Вашият бизнес се нуждае от прототип на компонент за машина или няколко лаптопа за новоназначени служители? Дори и да става въпрос за малка заявка, подаването на поръчка е от ключово значение.
Това е нещо повече от изпращане на имейл.
Ще трябва да съберете подробности като описания на продукти, цени, подписи за одобрение и информация за центъра за разходи, след което да ги изпратите на доставчиците или вътрешните екипи като част от процеса на заявка за покупка. Всичко това е от ключово значение за гладкото протичане на процесите!
Тук на помощ идва формулярът за заявка за покупка. Той е бързо и готово за употреба решение за подаване на поръчки и проследяване на доставките, което е от съществено значение за всеки процес на снабдяване.
За да ви спестим време и усилия при търсенето, сме подбрали списък с десетте най-добри шаблона с основни характеристики и приложения.
Какво представляват шаблоните за формуляри за заявка за покупка?
Шаблонът за формуляр за заявка за покупка е готово за употреба решение с предварително попълнени полета, което опростява процеса на поръчка във вашата компания. Макар че е предназначен предимно за покупка на стоки или услуги, той може да се използва и за капиталови разходи, офис консумативи и заявки за поддръжка.
Основните цели на тези шаблони включват:
- Записвайте важни подробности (информация за заявителя, необходимия артикул и приблизителна цена), за да оптимизирате управлението на доставките и обработката на фактури.
- Оптимизиране на одобренията на ръководителите на отдели и мениджърите по доставки за доставки
- Укрепване на вътрешните комуникации и отношенията с доставчиците
Прилагането им предлага и редица предимства, като намаляване на човешките грешки, подобряване на проследимостта на разходите и повишаване на общата ефективност на доставките.
➡️ Прочетете повече: Научете повече за един ден от живота на мениджър по доставки
🤓 Интересен факт: Обърквате ли заявките за покупка с поръчките за покупка? Въпреки че и двете съдържат сходна информация, те не са едно и също нещо. Заявките за покупка са вътрешни документи, използвани за искане на одобрение за покупка, докато поръчките за покупка са външни документи, с които се правят поръчки за стоки и услуги при доставчици.
Какво прави един добър шаблон за формуляр за заявка за покупка?
Когато избирате подходящия шаблон за формуляр за заявка за покупка, е важно да се уверите, че той съдържа няколко основни елемента. Ето какво трябва да има всяко ефективно решение:
- Интуитивен и достъпен интерфейс: Изберете шаблони с ясни и удобни за ползване оформления, за да намалите човешките грешки и да опростите въвеждането на данни. Използването на шаблони, достъпни от всяко мобилно устройство, също подобрява гъвкавостта и може да ускори одобренията.
- Полетата, които могат да се персонализират: Изберете само тези решения с полета, които са лесни за адаптиране и редактиране. Персонализирането ви помага да приспособите шаблона към конкретните изисквания на отдел или организация.
- Цялостно събиране на данни: Опции за филтриране с подробни раздели и полета за бюджетни кодове, данни за доставчици и разбивка на разходите. Това повишава прозрачността и ви дава свобода да добавяте подробна информация за по-точни доставки.
- Автоматизирани работни процеси: Предпочитайте шаблони с проследяване на одобренията и автоматизирани известия. Възможността за лесно проследяване на всяка заявка спомага за подобряване на ефективността и елиминира ненужните ръчни усилия.
- Възможности за интеграция: Изберете инструменти и решения, съвместими с външни системи. Наличието на свързана база данни, облачно хранилище или софтуер за доставки гарантира безпроблемно споделяне на данни.
➡️ Прочетете още: 10 практични шаблона за заявки за информация (RFI)
🔍 Знаете ли? Заявките за покупка следват стандартизиран работен процес, за да оптимизират покупките и да подобрят прозрачността. Въпреки че процесите могат да варират в различните компании, ето седемте най-често срещани стъпки:
- Изпратете формуляра за заявка за покупка
- Непосредственият ръководител одобрява формуляра за заявка
- Отделът по инвентаризация проверява нивата на запасите
- Отделът по покупки разглежда заявката
- Генерирайте поръчката за покупка
- Доставка и оценка на поръчката
- Плащане на фактури
10 шаблона за формуляри за заявка за покупка
Сега, когато вече знаете какво да търсите в шаблона за формуляр за заявка за покупка, е време да се запознаете с различните опции. Ето десет шаблона, които ще ви спестят време и ще подобрят работните процеси по доставките.
1. Шаблон за формуляр за поръчка на доставки на ClickUp
Нуждаете се от решение, което да отразява и проследява вашите изисквания? Опитайте шаблона за формуляр за поръчка на доставки на ClickUp – предварително проектиран формуляр за записване на вашите бизнес нужди.
Той визуализира въведените данни с няколко специални изгледа, групирани по статус и отдел. Шаблонът дори разполага с Kanban табло за управление на всяка поръчка за доставка въз основа на отговорност и напредък.
Основни функции
- Преглеждайте или проследявайте поръчките, чийто срок на доставка наближава, с едно кликване с помощта на персонализираните изгледи.
- Очертайте заявките в детайли за прозрачност и отчетност с допълнителна информация като данни за доставчика и заявителя.
Идеално за: Екипи, които управляват процеса на закупуване в няколко отдела
➡️ Прочетете още: 10 безплатни шаблона за формуляри за поръчки в Excel и ClickUp
2. Шаблон за заявки на екипа на ClickUp
Шаблонът за заявки на екипа на ClickUp е просто решение за вътрешните нужди на вашия екип. Шаблонът на папката съдържа списък с три изгледа, в които се отразява съответната информация, като статус на заявката, нива на приоритет, отговорно лице, заявител и категория.
Полетата за данни улесняват управлението на всичко – от наемането на ИТ експерти за ремонт до закупуването на нови активи. Шаблонът дори визуализира кога е направена заявката, за да помогне за по-доброто й изпълнение.
Основни функции
- Организирайте и структурирайте нуждите на екипа си, като лесно създавате множество шаблони (например услуги, заявки за активи и др.) в едно и също пространство.
- Откривайте и приоритизирайте изискванията за покупки с ясни, обозначени с цветове категории задачи и нива на приоритет.
Идеално за: Фирми, които искат да подобрят вътрешния си процес на заявки за услуги или активи
3. Шаблон за заявка и одобрение на проект в ClickUp
Следващият шаблон за формуляр за заявка за покупка е шаблонът за заявка и одобрение на проект на ClickUp, който опростява управлението на заявките за проекти.
Той обработва всяка заявка за проект с основни статуси на задачите, вариращи от В процес до Одобрено. Той също така картографира атрибути като въздействието и разходите, необходими за заявка за проект.
Накратко, шаблонът е прост, но систематичен подход за мениджърите и ръководителите на екипи за обработка и одобрение на проекти.
Основни функции
- Запазете важната информация и визуализирайте данните за проекта с подробни, персонализирани полета за данни.
- Добавете контекст и подобрете проследяването на заявките с вградени подзадачи, коментари и зависимости между задачите.
Идеално за: Фирми, които следват структуриран процес на одобрение за всяка заявка по проект
4. Шаблон за предложение за бюджет на ClickUp
Ако имате нужда да съгласувате заявките за покупка с контрола на разходите, шаблонът за бюджетно предложение на ClickUp е вашето универсално решение. Той е преди всичко шаблон за документи, който оптимизира създаването и прегледа на предложенията.
Шаблонът има пет предварително проектирани подстраници, включително логистика и персонал, за да обхване всеки аспект от разходите на бизнеса или проекта.
Разделянето на бюджета на ясни сегменти също ви помага да съставите по-ясни заявки за покупка. Освен това, това гарантира, че заявките се изпращат до подходящото лице и всички покупки се осигуряват, независимо дали става въпрос за ИТ активи, външни услуги или дори ценови листи за материали.
Основни функции
- Придайте на предложението и заявката си цялостна и ясна структура с помощта на множество подстраници на шаблона.
- Намерете лесно важната информация с персонализирани полета за данни и богати функции за форматиране.
Идеално за: Фирми и професионалисти, които искат да балансират покупките в рамките на ясни разпоредби и бюджети.
5. Шаблон за поръчка за покупка и инвентар на ClickUp
Шаблонът за поръчки за покупка и инвентар на ClickUp помага на бизнеса да съгласува покупките с нуждите от попълване на запасите. Той включва списък със задачи за инвентаризация, за да проследява продуктите, купувачите и приоритетите. Всяка задача е групирана по етап на инвентаризация – от поръчката до складирането.
Този шаблон включва и списък със задачи за поръчки за покупка, в който са посочени необходимите продукти, цени и количества, както и доставките на доставчиците. Ако нивата на запасите спаднат, екипите могат незабавно да създадат поръчка за покупка и да я споделят с доставчиците за попълване на запасите.
Основни функции
- Визуализирайте и оптимизирайте запасите на всеки етап от бизнеса с четиринадесет различни статуса, включително плащане и потребление.
- Позволете на съответните заинтересовани страни да актуализират изпълнението на поръчките за покупка или да прикачат бележки за получени стоки с функции за редактиране в реално време.
Идеално за: Функции по веригата на доставки или отдел по закупуване, който се занимава с преки и непреки материали за дейността си.
➡️ Прочетете още: 10 безплатни шаблона за списък с доставчици за управление на контакти
6. Шаблон за формуляр за поръчка на продукти ClickUp
Шаблонът за поръчка на продукти на ClickUp е създаден за стандартни компоненти или уникални прототипи за ефективно снабдяване. Решението започва с изглед на формуляр, който позволява на клиентите да подават поръчки директно. Той дори записва данните за контакт за проследяемост и незабавно попълва вашия тракер.
Този шаблон предлага специални изгледи за нови поръчки, така че екипът да може да започне работа веднага. Ръководителите на екипи разполагат със списък с проблеми, свързани с поръчките, за да разрешават бързо затрудненията и проблемите.
Основни функции
- Намалете отнемащото време актуализиране на поръчките с предварително дефинирани продукти, категории и специални проблеми с поръчките.
- Проверете удовлетвореността на клиентите, средните срокове за доставка и разходите за доставка с помощта на AI-базирани анализи и лесни за автоматизиране полета за данни.
Идеално за: Професионалисти, които се нуждаят от ефективен начин за проследяване на поръчки и разрешаване на работни процеси, свързани с изисквания към продуктите.
7. Шаблон за фактура на ClickUp
Търсите лесен начин да уреждате плащанията за доставени поръчки за покупка? Шаблонът за фактури на ClickUp е точно това, от което се нуждаете.
Настройваемите полета помагат за стандартизиране на ключови детайли като номера на заявките, информация за доставчиците и условия за одобрение. Вградена таблица проследява описанията на артикулите, количествата и разходите за ясна и отчетна комуникация.
Този шаблон за формуляр за заявка за покупка има и специални раздели за логото на компанията, информация за фактуриране, подробности за фактурите и срокове за плащане, което е идеално за опростяване на одобряването и обработката на фактурите.
Основни функции
- Осигурете бързо проследяване на плащанията и безпроблемно приключване на заявките за покупка, като преобразувате всяко съдържание в задачи.
- Споделяйте или експортирайте документи в различни формати с разнообразни опции за разрешения
Идеално за: Фирми и екипи, които предпочитат минимална документация и загуба на информация при обработката на поръчки и фактури.
8. Шаблон за формуляр за заявка за покупка в PDF формат от PDF Filler
Търсите подходящ шаблон за формуляр за заявка за покупка? Шаблонът за формуляр за заявка за покупка на PDF Filler ви предлага точно това.
Онлайн PDF файлът има полета за данни за отдела, доставчика и заявителя. Той включва и таблица за записване на количества, описания на артикулите и цени. Този редактируем PDF файл трябва да се попълни и сподели само с цялата тази информация.
Този шаблон помага на отделите, които подават заявки, да предават ключова информация за подобряване на задачите, свързани с доставките и доставчиците.
Основни функции
- Подгответе се по-ефективно за включването на доставчици с помощта на специално поле за отметка, с което да потвърдите дали става въпрос за повторен доставчик.
- Оптимизирайте оторизацията с бързо и ясно място за информация за одобряващия и подпис.
9. Шаблон за формуляр за заявка за покупка в PDF формат от Planergy
Шаблонът за формуляр за заявка за покупка в PDF формат на Planergy е решение, което използва софтуерен подход за усъвършенстване на процеса на заявка за покупка. Той осигурява безпроблемно сътрудничество с подробни полета, автоматично генериране на поръчки и опции за добавяне на бележки или прикачване на документи.
Той също така разполага с персонализирани полета за данни и условна логика, които могат да бъдат адаптирани към конкретни нужди.
Основни функции
- Спестете време и усилия с автоматичното генериране на поръчки за покупка и работния процес за одобрение.
- Опростете комуникацията с вградени полета за вътрешни бележки и данни за доставчиците.
Идеално за: Малки предприятия, които искат да създават бързо подробни поръчки за покупка
10. Шаблон за формуляр за заявка за покупка от FormDocs
Последният е шаблонът за формуляр за заявка за покупка от FormDocs, надеждна марка в областта на електронното попълване на формуляри. Това ефективно решение се отваря с ясни раздели за заявка за покупка, компания, доставчик и информация за доставка. То също така отразява датите на заявките, крайните срокове и кодовете на бюджета за безпроблемно фактуриране.
Шаблонът включва таблица с подробно описание за записване на количеството, подробно описание, цени и обща стойност. Номерът на сметката G. L. помага за съпоставяне на използването на бюджета с ясни центрове на разходите.
Основни функции
- Съгласувайте доставчиците с вашите продуктови нужди с помощта на специално място за специални инструкции.
- Ускорете обработката на поръчките и фактурирането с разделите за подпис на заявителя и одобряващия.
Идеално за: Организации, които работят с FormDocs и имат за цел да подобрят процеса на заявки за покупки.
➡️ Прочетете още: 3 основни вида договори за доставки, които трябва да знаете
Подобрете вътрешните си процеси по снабдяване с ClickUp
Шаблонът за формуляр за заявка за покупка е задължителен за снабдяването, независимо дали поръчвате офис консумативи или пратки. Той помага да се записват всички важни подробности, подобрява комуникацията, ускорява одобренията и намалява грешките, като прави всичко по-ефективно.
Подходящият шаблон поддържа реда и ви помага да приоритизирате задачите и поръчките след всяка заявка.
Партньорството с ClickUp е отлично решение за това. Интегрираното управление на задачите, задълбочените анализи и динамичната визуализация във всеки шаблон го доказват перфектно. Готови ли сте да подобрите вътрешния си процес на снабдяване? Регистрирайте се в ClickUp още днес!