Използването на софтуер за управление на проекти за създаване на дневен ред може да бъде трудна задача, но ние сме ви подготвили всичко необходимо! На пръв поглед може да ви се стори ненужно, но каква е алтернативата? Да използвате хартия и химикал, за да запишете плановете си? Вече не сме в 1990 година!
Има причина толкова много екипи от най-високо ниво да са се обърнали към ClickUp за своите срещи и дневен ред. ClickUp разполага с широк набор от функции, които ще ви помогнат с всичко – от най-простите графици до сложни маршрути за екипни срещи. Да започнем!
12 най-добри функции на ClickUp за планиране на среща
Ето най-добрите функции за планиране на среща или създаване на дневен ред за тази среща с помощта на ClickUp:
1. Бележник
Първата стъпка към всичко е създаването на план, или поне така трябва да бъде. Много от нас се страхуват да създадат план, защото изглежда като голям ненужен процес, но ние го правим лесно с ClickUp! Бележникът ви позволява бързо да записвате мислите си, докато ги измисляте. Ами ако сте в екипа на ClickUp на работата си и не искате колегите ви да виждат плановете ви за вечеря тази вечер? Това е чудесното на бележника – той е напълно личен за вас. Освен това можете да го добавите като разширение за Chrome и да го използвате, когато сърфирате в интернет. Той се свързва с основния ви акаунт в ClickUp! Това е чудесно място, от което да започнете да създавате дневния си ред, и ви дава възможност да записвате мислите си, когато ви хрумват.
2. Списък и крайни срокове за задачите
Можете да зададете крайни срокове за цял списък или за самата задача. Това е необходима функция, ако имате определени задачи, които трябва да бъдат изпълнени преди началото на срещата. Гарантирайте отчетността и се уверете, че всички са на една и съща страница по отношение на това кога трябва да бъдат изпълнени задачите, като използвате крайни срокове! Една идея е да добавите дневния ред на срещата към описанието на задачата, вижте по-долу!
3. Описание на задачата
След като знаете кога ще се проведе срещата и сте създали няколко основни идеи, е време да измислите дневен ред и да потърсите мнението на екипа си. Тук, в ClickUp, поставяме дневния ред в описанието на задачата и можете дори да го редактирате по желание с помощта на редактиране на богат текст. Хората могат да използват коментари, за да въведат своите идеи и да ги добавят към дневния ред.
4. Присвоени коментари
След като всички добавят своите идеи, можете да използвате коментарите, за да създадете действия или задачи за всеки човек с присвоени коментари. Останалите функции са чудесни за осигуряване на отчетност и гарантиране, че всичко необходимо за срещата се извършва навреме!
5. Разширение за Chrome
Да речем, че сърфирате в интернет и осъзнавате, че трябва да създадете задача от уебсайта, който разглеждате, за да сте сигурни, че ще я обсъдите по време на предстоящата си среща... ClickUp има решение за това! Нашето разширение за Chrome ви позволява бързо да създадете задача от уебсайта, който разглеждате. Можете дори да зададете списък по подразбиране, за да добавяте лесно задачи към списъка с вашите срещи.
6. Шаблони за задачи
Нашите чисто нови шаблони за задачи ви позволяват лесно да запазвате задачи, които използвате отново и отново. Това е идеално за срещи. Тук, в ClickUp, започваме всяка среща с преглед на седмичната ни среща, така че шаблоните за задачи са идеални, за да се уверим, че следваме един и същ общ процес всеки път. Това също така гарантира последователност, независимо от това кой е на смяна или управлява. Не пропускайте да се възползвате от тази мощна функция, когато планирате следващата си среща.
7. Повтарящи се задачи
Почти всеки офис има определени задачи, които се изпълняват по график. Повтарящите се задачи са отлични за това и са чудесен начин да се гарантира, че едни и същи задачи се изпълняват по определен график или се отварят отново, след като бъдат затворени. Нашите повтарящи се задачи са изключително стабилни и позволяват неограничен брой комбинации. Това е функция, която наистина отличава ClickUp от конкурентите и ще ви позволи лесно да планирате задачите, които изпълнявате всяка седмица.
8. Зависимости
Много от нас имат задачи, които не можем да изпълним, докато не приключи срещата или не бъде изготвена дневния ред... тук влизат в игра зависимостите! Те ви позволяват да имате задачи, които чакат или блокират други задачи, така че да няма объркване кога можете да започнете.
9. Етикети
Етикетите са отличен начин да следите всички задачи, свързани с вашата среща, дори ако те се намират в различни списъци. Можете лесно да маркирате всичките си задачи с „standup“ и да имате достъп до тях в различните списъци чрез филтриране.
10. Календар
Можете лесно да видите всичките си задачи с крайни срокове в календара си. Като бонус, имаме двупосочна синхронизация с календара на Google, така че ще можете да виждате задачите си в ClickUp и в календара на Google, независимо дали е онлайн или в мобилното приложение.
11. Контролни списъци
Можете да използвате списъци за проверка в рамките на задачите или в бележника, в зависимост от вашите нужди. Често в ClickUp, ако само един човек води среща за екипа, той или тя ще използва списък за проверка в своя бележник, тъй като това е лесен начин да се водят ефективни бележки от срещата. Списъците за проверка са „умни“, така че можете физически да ги отбелязвате и да ги групирате, ако две задачи са свързани.
Ако срещата е съвместна, често е добра идея да използвате списък за проверка в рамките на задачата, така че всеки колега да може да отбележи елементите от своя списък за проверка.
12. Използвайте Slack
Вашият екип използва ли Slack за комуникация и за да елиминира ненужните имейли? Или може би вашият отдалечен екип е свързан в различни часови зони и Slack е жизненоважен инструмент за актуализиране с бележки и напредък? Тогава ClickUp може да ви помогне и тук. Ако в разговорите в Slack се появи страхотна идея или задача, можете автоматично да превърнете това съобщение в Slack в задача или коментар. Вижте повече за това как Slack работи с ClickUp.
Заключение
Списъкът става все по-дълъг и има причина за това! Имаме много функции, насочени към създаването на дневен ред и планирането на срещи. Всички функции са изключително адаптивни, така че каквито и да са вашите нужди, ние сме подготвени!