Случавало ли ви се е да съжалявате за взето решение? Това може да е наемане на човек, покупка на нещо, преминаване към друга работа или дори просто лоша прическа! В реалния свят няма гаранция, че вашите решения винаги ще бъдат правилни.
С подходящата информация и инструменти обаче можете да вземате по-добри решения с по-голяма вероятност за успех. Има десетки шаблони и рамки за вземане на решения, които позволяват това.
В тази публикация в блога разглеждаме един такъв инструмент: стълбицата на изводите.
Какво е стълбицата на заключенията?
Стълбата на изводите е поетапен процес, който естествено следвате, докато вземате решения. Седемте стъпки на този процес на вземане на решения са наблюдение, подбор на данни, интерпретация, предположения, заключения, убеждения и действие.
Стълбата на изводите е метафоричен модел на познание и действие, създаден от американския бизнес теоретик Крис Аргирис през 70-те години на миналия век. Той го създава, за да помогне на хората да разберат процеса на вземане на решения и да избегнат погрешни заключения. По-късно той е популяризиран от Питър Сенге в книгата му „Пятата дисциплина“.
Скоро ще влезем в подробности, но първо нека разясним термина, за да го разграничим от друг подобен термин.
Стълба на изводите срещу несъзнателни предубеждения
Както стълбицата на изводите, така и несъзнателните предубеждения са когнитивни модели в областта на вземането на решения. И двете са имплицитни, което означава, че не се използват съзнателно от лицето, което взема решения. Въпреки това, те са напълно различни идеи, които изпълняват различни функции.
Стълбата на изводите е инструмент, който очертава типичния процес на вземане на решения. Несъзнателните предубеждения, от друга страна, са асоциации и връзки, които правим, без да сме наясно с тях, и които също влияят на решенията.
| Стълба на изводите | Несъзнателни предубеждения |
|---|---|
| Многоетапен процес | Комбинация от фактори |
| Влияние на поведенческите характеристики | Влияние на социални, културни и поведенчески характеристики |
| Подпомага ефективното вземане на решения | Пречи на ефективните решения |
| Помага да следвате | Помага да се избегне |
Просто казано, за да вземаме по-добри решения, трябва да елиминираме несъзнателните предубеждения на всеки етап от стълбицата.
Какви са стъпалата в стълбата на изводите?
Най-често използваната стълбица на изводите започва от набор от наблюдаеми данни и съдържа следните стъпала.
1. Наблюдение
На най-долното стъпало е наблюдението. На този етап вие виждате нещата и абсорбирате наличните данни, без да им придавате значение или да им присвоявате стойност.
Например, ако трябва да вземете решение за разпределението на бюджета за всички маркетингови дейности, ще съберете и прегледате данни, като:
- Бюджети и разходи от предишни години
- Възвръщаемост на разходите от предишни години
- Маркетингови планове и дейности за предстоящата година
- Общ наличен маркетингов бюджет
- Възнаграждение на служителите
2. Избор на данни
Не всички данни са еднакво важни или релевантни за решението, което в момента вземате. Затова, преди да интерпретираме данните, ние имаме склонност да избираме тези, които са уместни. Това е второто стъпало на стълбата на изводите.
При вземането на решение за разпределение на бюджета можете да изберете всички данни от горния списък, с изключение може би на възнагражденията на служителите, тъй като те могат да попадат в бюджета за персонал/човешки ресурси.
Този процес на елиминиране позволява яснота при вземането на решения.
3. Интерпретация
Сега, когато разполагате с необходимите данни, е време да ги проучите и интерпретирате. Независимо от намеренията си, всеки интерпретира данните въз основа на субективния си опит. Стълбата на изводите предполага, че това е нормалният ход на нещата и че вземащият решенията не може да повлияе по никакъв начин.
Например, самият факт, че сте разглеждали данни от миналото, за да вземете решения за бъдещи бюджети, предполага субективност. От друга страна, ако смятате, че лицето, отговорно за платените реклами, е по-компетентно от мениджъра на социалните медии, вероятно интерпретирате субективно резултатите по канали.
4. Предположения
Независимо колко усилия полагаме, всички решения се основават на определени предположения. За да бъдете възможно най-обективни, можете да използвате данни в тяхна подкрепа, превръщайки ги в т.нар. „разумни предположения“.
След това използвайте контекста от предишната стъпка заедно с предположенията в тази стъпка, за да направите заключения.
В същия пример, ако винаги сте приемали, че социалните медии са безплатни, може да не обмислите да отделите бюджет за тях, дори и да е вярно обратното.
5. Заключения
Следващата стъпка в стълбицата на изводите е заключението, където решаваме какви действия изисква ситуацията въз основа на данните, контекста и предположенията.
Например, ако избраните данни показват, че не сте генерирали никакви потенциални клиенти чрез социалните медии; ако ги интерпретирате от контекста на вашето мнение за мениджъра на социалните медии; и ако приемете, че каналът е безплатен, ще стигнете до заключението, че и тази година не трябва да му отпускате никакъв бюджет.
6. Вярвания
С течение на времето заключенията се превръщат в наши убеждения. А убежденията влияят на действията.
Може да смятате, че едно заключение е винаги вярно, защото сте взели това решение веднъж и то е проработило. Попадате в един кръговрат, в който прилагате заключението към различни бъдещи сценарии, което в крайна сметка потвърждава вашите убеждения.
В примера бихте повярвали, че социалните медии не работят за вас. Когато някой настоява да ги опита, вие ще се съгласите без ентусиазъм, подготвяйки го за провал, което отново потвърждава вашето убеждение.
7. Действие
Последната стъпка е действието, което предприемаме в края на нашето пътуване. В крайна сметка, може да разпределите x% за платени реклами, y% за социални медии, z% за търсене и т.н.
Практически приложения на стълбата на изводите
Първоначално стълбата на изводите не е била предназначена да служи като рамка за вземане на решения, а по-скоро като наблюдение на начина, по който обикновено вземаме решения. Тя обаче може да се използва за насочване на мисловните процеси и когнитивните действия. Ето как.
Проверете когнитивните предубеждения
Стъпките в стълбицата на изводите се фокусират върху индивидуалния контекст и съществуващите предположения, които влияят на решенията. Използвайки стълбицата на изводите, можете да проведете анализ на процеса, за да идентифицирате пристрастия и да преосмислите решенията си.
Например, може да погледнете производителността на подизпълнителите и да предположите, че ниската им производителност се дължи на това, че работят дистанционно. Следвайки стълбицата на изводите, можете да се върнете към етапа на наблюдение, за да потвърдите тази теория, вместо да се основавате на убеждението си, че дистанционните работници са по-малко продуктивни.
Избягвайте да правите прибързани заключения
Стълбата на изводите помага да се фокусирате върху фактите и реалността. Тя ви помага в процеса на разсъждение. Помага ви да подкрепите вашите заключения или да оспорите тези на другите въз основа на точна информация.
Например, може да погледнете броя на грешките в последната версия и да стигнете до заключението, че тя е напълно безполезна. Използвайки стълбата на изводите обаче, вие правите заключения въз основа на данни и използвате контекстуална интелигентност, за да стигнете ефективно до основната причина.
Предотвратявайте остри емоционални реакции
Хората са емоционални същества. Всички ние се натъжаваме, ядосваме, разочароваме и разстройваме от неща, които се случват на работното място. Важно е обаче да се уверите, че тези емоции не оказват непропорционално влияние върху решенията ви.
Стълбата на изводите помага да регулирате емоционалните реакции и да предотвратите прибързани решения.
Изградете рефлективно мислене
Разбирането и използването на стълбицата на влиянието ви позволява да създадете рефлективно мислене с осъзнаване на собствения си мисловен процес. Колкото повече използвате стълбицата на изводите, толкова по-вероятно е да разширите събирането на данни и да укрепите вземането на решения.
Укрепва въздействащите решения
Повечето хора преминават от наблюдение към действие за миг, вземайки решения интуитивно. Това може да е ефективно в някои ситуации, но в други е крайно неефективно. Използвайки стълбицата на изводите, можете да проследите стъпките си бавно и да вземете по-добри решения.
Да предположим, че интуицията ви подсказва, че трябва да мигрирате от един доставчик на облачни услуги към друг, например от Google Cloud Platform (GCP) към Amazon Web Services (AWS), но шефовете ви не са убедени. Можете да използвате стълбата на изводите, за да разширите решението си и да демонстрирате процеса, за да повлияете на ръководството си.
Фактори, влияещи върху стълбицата на изводите
Макар стълбата на изводите да е мощен инструмент за вземане на решения, тя не е безупречна. Следните фактори могат да намалят ефективността на инструмента.
- Несъзнателни предубеждения: Предубежденията, свързани с раса, сексуална ориентация, пол и др., могат да повлияят на данните, които избираме, или на предположенията, които правим.
- Ограничена информация: Можем да правим ограничени наблюдения и да избираме още по-малко данни, което прави нашите решения едностранчиви.
- Побързайте: Бързането в процеса на вземане на решения може да доведе до пропускане на важни стъпки от стълбицата.
- Неспособност за преоценка: Стълбата на изводите трябва да създаде нагласа за размисъл. В противен случай предположенията и вярванията ще останат непроверени, което ще доведе до потвърждаващо предубеждение.
Ето защо, преди да използвате стълбицата на влиянието като техника за вземане на решения, обмислете горното и създайте контролни точки за тях. Ето някои съвети за ефективното използване на стълбицата на влиянието.
Как да използвате стълбата на изводите при вземането на решения
Независимо дали вашите решения са големи или малки, стълбата на влиянието е един от най-полезните ментални модели, които могат да ви насочват. За да се изкачите по стълбата бързо и ефективно, можете да се възползвате и от предимствата на софтуера за управление на проекти. Ето как.
1. Съберете изчерпателни данни
Макар че наборът от наблюдаеми данни не е стъпка сама по себе си, проектният мениджър е отговорен за създаването и разширяването на тяхната видимост. Всички най-добри AI инструменти за вземане на решения или инструменти за оценка ще ви помогнат в това.
Софтуерът за управление на проекти ClickUp ви позволява да поддържате списък със задачи, да възлагате задачи на потребители, да измервате свършената работа, да проследявате времето за всяка задача, да сътрудничите в реално време, да документирате процеси и др.
С ClickUp можете да събирате наблюдаеми данни за проекти, процеси, хора, цели и много други!
2. Изберете данни
След като разполагате с всички възможни данни, е време да изберете подходящия поднабор за решението, което трябва да вземете. Отчетите и изгледите на ClickUp предлагат точно решението, от което се нуждаете. Ето няколко примера.
Табло на проекта: Таблото на ClickUp предлага данни в реално време за напредъка на проекта. Можете да го използвате, за да вземете различни видове решения.
Например, ако проектът ви се забави поради разширяване на обхвата и се налага да разпределите допълнителни ресурси, таблото ще ви помогне да прецените степента на необходимата подкрепа.
Изглед на натовареността: Този изглед в ClickUp показва данни за всеки член на екипа, неговата натовареност, наличност и производителност. Това е идеалният набор от данни при вземането на решения относно разпределението на ресурсите.
Изглед за проследяване на времето: Този изглед в ClickUp представя времето, проследявано от членовете на екипа за различни задачи. Тези данни са изключително полезни при вземането на решения относно прогнозираните усилия/време.
3. Добавете подходящия контекст
Стълбата на изводите предполага, че ние интерпретираме данните въз основа на нашите субективни предишни преживявания. В професионална среда това може да бъде вредно за успеха. Ето защо, като проектен мениджър, трябва да инвестирате в придобиването на контекст, който носи по-голяма обективност.
Таблото на ClickUp ви позволява да добавяте множество джаджи в един изглед, като ви предоставя подкрепяща информация за всички точки от данните. Например, докато виждате състоянието на проекта като кръгова диаграма, можете да видите и диаграмите за изразходване/изчерпване, за да се уверите, че сте на прав път.
Ако имате затруднения при определянето на приоритетите на задачите пред вас, опитайте шаблона на ClickUp Eisenhower Matrix, който ще ви помогне да вземете решения.
4. Направете (разумни) предположения
Предположенията са неизбежни при вземането на всяко решение. Например, докато планирате следващия спринт, бихте направили предположението, че всеки член на екипа ще бъде на разположение според плана. Като се има предвид, че няма заявления за отпуск, това е разумно предположение, т.е. вероятно е да е вярно.
Ако данните за отчитане на времето на ClickUp показват, че в миналото е отнемало средно 10 часа да се поправи бъг P2, би било разумно да се предположи, че и в бъдеще ще отнема същото време.
5. Измислете възможности и направете изводи
ClickUp Whiteboard помага на отдалечените екипи да генерират идеи, да обмислят възможности и да проучват сценарии. Когато използват техники за визуализация, за да обсъждат данни като екип, те са в състояние да елиминират пристрастията на всяка стъпка от стълбицата.
С AI на ClickUp можете да обобщите данните за секунди. Това ви помага да спестите време при представянето и улеснява обработката на информацията в бъдеще.
6. Предприемете действия
Всички решения в крайна сметка водят до някакви действия. Един всеобхватен инструмент за управление на проекти ще ви даде възможност бързо да преминете от данните към решението и действието. ClickUp прави това по много начини.
Подкрепа при вземането на решения: Шаблонът за документ „Рамка за вземане на решения“ на ClickUp ви води през целия процес. В съчетание с техниката „стълба на заключенията“, този шаблон може да ви помогне да укрепите своята аргументация.
Планиране с плъзгане и пускане: Календарният изглед на ClickUp ви показва графика на даден проект. Ако решите да преразпределите задачи, които биха забавили графика, можете да плъзгате и пускате задачи от един ден в друг, за да оптимизирате производителността.
Коментари към действия: Коментарите в ClickUp не са само за разговори. Докато обмисляте възможностите, присвойте коментарите като действия, като включите тези идеи в работния процес.
Автоматизирайте работата: Някои решения могат да бъдат автоматизирани. С ClickUp Automations можете да настроите проста автоматизация от типа „ако-тогава-това“, която автоматично уведомява всички заинтересовани страни за различни сценарии.
Персонализирайте: Проектирайте работните си процеси и ги настройте в ClickUp с персонализирани полета.
Вземайте по-добри решения с ClickUp
Всеки ден всички ние вземаме десетки решения. Колкото повече отговорности имате, толкова повече решения вземате и толкова по-голямо е влиянието на тези решения. Затова всяко решение става важно.
За да бъдат ефективни и продуктивни, проектните мениджъри и лидерите трябва да разполагат с надеждни процеси за вземане на решения. Стълбата на изводите е един от тези процеси. Тя очертава етапите, през които преминава човекът, вземащ решения, от възприемането на света до предприемането на действие.
Инструментът за управление на проекти на ClickUp е проектиран не само за управление на задачи/дейности, но и за вземане на ясни решения. От събирането на данни и представянето на отчети до превръщането на решенията в действия, ClickUp подкрепя проектните мениджъри на всеки етап от процеса.
Не се задоволявайте само с „управление“. Отличавайте се в проектите си. Опитайте ClickUp безплатно още днес.