Các nhóm đã dựa vào công nghệ OCR truyền thống để trích xuất văn bản từ các tệp tin. Nó có thể “đọc”, nhưng không thể hiểu bất kỳ điều gì.
Vì vậy, mọi người phải tự mình thực hiện việc cần làm tẻ nhạt: sửa lỗi, điền vào các trường thông tin thiếu sót và xử lý dữ liệu lộn xộn để biến nó thành thứ có thể sử dụng được.
AI đã thay đổi hoàn toàn động lực đó.
Xử lý tài liệu thông minh (IDP) hiện đại có khả năng hiểu bối cảnh, cấu trúc và ý nghĩa của tài liệu. Các biểu mẫu, hóa đơn, hợp đồng, ghi chú viết tay… AI có thể phân tích và hiểu chúng một cách hiệu quả, điều mà trước đây đòi hỏi hàng giờ công việc thủ công của con người. Bỗng nhiên, công việc dọn dẹp thủ công chậm chạp trở nên không còn quan trọng, và các quy trình làm việc liên quan đến tài liệu bắt đầu trở nên gần như không tốn công sức.
Trong bài viết này, chúng tôi phân tích chi tiết về xử lý tài liệu bằng AI, những lĩnh vực mà nó phát huy hiệu quả, và các công cụ đang thúc đẩy sự chuyển đổi sang các quy trình xử lý tài liệu thông minh và tự động hóa hơn.
Xử lý tài liệu bằng trí tuệ nhân tạo (AI) là gì?
Xử lý tài liệu bằng trí tuệ nhân tạo (còn được gọi là IDP) là quá trình sử dụng trí tuệ nhân tạo để tự động hóa việc trích xuất, phân loại và xác thực dữ liệu từ các tài liệu.
Trong khi các hệ thống OCR tập trung vào việc trích xuất văn bản, xử lý tài liệu thông minh có thể nhận diện và hiểu bối cảnh và ý nghĩa của nội dung trong các tài liệu quy trình (PDF, email và hình ảnh quét).
Xử lý tài liệu bằng AI kết hợp các công nghệ như:
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR) chuyển đổi hình ảnh quét hoặc tệp PDF thành văn bản có thể đọc được bởi máy tính bằng cách trích xuất ký tự và từ trong các tài liệu có cấu trúc.
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) hiểu và diễn giải ngôn ngữ con người trong các tài liệu. Điều này bao gồm xác định các thực thể (tên, ngày tháng, địa điểm), phát hiện ý định, và trích xuất mối quan hệ và ngữ cảnh.
- Các mô hình học máy liên tục cải thiện độ chính xác bằng cách học từ phản hồi. Trong khi các mô hình đã được huấn luyện sẵn có thể nhận diện các mẫu, các mô hình tùy chỉnh yêu cầu gắn nhãn dữ liệu và được huấn luyện trên các tài liệu chuyên ngành.
- Nhận dạng hình ảnh máy tính xác định và giải thích các thành phần bố cục (bảng, ô chọn, chữ ký, v.v.) trong tài liệu.
- Học sâu cho phép nhận diện các mẫu phức tạp, chẳng hạn như mối quan hệ giữa các thực thể và phân tích dữ liệu không cấu trúc.
Các công cụ này chuyển đổi tài liệu analog sang định dạng kỹ thuật số mà máy tính có thể giải thích và hiểu. Khả năng này cho phép kinh doanh xử lý một phạm vi rộng của tài liệu, bao gồm tài liệu không cấu trúc, có cấu trúc và bán cấu trúc với bố cục phức tạp, nhiều ngôn ngữ hoặc thậm chí nội dung viết tay.
👀 Bạn có biết? Đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy việc áp dụng công nghệ tự động hóa trên nhiều ngành công nghiệp. Theo một cuộc khảo sát của McKinsey, trong số các công ty đang thử nghiệm tự động hóa, hơn 52% đang thử nghiệm công nghệ trí tuệ tài liệu và OCR.
Cách thức hoạt động của xử lý tài liệu bằng AI là gì?
Dưới đây là cách xử lý tài liệu thông minh hoạt động, từng bước một:
1. Nhập liệu tài liệu
Hệ thống thu thập tệp từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm email, ổ đĩa đám mây, máy quét, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và thậm chí cả hình ảnh của các ghi chú viết tay. Bất kỳ dữ liệu nào cần xử lý đều được coi là dữ liệu tài liệu. Điều này bao gồm:
- Hỗ trợ các định dạng như PDF, hình ảnh quét, email, DOCX và bảng tính.
- Thu thập dữ liệu từ các ổ đĩa chia sẻ, ứng dụng đám mây, hộp thư đến email hoặc API.
- Xử lý tải lên hàng loạt hoặc truyền tải tài liệu khối lượng lớn
2. Xử lý tiền xử lý
Các tài liệu được làm sạch và chuẩn hóa để nâng cao độ chính xác. Dữ liệu đầu vào sạch sẽ giúp thu thập dữ liệu chính xác hơn. Bước này bao gồm:
- Điều chỉnh các bản quét nghiêng hoặc trang bị xoay
- Loại bỏ nhiễu để loại bỏ mờ, vết bẩn hoặc các hiện tượng nhiễu khác.
- Tăng cường độ tương phản cho văn bản mờ hoặc có độ phân giải thấp
- Điều chỉnh đường thẳng hoặc phân đoạn văn bản trong tài liệu viết tay
Bước này rất quan trọng, vì ngay cả các mô hình AI tiên tiến nhất cũng gặp khó khăn với dữ liệu đầu vào không chính xác.
3. Trích xuất dữ liệu bằng OCR
Hệ thống OCR chuyển đổi các ký tự in, đánh máy hoặc viết tay thành văn bản có thể đọc được bởi máy tính. Hệ thống nhận diện và trích xuất dữ liệu quan trọng trong tài liệu, chẳng hạn như tên, ngày tháng, tổng số và điều khoản hợp đồng, trong bối cảnh cụ thể, ngay cả từ các tài liệu không có cấu trúc cố định nơi thông tin không tuân theo mẫu tài liệu chuẩn.
4. Phát hiện bố cục và cấu trúc
Xử lý tài liệu thông minh không chỉ dừng lại ở việc đọc văn bản. Nó có thể phân tích cấu trúc của tài liệu bằng cách sử dụng công nghệ thị giác máy tính và học sâu.
Ví dụ, khi xử lý hóa đơn, hệ thống không chỉ trích xuất số liệu; nó còn hiểu cách các số liệu đó được tổ chức theo hàng và cột.
5. Hiểu biết ngữ cảnh với NLP
NLP cho phép hệ thống nhận diện các thực thể được đặt tên (ví dụ: ngày tháng, người, địa điểm), suy luận ý định và giải thích ngữ nghĩa.
Khi nhãn không rõ ràng, nó vẫn có thể phân biệt giữa ngày đáo hạn và ngày xuất hóa đơn dựa trên cấu trúc câu và mẫu ngôn ngữ.
Đây là lý do tại sao xử lý tài liệu thông minh có thể thích ứng với từ vựng chuyên ngành, nhận diện các từ viết tắt hoặc từ đồng nghĩa. Và hiểu được văn bản bán cấu trúc mà các phương pháp dựa trên từ khóa truyền thống không thể xử lý.
📮 ClickUp Insight: 30% người lao động tin rằng tự động hóa có thể giúp họ tiết kiệm 1–2 giờ mỗi tuần, trong khi 19% ước tính nó có thể giải phóng 3–5 giờ cho công việc sâu sắc và tập trung.
Ngay cả những tiết kiệm thời gian nhỏ cũng tích lũy: chỉ hai giờ tiết kiệm mỗi tuần tương đương với hơn 100 giờ mỗi năm—thời gian có thể dành cho sáng tạo, tư duy chiến lược hoặc phát triển cá nhân. 💯
Với các Trợ lý AI của ClickUp và ClickUp Brain, bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc, tạo bản cập nhật dự án và chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các bước hành động cụ thể—tất cả trong cùng một nền tảng. Không cần sử dụng các công cụ hoặc tích hợp bổ sung—ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để tự động hóa và tối ưu hóa ngày làm việc của mình trong một nơi duy nhất.
💫 Kết quả thực tế: RevPartners đã giảm 50% chi phí SaaS bằng cách hợp nhất ba công cụ vào ClickUp — có được một nền tảng thống nhất với nhiều tính năng hơn, hợp tác chặt chẽ hơn và một nguồn thông tin duy nhất dễ quản lý và mở rộng hơn.
6. Thẻ và phân loại dữ liệu
Với sự hiểu biết sâu sắc hơn về nội dung và cấu trúc, AI hiện có thể phân loại và gắn nhãn các trường thông tin quan trọng từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này bao gồm:
- Phân loại loại tài liệu (ví dụ: hóa đơn, hợp đồng, biên lai, biểu mẫu)
- Thẻ metadata như số hóa đơn, ngày đáo hạn, tổng số tiền, v.v.
- Học tập theo thời gian để cải thiện độ chính xác phân loại bằng cách sử dụng học máy.
- Xử lý hóa đơn và quản lý tài liệu không cấu trúc hoặc bán cấu trúc có bố cục động.
7. Xác minh và đối chiếu
Hệ thống IDP xác thực dữ liệu bằng cách đối chiếu với các giá trị đã biết, cơ sở dữ liệu hoặc quy tắc kinh doanh. Khi phát hiện sự không nhất quán hoặc trường dữ liệu thiếu, các cơ chế xử lý ngoại lệ sẽ đánh dấu chúng để xem xét hoặc kích hoạt cảnh báo yêu cầu sự can thiệp của con người.
8. Đầu ra và tích hợp
Bước cuối cùng bao gồm việc đẩy dữ liệu tài liệu sang các hệ thống hạ nguồn hoặc sử dụng nó để kích hoạt các bước tiếp theo:
- Gửi các trường dữ liệu đã trích xuất đến các hệ thống CRM, ERP hoặc cơ sở dữ liệu thông qua API.
- Tự động hóa các tác vụ như phê duyệt, thanh toán hoặc cảnh báo.
- Ghi lại mọi bước để tạo nhật ký kiểm tra và tuân thủ quy định.
- Tích hợp với các công cụ RPA để xử lý các công việc lặp đi lặp lại.
Với các công cụ phù hợp, bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc, từ khâu nhập liệu đến thực thi.
👀 Bạn có biết? Máy xử lý tài liệu đầu tiên được phát minh cách đây hơn 100 năm. Năm 1914, nhà vật lý Emanuel Goldberg đã chế tạo một máy có thể đọc các ký tự và chuyển đổi chúng thành mã, hàng thập kỷ trước khi máy tính ra đời!
Lợi ích của xử lý tài liệu bằng AI
Chi phí ẩn khi xử lý tài liệu thủ công không chỉ là thời gian—mà còn là sự mất mát thông tin, quyết định bị trì hoãn và nỗ lực trùng lặp. AI giúp tăng tốc quá trình này. Các công ty áp dụng xử lý tài liệu bằng AI (IDP) thấy hiệu quả hoạt động được cải thiện.
Hãy phân tích nơi nó tạo ra tác động lớn nhất đối với các hoạt động có lượng tài liệu lớn:
- Giảm thiểu nỗ lực thủ công: Chuyển các công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu, gắn thẻ biểu mẫu và định tuyến tệp sang hệ thống tự động hóa hoạt động 24/7.
- Nâng cao độ chính xác: Kiểm tra tích hợp, hiểu ngữ cảnh và học máy giúp giảm thiểu rủi ro lỗi do con người.
- Tăng cường tuân thủ: Đang theo dõi tự động mọi bước trong vòng đời tài liệu, tạo ra một bản ghi kiểm tra rõ ràng hỗ trợ các quy định nội bộ và ngoại bộ.
- Mở rộng quy mô với tự động hóa: AI xử lý khối lượng công việc ngày càng tăng mà không cần tăng nhân lực trong các đợt cao điểm theo mùa hoặc mở rộng thị trường.
- Giảm thiểu gánh nặng vận hành: Quy trình quản lý tài liệu tự động hóa giúp các quy trình phê duyệt, đối chiếu và kiểm toán diễn ra nhanh chóng hơn, loại bỏ các bước theo dõi không cần thiết và cho phép xử lý liên tục.
AI trong hành động: Trích xuất tự động tên và ngày sinh từ hồ sơ của Cục Quản lý Nhập cư và Quốc tịch Hoa Kỳ (USCIS)
Việc cần làm: USCIS sử dụng công cụ AI để tự động trích xuất tên và ngày sinh từ hồ sơ kiểm tra lý lịch của FBI. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên bằng cách loại bỏ nhu cầu phải kiểm tra thủ công qua các tài liệu dài và không có cấu trúc.
Cách thức hoạt động: Hệ thống sử dụng mô hình ngôn ngữ được đào tạo để nhận diện các biệt danh thực tế và ngày sinh hợp lệ. Nó bỏ qua tên đường, văn bản placeholder hoặc thông tin không liên quan. Nếu tên hoặc ngày sinh đã có trong hồ sơ, hệ thống sẽ không đánh dấu trùng lặp.
Con người tham gia vào quy trình:Các nhân viên kiểm tra và phê duyệt các đề xuất của AI. Họ quyết định xem tên hoặc ngày sinh được đánh dấu có thực sự liên quan đến vụ việc hay không.
Tại sao điều này quan trọng: Công cụ này giúp tăng tốc quá trình xác minh danh tính trong xử lý hồ sơ nhập cư (ví dụ: đơn xin nhập tịch N-400), nâng cao độ chính xác và giảm bớt khối lượng công việc thủ công. Điều này không ảnh hưởng đến quyền lợi hoặc kết quả nhập cư của bất kỳ ai.
Trạng thái: Đã hoạt động từ năm 2022 và được sử dụng như một phần của quy trình xem xét hồ sơ trong hệ thống USCIS ELIS.
Các trường hợp sử dụng hàng đầu cho xử lý tài liệu bằng AI
Dưới đây là một số lĩnh vực có tác động lớn nhất mà xử lý tài liệu bằng AI đã và đang tạo ra sự khác biệt:
1. Xử lý hóa đơn
Một trong những trường hợp sử dụng phổ biến nhất (và cũng gây phiền toái nhất). Thay vì nhập thủ công số hóa đơn, ngày tháng, số tiền và thông tin nhà cung cấp vào hệ thống kế toán, AI có thể trích xuất dữ liệu, xác minh tính chính xác và chuyển tiếp để phê duyệt.
📍 Ví dụ: Một công ty tự động hóa quy trình từ nguồn đến thanh toán xử lý hơn 20.000 hóa đơn mỗi tháng bằng công nghệ trích xuất dữ liệu AI. Nhóm vận hành của họ trước đây mất hơn 20 phút cho mỗi hóa đơn để phân loại các mục chi tiết trên hơn 60 mẫu khác nhau.
Với tự động hóa, họ đã có thể giảm thời gian xử lý hóa đơn xuống dưới 5 phút, với độ chính xác trích xuất dữ liệu lên đến 98%.
Dưới đây là cách ClickUp Agent có thể hỗ trợ kiểm tra lại chi tiết trong các đối tượng/kỳ/phiên bản như sau:
2. Kiểm tra và phân tích hợp đồng
AI có thể phân tích các tài liệu pháp lý và kinh doanh phức tạp, xác định các điều khoản quan trọng và chỉ ra các rủi ro hoặc điều khoản thiếu sót, giúp các nhóm pháp lý tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công.
Điều này giúp việc ghi chép, tóm tắt và tái sử dụng ngôn ngữ hợp đồng trong các thỏa thuận tương lai trở nên dễ dàng hơn. AI không chỉ phân tích hợp đồng hoặc chuyển đổi dữ liệu; nó tạo ra tài liệu có thể tái sử dụng và thư viện điều khoản.
📍 Ví dụ: Một công ty bất động sản sử dụng AI để xem xét các hợp đồng thuê. Hệ thống phát hiện các điều khoản chấm dứt hợp đồng bị thiếu và tự động gắn thẻ các trách nhiệm liên quan đến bảo trì tài sản, giúp các nhóm tránh những sai sót tốn kém trong quá trình đàm phán.
3. Xác minh KYC
Yếu tố chính thúc đẩy việc tối ưu hóa quy trình onboarding khách hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng là sự chuyển đổi của quy trình Know Your Customer (KYC). Quy trình vốn dĩ đầy rẫy khó khăn này đang được thúc đẩy bởi AI, với một lớp trí tuệ ẩn. KYC được hỗ trợ bởi AI giúp đẩy nhanh quá trình thu hút khách hàng và củng cố quản lý rủi ro.
4. Tự động hóa xử lý yêu cầu bồi thường bảo hiểm
AI trích xuất dữ liệu từ các biểu mẫu yêu cầu bồi thường, tài liệu hỗ trợ và hình ảnh, sau đó chuyển chúng đến quy trình ra quyết định hoặc theo dõi - tất cả đều giúp giảm thiểu lỗi.
Bạn đã chán ngán việc phải nhập liệu thủ công từ hóa đơn hoặc tài liệu và kiểm tra lại từng chi tiết? Với AI Fields in ClickUp, bạn có thể để tự động hóa xử lý công việc nặng nhọc. Chỉ cần tải lên hóa đơn hoặc tài liệu của bạn, và AI của ClickUp sẽ trích xuất thông tin quan trọng như số hóa đơn, ngày tháng và tổng số tiền trực tiếp vào các Trường Tùy chỉnh của bạn, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.
AI Fields thậm chí có thể xác minh rằng dữ liệu được thu thập khớp với những gì bạn mong đợi, đánh dấu bất kỳ sai sót nào và tự động kích hoạt các bước tiếp theo trong quy trình làm việc của bạn. Điều này có nghĩa là ít mục nhập thủ công hơn, hồ sơ chính xác hơn và phê duyệt nhanh hơn — tất cả trong một nơi. Hãy tạm biệt việc xử lý thủ công và chào đón quản lý tài liệu thông minh, liền mạch với ClickUp AI.
5. Số hóa hồ sơ y tế
Các nhà cung cấp dịch vụ y tế đang phải đối mặt với gánh nặng lớn trong việc quản lý các hồ sơ y tế không cấu trúc, viết tay và không nhất quán, đồng thời đối mặt với rủi ro vi phạm các quy định về dữ liệu y tế. Nếu không có quá trình số hóa tài liệu, việc truy cập và xử lý thông tin bệnh nhân vẫn còn rời rạc và kém hiệu quả.
Xử lý tài liệu bằng AI đọc các hồ sơ y tế, báo cáo xét nghiệm và ghi chú viết tay để số hóa và tổ chức thông tin bệnh nhân, giúp thông tin này có thể tìm kiếm và sử dụng được trên các hệ thống khác nhau.
📍 Ví dụ: Nền tảng Omega Digital Platform (ODP) tận dụng AI, RPA, ML và NLP để tối ưu hóa các hoạt động chu kỳ doanh thu cho các nhà cung cấp dịch vụ y tế. Nền tảng này tự động hóa các công việc trong các lĩnh vực tiếp cận bệnh nhân, chu kỳ doanh thu giữa kỳ và chức năng văn phòng kinh doanh, giảm khối lượng công việc hành chính, cắt giảm chi phí mã hóa trong khi duy trì độ chính xác trên 95%, giảm số ngày công nợ phải thu xuống 30% và tăng thu hồi nợ từ 10–20%.
6. Biểu mẫu nhân sự và quy trình onboarding nhân viên
AI hỗ trợ các nhóm nhân sự xử lý hồ sơ xin việc, biểu mẫu thuế và tài liệu tuân thủ một cách nhanh chóng và chính xác trong các quy trình tuyển dụng và onboarding.
📍 Ví dụ: Một startup công nghệ đang phát triển tự động hóa quy trình xử lý giấy tờ onboarding. Nhân viên mới tải lên các biểu mẫu W-4 và biểu mẫu chuyển khoản trực tiếp, và AI trích xuất thông tin, xác minh chúng và cập nhật hệ thống lương ngay lập tức.
Dưới đây là một ví dụ về quy trình onboarding được hỗ trợ bởi AI:
Các công cụ xử lý tài liệu bằng AI tốt nhất
Có rất nhiều công cụ xử lý tài liệu. Nhưng chỉ một số ít kết hợp được tự động hóa, trí tuệ và thực thi trong một nền tảng duy nhất.
Dưới đây là tổng quan về các lựa chọn hàng đầu, bắt đầu với công cụ làm được tất cả những việc cần làm:
1. ClickUp (Phù hợp nhất cho việc tích hợp xử lý tài liệu, phân tích AI và quy trình làm việc tự động hóa)
Trong ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, tài liệu, dữ liệu, AI và tác vụ đều được quản lý trong một nền tảng duy nhất. Mặc dù không phải là nền tảng xử lý tài liệu thông minh truyền thống, ClickUp cung cấp các tính năng giúp bạn quản lý quy trình làm việc với tài liệu AI hiệu quả hơn.
Sử dụng ClickUp Docs cho nội dung có cấu trúc
ClickUp Docs giúp các nhóm thu thập và tổ chức thông tin dưới định dạng có thể tìm kiếm, hợp tác và có kết nối chặt chẽ với quá trình thực thi công việc.
Mọi tài liệu đều được lưu trữ trong không gian làm việc của bạn và có thể được liên kết với các công việc, mục tiêu và bảng điều khiển. Điều này giúp loại bỏ sự thiếu kết nối giữa tài liệu và các hoạt động hàng ngày của các nhóm.
Đây là cách nó hỗ trợ IDP:
- Trang con cho phép bạn xây dựng cơ sở kiến thức có tổ chức hoặc tài liệu hướng dẫn quy trình với cấu trúc phân tầng.
- Các công việc liên kết cho phép bạn biến bất kỳ dòng văn bản nào thành một công việc, bao gồm người được giao nhiệm vụ, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên.
- Thẻ tài liệu giúp phân loại tài liệu theo chủ đề, nhóm hoặc quy trình làm việc để dễ dàng lọc và tìm kiếm.
- Hợp tác thời gian thực giúp các cập nhật luôn hiển thị cho tất cả mọi người, kèm theo theo dõi chỉnh sửa đầy đủ và chủ đề bình luận.
- Quyền truy cập và chia sẻ cho phép bạn kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ nội dung cả trong nội bộ và bên ngoài.
Sử dụng ClickUp Brain để xử lý, trích xuất và thực hiện các hành động dựa trên nội dung tài liệu.
ClickUp Brain là trợ lý AI tích hợp sẵn (thực sự là tương lai của công việc) giúp bạn hiểu rõ các tài liệu của mình và tận dụng chúng một cách hiệu quả. Ngoài việc tìm kiếm tệp tin, phần mềm trợ lý viết này còn hiểu được ngữ cảnh của các tài liệu của bạn,
Tóm tắt:
- Tìm kiếm và truy xuất tài liệu: Sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để tìm kiếm trên tất cả tài liệu, trang hoặc bình luận của bạn. Hỏi ‘Bảng kiểm tra onboarding mới ở đâu?’ và Brain sẽ tìm giúp bạn.
- Trích xuất dữ liệu: Brain có thể trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ nội dung không có cấu trúc. Điều này bao gồm tên, ngày tháng, hạn chót hoặc các Trường Tùy chỉnh ẩn trong văn bản của bạn. Bạn có thể định dạng thông tin đó thành bảng, danh sách hoặc tóm tắt trong Không gian Làm việc của mình.
- Tạo và chỉnh sửa nội dung: Cần viết một tài liệu dự án từ đầu? Brain giúp viết, chỉnh sửa hoặc cải thiện các phần của tài liệu của bạn. Nó thậm chí có thể tạo ra các dàn ý, danh sách kiểm tra hoặc mẫu viết để giúp bạn bắt đầu nhanh hơn.
⏳ Mẹo tăng năng suất: Nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả hơn nữa, ClickUp Brain MAX cung cấp cho bạn một trợ lý AI chuyên dụng trên desktop, hoạt động vượt ra ngoài Không gian Làm việc ClickUp của bạn.
Bạn có thể:
- Tìm kiếm trên tất cả các ứng dụng kết nối của bạn (Google Drive, GitHub, SharePoint và nhiều hơn nữa)
- Sử dụng công nghệ chuyển đổi giọng nói thành văn bản để giao công việc, ghi chú hoặc tạo nội dung mà không cần dùng tay.
- Truy cập nhiều mô hình AI (GPT-4.1, Claude, Gemini) phụ thuộc vào công việc.
- Tự động tạo ghi chú cuộc họp, xây dựng báo cáo dự án và tạo hình ảnh cho các quy trình phức tạp.
Điều này giống như việc cung cấp cho nhóm của bạn một quản lý vận hành AI cá nhân – một người hiểu rõ toàn bộ bối cảnh công việc của bạn và không bắt bạn phải chuyển đổi giữa các tab.
Sử dụng ClickUp tự động hóa để duy trì quy trình làm việc với tài liệu luôn hoạt động.
Bạn muốn đảm bảo rằng các tài liệu của mình thúc đẩy các bước tiếp theo đúng đắn. Đạt được tất cả điều đó và hơn thế nữa với ClickUp Tự động hóa và ClickUp Tùy chỉnh. Định nghĩa các điều kiện kích hoạt và hành động cụ thể để tạo ra các tác nhân AI xử lý các công việc của bạn trong ClickUp.
Ví dụ, nó có thể phân loại công việc dựa trên nhà cung cấp, số tiền hoặc loại khách hàng trong quy trình xử lý hóa đơn và biểu mẫu của bạn. Bạn có thể sử dụng các tác nhân tùy chỉnh này để tạo công việc từ hợp đồng (ví dụ: theo dõi, phê duyệt, xem xét điều khoản) và tạo danh sách kiểm tra từ các biểu mẫu đã nộp.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Sử dụng trợ lý AI chuyên dụng trong thanh bên để tối ưu hóa các công việc lặp đi lặp lại và cung cấp ngữ cảnh tức thì.
- Tập trung các công việc, tài liệu, mục tiêu và giao tiếp của nhóm vào một nền tảng duy nhất, toàn diện.
- Áp dụng các tùy chọn tùy chỉnh đa dạng, bao gồm các chế độ xem như Bảng, Danh sách công việc và Lịch, để phù hợp với bất kỳ quy trình làm việc nào.
- Tự động hóa việc tạo/lập công việc, theo dõi tiến độ và ưu tiên hóa bằng cách sử dụng các tác nhân AI tùy chỉnh.
Giới hạn của ClickUp
- Số lượng lớn các tính năng tạo ra một đường cong học tập dốc và có thể khiến giao diện trông lộn xộn hoặc quá tải.
Giá cả của ClickUp
bảng giá
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 10.600 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.000 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Một đánh giá của người dùng cho biết:
ClickUp Brain MAX đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của tôi. Cách nó kết hợp nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) trên một nền tảng giúp phản hồi nhanh hơn và đáng tin cậy hơn, và tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản trên toàn nền tảng là một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể. Tôi cũng rất đánh giá cao tính bảo mật cấp doanh nghiệp, mang lại sự an tâm khi xử lý thông tin nhạy cảm. Điều nổi bật nhất là cách nó giúp tôi loại bỏ những thông tin không cần thiết và suy nghĩ rõ ràng hơn — dù là tóm tắt cuộc họp, soạn thảo nội dung hay brainstorming ý tưởng mới. Nó giống như có một trợ lý AI tất cả trong một, thích ứng với mọi nhu cầu của tôi.
ClickUp Brain MAX đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của tôi. Cách nó kết hợp nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) trên một nền tảng giúp phản hồi nhanh hơn và đáng tin cậy hơn, và tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản trên toàn nền tảng là một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể. Tôi cũng rất đánh giá cao tính bảo mật cấp doanh nghiệp, mang lại sự an tâm khi xử lý thông tin nhạy cảm. Điều nổi bật nhất là cách nó giúp tôi loại bỏ những thông tin không cần thiết và suy nghĩ rõ ràng hơn — dù là tóm tắt cuộc họp, soạn thảo nội dung hay brainstorming ý tưởng mới. Nó giống như có một trợ lý AI tất cả trong một, có thể thích ứng với mọi nhu cầu của tôi.
2. Rossum
Rossum nổi tiếng với khả năng tự động hóa từ email sang ERP và trích xuất dữ liệu không cần cấu trúc, nghĩa là nó có thể trích xuất dữ liệu từ hóa đơn hoặc biểu mẫu có bố cục hoàn toàn khác nhau. Bạn không cần tạo bất kỳ mẫu nào cho trường hợp sử dụng của mình. Chu trình phản hồi "học từ các sửa đổi" giúp tinh chỉnh mô hình theo thời gian thực mà không cần đào tạo lại kỹ thuật.
Các tính năng nổi bật của Rossum
- Sử dụng Rossum Aurora Document AI để trích xuất dữ liệu tự động hóa với độ chính xác cao từ các tài liệu giao dịch phức tạp.
- Nhập tài liệu một cách liền mạch từ các nguồn khác nhau bao gồm email, API, ổ đĩa chia sẻ và mạng lưới hóa đơn điện tử như PEPPOL.
- Sử dụng màn hình xác thực ergonomics cho phép xác minh hiệu quả với sự tham gia của con người và xử lý ngoại lệ.
- Tự động hóa quy trình làm việc tài liệu từ đầu đến cuối cho các chức năng kinh doanh cốt lõi như quản lý thanh toán và quản lý chuỗi cung ứng.
Giới hạn của Rossum
- Yêu cầu quản lý thay đổi tổ chức đáng kể cho các nhóm mới sử dụng giải pháp Xử lý Tài liệu Thông minh chuyên dụng.
- Thời gian triển khai có thể kéo dài đối với các loại tài liệu chuyên biệt hoặc khi yêu cầu mức độ logic kinh doanh tùy chỉnh cao.
- Một số nhóm nhỏ có thể thấy các tính năng của nền tảng quy mô lớn và hướng đến doanh nghiệp là quá phức tạp so với nhu cầu thực tế.
Giá cả của Rossum
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Rossum
- G2: 4.5/5 (110+ đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
3. Nanonets
Nanonets, nền tảng xử lý tài liệu thông minh và tự động hóa quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI, nổi tiếng với mô hình đào tạo không cần mã nguồn. Nền tảng này xử lý các tài liệu đa định dạng và đa ngôn ngữ. Nó phát huy hiệu quả trong các tình huống vận hành thực tế như logistics và y tế, nơi tính đa dạng của tài liệu rất cao. Khác với các hệ thống cứng nhắc, Nanonets cho phép người dùng đào tạo lại các mô hình tùy chỉnh chỉ với một vài tệp mẫu, mà không cần sự trợ giúp của nhà phát triển.
Các tính năng nổi bật của Nanonets
- Cung cấp nền tảng không cần mã và giao diện người dùng thân thiện để đào tạo mô hình AI với số lượng tài liệu mẫu nhỏ.
- Tự động hóa quy trình làm việc từ đầu đến cuối bằng cách sử dụng các bộ máy quyết định tích hợp sẵn cho việc xác thực dữ liệu, định dạng và kiểm soát luồng công việc.
- Cung cấp mô hình định giá linh hoạt dựa trên mức sử dụng, kèm theo tùy chọn thanh toán theo nhu cầu, phù hợp cho kinh doanh có kích thước khác nhau.
- Cung cấp độ chính xác cao trong việc trích xuất dữ liệu và thường được khen ngợi vì tính dễ dàng trong việc thiết lập và khả năng tích hợp mạnh mẽ.
Giới hạn của Nanonets
- Hỗ trợ gốc và độ chính xác của nền tảng có thể không đáp ứng được khi xử lý các loại tài liệu có cấu trúc phức tạp hoặc biến đổi rộng rãi.
- Hỗ trợ khách hàng chuyên biệt, một đối một không được bao gồm trong các kế hoạch dịch vụ cấp thấp.
- Kế hoạch miễn phí của nền tảng có giới hạn trang thấp và không bao gồm các tính năng nâng cao như AI trích xuất dữ liệu tùy chỉnh.
Giá cả của Nanonets
- Miễn phí
- Gói Starter (Trả theo sử dụng): $0/tháng + phí sử dụng (Khoảng $0,30/trang)
- Pro: $999/tháng (Ba gồm 10.000 trang)
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Nanonets
- G2: 4.8/5 (90+ đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
4. Docsumo
Docsumo được thiết kế để trích xuất dữ liệu ở cấp độ chi tiết từ các tài liệu bán cấu trúc như hóa đơn, sao kê ngân hàng và đơn đặt hàng. Với phương pháp ưu tiên xác thực, người dùng có thể định nghĩa trước các quy tắc và phát hiện các bất thường (ví dụ: sai lệch thuế) trước khi dữ liệu được chuyển vào các hệ thống hạ nguồn, giúp giảm đáng kể công việc thủ công.
Các tính năng nổi bật của Docsumo
- Đạt được mức độ xử lý không tiếp xúc cao, thường vượt quá 90%, cho các trường hợp sử dụng tài liệu tiêu chuẩn.
- Hỗ trợ trích xuất dữ liệu nhanh chóng, thường cung cấp thông tin để xem xét trong vòng dưới 30 giây sau khi tải lên.
- Cung cấp các mô hình đã được đào tạo sẵn cho hơn 100 loại tài liệu chuyên ngành, với tích hợp API dễ sử dụng.
Giới hạn của Docsumo
- Việc tải lên tệp tin bị giới hạn bởi kích thước tối đa 20MB cho mỗi tài liệu.
- Người dùng đã ghi chú rằng quy trình thiết lập có thể phức tạp hơn so với các đối thủ cạnh tranh, dẫn đến đường cong học tập ban đầu dốc hơn.
Giá cả của Docsumo
- Kế hoạch miễn phí: Miễn phí (dùng thử 14 ngày)
- Gói cơ bản: ~$1.500/tháng (Mức tối thiểu theo gói dung lượng)
- Phát triển: Giá cả tùy chỉnh (Dựa trên khối lượng)
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Docsumo
- G2: 4.8/5 (hơn 60 đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
5. ABBYY Vantage
ABBYY Vantage cung cấp tính mô-đun dựa trên kỹ năng AI. Bạn có thể tích hợp các mô hình trích xuất đã được xây dựng sẵn (ví dụ: hóa đơn, ID, hóa đơn dịch vụ) vào quy trình làm việc mà không cần đào tạo mô hình từ đầu. ABBYY Marketplace cung cấp hàng chục kỹ năng đã được xây dựng sẵn (như OCR, bảng, ID và yêu cầu bồi thường) sẵn sàng để sử dụng ngay.
Các tính năng nổi bật của ABBYY Vantage
- Cung cấp nền tảng AI không cần lập trình (low-code) sử dụng các "kỹ năng" đã được đào tạo sẵn để đạt độ chính xác nhận dạng trên 90% ngay từ khi cài đặt.
- Chuyển đổi tài liệu kinh doanh sang định dạng JSON có cấu trúc để tích hợp mượt mà với các hệ thống AI tạo sinh và mô hình ngôn ngữ lớn (LLM).
- Sử dụng học máy kết hợp với quá trình kiểm tra có sự tham gia của con người để liên tục cải thiện độ chính xác của việc trích xuất và giảm chi phí xác minh.
- Hỗ trợ xử lý các tài liệu phức tạp, bao gồm tài liệu có cấu trúc, bán cấu trúc và trích xuất chữ viết tay, với một phạm vi rộng của các mô hình đã được đào tạo sẵn.
Giới hạn của ABBYY Vantage
- Việc tạo ra các quy trình làm việc hoặc "kỹ năng" được tùy chỉnh cao cho các tình huống tài liệu đặc thù và ngách có thể gây ra tắc nghẽn trong quy trình làm việc.
- Các tùy chọn triển khai tại chỗ có yêu cầu lưu trữ cao và đã báo cáo các vấn đề liên quan đến quản lý bản vá hiệu quả.
- Giao diện người dùng (UI) để quản lý quyền truy cập của người dùng và truy cập dữ liệu báo cáo được tách biệt với API, yêu cầu màn hình quản trị.
Giá cả của ABBYY Vantage
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về ABBYY Vantage
- G2: 4.5/5 (340+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (420+ đánh giá)
6. Automation Anywhere IDP
Dựa trên nền tảng Automation Anywhere, công cụ IDP này kết hợp trích xuất dữ liệu dựa trên AI với điều phối RPA gốc. Điểm mạnh của nó là kiểm soát quy trình làm việc từ đầu đến cuối — từ nhập liệu tài liệu đến cập nhật hệ thống hạ nguồn — mà không cần công cụ bên ngoài. Các bot tài liệu được xây dựng sẵn cho các trường hợp sử dụng phổ biến (như hóa đơn và yêu cầu bồi thường) giúp triển khai nhanh chóng trong môi trường doanh nghiệp có nhu cầu tự động hóa phức tạp.
Tính năng nổi bật của Automation Anywhere IDP
- Tích hợp Tự động hóa Tài liệu một cách liền mạch với nền tảng Robotic Process Automation (RPA) chính để tạo ra luồng làm việc từ đầu đến cuối.
- Sử dụng Automator AI để tự động tạo và tăng tốc các quy trình tự động hóa, giúp giảm đáng kể thời gian phát triển cần thiết.
- Sử dụng AI Agent Studio với giao diện thấp mã, nơi người dùng có thể thiết kế và quản lý các tác nhân nhận thức của riêng mình cho các công việc nâng cao.
Giới hạn của Automation Anywhere IDP
- Người dùng đã báo cáo về những giới hạn trong sự đa dạng của các lệnh tự động hóa và khả năng tích hợp với một số ứng dụng chuyên biệt.
- Các tùy chọn tùy chỉnh có thể bị giới hạn do nền tảng tập trung vào các bot và mẫu có sẵn.
Tự động hóa Anywhere IDP giá cả
- Phiên bản Cộng đồng: Miễn phí
- Gói Khởi Động Đám Mây: $750/tháng (Gói cước cố định)
- Gói Nâng cao/Enterprise: Giá tùy chỉnh
Tự động hóa Anywhere IDP đánh giá và nhận xét
- G2: 4.5/5 (3.990+ đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
Cách bắt đầu với xử lý tài liệu bằng AI
Áp dụng xử lý tài liệu bằng AI không nhất thiết phải đồng nghĩa với việc thay đổi toàn bộ hệ thống của bạn. Trên thực tế, các nhóm thành công nhất thường bắt đầu từ những bước nhỏ. Dưới đây là một lộ trình đơn giản để giúp bạn bắt đầu:
1. Xác định các quy trình làm việc có nhiều điểm gây cản trở
Bắt đầu bằng cách xác định nơi nhóm của bạn dành nhiều thời gian nhất để xử lý tài liệu. Ví dụ: mục nhập hóa đơn, phê duyệt chính sách, onboarding nhân viên hoặc theo dõi tuân thủ.
Hãy đặt những câu hỏi sau cho mỗi quy trình xử lý tài liệu nặng:
- Nhân viên có đang nhập cùng một dữ liệu thủ công trên nhiều hệ thống khác nhau không?
- Việc phê duyệt hoặc xem xét thường bị trì hoãn do quyền sở hữu tài liệu không rõ ràng?
- Có thường xuyên phải trao đổi lại về các chi tiết tài liệu thiếu sót hoặc không nhất quán không?
- Các thành viên trong nhóm có đang mất thời gian để định dạng lại hoặc đổi tên tệp để đảm bảo tính rõ ràng không?
- Bạn có đang dựa vào email hoặc trò chuyện để theo dõi trạng thái tài liệu hoặc quá trình chuyển giao không?
Nếu bạn trả lời có cho hai hoặc nhiều câu hỏi, bạn có thể đã tìm thấy một ứng cử viên tiềm năng cho xử lý tài liệu bằng AI.
2. Kiểm tra các định dạng tài liệu hiện tại của bạn
Danh sách các loại tài liệu bạn thường xử lý nhất — PDF, biểu mẫu quét, mẫu có cấu trúc hoặc tệp đính kèm email lộn xộn. Điều này sẽ giúp bạn chọn công cụ có thể xử lý các đầu vào thực tế của bạn, bao gồm cả các tài liệu phức tạp khó tiêu chuẩn hóa.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tải lên một bộ mẫu của từng loại tài liệu vào phiên bản dùng thử miễn phí của công cụ bạn chọn (nếu có). Kiểm tra xem công cụ đó phân loại tài liệu, trích xuất trường dữ liệu và xử lý sự khác biệt về bố cục như thế nào trước khi quyết định commit.
3. Chọn công cụ AI phù hợp với nhu cầu của bạn
Không phải công cụ xử lý tài liệu nào cũng được thiết kế giống nhau. Một số chuyên về tài liệu có cấu trúc như hóa đơn và biểu mẫu. Những công cụ khác được thiết kế để giúp bạn quản lý nội dung không có cấu trúc như ghi chú cuộc họp, hợp đồng hoặc tài liệu chính sách. Hãy lựa chọn công cụ phù hợp với trường hợp sử dụng của bạn.
4. Bắt đầu với một loại tài liệu hoặc quy trình
Bắt đầu với một quy trình làm việc, chẳng hạn như chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành công việc hoặc định tuyến các biểu mẫu nhân sự đã nộp, và đo lường thời gian tiết kiệm được. Đây là nơi, với tư cách là người dùng doanh nghiệp, bạn sẽ thấy giá trị ban đầu mà không phụ thuộc vào bộ phận CNTT.
⚡ Mẫu kho: Hệ thống xử lý tài liệu bằng AI thường yêu cầu các quy trình làm việc rõ ràng và có thể lặp lại. Tuy nhiên, nhiều nhóm thiếu tài liệu chuẩn hóa để xử lý các trường hợp đặc biệt, kiểm tra của con người và phản hồi mô hình.
Các mẫu SOP giúp các nhóm ghi chép các bước xử lý tài liệu bằng AI - từ thu thập và xác thực dữ liệu đến xử lý ngoại lệ và đào tạo lại.
Với các mẫu này, bạn có thể đạt được tính nhất quán, quá trình onboarding nhanh hơn và quy trình làm việc sẵn sàng cho kiểm toán cho cả các bên liên quan kỹ thuật và phi kỹ thuật.
5. Cài đặt tích hợp và tự động hóa
Cài đặt các quy trình tự động hóa để kết nối tài liệu của bạn với CRM, ERP, trình phân tích PDF hoặc công cụ quản lý công việc. Ở giai đoạn này, các Trình tự động hóa sẵn có của ClickUp cho phép bạn phản hồi các sự kiện kích hoạt và đăng cập nhật tại một địa điểm cụ thể.
Biến hỗn loạn tài liệu thành sự rõ ràng với ClickUp
Trong nhiều năm qua, các nhóm đã bị mắc kẹt trong vòng luẩn quẩn của sự hỗn loạn tài liệu. Thông tin quan trọng nằm rải rác ở quá nhiều nơi, các công việc bị chôn vùi trong các tệp PDF, và mọi người lãng phí hàng giờ để gõ lại, tóm tắt và tìm kiếm những thông tin lẽ ra phải rõ ràng.
Thay vì phát triển thêm một công cụ rời rạc nữa, ClickUp đã đặt ra một câu hỏi hay hơn: "Nếu AI có thể tồn tại bên trong công việc của bạn thì sao? Nếu nó có thể hiểu các công việc, tài liệu, mục tiêu và mọi thứ liên quan thì sao?"
Với ClickUp Docs, các nhóm có thể tạo nội dung có cấu trúc, kết nối với công việc mà nó hỗ trợ. ClickUp Brain hiểu nội dung đó và giúp biến nó thành hành động, dù là xác định các bước tiếp theo hay tóm tắt một bản tóm tắt 10 trang trong vài giây. Trong khi đó, ClickUp tự động hóa đảm bảo mọi thứ luôn vận hành trơn tru.
Đăng ký trên ClickUp ngay hôm nay để bắt đầu.
✅ Câu hỏi thường gặp
Xử lý tài liệu bằng AI được sử dụng để tự động hóa việc trích xuất, phân tích và quản lý dữ liệu từ các tài liệu. Nó tối ưu hóa các công việc như xử lý hóa đơn, phân tích hợp đồng, mục nhập dữ liệu, kiểm tra tuân thủ và onboarding khách hàng bằng cách chuyển đổi dữ liệu không cấu trúc (ví dụ: văn bản, hình ảnh, PDF) thành thông tin có cấu trúc và có thể hành động, giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt nỗ lực thủ công.
Xử lý tài liệu bằng AI có độ chính xác cao, thường đạt 90-99% tùy thuộc vào công cụ, chất lượng tài liệu và dữ liệu đào tạo. Các mô hình học máy tiên tiến, như những mô hình sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và thị giác máy tính, cải thiện độ chính xác bằng cách học từ nhiều loại tài liệu khác nhau và sửa lỗi theo thời gian, mặc dù độ chính xác có thể thay đổi đối với các tài liệu phức tạp hoặc chất lượng kém.
Đúng vậy, AI có thể đọc các tài liệu được quét. Bằng cách kết hợp OCR với ML, AI trích xuất văn bản và dữ liệu từ hình ảnh được quét hoặc tệp PDF, thậm chí xử lý các ghi chú viết tay, bản quét có độ phân giải thấp hoặc tài liệu bị biến dạng, giúp hiệu quả trong việc số hóa các tài liệu vật lý.
AI vượt trội so với OCR truyền thống bằng cách kết hợp nhận dạng ký tự với khả năng hiểu ngữ cảnh. Trong khi OCR chỉ trích xuất văn bản, AI có thể giải thích ý nghĩa, xác định các trường dữ liệu (ví dụ: ngày tháng, số tiền) và xử lý các định dạng không cấu trúc hoặc đa dạng. AI linh hoạt hơn với các tài liệu phức tạp, giảm thiểu lỗi và học hỏi theo thời gian, trong khi OCR dựa trên quy tắc gặp khó khăn với các bất nhất.
Một số công cụ nổi bật trong quy trình làm việc tài liệu tự động:ClickUp: Cung cấp khả năng xử lý tài liệu mạnh mẽ với tự động hóa AI cho quản lý công việc, trích xuất dữ liệu và tích hợp quy trình làm việc, lý tưởng cho các nhóm tối ưu hóa quy trình từ đầu đến cuốiABBYY Vantage: Chuyên về thu thập dữ liệu thông minh từ nhiều loại tài liệu khác nhauNanonets: Sử dụng AI để trích xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác và tự động hóa quy trình làm việc. Các công cụ này tích hợp với hệ thống hiện có để nâng cao hiệu quả trong các quy trình xử lý tài liệu phức tạpRossum: Nền tảng AI chuyên về Nhận dạng Tài liệu Thông minh (IDP), đặc biệt cho hóa đơn, với quá trình tự động hóa trích xuất và xác thực dữ liệu.