Съжалявали ли сте някога за някое решение? Това може да е наемането на някого, покупката на нещо, преминаването към друга работа или дори просто лоша прическа! В реалния свят няма гаранция, че вашите решения винаги ще бъдат правилни.
Въпреки това, с подходящата информация и инструменти можете да вземате по-добри решения с по-голяма вероятност за успех. Има десетки шаблони и рамки за вземане на решения, които позволяват това.
В тази публикация в блога разглеждаме един такъв инструмент: „Стълбицата на заключенията“.
Какво е „Стълбицата на заключенията“?
„Стълбицата на заключенията“ е поетапен процес, който естествено следвате, докато вземате решения. Седемте стъпки на този процес на вземане на решения са наблюдение, подбор на данни, интерпретация, предположения, заключение, убеждения и действие.
„Стълбицата на заключенията“ е метафоричен модел на познание и действие, разработен от американския бизнес теоретик Крис Аргирис през 70-те години на миналия век. Той го създаде, за да помогне на хората да разберат процеса на вземане на решения и да избегнат прибързани и погрешни заключения. По-късно моделът беше популяризиран от Питър Сенге в книгата му „Пятата дисциплина“.
Скоро ще навлезем в подробности, но първо нека разграничим този термин от друг подобен термин.
„Стълбицата на заключенията“ срещу несъзнателните предубеждения
Както „стълбицата на заключенията“, така и „несъзнателните предубеждения“ са когнитивни модели в областта на вземането на решения. И двете са имплицитни, което означава, че не се използват съзнателно от вземащия решения. Въпреки това, те са напълно различни идеи, изпълняващи различни функции.
„Стълбицата на заключенията“ е инструмент, който очертава типичния процес на вземане на решения. Несъзнателните предубеждения, от друга страна, са асоциации и връзки, които правим, без да сме наясно с тях, и които също оказват влияние върху решенията.
| Стълбица на заключенията | Несъзнателни предубеждения |
|---|---|
| Процес, състоящ се от няколко стъпки | Комбинация от фактори |
| Под влияние на поведенческите характеристики | Под влияние на социални, културни и поведенчески характеристики |
| Подпомага ефективното вземане на решения | Пречи на ефективното вземане на решения |
| Помага да се следва | Помага да се избегне |
Просто казано, за да вземаме по-добри решения, трябва да елиминираме несъзнателните предубеждения на всеки етап от стълбицата.
Какви са стъпките в „стълбата на заключенията“?
Най-често използваната „стълба на заключенията“ започва от набор от наблюдаеми данни и съдържа следните стъпала.
1. Наблюдение
На най-долното стъпало е наблюдението. На този етап вие виждате нещата и усвоявате наличните данни, без да им придавате значение или да им приписвате стойност.
Например, ако трябва да вземете решение относно разпределението на бюджета за всички маркетингови дейности, ще съберете и прегледате данни, като например:
- Бюджети и разходи от предишни години
- Възвръщаемост на разходите от предишни години
- Маркетингови планове и дейности за предстоящата година
- Общ наличен маркетингов бюджет
- Възнаграждение на служителите
2. Избор на данни
Не всички данни са еднакво важни или релевантни за решението, което в момента вземате. Затова, преди да интерпретираме данните, ние имаме склонност да подбираме онези, които са уместни. Това е второто стъпало на стълбицата на изводите.
При вземането на решение за разпределение на бюджета може да изберете всички данни от горния списък, с изключение може би на възнагражденията на служителите, тъй като те може да попадат в бюджетите за персонал/ЧР.
Този процес на елиминиране позволява яснота при вземането на решения.
3. Интерпретация
Сега, когато разполагате с необходимите данни, е време да ги проучите и интерпретирате. Независимо от намеренията, всеки интерпретира данните въз основа на своя субективен опит. „Стълбицата на заключенията“ предполага, че това е нормалният ход на нещата и че вземащият решенията не може да повлияе по никакъв начин върху него.
Например, самият факт, че разглеждате данни от миналото, за да вземете решения относно бъдещи бюджети, предполага субективност. От друга страна, ако смятате, че лицето, отговарящо за платените реклами, е по-компетентно от мениджъра за социални медии, вероятно интерпретирате резултатите по канали субективно.
4. Предположения
Независимо колко усилия полагаме, всички решения се основават на определени предположения. За да бъдете възможно най-обективни, можете да използвате данни в тяхна подкрепа, превръщайки ги в т.нар. „разумни предположения“.
След това използвате контекста от предходната стъпка заедно с предположенията в тази стъпка, за да направите изводи.
В същия пример, ако винаги сте приемали, че социалните медии са безплатни, може да не обмислите да им отделите никакъв бюджет, дори ако е точно обратното.
5. Заключения
Следващата стъпка в „стълбицата на заключенията“ е заключението, където ние решаваме какво действие изисква ситуацията въз основа на данните, контекста и предположенията.
Например, ако избраните данни сочат, че не сте генерирали никакви потенциални клиенти чрез социалните медии; ако ги интерпретирате в контекста на вашето мнение за мениджъра по социални медии; и ако приемете, че каналът е безплатен, ще стигнете до заключението да не му отделяте никакъв бюджет и тази година.
6. Вярвания
С течение на времето заключенията се превръщат в наши убеждения. А убежденията влияят върху действията.
Може би смятате, че едно заключение е винаги вярно, защото сте взели това решение веднъж и то е проработило. Попадате също така в един кръговрат, в който прилагате заключението към различни бъдещи сценарии, което в крайна сметка потвърждава вашите убеждения.
В примера бихте повярвали, че социалните медии не работят за вас. Когато някой настоява да ги опита, вие ще се съгласите без ентусиазъм, подготвяйки го за провал, което отново потвърждава вашето убеждение.
7. Действие
Последната стъпка е действието, което предприемаме в края на нашето пътуване. В крайна сметка може да разпределите x% за платени реклами, y% за социални медии, z% за търсене и т.н.
Практически приложения на „Стълбата на заключенията“
Първоначално „стълбицата на заключенията“ не е била предназначена да служи като рамка за вземане на решения, а по-скоро като наблюдение на това как обикновено вземаме решения. Тя обаче може да се използва за насочване на мисловните процеси и когнитивните действия. Ето как.
Проверете когнитивните предубеждения
Стъпките на „стълбата на заключенията“ се фокусират върху индивидуалния контекст и съществуващите предположения, които влияят върху решенията. Използвайки „стълбата на заключенията“, можете да проведете анализ на процеса, за да идентифицирате пристрастия и да преосмислите решенията си.
Например, може да разгледате производителността на подизпълнителите и да предположите, че ниската им производителност се дължи на това, че работят дистанционно. Следвайки „стълбицата на заключенията“, можете да се върнете към етапа на наблюдението, за да потвърдите тази теория, вместо да разчитате на убеждението си, че дистанционните работници са по-малко продуктивни.
Избягвайте да правите прибързани заключения
„Стълбицата на заключенията“ помага да се фокусирате върху фактите и реалността. Тя ви помага в процеса на разсъждение. Помага ви да подкрепите вашите заключения или да оспорите тези на другите въз основа на точна информация.
Например, може да погледнете броя на бъговете в последната версия и да стигнете до заключението, че тя е напълно безполезна. Въпреки това, използвайки „стълбицата на заключенията“, вие правите изводи въз основа на данни и използвате контекстуална интелигентност, за да стигнете ефективно до основната причина.
Предотвратете остри емоционални реакции
Хората са емоционални същества. Всички ние се натъжаваме, ядосваме, разочароваме и разстройваме от неща, които се случват на работа. Важно е обаче да се гарантира, че тези емоции не оказват непропорционално влияние върху решенията.
„Стълбицата на заключенията“ помага да регулирате емоционалните реакции и да предотвратите прибързани решения.
Изградете рефлективно мислене
Разбирането и използването на „стълбицата на изводите“ ви позволява да създадете рефлективен начин на мислене, като осъзнавате собствения си мисловен процес. Колкото повече използвате „стълбицата на изводите“, толкова по-вероятно е да разширите събирането на данни и да укрепите процеса на вземане на решения.
Укрепва решенията с голямо въздействие
Повечето хора преминават от наблюдение към действие за миг, вземайки решения интуитивно. Това може да е ефективно в някои ситуации, но ужасно неефективно в други. Използвайки „стълбицата на заключенията“, можете да проследите стъпките си бавно и да вземете по-добри решения.
Да предположим, че интуицията ви подсказва, че трябва да смените доставчика на облачни услуги, например от Google Cloud Platform (GCP) към Amazon Web Services (AWS), но шефовете ви не са убедени. Можете да използвате „стълбицата на заключенията“, за да обосновете решението си и да демонстрирате процеса, с цел да повлияете на ръководството.
Фактори, влияещи върху „стълбицата на заключенията“
Макар „стълбицата на влиянието“ да е мощен инструмент за вземане на решения, тя не е безупречна. Следните фактори могат да намалят ефективността на инструмента.
- Несъзнателни предубеждения: Предубежденията, свързани с раса, сексуална ориентация, пол и др., могат да повлияят на данните, които избираме, или на предположенията, които правим
- Ограничена информация: Можем да правим ограничени наблюдения и да избираме още по-малко точки данни, което прави нашите решения тесногръдни
- Бързайте: Прибързаното вземане на решения може да доведе до пропускане на важни стъпки от стълбицата
- Липса на преоценка: „Стълбицата на заключенията“ трябва да създаде нагласа за рефлексия. В противен случай предположенията и убежденията ще останат непроверени, което ще доведе до потвърждаващо пристрастие
Ето защо, преди да използвате „стълбицата на влиянието“ като техника за вземане на решения, обмислете горепосоченото и създайте контролни точки за тях. Ето няколко съвета за това как да използвате ефективно „стълбицата на влиянието“.
Как да използвате „стълбицата на заключенията“ при вземането на решения
Независимо дали вашите решения са големи или малки, „стълбицата на изводите“ е един от най-полезните ментални модели, които могат да ви насочат. За да изкачите стълбицата бързо и ефективно, можете да се възползвате и от предимствата на софтуер за управление на проекти. Ето как.
1. Съберете изчерпателни данни
Макар че наборът от наблюдаеми данни не е стъпка сам по себе си, отговорността за създаването и разширяването на тяхната видимост е на проектния мениджър. Всяко от най-добрите AI инструменти за вземане на решения или инструменти за оценка ще ви помогне в това.
Софтуерът за управление на проекти на ClickUp ви позволява да поддържате списък със задачи, да възлагате задачи на потребители, да измервате извършената работа, да следите времето за всяка задача, да сътрудничите в реално време, да документирате процеси и др.
С ClickUp можете да събирате набор от наблюдаеми данни за проекти, процеси, хора, цели и много други!
2. Изберете данни
След като разполагате с всички възможни данни, е време да изберете подходящия поднабор за решението, което трябва да вземете. Отчетите и изгледите на ClickUp предлагат точно решението, от което се нуждаете. Ето няколко примера.
Табло на проекта: Таблото на ClickUp предлага данни в реално време за напредъка на проекта. Можете да го използвате, за да вземете различни видове решения.
Например, ако проектът ви е забавен поради разширяване на обхвата и трябва да разпределите допълнителни ресурси, таблото ще ви помогне да прецените степента на необходимата ви подкрепа.
Изглед „Работна натовареност“: Този изглед в ClickUp показва данни за всеки член на екипа, неговата работна натовареност, наличност и производителност. Това е идеалният набор от данни при вземането на решения относно разпределението на ресурсите.
Изглед за проследяване на времето: Този изглед в ClickUp представя времето, проследено от членовете на екипа за различни задачи. Тези данни са изключително полезни при вземането на решения относно прогнозирания обем работа/време.
3. Добавете подходящия контекст
„Стълбицата на заключенията“ предполага, че ние интерпретираме данните въз основа на нашите субективни предишни преживявания. В професионална среда това може да бъде в ущърб на успеха. Ето защо, като проектен мениджър, трябва да се стремите да придобиете контекст, който осигурява по-голяма обективност.
Таблото на ClickUp ви позволява да добавите няколко джаджи в един изглед, като ви предоставя допълнителна информация за всички точки от данните. Например, докато виждате статуса на проекта като кръгова диаграма, можете да видите и диаграмите за напредъка/завършването, за да се уверите, че сте на прав път.
Ако ви е трудно да определите приоритетите на задачите пред вас, опитайте шаблона на ClickUp за матрицата на Айзенхауер, за да ви помогне при вземането на решения.
4. Правете (разумни) предположения
Предположенията са неизбежни при вземането на всяко решение. Например, докато планирате следващия спринт, бихте направили предположението, че всеки член на екипа ще бъде на разположение според плана. Предвид факта, че няма заявления за отпуск, това е разумно предположение, т.е. вероятно е да е вярно.
Ако данните за отчитане на времето в ClickUp показват, че в миналото са били необходими средно 10 часа за отстраняване на бъг от категория P2, би било разумно да се предположи, че същото време ще е необходимо и в бъдеще.
5. Измислете възможности и направете изводи
ClickUp Whiteboard помага на отдалечените екипи да генерират идеи, да обмислят възможности и да проучват сценарии. Когато използват техники за визуализация, за да обсъждат данни като екип, те са в състояние да елиминират пристрастията на всеки етап от стълбицата.
С изкуствения интелект на ClickUp можете да обобщавате данни за секунди. Това ви помага да спестите време при представянето и улеснява обработката на информацията в бъдеще.
6. Предприемете действия
В крайна сметка всички решения водят до някакви действия. Един всеобхватен инструмент за управление на проекти ще ви даде възможност бързо да преминете от данни към решение и към действие. ClickUp прави това по много начини.
Подкрепа при вземането на решения: Шаблонът за документ за рамка за вземане на решения на ClickUp ви води през целия процес. В съчетание с „стълбицата на заключенията“, този шаблон може да ви помогне да подсилите вашата обосновка.
Планиране чрез плъзгане и пускане: Изгледът на календара в ClickUp ви показва графика на проекта. Ако решите да преразпределите задачи, което би забавило графика, можете да плъзгате и пускате задачи от един ден в друг, за да оптимизирате производителността.
Коментари към задачи за действие: Коментарните нишки в ClickUp не са само за разговори. Докато обмисляте възможности, превърнете коментарите в задачи за действие, като включите тези идеи в работния процес.
Автоматизирайте работата: Някои решения също могат да бъдат автоматизирани. С ClickUp Automations можете да настроите проста автоматизация от типа „ако това, то онова“, която автоматично уведомява всички заинтересовани страни при различни сценарии.
Персонализирайте: Проектирайте работните си процеси и ги настройте в ClickUp с помощта на персонализирани полета.
Вземайте по-добри решения с ClickUp
Всеки човек взема десетки решения всеки ден. Колкото повече отговорности имате, толкова повече решения вземате и толкова по-голямо е влиянието на тези решения. Затова всяко решение става важно.
За да бъдат ефективни и продуктивни, проектните мениджъри и лидерите трябва да разполагат със солидни процеси за вземане на решения. „Стълбицата на заключенията“ е един от тези процеси. Тя очертава етапите, през които преминава човекът, вземащ решенията – от възприемането на света до предприемането на действие.
Инструментът за управление на проекти на ClickUp е създаден не само за управление на задачи/дейности, но и за вземане на ясни решения. От събирането на данни и представянето на отчети до превръщането на решенията в действия, ClickUp подкрепя проектните мениджъри на всеки етап от процеса.
Не се ограничавайте само с „управление“. Отличавайте се в проектите си. Опитайте ClickUp безплатно още днес.