„Времената се менят“ – Боб Дилън наистина докосна сърцата на хората с емблематичната си песен от 60-те години.
Но ето как стоят нещата: промяната не е просто неизбежна, тя е единствената константа (освен това, че кафето в офиса свършва в най-неподходящия момент).
Бизнесът, който желае да остане актуален и конкурентоспособен, трябва да върви в крак с тази промяна. Въпросът е: как да приложите тази бизнес трансформация по положителен начин във вашата компания?
Тук на помощ идва шампионът на промяната.
Кой е шампионът на промяната?
Промяната е законът на живота.
Промяната е законът на живота.
Шампионът по промяна може да се кълне в този цитат.
Но какво е шампион по промяната и какво прави той?Шампионът по промяната е мениджър, който работи с екипите за управление на промяната и управление на проекти, за да насочи компанията към желаното състояние.
Но как да станете шампион на промяната?
Ето как става това. Всичко, което трябва да направите, е да работите заедно с агента на промяната.
Шампион по промяната срещу агент на промяната
Лесно е да се объркат шампионите на промяната с агентите на промяната.
И двамата действат като мостове между екипа за управление на промяната и по-широката организация, засегната от процеса на промяна.
Но ето и ключовата разлика: шампионът на промяната поема по-практическа роля. Те са истинските вярващи, които се борят за ресурси и подкрепа, без да имат непременно властта да наложат промените.
От друга страна, агентът на промяната има правомощията да внедри промените. Работата му включва всички детайли по внедряването на промяната, от стратегията и проектирането до реализацията и оценката.
За разлика от шампионите на промяната, агентите на промяната обикновено се подбират от средното и висшето ръководство.
Какви са основните отговорности на шампиона на промяната?
И така, имаме ли нужда от шампиони на промяната, ако агентът на промяната държи цялата власт?
Абсолютно.
Когато служителите на предната линия поемат водещата роля в инициативите за промяна, успеваемостта на трансформациите скача до 71%.
Шампионите по управление на промяната имат съществени отговорности, които определят успеха или провала на една организация. Те включват:
Разбиране на промяната
Преди да можете да ръководите процеса на внедряване на промяната, трябва да разберете промяната. Това е логично, нали?
Първата отговорност на шампиона на промяната е да разбере цялостната картина – целите на проекта за промяна, какво трябва да се случи и как това се отразява на организацията.
Създаване на стратегии за управление на промяната
Е, това е предизвикателство – създаването на солидни стратегии за управление на промяната не е лесна задача.
Шампионът по промени има предимство тук, тъй като е част от работната сила.
Работейки заедно с екипа за управление на промяната, нашите шампиони гарантират, че стратегията е в съответствие с целите на организацията и нуждите на служителите.
Комуникиране на промяната
Шампионите на промяната играят значителна роля в гарантирането, че служителите и заинтересованите страни знаят и разбират промяната.
Но как го правят?
Те разясняват ползите, обясняват как това ще се отрази на ежедневието на всички и отговарят на всички въпроси от типа „но защо?“, които естествено възникват.
Без ясна комуникация вашата трансформация ще се сблъска с препятствия по-бързо, отколкото прекъсване на Wi-Fi връзката по време на Zoom разговор.
Обучение на служители
Промяната е свързана с процес на учене. Шампионите на промяната обаче са там, за да насочват служителите през необходимото обучение.
О, и те не просто обучават и си тръгват – те проверяват, предлагат подкрепа и разрешават всякакви проблеми, докато служителите свикнат с новия начин на работа.
Действайте като ролеви модел
49% от служителите са съгласни, че ролевите модели ги насочват към кариерна пътека, която е подходяща за тях.
В периоди на промяна ролята на ролевия модел става особено важна – някой, който да покаже, че промяната може да бъде приета без спонтанно възпламеняване.
Шампионите на промяната дават пример, показвайки как да се адаптираме и дори да просперираме в нова среда.
Наблюдение на напредъка и предоставяне на обратна връзка
Каква е ползата от промяната, ако не знаете как протича тя?
Шампионите на промяната постоянно следят напредъка, идентифицират слабите места и дават обратна връзка, за да поддържат нещата в правилната посока.
Решаване на проблеми и изграждане на солидна мрежа
Да бъдем честни – нито един процес на внедряване на промени не е безпроблемен.
Шампионите на промяната са първите, които реагират, когато нещата се объркат. Те си сътрудничат с други отдели и лидери в управлението на промяната, за да разрешават проблемите бързо.
И не подценявайте силата на една силна мрежа – независимо дали става дума за служители, висши ръководители или заинтересовани страни, шампионите на промяната използват своите връзки, за да улеснят процеса на трансформация.
Значението на шампионите на промяната в организационната промяна
За да постигнете промяна, не е необходимо да убеждавате всички наведнъж.
Изследването на Еверет Роджърс за S-кривата ни показва, че е необходимо само 10% до 20% от организацията да възприеме дадена иновация, за да я последва бързо и останалата част от екипа.
Защо да не се фокусирате върху силата на вашите шампиони на промяната?
Тези хора съставляват малка, но влиятелна група, която може да води вашата организация през организационната промяна.
Шампионите на промяната са гласът на екипа
Тази теория работи, защото шампионите са вашите служители. Те са гласът на своите екипи, като предават опасенията, идеите и обратната връзка директно на ръководството.
Освен това, шампионите на промяната могат бързо да установят какво работи и какво не, благодарение на обратната връзка от колегите си.
Шампионите на промяната се отличават в обучението
Знаете ли, че близо 59% от служителите казват, че не са преминали официално обучение на работното място?
Нека си признаем: в повечето компании има пропуски в обучението.
Тук се включват шампионите на промяната. Тези шампиони редовно отделят време за индивидуално обучение на служителите.
С помощта на шампионите нови умения се придобиват по-лесно.
Шампионите на промяната са идеални за бета тестове.
Когато се нуждаете от някой, който да тества нови процеси, продукти или услуги, преди те да бъдат пуснати в употреба, вашите шампиони на промяната са идеалните кандидати.
С опита и познанията си, те могат да забележат потенциални проблеми на ранен етап.
Шампионите на промяната създават условия за положителна култура на работното място.
Само 15% от персонала са активно ангажирани на работното си място. Шампионите на промяната обаче могат да възприемат по-персонализиран подход и да насърчават служителите да споделят своите мисли и обратна връзка.
Шампионите на промяната помагат да се спестят пари
Това е за всички ръководни кадри, които все още се колебаят относно управлението на промяната: шампионите на промяната имат талант да намаляват оперативните разходи.
Те разбират много добре дейността на компанията и могат да коригират работните процеси, за да намалят скъпоструващите криви на обучение за новите членове на екипа.
Освен това, шампионите на промяната знаят как да съобразят усилията си с целите на компанията.
Те постоянно помагат за постигането на ключови показатели за ефективност (KPI) и гарантират, че бизнесът постига своите бюджетни цели.
Характеристики на успешните шампиони на промяната
В идеалния случай вашият шампион на промяната трябва да притежава следните умения:
- Те водят другите служители по трудния път на инициативите за промяна.
- Шампионът на промяната може ефективно да комуникира ползите от промяната и какво да очакваме.
- Те установяват връзка с хората, разбират техните притеснения и ги успокояват по отношение на идеята за промяна.
- В края на краищата, шампионите на промяната не само говорят за промяната – те помагат за нейното внедряване. Това изисква отлични умения за управление на проекти.
- Шампионите трябва редовно да се ангажират и да си сътрудничат със заинтересованите страни в цялата организация.
Как да разпознаете потенциалните шампиони на промяната
И така, как да откриете следващия си шампион по промяната в дивата природа?
Нека да дадем пример (както нашите колеги шампиони): Запознайте се с Луси. Тя работи във финансовия сектор и макар че нейната роля може би не изглежда като „лидер на промяната“, тя притежава качествата, които я правят идеална за тази роля.
Отворени към нови идеи
Луси има естествено любопитство и винаги е готова да проучва нови идеи.
Например, тя забеляза неефективност при събирането на финансови данни по време на годишния одит на компанията. Вместо да се придържа към остарели методи, Луси предложи автоматизиране на процеса на отчитане.
Използвайки инструменти за управление на промяната, тя ръководи малък екип, който тества и внедри новата система. В резултат на това ръчната работа на целия екип бе намалена с 30% – това е ситуация, от която всички печелят!
Отлични умения за работа в мрежа
Луси се отличава в изграждането на взаимоотношения между отделните отдели.
По време на неотдавнашното въвеждане на стажанти във финансовия отдел, Луси работи в тясно сътрудничество с отдела по човешки ресурси, за да се увери, че новоназначените служители разбират финансовите системи на компанията.
Прочетете също: Как да създадете мултифункционален екип
Нагласа, ориентирана към решения
Когато екипът на Луси се сблъска с проблем с новата система за проследяване на разходите по време на тримесечния преглед, тя не се паникьоса. Вместо да обвинява софтуера или да сочи с пръст, тя веднага се срещна с екипа по проекта, за да разреши проблема.
Това бързо действие сведе до минимум прекъсванията и поддържа проекта в правилната посока.
Готовност да поемате рискове
Луси обича да излиза от зоната си на комфорт.
Миналата година, когато нейната компания проучваше нов финансов софтуер, тя се предложи доброволно да ръководи пилотния проект. Въпреки някои начални затруднения, Луси се възползва от възможността, тества различни конфигурации и усъвършенства системата преди нейното пълно внедряване.
Емпатично лидерство
Луси е присъства за своя екип.
Когато нейната компания претърпя реорганизация, много служители бяха притеснени как това ще се отрази на техните роли.
Люси седна с колегите си и им обясни как промените ще бъдат от полза както за тях, така и за организацията. Тя дори организираше редовни срещи, за да обсъждат възникналите проблеми.
Ако Луси работи във вашата организация, може да обсъдите с нея възможността да заеме позицията на шампион на промяната.
Как да интегрирате шампионите на промяната в стратегията за промяна?
👀 Знаете ли, че: 64% от служителите реагират на стратегиите за промяна отгоре-надолу, като чакат да им бъде казано какво да правят.
Да, това не е точно най-ефективният подход, нали?
Този пасивен процес не оставя място на служителите да споделят своите мнения, притеснения или ценна обратна връзка – на практика, всички положителни елементи, които биха могли да подобрят цялостния процес на промяна.
Сътрудничеството е магическата дума тук и точно тук се включват вашите шампиони на промяната. Интегрирането им във вашата стратегия за управление на промяната е първата стъпка към откъсване от едностранчивия подход отгоре-надолу.
И така, как да ангажираме повече тези шампиони на промяната?
Включете ги в планирането
Вместо да включвате шампионите по промяната на етапа на изпълнение, ангажирайте ги още на етапа на планиране. Обяснете целта на проекта и ги насърчете да предлагат идеи и обратна връзка.
След като сте събрали всички отзиви, идеи и може би дори няколко оплаквания (всички сме минавали през това), е време да превърнете цялата тази информация в действие!
Когато става въпрос за организационна промяна, ще ви трябват две тайни оръжия: план за управление на промяната и план за комуникация.
Но вместо да се опитвате да се справяте с всичко ръчно (или да записвате нещата на лепящи се бележки), нека ви представим решение, което ще ви помогне да постигнете организационна промяна: барабанна дрънка ClickUp.
Започнете бързо с шаблони
ClickUp е проектиран да бъде вашият личен асистент за управление на промяната.
Той включва предварително създадени шаблони за управление на промяната, които могат да ви помогнат да планирате целия процес – без догадки, без пропуснати стъпки – само с ясен план за действие.
За да спестите време (и главоболия), можете да разгледате шаблона за план за управление на промяната на ClickUp, създаден, за да ви помогне да планирате, внедрите и наблюдавате промените ефективно.
С този шаблон можете да очертаете желаните резултати, като всички останат фокусирани върху целта. Можете също да си сътрудничите с екипа си, като всички са на една и съща страница относно това къде и как се очаква да допринесат за организационната промяна.
За тези от нас, които обичат добрите списъци (а кой не ги обича?), шаблоните за управление на промяната на ClickUp са силно препоръчителни, ако търсите по-подробен инструмент за проследяване на всяка стъпка.
Сътрудничество 101 с ClickUp
Сега, за да преминете на следващото ниво, ангажирайте екипа си в подробна дискусия, за да създадете цялостен план за изпълнение на промяната.
И ето един професионален съвет: използвайте ClickUp Whiteboards, за да обсъдите идеите си. 💡
Избрана от G2 като един от най-добрите инструменти за съвместна работа с бяла дъска, тази функция ви позволява да превърнете идеите в задачи само с няколко кликвания.
След като сте определили идеите си, използвайте ClickUp Mind Maps, за да визуализирате целия процес на промяна – от приоритети и структури до поведение и ресурси.
Прочетете също: Как да напишете устав на екипа? С примери и шаблони
Комуникирайте промяната си с ClickUp
Ще трябва да държите всички в течение през целия процес на промяна.
Започнете силно с първоначално обявление, а след това поддържайте темпото с ежеседмични приемни часове, за да отговаряте на въпроси (защото ще има въпроси).
И когато сте готови да стартирате, обявете го официално с голямо, вълнуващо съобщение.
Ето къде ClickUp наистина блести: той е пълен с функции, които улесняват вашия работен живот. Функцията „Задачи в множество списъци“ свързва задачите между екипите, така че никой да не остане в неведение.
Освен това, повтарящите се задачи гарантират, че никога няма да пропуснете важни актуализации или срещи – независимо дали става дума за седмични актуализации на напредъка или за изключително важните срещи на управителния комитет.
Разпределяне и проследяване на задачи
Лидерите на промяната трябва да създадат култура на отговорност, за да помогнат на своите екипи да поемат отговорност и да се ангажират.
С ClickUp Tasks получавате пълен набор от инструменти за управление на задачи, от създаване на зависимости и проследяване на крайни срокове до визуализиране на графици за доставка.
Искате да съберете информация за сложността на задачите? Функцията Native Time Tracking в ClickUp ви позволява да проследявате времето, прекарано за всяка дейност, свързана с промяната.
Прочетете също: Как да подобрите уменията си за управление на екип
Подробна документация за контекста
Промяната може да изглежда прекалено голяма, особено когато служителите не знаят какво ги очаква.
Решението? Създайте подробна документация, която да ги насочва.
ClickUp Docs улеснява това, като предлага структурирана платформа за управление на проекти за всичко – от бази от знания до ръководства за процеси.
Този инструмент предлага съвместно редактиране и предварително форматирани заглавия, които ви помагат да създадете богати ресурси, подкрепящи вашата инициатива за промяна от начало до край.
За още по-голяма ефективност, ClickUp Brain предлага множество подсказки, базирани на роли, които ви помагат да обмисляте, редактирате и обобщавате съдържание.
Независимо дали планирате софтуерен проект или подобрявате комуникацията в екипа, тези съвети ще ви помогнат да създадете гъвкави графици.
Хуманизирайте комуникацията си за промяната
Установяването на отворена комуникация е половината от предизвикателството.
Вместо да изпращате скучни имейли, опитайте да използвате ClickUp Chat за разговори в реално време със служителите. Можете да вграждате файлове, видеоклипове и таблици директно в чатовете си за по-ангажиращ диалог.
Редовни проверки
Двупосочната комуникация по време на процеса на управление на промяната може да повиши успеха с 32%.
След като вашата инициатива за промяна е в ход, е време да подкрепите екипа си с постоянна подкрепа.
Редовните проверки помагат за ефективното разрешаване на оплаквания. Не забравяйте: дори и най-малкият признак на недоволство заслужава незабавно внимание, особено когато промените са значителни.
За да поддържате тази двупосочна комуникация отворена 24/7, членовете на вашия екип могат да използват коментарите и споменаванията в ClickUp, за да споделят обратна връзка по задачите.
Освен това, те могат да поискат разяснения, като използват функцията „Присвоени коментари“, които остават проследими, докато не бъдат разрешени.
Помислете за следното: 60% до 70% от инициативите за промяна се провалят. Въпреки това, компаниите, които използват ClickUp, преодоляват тези трудности.
Вземете за пример гиганта в областта на здравеопазването Mayo Clinic. В своето YouTube видео „Промяната е трудна: създаване на план за приемане, за да се постигне успех“ те подчертават ClickUp като критичен фактор за гладкото им преминаване. Един от водещите отбеляза:
Най-бързото приемане на всеки инструмент, който тримата сме пускали в кариерата си. По-щастливи служители. По-добра прозрачност и сътрудничество в екипа. По-малко обмен на информация по проектите. Дизайнерите могат да поискат помощ от ръководството, като използват функции на ClickUp като тагове и коментари.
Най-бързото приемане на всеки инструмент, който тримата сме пускали в кариерата си. По-щастливи служители. По-добра прозрачност и сътрудничество в екипа. По-малко обмен на информация по проектите. Дизайнерите могат да поискат помощ от ръководството, като използват функции на ClickUp като тагове и коментари.
Мрежи на шампиони на промяната
Представете си, че Рея води значителна организационна промяна в мултинационална компания.
Справяте се с всичко сам? Не е идеално.
Затова тя създаде мрежа от шампиони на промяната, в която много служители като нея споделяха отговорността за въвеждането на промени в организацията.
Ето как функционира мрежата на Rhea:
- Разпространяване на информацията: Рея и нейният екип се уверяват, че всички в различните отдели и страни разбират плана за управление на промяната. Вместо един човек да поема цялата тежест, всеки член комуникира „защо” и „как” се правят промените в своите екипи.
- Обясняване на ползите: Рея и нейният екип подчертават положителните резултати за служителите, като им помагат да разберат как промените ще подобрят работните процеси и целите на компанията.
- Улесняване на комуникацията: мрежата на Rhea събира обратна връзка от служителите, отговаря на въпроси и представя проблемите пред ръководството. Те са екипът, към който се обръщат и двете страни – заинтересованите страни и служителите.
- Управление на сложността: Тъй като компанията е голяма, мрежовият подход гарантира, че никой не е претоварен. Рея се фокусира върху своя отдел, докато другите правят същото в своите.
Развитие на шампиони на промяната
Досега се фокусирахме върху откриването на шампионите на промяната, което е може би по-достъпната част.
Трудното е да подобрите техните умения, за да извлечете максимална полза от техния принос. За целта ще трябва да изпълните следните стъпки.
Обучение и развитие на умения
Обучението е основата на всеки успешен процес на внедряване на промени. По същия начин, по който Рея се уверява, че нейният екип е напълно подготвен, вашите шампиони на промяната трябва да получат подходящо обучение за новите процедури и системи.
Семинари, уебинари или дори менторство могат да им помогнат да станат уверени лидери.
Можете също така да предложите обучение за по-нататъшно развитие на емоционалната им интелигентност, устойчивост и лидерски умения.
Предоставяне на ресурси и насърчаване
За да извлечете максимума от вашите шампиони на промяната, дайте им автономия и ресурси да внедряват промени и да експериментират с нови идеи.
Изграждане на подкрепяща мрежа
Общност като мрежата на шампионите на промяната ще създаде безопасно пространство, в което те да споделят идеи, прозрения и най-добри практики.
Мониторинг и обратна връзка
И накрая, редовно проверявайте как се справят вашите шампиони на промяната.
Използвайте анкети, интервюта или анализи, за да проследявате напредъка и предизвикателствата им. Давайте конструктивна обратна връзка, за да им помогнете да се развиват, и признавайте постиженията им, за да поддържате темпото.
Тук ClickUp Dashboards може да играе значителна роля, като помогне на вашите шампиони на промяната да направят разликата.
ClickUp Dashboards ви позволява да проследявате напредъка на всяка инициатива за промяна с един поглед, като предлага основана на данни представа за това, което работи и къде са необходими подобрения.
Можете да настроите персонализирани джаджи, за да проследявате ключовите показатели за ефективност (KPI) на всеки шампион на промяната, като наблюдавате показатели като процент на изпълнени задачи, обратна връзка от членовете на екипа или срокове за конкретни цели.
Буквата „C“ в Change означава ClickUp
Може би смятате, че заглавието е малко амбициозно, но както видяхте по-горе, обратната връзка от потребителите на ClickUp показва друго.
ClickUp е перфектният мост между мениджмънта и екипите. Това съгласуване гарантира, че всички работят за постигането на едни и същи цели на компанията – без изгубени имейли или пропуснати актуализации.
С инструмент за управление на проекти „всичко в едно“ като ClickUp можете по-добре да планирате и изпълнявате усилията за управление на промяната във вашата организация, като същевременно поддържате съгласуваността и продуктивността на всички екипи.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес и променете компанията си – проект по проект.