Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Microsoft Word (kèm theo các mẫu)

Một biểu mẫu có thể điền trong Microsoft Word nghe có vẻ đơn giản vì, về mặt kỹ thuật, nó thực sự đơn giản.

Bật tab "Developer", chèn các trường văn bản, ô chọn, bộ chọn ngày tháng hoặc menu thả xuống, sau đó khóa tài liệu để người dùng có thể điền thông tin mà không làm xáo trộn bố cục mà bạn đã thiết kế cẩn thận.

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từng bước một. Chúng tôi sẽ đề cập đến cách chọn điều khiển nội dung phù hợp cho từng câu trả lời, bảo vệ các phần mà người dùng không nên thay đổi, và kiểm tra biểu mẫu trước khi gửi đi.

Cảnh báo trước: phần khó khăn thực sự bắt đầu khi nhận lại các biểu mẫu. Một tệp Word đã hoàn thành thì không sao. Nhưng khi nó trải dài thành 20 tài liệu riêng biệt mà bạn phải tải xuống, đổi tên, mở ra và tìm kiếm câu trả lời từ từng tài liệu, công việc sẽ trở nên thật tẻ nhạt.

Những điều bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu

Bạn cần phiên bản Word dành cho máy tính để bàn để tạo biểu mẫu.

Sự khác biệt này có thể giúp bạn tiết kiệm không ít thời gian băn khoăn. Microsoft ẩn các công cụ tạo biểu mẫu của mình dưới tab "Developer", tab này có sẵn trong phiên bản Word trên máy tính để bàn nhưng bị tắt theo mặc định.

Word trên web là trường hợp ngoại lệ. Microsoft cho biết bạn không thể tạo biểu mẫu có thể điền được trong phiên bản trình duyệt. Bạn có thể mở một biểu mẫu được tạo trong Word trên máy tính để bàn, và các trường văn bản thuần túy cũng như văn bản định dạng sẽ hoạt động nếu tài liệu không được bảo vệ. Các menu thả xuống, bộ chọn ngày tháng và hộp kiểm sẽ không hoạt động. Một tài liệu được bảo vệ bằng tùy chọn “Điền vào biểu mẫu” sẽ mở ở chế độ chỉ đọc trong trình duyệt. Vì vậy, hãy luôn kiểm tra trong Word trên web trước khi gửi.

Đối với hướng dẫn này, hãy sử dụng Word cho Windows nếu bạn có sẵn. Phiên bản Windows của Microsoft cung cấp cho bạn bộ điều khiển nội dung phong phú nhất, bao gồm các trường văn bản thuần túy và văn bản định dạng, hộp kiểm, menu thả xuống, hộp kết hợp, bộ chọn ngày tháng và điều khiển hình ảnh.

Trước khi bắt đầu tạo biểu mẫu, hãy bật tab "Developer":

Khi tab "Developer" xuất hiện trên thanh công cụ, bạn đã sẵn sàng để tạo biểu mẫu.

Cách chèn trường biểu mẫu có thể điền trong Word (từng bước)

Để chèn một trường có thể điền vào trong Word, hãy bắt đầu với các câu hỏi, sau đó xây dựng biểu mẫu xung quanh chúng.

1. Viết các câu hỏi trước khi bạn chạm vào bất kỳ điều khiển nào

Trước tiên, hãy soạn thảo toàn bộ biểu mẫu dưới dạng văn bản thuần túy. Mọi câu hỏi, hướng dẫn, tiêu đề lớn và dấu ngắt phần phải được thêm vào trước khi thêm bất kỳ trường nào.

Bạn có thể điều chỉnh nội dung sau này mà không cần xây dựng lại các điều khiển, nhưng việc xác định các câu hỏi ngay từ đầu giúp bạn tránh được chu kỳ phải di chuyển các trường, đặt lại thuộc tính và kiểm tra cùng một biểu mẫu hai lần. Điều này cũng buộc bạn phải xác định xem liệu một trường cụ thể có thực sự cần thiết hay không.

Chuyên gia về biểu mẫu Caroline Jarrett gọi đây là lớp “cuộc hội thoại” trong thiết kế biểu mẫu:

Cuối cùng, một biểu mẫu thực chất chỉ là một chuỗi các câu hỏi và câu trả lời.

Mô hình ba lớp của cô chia biểu mẫu thành ba phần: mối quan hệ, cuộc hội thoại và giao diện. Hãy đảm bảo phần cuộc hội thoại được thực hiện đúng trước khi lo lắng về phần giao diện. Và nếu tổ chức của bạn đã có sẵn một thông tin nào đó, hãy hiển thị nó để xác nhận thay vì yêu cầu người dùng nhập lại.

2. Tạo bố cục giữ nguyên hình dạng

Bạn muốn các nhãn ở bên trái và câu trả lời ở bên phải? Hãy sử dụng bảng hai cột và ẩn đường viền khi đã hoàn thành.

Các tab, không gian và các hàng gạch dưới trông vẫn ổn khi biểu mẫu còn trống. Nhưng khi ai đó nhập một câu trả lời dài, toàn bộ trang sẽ bị lệch. Bảng cung cấp cho Word một cấu trúc thực sự để bám vào. Các hàng sẽ mở rộng khi câu trả lời dài ra, và mỗi nhãn vẫn gắn chặt với trường tương ứng của nó.

Tuy nhiên, các biểu mẫu đơn giản thường hoạt động tốt hơn khi không sử dụng bảng. Bố cục dọc với câu hỏi nằm phía trên trường nhập liệu sẽ dễ bảo trì hơn và thường thân thiện hơn với người dùng khuyết tật. Microsoft khuyến nghị tránh sử dụng bảng khi có thể trong các tài liệu Word thân thiện với người dùng khuyết tật. Nếu bạn thực sự cần sử dụng bảng, hãy giữ cho nó đơn giản và tránh các ô hợp nhất, chia tách hoặc lồng nhau.

Đối với các biểu mẫu nhiều trang, hãy sử dụng dấu ngắt phần ở những vị trí cần thay đổi tiêu đề, chân trang, hướng trang hoặc cách đánh số trang.

3. Thêm điều khiển nội dung phù hợp cho từng câu trả lời

Nhấp vào vị trí cần điền câu trả lời, sau đó chuyển đến Developer > Controls và chèn điều khiển phù hợp với câu trả lời mà bạn mong đợi.

Microsoft hỗ trợ các điều khiển nội dung, bao gồm trường văn bản, hộp kiểm, hộp kết hợp, menu thả xuống, bộ chọn ngày tháng và điều khiển hình ảnh.

Hãy để loại câu trả lời tự động chọn điều khiển phù hợp cho bạn.

Microsoft vẫn duy trì các điều khiển cũ để đảm bảo tương thích với các phiên bản Word cũ hơn, và chúng vẫn giữ lại một số tính năng mà các điều khiển hiện đại chưa bao giờ áp dụng. Ví dụ, các trường văn bản cũ có thể áp đặt giới hạn độ dài ký tự tối đa, và thuộc tính CalculateOnExit có thể tự động tính toán lại các trường phụ thuộc ngay khi người dùng rời khỏi một trường.

Tuy nhiên, đối với biểu mẫu mới, hãy sử dụng các điều khiển nội dung hiện đại trừ khi bạn có lý do cụ thể để sử dụng hệ thống cũ. Việc kết hợp cả hai sẽ khiến việc bảo vệ và hành vi chỉnh sửa trở nên khó dự đoán hơn.

4. Đặt tên cho từng điều khiển và thay thế các hướng dẫn mặc định

Lựa chọn một điều khiển và chọn Developer > Properties.

Bắt đầu với trường Tiêu đề. Đặt cho mỗi điều khiển một tên ngắn gọn và mô tả: “Tên nhân viên”, “Ngày bắt đầu”, “Trạng thái dự án”.

Công cụ Kiểm tra Khả năng Tiếp cận của Microsoft khuyến nghị các trường điều khiển nội dung nên có tiêu đề, vì các công nghệ hỗ trợ sử dụng những tiêu đề này để thông báo cho người dùng biết trường đó chứa nội dung gì và yêu cầu nhập thông tin gì.

Tiếp theo, bật Chế độ Thiết kế và thay thế câu thông báo chung chung “Nhấp hoặc chạm vào đây để nhập văn bản” bằng một nội dung thực sự hữu ích.

Microsoft cho phép bạn tùy chỉnh văn bản hướng dẫn bên trong một điều khiển nội dung:

Đặt câu hỏi thực tế bên ngoài trường nhập liệu. Văn bản giữ chỗ giúp làm rõ câu trả lời mong đợi và sẽ biến mất ngay khi người dùng bắt đầu nhập liệu.

Hãy cài đặt các tùy chọn Khóa ngay tại đây:

Đừng bật tùy chọn Nội dung không thể chỉnh sửa trên trường mà bạn mong muốn người dùng điền vào.

Đối với các bộ chọn ngày, hãy cài đặt định dạng hiển thị ngay bây giờ. 03/04/2026 có thể là ngày 4 tháng 3 ở một quốc gia và ngày 3 tháng 4 ở một quốc gia khác. Word cho phép bạn cài đặt định dạng ngày trong thuộc tính của điều khiển.

5. Lưu bản gốc dưới dạng mẫu

Sau khi đã thêm các trường vào, hãy lưu bản gốc dưới dạng Mẫu Word (.dotx).

Word có thể lưu tài liệu dưới dạng mẫu .dotx, giúp tạo ra các tài liệu mới mà không làm thay đổi bản gốc. Điều này tốt hơn so với việc chuyển đi chuyển lại một tệp .docx trống cho đến khi ai đó điền vào và ghi đè lên bản gốc (luôn có người làm như vậy).

Hãy lưu tệp .dotx ở nơi mà người trả lời không thể truy cập được, và phân phối các bản sao tệp .docx mà nó tạo ra. Nguyên tắc này cũng áp dụng cho mọi trường hợp khi bạn tạo các mẫu tài liệu có thể tái sử dụng.

Nếu phiên bản giấy cần có Box, đường kẻ hoặc khu vực viết có thể hiển thị, hãy tích hợp chúng vào tài liệu bằng cách sử dụng đường viền bảng, đường viền đoạn văn hoặc các yếu tố in được khác.

6. Khóa cấu trúc, sau đó thử phá vỡ biểu mẫu của chính bạn

Khi biểu mẫu đã sẵn sàng, hãy bảo vệ những phần mà người điền biểu mẫu không được phép thay đổi.

Đối với các điều khiển nội dung, hãy lựa chọn một tập hợp và sử dụng Developer > Group > Group. Microsoft gọi việc nhóm các điều khiển nội dung là một cách để bảo vệ một nhóm điều khiển nội dung trong khi vẫn giữ cho các trường của chúng có thể điền được.

Đối với toàn bộ biểu mẫu, hãy sử dụng tính năng Hạn chế chỉnh sửa. Trên Windows, hãy vào Trang phát triển > Hạn chế chỉnh sửa, chọn các hạn chế chỉnh sửa mong muốn, sau đó chọn Có, Bắt đầu áp dụng bảo vệ. Microsoft cũng cho phép bạn chỉ bảo vệ các phần đã lựa chọn, tính năng này rất hữu ích khi một phần của tài liệu cần được giữ nguyên khả năng chỉnh sửa.

Trên máy Mac, hãy chọn Phát triển > Bảo vệ biểu mẫu. Sau khi bật chế độ bảo vệ, hãy kiểm tra tệp như cách người điền biểu mẫu sẽ thực hiện để đảm bảo các trường vẫn chấp nhận nhập liệu trong khi các nhãn, tiêu đề lớn và bố cục xung quanh vẫn được bảo vệ.

Nếu bạn đang sử dụng các trường biểu mẫu cũ, bước này là quan trọng nhất. Các điều khiển này được xây dựng dựa trên quy trình làm việc biểu mẫu cũ của Word và yêu cầu tính năng bảo vệ phải được bật.

Sau đó, hãy kiểm tra chính xác phiên bản mà bạn có kế hoạch gửi đi. Dùng phím Tab để di chuyển qua từng trường. Nhập câu trả lời dài gấp ba lần so với mức hợp lý. Thử xóa một điều khiển, mở tất cả các menu thả xuống, chọn ngày tháng và đánh dấu vào tất cả các ô chọn. In biểu mẫu ra, sau đó xuất sang định dạng PDF.

Nếu người trả lời có thể mở biểu mẫu trong Word trên web, hãy thử nghiệm ở đó nữa. Microsoft cho biết phiên bản trình duyệt không hỗ trợ tất cả các loại điều khiển nội dung.

Cách chuyển đổi tài liệu Word hiện có thành biểu mẫu có thể điền thông tin

Việc chuyển đổi một tài liệu Word hiện có thành biểu mẫu có thể điền chủ yếu là công việc dọn dẹp. Giữ lại các câu hỏi và bố cục vẫn còn hoạt động. Loại bỏ mọi yếu tố giả mạo là trường nhập liệu. Thay thế chúng bằng các điều khiển nội dung thực sự.

Dưới đây là cách thực hiện nhanh nhất:

Việc sao chép một điều khiển nội dung sẽ tạo ra một điều khiển thứ hai, độc lập. Khi bạn nhập tên khách hàng vào trang một, trường đã sao chép ở trang bốn sẽ vẫn trống cho đến khi có người điền vào riêng biệt.

Để các trường lặp lại được cập nhật đồng bộ, các điều khiển nội dung cần chia sẻ cùng một nguồn dữ liệu. Word hỗ trợ ánh xạ các điều khiển nội dung với dữ liệu XML, cho phép nhiều điều khiển cùng đọc chung một giá trị. Nếu muốn một giải pháp nhẹ nhàng hơn, bạn có thể chọn Chèn > Phần nhanh > Thuộc tính tài liệu để sử dụng các thuộc tính tích hợp sẵn như Tiêu đề và Tác giả, những thuộc tính này sẽ luôn đồng bộ dù bạn đặt chúng ở đâu.

Và nếu tài liệu bạn đang chuyển đổi có định dạng phổ biến, hãy kiểm tra xem có mẫu sẵn có nào không trước khi bạn phải tùy chỉnh lại. Danh sách tổng hợp các mẫu biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng cho Word của chúng tôi bao gồm nhiều định dạng tiêu chuẩn. Một trong số đó có thể giúp bạn tiết kiệm hoàn toàn công sức xây dựng lại từ đầu.

Tại sao lại khó thu thập phản hồi từ các biểu mẫu có thể điền trong Word?

Một biểu mẫu Word có thể điền được cung cấp cho bạn tài liệu, nhưng lại rất ít hỗ trợ về những gì sẽ xảy ra sau khi ai đó hoàn thành biểu mẫu đó.

Word không có nút gửi, màn hình xác nhận, bảng điều khiển phản hồi hoặc vị trí trung tâm để tập hợp tất cả các câu trả lời. Hướng dẫn chính thức của Microsoft chỉ dừng lại ở việc người dùng điền, lưu hoặc in biểu mẫu, trong khi Microsoft Forms bao gồm quy trình làm việc chuyên dụng để thu thập phản hồi.

Đường dẫn trả lại bị thiếu chính là nơi công việc thủ công bắt đầu.

Gửi cùng một tệp .docx cho 30 người, và bạn vẫn phải quyết định cách 30 tệp đó được gửi lại. Một người đính kèm tài liệu đã hoàn thành vào email; người khác lại dán các câu trả lời vào nội dung email. Sau đó, bạn phải theo dõi ai đã trả lời, lưu từng tệp và tìm kiếm bất kỳ thông tin nào bạn muốn so sánh.

Hãy tự hỏi điều gì sẽ xảy ra sau khi nhận được biểu mẫu đã điền: Có ai cần so sánh các câu trả lời trong biểu mẫu này với các câu trả lời khác không?

Nếu câu trả lời là “có”, thì các câu trả lời chính là các kết quả đầu ra, và công cụ tạo biểu mẫu có thể thu thập chúng tại một nơi. Nếu bản thân tài liệu đã hoàn thành cần được ký tên, nộp, in, lưu trữ hoặc giao cho ai đó, thì Word sẽ là lựa chọn phù hợp hơn. Hãy nghĩ đến các mẫu đơn miễn trừ trách nhiệm, mẫu đơn đồng ý, phiếu kiểm tra, phụ lục hợp đồng và các hồ sơ khác cần giữ nguyên định dạng theo trang.

Vì vậy, lời khuyên “chỉ cần dùng công cụ tạo biểu mẫu” ở đây chỉ mang tính chung chung, tức là không thực sự hữu ích. Word vẫn là lựa chọn hợp lý khi bạn cần lưu giữ tài liệu đã hoàn thành. Đổi lại, bạn thường phải thu thập, so sánh và xử lý các phản hồi đó ở một nơi khác.

Bạn có thể chuyển đổi biểu mẫu Word thành tệp PDF có thể điền được không?

Đúng vậy, nhưng có một điểm cần lưu ý: Lưu dưới dạng PDF chỉ giải quyết được một nửa việc cần làm.

Các điều khiển nội dung của Word và các trường biểu mẫu PDF là hai hệ thống khác nhau. Khi xuất biểu mẫu Word sang PDF, bố cục sẽ được giữ nguyên, nhưng các trường tương tác thường bị mất đi. W3C cảnh báo rằng các công cụ soạn thảo có tính năng thiết kế biểu mẫu có thể không giữ lại đầy đủ các trường biểu mẫu có thể điền khi chuyển đổi sang PDF, đặc biệt là trong các biểu mẫu phức tạp.

Vì vậy, nếu tệp PDF có thể điền là sản phẩm cuối cùng, hãy lập kế hoạch theo ba bước sau: thiết kế trang trong Word, xuất sang PDF, sau đó thêm các trường tương tác trong trình chỉnh sửa PDF.

Ví dụ, trong Adobe Acrobat Pro, tùy chọn Tất cả công cụ > Chuẩn bị biểu mẫu có thể tự động nhận diện các trường biểu mẫu tĩnh và chuyển chúng thành các trường văn bản có thể chỉnh sửa. Từ đó, bạn có thể thêm các ô chọn, nút, trường chữ ký và bất kỳ yếu tố nào mà Acrobat chưa nhận diện được.

Đối với biểu mẫu ngắn, việc xây dựng lại các trường chỉ mất vài phút. Đối với biểu mẫu phức tạp nhiều trang, hãy dành thời gian để kiểm tra từng trường, nhãn của trường và thứ tự tab trước khi gửi đi.

Nếu bạn biết ngay từ đầu rằng tệp cuối cùng sẽ là tệp PDF có thể điền thông tin, hãy thiết kế tài liệu Word với mục đích chuyển đổi sang PDF. Giữ bố cục gọn gàng và chừa đủ khoảng trống cho từng câu trả lời. Sau đó, tạo các Box hoặc dòng viết hiển thị bằng cách sử dụng đường viền bảng hoặc đường viền đoạn văn để chúng vẫn được giữ nguyên sau khi chuyển đổi sang PDF.

Cách dễ nhất để tạo biểu mẫu có thể điền là gì?

Đối với đa số người dùng, công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến là lựa chọn đơn giản nhất: không cần đến tab "Developer", không cần thực hiện bước bảo vệ, và mọi câu trả lời đều được tập trung tại một nơi. Word chỉ là lựa chọn dễ dàng hơn khi chính trang tài liệu hoàn chỉnh đó chính là sản phẩm đầu ra.

Dưới đây là bản đồ các tùy chọn:

Trong danh mục biểu mẫu web, sự khác biệt khá rõ ràng.

Google Forms và Microsoft Forms rất phù hợp để thu thập dữ liệu đơn giản. Google Forms có thể gửi phản hồi đến Google Trang tính, trong khi Microsoft Forms có thể mở phản hồi trong Excel.

Typeform chú trọng vào trải nghiệm của người trả lời. Jotform đi xa hơn với các tính năng thanh toán và tích hợp. Cuối cùng, ClickUp Forms tỏa sáng khi cần chuyển đổi bài nộp/gửi thành công việc, vì mỗi phản hồi có thể tạo thành một công việc và được đưa vào quy trình làm việc hiện có.

Năm sai lầm khiến biểu mẫu Word bị lỗi

Một số lỗi trong biểu mẫu Word chỉ lộ ra sau khi tệp đã được gửi đi. Một trường biểu mẫu hoạt động không như mong đợi, bố cục bị lệch, hoặc chế độ bảo vệ chặn không cho chỉnh sửa những phần bạn vẫn cần chỉnh sửa.

Đây là những điều bạn nên lưu ý trước khi gửi biểu mẫu đi.

1. Lưu biểu mẫu đã hoàn thành dưới dạng tài liệu .doc cũ

Một biểu mẫu có thể hoàn hảo ở định dạng .docx nhưng lại mất đi chính những tính năng mà bạn đã xây dựng ngay khi ai đó lưu nó dưới định dạng Word cũ hơn.

Các điều khiển nội dung hiện đại yêu cầu định dạng tệp Open XML của Word, tức là các định dạng .docx, .dotx hoặc các định dạng hiện hành khác. Định dạng .doc cũ của Word 97–2003 hoàn toàn không tương thích với các định dạng này.

Giải pháp: Giữ biểu mẫu đang sử dụng dưới dạng .docx và mẫu chính dưới dạng .dotx. Nếu ai đó yêu cầu tệp .doc, hãy coi đó là yêu cầu về tính tương thích. Bạn có thể cần phải tạo lại biểu mẫu với các trường cũ để đáp ứng yêu cầu đó.

2. Sử dụng hộp danh sách thả xuống khi bạn cần các câu trả lời rõ ràng

Hộp kết hợp (combo box) và menu thả xuống (dropdown) trông gần như giống hệt nhau trên trang, nhưng chúng thu thập các loại dữ liệu khác nhau.

Một menu thả xuống cho phép người trả lời chọn từ các tùy chọn mà bạn đã cung cấp. Một hộp kết hợp cho phép họ chọn một tùy chọn hoặc nhập câu trả lời của riêng họ.

Sự tự do đó sẽ trở thành vấn đề khi bạn mong đợi các giá trị nhất quán. Khi yêu cầu điền “Phòng ban”, bạn có thể nhận được các câu trả lời như Marketing, Mktg và Growth Marketing từ ba người khác nhau.

Giải pháp: Sử dụng menu thả xuống khi các câu trả lời hợp lệ đã được xác định trước. Chỉ sử dụng hộp kết hợp (combo box) cho những câu hỏi mà câu trả lời nằm ngoài danh sách thực sự được chấp nhận.

3. Cung cấp khả năng định dạng văn bản phong phú cho mọi trường văn bản

Rich Text hỗ trợ định dạng và nhiều đoạn văn bản, mang lại sự linh hoạt hơn so với yêu cầu của nhiều trường biểu mẫu. Người dùng có thể dán văn bản in đậm, các phông chữ khác nhau hoặc các định dạng khác mà bạn chưa bao giờ thiết kế biểu mẫu để hỗ trợ.

Giải pháp: Đặt mặc định là "Văn bản thuần túy" (Plain Text) cho tên, ID, các giải thích ngắn và các câu trả lời được kiểm soát khác. Chỉ sử dụng "Văn bản định dạng" (Rich Text) khi người trả lời thực sự cần định dạng hoặc nội dung có cấu trúc dài hơn.

4. Tạo sẵn mười hàng trống cho trường hợp có thể xảy ra hai lần

Các mục chi phí, người phụ thuộc, tài sản, người tham dự và các nhà tuyển dụng trước đây: đây đều là những trường hợp mà bạn không thể biết trước số lượng mục nhập mà người dùng sẽ cần điền.

Một loạt các hàng trống sẽ lãng phí không gian cho một người trả lời và vẫn khiến người khác không có đủ chỗ. Word có điều khiển nội dung "Phần lặp lại " dành riêng cho trường hợp này. Nó có thể lặp lại một khối chứa các điều khiển khác, bao gồm cả một hàng bảng.

Giải pháp: Sử dụng phần lặp lại khi cùng một nhóm câu hỏi có thể xuất hiện với số lần không xác định. Cho phép người trả lời thêm một mục nhập khác khi cần thiết và loại bỏ việc phỏng đoán về số lượng tối đa.

5. Bảo vệ biểu mẫu bằng mật khẩu và quên mật khẩu

Tính năng bảo vệ có thể ngăn người khác tháo rời biểu mẫu. Tuy nhiên, nó cũng có thể khiến bạn không thể chỉnh sửa bản mẫu của chính mình sau sáu tháng.

Microsoft cho biết Word không thể khôi phục mật khẩu tài liệu bị mất. Nếu tệp thuộc về tổ chức của bạn, bộ phận CNTT có thể hỗ trợ, nhưng chỉ khi công cụ khôi phục đã được cài đặt trước khi mật khẩu bị mất.

Giải pháp: Nếu bạn thêm mật khẩu, hãy lưu trữ nó trong trình quản lý mật khẩu hoặc hệ thống tài liệu được nhóm của bạn phê duyệt. Đồng thời, hãy lưu giữ một bản gốc không được bảo vệ ở một nơi nào đó với quyền truy cập được kiểm soát.

Biểu mẫu phải khó bị người trả lời phá vỡ và dễ dàng cho chủ sở hữu duy trì. Nếu việc đạt được mục tiêu đầu tiên khiến mục tiêu thứ hai trở nên bất khả thi, thì mức độ bảo vệ đã đi quá xa.

Cách chúng tôi thu thập phản hồi biểu mẫu trong ClickUp

Chúng tôi sử dụng ClickUp Forms khi một bài nộp/gửi cần được thực hiện công việc tiếp theo. Mỗi phản hồi có thể được chuyển trực tiếp vào Danh sách công việc, nơi nhóm sẽ phân công, thảo luận và theo dõi nó.

Dưới đây là cách thiết lập này hoạt động đối với chúng tôi:

Khi các bài nộp/gửi bắt đầu tích lũy, chúng ta có thể sử dụng Brain², trí tuệ nhân tạo làm việc tích hợp sẵn của ClickUp, để phát hiện các yêu cầu lặp lại, tóm tắt các thay đổi và xác định các mẫu lặp lại trong Danh sách công việc.

Việc thiết lập chỉ cần vài bước: tạo biểu mẫu, chọn danh sách đích, thêm các câu hỏi và cấu hình cài đặt bài nộp/gửi.

Dưới đây là cái nhìn chi tiết hơn về quy trình thu thập thông tin của biểu mẫu ClickUp:

Khi mọi yêu cầu đều cần cùng một danh sách kiểm tra, các công việc con hoặc các trường thông tin bổ sung, chúng tôi áp dụng mẫu công việc cho các bài nộp/gửi mới để mỗi bài nộp/gửi đều sẵn sàng để thực hiện công việc ngay khi nhận được. Đối với các trường hợp tiếp nhận phức tạp hơn, chúng tôi sử dụng logic điều kiện để hiển thị các câu hỏi tiếp theo phù hợp hoặc thêm các trường thông tin vào công việc kết quả dựa trên các câu trả lời trước đó.

Tạo biểu mẫu ở vị trí phù hợp

Word mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn so với những gì ban đầu bạn nghĩ. Với các đối tượng nội dung phù hợp, cài đặt bảo vệ và thiết lập mẫu đúng cách, bạn có thể tạo ra các biểu mẫu luôn gọn gàng và ngăn nắp.

Một cuộc kiểm tra nhanh trước khi gửi thường giúp phát hiện ra những lỗi nhỏ: các trường không hoạt động như mong đợi, các câu trả lời làm xáo trộn bố cục hoặc các điều khiển hoạt động khác nhau trong một phiên bản Word khác.

Bạn cũng nên lưu bản mẫu chưa được bảo vệ riêng biệt với bản sao mà người dùng sẽ thực sự điền vào.

Nếu các bài nộp/gửi đó cần được chuyển vào quy trình làm việc đang diễn ra sau đó, hãy dùng thử ClickUp miễn phí và biến mỗi phản hồi thành công việc có thể theo dõi mà nhóm của bạn có thể phân công và theo dõi tiến độ.

Các câu hỏi thường gặp về biểu mẫu có thể điền trong Word

Không phải thông qua các cài đặt tiêu chuẩn của điều khiển nội dung. Word không cung cấp một công tắc “Bắt buộc” đơn giản cho các điều khiển nội dung hiện đại để ngăn người dùng để trống một trường nào đó. Nếu bạn cần các trường bắt buộc, bạn sẽ phải thêm tính năng xác thực bằng VBA. Sự kiện ContentControlOnExit của Word có thể kiểm tra giá trị khi người dùng rời khỏi một điều khiển và ngăn họ tiếp tục khi mục nhập không đáp ứng các quy tắc của bạn.

Đúng vậy. Phiên bản Word trên máy tính để bàn cho phép bạn thêm dòng chữ ký mà người dùng có thể ký bằng cách nhập tên, chèn hình ảnh hoặc sử dụng bút cảm ứng trên thiết bị được hỗ trợ. Chữ ký số không chỉ đơn thuần là ghi tên lên trang giấy. Sau khi bạn ký số vào tài liệu, Word sẽ chuyển tài liệu đó sang chế độ chỉ đọc để giúp bảo vệ nội dung đã ký khỏi các thay đổi sau này.

Không phải theo cách mà biểu mẫu web có thể làm được. Word có điều khiển nội dung hình ảnh (Picture Content Control), cho phép người dùng chèn hình ảnh vào vị trí được chỉ định. Tuy nhiên, không có điều khiển đa năng tương đương nào để đính kèm tệp PDF, bảng tính, tệp ZIP hoặc các loại tệp tùy ý khác. Nếu các tệp đính kèm là một phần của quy trình thu thập thông tin, bạn sẽ cần một phương pháp thu thập khác.

Không phải từ các điều khiển tạo biểu mẫu thông thường của Word. Một menu thả xuống có thể chứa các câu trả lời khác nhau, nhưng việc lựa chọn một câu trả lời sẽ không tự động hiển thị một bộ câu hỏi khác. Bạn có thể tạo ra hành vi đó bằng VBA vì Word cung cấp các sự kiện cho việc nhập, thoát, thêm và cập nhật các điều khiển nội dung. Tuy nhiên, đến lúc đó, bạn sẽ phải duy trì logic VBA cũng như biểu mẫu, điều này làm tăng thêm một lớp công việc bảo trì.

Sử dụng biểu mẫu trực tuyến. Microsoft Forms được thiết kế dành cho các cuộc khảo sát, bài kiểm tra và cuộc thăm dò ý kiến, đồng thời cho phép bạn xem các phản hồi ngay khi chúng được gửi đến. Google Forms cũng có chức năng tương tự và có thể gửi phản hồi sang Google Trang tính để phân tích. Word là lựa chọn hợp lý hơn khi bạn cần lưu giữ tài liệu đã hoàn thành.

Sử dụng ClickUp Forms. Mỗi bài nộp/gửi có thể tự động trở thành một công việc, với Danh sách công việc đích, người được giao nhiệm vụ, mức độ ưu tiên và các Trường Tùy chỉnh đã được cài đặt sẵn. Điều này khiến nó phù hợp hơn cho các biểu mẫu tiếp nhận, yêu cầu sáng tạo, báo cáo lỗi, yêu cầu CNTT và các trường hợp khác mà ai đó phải thực hiện hành động dựa trên phản hồi.

Sử dụng bảng một ô chỉ có đường viền dưới, sau đó chèn một điều khiển nội dung Văn bản thuần túy vào bên trong. Microsoft khuyến nghị bật đường viền dưới cho các dòng có thể điền vì đường viền này sẽ tách biệt với văn bản bạn nhập. Tránh tạo dòng bằng các dấu gạch dưới. Chúng là các ký tự, nên việc gõ xung quanh chúng có thể làm dịch chuyển hoặc thay đổi bố cục dòng. Các tab có gạch dưới hoạt động tốt hơn cho các mẫu in sẵn, nhưng đối với trường mà người dùng sẽ điền trực tiếp trên màn hình, phương pháp sử dụng đường viền bảng sẽ đáng tin cậy hơn.

Bạn có thể đặt một trường là bắt buộc trong biểu mẫu Word không?

Không phải thông qua các cài đặt điều khiển nội dung tiêu chuẩn. Word không cung cấp một công tắc “Bắt buộc” đơn giản cho các điều khiển nội dung hiện đại nhằm ngăn người dùng để trống một trường nào đó. Nếu bạn cần các trường bắt buộc, bạn sẽ phải thêm tính năng xác thực bằng VBA. Sự kiện ContentControlOnExit của Word có thể kiểm tra giá trị khi người dùng rời khỏi một điều khiển và ngăn họ tiếp tục khi mục nhập không đáp ứng các quy tắc của bạn.

Một biểu mẫu Word có thể điền được có thể bao gồm chữ ký điện tử không?

Đúng vậy. Word trên máy tính để bàn cho phép bạn thêm một dòng chữ ký mà người dùng có thể ký bằng cách nhập tên, chèn hình ảnh hoặc sử dụng bút cảm ứng trên thiết bị được hỗ trợ. Chữ ký số không chỉ đơn thuần là ghi tên lên trang giấy. Sau khi bạn ký số vào tài liệu, Word sẽ chuyển tài liệu đó sang chế độ chỉ đọc để giúp bảo vệ nội dung đã ký khỏi các thay đổi sau này.

Người trả lời có thể tải lên tệp qua biểu mẫu Word không?

Không phải theo cách mà biểu mẫu web có thể làm được. Word bao gồm một Điều khiển nội dung hình ảnh, nhờ đó người dùng có thể chèn hình ảnh vào vị trí được chỉ định. Tuy nhiên, không có điều khiển đa năng tương đương nào để đính kèm tệp PDF, bảng tính, tệp ZIP hoặc các tệp tùy ý khác. Nếu các tệp đính kèm là một phần của quy trình thu thập thông tin, bạn sẽ cần một phương pháp thu thập khác.

Bạn có thể thêm các câu hỏi có điều kiện vào biểu mẫu Word không?

Không phải từ các điều khiển tạo biểu mẫu thông thường của Word. Một menu thả xuống có thể chứa các câu trả lời khác nhau, nhưng việc lựa chọn một câu trả lời sẽ không tự động hiển thị một bộ câu hỏi khác. Bạn có thể tạo ra hành vi đó bằng VBA vì Word cung cấp các sự kiện cho việc nhập, thoát, thêm và cập nhật các điều khiển nội dung. Tuy nhiên, lúc đó, bạn sẽ phải duy trì logic VBA cũng như biểu mẫu, điều này làm tăng thêm một lớp công việc bảo trì.

Nên sử dụng công cụ nào thay thế cho Word để thực hiện khảo sát?

Sử dụng biểu mẫu trực tuyến. Microsoft Forms được thiết kế dành cho các cuộc khảo sát, bài kiểm tra và thăm dò ý kiến, đồng thời cho phép bạn xem các phản hồi ngay khi chúng được gửi đến. Google Forms cũng có chức năng tương tự và có thể gửi các phản hồi đến Google Trang tính để phân tích. Word sẽ là lựa chọn hợp lý hơn khi bạn cần lưu giữ tài liệu đã hoàn thành.

Bạn nên sử dụng công cụ nào nếu mỗi câu trả lời đều cần công việc xử lý tiếp theo?

Sử dụng ClickUp Forms. Mỗi bài nộp/gửi có thể tự động chuyển thành một công việc, với Danh sách công việc đích, người được giao nhiệm vụ, mức độ ưu tiên và các Trường Tùy chỉnh đã được cài đặt sẵn. Điều này khiến nó trở thành lựa chọn phù hợp hơn cho các biểu mẫu thu thập thông tin, yêu cầu sáng tạo, báo cáo lỗi, yêu cầu CNTT và các trường hợp khác mà người nhận cần thực hiện hành động dựa trên phản hồi.

Việc cần làm để tạo một dòng trong Word mà người dùng có thể nhập văn bản vào mà dòng đó không bị dịch chuyển?

Sử dụng bảng có một ô duy nhất với chỉ đường viền dưới, sau đó chèn một điều khiển nội dung Văn bản thuần túy vào bên trong. Microsoft khuyến nghị bật đường viền dưới cho các dòng có thể điền vì đường viền này sẽ tách biệt với văn bản bạn nhập. Tránh tạo dòng bằng các dấu gạch dưới. Chúng là các ký tự, do đó việc gõ xung quanh chúng có thể làm dịch chuyển hoặc điều chỉnh lại dòng. Các tab có gạch dưới hoạt động tốt hơn cho các biểu mẫu in sẵn, nhưng đối với trường mà người dùng sẽ hoàn thành trên màn hình, phương pháp sử dụng đường viền bảng sẽ đáng tin cậy hơn.