Политиката на компанията ви помага да изградите ефективна организационна култура, да се справяте с инциденти на работното място, да гарантирате спазването на правилата, да управлявате рисковете и да насърчавате положителна работна среда.
Но изготвянето на фирмени политики може да бъде трудна задача – трябва да проверите законовите изисквания, да съгласувате политиката с културата и ценностите на компанията, да вземете предвид нуждите на различни заинтересовани страни и много други неща.
Така че, ако сте мениджър по човешки ресурси или собственик на бизнес и търсите подробни, но прости начини за създаване на ефективни фирмени политики, сте на правилното място.
Създадохме стъпка по стъпка ръководство за изготвяне на политики, заедно с примери за фирмени политики, съвети и инструменти, които да ви помогнат да ускорите процеса на изготвяне на политики.
Но първо нека обсъдим какво представляват фирмените политики.
Какво представляват фирмените политики?
Политиката на компанията е рамка, която описва правилата и регламентите на работното място. Тя определя практики и насоки за управление на потенциални бизнес проблеми. Политиката на компанията определя как служителите, работодателите и всички заинтересовани страни трябва да действат и да изпълняват работата на компанията. Тя поставя ясни очаквания за действията на всеки в различни сценарии.
- Чрез очертаване на етикет и професионални граници, фирмените политики предотвратяват инциденти на работното място и помагат на служителите и работодателите да се справят с кризисни ситуации.
- Тези политики също така гарантират защитата на чувствителни данни, насърчават справедливостта, улесняват гладкото управление на промените и позволяват информирано вземане на решения.
- С разрастването на бизнеса фирмените политики осигуряват стандартизация на процесите и по-голяма ефективност. Те изясняват процедурите и помагат на служителите да разберат как да предоставят постоянна стойност на клиентите.
- Политиката на компанията също така подобрява спазването на ценностите на организацията и правните разпоредби.
С тези политики можете да преразгледате съществуващата среда за съответствие, включително съответствието на проектите и политиките за промени въз основа на актуализирани закони и най-добри практики в бранша.
Общ преглед на видовете фирмени политики
Ето няколко стандартни политики, които трябва да съдържат фирмените ви политики:
Здраве и безопасност на работното място
Процедурите и политиките за здраве и безопасност на работното място определят процедури за предотвратяване на инциденти на работното място. Администрацията за безопасност и здраве при работа (OSHA), федерална агенция в САЩ, определя насоки за защита на работниците и създаване на безопасно работно място. Например, тя предоставя стъпки за работа с опасни материали, подаване на жалби, докладване на тежки наранявания и смъртни случаи и др.
Кодекс за поведение на служителите
Кодексът за поведение на служителите определя как трябва да се държат служителите на работното място. Той очертава конкретни правила относно дрескода, отчетността, спазването на законите, сигурността на данните, поверителността, сексуалния тормоз, злоупотребата с вещества и дори използването на социални медии по време на работното време.
💡Съвет от професионалист: Ако все още не сте създали солидна политика за поведение в организацията си, използвайте шаблони за кодекс за поведение, за да установите подходящи насоки за поведението на служителите и уважителни практики на работното място, които са в съответствие с ценностите на вашата компания.
Политика за равни възможности
Политиката за равни възможности се отнася за всички настоящи и бъдещи служители на компанията. Тя подчертава ангажимента на компанията да предоставя равни възможности за заетост без дискриминация.
Тази политика е в съответствие със законите на САЩ за равни възможности при наемане на работа (EEO), които предотвратяват дискриминацията на работното място на основата на раса, религия, цвят на кожата, пол, националност или увреждане. Политиката за равни възможности е от съществено значение за осигуряване на приобщаване и разнообразие в компанията.
Дисциплинарни мерки срещу служители
Дисциплинарната политика очертава подходящите дисциплинарни мерки, които работодателите могат да предприемат в отговор на неправомерно поведение, лоши резултати или нарушения на правилата от страна на служителите. Тя обхваща различни наказания – от предупреждения за леки нарушения до тежки мерки като понижаване в длъжност, отстраняване от работа и уволнение за сериозни нарушения.
Политика за присъствие и отпуск
Политиката за присъствие и отпуск подробно описва колко отпуск получават служителите в зависимост от длъжността им, как да подадат заявление за отпуск, с кого да се свържат и как протича процесът на одобрение. Политиката за отпуск включва и подробности за видовете отпуск в компанията, натрупаните дни, задължителните отпуски, плаващите отпуски и др. Политиката за присъствие и отпуск гарантира, че служителите спазват графиците.
Политика за хибридна и дистанционна работа
Тази политика оптимизира начина, по който служителите работят от дома и на работното място. Според доклада на Gallup Survey Report 2024, 27% от служителите в САЩ работят дистанционно, а 53% работят в хибридна среда. Затова е необходимо да имате политика за дистанционна и хибридна работа, която да отговаря на въпроси като:
- Как служителите могат да работят от дома си?
- Кога се очаква да влязат в системата?
- Може ли всеки да определя собственото си работно време?
- Как ще се измерва дистанционната работа?
- Каква подкрепа ще бъде предоставена за дистанционна работа?
- Какви са законните права на дистанционните служители?
Как да създадете фирмена политика?
Изготвянето на политики и процедури изисква ясен план за това какво да се включи, как да се изрази пред участниците, кой трябва да следва политиката и кога политиката влиза в сила.
Ето всички подробности, свързани с политиките, които ще ви помогнат да изготвите перфектните фирмени политики.
Стъпки за създаване на фирмена политика
Ето стъпка по стъпка процес, който ще ви помогне да създадете фирмена политика.
1. Определете необходимостта от политика и идентифицирайте заинтересованите страни
Започнете с определяне на необходимостта от политика – дали искате да внедрите политика, за да отговорите на законовите изисквания, или да установите стандартни процедури на работното място, за да подобрите ефективността. Свържете се с различни екипи и мениджъри, за да разберете пълните изисквания на политиката.
2. Включете всички страни
Първата стъпка е да получите единодушната подкрепа на ръководството и служителите за предложената политика. Обяснете им защо политиката е необходима, потърсете предложения от тях и изяснете съмненията им. Щом всички са на едно мнение, започнете реалното планиране.
3. Съберете екипа си за изработване на политики
Независимо дали изготвяте фирмена политика или шаблон за документиране на процеси, сътрудничеството е задължително. Съберете целия екип и използвайте идеите на всички, за да създадете по-унифицирано послание на политиката.
Уверете се, че сте включили мениджъри, лидери и други служители, които са експерти по конкретната тема на политиката. Например, ако създавате ИТ политика за компанията, потърсете мнението на ИТ екипа.
💡Професионален съвет: Сесия за мозъчна атака с участието на заинтересованите страни може да ви помогне да съберете всички очаквания и идеални резултати на едно място. Сътрудничеството в ClickUp Whiteboards ви позволява да съберете мненията на всички заинтересовани екипи.
4. Структурирайте политиката
Структурата на фирмената политика варира в зависимост от нуждите на бизнеса. Въпреки това, уверете се, че структурата е стандартизирана. Например, ако планирате да напишете наръчник за служителите, в който подробно се описват всички политики и процедури, уверете се, че политиките са написани в стандартен формат.
Ето няколко неща, които трябва да включите в политиката:
- Декларация за целта: Обяснете за какво се отнася политиката.
- Обхват на политиката: Предоставете обща информация за това, какво обхваща политиката и кой трябва да я спазва.
- Политическа декларация: Какви са целите и задачите на политиката? Опишете конкретни правила и инструкции.
- Роли и отговорности: Включете допълнителни подробности за приложимостта на политиката, как ще се прилага и контролира политиката и кои комитети отговарят за нейния преглед.
- Процедури: Създайте шаблони за стандартни оперативни процедури (SOP), които да предоставят стъпка по стъпка инструкции за рутинната работа.
- Дата на влизане в сила: Посочете кога политиката влиза в сила.
- Допустимо поведение: Напишете конкретни указания за приемливо поведение.
- Забранено поведение: Включете ограниченията за поведението на служителите.
- Изисквания за докладване: Опишете подробно какво трябва да направят служителите, за да докладват инцидент.
- Речник: Включете списък с често използваните термини в политиката, заедно с техните определения. Това ще изясни политиката и ще ви спести правни проблеми.
Ето примерна фирмена политика за ваша справка:
💡Професионален съвет: Стандартизирането на структурата на политиките не е лесна задача. Използвайте готовите шаблони за фирмени политики на ClickUp, за да спестите време и усилия.
5. Започнете проучването си
Преди да започнете да пишете политиката, направете си домашната работа. Съберете данни за вашата компания и темата на политиката, за да създадете солидна политика, която всички да спазват. Дълбокото проучване може също да ви помогне да запълните пропуските в съществуващите ви политики с подходяща информация. Ето няколко начина за събиране на информация:
- Проверете примерните политики като отправна точка.
- Провеждайте проучвания в цялата организация и интервюирайте служителите
- Проведете мозъчна атака с екипа си за изработване на политики и включете експерти по темата.
- Получете най-новата информация за държавните и федералните закони, свързани с вашата политика, и я създайте или актуализирайте съответно.
💡Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Form View, за да създадете анкети и формуляри, с които да събирате мнения от вашите служители.
6. Напишете и прегледайте първия чернови вариант
Политиката на вашата компания може да не е перфектна от първия път. След като създадете първия проект, съберете обратна връзка от експерти, лидери и служители. Използвайте обратната връзка, за да получите ценни идеи и да направите промени, докато всички я одобрят. Накрая, потърсете одобрение от правния екип и ръководството, за да приложите политиката.
💡Професионален съвет: Използвайте ClickUp Docs, за да изготвите лесно вашите политики и да си сътрудничите с другите, за да получите обратна връзка в реално време.
7. Публикувайте окончателния вариант
Споделете фирмената си политика в централизирана система, която е лесно достъпна, като софтуер за наръчник за служители. Такива платформи ви помагат да създавате, персонализирате и разпространявате фирмени политики и процедури. Те улесняват назначаването на нови служители, улесняват сътрудничеството и комуникацията и се съобразяват с фирмените правила и ценности.
Примери за фирмени политики
Написването на ефективни фирмени политики спомага за създаването на сплотена работна среда. Но преди да ви дадем съвети за изготвяне на ефективни политики, ето няколко примера за фирмени политики от реалния живот:
Политика за здраве и безопасност на работното място
Политиката за безопасност на работното място на Unilever инструктира служителите в обектите на Unilever как да работят безопасно с разделите „задължителни“ и „забранени“. Политиката също така посочва кога и как да се докладва инцидент.
Кодекс за поведение на служителите
Политиката за поведение на Starbucks насърчава работно място, свободно от тормоз, изнудване и дискриминация. Тя обяснява формите на дискриминация и дава пример за това, какво трябва да се направи, когато се сблъскате с тормоз на работното място.
Дисциплинарни мерки срещу служители
Политиката на AWS за дисциплинарни мерки срещу служители определя корективните мерки, които мениджърът или супервайзорът на даден служител може да приложи, за да възстанови дисциплината на работното място. Тя обхваща форми на наказания като консултации, устни предупреждения, уволнения и писмени наказания.
Политика за присъствие и отпуск
Политиката на Qutrix за отпуски обхваща видовете отпуски, на които имат право служителите, и условията за ползване на всеки вид. Политиката включва също официалните празници, процедурата за подаване на заявления за отпуск и лицата, отговорни за тяхното одобрение.
Политика за хибридна и дистанционна работа
Това не е типичен пример за фирмена политика. Хибридната работна политика на HubSpot обхваща три варианта на работа за HubSpotters – от дома, в офиса и гъвкава – и посочва какво получават служителите при всеки режим на работа. Политиката има и отделни раздели за това как работи хибридната система, кодекс на фирмената култура и често задавани въпроси.
Съвети и най-добри практики за изготвяне на фирмени политики
Въпреки че примерите за фирмени политики ще ви помогнат да разберете и да напишете по-добри политики, прилагането на няколко универсални най-добри практики ще усъвършенства вашите политики още повече. Нека да видим какви са тези най-добри практики.
- Използвайте гъвкав и ясен език: Напишете я по начин, който е привлекателен и лесен за разбиране от всички заинтересовани страни. По този начин можете да насочвате поведението на служителите, без да оставяте място за объркване или погрешно тълкуване.
- Политиките трябва да бъдат кратки: Разделете политиките на раздели и използвайте точки, където е възможно, за по-бързо разбиране.
- Представете реални сценарии: обяснете как политиката се прилага в практични ситуации. Илюстрирайте с реални сценарии и примери, за да насърчите по-доброто разбиране и прилагане.
- Включете правни експерти: Потърсете съдействието на правни експерти при създаването на фирмени политики. Това гарантира съответствие с приложимите закони и регламенти.
- Използвайте шаблони: Независимо дали става дума за шаблони за политики или за наръчници за служители, шаблоните ви улесняват живота. Те стандартизират вашите политики и намаляват работата ви по създаването на политики от нулата.
Използване на ClickUp за създаване на фирмени политики
Но достатъчни ли са тези съвети, за да ви помогнат да изготвите политики, без да се претоварите? Можете да опростите процеса на изготвяне на политики, като използвате софтуер за сътрудничество и управление на проекти като ClickUp.
Ето как ClickUp, в съчетание с най-добрите практики, може да ви помогне да създадете най-ефективните политики.
Платформата за управление на човешките ресурси на ClickUp ви помага да създадете централизирана база с информация за служителите и фирмените политики. Тя ви позволява да проследявате ангажираността и производителността на служителите и спестява време с шаблони за въвеждане в работа, наемане и изготвяне на политики.
Използвайте ClickUp Docs, за да си сътрудничите с екипа, който разработва политиките. Членовете на екипа могат да предлагат идеи, да редактират политиките в реално време, да маркират други членове в коментари, да възлагат задачи и да актуализират работните процеси в редактора на Docs , за да ускорят процеса.
ClickUp Docs ви предоставя идеалното място за публикуване на фирмените ви политики. Можете да създадете централизирани уикита и наръчници за служители, където служителите могат да видят най-новите актуализации на политиките.
С разширено управление на версиите можете да управлявате кой има достъп, може да преглежда и редактира какво. Това гарантира, че поверителната информация, включително подробности за интелектуалната собственост на компанията, е достъпна само за избрани лица.
Но това не е всичко; Шаблонът на ClickUp за наръчници, политики и процедури за служители улеснява изготвянето на политики с изчерпателното си съдържание. Този шаблон ви помага да създадете изчерпателен наръчник за служители.
С този шаблон можете:
- Определете ясни насоки
- Осигурете последователност в политиките и процедурите
- Изяснете неяснотите относно справянето с различни ситуации
Използвайте този шаблон, за да обедините всичко на едно място – от кодекс за поведение до политики за отпуски и заплати. Можете бързо да добавите шаблона към вашата работна среда в ClickUp и да започнете да го редактирате според нуждите на вашия бизнес.
Друг шаблон, който може да ви помогне да внедрите добре дефинирани процеси във вашата компания, е Шаблонът за процеси и процедури на ClickUp.
Този шаблон ви позволява да организирате фирмените процеси и процедури, като използвате Kanban табла за бърз достъп. Можете да създадете инструкции за повтарящи се задачи, за да можете да се съсредоточите върху други неща, които изискват вашето внимание.
Използвайте този шаблон, за да имате последователен подход към всички съответни задачи, да останете на правилния път, да оптимизирате операциите и да подобрите точността на измерването на производителността. Можете също да използвате няколко изгледа, като изглед на табло, за да присвоите документация на процесите, и изглед на таблица, за да създадете персонализирани отчети за процесите и електронни таблици.
Все още не сме разкрили най-добрата част – ClickUp Brain. Използването на изкуствен интелект за документиране на политиките означава, че не е нужно да правите всичко сами. ClickUp Brain може да ви помогне да създадете няколко проекта за фирмени политики.
Можете да помолите ClickUp Brain да предложи раздели за вашата политика, за да не пропуснете нищо важно. За конкретни фирмени политики можете да предоставите подсказки за създаване на първия проект на политиката. След като другите членове на екипа прегледат проекта, използвайте го като referencia за подготовка на следващите си политики. Това ще ви даде солидна основа и ще ви спести време при изграждането на всичко от нулата.
С ClickUp Brain можете да оптимизирате процеса на създаване на политики, особено ако имате предвид няколко политики. След като създадете политиката, обаче, усъвършенствайте съдържанието, за да отговаря на вашите уникални бизнес нужди.
Изграждане на ясна организационна пътна карта със структурирани фирмени политики
Написването на фирмени политики отнема много време и усилия. Но не е нужно да изобретявате колелото отначало. Препоръчваме ви да прегледате стъпките и примерите за фирмени политики по-горе и да намерите това, което работи най-добре за вас. Използването на инструменти като ClickUp може значително да намали ръчната ви работа.
След като решите каква политика искате да създадете, опитайте ClickUp. Тя предоставя на служителите, мениджърите и всички други заинтересовани страни лесен достъп до политиките на компанията с централизирани функции за управление на документи като ClickUp Docs. Освен това, с AI можете да генерирате цялата политика на компанията само с няколко кликвания.
Регистрирайте се в ClickUp сега, за да създадете справедливи, ясни и приложими фирмени политики, които насърчават здравословна работна среда.