Първата среща с нов екип е решаващ момент, който определя тона на вашите отношения с екипа.
Това е шанс за вас и членовете на екипа ви да изградите добри взаимоотношения и да започнете нова и плодотворна работна връзка. Ето защо е от решаващо значение да направите положително и трайно първо впечатление.
Като нов мениджър ще работите с екипа, за да разпределяте задачи, управлявате проекти и преглеждате резултатите. Първата среща ви позволява да започнете с десния крак и да положите основите за бъдещо сътрудничество.
Как да се справите с първата си среща с нов екип и какви предизвикателства ще трябва да преодолеете?
Прочетете, за да разберете.
Предизвикателства при първата среща с нов екип
Срещата с нов екип е едновременно вълнуващо и предизвикателно преживяване. Може би сте нетърпеливи да се запознаете с хората, с които ще работите, и да се представите. Възможно е обаче да се чувствате като външен човек, който се опитва да се впише.
Освен тревогата и нервността, има и други предизвикателства, които ще трябва да преодолеете при първата си среща. Нека обсъдим накратко някои от тях.
Продължителност на срещата
Определянето на подходяща продължителност за първата ви среща с нов екип е предизвикателство. Не искате да я направите толкова кратка, че хората да нямат достатъчно време да общуват с вас, но и не искате да ги откъсвате от работата им за прекалено дълго.
Най-добрият начин да се справите с това е да подготвите ясна програма и да определите продължителност за всяка част от срещата. Отделете време и за въпроси и отговори, както и за неформални разговори.
Добавете отреденото време за всяка дейност или точка от дневния ред и изчислете продължителността. Уверете се, че сте предвидили резервно време в случай на неочаквани закъснения.
След като приключите с представянето и започнете да провеждате редовни срещи с екипа, организирайте кратки срещи на крак, за да бъдат те ефективни и целенасочени.
Липса на дневен ред
Знаете ли, че до 50% от срещите са непродуктивни и са загуба на време? Най-вероятната причина за непродуктивните срещи е липсата на дневен ред.
Липсата на дневен ред може да направи срещата ви безцелна и да се превърне в загуба на време за всички участници. Без структура тя може да продължи по-дълго от очакваното, без да се постигне никаква цел.
Дори членовете на екипа ви няма да знаят какво да очакват и няма да дойдат подготвени. Определянето на дневен ред придава структура на срещата ви, като я прави по-ефективна и целенасочена.
Технически затруднения
Ако сте подготвили презентация за първата си среща, а мястото за срещата не разполага с подходящото оборудване, това е голям проблем. Дори и да разполагате с подходящото оборудване, технически проблеми могат да ви попречат да покажете презентацията или видеото.
За да избегнете такива ситуации, проверете предварително оборудването и заседателната зала и се уверете, че всичко работи.
Ако управлявате отдалечен екип и планирате да проведете онлайн среща, много неща могат да се объркат. Бавната интернет връзка или забавената видеоконферентна система могат да направят срещата ви досадна и неефективна. Използвайте добър софтуер за управление на срещи, за да избегнете такива проблеми и да гарантирате, че срещата ви ще протече гладко.
Липса на подготовка
Едно от най-големите предизвикателства, с които може да се сблъскате, когато се срещате с нов екип за първи път, е да нямате достатъчно теми за обсъждане с членовете на екипа.
Проучването и подготовката предварително могат да ви помогнат в това. Можете да общувате по-добре с членовете на екипа си, ако имате списък с теми за разговор и представа за това кой кой е.
В противен случай може да се блокирате или да се сблъскате с неудобни мълчания поради недостатъчна подготовка. Затова, ако искате да направите отлично първо впечатление, отидете на срещата добре подготвени.
Неподходящ размер на помещението
Друго предизвикателство, с което може да се сблъскате при провеждането на първата си среща, е резервирането на зала с неправилен размер. Това се случва, когато използвате онлайн система за резервации, за да резервирате зала за срещи, без да я проверите физически.
Както и при техническото оборудване, трябва да проверите предварително и залата за срещи. Уверете се, че размерът й е достатъчно голям, за да побере участниците в срещата.
Ако сте планирали екипни дейности, уверете се, че има достатъчно физическо пространство и че заседателната зала е подготвена за тях.
Твърде много теми за разговор
Друго предизвикателство, с което може да се сблъскате, е да имате прекалено много да кажете и да направите по време на първата си среща с служителите и да се нуждаете от повече време.
Като нов мениджър може би имате прекалено много неща за обсъждане, но трябва да се научите да определяте приоритети. Не забравяйте, че първата среща е въвеждаща; можете да насрочите срещи, свързани с работата, по-късно.
Бъдете кратки и интерактивни, вместо да се опитвате да постигнете прекалено много на една среща.
Дискусии извън темата
Едно неизбежно предизвикателство, с което се сблъскват повечето нови мениджъри по време на среща, е хората да се увличат и да започват дискусии, които не са по темата. Разговорите могат да поемат в всякаква посока, когато се срещате с група хора в неформална или непринудена обстановка.
Като нов мениджър, трябва да балансирате между неформалните взаимодействия и структурираната среща, ръководена от дневен ред. Като съобщавате всяка точка от дневния ред и времето, можете да насочите срещата в правилната посока.
Как да проведете успешна първа среща с нов екип
Успешната встъпителна среща ще ви помогне да направите отлично първо впечатление на екипа си и да започнете с десния крак.
Но за да сте сигурни, че първата ви среща ще мине добре, се нуждаете от подходящи инструменти и стратегии.
Следвайте съветите по-долу, за да увеличите шансовете си за успех.
Поставете подходящи цели и ги споделете с екипа си предварително
Определянето на дневен ред е необходимо за всяка среща; първата ви среща с нов екип не е изключение. Определете целите на срещата и информирайте екипа си за нейната цел.
Целта на първата среща трябва да бъде да се представите и да опознаете целия си екип. Въпреки това, трябва да я разделите на конкретни действия и цели, за да осигурите по-голяма яснота на участниците.
Ще ви бъдат необходими, например:
- Дейност за разчупване на леда
- Реч за представяне
- Кръг за представяне на екипа
- Сесия с въпроси и отговори
Избройте всички такива дейности и задачи и отделите време за всяка от тях, когато планирате първата си среща.
Използвайте ClickUp Docs, за да създадете подробна програма с ясни цели и задачи. То ви позволява да създавате списъци с точки, за да зададете цели, и да използвате богато форматиране, за да персонализирате програмата на срещата.
Ако искате да използвате следващата среща, за да определите целите на екипа, използвайте шаблона за дневен ред на среща за определяне на цели на ClickUp. Това е напълно персонализируем документ с предварително проектирани полета, които ще ви помогнат да определите целите на новия си екип.
Направете преживяването интерактивно
Не позволявайте първата ви среща с екипа да се фокусира изцяло върху вас. Направете я интерактивна сесия, в която членовете на екипа да могат да разговарят с вас и да ви опознаят по-добре.
Слушайте активно, за да научите повече за динамиката на екипа и отделните членове на екипа. Обръщайте специално внимание на всеки нов член на екипа и общувайте с тях.
Съвет от професионалист: Научете повече за всеки член на екипа преди първата си среща. Прочетете за техните роли, постижения и други подробности от профилите на служителите във вашата компания.
Това ще ви помогне да персонализирате разговорите си и да се ангажирате с всеки член на екипа, като същевременно ги накарате да се почувстват ценени.
Ето и някои други съвети, които ще направят вашата среща за представяне интерактивна:
- Проведете дейности за разчупване на леда, за да започне разговорът и да подобрите динамиката в екипа.
- Добавете интерактивни елементи като викторини, анкети и др., за да ангажирате активно членовете на вашия отдалечен екип, ако провеждате онлайн среща.
- Използвайте упражнения за изграждане на екип, за да насърчите сътрудничеството и решаването на проблеми като екип.
- Организирайте отворена сесия с въпроси и отговори, където членовете на екипа ви могат да ви задават въпроси.
- Практикувайте активно слушане по време на срещата, като задавате последващи въпроси и се включвате искрено в разговорите.
Оставете време за въпроси от страна на служителите
Когато планирате дневния ред и задачите за срещата, оставете малко време за въпроси и отговори от страна на служителите.
Това ще позволи на членовете на екипа ви да изяснят съмненията си относно това как ще се развиват нещата в бъдеще и какво се очаква от тях. Също така ще им помогне да опознаят по-добре вас и вашия стил на управление.
Оставянето на време за въпроси и отговори е добра практика, дори по време на срещи по проекти. Това прави срещите ви по-интерактивни и включва всички в дискусията.
Бъдете подготвени да се справите с неочаквани ситуации
Като мениджър, трябва да сте подготвени за конфликти или разногласия по време на първата среща. Предвиждайте потенциалните предизвикателства и бъдете подготвени за тях.
Например, ако планирате да промените нещата и да насърчите членовете на екипа да поемат нови отговорности, бъдете готови да срещнете известна съпротива.
Ключът е да се справите с ситуацията спокойно и учтиво. Това е вашият шанс да покажете на екипа си какъв лидер ще бъдете. Затова предвиждайте потенциални проблеми и бъдете подготвени да ги решите.
Помислете как да завършите първата среща с екипа по впечатляващ начин
Подгответе теми за разговор, за да приключите срещата по подходящ начин – без тя да завърши внезапно или да се проточи неудобно.
Подгответе кратка реч, за да вдъхновите екипа си и да приключите срещата с положителна нотка.
Уверете се, че сте определили ясни следващи стъпки и задачи за екипа си, преди срещата да приключи. Ако е необходимо, насрочете индивидуални срещи с членовете на екипа.
Използвайте AI инструменти, за да си водите бележки и да правите обобщения от срещата, които да споделите с членовете на екипа си.
Последващите действия: следващи стъпки след първата среща с екипа
Първата среща е само началото. Трябва също да обсъдите следващите стъпки и да планирате бъдещи срещи. Това ще ви помогне да разберете ценностите на екипа и да опознаете новите си колеги.
Въпреки че първата среща е от решаващо значение, не е възможно да постигнете всичко с един замах. Нужен ви е план за действие и график за редовни срещи на екипа.
Нека обсъдим някои съществени аспекти, за които трябва да се погрижите.
Водете бележки и документирайте протокола от срещата
Документирането на срещата и воденето на протокол е от решаващо значение, защото помага да се запазят записи на обсъдените точки. Ако не го направите, хората могат да забравят важни действия и следващи стъпки.
Ако ръководите отдалечен екип, записването на срещата става още по-важно. Хората могат да използват записа, за да се върнат към обсъдените по време на срещата въпроси.
Използвайте ClickUp Clip, за да запишете първата си среща. Този инструмент ви позволява да записвате екрана си и да създадете видеозапис на онлайн срещата си. По този начин членовете на екипа могат да чуят какво е било обсъдено и да видят презентацията ви.
Запишете протокола от срещата като лесни за справка бележки и резюмета, ако искате да улесните нещата. Предвид наличието на съвременни технологии, които могат да свършат тази работа за вас, това може да се направи без ръчен труд.
Използвайте ClickUp Brain, за да генерирате автоматично бележки и резюмета от срещата за секунди, с висока точност и без никакви ръчни усилия.
Също така трябва да запишете задачите и следващите стъпки за членовете на екипа си и да ги споделите с екипа. Използвайте шаблоните за бележки от срещи на ClickUp с раздел за задачи и следващи стъпки.
График и план за следващите срещи
Планирането на следващата среща е друга важна задача, която трябва да изпълните по време на първата среща.
Не приключвайте срещата, без да насрочите следващата, за да проверите напредъка по задачите. Създайте график за срещите на екипа и го споделете с екипа си, за да знаят всички колко често планирате да се срещате с тях.
Като нов мениджър, трябва да насрочите индивидуални срещи с всеки член на екипа. Ще трябва също да проведете срещи за стартиране на проекти, за да обсъдите различни проекти и техните графици.
Не е необходимо да обсъждате всичко по време на първата среща. Вместо това, изпратете поредица от имейли, за да съобщите графика за различните видове срещи, които планирате да проведете.
Използвайте шаблона за дневен ред на следващата среща на ClickUp, за да определите целите и темите за обсъждане на следващата си среща.
Повишете ефективността на срещите си с подходящия инструмент
Първата среща на всеки мениджър или ръководител на екип с нов екип е от решаващо значение, тъй като тя задава тона на работните отношения с екипа.
Това е вашият шанс да направите първото си впечатление, да се представите на екипа си и да изградите доверие. Ако го направите правилно, ще направите положително първо впечатление и работата с новия екип ще ви бъде много по-лесна в бъдеще.
Ако ръководите отдалечен екип и планирате да проведете първата си среща онлайн, уверете се, че разполагате с необходимите инструменти, за да направите процеса безпроблемен.
Използвайте ClickUp Meetings, за да управлявате всички аспекти на срещата си, от определяне на дневен ред до водене на бележки и съобщаване на следващите стъпки.
Регистрирайте се в ClickUp и го използвайте, за да проведете успешна среща.
Често задавани въпроси
1. Какво да кажете на първата среща с новия екип?
Ето някои теми, които можете да обсъдите по време на първата си среща с новия екип:
- Започнете с представяне на себе си и разкажете на екипа си за своя професионален опит и области на експертиза, както и за своя произход.
- Благодарете на екипа си за топлото посрещане и им кажете колко сте развълнуван да работите с тях.
- Определете графика на срещата и всички дейности и задачи, които са планирани за останалата част от срещата, и установете основните правила.
- Проведете сесия за разчупване на леда, за да накарате хората да се почувстват комфортно, да започнете разговора и да опознаете хората на лично ниво.
- Завършете задачите си според плана и приключете със сесия за въпроси и отговори и заключителни бележки.
2. Какво е първото нещо, което трябва да направи ръководителят на екипа на първата среща?
Първото нещо, което трябва да направите по време на първата си среща, е да се представите на новите си колеги. Разкажете им за личния си и професионален опит, трудовия си стаж и настоящата си длъжност.
Това е и отлична възможност да зададете очакванията, като им разкажете за вашия мениджърски стил и как ще ръководите екипа в бъдеще.
Трябва също да благодарите на екипа за добре дошлото и да им кажете колко много се радвате да работите с тях.
3. Как да започнете първата среща с екипа?
Започнете първата си среща с екипа, като приветствате всички и се представите. Използвайте ледоразбиващ въпрос, за да продължите по-нататък. Споменете важните точки за действие, планирани за срещата, и ги прегледайте една по една.