Животът на един бизнес лидер може да се обобщи с три думи: решения, решения, решения. Броят на висококачествените решения, които се очаква да вземете ежедневно, може да бъде смайващ. Но можете да се утешите с факта, че не е нужно да правите всичко това сам.
Наемане на подходящи хора, разширяване на бизнеса ви на нов пазар или добавяне на нова продуктова линия – важните бизнес решения обикновено са резултат от целенасочени усилия на екипа и ефективна бизнес оценка. 💪
Въпреки това, екипът може да взема добри решения само когато ръководството ефективно улеснява отворените дискусии и сътрудничеството. Съществуват процеси за синтезиране на различни гледни точки и култура на отговорност за изпълнението на решенията.
Ето защо ръководителите на екипи трябва да се уверят, че разполагат с правилните данни, инструменти и хора, които да им помогнат да вземат бързи и обективни решения.
В тази публикация ще разгледаме как можете да създадете условия за оптимално вземане на решения в екипа. Ще проучим процеса, неговите предимства и предизвикателства, различните използвани модели и ще предложим някои професионални съвети.
Защо вземането на решения в екип е важно?
Според проучване на Zippia, 90% от служителите смятат, че лицата, вземащи решения, не трябва да вземат окончателно решение, без да се консултират с екипите си, но 40% смятат, че техните лидери и лица, вземащи решения, постоянно не го правят.
В много работни места мениджърите и лидерите смятат, че е по-бързо и по-ефективно да вземат решение сами или с няколко избрани сътрудници. За тях включването на твърде много хора е ненужно сложно начинание, което отнема време, добавя минимална стойност и забавя решаването на проблемите.
Но този подход може да навреди на бизнеса ви повече, отколкото да му помогне.
Ето защо вземането на решения в екип е важно за вашата организация:
Нови идеи
Когато целият ви екип, съставен от хора, на чието мнение се доверявате, работи за постигането на обща цел, можете да разгледате даден проблем от различни ъгли.
Всеки член на екипа има различен опит, умения и познания. Те могат да допринесат с уникални гледни точки, които вие сами може би не сте взели под внимание. Множеството гледни точки и перспективи ви позволяват да подходите към предизвикателството колективно и от всички страни. А крайното решение ще бъде цялостно и всеобхватно.
Идеите, които възникват от сътрудничеството в екипа и постигането на консенсус, може да са точно това, от което се нуждае вашият бизнес – творческо, оригинално и многостранно решение. Проучванията показват, че разнообразието води до по-добро вземане на решения и стимулира организационната иновация.
Опит на служителите
Сега повече от всякога служителите искат да чувстват, че техните мнения и роли са важни за цялостната картина на организацията.
Същото проучване на Zippia разкрива, че компаниите, които насърчават груповото сътрудничество и комуникация, отбелязват спад в текучеството на персонала с невероятните 50%.
Включването на екипа ви в процеса на вземане на решения повишава удовлетвореността на служителите и приемането на решението. Това също така им показва, че ги цените. Служителите са средно с 17% по-удовлетворени от работата си, когато активно сътрудничат.
Когато цените мнението на вашите служители, те изпитват по-голямо чувство на лоялност и отговорност към вашия бизнес. Следователно, съвместното вземане на решения може да ви помогне да подобрите ефективността си като мениджър и лидер.
Споделяне на информация
Груповите разговори и дискусии могат да предоставят на вашите служители важна информация за посоката, в която се развива организацията.
Това позволява на лидерите да идентифицират областите, в които има недоразумения или объркване, и бързо да внесат яснота. Резултатът е по-голямо съгласуване между стратегическата пътна карта на вашата компания и ангажираността на служителите. Това създава по-хармонична работна среда.
Бонус: Шаблони за устав на екипа!
Разбиране на процеса на вземане на решения в екипа
Сега, след като установихме важността на вземането на решения като екип, как да го направим? За да дефинирате процес, който е ориентиран към резултатите и е бърз, ето стъпките, които трябва да следвате:
1. Идентифицирайте проблема
Първо, признайте и приемете, че има аномалия в бизнеса или цел, която трябва да постигнете. Оценете бизнеса си, за да определите какво не е наред или какво изисква решение.
Членовете на екипа трябва да могат свободно да обсъждат и да се споразумяват по проблема, който се опитват да решат. Това предотвратява раздробяването на усилията и спестява ценно време.
2. Определете проблема
След това трябва да си създадете ясна представа за проблема. Затова започнете с събиране на цялата необходима информация и насърчаване на екипа си да допринесе.
В тази стъпка трябва да зададете конкретни въпроси, като например: Кой в организацията е най-засегнат от предизвикателството? Кой ще бъде най-засегнат от планираната промяна? Как възникна проблемът? Какъв е обхватът на проблема?
Вникнете колкото се може по-дълбоко, за да разберете ситуацията. Съберете данни, за да получите яснота и да разберете проблема. Колкото повече знаете, толкова по-добре можете да планирате следващите си стъпки. Това също ще ви помогне да избегнете погрешна диагноза на проблема.
3. Изградете решения
След като имате цялостна представа, съберете екипа си, за да обсъдите всички възможни решения. Но преди да направите това, определете ясни параметри за измерване на ефективността на дадено решение.
Тези параметри могат да бъдат списък за проверка, списък с въпроси с отговор „да“/„не“ или осезаемо увеличение/намаление на конкретни бизнес показатели. Уверете се, че сте посочили условията, които трябва да бъдат изпълнени от решението или решението.
След това приветствайте идеите, които възникват от вашия екип.
4. Оценете всички опции
Сега, след като сте изложили подробно всички възможни решения, е време да изберете най-доброто.
Опитайте се да запишете реалните резултати от всеки вариант. Оценете възможния ефект на решението върху вашия бизнес, служителите, клиентите и другите заинтересовани страни, както и върху външната среда. Можете дори да създадете взаимно приемлив набор от критерии и механизъм за оценяване, които да ви помогнат при оценката.
Разбира се, не всички ще се съгласят с всичко. Някои членове на екипа ще трябва да направят компромиси. Ето защо е важно да напомните на хората, че се опитвате да стигнете до „правилното“ решение, а не до най-„популярното“.
5. Приложете решението и прегледайте резултатите
След като постигнете консенсус в групата, можете да финализирате плана. И след това, разбира се, да го приложите.
Но процесът не свършва дотук. След като решението ви е в действие, трябва да го наблюдавате и да видите дали дава желаните резултати.
Ако решението ви не е било напълно успешно, съобдете това ясно на екипа си и вижте дали можете да направите промени, за да го подобрите. Освен това, преценете дали е имало отклонение от плана ви.
Ако решението не работи, прегледайте отново списъка с опции и приложете следващото най-добро решение. Тази стъпка е от решаващо значение за подобряване на бъдещите процеси на вземане на решения.
6. Давайте обратна връзка
Всяка неуспех или победа е възможност да се научите нещо. След като оцените ефективността на вашето решение, не забравяйте да споделите обратната връзка с членовете на екипа. Включете подробности за това колко добре вашето решение е разрешило проблема, колко положително въздействие е имало и колко време или усилия е спестило.
Освен това, оценете самия процес на вземане на решения в групата. Какво е проработило добре и какво може да бъде подобрено?
Насърчавайте членовете на екипа да дават честна обратна връзка, за да останат ангажирани с процеса, както и вие.
Използвайте знанията, придобити чрез обратна връзка, за да усъвършенствате процесите на вземане на решения в екипа си за справяне с бъдещи предизвикателства.
Предимства и предизвикателства при вземането на решения в екип
Ако все още се колебаете относно сътрудничеството за решаване на проблеми, това е разбираемо. За да ви помогнем да осмислите мислите си, ето разбивка на предимствата и недостатъците:
Предимства
- Повишена креативност: Съвместното вземане на решения насърчава иновациите, като позволява на всеки член на екипа да надгражда идеите на другите, излагайки ги на стилове на мислене и ментални модели, различни от техните собствени. Ето защо висококреативните екипи често се състоят от смесица от еклектични личности.
- Подобрено решаване на проблеми: Когато екипите обединят своите колективни умения за решаване на проблеми, те могат да анализират изчерпателно въпроса и е по-вероятно да намерят ефективни решения. Освен това, ако решенията са сложни, позволяването на членовете на екипа да споделят своите гледни точки и идеи може да увеличи критичната оценка, необходима за вземането на висококачествени решения.
- Повишено доверие и ангажираност: Членовете на екипа, участващи в процеса на вземане на решения, изпитват по-силно чувство за свързаност, принадлежност и лоялност към организацията. Това също показва, че организацията вярва, че нейните служители имат най-добрите интереси на бизнеса предвид. Това води до по-високо ниво на ангажираност, отговорност и отчетност сред екипа.
Предизвикателства
- Загуба на време: Груповото вземане на решения може да отнеме много време. Неотдавнашно проучване на McKinsey Global Survey разкри, че само 20% от анкетираните смятат, че техните организации се отличават с ефективно вземане на решения. По-голямата част от анкетираните заявиха, че по-голямата част от времето, прекарано в вземане на решения, е неефективно. Макар че постигането на консенсус и обсъждането на различни гледни точки отнема време, това може да не е подходящо за спешни решения.
- Конфликти и разногласия: Различаващите се мнения в екипа могат да доведат до конфликти, което забавя процеса и потенциално създава междуличностни напрежения между членовете на екипа.
- Групово мислене: Желанието за хармония в екипа може да доведе до групово мислене, при което членовете се съгласяват с единодушно решение, без да оценяват критично алтернативите. Това може да доведе до неоптимални избори.
- Проблеми с координацията и комуникацията: Ефективната комуникация и координация между членовете на екипа може да бъде предизвикателство, особено в големи екипи или такива, разпръснати в различни географски райони. Тук могат да влязат в игра и културните различия. Всички тези фактори могат да доведат до недоразумения или пропуснати възможности.
Видове модели за вземане на решения в екип
Като ръководител на екип можете да имате различни стилове на вземане на решения. По същия начин има различни модели или подходи за вземане на решения като екип. Ето шестте най-популярни от тях.
- Вземане на решения с консенсус: При този подход всеки може да изрази своите идеи и мнения по даден въпрос. След това екипът работи заедно, за да избере идеята, която счита за най-подходяща. Всеки трябва да гласува за любимата си идея и да се постигне консенсус по решението, преди да се вземе окончателното решение.
- Техниката Делфи: При този метод на екип от експерти се дава набор от въпроси, на които да отговорят. Техните писмени отговори се споделят с екипа, като се предоставя писмена обратна връзка. Въз основа на обратната връзка екипът от експерти може да променя или модифицира отговорите си чрез няколко кръга на обсъждане, докато се достигне консенсус.
- Автократично вземане на решения: При тази техника обикновено лидерът на групата е този, който взема окончателното решение, независимо дали групата подкрепя неговото решение. Обикновено лидерът разполага с властта и инструментите да взема решения самостоятелно. Този тип вземане на решения може да се използва за предприемане на действия по спешни, но с ниско въздействие въпроси.
- Правило на мнозинството: Това е най-често използваната метода при вземането на решения в група, при която всеки член на екипа гласува за своя избор. Опцията, която получи най-много гласове, печели. Въпреки че тази техника изглежда справедлива, тя може да остави малцинствена група недоволна.
- Техника на номиналната група: Това е структуриран метод за мозъчна атака, използван за генериране на идеи или решения от група. Участниците самостоятелно генерират идеи, които след това се споделят и оценяват колективно. Чрез класифициране и оценяване на идеите групата работи заедно, за да идентифицира списък с най-обещаващите решения, което води до информирано вземане на решения.
- Многократно гласуване: Всеки член на екипа гласува за няколко опции от списък с възможности. След това се избират идеите с най-голям брой гласове. Този метод помага за приоритизиране на идеите, като разпределя няколко гласа на всеки участник, което позволява справедливо разпределение на предпочитанията и идентифициране на най-предпочитаните опции въз основа на колективния принос.
6 съвета за успешно вземане на решения в екип
Установихме процеса и предимствата и недостатъците на вземането на решения на базата на екипна работа. Ето някои професионални съвети, за да го направите правилно.
1. Разпределяйте задачи
Уверете се, че сте обяснили ясно и разпределили задачите на всички, участващи в процеса на вземане на решения. Поканете всички да задават въпроси или изразяват съмнения от самото начало, защото ако членовете на екипа ви не разберат добре задачата, няма да могат да я изпълнят правилно. Добре организираният екип може да сътрудничи по-добре и да напредва по-бързо.
С помощта на инструмент за управление на проекти като ClickUp Tasks можете да опростите процеса на разпределяне на задачите. Той ще ви помогне да разпределяте задачи, да създавате подзадачи и да преглеждате напредъка на всеки член на екипа.
Ако ви е трудно да управлявате и приоритизирате задачите си сами, можете да използвате шаблона за управление на задачи на ClickUp, за да визуализирате всички задачи, по които работи екипът ви, в табло в реално време.
С готовия шаблон трябва само да добавите подробности за задачите и да оставите платформата да свърши останалото.
Платформата ClickUp разполага с вградени инструменти, които ви помагат да визуализирате и организирате задачите по статус, приоритет или отдел, да проследявате и оптимизирате работните процеси и да си сътрудничите между екипите, за да завършите задачите.
Можете да видите времевата си линия по начин, който ви е удобен – в календар, табло, списък или кутия.
А ако не намерите нещо, което искате в шаблона, можете да добавите нови персонализирани полета за подробности като бюджети, прикачени файлове, обратна връзка и др.
2. Приоритизирайте задачите
Тъй като всеки член на екипа работи за постигането на обща цел, определянето на приоритети може да спомогне за създаването на гладък работен процес. Накарайте членовете на екипа си да решат кои задачи да изпълнят първо, за да постигнат максимален ефект.
ClickUp Task Priorities прави този процес изключително лесен. Използвайте функцията, за да присвоите на всяка задача ниво на приоритет. Имате четири опции: Спешно, Високо, Нормално или Ниско. Можете също да зададете филтри за крайни срокове, за да маркирате крайните срокове на задачите.
За да сте сигурни, че всички са на една и съща страница, поставете задачите с висок приоритет в панела с задачи, така че да са винаги пред очите ви. Можете да видите кои задачи в процес на изпълнение блокират други задачи с висок приоритет и да коригирате курса, ако е необходимо.
3. Обсъдете идеи
Сесиите за мозъчна атака позволяват на членовете на екипа ви да съберат разбърканите си и разпръснати мисли, да ги подредят пред останалите и да се възползват от идеите и гледните точки на останалите. Ако се направят правилно, тези сесии могат да породят критично мислене и да стимулират творчеството.
Ако се нуждаете от динамично работно пространство, в което да споделяте, визуализирате и развивате идеи колективно, използвайте функцията „Whiteboard“ на ClickUp. Насърчавайте членовете на екипа си да споделят идеите си на този дигитален платно и да си сътрудничат визуално с останалата част от екипа в реално време.
А най-хубавото е, че можете да пристъпите към действие веднага след приключването на тези сесии за мозъчна атака. Просто свържете вашата ClickUp Whiteboard с вашите ClickUp Tasks и предоставете на всички пълния контекст на вашия проект с свързани файлове, документи и др.
4. Срещайте се редовно с екипа си
Прозрачната комуникация е от решаващо значение за успеха на всяка групова дейност. Планирайте редовни срещи с екипа си, физически или виртуално, от първата до последната стъпка в процеса на вземане на решения. Това ще ви помогне да изработите стратегия, да планирате по-добре и да държите всички в течение на всички развития.
Воденето на срещи обаче може да бъде трудно. Особено с членове на екипа, с които не сте работили преди. Като лидер, вашата отговорност е да разчупите леда. След като това стане, можете лесно да насочите дискусията по продуктивен, уважителен и ангажиращ начин.
Разгледайте тези прости, но ефективни идеи за следващата ви продуктивна среща на екипа.
5. Създайте структуриран работен процес
Разпределянето на задачи и задължения на всеки е от съществено значение. Но след това трябва да създадете структуриран работен процес, който подробно описва тези задачи, задължения и взаимозависимости.
Това е особено важно, за да визуализирате напредъка, да идентифицирате и елиминирате пречките и да поддържате всички членове на екипа на една и съща страница. Можете също така да задавате и постигате целите по-бързо с систематичен, поетапен работен процес.
За да изясните планирането и организирането на задачите, разгледайте функцията ClickUp Mind Maps. Можете да я използвате, за да създавате задачи, да изграждате връзки между тях и да организирате проектите си с възли, които се преместват с плъзгане и пускане. ClickUp Mind Maps предлага два режима:
- В режим „Задачи“ можете бързо да пренаредите работното си пространство, като рисувате и организирате клоновете по логичен начин. Можете също да създавате, редактирате и изтривате задачи директно от мисловната си карта.
- В режим „Празен“ създавайте свободни мисловни карти без връзки към каквато и да е структура на задачи. Можете лесно да ги превърнете в задачи във всеки списък в работното си пространство.
ClickUp предоставя и AI инструменти и шаблони за вземане на решения, за да ускорите процеса на вземане на решения, без да компрометирате качеството им.
6. Прегледайте напредъка
Накрая, когато решението бъде изпълнено, отделете време за обсъждане и разтоварване. Прегледайте напредъка на проекта, анализирайте процесите и обсъдете недостатъците, нерешените проблеми и решенията, които са се оказали успешни.
Но не забравяйте да празнувате нещата, които са се получили добре. Оценявайте усилията и успехите на екипа си и изградете култура на работното място, която награждава постиженията.
Проследявайте ключовите решения с помощта на технологиите и интелигентната работа
Вземането на решения в екип е като сглобяване на пъзел. Всеки добавя своето уникално парче и цялото става много по-голямо от сбора на частите. Решенията за сътрудничество в екип могат да направят чудеса, защото отключват свежи идеи, творческо решаване на проблеми и силно чувство за солидарност и работа в екип.
Но понякога различията в мненията могат да създадат леки пречки по пътя. Всеобхватното решение за управление на проекти на ClickUp ви помага да преодолеете тези пречки, за да можете вие и вашият екип да обедините сили и да постигнете целите си много по-ефективно.
Опитайте ClickUp още днес, за да насърчите съвместното вземане на решения и да подобрите груповата динамика във вашата организация.
Често задавани въпроси
1. Защо екипите трябва да участват в процеса на вземане на решения?
Екипите предлагат разнообразни гледни точки и идеи, което води до по-добри решения като цяло. Вземането на решения от екипа също показва, че имате доверие в своите служители, което води до по-голяма ангажираност и лоялност.
2. Какви са различните модели за вземане на решения в екип?
Вземането на решения с консенсус, техниката Делфи и автократичното вземане на решения са някои от най-често срещаните модели за вземане на решения в екип.
3. Как софтуерни инструменти като ClickUp могат да подобрят процеса на вземане на решения в екипа?
ClickUp ви помага да оптимизирате комуникацията, да организирате и приоритизирате задачите и да улесните сътрудничеството в екипа чрез функции като бели дъски и мисловни карти. Помага за подобряване на ефективността и сътрудничеството при вземането на решения.