Знаете ли, че средностатистическият служител прекарва около пет минути и половина в написването на имейли? Може би не ви се струва много. Но като се има предвид, че повечето от нас изпращат около 112 имейла седмично, тези пет минути и половина се превръщат в 11 часа седмично!
Това е повече от един изгубен работен ден на служител; това е само времето, прекарано в писане на имейли.
Вашите служители може да са ангажирани и с други повтарящи се задачи, като изготвяне на доклади, отговаряне на меморандуми, записване на бележки от срещи, създаване на презентации, редактиране на маркетингови текстове и много други!
Не би ли било по-добре, ако имаше интелигентен начин да автоматизирате създаването и управлението на всички тези документи?
Google Docs ви предлага най-новата си иновация – Duet AI. Ето подробно описание на това как можете да използвате Duet AI в Google Docs, за да работите по-бързо и по-ефективно.
Разбиране на изкуствения интелект в Google Docs
Когато става дума за изкуствен интелект в Google Docs, първото, което ни идва на ум, са инструментите за писане. Google Workspace обаче използва изкуствен интелект още преди генеративният изкуствен интелект да стане масов.
AI направи Google Docs по-интуитивен и подобри потребителското преживяване. Например, той автоматично подготвя йерархични структури на документи, за да опрости навигацията. По същия начин AI помага за автоматично коригиране на грешно изписани думи или подчертаване на граматически грешки с препоръчани корекции.
Излезте от средата на Docs и ще откриете, че Gmail поддържа Smart Compose, за да предсказва и автодопълва изреченията в зависимост от контекста, докато пишете имейлите си. Google Chat предлага нещо подобно чрез Smart Replies, като предлага подходящи отговори на входящите съобщения. Дори Google Maps използва AI за по-интелигентна навигация по маршрута.
AI е в основата на Google Workspace, а Duet AI ще го изведе на следващото ниво.
Какво е Duet AI в Google Docs?
Представена в Google I/O 2023 като функция „Help me write“, Duet AI е най-новият генеративен AI инструмент, разработен от Google Workspace Labs. Задвижван от комбинация от генеративен език и изображения, този AI асистент може да генерира текст или изображения въз основа на спецификата на вашите команди.
Duet AI е подходящ за задачата, независимо дали искате да създадете инфографики или диаграми, или да генерирате резюмета или презентации. Той може също да споделя обратна връзка и ценни предложения за подобряване на творческия ви процес.
Неговата гъвкавост е толкова голяма и обширна, че Google го нарича мощен сътрудник, който служи едновременно като треньор, партньор в мисленето, източник на вдъхновение и ускорител на производителността. И за да запази този имидж, той се предлага с следните пет модула:
- Help me write: Ще ви помогне при създаването на съдържание от нулата
- Помогнете ми да се организирам: За да създадете персонализирани таблици и графици за организация в Sheets
- Помогнете ми да визуализирам: Генерира оригинални и завладяващи визуализации за презентации в Slides
- Help me connect: Може да ви помогне да настроите висококачествени видеоразговори през Meet
- Помогнете ми да създам приложение: За разработване на приложения без кодиране с помощта на AppSheet
Тъй като функцията „Help Me Write“ е по-съвместима с Google Docs, ще се фокусираме предимно върху нея. Затова, когато говорим за Duet AI, имаме предвид основно функцията „Help Me Write“ на Duet AI.
Предимства на Duet AI
Огромният успех на генеративни AI инструменти като ChatGPT и Dall-E е доказателство за това колко добре такива AI иновации подобряват бизнес процесите. Ето един преглед на това, което можете да очаквате от AI-базираните функции на Duet:
- Като мощен AI инструмент за писане, Duet AI може да генерира висококачествено и значимо съдържание, което отговаря на очакванията на вашата аудитория, като същевременно запазва гласа, тона и стила на вашата марка
- Генерираният текст е оригинален, контекстуален и уникален. Вашата компания притежава пълни права върху тези творчески произведения, което ги превръща в конкурентно предимство.
- Автоматизирането на процеса на писане освобождава ресурси, които могат да бъдат насочени към по-сложни или творчески дейности. Такова стратегическо използване на ресурсите повишава производителността на работната сила и подобрява морала на служителите
- Освен да генерира съдържание, Duet AI може също да преглежда съществуващ текст, да го актуализира или да добави повече стойност към него, или да конвертира съдържание от един формат в друг. Такова пренасочване на съдържанието помага на бизнеса да се придържа към целите си за маркетинг, изграждане на взаимоотношения и ангажиране на клиентите, без да изчерпва ресурсите си.
- Съгласуваността на стойността на генерирания текст подобрява успеха на клиентите, оптимизацията на ресурсите намалява разходите и подобрява бизнес резултатите и рентабилността
- Безпроблемната интеграция с Google Workspace ще позволи на потребителите да преминават от Docs към Meets, Slides, Sheets и всеки друг продукт или услуга, без да губят данни или да се разсейват
Първи стъпки с Duet AI в Google Docs
Въпреки че Duet AI е част от Google Docs, фирмите се нуждаят от акаунт в Google Workspace, за да могат да се възползват от пълния набор от предлагани услуги. По-рано известен като G Suite, Google Workspace е облачен пакет за продуктивност и сътрудничество, който съдържа инструменти като Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides и др.
| Забележка: Потребителите с лични акаунти в Google също могат да експериментират с AI възможностите, функциите и продуктите на компанията, като се регистрират в Google Workspace Labs. |
Google Workspace се предлага в следните абонаментни планове (посочената цена е за годишен абонамент):
- Business Starter: 6 долара на потребител на месец
- Business Standard: 12 долара на потребител на месец
- Business Plus: 18 долара на потребител на месец
- Предприятия: Индивидуални цени
Изберете план, за да започнете да използвате Google Workspace. При плащането не забравяйте да включите добавката Duet AI на цена 30 долара на потребител, за да получите достъп до AI асистента.
| Забележка: Ако не искате да се ангажирате с платената версия Enterprise, можете да се регистрирате за 14-дневен безплатен пробен период. |
След като закупите продукта, регистрирайте се, за да тествате новите генеративни AI изживявания в Google Workspace.
Поздравления, вече сте готови да използвате Duet AI!
Как да използвате AI в Google Docs, за да пишете или преписвате текст
Сега, когато вече имате своя надежден помощник за писане, ето вашето ръководство за това как да използвате AI в Google Docs:
- Отворете нов файл в Google Docs
- В горния ляв ъгъл на празния лист ще видите икона на магическа пръчка с надпис „help me write“ (помогни ми да пиша).
- Кликнете върху тази икона, за да отворите диалогов прозорец, в който трябва да въведете вашата команда
- Въведете командата и кликнете върху бутона „Създай“
- За няколко секунди Duet AI ще генерира текст въз основа на вашата заявка
- Ако сте доволни от резултата, изберете „Вмъкване“ и това съдържание ще бъде импортирано във вашия файл в Google Docs
- Ако не сте доволни от отговора, изберете „Опитай отново“ под опцията „Усъвършенстване“, за да генерирате друг чернови вариант или версия
- Ако искате да коригирате или промените генерирания текст, изберете други опции в „Refine“ (Усъвършенстване). Коригирайте тона, обобщете, избройте, разширете или съкратете генерираното съдържание. Можете дори да актуализирате подсказката или да добавите контекст чрез персонализирано усъвършенстване.
Горните стъпки са за създаване на съдържание от нулата. Ако искате да пренапишете или редактирате съществуващо съдържание, ето как можете да го направите:
- Отворете съществуващия файл в Google Docs или копирайте и поставете съдържанието си в нов файл
- Изберете изреченията или абзаците, които искате да редактирате
- Кликнете с десния бутон на мишката и задръжте върху опцията „Уточнете избрания текст“. Изберете корекцията, която искате да направите, например „разработете“, „обобщете“ и т.н.
Следвайте горните стъпки, за да използвате функцията „Help me write“ в Gmail за автоматично попълване на черновия си имейл.
Примери за употреба на инструмента за писане Duet AI
„Help Me Write“ на Duet AI съчетава скорост, гъвкавост и точност. Тази комбинация го прави изключително мащабируемо решение за създаване, редактиране, усъвършенстване и обновяване на писмено съдържание в различни отдели и организации.
Ако се нуждаете от помощ за стартиране на вашите AI-базирани инструменти за писане, ето няколко примера за употреба, които да ви вдъхновят:
Маркетинг и продажби
Маркетингът и продажбите са най-известните приложения на генеративната AI. По същия начин можете да използвате Duet AI за:
- Създаване на съдържание и копирайтинг: Създавайте маркетингови текстове, публикации в блогове, надписи в социалните медии, реклами и други маркетингови материали в голям мащаб
- Оптимизиране и преобразуване на съдържание: Оптимизирайте съществуващия текст за търсачките, за да подобрите класирането. Актуализирайте блогове с висока ефективност и преобразувайте съдържанието от една форма в друга (например, казус в инфографика).
Поддръжка на клиенти
Duet AI в Google Docs може да ви помогне при следните дейности, свързани с обслужването на клиенти:
- Създаване на база от знания: Подгответе библиотека с полезни ресурси и често задавани въпроси, за да отговорите на въпросите на клиентите и да им предоставите възможност за самообслужване.
- Чернови на отговори по имейл: Подгответе чернови на отговори по имейл на запитвания от клиенти и билети за поддръжка
Правни и финансови услуги
С Duet AI силно регулираните индустрии или операции могат да поддържат съответствие по следните начини:
- Бизнес отчети и договори: Създавайте подробни отчети, договори или споразумения – като цяло или частично – като подчертавате ключова информация, свързана с съответствие, сигурност и др.
- Точно фактуриране: Използвайте AI на Google Docs, за да извличате данни от Sheets и да автоматизирате фактурирането за по-голяма бързина, ефективност и точност
Разработване на продукти
Разработчиците на продукти могат да използват комбинацията от Duet AI и Google Docs за следните цели:
- Брейнсторминг и генериране на идеи: Тъй като Google Docs е платформа за съвместно редактиране на документи, съберете екипите, за да обменят идеи или предложения, и използвайте колективните идеи като подсказки, които да стимулират Duet AI.
- Документация: Въведете спецификациите на продукта и друга информация в Duet AI, за да генерирате ръководства за потребители, съобщения за актуализации на функции, продуктови ръководства и други подобни документи.
Изследвания и развитие
Независимо дали провеждате проучване на пазара или работите върху разработването на нов продукт, Duet AI може да ви бъде от полза, както е илюстрирано по-долу:
- Техническо писане: Подгответе изчерпателни технически документи за нови продукти, процеси, вериги на стойността, тенденции и модели и др.
- Обобщени резюмета: Обобщете резултатите от проучванията в минимални извлечения и ключови заключения за външни или вътрешни дискусии
Съвети и трикове за подобряване на операциите с Duet AI на Google
След като видяхте горните примери за използване на AI инструмента за писане на Google Docs, вероятно сте нетърпеливи да тествате различните му функции, от водене на бележки до създаване на резюмета. Преди да се впуснете в това приключение, имаме няколко съвета и трика, които могат да ви помогнат да извлечете максимална полза:
- Вместо да въвеждате само ключови думи или изрази, съставете подсказките си така, че да се четат на естествен език – така, както бихте го направили, ако общувате с човек.
- Предложете на Duet AI контекст за това, което искате да постигнете с задачата. Тази информация ще му позволи да ви помогне по-добре с по-ценно съдържание.
- Включете гласа, тона и стила на вашата марка, докато споделяте подсказки с Duet AI. Включете също така нивото на експертиза на автора и целевата аудитория за по-голямо ангажиране.
- Ако искате да създадете подробности, специфични за даден продукт или услуга, като например ръководство за употреба, наръчник за потребителя и т.н., споделете цялата необходима информация, за да получите по-подходящ отговор
- Разделете вашите заявки на по-малки, отделни части за сложни и многопластови запитвания. По този начин Duet AI може да се фокусира върху едно нещо наведнъж и да предостави по-изчерпателни решения.
- Избягвайте да използвате двусмислен или неясен език. Подсказките с ясни и точни инструкции ще получат по-добър отговор
Ограничения на Duet AI
Duet AI показва огромен потенциал за отключване на ново ниво на бизнес производителност. Въпреки това, този път няма да бъде лесен поради следните препятствия:
- Google е определил цената на Duet AI на 30 долара на месец, което го поставя на равна нога с прякия му конкурент Microsoft Copilot. Такъв агресивен ценови модел го прави недостъпен за малките и средни предприятия, въпреки че компанията е посочила бъдещи корекции на цените.
- Дори за предприятия и компании с големи финансови възможности Duet AI може да не е толкова изгодна сделка, тъй като понастоящем изпълнява само основни функции за генериране на съдържание с ограничени възможности за редактиране
- Като сравнително нова технология, целият набор от инструменти на Duet AI все още е в процес на разработка, с около година обучение в реални условия. Очаквайте да прави грешки и да остава ненадежден, докато технологията не се стабилизира
- Duet AI понастоящем не е в състояние да се справи с редки, необичайни или извънредни ситуации (крайни случаи), което може да доведе до погрешно тълкуване на контекста, генериране на неподходящи резултати и прекомерна увереност в модела.
- Duet AI е уязвим към халюцинации на модела, причинени от липса на основа и фактичност, както всяка друга AI технология. Такива грешки могат бързо да се окажат скъпи в бизнес приложенията
Въпреки обещаващия си вид, тази посредствена производителност е причината потребителите да търсят алтернативи на Google Docs AI. В края на краищата, никой не иска да плаща за безвъобразително, шаблонно съдържание с ограничени възможности за редактиране.
Алтернативи на „Help Me Write“ Duet AI в Google Docs
„Help Me Write“ на Duet AI има някои добри функции, но може да бъде подобрена. За щастие, ClickUp Brain е тук, за да попълни празнината.
Ето кратък преглед на това, което ClickUp Brain може да предложи:
- Генератор на съдържание: Създавайте разнообразни съдържателни ресурси, от публикации в блогове до привлекателни теми на имейли и много други! Контролирайте променливите на съдържанието, като глас на марката, четимост, стил и др., за да максимизирате ангажираността.
- Редактиране и форматиране на съдържание: ClickUp Brain е вашият копирайтър, който вдъхва нов живот на вашите съдържателни активи и полира съществуващия текст, докато получите най-добрата версия на вашия чернови вариант. Форматирайте съдържанието, за да го направите по-лесно четимо, сканируемо и в съответствие с бранда
- Summarizer: Генерирайте резюмета за бележки от срещи, актуализации на задачи, коментари, доклади за научноизследователска и развойна дейност и много други. Тези резюмета отнемат само няколко секунди и могат да бъдат включени в ClickUp Docs с едно кликване.
- Действия: Преобразувайте текущи бележки, резюмета и друга документация в йерархични действия. Представени като интерактивни списъци със задачи и контролни списъци, този списък с задачи и подзадачи помага да се измери и визуализира напредъкът
- Съвместна работа: Независимо дали работите в екип или индивидуално в партньорство със самата ClickUp AI, писането с ClickUp AI прави мозъчната атака и съвместната работа по-лесни и по-креативни
Ето къде ClickUp Brain превъзхожда Duet AI на Google:
- Той разполага с по-обширни възможности за генериране на съдържание, за да подобри вашите писателски умения
- Цената му е конкурентна, което го прави достъпен както за стартиращи компании, така и за малки и средни предприятия и големи корпорации
- Получавате достъп до предварително създадени и конфигурирани AI инструменти за конкретни индустрии и отдели
- Той се предлага в интуитивно мобилно приложение, което улеснява работата в движение
Най-важното е, че ClickUp Brain се интегрира с платформата ClickUp и нейните основни модули, като ClickUp Docs, за да превърне всяко съдържание в изпълними задачи, без да се налага да сменяте платформи! Пригответе се, застанете на старт и започнете да пишете с ClickUp Brain.