Asana срещу Microsoft Planner: кой инструмент за управление на проекти е най-добър?

Независимо дали координирате малък екипен проект или ръководите многоотделна инициатива, не можете да се справите без добър софтуер за управление на проекти.

Инструментите за управление на проекти правят много повече от просто организиране на задачите: те могат да усъвършенстват и оптимизират целия ви работен процес, като гарантират, че всичко – от първоначалното планиране до окончателното изпълнение – протича гладко.

С толкова много инструменти за управление на проекти на пазара, изборът между мощни инструменти като Microsoft Planner и Asana може да изглежда труден. Всеки от тях предлага уникална комбинация от функции, предназначени да опростят управлението на проекти, но кой от тях наистина ще отговаря на нуждите на вашия екип и ще опрости ежедневието ви като проектен мениджър?

В тази статия ще разгледаме подробно тези инструменти, като изложим техните характеристики, предимства и ограничения, за да ви помогнем да вземете информирано решение, което ще даде възможност на вашия екип да работи по-умно, а не по-усилено.

Какво е Asana?

Asana е инструмент за управление на проекти, който може да улесни живота на вашия екип при организирането, проследяването и изпълнението на задачи. Asana надхвърля обикновените списъци със задачи, като използва подробни описания, прикачени файлове и коментари, за да държи всички в течение. Това го прави предпочитан избор сред безплатните софтуерни опции за управление на проекти .

Asana е известна с това, че максимизира въздействието чрез повишаване на ефективността в различните отдели и инструменти, насърчава яснотата и отчетността, като свързва работата с целите на цялата компания, и се разраства уверено, като осигурява сигурност и контрол на ниво предприятие, гарантирайки, че всеки разбира как неговата работа допринася за по-голямата картина.

Използвайте функциите за управление на портфолио, за да приоритизирате и разпределяте ресурсите между различни проекти.

Този инструмент е удобен за всички екипи и потребители – било то маркетинг специалисти, които планират множество кампании, или продуктови мениджъри, които координират пускането на нови функции. Той помага на всички да спазват сроковете и да изпълняват задачите си.

Функции на Asana

Нека разгледаме какво предлага Asana:

1. Визуализация на проекта

Представете си, че виждате графика на проекта си, знаете точно къде се вписва всяка задача в цялостната картина и можете да пренареждате нещата според нуждите си – Asana прави това възможно.

За екипите за разработка на софтуер, изгледът на времевата линия ви позволява да видите цялата пътна карта на проекта, зависимостите между задачите и потенциалните пречки, което улеснява коригирането на приоритетите и ресурсите.

Маркетинг екипите могат да използват изгледа на таблото, за да управляват календарите със съдържание, с колони за идеи, чернови, преглед и публикуване.

Asana предлага и шаблони за управление на проекти, които осигуряват структурирани рамки, спестяващи време и помагащи за стандартизиране на практиките в цялата организация. Шаблоните за стратегическо планиране са хит сред екипите, които редовно се нуждаят от мозъчна атака и изготвяне на стратегически цели, за да съгласуват усилията си с дългосрочните цели.

2. Персонализирани работни процеси

Всеки екип има свой ритъм и Asana го разбира. Можете да адаптирате работните процеси, за да съответстват точно на начина, по който вашият екип работи най-добре, от прости списъци за проверка до сложни етапи на проекти.

Оптимизирайте повтарящите се задачи с правилата за автоматизация на Asana. Например, можете автоматично да изпратите уведомителен имейл на член на екипа, когато му бъде възложена задача, или автоматично да преместите задачата в етап „преглед“, след като бъде завършена.

Asana ви позволява също да персонализирате разширени полета, за да събирате информация, специфична за проекта и свързана с вашата работа. Например, маркетинговият екип може да създаде персонализирано поле за „целева аудитория“ в задачите на маркетинговата кампания, а екипът за разработка на софтуер може да създаде персонализирано поле за „тежест на бъга“ в задачите за разработка.

За сложни работни процеси Asana ви позволява да зададете разширени правила и зависимости между задачите. Представете си, че дадена дизайнерска задача не може да започне, докато не бъде завършена задачата за одобрение от клиента. Правилата на Asana гарантират, че задачите се изпълняват в правилния ред и зависимостите се прилагат автоматично.

Заедно тези функции са спасителни, особено за екипи с повтарящи се задачи, като освобождават време и намаляват вероятността от човешка грешка.

3. Интеграция с приложения на трети страни

Asana не очаква от вас да работите в изолация. Тя се интегрира с повечето приложения на трети страни, които използвате всеки ден, като Google Calendar, Slack и дори Microsoft Office.

Това означава, че вече не е нужно да превключвате между раздели, за да намерите информация – всичко е свързано точно там, където ви е нужно.

Цени на Asana

Какво е Microsoft Planner?

Microsoft Planner е вашият избор за безпроблемно управление на задачите в екосистемата на Microsoft. Ако вашият екип вече използва Microsoft Office или Microsoft Teams, включването на Planner може да опрости управлението на проектите.

Той е проектиран да предоставя прост, визуален начин за организиране на екипната работа. Потребителите могат да създават планове, да възлагат задачи, да определят крайни срокове и да си сътрудничат с колеги. Planner използва интерфейс на базата на карти, който улеснява управлението на лични и екипни задачи.

Функции на Microsoft Planner

Ето кратко резюме на това, което прави Microsoft Planner удобен за екипна работа и управление на проекти:

1. Организация на задачите

Ако сте поели няколко проекта едновременно, Microsoft Planner може да ви помогне да ги разделите. Интуитивните Kanban табла улесняват процеса на разпределяне на задачите, определяне на крайни срокове и организиране в категории.

Възползвайте се от възможностите за автоматизация на Planner, за да опростите рутинните задачи, актуализации и известия. Той е идеален за следене на всичко – от маркетингови кампании до пускане на софтуер.

2. Сътрудничество в екипа

Интеграцията с Microsoft Teams превръща Microsoft Planner в централно място за цялата комуникация по проектите.

Разпределяйте задачи на отделни лица, определяйте крайни срокове и следете напредъка, за да поддържате всички в крак с плана. Сътрудничеството е ефективно, като споделяте файлове и обсъждате подробностите директно в рамките на задачите.

Имате нужда да актуализирате файл или да споделите кратко съобщение? Всичко е на мястото си, точно където сте го оставили, което улеснява всички да са на една и съща страница.

3. Визуално управление на задачите

За екипи, които се нуждаят от визуални подсказки, Microsoft Planner предлага табло в стил Kanban, където задачите могат да се преместват от „Планирани“ към „В процес“ и „Завършени“. Това не само улеснява прегледа на статуса на всяка задача, но и помага за ефективното управление на зависимостите между задачите и графиците.

Диаграмите на Гант в Planner също са полезни инструменти за визуализиране на графиците и зависимостите на проектите. Например, екипът за разработка на софтуер може да визуализира задачите по спринтовете, да проследява отстраняването на бъгове и да управлява пускането на версии, без да губи представа за цялостната картина.

Цени на Microsoft Planner

Microsoft Planner срещу Asana: сравнение на функциите

Когато става въпрос за организиране на всички задачи и гарантиране, че екипът ви се справя с работата си, Microsoft Planner и Asana са много ефективни. Но те го правят по свой собствен уникален начин.

Нека да се заровим в подробностите и да ги сравним:

Сега нека сравним подробно функциите:

1. Визуализация на задачите

Asana

Използването на Asana за визуализация на задачите е като влизане в контролна зала с монитори, които показват всичко в реално време. Можете да избирате от списъци, които представят задачите като списък с неща за вършене, табла, които ви дават обща представа в стил Kanban, графики в диаграми на Гант и календари за тези, които имат нужда да виждат как се натрупват задачите ден след ден.

Инструментът е идеален за визуални мислители, които искат да планират и пренареждат проекти с прост интерфейс за плъзгане и пускане.

Microsoft Planner

Planner ви предлага проста Kanban среда. Всеки проект има своя собствена табло, а задачите са сортирани в колони, така че можете да видите потока от „Завърши“ през „В процес“ до „Завършено“. Макар да не разполага с всички екстри на Asana, той покрива основните нужди на екипите, които вече работят с Microsoft пакета и предпочитат простотата.

Победител: Asana – за тези, които търсят разнообразие от визуални опции и по-голяма гъвкавост.

2. Сътрудничество в екипа

Asana

Мислете за Asana като център за комуникация на вашия екип. Можете да коментирате задачи, да пингате членове на екипа и дори да празнувате завършването на задачи с симпатични летящи еднорози. Тя е проектирана да поддържа всички свързани и информирани, независимо дали са в офиса или на другия край на света.

Microsoft Planner

Ако работите в Microsoft Teams, Planner ще ви се стори като у дома си. Той се интегрира безпроблемно в чатовете и срещите ви, позволявайки ви да споделяте задачи и актуализации, без да напускате средата на екипа. Това е като да имате специален канал за всичко, свързано с проекта, който поддържа екипа фокусиран и синхронизиран.

Победител: Равенство. Planner е идеален за тези, които инвестират в Microsoft Teams, докато Asana предлага по-обширни функции за сътрудничество за разнообразни работни процеси.

3. Интеграция на приложения

Asana

Asana не е взискателна по отношение на това с кого работи. Тя се интегрира с много други приложения, от проследяване на времето и отчитане до споделяне на файлове и платформи за комуникация. Тази оперативна съвместимост прави Asana универсален инструмент, който може да се впише в почти всеки технологичен стек, който използвате.

Microsoft Planner

Planner работи най-добре с приятели – по-конкретно, с други приложения на Microsoft. За екипи, които са свикнали с начина на работа на Microsoft Office, интеграцията на Planner означава споделяне на файлове и данни между приложенията без никакви главоболия.

Победител: Asana – за екипи, които използват комбинация от инструменти и се нуждаят от широки възможности за интеграция с трети страни.

4. Цени

Microsoft Planner

Microsoft Planner вероятно е по-удобният и икономичен избор за екипи, които вече са интегрирани в екосистемата на Microsoft. Той предлага лесна интеграция с набора от инструменти на Microsoft, което го прави безпроблемно допълнение към работния процес за тези, които разчитат в голяма степен на други приложения на Microsoft.

Asana

Asana, от друга страна, е полезен за екипи, които се нуждаят от самостоятелен инструмент за управление на проекти с широк набор от визуализации и опции за персонализиране. Безплатният му план го прави достъпен за лична употреба или малки екипи, докато по-високите му планове предлагат разширени функции, подходящи за по-големи и по-сложни проекти.

Победител: Тук няма един универсален „победител“. Правилният избор зависи от конкретните обстоятелства и изисквания на екипа.

При вземането на решение екипите трябва да вземат предвид фактори като съществуващи абонаменти, важността на визуалните инструменти за планиране на проекти и необходимостта от интеграция с други приложения.

Asana срещу Microsoft Planner в Reddit

За да разберем по-добре предпочитанията на потребителите между Asana и Microsoft Planner, проучихме какво казват потребителите в Reddit.

В Asana един потребител е изпълнен с похвали:

Обичам начина, по който организира задачите ми, което ми дава чувство за удовлетворение, когато ги изпълнявам, и ми позволява да комуникирам/делегирам ефективно на екипа си. Чувствам, че сега мисля в термини на задачи.

Много потребители предпочитат Asana заради възможността да създават списъци със задачи и да помагат на екипите да делегират задачи лесно. Ако проучвате алтернативи на Asana, имайте предвид, че потребителите ценят Asana заради превъзходните й инструменти за организация и лесния за използване интерфейс, но други инструменти може да отговарят на различни предпочитания за работния процес или нужди от функции.

В Microsoft Planner, един потребител на Reddit от подфорума r/projectmanagement го е изразил просто:

Използвал съм Planner в много проекти и той се е оказал много успешен в изпълнението на задачите за мен и екипите, които ръководя. Дали е най-добрият инструмент на пазара? Не, но прави това, от което се нуждая.

Този потребител дава висока оценка на Planner за това, че е лесен за използване и върши работата си, особено ако вече използвате други инструменти на Microsoft. За тези, които търсят алтернативи на Microsoft Planner, тази гледна точка подчертава, че макар Planner да е ефективен, другите опции могат да предлагат различни или допълнителни функции.

Какво да запомните?

Reddit е категоричен: Microsoft Planner е солиден и надежден избор за тези, които работят в среда на Microsoft. Asana, от друга страна, се отличава със своите суперсили в организирането на задачи и помага на екипите да комуникират по-добре.

Ако търсите нещо, което да се вписва добре в рутинните ви дейности с Microsoft, Planner си заслужава да му обърнете внимание. Но ако искате инструмент, който да улеснява задачите и работата в екип, Asana може да е подходящият избор за вас. Всъщност всичко се свежда до това, какво искате инструментът за управление на проекти да прави за вас и вашия екип.

Запознайте се с ClickUp – най-добрата алтернатива на Microsoft Planner и Asana

Макар Microsoft Planner и Asana да имат своите предимства, има и друг конкурент, който си заслужава да се има предвид: ClickUp. Този многофункционален инструмент съчетава управление на проекти, управление на задачи и функции за сътрудничество в една платформа.

Освен това, той предлага и мощния AI асистент ClickUp Brain и няколко шаблона, които улесняват управлението на проекти за екипи от всякакъв размер.

1. Платформа за управление на проекти ClickUp

Пакетът за управление на проекти на ClickUp е всеобхватна платформа, която помага на екипите да работят по-умно и да спестят време, като предоставя свързани работни потоци, табла в реално време и всеобхватни възможности за управление на знанията.

Ето как може да ви помогне при управлението на проекти:

2. ClickUp Brain

ClickUp не само ви помага да управлявате задачите – той използва изкуствен интелект, за да направи работата ви по-ефективна. С ClickUp Brain можете да автоматизирате повтарящи се задачи, да получите информация за вашите работни навици, да генерирате автоматични обобщения за актуализации на напредъка и дори да прогнозирате сроковете на проектите.

Това е като да имате личен асистент, който постоянно се учи как да направи вашия екип по-ефективен.

Ето как това може да ви помогне:

3. Задачи в ClickUp

С ClickUp Tasks получавате повече от място, където да изброите задачите си. Можете да оставяте подробни отзиви в теми, да възлагате задачи чрез коментари и @споменавания директно в Tasks, да задавате приоритети и дори да проследявате времето, прекарано за всяка задача.

Това е всеобхватен софтуер за управление на задачи, който обхваща всички аспекти, от цялостната картина до най-малките детайли.

Ето как това може да ви помогне:

4. Шаблон за планиране на проекти в ClickUp

Изтеглете този шаблон

Не започвайте от нулата. Използвайте шаблона за планиране на проекти на ClickUp, за да започнете работа с предварително създадени планове за проекти, които можете да персонализирате според нуждите си.

Идеален за организиране на пускането на продукти на пазара или управление на дейностите на екипа, този шаблон ви предоставя необходимите инструменти, за да усъвършенствате работния си процес и да постигнете целите си ефективно.

Шаблонът ви позволява да:

Осигурете ефективно управление на проектите с подходящите инструменти

Настъпил е решаващият момент. Имате Microsoft Planner, който ви пасва като ръкавица, ако сте затънали в екосистемата на Microsoft. От друга страна, имате Asana, която е като допълнителна чифт ръце, с които да организирате всичко.

Ако търсите инструмент, който се интегрира добре с продуктите на Microsoft и предлага прости и ефективни инструменти за управление на задачите, Microsoft Planner може да е подходящият избор. Ако обаче се нуждаете от инструмент, който поддържа широки възможности за персонализиране, интеграция с продукти на трети страни и изчерпателни шаблони за стратегическо планиране, Asana може да е най-добрият вариант за вас.

Но ето една идея: ами ако можехте да имате всички тези функции на едно място? Тук на помощ идва ClickUp. Той е като готината електрическа кола, която не само ви кара напред, но го прави с сериозен технологичен усет – помислете за интелигентен изкуствен интелект, който поема управлението на рутинните задачи, табло с функции за всяка задача под слънцето и шаблони, с които сте готови за проекти за нула време.

Искате да видите как работи за вас? Регистрирайте се в ClickUp още днес!