Всеки път, когато мислите, че имате нещата под контрол, възниква ново изискване.
Ами ако можехте да съберете всички тези данни на едно място и те да бъдат лесно организирани за вас?
Въведете ClickUp Forms — създаден, за да елиминира несъответствията при събирането на данни (въвеждането на данни).
С помощта на AI-персонализирани полета, автоматизирани работни процеси и актуализации в реално време, вие преминавате от събиране на подадени формуляри и организиране на данни към тяхното оптимизиране.
В това ръководство ще разгледаме как ClickUp използва Forms за стандартизиране на вътрешните заявки.
Проблемът: хаос от неструктурирани вътрешни заявки
Ако направите карта на това как заявките се движат в организацията ви днес, обикновено ще видите, че едни и същи проблемни места се повтарят. Ето някои често срещани проблеми, за които сме чували: 👇
- Невидима собственост: Когато заявка се изпраща в чат или имейл, рядко е ясно кой е нейният собственик, така че задачите остават „невидими“ или се прехвърлят от един на друг, докато някой не ги поеме неохотно.
- Липса на последователни SLA: Без стандартизирани полета за спешност, въздействие и крайни срокове е почти невъзможно да се дефинират или спазват вътрешни SLA, така че заинтересованите страни често смятат, че работата е „бавна“, дори когато екипът ви вече работи на максимален капацитет.
- Слепи точки при вземането на решения и одита: Одобренията, контекстът и историческите решения се намират в различни нишки, което затруднява отговора на основни въпроси като „Защо променихме този процес?“ или „Кой одобри този достъп последния път?“
- Непоследователно преживяване на служителите: Мениджър, който „познава системата“, получава бърза и ясна подкрепа, докато нов или отдалечен член на екипа няма представа къде да се обърне, което тихо създава вътрешна неравнопоставеност и неудовлетвореност.
- Липса на надеждни отчети: Тъй като заявките пристигат в неструктурирани формати, не можете лесно да извлечете данни за обема, търсенето по екипи или капацитета, което затруднява обосноваването на броя на служителите, предоговарянето на обхвата или отхвърлянето на заявки въз основа на данни.
⭐ Представен шаблон
Шаблонът за формуляр за заявки на ClickUp ви предоставя оптимизирана система за приемане, така че всяка заявка да пристига с правилните данни, в точното време и на правилното място.
Този шаблон включва:
- Задължителни полета като информация за заявителя, тип заявка, спешност, допълнителни подробности и прикачени файлове.
- Стандартизирайте важната информация във всички заявки (като приоритет, отдел, категория, роля на заявителя и засегната система), за да поддържате отчетите подредени.
- Автоматично присвояване на собственици, определяне на приоритети, добавяне на подзадачи или пренасочване на заявките чрез автоматизация въз основа на типа или отдела.
Какво представляват ClickUp Forms?
ClickUp Forms е вграден инструмент за създаване на формуляри в ClickUp, който ви позволява да събирате информация (от колеги или външни лица) и автоматично превръща всяка подадена заявка в задачи в ClickUp.
Накратко, някой попълва формуляр ➜ ClickUp създава задача с всички отговори.
Когато създавате формуляри с ClickUp, вие всъщност проектирате как трябва да изглежда една нова задача:
- Един въпрос се превръща в име на задача
- По-дългите въпроси могат да попълнят описанието на задачата.
- Падащите менюта, числата, датите и т.н. се превръщат в потребителски полета в задачата.
- Вие определяте по подразбиране отговорника, статуса, приоритета, списъка, етикетите и т.н.
Ако искате да получите бърза представа за това как да създадете свой собствен процес за приемане с Forms в ClickUp, имаме видео за вас:
Как ClickUp използва формулярите вътрешно (+ примери)
В ClickUp, първото в света конвергентно AI работно пространство, ние използваме Forms всеки ден.
Начинът, по който нашите екипи разчитат на тях, показва колко мощна може да бъде една структурирана система за заявки. Ето по-добър поглед върху това как различните отдели в ClickUp използват Forms:
1. Маркетингови заявки
Маркетингът се занимава с идеи, срокове и мнения през целия ден (говорим за управление на проекти в голям мащаб). Ето защо те създават персонализирани формуляри за видовете работа, с които се занимават всяка седмица, като пускане на продукти, кампании, съдържание и поддръжка на дизайна.
Членовете на екипа могат да създават подробни и изчерпателни полета във формулярите. С други думи, маркетинг екипът подбира внимателно въпросите, които им дават достатъчно данни от формулярите, за да разберат искането, да оценят усилията и да го включат в останалите си задачи.
Например, типичен формуляр за маркетингова заявка изпраща задачи в списък „Маркетингови заявки“ и изисква:
- Какво ви е необходимо: Кампания, единичен актив, съдържание или поддръжка на събитие
- За кого е предназначено: Сегмент, група клиенти или конкретна сметка
- Как изглежда успехът: регистрации, срещи, трафик или цели за приходи
- Когато имате нужда от това: Ключови дати, прозорци за стартиране и строги ограничения
- Връзки и файлове: резюмета, чернови, презентации или примери от миналото
Когато постъпят отговори на формулярите:
- Всяка подадена заявка попада в списъка с постъпили заявки и помага на екипа да проследява напредъка от идеята до завършената работа.
- Картографираните полета попълват подробностите за задачите, като име на задачата, канал, приоритет и целева дата.
- ClickUp Views, групирани по тип заявка, и ClickUp Custom Statuses дават на маркетинга реална представа за количеството работа, която се извършва в момента.
📮 ClickUp Insight: Какво е идеалното решение за справяне с прекалено много раздели? 33% от участниците в нашето проучване искат изкуствен интелект, който запомня всичко и го показва отново при поискване.
Нашето желание за когнитивно разтоварване на работа е очевидно тук: представете си, че можете да се доверите на система, която съхранява знания, така че мозъкът ви да не се налага да го прави. ✨
ClickUp Brain предоставя точно това, като ви позволява да записвате, съхранявате и извиквате идеи от всяко място в работното си пространство или свързани приложения, когато имате нужда от тях. Това е вашият втори мозък и съвещателен орган!
2. ИТ поддръжка и заявки за достъп
ИТ екипите са постоянно затрупани с неясни заявки като „лаптопът не работи“ или „таблото не функционира“.
ClickUp Forms им помага да събират правилната диагностична информация предварително, за да могат да направят бърза преценка (без безкрайни размени на информация). Всеки инцидент, заявка за достъп или заявка за хардуер започва със структурирано постъпване, което може да бъде филтрирано и отчетено.
Например, „Формуляр за заявка за ИТ поддръжка или достъп“ може да съдържа:
- Кой пита: Име, екип, данни за контакт и спешност
- Какъв тип заявка е: Инцидент, достъп, нов хардуер, инсталиране на софтуер, проблем с мрежата
- Коя система е включена: ClickUp, Google Workspace, VPN, SSO или други инструменти
- Какво се случва: Ясно описание, въздействие върху работата, съобщения за грешки и възпроизводими стъпки
- Полезни прикачени файлове: Снимки на екрана, логове или кратки видеоклипове
Когато този формуляр се превърне в задача:
- Новите заявки се попълват в списък с ИТ заявки или списък на сервизния център, като типът, системата и въздействието вече са попълнени.
- ClickUp Automations препраща билетите към правилния собственик въз основа на инструмента или типа на заявката и определя приоритети или крайни срокове по SLA.
- Подзадачите се създават автоматично за многоетапни задачи, като например предоставяне на множество инструменти за новоназначен служител.
- ClickUp Dashboards показва обема на билетите, времето за отговор и проблемите с остаряването, така че ИТ отдела да може да открие затрудненията на ранен етап.
⚡ Архив с шаблони: Вътрешните ви заявки за услуги или тези, насочени към клиенти, отнемат ли повече време, отколкото би трябвало, защото очакванията не са ясни от самото начало? Добре структуриран шаблон помага да се определят правилни очаквания от самото начало. Разгледайте тези подбрани шаблони за заявки за услуги, за да подобрите яснотата и да ускорите времето за разрешаване!
3. HR заявки
Вашите екипи по човешки ресурси се занимават с всякакви чувствителни, междуфункционални задачи, които могат да се загубят, ако се съхраняват в имейли.
Но с Forms можете да приемате всичко – от назначаване на нови служители до вътрешни премествания и въпроси за отпуски, като същевременно задействате задачи за ИТ, финансите и мениджърите зад кулисите.
Например, „Формуляр за заявки за операции с персонал“ може да включва раздели за:
- Нови служители: длъжност, мениджър, начална дата, местоположение, отдел и необходимо оборудване или достъп
- Промени в заетостта: Продъжения, промени в екипа, актуализации на длъжности, дати на влизане в сила и одобряващи лица
- Отпуск или отсъствие: Вид отпуск, дати, частични дни, резервен контакт и бележки
- Обща помощ по въпроси, свързани с човешките ресурси: въпроси относно политиките, въпроси относно социалните придобивки, въпроси относно заплатите или подкрепа по въпроси, свързани с отношенията между служителите.
Когато бъде подадено заявление:
- Те се попълват в списъка с заявки на People Ops с поле за категория, където можете да филтрирате по новоназначени служители, промени или отпуски.
- Условната логика във формуляра гарантира, че хората виждат само полетата, които съответстват на тяхната ситуация.
- ClickUp Automations възлага задачи на подходящия HRBP или специалист, както и създава подзадачи за партньорски екипи като IT, Payroll или Ops.
🧠 Интересен факт: Netflix някога създаде 127-страничен документ за корпоративната култура, който стана толкова легендарен, че главният оперативен директор на Facebook го нарече „най-важният документ в Силициевата долина“. Той повлия на политиките за човешките ресурси в цялата технологична индустрия.
4. Операции и заявки между екипите
Оперативните екипи подкрепят всички останали, което означава, че постъпващата информация е склонна да се превърне в неструктурирана по-нататък.
Формулярите помагат да превърнете широка гама от специфични запитвания в добре дефинирани заявки, които могат да бъдат приоритизирани, обхванати и предадени на правилния собственик.
Формулярът за заявки на оперативния или междуотделния екип обикновено обхваща:
- Удобства и нужди на офиса: преместване на бюра, ремонти, достъп до сградата, проблеми с помещенията или оборудването, както и въпроси, свързани с почистването или безопасността.
- Оборудване и консумативи: Хардуер, периферни устройства, офис консумативи или фирмени рекламни материали, включително количества и необходими дати
- Събития и логистика: Вътрешни събития, извън офиса, подкрепа за конференции, координация с доставчици или логистика на пътувания
- Обща оперативна поддръжка: Помощ при процеси, вътрешни системи или административни задачи, които засягат всички екипи.
Когато тези заявки пристигат чрез формуляр:
- Те се събират в списък с оперативни заявки или заявки на екипа с полета за категория, местоположение, приблизителен бюджет и краен срок.
- Условните въпроси във Forms улавят точното ниво на детайлност по категории, като например офис и етаж за съоръженията или модели и количества за оборудването.
- Оперативният отдел може да използва изгледи, групирани по категория и статус, за да управлява натоварването, да защитава капацитета и да информира заинтересованите страни.
💡 Професионален съвет: ClickUp Forms поддържа условна логика, което означава, че въпросите се появяват или изчезват в зависимост от предишните отговори. Това предотвратява показването на нерелевантни полета и намалява броя на непълните или нискокачествените подадени формуляри.
Например:
- Ако заявителят избере „Спешно“ в Приоритет → Покажи поле Краен срок
- Ако изберат „Заявка за достъп“ → Покажете поле, в което се пита „Коя система?“
За да го настроите:
- Добавете въпрос с поддържан тип (падащо меню, отметка, статус и др.)
- Активирайте Логика в долния десен ъгъл на въпроса.
- Разширете Правила и дефинирайте: IF [условие] → THEN [действие = покажи поле(та)]
👉 Условната логика е особено мощна за споделени формуляри за приемане, които обслужват различни типове заявки в различни екипи.
Как да създадете формуляр за вътрешно заявление в ClickUp
Ето как да настроите вътрешен формуляр за заявки в ClickUp 👇
1. Подгответе процеса на заявки
Преди да отворите ClickUp, имайте ясна представа за това, какво трябва да постигне вашият вътрешен формуляр за заявки.
Определете целта на вашата форма. Задайте си следните въпроси:
- Какви конкретни видове заявки трябва да приема този формуляр и кои трябва да бъдат препратени другаде? (Предотвратява претрупването)
- Каква информация ни е необходима, за да започнем работа веднага? (Имена, отдели, идентификационни номера на устройства, активи, връзки към проекти и др.)
- Трябва ли различните типове заявки да предизвикват различни последващи въпроси или маршрути? (Това е сигнал, че ще ви е необходима условна логика или няколко списъка)
- Има ли полета, които са податливи на несъответствия в данните и които трябва да бъдат стандартизирани чрез падащи менюта или задължителни полета? (Помислете за приоритет, имена на отдели, категории заявки)
- Кой ще попълва този формуляр и каква терминология или инструкции са необходими, за да може формулярът да бъде попълнен правилно? (Особено важно, ако няколко екипа използват един и същ формуляр)
ClickUp Whiteboards и ClickUp Mind Maps могат да бъдат полезни за картографиране на всеки аспект от тези процеси и стъпки.
След това, каква е точната информация, която трябва да предостави всеки заявител?
Пропуснете тази стъпка и впоследствие ще се наложи да редактирате формуляра многократно.
2. Добавете изглед на формуляр в ClickUp
Време е да започнете да създавате формуляра!
Отидете в пространството, папката или списъка, където искате да се появяват постъпващите заявки. Това е важно, защото всеки формуляр е свързан с конкретно място. Всяка подадена заявка се превръща в задача на точно това място.
След като сте в тази локация, можете да добавите формуляра:
- Кликнете върху бутона + View (Преглед).
- От галерията с налични типове изгледи изберете Формуляр.
- Дайте име на новия изглед на формуляра, ако искате да го разпознавате лесно.
- Ще ви бъде предложено да изберете шаблон или да започнете от нулата.
⚡ Архив с шаблони: Искате да спестите часове при настройката на приемането? Разгледайте тези шаблони за формуляри за приемане, подбрани специално за вас, всеки от които е създаден, за да се справи с всичко – от ИТ инциденти до маркетингови брифинги и оперативни заявки.
3. Създайте полетата на формуляра
Във формуляра решете каква информация ще попълват хората и как ще протича попълването на формуляра.
Започнете, като му дадете заглавие и кратко описание. Оттам просто плъзнете полетата, от които се нуждаете. ClickUp ви предлага разнообразни опции (текстови полета, падащи списъци, дати, прикачени файлове, отметки и др.), за да можете да отразите точно това, което изисква вашият работен процес.
Ето няколко области, на които трябва да се съсредоточите 👇
- Задължителни полета: Добавете името на заявителя, отдела и кратко описание на проблема или заявката.
- Падащи менюта за последователност: За категории като „Тип заявка“ или „Приоритет“ падащите менюта ви предоставят най-ясните и стандартизирани полета за данни.
- Прикачени файлове: Ако вашият процес изисква екранни снимки, творчески брифинги или документи, просто добавете поле за прикачени файлове в началото.
- Задължителни полета: Маркирайте задължителните полета като задължителни, за да не пропуснат хората случайно нещо, от което екипът ви се нуждае, за да работи ефективно.
Освен това, можете да добавите и други въпроси, за да персонализирате формуляра според вашите предпочитания.
🧠 Интересен факт: През 1800 г. хората сгъвали писмата по толкова сложен начин, за да избегнат подправянето им, че днес историците го наричат „заключване на писма“. Някои методи са толкова сложни, че музеите ги третират като хартиени пъзели.
4. Конфигуриране на настройките за подаване и автоматизация на работния процес
Следващата стъпка е да се уверите, че всяко подаване попада точно там, където трябва (и, разбира се, се държи по начина, по който екипът ви се нуждае).
Започнете, като отворите панела Настройки в дясната част на екрана с формуляра и: ⬇️
- Изберете списъка с дестинации: Всяко подаване на формуляр се превръща в задача, така че изберете точния списък, в който трябва да се съхраняват тези заявки. (напр. ИТ поддръжка, заявки за дизайн, пощенска кутия за съоръжения)
- Задайте подразбиращ се изпълнител: Ако всички заявки трябва да се изпращат до едно лице или екип, можете да ги присвоите автоматично (спестява много ръчно препращане).
- Приложете шаблон за задачи (незадължително, но ефективно): Ако вашият екип разполага с шаблон за ИТ проблеми, творчески брифинги, доклади за грешки и т.н., можете да го приложите автоматично, така че всяка нова задача да включва: Подзадачи Чеклисти Персонализирани полета
- Подзадачи
- Контролни списъци
- Потребителски полета
- Подзадачи
- Контролни списъци
- Потребителски полета
Търсите вдъхновение за създаване на по-автоматизирани процеси? Разгледайте тези примери за използване на AI за автоматизация на работния процес.
5. Оформете и брандирайте вашата форма
Вашата форма заслужава малко подобрение, преди да бъде изпратена на хората от вашия екип или отдел. В раздела „Дизайн“ променете външния вид, така че формата да изглежда като собствено пространство на вашия екип.
Можете да:
- Превключвайте между едноколонен и двуколонен формат в зависимост от количеството информация, което събирате.
- Настройте цветовете, фоновете и стиловете на бутоните, за да съответстват на брандинга на вашата компания.
- Качете персонализирано фоново изображение, ако искате да изглежда по-изтънчено.
- Изберете светли или тъмни теми и експериментирайте с цветовете на вашата марка, за да изглежда формулярът като част от вашето вътрешно работно пространство.
…и още много други.
🤯 Знаете ли, че... ClickUp вече поддържа над 4 милиона екипа, а с нарастването на новите работни пространства, използването на изкуствен интелект също се увеличава. Повече от 2 милиона работни пространства в момента използват изкуствен интелект, в сравнение с едва 665 000 през миналата година!
6. Споделете формуляра вътрешно
И това е най-добрата (и най-простата) част! Просто споделете вашата ClickUp форма с екипа си в:
- Директна връзка: Копирайте споделяемия URL адрес на формуляра и го поставете в ClickUp Chat, имейл или Teams. С едно кликване вашите колеги ще се озоват точно там, където трябва, за да подадат заявка.
- Вградете във вътрешни инструменти: Вземете кода за вграждане и поставете формуляра в Confluence, SharePoint или вашата интранет. По този начин хората ще го открият естествено, докато извършват обичайната си работа.
- Ограничаване на достъпа: Съхранявайте формуляра в частен списък, за да го направите подходящ за конкретни вътрешни екипи, и използвайте разрешенията за работната среда, за да предотвратите случайни външни подавания от други компании.
- Улеснете намирането: Добавете линка към документите за въвеждане, вътрешната ви уики или ClickUp Docs. Дайте на екипа си едно място, където да търси, за да не се налага никой да играе „Къде е Уолдо?“ с формуляра за заявки.
Това е! Току-що стандартизирахте всичките си вътрешни заявки.
⭐ Бонус стъпка: Използвайте ClickUp AI за анализ
Но записването на заявките е само половината от историята. Обикновено нещата се объркват в следващата фаза. Щом задачите започнат да се натрупват, повечето екипи отново се връщат към хаоса, който забавя работата на всички. Знаете как става:
- Търсене на липсващ контекст
- Поискване на едни и същи данни два пъти
- Пренаписване на едни и същи отговори
- Сортиране и приоритизиране на всичко на ръка
- Преминаване между инструменти само за да разберете какво се случва
Това е класически пример за разрастване на работата и контекста. Но нека приветстваме ClickUp Brain, изкуствения интелект, предназначен да елиминира хаоса, с който се сблъсквате всеки ден.
Ето как това прави вашата система за заявки магически безпроблемна:
- Получава контекста: Всяка заявка съдържа подробности, история и модели. ClickUp AI Fields може да събере всичко това незабавно чрез AI обобщения, така че да не се налага да претърсвате чат логовете.
- Помага ви да сортирате автоматично: Brain може да ви помогне да категоризирате заявките, да откриете кои са спешни и да изведете на преден план свързаните с тях.
- Дава ви отговори: Попитайте ClickUp Brain за обобщение, следваща стъпка, обяснение или чернова актуализация и ще получите нещо, базирано на вашите действителни задачи, документи и работни процеси (реален контекст от вашата реална работа).
📚 Прочетете още: Най-добрите AI инструменти за създаване на формуляри
⭐ Бонус стъпка: Анализирайте подадените формуляри чрез табла за управление
Таблото ви позволява да визуализирате постъпващите данни, което ви дава възможност да вземате по-бързи решения и да откривате модели без ръчно отчитане.
С този допълнителен модул ClickUp Dashboards показва най-важните показатели и тенденции в реално време.
Ето как това ви помага да подобрите вътрешните заявки:
- Създайте карти, свързани с вашите списъци за приемане: Добавете карти със списък със задачи, които сочат към списъка, в който се помещават задачите от формуляра. Използвайте групиране и филтри (например по тип заявка, приоритет, отговорно лице), за да се съсредоточите върху най-важното.
- Проследявайте обема и тенденциите на подадените заявки: Използвайте карти за изчисления (например брой задачи) или карти с бар/линейни диаграми, за да видите как се променят типовете заявки във времето.
- Наблюдавайте текущата работа: Добавете карти Работна натовареност по статус или Общо време в статус, за да видите къде заявките са в застой или вървят по план — идеално за SLA или SLA рискови сигнали.
- Разгледайте подробно, когато е необходимо: Повечето карти на таблото ви позволяват да кликнете върху основните задачи, за да можете да проверите отговорите на отделните формуляри, без да напускате таблото.
Предимства на стандартизирането на заявките с ClickUp Forms
Ето защо стандартизирането на заявките чрез ClickUp Forms има толкова забележим ефект:
- По-лесно приоритизиране на заявките: Тъй като формулярите могат да включват падащи менюта или предварително зададени приоритети, екипът ви не трябва да интерпретира ръчно сроковете. Това последователно въвеждане на приоритети означава, че можете да създавате табла или филтри по-надеждно и дори да стандартизирате процесите около това, което се квалифицира като висок, среден или нисък приоритет.
- Подобрена видимост между екипите/ролите: С стандартизирано приемане, ръководството и заинтересованите страни могат да виждат унифицирани данни (например „брой заявки по отдел“, „средно време за обработка по тип заявка“). Това ви помага да документирате процесите по-ясно, защото всяка заявка влиза в системата по един и същи начин.
- По-добро съгласуване на марката или процесите: С ClickUp Forms можете да персонализирате оформлението и брандирането („Коя продуктова линия?”, „Кой регион?” и т.н.), така че самият формуляр за попълване да подсилва вашите процеси и очаквания, а не само съдържанието.
- По-бързо въвеждане за нови заявители: Когато полетата във формулярите са предвидими и стандартизирани, новите членове на екипа или външни заявители (доставчици, подизпълнители) се включват по-бързо (необходими са по-малко обяснения, по-малко грешки).
- По-лесно одитиране/проследяване на заявките за промени: Ако стандартизирате приемането на заявки, можете да проследявате типа заявки, които са постъпили във времето (например увеличение на бюджета, промяна в обхвата), защото всички използват една и съща таксономия.
- По-добра интеграция с задачите и работните процеси: Тъй като всяко подаване на формуляр се превръща в задача в ClickUp (с предвидими полета), веригата от заявка → задача → завършване става по-гладка и е по-малко вероятно да се налага ръчно да съпоставяте еднократни заявки в системата си за задачи.
Стандартизирайте всяко вътрешно заявление с ClickUp
Ако хората все още изпращат заявки в случайни чатове, частични имейли и разговори в коридора, проблемът не е във вашия екип. Проблемът е, че няма единен и надежден начин да се потърси помощ.
ClickUp Forms решава този проблем, като предоставя на всички една и съща проста платформа за подаване на заявки.
Всяка заявка следва една и съща структура, задава правилните въпроси и попада в правилния списък като задача, по която екипът ви може да предприеме действие. Персонализираните полета, условните въпроси и автоматизациите гарантират, че отделите по ИТ, човешки ресурси, дизайн и операции получават необходимата им информация.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и превърнете вътрешните си заявки в система, на която целият ви екип може да се довери. ✅
Често задавани въпроси
Да. Можете лесно да изпращате автоматични известия до Slack или по имейл, когато постъпи ново подаване на формуляр. Това е особено полезно за конкретни членове на екипа, които трябва да реагират бързо на вътрешни заявки. Много екипи споделят ClickUp Forms в Slack, а след това използват ClickUp Automations, за да препращат новите подавания директно в правилните канали.
ClickUp защитава всички подадени формуляри с корпоративна сигурност, криптиране и контрол на разрешенията. Вие решавате кой може да събира данни, кой може да преглежда подадените формуляри и къде се създават задачите. Достъпът е базиран на роли, а чувствителната информация може да бъде ограничена до мултифункционални екипи или отделни лица, ако е необходимо. Още по-добре, работните пространства, списъците и изгледите, в които се съхраняват данните от формулярите, наследяват същите стандарти за сигурност, използвани в цялата платформа. Освен това, когато активирате настройките за формуляри, удостоверени от акаунт, само хората, които са се присъединили към вашето работно пространство, могат да преглеждат и подават формуляри.
Разбира се. Много компании създават персонализирани формуляри, които обслужват няколко екипа, като използват ClickUp Custom Fields и условна логика. Например, маркетингът, ИТ и HR могат да получават заявки от един унифициран формуляр, а правилата на ClickUp ще насочват всяка заявка към правилния списък или задачи, които могат да бъдат изпълнени от съответния екип. Това е идеално за споделени служби за обслужване или за назначаване на нови служители.
Интерфейсът на ClickUp с функция „плъзгане и пускане” улеснява добавянето на персонализирани полета като приоритет, тип заявка или отдел. След като тези полета са създадени, можете да използвате автоматизации, за да категоризирате или приоритизирате новите задачи веднага след като постъпят. Например, „спешните” заявки могат да бъдат автоматично присвоени на ръководител, а ИТ проблемите могат да бъдат поставени в специална опашка.
Да. ClickUp Brain, известен още като ClickUp AI, може да обобщава дълги или неясни подадени формуляри, да подчертава липсващи подробности и да помага за насочването на работата към правилния собственик. Тъй като разбира контекста, той може незабавно да превърне необработените подадени формуляри в изпълними задачи.