Kỹ thuật Flowtime: Một phương pháp nâng cao năng suất làm việc phù hợp với nhu cầu của bạn.

Người Hy Lạp cổ đại có hai từ để chỉ thời gian: Chronos và Kairos.

Chronos, gốc của từ “chronology”, đại diện cho thời gian tuyến tính, tuần tự và có thể đo lường. Ngược lại, Kairos có nghĩa là khoảnh khắc thuận lợi, chất lượng – thời điểm thích hợp để hành động.

Trong khi Chronos dễ hiểu hơn, Kairos mang lại ý nghĩa sâu sắc hơn. Đó có thể là khoảnh khắc "à ha", thời điểm thích hợp để làm việc cần làm, hoặc thậm chí là khoảnh khắc đáng học hỏi. Nó không chỉ liên quan đến tính kịp thời (như hạn chót) mà còn về sự phù hợp (như đỉnh cao của một câu đùa).

Thảo luận về năng suất hiện đại quá tập trung vào Chronos. Chúng ta luôn nói về hiệu quả (làm việc nhanh hơn), ngay cả khi công việc đó mang tính sáng tạo hoặc người thực hiện việc cần làm không phải là máy móc. Các kỹ thuật và mẹo năng suất của chúng ta tạo ra hệ thống không phù hợp với những người có cách suy nghĩ khác biệt. Trong quá trình đó, chúng ta bỏ qua bản chất phức tạp vốn có của công việc.

Sự phổ biến ngày càng tăng của kỹ thuật Flowtime mang đến một lựa chọn nhẹ nhàng hơn.

Kỹ thuật Flowtime là gì?

Kỹ thuật luồng là một phương pháp quản lý thời gian khuyến khích bạn đạt được trạng thái 'luồng' — sự tập trung hoàn toàn vào một công việc trong thời gian năng lượng của bạn còn đủ, và tự nhiên dừng lại khi sự tập trung bắt đầu suy giảm.

Luồng là trạng thái chủ quan mà mọi người mô tả khi họ hoàn toàn đắm chìm vào một việc gì đó đến mức quên đi thời gian, mệt mỏi và mọi thứ khác ngoài chính hoạt động đó.

Khái niệm Flowtime được lấy cảm hứng từ các nghiên cứu của nhà tâm lý học Mihaly Csikszentmihalyi, nhằm tìm câu trả lời cho câu hỏi: “Tại sao con người lại tham gia vào những hoạt động tốn thời gian, khó khăn và thường nguy hiểm mà không nhận được bất kỳ phần thưởng ngoại vi nào có thể nhận thấy?”

Nhóm của ông đã đặt câu hỏi này cho nhiều vận động viên leo núi, tay đua xe đua, kỳ thủ cờ vua, vận động viên và nghệ sĩ, tất cả đều mô tả một trải nghiệm mà các nhà nghiên cứu gọi là 'luồng'.

Luồng trong cuộc sống hàng ngày

Dù là công việc gì, trạng thái luồng được đặc trưng bởi một số hành vi, cảm giác và trải nghiệm. Đầu tiên, luồng hợp nhất hành động và nhận thức — bạn tập trung hoàn toàn vào công việc trước mắt đến mức mất ý thức về môi trường xung quanh. Ví dụ, đọc sách tại sân bay và bỏ lỡ thông báo chuyến bay.

Phần mở rộng, nó còn giảm bớt sự tự phản tỉnh; bạn lo lắng ít hơn và bỏ qua những điều không quan trọng. Việc ai đó nhìn chằm chằm vào bạn vì chiếm hai người dùng được cấp phép hoặc làm đổ cà phê lên áo bạn sẽ không còn làm phiền bạn nữa.

Khi đã gạt bỏ điều đó ra khỏi tâm trí, bạn sẽ cảm thấy kiểm soát tốt hơn, ngay cả khi cảm thấy thời gian trôi qua quá nhanh. Tâm trí bạn hoàn toàn tập trung vào cuốn sách, và bạn có kỹ năng cần thiết để tận hưởng nó một cách trọn vẹn, nên không có lo lắng về việc mất kiểm soát.

Nó cũng hữu ích khi bạn sở hữu kỹ năng hoàn thành công việc, đặt mục tiêu rõ ràng và có cơ chế phản hồi định kỳ, ngay cả khi không nhận thức được.

Tập trung tối đa trong luồng công việc

Nếu khái niệm về luồng chỉ là một ý tưởng thoáng qua trong đầu bạn, thay vì một kỹ thuật có thể áp dụng, hãy suy nghĩ lại.

Nhà văn Nhật Bản Haruki Murakami bắt đầu bằng việc dọn dẹp bàn làm việc của mình một cách ẩn dụ:

Quan điểm của tôi là tôi sẽ chỉ làm công việc viết tiểu thuyết cho đến khi nó hoàn thành.

Nhà phát triển phần mềm, nhà thiết kế trò chơi, họa sĩ, ca sĩ, nhà biên kịch — những người sáng tạo ở các hàm khác nhau dành nhiều kỳ thời gian trong luồng. Họ tự nguyện đắm chìm vào việc luyện tập lặp đi lặp lại để thành thạo nghề nghiệp của mình. Sự commit này thúc đẩy sự xuất sắc và năng suất.

Trước khi đi vào lý do tại sao thời gian luồng (flow time) quan trọng và cách bạn có thể áp dụng nó cho bản thân, hãy hiểu rõ sự khác biệt của nó so với các chiến lược quản lý thời gian phổ biến khác.

Vấn đề với việc phân chia thời gian cứng nhắc

Nhiều hệ thống năng suất hiện đại — Pomodoro, time-boxing, time-blocking, Eat That Frog, v.v. — đều có một điểm chung: Kiểm soát.

Họ khuyến khích người dùng kiểm soát thời gian của mình bằng cách giao các công việc cụ thể cho các khoảng thời gian giới hạn. Các phương pháp này đề xuất rằng bạn xác định một công việc, lên lịch cho nó vào các khung thời gian cụ thể, hoàn thành nó, sau đó nghỉ ngơi hoặc chuyển sang công việc tiếp theo.

Time-boxing, một kỹ thuật phổ biến trong phương pháp agile, buộc các quyết định phải được đưa ra trong một khoảng thời gian giới hạn. Nhưng, liệu một quyết định vội vàng có làm tình hình tồi tệ hơn không? Đúng vậy, nó sẽ làm như vậy.

Kỹ thuật chia thời gian yêu cầu người dùng phân bổ các khối thời gian cụ thể cho từng công việc trên lịch. Lên lịch cho công việc, hoàn thành nó, đó là điều kỹ thuật này đề xuất. Tuy nhiên, có nhiều nghiên cứu cho thấy việc tự đặt mình dưới áp lực thời gian như vậy thực sự có thể phản tác dụng.

Điều này cũng áp dụng cho áp lực thời gian được cảm nhận. Các nhà nghiên cứu tại Đại học Brandeis phát hiện ra rằng áp lực thời gian được cảm nhận có thể làm gián đoạn chức năng điều hành. Họ chỉ ra rằng việc tăng áp lực thời gian được cảm nhận “làm tăng tốc độ phản ứng và làm giảm độ chính xác, ức chế nhận thức (hiệu ứng Flanker), căng thẳng và cảm xúc tiêu cực”. Giảm áp lực thời gian được cảm nhận dẫn đến kết quả ngược lại.

Flowtime so với kỹ thuật Pomodoro

Một trong những kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến nhất, Pomodoro, cũng áp dụng phương pháp tương tự. Phương pháp Pomodoro khuyến nghị nghỉ ngơi 5 phút sau mỗi 25 phút làm việc.

Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy rằng, khi có một giới hạn thời gian ép buộc đối với một việc gì đó — một sự cấp bách giả tạo — thì hiệu ứng cấp bách đơn thuần sẽ phát huy tác dụng.

“Con người có xu hướng thực hiện một công việc không quan trọng hơn một công việc quan trọng khi công việc không quan trọng đó chỉ được đặc trưng bởi sự cấp bách giả tạo (ví dụ: ảo tưởng về thời hạn).”

Điều này có nghĩa là bạn có thể vội vàng hoàn thành một công việc đơn giản hoặc chọn loại công việc mà bạn tin rằng có thể hoàn thành trong thời gian cho phép, bất kể tầm quan trọng của nó.

Mục tiêu của kỹ thuật Pomodoro là giảm thiểu các gián đoạn từ bên trong và bên ngoài. Nếu bạn bị gián đoạn giữa chừng trong một phiên Pomodoro, bạn có thể ghi lại và lên lịch cho gián đoạn đó hoặc từ bỏ hoàn toàn phiên Pomodoro. Để đối phó với những phiền nhiễu không thể tránh khỏi, kỹ thuật Pomodoro lên lịch một khoảng nghỉ bắt buộc 5 phút.

Hầu hết những người sáng tạo thường chỉ có thể đạt được trạng thái tập trung cao độ trong 25 phút, sau đó buộc phải ngắt quãng để nghỉ ngơi. Việc quay lại luồng sau khi nghỉ ngơi là một thách thức không hề dễ dàng!

Dưới đây là cách Flowtime trở thành một lựa chọn tuyệt vời thay thế cho kỹ thuật Pomodoro.

Tại sao Flowtime quan trọng đối với năng suất?

Hóa ra, mọi người dành gần bốn giờ mỗi tuần chỉ để điều chỉnh lại sau khi chuyển đổi công việc — tương đương 9% thời gian công việc hàng năm của họ. Nghiên cứu của Qatalog , được thực hiện hợp tác với Đại học Cornell, cho thấy việc chuyển đổi ngữ cảnh làm giảm năng suất của các nhóm.

Kỹ thuật Flowtime ngăn chặn chính xác điều này. Nó giúp mọi người loại bỏ email, tin nhắn Slack, thông báo, mạng xã hội và các yếu tố gây xao nhãng khác để tập trung vào một việc tại một thời điểm.

Nó hòa hợp với luồng tự nhiên của suy nghĩ và nỗ lực của con người để họ có thể tạo ra những công việc tốt nhất. Nó cho phép những người sáng tạo tách biệt khỏi thế giới bên ngoài và tập trung vào vấn đề cho đến khi họ sẵn sàng dừng lại. Nó mang lại tự do để đi sâu vào vấn đề, khám phá các hướng đi mới, thử nghiệm, học hỏi, cải thiện và tạo ra các giải pháp độc đáo.

Kỹ thuật Flowtime gần như hoàn toàn tự chủ. Trong thời gian Flowtime, bạn tự quyết định bắt đầu công việc một cách từ tốn, quan tâm đến từng bước, hoàn toàn tập trung và chỉ kết thúc hoặc nghỉ ngơi khi cảm thấy tự nhiên. Không có áp lực từ bên ngoài, bạn ít có khả năng bị kiệt sức, bất kể số giờ bạn dành cho công việc.

Đặc biệt trong các startup và tổ chức có nhịp độ nhanh, nó giúp các nhóm hợp tác mà không mất đi quyền sở hữu trong suy nghĩ và công việc.

Cách thực hành Flowtime (Không cần chờ đợi “cảm hứng”)

Tôi bắt đầu viết bài viết này bằng cách dành ra ba giờ vào Monday. Tôi ngồi trước bàn làm việc, nhìn chằm chằm vào một tài liệu Google trống trong 30 phút, trước khi bỏ cuộc và lướt mạng xã hội trong tuyệt vọng.

Cùng ngày đó, sau một giấc ngủ ngắn sảng khoái, tôi đang đi bộ trên máy chạy bộ, suy nghĩ về bài viết này. Ký ức về việc học về Chronos và Kairos từ một podcast chợt ùa về. Tôi nghĩ về tất cả những lần thất bại với kỹ thuật Pomodoro. Trong tâm trí, tôi hình dung ra lịch trình của mình với những khối được sắp xếp gọn gàng nhưng chưa bao giờ biến từ ước mơ thành hiện thực.

Với suy nghĩ đó, tôi đang pha một ly sinh tố protein, nghiên cứu công việc của Mihaly Csikszentmihalyi và Jeanne Nakamura, và tìm hiểu về nguồn gốc của tâm lý học tích cực. Khi ly sinh tố protein được uống hết, tôi đã ngồi tại bàn làm việc, trong luồng.

Theo nhiều cách, đây là cách kỹ thuật Flowtime hoạt động. Tuy nhiên, nếu bạn nghĩ rằng Flowtime là về việc chờ đợi cảm hứng hoặc chỉ công việc khi có ý tưởng nảy ra, bạn đã nhầm.

Flowtime là một kỹ thuật linh hoạt tận dụng nhịp điệu tự nhiên của bạn để giúp bạn hoàn thành việc cần làm tốt nhất. Nhà tâm lý học Mihaly Csikszentmihalyi đã xác định các điều kiện cụ thể cho trạng thái flow trong sáng tạo, trong cuốn sách của ông về chủ đề này, một số trong đó cũng là những bước tuyệt vời để theo dõi nếu bạn muốn đạt được trạng thái flow.

1. Xác định rõ mục tiêu của bạn

Một kỹ thuật Flowtime thành công bắt đầu từ việc hiểu rõ mục tiêu bạn muốn đạt được — vấn đề cần giải quyết, bài viết cần hoàn thành, tính năng cần phát triển, ngọn núi cần chinh phục, và v.v. Hiểu rõ mục tiêu sẽ giúp bạn tập trung ý tưởng và sử dụng thời gian flowtime một cách hiệu quả.

2. Thiết lập vòng phản hồi

Mặc dù việc nhận phản hồi từ người dùng, độc giả, quản lý và những người khác là điều cần thiết đối với những người sáng tạo, Flowtime đòi hỏi một cách tiếp cận riêng biệt. Khi sử dụng kỹ thuật Flowtime, bạn cần có một hệ thống đánh giá công việc của chính mình, đo lường thành công và điều chỉnh phù hợp.

Một nhà phát triển có thể kiểm tra tính năng để xem nó có công việc trong tất cả các môi trường. Một nhà thiết kế có thể kiểm tra sự đồng nhất, độ tương phản hoặc phân cấp thông tin sau khi thêm từng yếu tố. Một diễn giả có thể ghi âm bài phát biểu của mình và nghe lại.

Với tư cách là một nhà văn, hệ thống phản hồi nội tại của tôi cho biết đoạn đầu tiên trong phần này chưa hoàn chỉnh nếu thiếu các ví dụ về phản hồi nội tại đơn giản. Vì vậy, tôi đã thêm một vài ví dụ.

Loại phản hồi nội tại này là yếu tố quan trọng để duy trì luồng, giống như một người cổ vũ cá nhân, nếu bạn muốn.

3. Cân bằng kỹ năng của bạn với những thách thức

Không có trạng thái luồng nếu công việc quá dễ dàng. Đối tượng/kỳ/phiên bản, bạn có thể đang rửa bát trong khi xem video hoặc nghe podcast — rửa bát chỉ cần một luồng nước chảy đều, phải không? Mặt khác, Rome không thể xây dựng trong một ngày, dù có luồng hay không.

Để sử dụng kỹ thuật Flowtime một cách chính xác, kỹ năng của bạn phải phù hợp với thách thức. Mục tiêu của bạn phải khả thi nhưng vẫn mang tính thách thức.

4. Tránh xa những phiền nhiễu

Marcel Proust đã dành những năm cuối đời để viết À la recherche du temps perdu (In Search of Lost Time), tự giam mình trong một căn phòng tối tăm, lót bằng nút chai. Mặc dù bạn không cần phải làm đến mức đó, việc tránh xa những phiền nhiễu là yếu tố then chốt để đạt được luồng.

Những yếu tố gây xao nhãng làm gián đoạn luồng. Chúng khiến việc quay lại với công việc trở nên khó khăn hơn. Chúng cũng ngăn cản bạn đắm chìm vào công việc và đạt đến trạng thái quên đi sự tự phản tỉnh và nhận thức về môi trường xung quanh.

5. Tìm kiếm niềm vui trong việc cần làm (chứ không phải phần thưởng khi hoàn thành nó)

Để đạt được luồng, bạn cần cảm nhận niềm vui từ công việc hơn là bất kỳ phần thưởng nào bạn nhận được từ nó. Điều này có nghĩa là bạn phải tận hưởng công việc vì chính bản thân nó. Mặc dù mục tiêu của bài viết này là để bạn, người đọc thân mến, tận hưởng nó, tôi cũng phải tìm thấy niềm vui trong việc viết nó để đạt được luồng.

Như nhà tâm lý học Donald Campbell từng nói: “Đừng theo đuổi khoa học nếu bạn quan tâm đến tiền bạc. Đừng theo đuổi khoa học nếu bạn không thấy thú vị, ngay cả khi bạn không trở nên nổi tiếng.”

Tôi hy vọng bạn không hiểu lầm rằng tôi đang khuyên bạn theo đuổi đam mê hoặc làm những việc cần làm khiến bạn hứng thú. “Cricket là một trò chơi do 11 kẻ ngốc chơi và được 11.000 kẻ ngốc khác theo dõi,” George Bernard Shaw được cho là đã nói. Đam mê của một người có thể là việc vô nghĩa của người khác.

Mặc dù vậy, bạn có thể sử dụng kỹ thuật Flowtime để cân đối tài khoản, nộp hóa đơn hoặc thậm chí phân loại khoai tây. Tất cả những hoạt động này đều mang lại niềm vui nội tại miễn là chúng thu hút sự quan tâm của bạn.

Lợi ích của kỹ thuật Flowtime

Một nghiên cứu theo dõi trong 10 năm tại McKinsey cho thấy những người ở trạng thái luồng có năng suất cao hơn 500%.

Điều này không khó để tin, đặc biệt khi xem xét cách Flowtime là công việc — phù hợp với nhịp điệu năng suất tự nhiên của bạn.

Các phiên Flowtime linh hoạt hỗ trợ công việc sâu. Bỏ qua không gian, thời gian và môi trường xung quanh, bạn có thể tập trung toàn bộ năng lượng vào công việc trước mắt. Đối với những người sống chung với ADHD, Flowtime có nghĩa là tận dụng những đợt tập trung mạnh mẽ để duy trì năng suất làm việc.

Flowtime loại bỏ áp lực thời gian nhân tạo. Không còn áp lực của hạn chót, bạn có tự do để thử nghiệm, thất bại và thử lại cho đến khi hài lòng với công việc của mình. Bằng cách đang theo dõi thời gian một cách thụ động, thay vì làm việc theo đồng hồ đếm ngược, Flowtime giúp chống lại tình trạng "mù thời gian", một triệu chứng phổ biến của ADHD.

Giữ vững thói quen có thể khó khăn. Đặc biệt khi sống chung với ADHD, thói quen có thể cảm thấy như một gánh nặng thêm. Bằng cách tích hợp kỹ thuật Flowtime vào cuộc sống, bạn có thể giảm bớt gánh nặng đó đáng kể. Dưới đây là một số gợi ý về cách xây dựng thói quen khi sống chung với ADHD.

Như một hệ quả, Flowtime cũng loại bỏ những khoảng nghỉ bắt buộc, cho phép bạn tự do nghỉ ngơi khi cảm thấy phù hợp. Điều này rất hữu ích cho các công việc sáng tạo, không có cấu trúc. Thay vì ép bản thân làm việc cần làm trong bốn slide trong 25 phút, bạn có thể dành tám giờ để tạo ra bài thuyết trình tám slide tốt nhất của mình.

Điều quan trọng nhất, và cá nhân tôi, Flowtime là một công cụ tuyệt vời để nâng cao nhận thức về bản thân. Nó giúp bạn hiểu rõ hơn về chính mình. Khi sử dụng Flowtime, bạn có thể nhận diện các mô hình năng suất của mình, thấy cách cảm hứng đến với bạn và học cách cải thiện việc cần làm.

Dù bạn giống như nhà tâm lý học Thụy Sĩ Jean Piaget, người ưa thích một bàn làm việc lộn xộn, hay Barack Obama, người chọn công việc đến khuya, Flowtime là một cách tuyệt vời để rèn luyện sự tự nhận thức của bản thân. Thay vì ép buộc tâm trí ADHD của bạn phải phù hợp với các hệ thống cứng nhắc, Flowtime cung cấp cho bạn không gian an toàn để hiểu rõ thói quen hàng ngày của mình và điều chỉnh năng suất làm việc cho phù hợp.

Cách áp dụng kỹ thuật Flowtime với ClickUp

Hầu hết mọi người thử Flowtime với một cuốn sổ tay và ứng dụng hẹn giờ. Nó hoạt động — cho đến khi bạn cần so sánh các phiên làm việc, nhận ra các mẫu lặp lại, hoặc phát hiện ra rằng vào mỗi thứ Năm, bạn lại mệt mỏi vào lúc 2 giờ chiều. Đó là lúc một hệ thống phát huy tác dụng. ClickUp hoạt động ít giống một đồng hồ bấm giờ và nhiều hơn như một trung tâm quan sát tập trung — nơi các phiên làm việc sâu, thời gian nghỉ ngơi, sự sụt giảm năng lượng và kết quả công việc cùng tồn tại thay vì bị phân tán trong các ghi chú riêng lẻ.

Dưới đây là cách một quy trình làm việc thân thiện với Flowtime trông như thế nào trong ClickUp:

1. Bắt đầu bằng cách quan sát, không phải đo thời gian

Thay vì lên lịch công việc theo các khối thời gian 25 phút, hãy tạo các nhiệm vụ ClickUp cho các phần công việc cụ thể mà bạn muốn tập trung vào (ví dụ: Viết phần 2, Thiết kế mẫu tương tác, Phân tích phản hồi khảo sát). Điều này loại bỏ áp lực về khi nào thực hiện và chuyển trọng tâm sang điều gì xứng đáng được tập trung toàn bộ sự chú ý.

2. Tìm ra những mô hình ẩn sau sự tập trung của bạn

ClickUp Theo dõi Thời Gian và ClickUp Bảng Điều Khiện biến những quan sát này thành thông tin hữu ích. Thay vì những con số khô khan, bạn sẽ thấy những nhịp điệu: thời gian trung bình của mỗi phiên làm việc, chuỗi tập trung liên tục, chu kỳ nghỉ ngơi tự nhiên. Đó là dữ liệu với sự thấu hiểu – nhiều suy ngẫm hơn là báo cáo. Bạn bắt đầu nhận ra những điều trước đây chưa từng để ý: cách năng lượng của bạn đạt đỉnh sau bữa trưa hoặc những ý tưởng hay nhất thường xuất hiện vào đêm khuya.

Trong vòng một tuần hoặc một tháng, những phiên làm việc đó sẽ trở thành một bộ dữ liệu mà bạn có thể học hỏi: Khi nào tôi đạt được trạng thái luồng nhanh nhất? Tôi có thể duy trì công việc sâu sắc trong bao lâu trước khi cần nghỉ ngơi? Viết lách có làm tôi mệt mỏi hơn so với công việc thiết kế?*

4. Hãy để hệ thống chăm sóc bạn

Rủi ro lớn nhất của Flowtime là lạm dụng nó — sự tập trung trở nên ám ảnh trước khi bạn nhận ra vai mình đã cứng đờ và cà phê đã nguội lạnh. Đó là lúc ClickUp Automations bước vào. Chúng có thể nhắc nhở bạn nghỉ ngơi sau một phiên làm việc dài, nhắc bạn uống nước, hoặc nhẹ nhàng đặt câu hỏi: Vẫn đang trong trạng thái flow, hay chỉ đơn giản là không muốn dừng lại?

Điều này giúp luồng thời gian không trở thành Luồng-cho-đến-migraine.

5. Ghi lại cảm giác của luồng

Đối với những ai thích suy ngẫm, ClickUp Tài liệu cung cấp một không gian để ghi chép những suy nghĩ nhanh sau mỗi phiên làm việc. Điều gì đã giúp bạn tập trung hôm nay? Điều gì đã làm gián đoạn sự tập trung của bạn? Theo thời gian, những ghi chú nhỏ này sẽ trở thành một kho lưu trữ sống động về nhịp điệu sáng tạo của bạn — cuốn cẩm nang người dùng về sự chú ý của chính bạn.

✅ Tính năng bổ sung: ClickUp Tài liệu + Theo dõi thời gian + Bảng điều khiển = một hồ sơ năng suất sống động, liên tục phát triển — không phải phỏng đoán.

Tại sao ClickUp là công việc cho Flowtime

Flowtime coi sự tập trung là một điều tự nhiên — tuần hoàn, mong manh và vô cùng cá nhân. ClickUp mang đến cấu trúc cho sự tập trung đó mà không gây áp lực.

Các công cụ của nó không được thiết kế để ép buộc hiệu suất từ bạn, mà để tạo ra một môi trường nơi công việc tốt nhất của bạn có thể phát huy. Đồng hồ đếm giờ không ra lệnh; chúng quan sát. Bảng điều khiển không đo lường; chúng tiết lộ. Tự động hóa không làm gián đoạn; chúng bảo vệ cơ thể đang làm việc.

Khi sử dụng đúng cách, ClickUp không còn cảm giác như phần mềm nữa. Nó giống như một bộ não thứ hai, bình tĩnh hơn — một bộ não nhớ những gì bộ não đầu tiên quên: khi bạn đang bùng nổ trong công việc, khi nào nên dừng lại và khi nào nên bắt đầu lại. Flowtime phát triển mạnh mẽ trong môi trường như vậy, nơi cảm giác tội lỗi được thay thế bằng hiển thị và nhận thức thay thế cho áp lực.

Cách AI Giúp Bạn Duy Trì Luồng (Mà Không Làm Gián Đoạn Nó)

Rủi ro lớn nhất khi sử dụng Flowtime là việc chuyển đổi ngữ cảnh. Ngay khi bạn chuyển sang tab khác để “soạn nhanh một email” hoặc “tra cứu nguồn thông tin”, bạn đã không còn ở trạng thái luồng nữa — bạn đang rơi vào tình trạng phân mảnh.

ClickUp Brain ngăn chặn điều đó bằng cách cho phép bạn tập trung vào công việc mà vẫn đáp ứng được nhu cầu của mình.

Luôn tập trung vào nơi bạn đang có công việc

Khi suy nghĩ của bạn bắt đầu di chuyển nhanh hơn ngón tay, ClickUp Brain MAX cho phép bạn nói thay vì gõ. Bạn có thể ghi âm ý tưởng, bước tiếp theo hoặc những suy nghĩ thoáng qua ngay trong công việc ClickUp của mình. Nói chuyện đồng bộ với suy nghĩ, giúp duy trì động lực mà không bị gián đoạn.

Hãy để AI viết cùng bạn, không phải cho bạn.

Nếu những ý tưởng cần được định hình, ClickUp Brain – một công cụ viết AI – sẽ giúp bạn làm điều đó mà không cần rời khỏi luồng tập trung. Nó có thể chỉnh sửa câu cú, điều chỉnh giọng điệu hoặc biến danh sách công việc lộn xộn thành bản nháp – tất cả đều trong ClickUp. Không cần chuyển đổi ứng dụng, không làm gián đoạn dòng chảy công việc.

Hãy xem tâm trí bạn đang cố gắng nói với bạn điều gì

Trong khi đó, AI Insights âm thầm phân tích các phiên làm việc của bạn. Nó phát hiện ra các mẫu — thời điểm bạn tập trung nhất, những công việc nào làm cạn kiệt năng lượng của bạn nhanh nhất, và khi nào bạn có xu hướng bỏ qua các khoảng nghỉ. Đây không phải là sự phán xét; đó là bản đồ sự chú ý của bạn theo thời gian.

Tại sao AI + Flowtime hoạt động hiệu quả

Trí tuệ nhân tạo (AI) xử lý các điểm gây cản trở — chuyển đổi ứng dụng, nhập liệu thủ công, định dạng lại, tìm kiếm ghi chú — để tải trọng nhận thức của bạn tập trung vào điều quan trọng, không phải các quản trị viên xung quanh.

Các nguyên tắc tốt nhất để áp dụng Flowtime

Csikszentmihalyi viết,

Sự chú ý là quá trình điều chỉnh trạng thái ý thức bằng cách cho phép hoặc từ chối cho phép các nội dung khác nhau vào ý thức.

Theo một cách nào đó, anh ấy ngụ ý rằng bạn có thể kiểm soát những gì mình tập trung vào và có thể từ từ đưa bản thân vào luồng.

Việc đó không phải là một mẹo vặt, mà là một thực hành có ý thức bao gồm nhiều bước. Đầu tiên, việc sử dụng Flowtime hiệu quả đòi hỏi bạn phải theo dõi hoạt động của mình một cách nhất quán. Mặc dù bạn không cần phải lên lịch cho các công việc hoặc bắt đầu/kết thúc vào một thời điểm cụ thể, nhưng một bản ghi chi tiết về thời gian công việc của bạn có thể rất hữu ích trong việc xác định các mô hình luồng của bạn.

Khi đã có các bản ghi này, hãy xem xét chúng thường xuyên. Một tuần là khoảng thời gian hợp lý để nhận ra các mô hình lặp lại. Bạn có thể nhận thấy rằng việc đạt được luồng dễ dàng hơn vào sáng sớm, khi không gian hoàn toàn yên tĩnh, hoặc vào đêm khuya, khi bạn cảm thấy hoàn toàn cô độc. Xác định những khung giờ này để tối ưu hóa thời gian công việc của bạn. Công cụ như ClickUp Brain cũng có thể hỗ trợ bạn trong việc phân tích những thông tin này.

Khi xem xét, hãy cân nhắc xem những công việc nào thực sự cần luồng. Đối tượng/kỳ/phiên bản, việc điền bảng chấm công hoặc nộp đơn xin hoàn trả chi phí có thể không cần sự tập trung tuyệt đối. Ngay cả những khía cạnh cốt lõi của công việc cũng có thể thuộc nhóm này. Riêng tôi, tôi không cần phải ở luồng để tối ưu hóa nội dung viết cho SEO hoặc kiểm tra qua Grammarly. Hãy xác định những gì cần luồng và sắp xếp thời gian công việc của bạn xung quanh điều đó.

Điều quan trọng nhất là hãy nhớ rằng kỹ thuật Flowtime không bắt buộc bạn phải nghỉ ngơi. Vì vậy, việc nghỉ ngơi hoàn toàn phụ thuộc vào bạn, tùy theo nhu cầu của bạn. Tôi bật tính năng "thông báo thời gian" trên máy tính để luôn ý thức về thời gian — à, cũng cần cho mèo ăn nữa. Bạn có thể để cửa sổ mở để biết khi nào mặt trời lặn.

Bên cạnh đó, hãy chú ý đến cơ thể của bạn với một phút nghỉ ngơi. Lưu ý đến nhịp thở nông, các cơn đau, cảm giác đói, khát, v.v. Những điều này có thể cảm thấy như những phiền nhiễu không cần thiết, nhưng chúng là những tín hiệu cảnh báo từ cơ thể để đảm bảo bạn không kiệt sức trong thời gian tập trung của mình.

Giới hạn của kỹ thuật Flowtime

Dựa trên nghiên cứu khoa học và hướng đến hiệu suất cao, kỹ thuật Flowtime là một công cụ tăng năng suất tuyệt vời.

Điều kiện áp dụng.

Flowtime dành cho những người tự chủ động. Nó yêu cầu bạn phải có sự tự kỷ luật và năng lượng khởi động cần thiết để bắt đầu công việc và bước vào luồng. Nó cũng đòi hỏi bạn phải cảm thấy hài lòng và nội dung khi thực hiện chính công việc đó — chứ không phải phần thưởng.

Thật không may, những điều kiện này có thể không xảy ra mọi lúc hoặc cho tất cả các công việc. Đôi khi, bạn cần sự lo lắng do đồng hồ gây ra để hoàn thành các công việc mà bạn không thực sự thích — như viết báo cáo hoặc sắp xếp tài liệu. Theo một cách nào đó, Flowtime phù hợp nhất cho những người có sự lựa chọn kỹ lưỡng.

Hơn nữa, Flowtime cũng đòi hỏi sự kỷ luật để ghi chép công việc một cách chính xác và trung thực. Nếu bạn quên bật công cụ theo dõi thời gian và sau đó ước lượng lại, bạn sẽ mất đi những thông tin cần thiết để tối ưu hóa Flowtime.

Ở phía đối lập, nếu bạn đang làm công việc mà mình yêu thích và luôn ở trong luồng, bạn có thể bỏ qua các khoảng nghỉ và đối mặt với nguy cơ mệt mỏi nhận thức. Các nhà nghiên cứu định nghĩa mệt mỏi nhận thức là “sự thất bại của khả năng điều hành trong việc duy trì và tối ưu hóa hiệu suất trong quá trình nỗ lực nhận thức cấp tính nhưng kéo dài.”

Khi bạn ở trong luồng, kích hoạt các tế bào não trong kỳ dài, bạn có nguy cơ cao gặp phải mệt mỏi nhận thức. Về lâu dài, điều này có thể dẫn đến kiệt sức. Để tận dụng tối đa thời gian luồng, việc ưu tiên thời gian nghỉ ngơi cũng rất quan trọng.

Sau đó, có vấn đề về các nhóm làm việc phân tán và công việc hợp tác. Đặc biệt nếu bạn là một phần của quy trình làm việc yêu cầu hợp tác với các thành viên trong nhóm, bạn sẽ phải có mặt tại một địa điểm và thời gian cụ thể, bất kể bạn có đang trong trạng thái tập trung hay không. Trong những trường hợp như vậy, luồng có thể gây phiền toái hơn là mang lại sức mạnh.

Tại sao Flowtime là cái nhìn tiên phong về kỷ nguyên mới của công việc

Thập kỷ này đã chứng kiến những thay đổi đột phá trong môi trường công việc.

Thời gian làm việc linh hoạt và mô hình năng suất là những yếu tố quan trọng trong đó. Các tổ chức hiện đại thành công như Atlassian đang commit với mô hình công việc hoàn toàn phân tán. Dropbox áp dụng mô hình công việc trực tuyến trước tiên. Khi ngày càng nhiều tổ chức được số hóa, chúng tôi dự đoán đây sẽ là cách công việc chính của con người trong tương lai.

Các nhóm làm việc từ xa hoàn toàn, ưu tiên môi trường ảo và phân phối thường là môi trường tin tưởng cao, nơi các thành viên có quyền tự chủ trong việc lập kế hoạch công việc theo cách riêng của mình, bao gồm cả việc sắp xếp thời gian nghỉ ngơi, đồng thời tạo không gian cho sự hợp tác. Flowtime là một cái nhìn sơ lược về điều đó.

Hãy tưởng tượng một nhóm sáng tạo bao gồm các bộ phận phát triển sản phẩm, nội dung, trải nghiệm khách hàng, tiếp thị và quảng cáo cùng nhau xác định mục tiêu và yêu cầu, sau đó tách ra để làm việc cần làm sâu sắc vào lĩnh vực của riêng mình.

Mô hình này đã tồn tại, nhưng áp lực liên tục phải hợp tác thường lấn át sự tự chủ cá nhân và làm gián đoạn thời gian sáng tạo tập trung. Kết quả là mệt mỏi do cảnh báo, chuyển đổi ngữ cảnh và sự suy giảm dần dần không gian nhận thức.

70% cuộc họp chủ yếu gây gián đoạn và làm tăng áp lực cho nhân viên thay vì hỗ trợ họ. Tất cả điều này cũng góp phần vào chi phí tâm lý của cuộc họp.

Các tổ chức đang dần nhận ra tác động này và khuyến khích các nhóm tự quản lý nhiều hơn.

Sổ tay của chúng tôi, với hơn 2.700 trang web và được công khai, là một phần quan trọng giúp chúng tôi thực hiện công việc theo cách không đồng bộ.

Các công cụ Trí tuệ Nhân tạo Tạo sinh (Generative AI) đang hỗ trợ quá trình chuyển đổi này, cho phép nhân viên truy cập dữ liệu không cấu trúc từ nhiều nguồn mà không làm phiền người khác.

Khi bản chất công việc thay đổi, những thách thức chúng ta đối mặt trở nên phức tạp hơn, công việc thường ngày được tự động hóa nhiều hơn và các công cụ chúng ta có thể tiếp cận ngày càng đa dạng, tài sản quý giá nhất chính là sự sáng tạo của con người. Nói cách khác, đó là việc đạt được luồng tập trung cao độ.

Niềm vui không ngừng của năng suất

Thực hiện công việc cần làm xuất sắc — theo tiêu chuẩn của chính mình — là nguồn nội dung tối thượng.

Việc tìm thấy niềm vui và tự hào trong công việc là yếu tố cơ bản để muốn làm nó lặp đi lặp lại. Nói một cách đơn giản, không ai có thể làm tốt công việc mà họ ghét.

Tuy nhiên, hầu hết các khung năng suất hiện nay tập trung vào các phương pháp cưỡng ép để buộc ai đó làm công việc. Ví dụ như phương pháp Pomodoro. Phương pháp này yêu cầu người dùng phải ngồi xuống và làm việc trong 25 phút, không có ngoại lệ. Thực tế, phương pháp này thường không hiệu quả như vậy.

Là một nhà văn chuyên nghiệp, tôi không có thời gian để chờ đợi cảm hứng. Tôi cũng không thể kích thích sự sáng tạo của mình theo tiếng chuông đồng hồ. Điều tôi tìm kiếm là sự cân bằng. Một hệ thống hiểu được nhu cầu của tôi trong việc từ từ bước vào trạng thái tập trung, đồng thời đảm bảo tôi hoàn thành công việc được giao.

Kỹ thuật Flowtime chính là sự cân bằng mà tôi cần. Nó thúc đẩy tôi làm rõ mục tiêu, tránh xa những phiền nhiễu và tìm kiếm phản hồi, mà không làm gián đoạn quá trình của tôi. Nó giúp tôi điều chỉnh luồng tập trung dựa trên những mô hình và hành vi riêng biệt của bản thân. Nó khiến tôi khao khát sáng tạo mà không gây ra lo lắng xung quanh nó.

Thời gian Chronos lùi lại, trong khi tôi tận hưởng khoảnh khắc Kairos khi viết những lời văn mà tôi tự hào. Đối với tôi, đó là một chiến thắng!

Câu hỏi thường gặp

Kỹ thuật Flowtime là gì, và nó khác với Pomodoro như thế nào?

Kỹ thuật luồng là một phương pháp linh hoạt để quản lý thời gian. Nó khuyến khích bạn đạt được trạng thái 'luồng', nơi bạn hoàn toàn tập trung vào một công việc miễn là bạn cảm thấy hứng thú với nó, và tự nhiên dừng lại khi mất tập trung.

Khác với Pomodoro, nó không giới hạn thời gian công việc hay thời gian nghỉ ngơi của bạn. Nó linh hoạt và có thể tùy chỉnh.

Ai là người hưởng lợi nhiều nhất từ kỹ thuật Flowtime?

Kỹ thuật Flowtime lý tưởng cho những người sáng tạo, những người cần thời gian dài hơn để hoàn thành công việc. Nó cũng rất phù hợp cho những người có vấn đề về lo âu hoặc ADHD, vì nó linh hoạt hơn với các hạn chót cứng nhắc.

Làm thế nào để đang theo dõi các phiên Flowtime một cách kỹ thuật số?

Cách tốt nhất là sử dụng một ứng dụng có nút Bắt đầu/Dừng mà bạn có thể chuyển đổi dựa trên các phiên làm việc của mình. ClickUp Theo dõi Thời gian cho phép bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng trên mọi thiết bị.

Liệu Flowtime có thể cải thiện sự tập trung và công việc sâu sắc?

Flowtime được thiết kế đặc biệt để cải thiện sự tập trung và thúc đẩy công việc sâu sắc. Nó giúp bạn bước vào trạng thái tập trung cao độ, tiếp cận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau và tạo ra các giải pháp toàn diện. Nó cũng giúp bạn hoàn thành công việc trong thời lượng ngắn hơn vì bạn đang dành sự chú ý không bị phân tâm cho nó.

Flowtime phù hợp cho đội nhóm hay chủ yếu dành cho cá nhân?

Flowtime được xây dựng dựa trên nền tảng trải nghiệm cá nhân, có thể khác nhau đáng kể giữa các thành viên trong nhóm. Khi một người đạt được trạng thái luồng trong khi người khác không, điều này có thể trở thành yếu tố gây xao lãng, phản tác dụng với flowtime. Vì vậy, nó chủ yếu dành cho cá nhân.

Tuy nhiên, các nhóm làm việc hướng tới mục tiêu chung có thể sử dụng Flowtime để hướng dẫn các phiên hợp tác của mình. Ví dụ, bạn có thể brainstorm cùng nhau bằng Flowtime để đặt mục tiêu, loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng và khám phá những ý tưởng sâu sắc hơn.