Вие сте потънали в разговор в Slack с екипа си, обмисляте следващата голяма стъпка, когато изведнъж – бам! – осъзнавате, че Алекс трябва да се включи.
Но чакайте – да започнете ли изцяло нов групов чат? Да ги добавите ли към съществуващия Slack разговор или да ги призовете с някакви тайни администраторски правомощия?
Процесът е лесен, независимо дали добавяте някого към работното пространство в Slack, включвате го в текуща дискусия или разговаряте с него насаме. А ако трябва да му предоставите достъп до минали разговори, просто трябва да знаете правилния начин да го добавите.
В това ръководство ще ви разведем стъпка по стъпка, за да се уверите, че подходящите хора са в подходящия чат в подходящото време – така че никой да не пропусне нищо. Да ги включим!
⏰ 60-секундно резюме
Ето как можете да добавите колега към разговора си в Slack:
- Добавете някого, като кликнете върху канала или DM.
- Изберете „Покани хора“ и изберете потребителя, който искате да добавите.
- Уверете се, че имате необходимите разрешения за частни канали.
- Добавяйте лесно потребители към публични канали, но за частните може да е необходимо одобрение от администратора.
- Справяйте се ефективно с претоварването с съобщения и големите екипи в Slack, като добавяте подходящите хора и премахвате нерелевантните от канала.
- Използвайте ClickUp за по-добро и по-контекстуално сътрудничество. Разгледайте функции като ClickUp Chat, Clips и Whiteboards и наблюдавайте как сътрудничеството ви се подобрява.
- Интегрирайте ClickUp със Slack или преминайте към подобрено управление на проекти
- Превърнете разговорите в изпълними задачи с ClickUp Chat и персонализирани шаблони.
Разбиране на Slack
Slack е комуникационна платформа, създадена да помага на екипите да си сътрудничат чрез канали, директни съобщения (DM) и интеграции.
Докато в повечето приложения за незабавни съобщения разговорите са разпръснати, Slack организира тези дискусии в канали въз основа на конкретни теми, текущи проекти или членове на екипа, което улеснява намирането на подходящата история на разговорите, когато е необходимо.
Бизнесът го използва широко за:
- Комуникация в реално време чрез незабавни съобщения
- Организирани разговори в специални канали
- Интеграции на приложения, които оптимизират работните процеси и намаляват превключването между контексти
- Споделяне на файлове за документи, изображения и други файлове
- Архиви с възможност за търсене, които позволяват на екипите да намират минали разговори, файлове и решения
- Персонализирани известия за намаляване на претоварването
Овладяването на функциите на Slack ще гарантира, че комуникационните стратегии на вашия екип остават безпроблемни и ефективни.
Как да добавите някого към разговор в Slack
Сега, когато вече знаете какво представлява Slack и как се вписва в организацията ви, е време да усвоите едно ключово умение: как правилно да добавите някого към разговор в Slack.
Няма повече да се налага да гадаете или да започвате неудобно нов групов чат, когато не е необходимо! Нека разгледаме двата най-добри начина да го направите.
Добавяне на човек към канал в Slack
Добавянето на човек към канал в Slack му дава незабавен достъп до текущи дискусии, минали съобщения и ключови актуализации по проекти. Вече не е необходимо да препращате съобщения, за да го държите в течение.
Ето как да го направите по правилния начин:
1. Отворете канала, към който искате да добавите нов член.
2. Кликнете върху името на канала в горната част на екрана, за да отворите заглавната част на разговора.
3. Изберете „Добави хора“ от падащото меню.
4. Въведете името или имейл адреса на члена на екипа и кликнете „Добави“, за да го включите в канала.
5. Потвърдете достъпа им, за да се уверите, че могат да виждат историята на разговора и да участват в текущите дискусии.
💡Съвет от професионалист: Всеки може да бъде добавен към публични канали, но частните канали изискват одобрение от администратора или разрешения за достъп.
Например, ако обсъждате маркетингова кампания в частен канал, добавянето на подходящия член на екипа гарантира, че той разполага с необходимия контекст, за да допринесе ефективно.
Добавяне на човек към директно съобщение
Имате нужда да включите някого в директно съобщение, без да преминавате през сложни процедури? Превръщането на индивидуален чат в групов разговор е идеално за бързи дискусии; няма нужда да създавате изцяло нов канал.
Просто следвайте тези прости стъпки и за нула време ще имате подходящите хора в подходящия чат:
1. Отворете съществуващо директно съобщение. Преминете към списъка с директни съобщения и изберете разговора, в който искате да добавите друг човек.
2. Сега отворете панела с подробности за разговора. Кликнете върху иконата с три точки в горния десен ъгъл на прозореца за разговор, за да отворите менюто.
3. В панела с подробности потърсете бутона „Добави хора“. Това ще ви позволи да разширите разговора в групов DM.
4. Потърсете лицето, което искате да добавите. Започнете да въвеждате името или имейл адреса на лицето, което искате да добавите.
5. Щом се появи името на лицето, изберете го и кликнете „Напред“, за да потвърдите добавянето му и да завършите процеса.
6. Сега ще се отвори нов групов чат с добавения колега. Това ще запази директния разговор с първоначалния човек, като гарантира, че няма да загубите предишни съобщения или чувствителна информация.
Бърз трик: Добра практика е да информирате новите участници, че са били добавени към нова група. Това ще избегне объркване и ще запази контекста.
Представете си, че довършвате предложение с колега и се нуждаете от мнението на вашия мениджър. Разширяването на DM до групов чат безпроблемно интегрира вашия мениджър в текущия разговор, като всички остават в синхрон.
👀 Знаете ли, че... Slack първоначално е бил проект за игри! Преди да се превърне в приложението за комуникация в екип, което познаваме днес, Slack е започнал като вътрешен инструмент за съобщения за видеоиграта Glitch, създадена от компанията Tiny Speck на Стюарт Бътърфийлд.
Чести проблеми и ограничения в Slack
Slack е чудесен инструмент за комуникация, но понякога, когато го използвате, може да се почувствате като че ли се давите в съобщения, файлове и известия. Нека разгледаме често срещаните проблеми, които могат да направят Slack по-малко инструмент за повишаване на производителността и повече предизвикателство.
❌ Претоварване с съобщения
Използването на Slack може бързо да стане прекалено натоварващо с постоянните известия за съобщения, особено когато сте в няколко канала. Лесно е да изгубите следите на важни съобщения сред потока от случайни чатове, актуализации и дискусии. Това може да доведе до пропуснати срокове или загуба на важна информация в потока от съобщения.
❌ Ограничено управление на файлове
Управлението на файлове в Slack може да бъде разочароващо, тъй като няма специално място за съхранение на файлове. Когато качвате файлове в каналите, те бързо се натрупват и по-късно става трудно да ги намерите. Търсенето в стари съобщения, за да намерите конкретен документ или файл – което е възможно най-вече ако си спомняте точното име – може да отнеме много време.
Това прави извличането на файлове досадно, губи време и добавя допълнително разочарование.
❌ Претрупване на каналите
Каналите в Slack могат бързо да станат хаотични и да допринесат за объркването. Дори когато се опитвате да поддържате каналите организирани, намирането на правилния канал в шума може да бъде трудна задача.
❌ Претоварване с известия
Уведомленията в Slack могат да ви разсейват, ако сте в много канали или работни пространства. Постоянните сигнали могат да затруднят концентрацията ви върху важната работа. Един бърз Slack трик е да настроите персонализирани уведомления, които позволяват да получавате само важни съобщения. Въпреки това, рискувате да пропуснете други важни съобщения.
❌ Липса на официални функции за управление на проекти
Slack е чудесен за бързи чатове и актуализации на екипа, но не е достатъчен, когато става въпрос за проследяване на задачи и срокове. Няма вградена табло за задачи, диаграма на Гант или структуриран работен поток, така че управлението на проектите може да стане хаотично. Повечето екипи интегрират Slack с други инструменти за управление на задачи, за да поддържат всичко в ред.
💡Съвет от професионалист: Функцията за търсене на Slack ще ви помогне да намерите стари файлове и съобщения, но използването на конкретни ключови думи и филтри ще ви даде най-добри резултати. Помислете да организирате каналите и съобщенията си, за да улесните търсенето.
📖 Прочетете също: Предимствата и недостатъците на Slack на работното място
Най-добрата алтернатива на Slack
Ако търсите алтернатива на Slack, която да ви помогне да комуникирате по-добре и да се интегрирате с работата си, обмислете ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата.
Това е наистина унифицирана платформа, която съхранява цялата ви работа на едно място – вече не е нужно да превключвате между раздели, за да намерите нужната информация. От обсъждане на идеи до тяхното реализиране – всичко е тук.
📮ClickUp Insight: Около 41% от професионалистите предпочитат приложения за незабавни съобщения за комуникация в екипа. Въпреки че инструменти като Slack предлагат бърз и ефективен обмен, съобщенията често са разпръснати в множество канали, низове или директни съобщения, което затруднява по-късното извличане на информация.
С интегрирано решение като ClickUp Chat, вашите чат низове се свързват с конкретни проекти и задачи, като поддържат разговорите ви в контекст и лесно достъпни.
📖 Прочетете също: Slack срещу ClickUp: Кой инструмент за комуникация в екип е най-добър?
Комуникирайте проактивно с ClickUp Chat
ClickUp Chat е вашето средство за комуникация с екипа ви – не само за разговори. Можете да работите от него – от имейли и задачи до календари и бели дъски.
За разлика от самостоятелните приложения за съобщения, ClickUp Chat се интегрира директно с вашите задачи, което ви позволява да превърнете новите разговори в действие незабавно.
Можете да възлагате задачи, да задавате крайни срокове и да свързвате съобщения с проекти, без да напускате чата. С всичко на едно място, сътрудничеството в екипа остава организирано, ефективно и фокусирано.
Записвайте видеоклипове на екрана в движение с ClickUp Clips
Имате нужда да обясните бързо даден процес или да работите асинхронно по проект? Clips на ClickUp ви позволява да записвате и споделяте екранни записи, което улеснява предоставянето на стъпка по стъпка указания без дълги писмени обяснения.
Споделете клип, за да предоставите визуална обратна връзка за проекти или доклади, и го вградете директно в задачите, за да поддържате всичко организирано и лесно достъпно за сътрудничество.
Кажете сбогом на хаотичните имейл вериги и препълнените канали, които превръщат търсенето на задачи в истинско предизвикателство.
🧠Интересен факт: Според приблизителни изчисления, ежедневно по целия свят се изпращат и получават 333 милиарда имейла. Търсенето на подходяща информация без централизирано място за вашата работа не е лесна задача!
По принцип цялото сътрудничество и координация в нашата компания се осъществява чрез ClickUp. Ето някои примери за това, за какво използваме ClickUp: планиране и координация на производството, както и механично, електрическо и софтуерно разработване; планиране на спринтове; задълбочени технически дискусии за софтуерно кодиране, хиляди чатове: директно само по темата!
По принцип цялото сътрудничество и координация в нашата компания се осъществява чрез ClickUp. Ето някои примери за това, за какво използваме ClickUp: планиране и координация на производството, както и механично, електрическо и софтуерно разработване; планиране на спринтове; задълбочени технически дискусии за софтуерно кодиране, хиляди чатове: директно и само по темата!
Проследявайте и възлагайте задачи лесно с ClickUp Assign Comments
С функцията „Присвояване на коментари “ на ClickUp даването на ясна и практична обратна връзка е лесно. Имате нужда от колега, който да прегледа документ? Просто оставете коментар и го присвойте на него.
Можете също да споменавате колеги, за да сте сигурни, че те виждат важните подробности, като по този начин всички са на една и съща страница. След като обратната връзка бъде приложена, просто маркирайте коментара като разрешен – не са необходими последващи действия!
Сътрудничество и мозъчна буря на бели дъски в ClickUp
За екипи, които разчитат на мозъчна атака и визуално планиране, ClickUp Whiteboards предоставя интерактивно платно, където можете да начертаете идеи и работни процеси в реално време.
Използвайте мисловни карти, за да разделите сложни проекти на ясни, визуални структури. Планирайте маркетингови кампании без усилие с прост интерфейс с функция „плъзгане и пускане“. А когато ви хрумне вдъхновение, превърнете идеите от мозъчната буря в изпълними задачи с едно кликване!
Шаблон за вътрешна комуникационна стратегия на ClickUp
Искате да подобрите вътрешната комуникация? Шаблонът за стратегия за вътрешна комуникация на ClickUp ви помага да създадете ясни работни процеси и да поддържате гладко сътрудничество между екипите – без повече догадки и несъответствия!
Този напълно персонализируем шаблон ви помага да дефинирате цели, да оптимизирате съобщенията и да проследявате напредъка на едно място. Независимо дали става дума за насърчаване на прозрачността между ръководството и екипите или за подобряване на комуникацията в целия отдел, този шаблон предоставя инструменти, които помагат на всички да бъдат синхронизирани и ангажирани.
Как да преминете от Slack към ClickUp?
Преминаването от Slack към ClickUp е по-лесно, отколкото си мислите – и не е нужно да се откажете напълно от Slack! Интеграцията осигурява безпроблемно сътрудничество за екипи, които разчитат на Slack, като ви позволява да създавате и управлявате задачи в ClickUp директно от Slack.
Slack 🤝ClickUp
За да направите промяната, започнете с импортиране на вашите Slack канали в ClickUp и организиране на разговорите в подходящи пространства. Използвайте ClickUp Chat, за да централизирате комуникацията, свързвайки дискусиите с задачи и проекти. Присвоявайте коментари, задавайте крайни срокове и проследявайте напредъка – всичко на едно място.
Представете си, че вашият продуктов екип преминава от планиране на спринтове чрез разпръснати съобщения в Slack към Agile таблото на ClickUp – изведнъж задачите стават по-ясни, а работните процеси протичат по-гладко. Или си представете, че вашият маркетинг екип организира кампании в списъците със задачи на ClickUp, където задачите и крайните срокове са ясно обозначени.
Няма повече да се налага да претърсвате безкрайни съобщения, за да намерите това, което ви интересува! Като съберете всичко на една платформа, вашият екип ще постигне по-добра видимост, ефективност и сътрудничество – без хаос.
Знаете ли, че можете да увеличите производителността си с 30% като използвате заедно ClickUp и Slack?
Ето как да го направите:С интеграцията на ClickUp със Slack екипите могат да свържат двете платформи, превръщайки съобщенията в Slack в задачи, коментари или напомняния само с няколко кликвания.
- Създаване на нови задачи: Във всеки канал просто напишете /click up new, за да създадете бързо нова задача директно от вашия Slack фийд.
- Разгъване на задачи: Когато връзки към задачи се публикуват в Slack, те веднага се обогатяват с подробности, контекст и възможност за извършване на действия с задачата.
- Управление на задачи: Падащите менюта ви позволяват да управлявате крайни срокове, приоритети, статуси и други директно от вашите Slack канали.
- Превърнете съобщенията в задачи и коментари: Създавайте задачи и коментари от съобщения! Кликнете върху опцията „още действия“ от всяко съобщение в Slack, за да ги добавите към ClickUp.
- Получавайте известия: ClickUp може незабавно да изпраща известия за задачи към избраните от вас Slack канали. Това включва създадени задачи, добавени коментари и дори промени в статуса.
Освободете се от претоварването с приложения – ClickUp прави всичко
Преминаването от Slack към ClickUp не е просто смяна на инструменти, а по-умно работене.
Вместо да се занимавате с множество приложения за комуникация, управление на задачи и планиране на проекти, ClickUp обединява всичко на едно място.
Няма повече безкрайно превключване между приложения или разпръснати разговори – това е най-добрата алтернатива на Slack.
С ClickUp вашият екип получава по-добра организация, оптимизирани работни процеси и ясна видимост на проектите – и всичко това без да се губи лекотата на сътрудничеството и комуникацията в реално време.
Ако сте готови за по-свързан и ефективен начин на работа, опитайте ClickUp още днес!