави най-голяма стойност и къде интеграционните точки са най-важни.

Идентифицирайте договори с голям обем и повтарящи се за първоначално внедряване. Не се опитвайте да промените всичко наведнъж. Започнете с лесните победи: стандартни споразумения за неразкриване на информация, прости договори с доставчици, рутинни договори за услуги. Тези договори с голям обем и ниска сложност предлагат най-добрата възвръщаемост на инвестициите в изкуствен интелект и най-ниския риск за започване.

Изградете доверие в споразуменията с по-ниска стойност. Преди да приложите AI преглед към вашите стратегически партньорства за милиони долари, усъвършенствайте процеса си върху договори с по-нисък риск. Това дава на вашия екип време да разбере как работи AI, да калибрира вашите наръчници и да развие доверие в резултатите на системата.

Установете ясни протоколи за ескалация. Определете точно кога проблем, отбелязан от AI, се нуждае от човешка проверка и кой се занимава с тази ескалация. Това предотвратява както прекомерната зависимост (предполагайки, че AI улавя всичко), така и ненужните затруднения (ескалиране на всеки малък проблем до старши съветник). Ясните протоколи поддържат гладкото протичане на работата.

С помощта на ClickUp BrainGPT преглеждащите могат да задават допълнителни въпроси директно в задачата по договора, като например „Какво се промени от стандартния ни резервен вариант?“ или „Кой трябва да одобри тази клауза?“ Отговорите остават свързани с договора, което елиминира страничните разговори и отклоненията в решенията.

Обучете всички, които имат достъп до договори. Уверете се, че всички потребители, особено неюридическият персонал, разбират как да интерпретират резултатите от изкуствения интелект и кога е абсолютно необходимо да се включи юридическият екип. Изкуственият интелект демократизира договорната информация, но тази демократизация работи само ако хората разбират възможностите и ограниченията на инструмента.

Измервайте и повтаряйте. Проследявайте ключови показатели като спестено време на преглед, намаляване на грешките, открити в по-късен етап, и общо подобрение на времето на цикъла. Тези данни доказват възвръщаемостта на инвестициите пред ръководството и разкриват възможности за усъвършенстване на процесите.

Най-добри практики за преглед на договори с помощта на изкуствен интелект

Дори с подходящия инструмент и солиден план за интеграция, екипите все пак могат да придобият лоши навици. Менталитетът „настрой го и забрави го“ е особено опасен. Прекаленото доверие в резултатите от изкуствения интелект, остаряването на наръчниците или пропускането на човешката проверка създават рискове, които подкопават цялата инвестиция. За да се извлече максимална полза от прегледа на договори с изкуствен интелект, е необходимо да се изгради култура на непрекъснато усъвършенстване.

Човешката проверка на съществените редакции е златното правило. AI трябва да сигнализира за проблеми и да предлага промени, но всеки съществен промени трябва да бъде одобрен от експерт. Това не е свързано с липса на доверие в технологията. Става въпрос за поддържане на подходяща отчетност и улавяне на крайните случаи, които AI неизбежно ще пропусне.

Третирайте предложенията на изкуствения интелект като чернови: изисквайте кратко обяснение за всяка промяна, за да могат преглеждащите да потвърдят намерението, а не само формулировката.

Редовните актуализации на наръчниците поддържат AI актуален. Стандартите и толерантността към риска на вашата компания ще се променят с времето. Появяват се нови регулации. Динамиката на конкуренцията се променя. Бизнес приоритетите еволюират. Данните за обучение на вашия AI трябва да еволюират успоредно с тези промени. Планирайте редовни прегледи на наръчниците, идеално на тримесечие, за да се уверите, че AI отбелязва това, което е важно днес, а не това, което е било важно преди година.

Обратната връзка подобрява производителността на системата. Когато изкуственият интелект пропусне нещо важно или даде неправилно предложение, не се задоволявайте само с поправката и продължаването на работата. Използвайте тази информация, за да калибрирате и подобрите бъдещата производителност на системата. Всяко пропуснато нещо е възможност за учене. Организациите, които изграждат стабилни механизми за обратна връзка, отбелязват значително подобрение в точността на изкуствения интелект с течение на времето.

Пътищата за ескалация трябва да бъдат кристално ясни. Всеки член на екипа трябва да знае точно кога да спре и да се обърне към юридически съветник. Не трябва да има неяснота относно това кои проблеми изискват ескалация. Документирайте тези прагове и ги направете лесно достъпни за всеки, който преглежда договори.

Сигурността и одиторските следи са задължителни. Уверете се, че вашият доставчик спазва всички политики за обработка на данни и че вашата система поддържа пълна, неизменна одиторска следа за всеки преглед и одобрение. Ако някога се сблъскате със спор относно договорните условия, тази одиторска следа ще се окаже безценна.

Как ClickUp подпомага прегледа на договори с помощта на изкуствен интелект

Прегледът на договори с изкуствен интелект генерира най-голяма стойност, когато е интегриран в свързано работно пространство, а не съществува като отделен инструмент. ClickUp обединява работния процес по договорите, като свързва прегледа с помощта на изкуствен интелект с управлението на задачите, сътрудничеството по документи и комуникацията в екипа в една унифицирана платформа.

Създайте живи наръчници, които се развиват заедно с вашия бизнес.

Вашите наръчници за договори са живи документи, които се нуждаят от редовни актуализации, тъй като стандартите се променят и се натрупват опит. ClickUp Docs предоставя идеалната среда за поддържане на тези важни референции.

Създайте изчерпателни наръчници, които включват вашите стандартни позиции, приемливи резервни формулировки и прагове за ескалация. Няколко членове на екипа могат да сътрудничат едновременно при актуализирането на наръчниците, като по този начин се гарантира, че колективната мъдрост на вашия правен екип е отразена. Историята на версиите проследява всяка промяна, така че можете да видите как са се развивали стандартите и да се върнете към предишна версия, ако е необходимо.

Свържете наръчниците директно със задачите по преглед на договори, така че преглеждащите да имат винаги на разположение най-актуалните указания. Когато някой открие пропуск или нова стандартна позиция, може да актуализира наръчника незабавно, без да сменя инструменти или да изпраща имейли.

Превърнете AI прозренията в практически задачи автоматично

AI прегледът на договорите идентифицира проблемите, но все пак някой трябва да предприеме действия въз основа на тези констатации. ClickUp Automations преодолява разликата между анализа и действието.

Когато договорът премине в състояние „Готов за преглед“, автоматизацията може да създаде задачи, да ги възложи на подходящите членове на екипа въз основа на типа или стойността на договора и да определи подходящи крайни срокове. Ако изкуственият интелект сигнализира за проблеми с висок риск, автоматизацията може незабавно да ескалира към старши съветник, докато рутинните договори следват стандартния път.

Тази автоматизация елиминира ръчната работа по създаване на задачи за преглед, възлагане на отговорници и проследяване на напредъка. Системата се занимава с административните разходи, докато вашият екип се фокусира върху съществената работа по прегледа.

От резултатите от прегледа до последващите действия с Super Agents

С нарастването на обема на договорите, рядко се анализира точката на провал. Това е последващото действие.

Супер агентите помагат да се запълни тази празнина, като наблюдават работните процеси по договорите и действат въз основа на предварително определени условия. Вместо да разчитат на ръчни напомняния или проверки на статуса, агентите могат да откриват забавени прегледи, да отбелязват липсващи одобрения и да подсказват следващите стъпки въз основа на нивото на риск или типа на договора.

Например, агентът може да открие кога е маркирана клауза с висок риск, но не е потвърдена в рамките на определено време, да я ескалира до старши съветник или да уведоми заинтересованите страни, преди сделката да бъде блокирана. Резултатът е последователно изпълнение без добавяне на оперативни разходи.

Намерете веднага подходящия език от минали сделки

Едно от нещата, които отнемат най-много време при прегледа на договори, е търсенето на прецеденти. Как сме се справили с тази клауза в сделката с ABC? Какви условия сме приели от този доставчик миналия път? ClickUp Brain прави тези търсения мигновени.

Задавайте въпроси на Brain на естествен език: „Какви ограничения на обезщетенията сме приели от доставчиците на софтуер за предприятия?“ или „Покажи ми текста за ограничаване на отговорността от партньорското ни споразумение с XYZ Corp. “ Brain търси във всички ваши договорни документи и незабавно показва подходящите резултати.

Тази функция е изключително полезна за потребители, които не са юристи и се нуждаят от разбиране на договорните условия, без да имат дългогодишно юридическо образование. AI инструментът на ClickUp може да превежда сложния юридически жаргон на прост английски език, като прави договорите достъпни и в същото време гарантира, че юридическият отдел все пак дава окончателното одобрение на всичко съществено.

Проследявайте важните показатели за преглед на договорите

Подобряването на процеса на преглед на договорите изисква прозрачност относно неговото действително изпълнение. Таблото за управление на ClickUp предоставя информация в реално време за важните показатели.

Създайте табла, които проследяват времето от получаването на договора до подписването му, процента на одобрение по вид договор, често срещани проблеми, отбелязани от изкуствения интелект, и състоянието на забавените задачи. Тези показатели разкриват пречки, идентифицират възможности за подобряване на процесите и демонстрират възвръщаемостта на инвестицията ви в изкуствен интелект пред ръководството.

Когато таблото показва, че определен тип договор отнема два пъти повече време от другите, сте идентифицирали цел за подобряване на процеса. Когато проблемите, отбелязани от изкуствения интелект, се концентрират около определен тип клауза, сте открили пропуск в наръчника, който трябва да бъде отстранен.

Поддържайте пълни одитни следи за всеки договор.

Спазването на нормативните изисквания и разрешаването на спорове изискват подробни записи за това кой какво е прегледал, кога и какви решения са взети. ClickUp поддържа пълна история на всяко действие по всяка задача, свързана с договора.

Всяко коментар, промяна на статуса, качване на файл и одобрение се маркира с време и се приписва. Ако месеци или години по-късно възникнат въпроси относно това как е бил прегледан и одобрен даден договор, одиторската следа предоставя пълна документация. Това водене на записи се извършва автоматично като част от ежедневния работен процес и не изисква допълнителни усилия от вашия екип.

Мащабирайте договорните операции, без да увеличавате броя на служителите

Крайният тест за всяка система за преглед на договори е дали тя е мащабируема. Процес, който работи за петдесет договора на месец, може да се провали при петстотин. Подходът на ClickUp е мащабируем, защото основната структура остава последователна, независимо от обема.

Шаблоните възпроизвеждат работния процес по преглед на договорите ви незабавно за всяко ново споразумение. Автоматизациите прилагат едни и същи правила последователно за неограничен брой договори. Таблото за управление обобщава показателите за всеки обем работа. Системата, която обработва текущия ви обем договори, работи по същия начин и при десет пъти по-голям обем.

Например, този шаблон за преглед на договори на ClickUp ви предоставя лесен и структуриран начин да управлявате и проследявате процеса на преглед на договори от начало до край. Той помага на правните екипи, проектните мениджъри и собствениците на фирми да поддържат всяка клауза, актуализация на заинтересованите страни и стъпка от прегледа видима и организирана, така че нищо да не бъде пропуснато.

Получете безплатен шаблон

Как AI прегледът на договори да работи за вашия екип

Прегледът на договори с изкуствен интелект е успешен, когато подпомага вашия екип, а не се опитва да го замести. Най-разумният подход е да започнете с договори с голям обем и ниска сложност и да разширявате обхвата, докато екипът ви натрупа увереност. Интеграцията в съществуващите работни процеси е много по-важна от всяка отделна функция.

Най-добрите AI настройки намаляват разходите надолу по веригата: по-малко цикли на изясняване, по-малко пренаписвания и по-бързи одобрения, защото резултатът е готов за вземане на решение.

Сигурността и поверителността на данните са неотменими съображения. Преди да се ангажирате с някой инструмент, проверете дали доставчикът разполага с подходящи сертификати и прозрачни политики относно начина, по който се обработват вашите поверителни договорни данни. Вашите договори съдържат чувствителна бизнес информация, която не може да се използва като данни за обучение за публични AI модели.

Екипите, които интегрират AI прегледа на договори в свързано работно пространство, виждат най-големите ползи. Когато данните от договорите информират планирането на проекти, проследяването на крайни срокове и междуфункционалното сътрудничество, вие отключвате комбинирана стойност, която изолираните инструменти никога не биха могли да предоставят. Бъдещето на прегледа на договори не е само по-бърз анализ. То е по-умни, по-свързани работни процеси, които третират договорите като живи части от вашите бизнес операции, а не като статични документи, които трябва да бъдат обработени.

Готови ли сте да видите как прегледът на договори с изкуствен интелект се вписва в съществуващия ви работен процес? Започнете безплатно с ClickUp, за да опитате свързано работно пространство за управление на договори. ✨

Често задавани въпроси

Могат ли екипи, които не са юридически, да използват AI за преглед на договори?

Абсолютно. Инструментите за преглед на договори с изкуствен интелект са специално проектирани, за да помогнат на екипи като отделите за снабдяване, продажби и човешки ресурси да се справят с рутинните споразумения, без да създават затруднения за правния отдел. Изкуственият интелект може да превежда сложния юридически език на прост английски език, което прави договорите достъпни за неспециалисти. Въпреки това, адвокатът трябва винаги да одобрява всички съществени промени, а ясни процедури за ескалация трябва да определят кога потребителите, които не са юристи, трябва да се обърнат към правни експерти.

Каква е разликата между общата изкуствена интелигентност и специално създадените инструменти за преглед на договори?

Специално създадените инструменти са изрично обучени на правни документи и проверени от адвокати, които разбират нюансите на договорното право. Общите AI инструменти могат да произвеждат уверено звучащи правни анализи, които всъщност са неточни, феномен, наречен „халюцинация“. Специализираният правен AI включва и критични функции като сравнение на наръчници, оценка на риска и генериране на червени линии, които общият AI просто не предлага.

Ако използвате ClickUp Brain в работния процес, запазете го в режим „обобщаване, маршрутизиране и изясняване“, освен ако вашият правен инструмент е система, която генерира анализ на ниво клаузи.

Как да интегрирате AI прегледа на договори в съществуващите работни процеси за управление на проекти?

Ключът е да изберете инструмент, който се свързва с вече съществуващото ви работно пространство, вместо да създавате още едно изолирано хранилище. Търсете решения, които автоматично свързват задачите по преглед на договори с графиците на проектите, задачите на екипа и работните потоци за одобрение. Избягвайте проблема с разрастването на приложенията, като изберете AI възможности, които се интегрират с вече съществуващите ви инструменти, вместо да се налага да управлявате още една платформа.

Прегледът на договори с изкуствен интелект достатъчно точен ли е, за да замести ръчния преглед?

AI значително подобрява скоростта и последователността на прегледа на договори, но трябва да допълва човешката експертиза, а не да я замества. Адвокатът трябва винаги да дава окончателното одобрение за значителни редакции и сложни преговори. Точността на AI зависи изцяло от обучението и конфигурацията му, поради което качеството на наръчниците и постоянната калибрация са толкова важни. Мислете за AI като за компетентен асистент, който се занимава с повтарящите се анализи, докато хората вземат решенията.