Понякога се нуждаете от малко помощ, за да стартирате маркетингова кампания или да реализирате дадена инициатива. Тук на помощ идват доставчиците и външните агенции за дигитален маркетинг. Тези експерти могат да ви спестят време и усилия, като се заемат с определени аспекти от вашите маркетингови кампании, за които вашият екип няма капацитет.
Най-добрият начин да се свържете с тези експерти е да създадете маркетингова заявка за предложение (RFP). Този документ е проста форма за заявка, която улеснява комуникирането на вашите нужди и получаването на точно необходимите услуги за проекта.
Тук ще обясним какво представляват маркетинговите RFP, включително ключовите компоненти, които трябва да включва вашата. Ще ви предложим и лесен за следване наръчник за създаване на маркетингова RFP, съвети за написването на ефективна такава и съвети за намиране на най-добрите възможности. ✨
Какво е маркетингова RFP?
Заявката за предложение за маркетинг, или RFP, е документ, с който се искат услуги, които вашият екип не може да изпълни вътрешно. Можете да изпратите RFP, защото вашият екип е на пълна мощност и не може да поеме допълнителни задачи, или защото се нуждаете от помощта на експерт, който разполага с познания, които вашият екип няма.
Това е ключов компонент от повечето процеси на маркетингово планиране, особено за екипи, които се нуждаят от външни ресурси, за да свършат работата си. 📄
Можете да изпратите маркетинговата си RFP до конкретна маркетингова агенция, която ви интересува, или да я публикувате онлайн като отворена форма за кандидатстване, за да достигнете до по-широка аудитория. Обикновено доставчиците отговарят на RFP с обща оферта, конкретни услуги, които могат да предложат, и очакван срок за изпълнение.
Заявката за предложение се различава от заявката за информация (RFI) или заявката за оферта (RFQ). RFI е по-опростен въпросник, който се използва преди заявката за предложение, за да се реши дали даден доставчик да бъде включен в списъка с потенциални партньори. По същество той предварително квалифицира компаниите въз основа на услугите или бюджетните им нужди.
Заявката за оферта е документ, в който се изисква подробна информация за разходите и цените, свързани с услугата, за която се отправя заявка за оферта. Докато заявката за оферта изисква приблизителна стойност на офертата, заявката за оферта е по-подробна и съдържа разбивка на разходите за конкретни услуги въз основа на приблизителния график и обхвата на работата.
Разбиране на маркетинговите RFP
Маркетинговите RFP са отличен ресурс за бизнеса, който се нуждае от допълнителна помощ с маркетинговата стратегия, изпълнението или промотирането. Функцията на маркетинговия RFP е да получите външна помощ. Това не само спестява време на вашия екип, но и изгражда ценни връзки с маркетингови експерти. 🤝
Маркетинговият проект може да напредва по-бързо с маркетингови RFP. С външна помощ можете да увеличите броя на кампаниите, които провеждате, или да пренасочите фокуса на вътрешния си екип към по-важни маркетингови проекти.
Някои от предимствата на използването на маркетингова RFP включват:
- Разширява обхвата ви: Изпращането на RFP ви свързва директно с експерти. Това означава, че можете да създавате контакти, да изграждате ценни взаимоотношения и да разширявате базата си от знания, като същевременно постигате напредък по инициативите си.
- Повишава ефективността: Маркетинговата RFP създава стандартизиран процес на възлагане на поръчки за получаване на външна помощ по проекти. Това намалява риска от недоразумения и улеснява вземането на решения, така че можете да действате по-бързо и по-ефективно.
- Създайте база данни с доказани партньори и решения: Всеки път, когато изпращате RFP, ще получавате отговори от различни професионалисти в областта на маркетинга. RFP определя критерии за оценка, така че можете да създадете база данни с потенциални доставчици с опит, към които можете да се обърнете, когато стартирате нови кампании.
Чрез изпращането на RFP можете да се свържете с други маркетинг експерти и да реализирате проектите си по-ефективно.
Ето няколко сценария, в които маркетинговите агенции могат да изпратят RFP:
- Маркетинг екип, който иска да разшири своя блог, може да изпрати RFP за дигитален маркетинг на дигитална агенция или агенция за съдържание с SEO специалисти.
- Ръководител на маркетингов екип, който иска да стартира творчески проект с професионално визуално съдържание, може да изпрати творческо кратко RFP, за да намери подходящия партньорски агент.
- Маркетинг отделът помага на продуктовия екип да пусне нова функция и ще изпрати RFP до рекламни агенции, за да получи помощ за обявяване на пускането.
- Маркетингова фирма, която е срещнала проблем с кампания в социалните медии, може да създаде RFP, за да получи помощ от фирми за връзки с обществеността (PR), които да се справят с медийната буря.
- Физически бизнес иска да създаде уебсайт и да продава продукти онлайн. Решават да изпратят RFP до експерти по маркетинг в социалните медии и разработчици на уебсайтове, за да изградят своя уебсайт, брандинг и онлайн присъствие.
Компонентите на маркетинговото RFP
Всяка маркетингова RFP ще бъде различна, но трябва да съдържа стандартен набор от елементи. Конкретната информация, която включвате, или услугите, които изисквате, ще се променят, но все пак е добре да включите ключови детайли във всеки документ. ✅
Ето основните елементи, които трябва да включите в маркетинговата си RFP:
- Информация за компанията: Преди да помолите хората да ви помогнат, те трябва да знаят кои сте. Включете основна информация за компанията, като нейното име, основната й функция или мисия и видовете продукти или услуги, които предлагате.
- Контактна информация: Включете телефонния номер и имейла на ключовите лица, които се занимават с проекта. В някои случаи това може да бъде ръководителят на маркетинговия екип. При по-големи инициативи можете да включите няколко контактни лица от различни отдели.
- Общ преглед на проекта и цел на заявката за оферта: Ясно посочете целта на заявката за оферта, включително всички ваши цели и ресурси, които търсите. Колкото по-кратко и ясно сте тук, толкова по-голяма е вероятността да получите подходящи отговори на заявката си за оферта.
- Критерии за оценка: Подчертайте критериите за подбор, които ще използвате за оценка на кандидатите. В повечето случаи процесът на подбор ще включва неща като опит в областта, ценообразуване или конкретни услуги.
- Изисквания за разглеждане: Посочете как кандидатите трябва да кандидатстват (например чрез онлайн портал, чрез специален формуляр за кандидатстване или чрез изпращане на бизнес предложение на имейла на основния контакт). Не забравяйте да включите всички специфични изисквания, които трябва да бъдат спазени, за да бъдат предложенията разгледани.
- График за избор: Включете графика на проекта си и приблизителен краен срок за услугите, които искате – по този начин ще кандидатстват само доставчици на услуги, които могат да спазят графика ви.
- Подробности за бюджета: Не губете време в разглеждане на оферти, които надвишават бюджета ви. В маркетинговата си RFP посочете подробностите за бюджета си и опишете накратко процеса на договаряне, ако оферентът бъде избран.
Създаване на заявка за оферта за маркетингови услуги
Независимо дали искате помощ в областта на маркетинговите комуникации, търсите подкрепа за реклама или имате нужда да стартирате големи кампании по-бързо, използвайте този наръчник, за да създадете вашата заявка за предложение. По-долу ще обхванем всичко, което трябва да знаете, за да напишете заявка за предложение за маркетинг, включително стратегии за управление на маркетингови проекти, за да свършите работата.
Започнете с шаблон
Улеснете си живота, като използвате шаблон – като шаблона за заявка за уеб разработка от ClickUp – за да създадете рамката на заявката си. Макар този шаблон да е специално предназначен за маркетингови екипи, които търсят външна помощ за уеб разработка, можете да намерите шаблони за всички видове заявки за оферти.
Когато избирате шаблон за RFP, уверете се, че той включва основните компоненти на една добра RFP. Тя трябва да включва споменатите по-горе раздели, като общо описание на проекта и основна информация за компанията.
Добавете подробна информация към всяка секция
След като имате общата структура на документа за запитване за оферта, трябва да попълните всички relevante подробности. Работете с документа раздел по раздел, добавяйки вашите конкретни изисквания.
Улеснете тази стъпка, като използвате инструменти като ClickUp AI, за да попълните автоматично ключова информация, като например данните за контакт на вашата компания и информация за опита ви. Създайте вашата RFP в ClickUp Docs, което ви позволява да си сътрудничите с други членове на екипа, за да изготвите по-ефективна заявка. Използвайте функцията за вграждане, за да включите таблици или диаграми, които правят вашата RFP по-привлекателна.
Идентифицирайте потенциални доставчици и изпратете заявката за оферта
Сега, когато вече имате заявка за оферта, ще искате да я направите достъпна за потенциалните доставчици. Можете да достигнете до широк кръг от потенциални доставчици, като публикувате заявката за оферта на вашия уебсайт и поканите всеки да кандидатства. Алтернативно, можете да се свържете с конкретни агенции, с които бихте искали да работите.
Ако изберете втория подход, е полезно да създадете списък с доставчици. С маркетинговите функции на ClickUp, включително управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), можете да създадете база данни с доставчици. Използвайте персонализирани полета в софтуера за управление на маркетингови проекти на ClickUp, за да квалифицирате потенциални доставчици или да посочите тяхната готовност да участват, ако вече сте се свързали с тях.
Когато изпращате запитвания за оферти, документирайте отговорите, които получавате, и създайте профили за нови доставчици с категорийни етикети за услугите, които предлагат – като видео продукция, казуси или услуги за дигитален маркетинг. По този начин, когато дойде време да изпратите ново запитване за оферта или да поискате други услуги, вече ще имате набор от кандидати, с които да се свържете.
Използвайте инструменти за управление на процеса
Най-добрият начин да управлявате процеса е с инструменти като софтуер за управление на предложения и шаблони като шаблона за RFP процес на ClickUp. Този шаблон поддържа екипа ви организиран, като проследява важни крайни срокове, като например крайния срок за подаване, и събира отговорите на едно удобно място. 🛠️
Създайте персонализирани полета, за да проследявате всяка оферта, и добавете флагове за приоритет, за да подчертаете конкретни оферти, които отговарят на вашите нужди. Различните изгледи, включително Kanban табла, календарни изгледи и диаграми на Гант, улесняват равностойната оценка на всички кандидати и проследяването на напредъка.
Функциите за управление на проекти на ClickUp също оптимизират работните процеси благодарение на автоматизациите, които преместват RFP през работния ви процес. Добавете тригери, за да назначите незабавно някой от екипа да прегледа заявката, след като бъде подадена. Задайте персонализирани разрешения, за да опростите вземането на решения, и включете зависимости, за да създадете работни процеси, които показват кои задачи блокират следващите стъпки в процеса на преглед.
Проследяване
След като сте избрали доставчик, е важно да продължите да следите процеса и да включите ясен план за комуникация. Ще искате да се свържете с доставчика, който е спечелил търга, и с кандидатите, които не са били одобрени. Както и при другите си маркетингови планове и стратегии, адаптирайте отговора си към различните категории кандидати.
Ако сте се свързали с няколко доставчици, можете да изпратите лично имейл до всеки от тях. Ако сте разширили обхвата си, можете да категоризирате доставчиците като „неотговарящи на изискванията“, „отговарящи на изискванията, но извън бюджета“ или „отговарящи на изискванията, но не подходящи“. Въз основа на тези категории можете да изпратите персонализирани имейл отговори на няколко кандидати, в които да посочите защо не са били избрани.
В съобщенията си ясно посочете, че всички заинтересовани страни са оценили кандидатурата и посочете защо не са били избрани. Бъдете професионални и кратки и включете формулировка, ако планирате да се свържете отново за бъдещи проекти.
Намиране на възможности за маркетингови RFP
Ако имате услуги, които можете да предложите на други агенции, можете да използвате няколко канала, за да намерите и кандидатствате за RFP на други компании, така че да разширите своя бизнес. 🙌
Ето някои от най-добрите канали и платформи за намиране на маркетингови RFP:
- Социални медии: Някои организации публикуват RFP в своите канали в социалните медии – най-често в LinkedIn, но Twitter е на второ място.
- Бази данни с RFP и публични обяви: Държавните агенции са длъжни да публикуват своите RFP публично и много от тях го правят в онлайн портали, като базата данни с RFP. Тези бази данни обикновено могат да се търсят, така че можете да филтрирате по отрасъл или услуги.
- Търсене в интернет: Някои компании публикуват своите RFP на собствените си уебсайтове или в новинарски сайтове и бази данни. Намерете ги, като използвате търсачки и въведете отрасъла или услугите и думите „RFP“, за да намерите подходящи резултати.
Съвети за написване на отличен отговор на маркетингова RFP
Знаете как да напишете RFP, с което да поискате услуги от доставчици, но какво да направите, ако искате да кандидатствате за RFP с вашите собствени оферти? Тук ще ви предоставим най-добрите съвети и практики при изготвянето на отговор на маркетингово RFP. ✍️
Ако искате да привлечете клиенти успешно, като кандидатствате за RFP, трябва да направите някои предварителни проучвания. Преди да кандидатствате, проучете компанията. Като разберете какво движи компанията, можете да адаптирате кандидатурата си точно към това, което искат. Разберете дали са изпращали RFP преди и кой е спечелил търга. След това опитайте да определите какво са направили правилно и го повторете.
Също така е важно да се уверите, че отговаряте на изискванията. Не искате да губите време с кандидатстване за обяви, ако не отговаряте на изискванията. Прочетете внимателно и следвайте всички инструкции, ако кандидатствате, и задавайте въпроси, ако имате нужда от разяснения.
Ето няколко примера за успешни отговори на RFP:
- Отговорете с конкретни резултати: „Нашият екип за съдържание е гъвкав. Ние създаваме човешко съдържание – не обикновени AI текстове – за да се свържем с читателите, да изградим вашата аудитория и да развием вашия бранд. ”
- Демонстрирайте своя опит: „Ние използваме емпатичен подход, за да отговорим на вашите PR нужди. В минали проекти нашият екип по сигурността създаде доклади за инциденти и новинарски статии, за да обясни какво е пошло нередно, как планираме да го поправим и какво могат да очакват клиентите. Докато уверявахме клиентите, че техните интереси са защитени, ние също така утвърдихме клиента като лидер, на когото може да се има доверие. ”
- Нека клиентите свършат работата за вас с препоръка: „Как можем да ви помогнем? Ще оставим нашите клиенти да покажат колко голяма стойност предоставяме и защо сме спечелили десетки RFP в миналото: „Екипът за брандиране на [компанията] изпълни обхвата на проекта ни, остана под бюджета и направи всичко това за рекордно кратко време. Благодарение на ясните канали за комуникация, ние винаги знаехме в какъв етап е проектът и какво предстои – без никакви изненади. ”
Изготвянето на отговор на RFP не се състои само в включването на подходяща информация. Важно е също така да се пропуснат някои неща.
Ето какво не трябва да включвате в RFP:
- Цени, които са твърде ниски: Цените, които са твърде ниски, могат да бъдат отблъскващи, а компаниите ще се чудят защо вашите услуги са толкова по-евтини и може да си помислят, че това е защото предлагате по-малко стойност. Вместо това, използвайте ценообразуване, базирано на стойността, за да създадете справедлива оферта, която отразява вашия опит и прави услугата ви заслужаваща вашето време.
- Копирайте и поставете отговорите: Всеки отговор на RFP трябва да бъде съобразен с конкретната оферта. Копираните отговори намаляват вероятността да получите поръчката и могат да създадат объркване, ако копирате информация, която не е релевантна.
- Прекалено много технически жаргон: Ако дадена компания изпраща RFP, може да се нуждае от помощ по отношение на знанията в съответната област. Ако предложението ви е прекалено техническо, може да не разберат стойността, която предлагате, или да сметнат, че не е подходящо.
Често задавани въпроси
Искате да научите повече? Ето най-често задаваните въпроси за RFP.
1. Какво е заявка за оферта за маркетинг и брандиране?
Този тип RFP е предложение, изпратено от компания до доставчици, които предлагат маркетингови и брандинг услуги.
2. Как да намеря заявки за оферти за маркетинг?
Ако искате да кандидатствате за маркетингови RFP, потърсете в сайтове като LinkedIn, Twitter и портали, където държавни агенции и публични компании публикуват своите запитвания за предложения.
3. Заявката за оферта е ли публична информация?
Частният сектор не е длъжен да публикува RFP. Въпреки това, държавните агенции и компаниите в публичния сектор са длъжни да публикуват RFP като публична информация.
Заключителни наблюдения относно заявките за оферти за маркетинг и реклама
Заявките за оферти в маркетинга и рекламата са ключови инструменти за привличане на външни експерти, които да допълнят съществуващите ви проекти. Те са възможност да създадете по-добри кампании и да предоставите подобрени услуги на клиентите си, без да се налага да отнемате време от други вътрешни задачи.
За да създадете отлично маркетингово RFP, е важно да включите ключови раздели, да използвате инструменти като AI, за да опростите процеса, и да използвате софтуер за проследяване на отговорите и съхранение на аналитични данни за вашите кампании.
Регистрирайте се в ClickUp още днес, за да започнете да създавате по-добри маркетингови RFP. С вградените AI инструменти и шаблони можете да създавате чернови и конспекти за вашите RFP за секунди. В комбинация с функциите за управление на проекти и множество изгледи, е лесно да управлявате процеса на RFP от начало до край. 💪