На кого не му харесва подредената организационна структура? Ясните роли и отговорности, подредените екипи и добре дефинираните йерархии се считат за основата на успешните организации, нали? Но работата в екип и сътрудничеството често са по-сложни от това.
Понякога може да се сблъскате със ситуации, в които традиционните управленски йерархии и солидни структури за отчитане просто не работят. Например, може да имате мениджър, който ръководи мултифункционален екип. Или може да имате един служител, който се отчита пред няколко функционални мениджъри.
Тези ситуации може да изглеждат объркващи, но са чудесни за насърчаване на продуктивното сътрудничество между екипите и отделите.
Тъй като компаниите предефинират начина, по който се справят с отговорностите си, далновидните лидери са мотивирани да проучват иновативни методи.
Една такава корпоративна стратегия е докладването по пунктирана линия — метод, при който едни и същи човешки ресурси се споделят между различни екипи.
Въпреки това, прилагането на този подход може да бъде трудно.
Служителите често се сблъскват с противоречиви приоритети, опитвайки се да задоволят двама шефове с различни очаквания и стил на работа.
Затова сме съставили полезно ръководство, което да ви помогне да се възползвате от предимствата на докладването по веригата, без да се поддавате на предизвикателствата му. Да се заемаме!
Какво е отчитане по веригата?
Отчитането по пунктирана линия се отнася до управленска структура, при която служителят има две отчетни връзки – една с основния си шеф и друга с второстепенния си шеф.
Първичният шеф на служителя е неговият пряк ръководител или мениджър. Вторичният шеф е друг мениджър, обикновено от друг отдел. Така че с управлението с пунктирана линия структурата на компанията прилича повече на мрежа, отколкото на диаграма.
Например, да предположим, че един маркетинг директор се нуждае от стратег по съдържанието, а друг маркетинг директор се нуждае от графичен дизайнер на непълно работно време с ограничен бюджет. В такъв случай те могат да наемат стратег по съдържанието, който официално ще се отчита пред първия директор, но ще работи и под ръководството на втория за графичния дизайн.
Главният мениджър обикновено се занимава с ежедневния надзор, оценката на представянето и общото ръководство на служителите, докато вторичният мениджър контролира само определена група цели.
По този начин организацията остава в рамките на бюджета, като същевременно се гарантира, че никой отдел не страда от липса на персонал.
Какво е отчитане по пряка линия и как се различава от отчитането по пунктирана линия
При отчитане по пряка линия служителят има пряка и официална отчетна връзка само с един супервайзор или мениджър.
Отчитането по пряка линия е по-традиционно от отчитането по пунктирана линия, с ясна йерархична структура.
Организационните диаграми използват плътни линии, за да покажат връзките с преките ръководители, и пунктирани линии, за да обозначат второстепенните мениджъри, откъдето идва и името им.
Кога да използвате отчитането по веригата
Решението да използвате докладване по пунктирана линия зависи от конкретните нужди и динамика на вашата компания. Въпреки това, има някои сценарии, в които то може да бъде много подходящо:
- Сътрудничество между отделите: Отчитането по пунктирана линия насърчава гладката комуникация и екипното сътрудничество между различни функционални отдели. Тъй като служителите работят с други екипи, като същевременно поддържат ясна структура на отчитане в рамките на своя отдел, отчитането по пунктирана линия улеснява сътрудничеството между отделите.
- Матрични организации: В матрична организационна структура докладването по пунктирана линия повишава гъвкавостта и сътрудничеството. Поддържането на двойна връзка позволява на служителите да допринасят за множество проекти, без да се отчитат единствено пред проектния мениджър.
- Споделени ресурси и ограничени бюджети: Когато два отдела споделят ограничен бюджет, дотираната линия позволява на служителя да допринася и за двата, без да се налага да има две отделни роли. Това е умен ход, за да се заобиколят бюджетните ограничения, като същевременно се гарантира, че ресурсите се споделят ефективно между екипите.
- Дистанционни и мултинационални организации: Служителите могат да поддържат солидни отношения с местните мениджъри, като същевременно установят докладване по пунктирана линия към глобални или междурегионални екипи. Това позволява операции в различни географски местоположения, подобрява координацията и поддържа последователна комуникация между членовете на екипа по целия свят.
- Възможности за наставничество: Ролята с пунктирана линия позволява на служителите да получават насоки не само от своя непосредствен екип, но и от наставници в други области, което им помага да развият по-широк набор от умения.
Предизвикателствата на докладването по веригата
Докладването по веригата повишава гъвкавостта и сътрудничеството, но също така поставя няколко предизвикателства:
1. Объркващи роли и недоразумения
Ролите могат да станат объркващи в йерархична структура с пунктирана линия. С двойни връзки за отчитане и различни очаквания от мениджърите с пунктирана линия, служителите може да не знаят на кои аспекти или задачи да се фокусират и кога.
Нещата се влошават, когато липсва комуникация между самите мениджъри. Такова положение може да замъгли границите на авторитета и да обърка още повече служителите. Те може да се затруднят да следват инструкциите и на двамата мениджъри, което да повлияе на това колко добре разбират и изпълняват задачите си.
За да разрешите тези проблеми, е важно да комуникирате ясно и да се уверите, че всеки знае точно за какво отговаря в двете йерархични структури.
Шаблонът за RACI диаграма на ClickUp може да бъде спасител в такива случаи. Той специално намалява объркването, като ви помага да изясните кой е отговорен за дадена задача, кой трябва да бъде държан отговорен за нея, с кого трябва да се консултирате и кой трябва да бъде информиран за нея.
Той разполага с персонализирани функции за създаване на ясна диаграма на работния процес, което значително подобрява прозрачността на проекта. Разполага и с инструменти за сътрудничество като коментари, прикачени файлове и споменавания, за да гарантира, че всички са в крак с работата.
Можете да изберете да видите цялата необходима информация по начин, който предпочитате, с три вида изгледи: RACI матрица, проектен екип и матрица.
2. Балансиране на приоритетите
При докладването по пунктирана линия служителите се справят едновременно със задачите, възложени им от прекия им ръководител, и с допълнителните задължения, възложени им от мениджъра по пунктирана линия. Освен това при отношенията по пунктирана линия често има по-малко централизирана координация между мениджърите, които в крайна сметка могат да се конкурират за времето и ресурсите на служителя. В резултат на това управлението на приоритетите от страна на служителите става от решаващо значение.
Например, маркетинг специалист, чиято основна отговорност е създаването и разпространението на съдържание, може да се окаже в ролята на координатор на проект с пунктирана линия към проектния екип, работещ по обновяването на уебсайта на дадена марка. Той ще трябва да разпредели времето си, за да се справи ефективно с различните изисквания, съгласувайки маркетинговите цели с целите на проекта.
Работата с тези два набора от приоритети изисква добри умения за управление на времето, комуникация и работа в екип. Важно е да изпълнявате и двата набора от задачи добре, без да затруднявате общата продуктивност.
Как можете да помогнете на вашите служители с пунктирана линия да приоритизират задачите си?
С ClickUp! Задаването на нива на приоритет никога не е било по-лесно, отколкото с ClickUp Task Priorities. Маркирайте задачите си с четири цветни флагчета: червено флагче „спешно“ за задачи, които трябва да бъдат изпълнени незабавно, жълто флагче „високо“ за задачи, които трябва да бъдат изпълнени скоро, синьо флагче „нормално“ за задачи с нисък приоритет и сиво флагче „ниско“ за задачи, които вашите служители могат да изпълнят, след като всичко останало е свършено.
Можете също да добавите филтри и зависимости към всяка задача и да помогнете на служителите си да планират работния си ден съответно.
3. Управление на времето
Балансирането на времето в докладването по веригата е трудно, тъй като служителите изпълняват задачи от своите основни и второстепенни ръководители. Но в същото време това е от съществено значение, за да се избегнат конфликти, пропуснати срокове и претоварване.
Ако маркетинг специалистът има пунктирана линия към проектния екип, той трябва да разпредели времето си разумно между редовната маркетингова работа и задачите по проекта. Това означава да реши какво е най-важно, да обсъди крайните срокове и да координира действията си с двамата си ръководители, за да поддържа добър баланс.
Когато служителите управляват добре времето си, те могат да се справят и с двете задачи, без да жертват качеството и навременността на работата си.
Един от начините да го направите е чрез функцията „Time Estimates“ (Оценки за времето) на ClickUp. Задайте ясни срокове, разпределете задачите между членовете на екипа и дори разбийте оценките за времето с тази функция. Това улеснява и сравняването на действителното време с прогнозите и общото необходимо време за по-добро планиране на проекта.
Освен това можете да видите дневния капацитет на екипа си в изгледа „Работна натовареност“, да планирате прогнози в изгледа „Календар“ и да следите напредъка по задачите в изгледа „Кутия“. Бъдете в течение с наличността на екипа си, проследявайте целите си и бързо експортирайте данни за прогнозираното време за вашите отчети.
4. Решаване на конфликти
При докладването по веригата конфликти могат да възникнат, когато шефовете имат различни очаквания. Това може да затрудни работата на служителите, да доведе до проблеми с лоялността и борба за власт.
За да се справят с тези конфликти, всички трябва да говорят открито. Понякога висшестоящите могат да помогнат като посредници и да установят ясни правила за това кой какво решава. Също така е от решаващо значение да се насърчават мениджърите да работят заедно и да разрешават проблемите по-ефективно.
Ефективното разрешаване на конфликти гарантира, че всички работят в спокойна, психологически безопасна среда, която повишава производителността.
Отлично средство за това е шаблона за план за коригиращи действия на ClickUp. Шаблонът подробно описва областите за подобрение, проблемите, основните причини, възможните решения и показателите за успех при ситуации на несъгласия и конфликти.
Чрез записването на тази информация можете да се уверите, че служителите разбират какви коригиращи действия са необходими и да проследявате напредъка във времето.
5. Загуба на производителност и отговорност
Вече знаете, че балансирането на две роли може бързо да доведе до объркване и да повлияе на изпълнението на задачите. Без ясен набор от правила служителите може да имат затруднения при определянето на приоритетите, което се отразява на ефективността.
Разделената структура на отчитане може дори да размие отговорността и да накара служителите да се чувстват по-малко отговорни за резултатите в своята второстепенна роля.
За да разрешите този проблем, е от решаващо значение да определите ясни очаквания, да насърчите комуникацията и да дефинирате ролите по възможно най-прозрачен начин. Нека ClickUp и неговият арсенал от инструменти ви помогнат да постигнете това.
ClickUp има всичко необходимо, за да ви подготви за успех в структура на отчитане с пунктирана линия.
ClickUp Dashboards използва диаграми и графики, за да ви даде пълна видимост на състоянието на вашия проект, усилията на екипа и предстоящите задачи.
Задайте целите на екипа си с помощта на ClickUp Goals; управлявайте, разпределяйте и приоритизирайте задачите с ClickUp Tasks; и подобрете отчетността чрез ClickUp Time Tracking. С ClickUp вашите служители с пунктирана линия никога няма да трябва да правят компромиси с отчетността или производителността.
Съвети за успешно докладване по веригата
Използването на докладване по веригата може да бъде сложно, но ако го направите правилно, вашата компания може да постигне напредък дори и с ограничен бюджет. Ето някои съвети за успешното функциониране на верижните взаимоотношения:
- Установете кристално ясна комуникация между мениджърите и служителите: Насърчавайте мениджърите да провеждат редовни индивидуални срещи със служителите и да споделят навременни актуализации, за да поддържат синхронизирани очакванията и отговорностите.
- Съгласувайте времето, приоритетите и очакванията: Задайте ясни приоритети и ангажименти по отношение на времето, за да избегнете претоварване на служителите си. Когато приоритетите се променят, продължавайте да изяснявате и преговаряте очакванията. Тази постоянна адаптация може значително да подобри ежедневните операции.
- Насърчавайте служителите да поставят граници и ограничения в началото: Служителите трябва да могат да обсъждат притесненията си относно спешни заявки, които нарушават приоритетите им, без да се стига до конфликти. Те могат да създадат система с подкрепата на главния си мениджър, за да установят здрави граници – като например да изпълняват критични задачи в рамките на два дни, вместо веднага.
- Имайте система за подкрепа, на която служителите могат да разчитат: Системата за подкрепа помага на лидерите да се справят с предизвикателствата. Важно е да имате ментор, който да помага на служителите при предизвикателствата, свързани с дотирани линии, като ги насочва в комуникацията, очакванията и ограниченията.
- Създайте механизъм за обратна връзка: Докладването по пунктирана линия работи добре, когато служителите събират 360° обратна връзка от всички участници, за да разберат по-добре представянето си. Обратната връзка от вторичните мениджъри добавя различни гледни точки към оценката на служителя, което стимулира растежа. Този подход подобрява взаимоотношенията и координацията между различните йерархични нива, повишавайки качеството на работната среда.
Опростете отчитането по веригата с ClickUp
На пръв поглед докладването по веригата може да изглежда като източник на объркване и хаос.
Но с подходящо планиране и инструменти, това може значително да подобри екипната работа и ефективността на проектите във вашата компания. Помага ви да се вместите в бюджета, без да правите компромиси с качеството на работата и резултатите.
Универсален инструмент като ClickUp улеснява управлението на задачи, приоритети и цели. Можете лесно да управлявате отчетността, да проследявате напредъка и да разрешавате проблеми, които пречат на гладкото функциониране на структурата с двойно отчитане. ClickUp също така улеснява работата на вашите служители и ги поддържа ангажирани и мотивирани да дават най-доброто от себе си.
Не се плашете от предизвикателствата на отчитането по верижна линия! Започнете да използвате ClickUp безплатно още днес и се ориентирайте уверено в отчитането по верижна линия.
Често задавани въпроси
Имате нужда от повече отговори относно докладването по веригата? Тези често задавани въпроси би трябвало да ви помогнат.
1. Какво означава пунктирана линия в организационната структура?
В организационната структура пунктираната линия означава непряка или вторична отчетна връзка.
Това означава, че служителят не се отчита директно пред мениджъра, свързан с пунктирана линия, но все пак получава някои указания или насоки от този мениджър. Служителят се отчита предимно пред основния мениджър, с когото е свързан с непрекъсната линия.
Така че, пунктираната линия показва допълнително ниво на насоки и указания, но мениджърът с непрекъсната линия запазва основния надзор.
2. Как докладването по веригата влияе върху комуникацията?
Ако се приложи правилно, докладването по веригата може да окаже положително влияние върху комуникацията в рамките на компанията.
- Насърчава сътрудничеството: Поощрява екипите от различни отдели да работят заедно.
- Насърчава потока на информация: Служителите споделят информация по-свободно между отчетните линии.
- Осигурява гъвкава комуникация: Позволява по-гъвкав обмен на идеи и актуална информация.
- Укрепва взаимоотношенията: Служителите изграждат взаимоотношения с колеги извън своите непосредствени екипи.
- Улеснява междуфункционалното разбиране: Екипите придобиват по-добро разбиране за ролите и отговорностите на колегите си в други области.
Ако обаче не се приложи правилно, докладването по веригата може да доведе до повече предизвикателства, отколкото решения.
3. Какви са потенциалните предизвикателства на докладването по веригата?
Отчитането по пунктирана линия е сложна структура. Ако не сте внимателни и добре планирани, това може да доведе до следните предизвикателства:
- Объркване с приоритетите: Служителите могат да се чувстват объркани относно своите приоритети и отговорности с двама мениджъри.
- Неясни роли: Двойната структура на отчитане може да доведе до несигурност относно това чии инструкции да се следват.
- Пропуски в комуникацията: Без ясна комуникация може да възникнат пропуски или недоразумения, които да попречат на успешните резултати.
- Претоварване поради лошо управление на времето: Служителите могат да се сблъскат с предизвикателства при изпълнението на задачи, възложени от двама мениджъри, което може да доведе до потенциално претоварване и лошо управление на времето.
- Конфликти, дължащи се на напрежение: Напрежението между мениджърите и служителите може да доведе до конфликти.