Настъпи сезонът на данъчните декларации и счетоводната ви фирма прилича на сцена от пост-апокалиптична драма. Пощенската ви кутия е развъдник на хаос, а електронните ви таблици се размножават като извънземни гъби. Екипът ви се е превърнал в зомбита, задвижвани от кофеин и паника.
Точно когато си мислите, че всичко е под контрол, клиент ви изпраща имейл с поредната СПЕШНА молба.
Разбира се, знаете, че изкуственият интелект може да ви улесни живота. Но как да го използвате за счетоводство? Можете ли да му се доверите, че ще прави безгрешни изчисления и отчети, отговарящи на изискванията за одит?
Ние сме свършили тежкия труд за вас. Прочетете този блог, за да научите как да използвате изкуствен интелект в счетоводството, за да автоматизирате задачите и да делегирате работната си натовареност. И може би – само може би – ще преживеете данъчния сезон без да се налага да прекарвате часове в изчисляване на цифри!
⏰60-секундно резюме
Ето кратко представяне на използването на ChatGPT в счетоводната професия:
- Автоматизирайте повтарящи се счетоводни задачи като въвеждане на данни и категоризиране на транзакции, освобождавайки счетоводителите за по-стратегическа работа и подобрявайки финансовото състояние на вашата организация.
- Подобрете процесите по одит и съответствие, като идентифицирате рисковете на ранен етап и се информирате за нормативните изисквания.
- Анализирайте финансовите данни и генерирайте отчети по-бързо, за да получите ценна информация за бизнес резултатите.
- Подобрете комуникацията с клиентите, като изготвяте имейли, обобщавате доклади и отговаряте на основни въпроси в режим на автопилот.
- Опростете проучванията в областта на данъците и регулациите, за да гарантирате съответствие и да сведете до минимум грешките.
- Получавайте финансови прогнози и опростете бюджетирането чрез анализ на исторически данни и генериране на прогнози.
- Генерирайте код и автоматизирайте задачите в счетоводния софтуер, за да повишите ефективността.
- Използвайте AI-базираните инструменти на ClickUp, за да управлявате счетоводни проекти, да следите срокове и да си сътрудничите безпроблемно с екипа си.
- Персонализирайте счетоводните работни процеси с шаблоните на ClickUp, за да оптимизирате финансовите отчети, одитите и счетоводните задачи.
Разбиране на изкуствения интелект в счетоводството
Изкуственият интелект автоматизира счетоводните работни процеси от по-дълго време, отколкото си мислите. Още преди да съществува ChatGPT, счетоводният софтуер използваше изкуствен интелект за автоматизиране на счетоводните задачи, отбелязване на несъответствия и прогнозиране на тенденциите в паричните потоци.
Изкуственият интелект опрости счетоводните процеси, от сканирането на разписки до категоризирането на разходите, като гарантира, че професионалистите могат да продължат да разчитат ключовите цифри, които оказват влияние върху бизнеса, без да се затрупват с тях.
🧠 Интересен факт: Първата известна иновация в счетоводството е от 1494 г., когато италианският математик Лука Пачоли, „бащата на счетоводството“, въвежда двойното записване.
Защо да използвате ChatGPT за счетоводство?
ChatGPT, голям езиков модел (LLM), разработен от OpenAI, улеснява живота на счетоводителите по много начини. За разлика от традиционните AI инструменти в счетоводството, ChatGPT разбира и обработва езика в допълнение към числата. Той може да изготвя финансови отчети, да обяснява сложни финансови концепции и дори да взаимодейства с клиенти от ваше име.
Имате нужда от бърз преглед на финансовите резултати за последното тримесечие? ChatGPT ще ви помогне. Искате да създадете имейл, в който да обясните данъчните разпоредби на прост английски език? То също се справя отлично с тази задача.
Имайте предвид, че той не е тук, за да ви отнеме работата, а за да я улесни! ChatGPT в счетоводството ви спестява време и усилия и ви прави по-ефективни при вземането на стратегически бизнес решения.
👀 Знаете ли, че... Проучване от май 2023 г. установи, че 22% от 75-те финансови директори, анкетирани в големи организации, активно проучват възможностите за използване на Gen AI във финансите, а други 4% го тестват.
Как да използвате ChatGPT в счетоводството за различни случаи на употреба
Сега нека разберем как точно можете да включите ChatGPT в счетоводството на вашия проект.
1. Автоматизиране на счетоводството и въвеждането на данни
Помните ли дните, когато ръчно въвеждахте всяка транзакция в ERP софтуера си, сякаш пишехте следващия велик американски роман? ChatGPT спасява китките ви от неизбежния карпален тунел!
Той автоматизира повтарящите се задачи в областта на общата бизнес счетоводна категория, като извличане на данни от фактури, разписки и банкови извлечения. Макар че няма да елиминира напълно ръчното въвеждане на данни (съжаляваме, все още трябва да проверявате тези цифри), той може значително да намали времето, което прекарвате в копиране и поставяне.
А какво да правим с чувствителната информация? И за това има решение!
📌 Пример:
Опитвате се да определите дали разходите ви за маркетинг се изплащат. Ето как можете да използвате ChatGPT, без да разкривате поверителни данни.
Въпрос: Какви са някои от най-често използваните начини за категоризиране на маркетинговите разходи за малък бизнес?
ChatGPT ви предоставя списък с категории (например реклама, маркетинг в социалните медии, създаване на съдържание), които можете да използвате за организиране на данните си.
По този начин не предоставяте вашите данни, но все пак получавате ценни организационни насоки. Можете да използвате тези знания, за да създадете шаблони за счетоводство и да спестите време, когато работите от нулата.
2. Подкрепа за одит и съответствие
Одитите могат да бъдат по-страшни от маратон с филми на ужасите, но ChatGPT намалява фактора на ужаса, като ви помага да се подготвите като професионалист.
Имате нужда да разберете сложни одиторски изисквания? То може да генерира ясни обобщения на регулаторни стандарти като GAAP или IFRS и да ви разясни каква документация ще ви е необходима за възстановяване на разходи, признаване на приходи или амортизационни графици. Може също да ви помогне да създадете одиторски следи, да обясните процедурите за съответствие и дори да изготвите предварителни отговори на одита.
Но нищо не може да се сравни с човешкия опит, нали? Така че, докато вие може би все още се държите за вашите късметлийски чорапи за одит, ChatGPT ви подкрепя, като открива червени флагове. Той гарантира спазването на правилни процедури. Просто не забравяйте да проверите неговите предложения спрямо действащите счетоводни разпоредби – не искаме никакви инциденти с „креативно счетоводство”!
3. Анализ на финансови данни и отчитане
Разширеният анализ на данни не е сложен за опитни счетоводители. Но отнема време. Защо да не го направите по-бързо с ChatGPT?
Въведете финансовите си отчети и той ще ви помогне да идентифицирате ключови показатели, да изчислите съотношения и да обясни какво означават тези цифри на прост английски език. Дори вашите приятели, които не са счетоводители, може да разберат – макар че може би не е добре да тествате това на партита.
🤝 Напомняне: За да предотвратите ChatGPT да използва вашите данни/разговори за обучение на своите модели, отидете в Настройки > Контрол на данните и деактивирайте опцията „Подобряване на модела за всички“.
📌 Подсказка: Изчислете следните финансови показатели за компанията въз основа на
👀Знаете ли, че... В едно проучване GPT-4 беше помолен да анализира финансови отчети като човешки анализатори – да открива тенденции, да изчислява съотношения и да прогнозира печалби. Когато беше тестван върху нови, анонимни финансови отчети, той прогнозира посоката на печалбите с 60% точност, като надмина професионалните анализатори, които постигнаха 53%.
4. Категоризация на фактури и разходи
Уморени сте да играете „Къде е разписката?“ като някаква изкривена счетоводна версия на „Къде е Уолдо?“ ChatGPT ви помага да категоризирате фактурите и разходите си с прецизността на опитни счетоводни професионалисти.
Въведете данните за транзакцията си и той ще ви предложи подходящи категории въз основа на описанието и сумата. Може дори да ви помогне да създадете правила за повтарящи се транзакции, което ще улесни категоризацията в бъдеще.
5. Почистване на данни
ChatGPT ви помага да почистите счетоводните си данни, като идентифицира дублираните записи, стандартизира форматите, отбелязва несъответствията и дори предлага корекции за очевидни грешки.
Независимо дали се сблъсквате с несъответстващи дати, непоследователни конвенции за именуване или мистериозни специални символи, които са се промъкнали в вашите таблици, ChatGPT ви помага да поддържате подходящото форматиране на данните, необходимо за вашия счетоводен работен процес. И го прави, без да ви кара да губите разсъдъка си в процеса.
6. Формули и автоматизация в Excel
Все още търсите в Google „как да използвам VLOOKUP“ всеки ден? ChatGPT е вашият Excel гуру на бързо набиране!
Той ви помага да създавате сложни формули в Excel, да създавате макроси и да автоматизирате повтарящи се задачи в електронни таблици.
📌 Пример:
Създавате прост инструмент за проследяване на бюджета в Excel. ChatGPT ще ви предостави формулата с подробно обяснение, което можете да копирате и да поставите в електронната си таблица. Няма нужда да споделяте финансови данни с ChatGPT.
Подсказка: Напишете формула в Excel за изчисляване на общите разходи за даден месец, като приемете, че разходите са изброени в колони от B до F, а месецът е посочен в клетка A1.
От основни формули до разширени пивотни таблици, ChatGPT обяснява логиката и дори ви помага да отстраните проблеми, когато вашата електронна таблица се държи странно.
7. Комуникация с клиенти и поддръжка
Не е новина, че ChatGPT може да ви помогне да подобрите комуникационните си умения.
Независимо дали трябва да съставите имейли, да подготвите резюмета от срещи или да създадете актуализации за клиенти, ChatGPT ви помага да постигнете перфектния баланс между професионализъм и лично отношение. Той обяснява сложни финансови концепции на клиентите, без да звучи като че ли четете от усъвършенстван учебник по счетоводство.
📌 Пример:
Опитвате се да обясните концепцията за амортизация на клиент. Можете просто да помолите ChatGPT да свърши тази работа. ChatGPT ще ви даде ясно обяснение, което след това можете да адаптирате и използвате в комуникацията си с клиента.
Подсказка: Обяснете амортизацията с прости думи, които собственикът на малък бизнес може да разбере.
8. Проучване на данъчното законодателство и спазването на нормативните изисквания
Данъчните разпоредби се променят по-често от тенденциите в социалните медии. Вместо да претърсват гъстата правна терминология, счетоводителите могат да използват ChatGPT, за да изследват бързо данъчните закони, обобщят новите правила и идентифицират рисковете, свързани с несъответствието с тях.
📌 Пример:
Не сте сигурни дали определени бизнес разходи могат да бъдат приспаднати.
Въпрос: Дали бизнес вечерите с клиенти обикновено са данъчно признати? Какви са ограниченията или правилата?
Но ето един съвет! Не позволявайте това да замести вашия данъчен консултант. Всяка информация все още трябва да бъде проверена, но това просто прави 15 април по-малко стресиращ.
9. Финансови прогнози
Кристалните топки може да са излезли от мода, но ChatGPT може да ви помогне с нещо, което е почти толкова добро – прогнозиране на финансовите резултати! Въведете исторически данни и пазарни тенденции и той ще създаде разумни прогнози и сценарии.
Независимо дали планирате растеж, прогнозирате паричния поток или се подготвяте за различни пазарни условия, ChatGPT ви помага да анализирате тези цифри и да обясните тяхната логика.
10. Бюджетиране
Създаването на бюджет е отчасти наука, отчасти стратегия и отчасти магия. ChatGPT може да създава реалистични бюджети, като анализира исторически модели на разходи, предлага бюджетни категории и дори идентифицира потенциални области за оптимизация на разходите.
📌 Пример: Започвате нов бизнес и се нуждаете от основен бюджет. ChatGPT ще ви предостави списък с общи категории (като наем, комунални услуги, маркетинг и заплати), които можете да персонализирате с вашите конкретни цифри.
Въпрос: Кои са някои от основните категории, които трябва да бъдат включени в бюджета на стартиращ бизнес?
Той може да ви помогне да форматирате бюджетни отчети, да създадете анализи на отклоненията и да обясните ясно последиците за бюджета. Макар че няма да направи по магичен начин да се появят повече пари във вашите сметки, той може да ви помогне да извлечете максимума от това, което имате.
11. Генериране на компютърен код
ChatGPT може да ви помогне да напишете скриптове за Excel, Python или други програмни езици, ако някога се наложи да автоматизирате счетоводни задачи с кодиране.
Независимо дали автоматизирате въвеждането на данни, извличате информация от банкови транзакции или интегрирате различни счетоводни софтуерни програми, ChatGPT може да помогне на счетоводителите да оптимизират работния си процес. То също така им помага при писането и отстраняването на грешки в кода, дори и да не са професионални програмисти.
Като цяло, ChatGPT не ви предлага готови решения, а ви помага да автоматизирате досадните задачи и да си спестите безкрайни преработки (и посещения при терапевта).
💡Съвет от професионалист: Когато използвате ChatGPT за финансов анализ, винаги проверявайте отговорите, генерирани от изкуствения интелект, с традиционни методи, за да гарантирате съответствие и точност.
Ограничения при използването на ChatGPT за счетоводство и финансово управление
Счетоводството с ChatGPT може да ви се стори като сбъдната мечта – докато не осъзнаете, че дори и най-добрата технология има своите ограничения. Преди да оставите изкуственият интелект да поеме счетоводния ви отдел, имайте предвид някои ключови недостатъци.
Сигурност на данните
ChatGPT няма вътрешен филтър, който да ви предупреждава: „Ей! Това е поверителна информация!“, когато въвеждате чувствителни данни. Той третира всяко въвеждане по един и същи начин, така че е ваша отговорност да се уверите, че не споделяте поверителни финансови данни.
⚠️ Ако работите с чувствителни данни на клиенти или компании, помислете добре, преди да ги поставите в AI инструмент, защото веднъж пуснати там, те не могат да бъдат върнати обратно.
Точност и надеждност
AI е интелигентна, но не е съвършена. ChatGPT няма достъп в реално време до актуализирана информация. Тя предсказва отговори въз основа на модели в данните, на които е била обучена. Това означава, че са възможни грешки, особено когато става въпрос за сложни финансови изчисления или данъчни разпоредби.
⚠️ Пропусната десетична запетая или погрешно тълкувано данъчно правило може да бъде разликата между малка грешка и сериозен проблем с нормативното съответствие. Винаги проверявайте резултатите два пъти, преди да предприемете действия.
Прекомерна зависимост от изкуствения интелект
ChatGPT може да бъде мощен помощник, но не трябва (или по-скоро не може) да управлява процеса.
⚠️ Прекаленото разчитане на изкуствен интелект при вземането на финансови решения може да доведе до пропуски. Той не разполага с професионална преценка, опит в бранша или способността да разбира уникални бизнес контексти, както човешкият счетоводител. Затова все още не е готов да замести работните места!
Ограничено разбиране на контекста
Изкуственият интелект не „мисли“ по същия начин като хората. Той може да анализира данни и да генерира отчети, но не разбира емоционалните, етичните или контекстуалните фактори, които често влияят върху финансовите решения.
👉🏼 Например, ChatGPT може да предложи съкращения като мярка за намаляване на разходите, ако бизнесът се сблъска с финансов спад. Въпреки това, той може да не вземе предвид дългосрочното въздействие върху морала и корпоративната култура.
⚠️ ChatGPT е фантастичен помощник за счетоводителите, но не може да замести човешкия опит. Ключът е да го използвате с пълно съзнание, да проверявате два пъти резултатите и винаги да обръщате внимание на сигурността!
👀 Знаете ли, че... След като чувствителна информация за компанията беше изтекла, Samsung Electronics забрани на служителите си да използват ChatGPT и други AI чатботове.
Използване на ClickUp за счетоводство
Ограниченията на ChatGPT не са ли ограниченията на всеки AI счетоводен инструмент?
Е, да. И не. Макар че нито една AI не е съвършена, някои вътрешни AI инструменти могат да бъдат по-сигурни, по-конфиденциални и по-чувствителни към контекста от външни такива като ChatGPT.
Става дума за ClickUp Brain, вграден AI асистент в ClickUp – приложението за всичко, свързано с работата.
ClickUp съчетава управление на проекти, управление на знания и чат – всичко това подкрепено от изкуствен интелект, който ви помага да работите по-бързо и по-умно.
ClickUp for Accounting е вашият софтуер за управление на счетоводни проекти, базиран в облака, създаден да опрости финансовите процеси.
Ние използваме Clickup за счетоводни проекти и опитът ни е просто невероятен. Много се радваме, че преминахме към Clickup.
Ние използваме Clickup за счетоводни проекти и опитът ни е просто невероятен. Много се радваме, че преминахме към Clickup.
В рамките на този пакет ClickUp Brain може значително да оптимизира задачите, свързани със счетоводството, като автоматизира извличането на данни, подобрява финансовата организация и улеснява сътрудничеството.
Ето как:
Вместо да ровите в таблици или финансови отчети, ClickUp Brain може незабавно да ви покаже ключови финансови данни, като обобщения на разходите или неплатени фактури. Той също така извлича цифри от отчети, баланси и регистри на транзакции, за да ускори финансовите прегледи.
Използвайте го, за да генерирате обобщения на финансови отчети, като бързо оценявате паричния поток, приходите и разходите. Освен това улеснява проследяването на падежните дати и статуса на плащанията, като гарантира, че светлините остават включени, а таксите за закъснение остават изключени.
Когато става въпрос за сътрудничеството в счетоводния екип, Brain може да насочва екипите през процесите по приключване на месеца, подготовка на данъци и проверки за съответствие. Ако някой попита за актуализация на бюджета в задача в ClickUp, ClickUp Brain може да покаже най-новите цифри, без да е необходимо да се търсят в множество файлове.
Той вече разполага с контекст от задачи, разговори и документи във вашето работно пространство в ClickUp, както и от други свързани таблици, документи и др. Всичко, което трябва да направите, е да попитате за това, което търсите, и то ще бъде готово за секунди!
Това е като да имате ChatGPT, но интегриран директно във вашия работен процес, което го прави вашият най-добър AI инструмент. Но ClickUp прави повече от AI. Той лесно се интегрира във целия ви счетоводен работен процес!
Искате да създадете таблици за счетоводство? Използвайте персонализирани полета в ClickUp, за да записвате данните за транзакциите по начина, по който ви е необходим – от имена на доставчици и номера на фактури до статус на плащания, данъчни кодове и категории сметки. За разлика от обикновените таблици, базите данни, създадени в ClickUp Table View, не се развалят мистериозно, когато някой докосне формула.
С ClickUp Docs можете да създадете централизирано хранилище за справки за всички счетоводни практики и конвенции, следвани във вашата организация, и да го актуализирате, без да се притеснявате, че ще загубите историята на версиите. Всичко това се случва в сътрудничество с вашия екип в реално време!
Създаването на SOP за вашия счетоводен екип също не е голяма работа, ако разполагате с шаблона за SOP на ClickUp Accounting. Той ви помага да създавате, съхранявате и свързвате SOP с вашия работен процес!
Ето как ви помага:
- Създавайте, актуализирайте и проследявайте SOP лесно на едно място с ClickUp Docs.
- Персонализирайте шаблона, за да отразява уникалните процеси и работни потоци на компанията.
- Създайте задачи за всеки етап от счетоводните процедури и ги възложете на съответните членове на екипа.
- Изпращайте автоматично окончателните SOP, когато са готови, с ClickUp Automations.
📮ClickUp Insight: Смяната на контекста тихо подкопава продуктивността на вашия екип. Нашите проучвания показват, че 42% от прекъсванията в работата се дължат на преминаването между различни платформи, управлението на имейли и преминаването от една среща към друга. Ами ако можехте да елиминирате тези скъпоструващи прекъсвания?
ClickUp обединява вашите работни процеси (и чат) в една единствена, оптимизирана платформа. Стартирайте и управлявайте задачите си от чат, документи, бели дъски и др., докато функциите, задвижвани от изкуствен интелект, поддържат контекста свързан, достъпен за търсене и управляем!
А ако сте като хилядите професионалисти, които се борят да поддържат ефективна комуникация и бележки, трябва да разгледате шаблона за счетоводен дневник на ClickUp.
Този шаблон ви помага да записвате всяка бизнес транзакция, включително подробности относно множество засегнати сметки, като ви помага да записвате транзакциите по-точно в цифров формат. Може да се използва и като основа за вашите шаблони за главна книга.
Той ви помага да:
- Категоризирайте счетоводните си сметки с Board View
- Създавайте баланси с Table View
- Използвайте ClickUp Docs, за да създавате финансови отчети.
- Проследявайте транзакциите с функции за проследяване на времето, етикети, предупреждения за зависимости, имейли и др.
Ние предоставяме аутсорсинг счетоводни услуги за множество клиенти, а нашите служители работят дистанционно. ClickUp ни помага да управляваме работния процес, да следим крайните срокове и да се уверяваме, че заявките на клиентите и ежедневните задачи, които трябва да бъдат изпълнени, не се пропускат.
Ние предоставяме аутсорсинг счетоводни услуги за множество клиенти, а нашите служители работят дистанционно. ClickUp ни помага да управляваме работния процес, да следим сроковете и да се уверяваме, че заявките на клиентите и ежедневните задачи, които трябва да бъдат изпълнени, не се пропускат.
Ако се нуждаете от цялостно решение за ефективно управление на вземанията, задълженията и фактурирането на клиентите си, като същевременно проследявате ресурсите, за да подобрите финансовите си резултати, шаблонът за счетоводство на ClickUp е най-добрият избор!
Освен това, таблата за управление на ClickUp са полезни за показване на ключови показатели, съобразени с вашия счетоводен бизнес, в единен център за управление. Генерирайте предварително създадени отчети или ги персонализирайте, за да проследявате финансовото състояние на вашия бизнес в реално време. Можете също да използвате таблото за управление, за да следите напредъка и натоварването на вашия екип. Може ли да стане по-добре от това?
Но всичко се свежда до сигурността, нали? Счетоводните данни са чувствителни и ClickUp взема това на сериозно.
Той дава приоритет на сигурността на данните с AWS облачно съхранение, криптиране и най-високите сертификати в бранша. Функции като двуфакторна автентификация и съответствие с HIPAA гарантират, че вашата финансова информация остава в правилните ръце – вашите.
Независимо дали искате да интегрирате изкуствен интелект за по-интелигентно счетоводство или да опростите работния процес на целия си екип, ClickUp е софтуерът за счетоводство на проекти, от който се нуждаете, за да управлявате финансите си без усилие!
Най-добрият AI инструмент за счетоводство? ClickUp, за всички сметки!
Изкуственият интелект може би е най-доброто нещо, което се е случило в счетоводството от изобретяването на калкулатора. Но да бъдем честни, изкуственият интелект сам по себе си не е достатъчен. Нужна ви е система, която обединява всичко без усилие.
ClickUp е мястото, където AI счетоводните инструменти се срещат с гения на работния процес. С AI възможностите и функциите за управление на проекти на ClickUp Brain, вашият работен процес протича по-гладко от перфектно съгласуван счетоводен регистър: няма повече разпръснати файлове, безкрайни имейл вериги или късно вечерно преброяване на числа.
Защо да се задоволявате с обикновеното, когато можете да имате най-доброто? Направете интелигентната промяна и се регистрирайте за безплатен акаунт в ClickUp още днес!