Ако вашият OKR процес създава повече объркване, отколкото яснота, е време да натиснете бутона за пауза и да преоцените ситуацията. ⏸️
Разбираме ви. Проследяването на OKR може да бъде прекалено обременяващо, особено ако го правите за първи път. Има десетки бизнес приоритети, от които да избирате, да обобщавате в ключови резултати и да измервате. Често членовете на екипа имат доста въпроси, когато се въвеждат целите и ключовите резултати (OKR) .
Например: „Защо OKR са по-важни от обичайните ключови показатели за ефективност (KPI) в нашата система за оценяване?“ Ако вашите OKR показатели се различават от обичайните KPI на екипа, може да възникнат съмнения относно това какво да се приоритизира.
Ако ви утешава, не сте единствените, които се сблъскват с предизвикателства, свързани с напредъка на OKR на вашия екип или с това кои OKR да измервате. Според доклада „Global State of OKRs Report 2023“ 55,8% от екипите са оценили „твърде много OKR“ като основен проблем.
В крайна сметка, всичко се свежда до това как проследявате OKR, за да:
- Определете ясен път от големите цели до ключовите резултати и измервайте напредъка
- Разделете OKR на екипа на конкретни показатели или KPI
В този блог ще се задълбочим в това как да проследявате ефективно OKR, предизвикателствата, с които вероятно ще се сблъскате, както и инструментите и най-добрите практики за автоматизирано проследяване на напредъка и управление на OKR.
Звучи ли ви като план? Да започваме.
Какво е проследяване на OKR?
Проследяването на OKR ви показва дали вашият екип е на път да постигне бизнес целите. Чрез анализиране на конкретни показатели и количествени ключови резултати можете да прецените дали вашият екип е фокусиран върху правилните задачи и дали има някакви проблеми, които му пречат.
Въз основа на тези OKR данни можете да преразпределите екипите, да оптимизирате работните процеси и да коригирате или повторите бизнес целите си. Ефективната система за проследяване на OKR или управлението на OKR увеличава шансовете за постигане на общите цели на компанията, като същевременно предоставя ценна информация за бъдещи цикли и непрекъснато усъвършенстване.
Можете да проследявате ръчно статуса на напредъка по различни OKR инициативи или да използвате OKR инструмент, за да централизирате и автоматизирате проследяването на напредъка по OKR.
Защо е важно проследяването на OKR?
Предвид списъка с компании, които използват OKR за поставяне и проследяване на цели, включително Google, Netflix и Adobe, ползите от проследяването на OKR не могат да бъдат пренебрегнати. Те включват:
Приоритизиране на областите, на които да се фокусираме
Рамката OKR позволява на екипите да идентифицират задачите, които трябва да изпълнят, за да постигнат целта. Това дава възможност на вашите служители да приоритизират по-добре дейностите си като екип, за да се справят с бизнес сложностите.
Повишаване на отговорността и инициативността
OKR имат за цел да предизвикват и мотивират екипите да дават най-доброто от себе си. Те позволяват на отделните служители да видят как тяхната работа се отразява на бизнеса. Освен това, като възлагате отговорност за конкретни OKR на различни хора, можете да ги мотивирате да работят като екип и да създадете съгласуваност по отношение на високите цели на компанията.
Подобряване на сътрудничеството
OKR обединяват мултифункционалните екипи, хармонизират показателите или KPI и насочват всички към работа в правилната посока. Те играят ключова роля в премахването на изолираността и увеличаването на сътрудничеството, тъй като всички работят за постигането на OKR.
Оптимизиране на работните процеси
Проследяването на OKR помага да се открият пропуски в работния процес чрез идентифициране на неефективности. Това ви позволява да повтаряте и подобрявате OKR на компанията с течение на времето.
Стратегически и тактически предимства на проследяването на OKR
С проследяването на OKR можете да постигнете постепенен растеж чрез:
Стратегическо управление
OKR предоставят рамка за съгласуване на целите на екипа/отдела със стратегическите цели на бизнеса. Това включва разбиване на целите на показатели, оценяване на тях и приоритизиране на дейностите.
Това осигурява видимост за това как всяка дейност се вписва в общия план, извън обичайните методи за управление на ефективността. Обратната връзка, събрана чрез OKR проверки, позволява на ръководството да поставя дългосрочни цели, докато мениджърите изработват постепенни стратегии за тяхното постигане.
Поставяне на цели
Самостоятелните показатели осигуряват само линейно отчитане и показват дали целите за производителност са постигнати. OKR обаче ги свързват с конкретни KPI и инициативи за предварително определен период (обикновено 90 дни). Освен това, те количествено измерват целта в конкретни термини, което я прави измерима.
Например, като собственик на OKR, трябва да увеличите повторните продажби с 10% през третото тримесечие на 2024 г. Установяването на базова линия за представянето ви позволява да определите ясни цели за един или повече ключови резултати и да увеличите шансовете за постигането им.
Агилна разработка на софтуер
Чрез проследяването на OKR екипите за разработка на софтуер имат по-голяма вероятност да приключат проектите навреме и в рамките на бюджета.
Конкретен пример: Как проследяването на OKR прави гъвкавите екипи по-ефективни.
Представете си, че сте проектен мениджър в екип за гъвкаво разработване на софтуер. С помощта на гъвкави OKR можете да съпоставите работните процеси на разработване с конкретни резултати.
Чрез анализиране на инциденти или неуспехи във фазата на тестване можете да помогнете на екипите за разработка да оптимизират сроковете за внедряване.
Данните от OKR ви позволяват да приоритизирате ключови тестови дейности, да определите срокове, да проследявате напредъка и да постигнете удовлетворение на клиентите.
Пример за OKR за разработване на софтуер
Цел: Разработване на мобилна версия на софтуера до [тримесечие и година]
Ключови резултати:
- Разработване на функционален прототип на мобилното приложение до [дата]
- Уверете се, че всяка функция преминава поне 90% от предварително определените тестови случаи.
- Съберете обратна връзка от сесиите за тестване от потребители с поне 30 участници преди стартирането
Разбиране на рамката на OKR
OKR позволяват на организациите да се фокусират по-добре върху резултатите, да подобрят прозрачността и да улеснят стратегическото съгласуване на общите цели на компанията с OKR на екипа.
Въпреки това, ръководните екипи могат да се фокусират върху проследяването на завършените дейности, а не върху действителните постигнати резултати, което може да направи OKR много подобни на традиционните показатели за оценка. Опасността тук е, че OKR могат да започнат да се смесват с ежедневните задачи, като се изгуби от поглед истинската им цел: постигане на значителни резултати.
Рамката на OKR има за цел да ви помогне да структурирате вашите цели и ключови резултати в една цялостна йерархия. В идеалния случай OKR трябва да позволяват на мениджърите да видят как да ги свържат по начин, който стимулира растежа на бизнеса, като помагат на мениджърите да мислят по-ориентирано към резултатите.
Но без солидна система за проследяване на OKR вашият бизнес може да загуби време и ресурси, работейки по нереалистични цели. Освен това членовете на екипа няма да могат да видят как тяхното представяне се отразява на бизнес приоритетите.
Ефективната система за проследяване на OKR позволява на организациите да поставят значими цели, да проследяват последователния напредък, да информират всички заинтересовани страни и да създават импулс за постигане на конкретни цели въз основа на решения, основани на данни.
Прочетете още: 10-те най-добри OKR софтуера за стартиращи компании за проследяване на цели през 2024 г.
Как да използвате стратегическото планиране при определянето на OKR?
Задаването на OKR включва вземането на високопоставени цели на компанията и стесняването им до три до пет ключови резултата.
Например, ако целта е да се повиши удовлетвореността на клиентите, естествено ще се фокусирате върху ключови резултати като разрешаване на проблема при първия контакт, време за отговор, нетният промоторски индекс (NPS), индексът на удовлетвореност на клиентите (CSAT) и др.
Ако има няколко бизнес приоритета, стратегическото планиране може да ги подреди по ред, така че всеки цикъл да надгражда следващия, докато целта бъде постигната. За да направите това:
- Започнете с идентифициране и записване на OKR в най-критичните области
- Съгласувайте ключовите резултати между екипите, за да създадете кохерентна стратегия за изпълнение. Целта е да се създадат измерими етапи, които оказват пряко влияние върху резултата.
- Създайте ясна йерархия, свързваща по-големите бизнес цели с индивидуалните резултати
Стратегическото планиране помага за разбиването на целите на конкретни показатели и по-нататък на дейности, което осигурява прозрачност и сътрудничество.
Използване на показатели за ефективност за определяне на ключови резултати
KPI са конкретни показатели, които отразяват растежа в даден аспект от бизнеса. Например, процентът на напускане на служителите е пряко свързан с вашите резултати като идеален работодател.
Конкретен KPI може да се използва за сравняване на резултатите в два или повече OKR цикъла. След това можете да измерите процентното изменение в KPI и да комбинирате резултатите с обратната връзка от екипа, за да разберете какво е проработило и какво не.
От гледна точка на стратегическото планиране, историческите тенденции могат да дадат представа за това към какъв ключов резултат да се стремим.
Например, в софтуера си за OKR, сравнявайки конверсионните проценти през първото и второто тримесечие, можете да разгледате подробно конкретните рекламни кампании, които са довели до увеличение на продажбите, и да решите дали да продължите със същите през третото тримесечие.
Как да проследявате OKR: практични съвети и стратегии
1. Разпределяне на отговорностите при проследяването на OKR
Като част от ръководството или OKR екипа, вие ще определяте целите въз основа на общите бизнес нужди. Това включва определяне на ключови резултати за различните отдели, които ръководите. Също така ще трябва да определите OKR шампиони, които да подкрепят екипите на оперативно ниво.
След като процесът започне, OKR шампионите ще споделят с вас актуална информация за напредъка, ще планират редовни срещи с екипите и ще предоставят обратна връзка. На ниво екип ще трябва да обмислите и предоставянето на индивидуално обучение и подкрепа, особено за новите служители, за да се уверите, че всички разбират OKR.
След това OKR шампионът ще възложи отговорността за конкретни ключови резултати на един или повече души от всеки екип. Тези отговорни лица са длъжни да помагат на екипа да се движи в правилната посока към постигането на целите си.
Ето една добра практика: назначете OKR шампиони от вашия отдел. Те трябва да са запознати с работния процес на отдела и да могат да предоставят конкретна и релевантна обратна връзка.
Проверките на OKR обикновено се планират всяка седмица, за да можете да оцените представянето на екипа и да съберете обратна връзка. По време на тези проверки ще имате възможност да общувате с OKR шампиона, мениджърите на екипа и други заинтересовани лица.
Заедно можете да проведете SWOT анализ, за да идентифицирате силните и слабите страни, възможностите и заплахите. Въз основа на обратната връзка и анализа можете да коригирате графиците, целите или всичко друго, за да оптимизирате подхода си.
Независимо дали сте част от стартираща компания, ръководите малък екип или управлявате няколко отдела в по-голяма организация, обмислете използването на софтуер за OKR като ClickUp, за да автоматизирате проследяването на OKR.
Например, ClickUp разполага с OKR шаблони, които предоставят структурирана рамка за определяне на OKR собственици, проследяване на техните отговорности и гарантиране, че всички са на една и съща страница.
Двата най-често използвани шаблона от гъвкавите екипи са:
Шаблон на папка OKR на ClickUp
На организационно ниво, шаблонът за папка OKR на ClickUp е всеобхватно средство за планиране, което помага на лидерите да поставят и постигат високи цели за производителност.
Персонализираният шаблон има ритъм на планиране, който очертава основната структура за разработване на OKR.
Списъците с OKR разделят целите на по-малки части, позволяват на мениджърите да следят напредъка и гарантират, че всички ще останат на правилния път през цялата година.
Шаблон на ClickUp за OKR рамка
Шаблонът за OKR рамка на ClickUp гарантира, че всички екипи в организацията са фокусирани върху едни и същи цели.
Ето как мениджърите използват този OKR шаблон, за да задават и проследяват цели и ключови резултати:
- Създайте и проследявайте напредъка по вашите общи цели и задачи с Global OKR View
- Получете ясна представа за напредъка на всеки екип към постигането на целите си с изгледа на таблото за напредъка на OKR.
- Планирайте и проследявайте графиците за всяка цел, като използвате изгледа „График“
2. Планиране на проверки за проследяване на резултатите
Планирането на редовни и чести проверки на OKR гарантира, че мениджърите на екипите проследяват напредъка и ви докладват за него.
От своя страна, мениджърите на екипи също могат да споделят обратна връзка от индивидуалните си коучинг сесии и да идентифицират препятствия на индивидуално OKR ниво, преди те да повлияят на OKR на екипа.
- В идеалния случай, срещите за OKR не трябва да продължават повече от 15 минути, за предпочитане в петък, за да се избегнат конфликти с рутинните срещи на екипа.
- Второ, трябва да създадете OKR табло, за да споделяте актуализации. За лесен достъп се уверете, че има филтри за длъжности, ключови резултати, оценки, тежест, статус на задачите и т.н.
Когато служителите актуализират своите OKR, информацията може да се синхронизира в реално време с таблото. Това ще оптимизира събирането на данни в екипите и ще улесни анализа.
3. Осигуряване на прозрачност на OKR
След като сте определили отговорните лица, OKR шампионът трябва да се увери, че всички членове на екипа и мениджъри имат достъп до OKR плана.
Всеки член на екипа трябва да има достъп до OKR въз основа на длъжността и функциите си. Проектният мениджър (шампион) трябва да се увери, че всички разбират как OKR на бизнес ниво се съгласуват с индивидуалните OKR.
Макар че OKR могат да се споделят чрез Google Doc или електронна таблица, това може да бъде проблем за по-големи екипи с множество ключови резултати.
Например, данните могат да бъдат въведени неправилно, ако имате няколко реда в електронната таблица. Доста често таблицата може да не показва веднага всяка актуализация. Това се влошава с разрастването на бизнеса.
Тук е мястото, където софтуерът OKR на ClickUp се оказва полезен.
Можете да задавате и проследявате OKR в реално време с помощта на ClickUp Goals, да правите редакции според нуждите и да уведомявате всички за промените, като по този начин осигурявате прозрачност в OKR цикъла.
Можете дори да зададете зависимости между задачите, да добавите членове на екипа и графици и да автоматизирате проследяването на напредъка. Или да разделите по-големите цели на по-малки, които след това да бъдат постигнати.
4. Приоритизиране на ключовите резултати чрез OKR оценяване
Въз основа на целите OKR, които сте си поставили, можете да присвоите ниво на приоритет на всеки ключов резултат. За целта можете да оцените относителната тежест на всеки показател или да използвате метод за оценяване с предварително определени критерии.
- Двоичната система за оценяване е подход, при който ключовият резултат е или постигнат, или не е постигнат. Няма средно положение за частични успехи или неуспехи. Това е бърз и прост модел за оценяване. Въпреки това, той може да повлияе на морала на екипа, тъй като не признава частичните победи.
- Моделът за оценяване на базата на стойност присвоява оценка между 0,0 и 1,0 на всеки ключов резултат в зависимост от нивото на напредък. Всичко под 0,4 се счита за неуспех, докато оценка между 0,4 и 0,6 се счита за частичен успех. Оценка от 0,7 и повече означава, че целта е постигната. Този модел признава частичните успехи, като дава оценка между 0,4 и 0,6.
- Използвайте оценка на база проценти, при която моделът измерва процента на изпълнение, за да определи дали ключовите резултати са постигнати. Например, ако ключовият резултат е бил да привлечете 10 нови корпоративни клиента през следващото тримесечие, а сте постигнали само 7, оценката на OKR ще бъде 70% (7/10*100).
5. Обсъждане на извлечените поуки
Всеки OKR цикъл носи уроци, които можете да използвате в следващия. Ключът е да споделяте обратна връзка по конструктивен начин и без да съдите. Не забравяйте, че постигането на 100% от целите ви не е целта. OKR имат за цел да изведат екипа ви от зоната му на комфорт, за да постигне амбициозни цели и задачи.
Ако обаче успявате да постигате редовен напредък по OKR, това ще мотивира екипа ви да работи по-усилено. Когато обсъждате с екипа, не забравяйте да оцените малките успехи и да признаете усилията им.
Преодоляване на препятствията при проследяването на OKR
1. Предизвикателство: Силози от данни
Ако всеки екип във вашата организация използва различна система или електронна таблица за записване и управление на OKR, тези данни ще останат изолирани при проследяването на организационните цели.
Ръководителите може да не са в състояние да проследяват бизнес резултатите с дадените данни, разпръснати в множество таблици. В идеалния случай искате ръководителите да преглеждат бизнес и организационните резултати с прозрачност – на едно място.
Решение
Софтуерът за OKR централизира данните за отделните лица, екипи, отдели и организации, като предоставя на всички цялостен поглед върху напредъка на организацията във всеки един момент.
2. Предизвикателство: Ние проследяваме KPI; не се нуждаем от OKR
Звучи ли ви познато? Основната разлика между KPI и OKR е, че KPI измерват матрицата на обичайната бизнес дейност, докато OKR са амбициозни цели и смели задачи. Те не могат да се използват взаимозаменяемо, а по-скоро работят едновременно.
Решение
Искате да използвате OKR инструмент като ClickUp, за да проследявате KPI и OKR.
Например, висшите мениджъри или проектните мениджъри могат да използват ClickUp Dashboard, за да създадат OKR табло, с което да проследяват напредъка по целите и да обобщават големи обеми данни за практични изводи.
Таблото на ClickUp разбива OKR на проследими инициативи, което прави проекта по-разбираем и гарантира, че всеки разбира своя принос и роля.
От друга страна, шаблонът за KPI на ClickUp позволява на членовете на екипа да проследяват показателите за успех, които ще помогнат за постигането на OKR. Всички са съгласувани по отношение на целите и могат да проследяват представянето във времето, използвайки лесни за четене визуализации.
3. Предизвикателство: OKR се превръщат в „задай и забрави“
Основно предизвикателство при OKR е, когато целите се поставят с ентусиазъм в началото на тримесечието, но с промяната на приоритетите и наближаването на крайните срокове, проследяването остава на заден план.
Подходът „задай и забрави“ разрушава съгласуваността, тъй като работата се отделя от целите на компанията и фокусът на екипа се стеснява.
Решение
ClickUp Milestones осигурява видимост в реално време на напредъка в цялата организация. Екипите са свързани чрез развиващи се OKR, като поддържат целите на преден план и визуализират колко далеч сте в постигането им.
4. Предизвикателство: Липса на централизиран достъп до съответната документация или сътрудничество
OKR се планират на тримесечие на ниво екип. На ниво организация те обикновено се изпълняват в цикли и могат да бъдат донякъде повтарящи се. Това означава, че на всяко тримесечие като мениджър на екип имате възможност да преразгледате OKR.
В този момент всички членове на екипа ви имат ли достъп до събраните данни? Всички ли знаят успехите и провалите?
Имате ли документация за това, което е проработило и какво не? Искате да оптимизирате процеса на проследяване на OKR с данни в реално време и да го документирате, вместо да разчитате на предположения или интуиция.
Решение
ClickUp Docs е централизирано хранилище, където членовете на екипа, проектните мениджъри, ръководителите на екипи и висшето ръководство могат да съхраняват цялата информация, свързана с OKR. Това може да включва данни за предишните OKR цикли, причините за успеха и неуспеха, стандартните оперативни процедури, начина на проследяване на целите и т.н.
Редактирането в реално време и богатите опции за форматиране на ClickUp Docs гарантират, че документите са съвместни, интуитивни и актуализирани с най-новата информация.
Опростете проследяването на OKR с ClickUp
Дори и добре изготвената карта може да бъде объркваща без компас. По същия начин, неподходящите инструменти за проследяване могат да попречат на солидния OKR процес.
Ако сте растяща организация, ръчното проследяване на напредъка по OKR и ограниченият анализ на данни могат да доведат до стратегически пропуски или, в по-лошия случай, до загуба на приходи.
С ClickUp проследяването на OKR е изключително лесно. От създаването на йерархия до съгласуването на целите на компанията и екипа, възлагането на задачи, предварително създадените OKR шаблони и актуализирането на отчетите за напредъка, ClickUp предоставя единна версия на истината, актуализирана в реално време и с лесна мащабируемост.
Оставете софтуерът за OKR на ClickUp да се занимава с тежкия труд по проследяването на OKR, докато вие се концентрирате върху стратегията за растеж. За да започнете своето пътуване в проследяването на OKR, ви препоръчваме да се регистрирате безплатно в ClickUp и да го изпробвате.