Một sai sót nhỏ trong hoạt động quản lý hàng tồn kho có thể gây ra hiệu ứng domino cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn.
Giả sử bạn dự báo nhu cầu bán hàng là 1000 đơn vị sản phẩm, nhưng nhu cầu thực tế là 2000 đơn vị. Kết quả? Hết hàng, khách hàng không hài lòng, chi phí vận chuyển tăng, mất doanh thu và các hoạt động kém hiệu quả khác.
Đây là lý do tại sao bạn phải theo dõi các chỉ số hàng tồn kho và chỉ số hiệu suất chính (KPI) phù hợp để duy trì sự cân bằng hàng tồn kho, giảm chi phí vận hành và lỗi, đồng thời cải thiện hiệu quả tổng thể của quy trình quản lý hàng tồn kho.
Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ giải thích các chỉ số khóa cần theo dõi để đảm bảo hoạt động kho hàng diễn ra suôn sẻ và cung cấp các bước để giám sát KPI một cách hiệu quả.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Quản lý hàng tồn kho kém gây ra tình trạng hết hàng, khách hàng không hài lòng và mất doanh thu
- Theo dõi các chỉ số/KPI hàng tồn kho là điều cần thiết để duy trì mức tồn kho và hiệu quả tối ưu
- Các loại chỉ số chính bao gồm Bán hàng, Nhận hàng, Hoạt động, Hiệu suất nhân viên và các chỉ số quan trọng khác như tỷ lệ hao hụt và tỷ lệ đơn hàng bị hoãn
- Việc lựa chọn KPI phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh, cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động và phù hợp với đặc thù của ngành
- Một số ví dụ về KPI quản lý hàng tồn kho là: tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, tỷ lệ bán hết, thời gian nhập kho, tỷ lệ hàng tồn kho so với hàng bán, v.v. Đọc tiếp để biết định nghĩa và công thức!
- Việc triển khai KPI hiệu quả bao gồm cài đặt các mục tiêu SMART và tập trung vào các chỉ số trả lời các câu hỏi kinh doanh quan trọng
- Tránh các chỉ số hào nhoáng và theo dõi xu hướng theo thời gian để hiểu sâu hơn về hiệu suất kho hàng
Hiểu rõ các chỉ số KPI trong quản lý kho hàng
Các chỉ số KPI quản lý hàng tồn kho là các chỉ số có thể định lượng được dùng để đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho. Chúng giúp bạn theo dõi và phân tích mức hàng tồn kho, tỷ lệ luân chuyển và tình trạng hàng tồn kho tổng thể để đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Theo dõi các chỉ số quản lý hàng tồn kho và KPI cũng giúp kiểm soát chi phí hàng tồn kho, dự báo nhu cầu của khách hàng và đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Ví dụ, bạn có thể phân tích chi phí lưu giữ hàng tồn kho để xác định chi phí liên quan đến lưu trữ hàng tồn kho và thực hiện hành động nếu chi phí quá cao.
Lợi ích của việc theo dõi KPI và chỉ số hàng tồn kho
Các chỉ số KPI và chỉ số đo lường giống như những quả cầu pha lê. Chúng giúp bạn dự đoán và phòng ngừa.
Khi bắt đầu theo dõi KPI, bạn sẽ biết công việc nào đang hiệu quả và công việc nào chưa hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích của việc theo dõi các chỉ số và KPI về hàng tồn kho.
🌟 Cải thiện điểm số hài lòng của khách hàng
Giả sử điểm hài lòng của khách hàng là 70%, giảm so với quý trước do tình trạng hết hàng thường xuyên. Theo dõi các chỉ số KPI như tỷ lệ hoàn thành, thời gian giao hàng, vòng quay hàng tồn kho, mức tồn kho an toàn và tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số để ngăn chặn tình trạng thiếu hàng và tạo ra một lượng hàng dự trữ cho những đợt tăng nhu cầu bất ngờ. Kết quả là, bạn có thể mang đến trải nghiệm khách hàng thuận tiện, tăng điểm hài lòng chung.
📊 Nâng cao mức độ dịch vụ và giảm thiểu tình trạng thiếu hàng
Theo dõi các chỉ số hàng tồn kho cho thấy chất lượng dịch vụ của bạn. Ví dụ: nếu tỷ lệ hoàn thành và đơn đặt hàng hoàn hảo của bạn trên 95%, bạn có thể tự hào rằng mình đã thành công trong lĩnh vực dịch vụ. Giao hàng đúng hẹn, luôn có đủ hàng tồn kho và khiếu nại của khách hàng giảm đáng kể.
🎯 Cải thiện độ chính xác và hiệu quả của kho hàng
Các chỉ số KPI về hàng tồn kho giúp cải thiện hiệu quả tổng thể và đảm bảo dự báo nhu cầu chính xác bằng cách chỉ ra các lĩnh vực cần cải thiện.
Ví dụ: nếu bạn có tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho thấp, điều đó có thể意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味
🧠 Bạn có biết? Walmart đã xác định được sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng bằng cách theo dõi mức tồn kho hiện tại và tỷ lệ luân chuyển hàng hóa. Điều này đã giúp công ty chuyển sang mô hình quản lý hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý, giúp giảm thiểu sự chậm trễ trong việc di chuyển hàng tồn kho và giảm chỉ số thời gian nhận hàng.
Các chỉ số hàng tồn kho quan trọng cần theo dõi
Hãy xem xét các loại chỉ số hàng tồn kho khác nhau mà bạn nên theo dõi để đưa ra quyết định sáng suốt.
🌱 Chỉ số tồn kho: Các chỉ số KPI bán hàng
KPI bán hàng cho thấy tốc độ hàng tồn kho chuyển thành doanh số. Chúng đóng vai trò như một điểm kiểm tra, giúp bạn xác định xem hàng tồn kho có phù hợp với nhu cầu của khách hàng, giá sản phẩm có phù hợp và mức hàng tồn kho có tối ưu hay không.
Về cơ bản, các chỉ số này cho bạn biết hàng tồn kho của bạn đang giúp bạn đạt được mục tiêu bán hàng hay đang cản trở bạn. Dưới đây là các chỉ số KPI bán hàng hàng đầu để giúp bộ phận bán hàng của bạn theo dõi mục tiêu bán hàng:
Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho
Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho đo lường số lần hàng tồn kho được bán và thay thế trong một kỳ cụ thể. Hãy coi đây là cách để kiểm tra xem sản phẩm của bạn đang bán chạy hay chỉ nằm đó thu bụi.
Chỉ số này xác định lượng hàng tồn kho của công ty đang bán ra và liệu lượng hàng tồn kho có quá nhiều so với doanh số bán hàng hay không. Chỉ số này cũng giúp xác định các sản phẩm bán chậm, cho phép bạn tối ưu hóa mức tồn kho.
Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho = Chi phí hàng bán (COGS) / Giá trị trung bình của hàng tồn kho
Ghi chú: COGS là chi phí trực tiếp để sản xuất hàng hóa/dịch vụ. Chi phí này bao gồm chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất trực tiếp tại nhà máy.
📌 Ví dụ: nếu COGS của bạn là 300.000 đô la và hàng tồn kho vào đầu và cuối năm lần lượt là 100.000 đô la và 8.000 đô la, thì tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho của bạn là [ 300.000 đô la / (100.000 + 8000) / 2 ] = 5,55
Sử dụng Mẫu phân tích chi phí của ClickUp để có chế độ xem chi tiết về nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí trực tiếp khác, từ đó xác định các chi phí không cần thiết và các lĩnh vực có thể tiết kiệm chi phí.
Tỷ lệ bán hết hàng
Tỷ lệ bán hết hàng tính toán tỷ lệ phần trăm hàng tồn kho đã bán so với hàng tồn kho đã nhận. Ví dụ: nếu tỷ lệ bán hết hàng của bạn là 70%, điều đó có nghĩa là bạn đã bán được 70 trong số 100 đơn vị sản phẩm.
Tỷ lệ bán ra cao thường có nghĩa là sản phẩm của bạn có nhu cầu, trong khi tỷ lệ thấp có thể là dấu hiệu cho thấy bạn cần xem xét lại chiến lược tồn kho hoặc tiếp thị. Điều này có thể giúp bạn xác định các sản phẩm phổ biến nhất và kém hiệu quả nhất, từ đó đưa ra quyết định mua hàng sáng suốt.
Tỷ lệ bán hết = (Số đơn vị bán ra / Số đơn vị nhận được) x 100
Biên lợi nhuận gộp theo sản phẩm
Biên lợi nhuận gộp theo sản phẩm cho bạn biết lợi nhuận bạn thu được từ mỗi mục sau khi trừ chi phí sản xuất. Về cơ bản, đó là chênh lệch giữa giá bán của sản phẩm và chi phí sản xuất.
Vì vậy, nếu bạn bán một sản phẩm với giá 100 đô la và chi phí sản xuất là 60 đô la, thì lợi nhuận gộp của bạn là 40 đô la. Đây là cách đơn giản để xem hiệu quả của từng sản phẩm. Nó giúp bạn xác định các sản phẩm có lợi nhuận cao nhất, xây dựng chiến lược giá cả và tối ưu hóa cơ cấu sản phẩm.
Biên lợi nhuận gộp theo sản phẩm = (Doanh thu bán hàng – COGS / Doanh thu bán hàng) x 100
📌 Ví dụ: Nếu doanh thu bán hàng của bạn từ một loại sản phẩm cụ thể là 10.000 đô la và COGS của nó là 2.000 đô la, thì tỷ suất lợi nhuận gộp theo sản phẩm của bạn là [(10.000-2.000) / 10.000 ] x 100 = 80%.
Tận dụng Mẫu theo dõi bán hàng ClickUp để theo dõi tỷ suất lợi nhuận gộp của từng đơn vị sản phẩm. Bạn có thể đặt và xem lại mục tiêu bán hàng, theo dõi hiệu suất sản phẩm, đo lường lợi nhuận và đưa ra quyết định bán hàng và vận hành dựa trên dữ liệu.
Doanh thu trên mỗi đơn vị
Doanh thu trên mỗi đơn vị là chỉ số cho biết mỗi sản phẩm mang lại trung bình bao nhiêu tiền trong một kỳ nhất định. Chỉ số này cho bạn biết rõ hiệu suất của từng mục và đóng góp của chúng vào tổng doanh số của bạn.
Ví dụ: nếu bạn bán một sản phẩm với giá 50 đô la và bạn đã bán được 100 đơn vị trong một tháng, doanh thu trên mỗi đơn vị của bạn là 50 đô la. Chỉ số này giúp bạn xác định những sản phẩm bán chạy nhất và hiểu được bạn nên tập trung nỗ lực bán hàng vào đâu để đạt được lợi nhuận cao hơn!
Doanh thu trên mỗi đơn vị = Tổng doanh thu / Tổng số đơn vị bán ra
📌 Ví dụ: Bạn có thể sử dụng doanh thu trên mỗi đơn vị để tính doanh thu được tạo ra bởi từng mức giá — cơ bản, chuyên nghiệp và doanh nghiệp trong một tháng.
| Các gói đăng ký | Tổng số người đăng ký | Doanh thu hàng tháng ($) | Doanh thu trên mỗi đơn vị mỗi tháng ($) |
| Cơ bản | 7000 | 42.000 | 6 |
| Chuyên nghiệp | 5000 | 25.000 | 5 |
| Enterprise | 3000 | 24.000 | 8 |
Cấp độ Enterprise tạo ra doanh thu cao nhất trên mỗi đơn vị mặc dù có số lượng người đăng ký thấp nhất. Điều này cho thấy chiến lược giá cao cấp đang hoạt động hiệu quả như thế nào. Do đó, bạn có thể phân tích giá trị của từng cấp giá và đưa ra các quyết định chiến lược về giá, mục tiêu khách hàng, ưu đãi khuyến mãi và hơn thế nữa.
🌱 Chỉ số tồn kho: Chỉ số hiệu suất nhận hàng (Receiving KPIs)
Các chỉ số KPI về nhận hàng tồn kho giúp bạn đánh giá hiệu quả của quá trình nhập hàng mới. Chúng cung cấp thông tin chi tiết về cách bạn xử lý hàng tồn kho nhập vào, điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất hoạt động tổng thể của bạn.
Thời gian nhận hàng
Thời gian nhận hàng thời gian nhóm chuẩn bị hàng nhập kho để bán. Chỉ số này đánh giá hiệu quả của quy trình nhận hàng. Thời gian nhận hàng ngắn hơn đồng nghĩa với việc hàng tồn kho sẵn sàng nhanh hơn, chi phí lưu kho thấp hơn và hiệu quả hoạt động được cải thiện.
Thời gian nhận hàng = Tổng thời gian từ khi hàng đến kho đến khi hàng sẵn sàng bán (Thời gian xác minh hàng + Thời gian ghi nhận hàng + Thời gian chuẩn bị hàng cho bán)
📌 Ví dụ: Giả sử hàng tồn kho đến lúc 9:00 sáng. Việc dỡ hàng bắt đầu lúc 9:05 sáng, và việc xác minh hàng tồn kho và kiểm tra chất lượng hoàn thành lúc 11:00 sáng. Sau đó, hàng tồn kho được dán nhãn và sẵn sàng bán lúc 11:30 sáng. Tổng thời gian = 9:00 sáng đến 11:30 sáng = 1,5 giờ.
Thời gian lưu kho
Thời gian nhập kho tính thời gian cần thiết để di chuyển hàng tồn kho từ khu vực nhận hàng và lưu trữ vào không gian kho cuối cùng. Khi sản phẩm được lưu trữ nhanh chóng và chính xác, điều này sẽ giảm khả năng đặt nhầm mục và cung cấp thêm không gian nhận hàng cho hàng mới.
Thời gian sắp xếp = Tổng thời gian từ khi nhận hàng đến khi chuyển hàng đến địa điểm lưu trữ
📌 Ví dụ: Nếu bạn nhận hàng vào lúc 10:00 sáng và chuyển hàng đến kho lưu trữ vào lúc 11:30 sáng, thời gian nhập kho của bạn sẽ là 1,5 giờ.
Hãy dùng ClickUp Time Tracking để dễ dàng theo dõi và phân tích thời gian dành cho các hoạt động kho hàng như lưu trữ, kiểm tra chất lượng và ghi chép hàng tồn kho, đồng thời cải thiện hiệu quả hoạt động.
🌱 Chỉ số tồn kho: Các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) trong hoạt động
Các chỉ số KPI vận hành cho biết hiệu quả hoạt động của quy trình quản lý hàng tồn kho. Nó giúp bạn đo lường hiệu quả và cải thiện khi cần thiết.
Tỷ lệ tồn kho trên doanh thu
Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số bán hàng đo lường mối quan hệ giữa giá trị hàng tồn kho hiện có và doanh số bán hàng trong một kỳ cụ thể. Chỉ số này giúp bạn hiểu hiệu quả chuyển đổi hàng tồn kho thành doanh số bán hàng.
Nếu tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số bán hàng của bạn thấp, bạn không có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Mặt khác, nếu tỷ lệ này cao, điều đó có thể cho thấy tình trạng tồn kho quá nhiều và chi phí lưu kho tăng cao.
Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số = Tổng giá trị hàng tồn kho vào cuối kỳ / Tổng doanh số trong kỳ
📌 Ví dụ: Nếu tổng giá trị hàng tồn kho của bạn vào cuối năm là 4000 đô la và tổng doanh thu trong năm là 10.000 đô la, tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu của bạn sẽ là 4000/10000 = 0,4 hoặc 40%
Thời gian chu kỳ đơn đặt hàng
Thời gian chu kỳ đơn đặt hàng đo lường thời gian cần thiết để hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Chỉ số này đánh giá hiệu quả của các quy trình nội bộ, bao gồm điều phối, chuẩn bị vận chuyển và giao hàng.
Tương tự, bạn cũng có thể sử dụng chỉ số này để đo thời gian nhận đơn đặt hàng từ nhà cung cấp. Chỉ số này phản ánh hiệu quả của quy trình đặt hàng và giúp xác định các vấn đề trong chuỗi cung ứng.
Thời gian chu kỳ đơn hàng = (Ngày giao hàng – Ngày đặt hàng) / Tổng số đơn hàng đã giao
📌 Ví dụ: Nếu ngày đặt hàng của bạn là 1 tháng 1 năm 2025 và ngày giao hàng là 31 tháng 1 năm 2025 và tổng số đơn hàng được giao là 6000 đơn vị, thì thời gian chu kỳ đơn hàng sẽ là 31 / 6000 = 0,00517 ngày x 24 x 60 = 7,44 phút.
Trường Tùy chỉnh ClickUp và Trạng thái Tùy chỉnh ClickUp có thể giúp bạn hợp lý hóa các quy trình kho hàng. Bạn có thể sử dụng Trường Tùy chỉnh để ghi lại chi tiết đơn đặt hàng như ID, ngày giao hàng và đặt hàng, thông số kỹ thuật đơn hàng, nhà cung cấp, v.v. Trạng thái Tùy chỉnh, chẳng hạn như 'Đang chờ xử lý', 'Đơn hàng mới' và 'Đã giao' cho phép bạn theo dõi tiến độ thực tế của bất kỳ đơn hàng nào.
Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng
Chỉ số tỷ lệ hoàn thành đo lường tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng của khách hàng được hoàn thành hoàn toàn từ kho hiện có, không có tình trạng hết hàng hoặc đơn hàng bị hoãn.
Chỉ số hiệu suất hàng tồn kho này đo lường hiệu quả của các quy trình, xác định các vấn đề về tính sẵn có của hàng tồn kho và giúp quản lý các chiến lược bổ sung hàng tồn kho. Tỷ lệ đáp ứng cao cho thấy bạn có sẵn các sản phẩm phù hợp khi khách hàng cần, trong khi tỷ lệ đáp ứng thấp cho thấy có thể có vấn đề về tính sẵn có của hàng tồn kho.
Tỷ lệ hoàn thành = (Số đơn đặt hàng được hoàn thành / Tổng số đơn đặt hàng) X 100
📌 Ví dụ: Nếu số lượng đơn đặt hàng được hoàn thành là 10.000 và tổng số đơn đặt hàng là 12.000, tỷ lệ hoàn thành của bạn là (10.000 / 12.000) x 100 = 83%.
Ghi chú: Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng tốt thường nằm trong khoảng 85 đến 95%. Tuy nhiên, các thương hiệu có hiệu suất cao đặt mục tiêu đạt tỷ lệ hoàn thành đơn hàng trên 95%.
Thời gian giao hàng
Thời gian thực hiện đo lường tổng thời gian từ khi đặt đơn hàng đến khi nhận hàng. Bạn có thể sử dụng chỉ số này để đo lường thời gian cần thiết để hoàn thành đơn hàng của khách hàng và nhận hàng từ nhà cung cấp sau khi đặt hàng.
Chỉ số hàng tồn kho này giúp lập kế hoạch tổng thể, dự báo nhu cầu và cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng.
Thời gian dẫn = Thời gian mua hàng + Thời gian xử lý đơn đặt hàng + Thời gian giao hàng
Hoặc
Thời gian dẫn hàng = Ngày giao hàng – Ngày đặt hàng
📌 Ví dụ: Nếu bạn mất tổng cộng 15 ngày để xử lý và hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng, bạn có thể đánh giá các quy trình nội bộ để giảm thời gian thực hiện. Tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, hiểu rõ chuỗi cung ứng và đưa ra các quyết định mua và bán chiến lược.
🌱 Chỉ số quản lý kho: Chỉ số KPI của nhân viên
Không giống như các chỉ số hàng tồn kho khác, các KPI này đo lường năng suất và hiệu suất của nhân viên. Năng suất càng cao, hiệu suất kinh doanh tổng thể càng tốt.
Chi phí nhân công trên mỗi mục
Chi phí nhân công trên mỗi mục tính số tiền chi cho việc sản xuất một đơn vị sản phẩm. Chi phí này bao gồm tiền lương nhân công và chi phí sản xuất bổ sung phát sinh trong suốt quá trình từ sản xuất đến bán hàng.
Đo lường chi phí nhân công cho mỗi mục sẽ giúp bạn cắt giảm chi phí không cần thiết, đặt giá sản phẩm cạnh tranh và triển khai các quy trình để giảm chi phí nhân công.
Chi phí nhân công trên mỗi mục = Tổng chi phí nhân công / Số lượng đơn vị tổng cộng
📌 Ví dụ: Nếu tổng chi phí nhân công của bạn là 10.000 đô la mỗi tháng để sản xuất 500 đơn vị, chi phí nhân công của bạn là 10.000 đô la / 500 = 20 đô la.
Hiệu quả của Hệ thống Quản lý Kho Nội bộ (WMS)
Chỉ số hiệu quả của Hệ thống Quản lý Kho (WMS) đo lường tỷ suất hoàn vốn (ROI) cho phần mềm quản lý kho nội bộ của bạn. Nó tính toán lợi nhuận hoặc lỗ phát sinh từ việc mua hệ thống quản lý kho
Chỉ số này tính đến chi phí phần mềm, chi phí phần cứng bổ sung, lợi nhuận chưa thực hiện (ví dụ: thời gian tiết kiệm được trong việc ghi chép hàng tồn kho) và các cơ hội mới (ví dụ: phục vụ nhiều khách hàng hơn trước). Sử dụng chỉ số này, bạn có thể:
- Đánh giá xem hệ thống quản lý kho (WMS) có mang lại kết quả như mong đợi hay không
- Xác định các khu vực và quy trình kho cần tối ưu hóa
- Ra quyết định thông minh về đầu tư công nghệ
Hiệu quả hệ thống quản lý kho nội bộ (WMS) = (Lợi nhuận từ đầu tư – Chi phí đầu tư) / Chi phí đầu tư
📌 Ví dụ: Nếu lợi nhuận và chi phí đầu tư của bạn lần lượt là 5000 đô la và 10000 đô la, hiệu quả WMS của bạn là [(15000 – 10000) / 10000] x 100 = 50%.
Sử dụng Chế độ xem bảng của ClickUp để hiển thị lợi nhuận và chi phí WMS dưới dạng bảng tính và dễ dàng tính toán hiệu quả WMS. Bạn cũng có thể sắp xếp các chỉ số hiệu quả WMS vào bảng để đánh giá kết quả, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
🌱 Các chỉ số KPI quan trọng khác trong quản lý kho hàng
Dưới đây là một số ví dụ về chỉ số KPI hàng tồn kho khác để giúp bạn hiểu sâu hơn về hiệu suất hàng tồn kho của mình.
Số ngày tồn kho / Số tuần tồn kho
Chỉ số hàng tồn kho trong ngày và tuần đo lường số ngày và tuần mà hàng tồn kho hiện tại sẽ đủ dùng. Nói cách khác, chỉ số này tính toán số ngày/tuần mà một doanh nghiệp cần để bán hết hàng tồn kho.
Số ngày tồn kho = (Lượng hàng tồn kho trung bình / Chi phí bán hàng) × 365
Số tuần tồn kho = (Tồn kho trung bình / Chi phí bán hàng) × 52
📌 Ví dụ: Nếu hàng tồn kho trung bình của bạn là 10.000 đô la và chi phí bán hàng là 2.000 đô la, thì số ngày và số tuần tồn kho sẽ lần lượt là 1825 ngày và 260 tuần.
Tỷ lệ đơn hàng bị hoãn
Chỉ số hàng tồn kho này cho biết tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng của khách hàng không thể được đáp ứng ngay lập tức từ hàng tồn kho hiện có. Chỉ số này cho biết mức độ hiệu quả của bạn trong việc quản lý hàng tồn kho theo nhu cầu và sự phù hợp giữa cung và cầu.
Tỷ lệ đơn hàng bị hoãn = (Số lượng sản phẩm bị hoãn / Tổng số đơn đặt hàng) X 100
📌 Ví dụ: Nếu bạn có 500 sản phẩm trong đơn hàng tồn đọng và tổng số đơn đặt hàng là 10.000, tỷ lệ đơn hàng tồn đọng của bạn là 5%.
Độ chính xác của dự báo nhu cầu
Độ chính xác của dự báo nhu cầu so sánh số lượng hàng tồn kho thực tế với dự báo để xác minh độ chính xác của nó.
Độ chính xác của dự báo nhu cầu = [{Thực tế – (Thực tế – Dự báo)} / Thực tế] x 100
📌 Ví dụ: Nếu nhu cầu dự báo của bạn là 10.000 đơn vị và doanh số thực tế là 9000 đơn vị. Khi đó, độ chính xác của dự báo nhu cầu của bạn sẽ là [10.000 – (10.000 – 9000)] / 10.000 = 0,9 x 100 = 90% chính xác.
Tỷ lệ hàng trả lại / Tỷ lệ doanh thu bị mất
Tỷ lệ trả hàng là tỷ lệ phần trăm sản phẩm đã bán bị khách hàng trả lại. Chỉ số này giúp bạn đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm.
Tỷ lệ trả hàng = (Số sản phẩm trả lại / Tổng số sản phẩm bán ra) X 100
📌 Ví dụ: Nếu khách hàng trả lại 500 sản phẩm trong số 10.000 sản phẩm đã bán, tỷ lệ trả hàng của bạn là 5%.
Mặt khác, tỷ lệ doanh thu bị mất đo lường doanh thu tiềm năng mà bạn không thể đạt được do tình trạng hết hàng. Chỉ số này giúp bạn đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý kho hàng và tác động của chúng đối với doanh thu.
Tỷ lệ mất doanh số = (Số ngày hết hàng / 365) X 100
📌 Ví dụ: Nếu số ngày hết hàng của bạn là 20, tỷ lệ mất doanh số là 5,45.
Tỷ lệ đơn đặt hàng hoàn hảo / Hao hụt hàng tồn kho
Tỷ lệ đơn đặt hàng hoàn hảo tính tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng được hoàn thành hoàn hảo mà không có bất kỳ vấn đề hoặc lỗi nào.
Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo = (Số đơn hàng hoàn hảo / Tổng số đơn hàng) x 100
📌 Ví dụ: Nếu bạn hoàn thành 5000 đơn đặt hàng trong tổng số 8000 đơn đặt hàng, tỷ lệ đơn đặt hàng hoàn hảo của bạn là 62,5%.
Chỉ số hao hụt hàng tồn kho cho thấy lượng hàng tồn kho bị mất do hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển, trộm cắp hoặc các lỗi khác. Chỉ số này nêu bật các vấn đề về độ chính xác của hàng tồn kho và quy trình logistics của bạn.
Mất mát hàng tồn kho = [(Hàng tồn kho ghi chép − Hàng tồn kho thực tế) / Hàng tồn kho ghi chép] × 100
📌 Ví dụ: Nếu hàng tồn kho ghi nhận là 80.000 đô la và thực tế là 75.000 đô la, tỷ lệ hao hụt của bạn là 6,25%.
Các yếu tố và chỉ số khác trong quản lý kho hàng
Dưới đây là một số yếu tố và chỉ số quản lý hàng tồn kho khác để thêm vào bảng điều khiển KPI của bạn.
Chi phí trên mỗi đơn vị và Kho hàng trung bình
Chi phí trên mỗi đơn vị tính toán tổng chi phí phát sinh để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Chỉ số này rất quan trọng đối với các công ty sản xuất sản phẩm với số lượng lớn.
Chi phí trên mỗi đơn vị = (Chi phí cố định + Chi phí biến đổi) / Số đơn vị sản xuất
📌 Ví dụ: Nếu chi phí cố định và chi phí biến đổi lần lượt là 500 đô la và 300 đô la, và số lượng đơn vị là 1000, chi phí cho mỗi đơn vị là (500 + 3000) / 1000 = 3 đô la. 5.
Mặt khác, hàng tồn kho trung bình là chỉ số để ước tính giá trị hàng tồn kho của bạn trong một kỳ cụ thể.
Hàng tồn kho trung bình = (Hàng tồn kho tại thời điểm bắt đầu kỳ + Giá trị hàng tồn kho tại thời điểm kết thúc kỳ) / 2
📌 Ví dụ: Nếu giá trị hàng tồn kho vào đầu kỳ là 4000 đô la và vào cuối kỳ là 500 đô la, thì hàng tồn kho trung bình sẽ là 2250 đô la.
Chi phí lưu kho
Chi phí lưu kho là tổng chi phí phát sinh khi giữ hàng tồn kho trong kho hoặc nơi lưu trữ cho đến khi bán hết. Chỉ số này thường bao gồm chi phí vốn, lưu trữ, dịch vụ hàng tồn kho và rủi ro hàng tồn kho.
Theo dõi chỉ số này giúp bạn xác định chi phí tồn kho ẩn và chi phí lưu kho không cần thiết, đồng thời hướng dẫn các chiến lược lập kế hoạch tồn kho.
Chi phí lưu kho = [(Chi phí lưu trữ + Chi phí bảo hiểm + Chi phí cơ hội + Chi phí dịch vụ) / Tổng giá trị hàng tồn kho] x 100
📌 Ví dụ: Nếu chi phí lưu trữ của bạn là 500 đô la, chi phí dịch vụ là 200 đô la, chi phí bảo hiểm là 300 đô la và tổng giá trị hàng tồn kho là 20.000 đô la, chi phí vận chuyển hàng tồn kho của bạn tính theo tỷ lệ phần trăm là (500 + 300 + 200) / 20.000 ] x 100 = 5%.
Lợi nhuận gộp trên vốn đầu tư
ROI biên lợi nhuận thô đo lường số tiền mà công ty kiếm được so với số lượng hàng tồn kho đã mua. Chỉ số này cho thấy hiệu quả của bạn trong việc mua và bán sản phẩm.
Tỷ suất lợi nhuận gộp trên vốn đầu tư = (Lợi nhuận gộp / Chi phí tồn kho trung bình) × 100
📌 Ví dụ: Nếu lợi nhuận gộp của bạn là 2000 đô la và chi phí hàng tồn kho trung bình là 10.000 đô la, ROI lợi nhuận gộp của bạn là 20%.
Làm thế nào để chọn các chỉ số KPI quản lý kho phù hợp?
Cũng giống như bạn không thể đảm bảo thành công của dự án bằng cách chỉ tập trung vào một nguồn lực hoặc kỹ năng duy nhất, quản lý hàng tồn kho hiệu quả cũng đòi hỏi sự lựa chọn cân bằng giữa các chỉ số KPI.
Dưới đây là cách bạn có thể chọn các chỉ số quản lý kho và KPI phù hợp.
Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn KPI
Khi lựa chọn các chỉ số và KPI về hàng tồn kho, hãy xem xét các yếu tố sau:
🚀 Mối liên quan đến mục tiêu kinh doanh
Chọn các KPI liên quan đến mục tiêu chiến lược của công ty bạn. Điều này đảm bảo các chỉ số đang theo dõi góp phần cải thiện hiệu suất kinh doanh.
Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là cải thiện sự hài lòng của khách hàng, hãy theo dõi thời gian chu kỳ đơn hàng (thời gian từ khi đặt hàng đến khi giao hàng). Thời gian chu kỳ ngắn hơn sẽ giúp bạn cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
💡 Thông tin hữu ích để hành động
Chọn các chỉ số hàng tồn kho và KPI cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động và giúp bạn cải thiện. Đảm bảo chọn các chỉ số nêu bật các lĩnh vực cần chú ý.
Ví dụ, theo dõi tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số bán hàng cho biết lượng hàng tồn kho có sẵn để bán. Chỉ số này có thể giúp bạn xác định các vấn đề về tồn kho quá nhiều và cũng ngăn ngừa tình trạng hết hàng.
📑 Yêu cầu của ngành
Hãy xem xét các yêu cầu của ngành khi lựa chọn các chỉ số KPI về hàng tồn kho. Ví dụ: doanh thu trên mỗi đơn vị có thể giúp bạn phân tích và tạo chiến lược giá nếu bạn kinh doanh theo mô hình đăng ký.
Tương tự, nếu bạn là một công ty ô tô, việc theo dõi các chỉ số như thời gian giao hàng của nhà cung cấp là rất quan trọng để sản xuất kịp thời.
Điều chỉnh KPI phù hợp với mục tiêu kinh doanh
Ngoài các yếu tố trên, hãy đảm bảo các chỉ số KPI của bạn phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Dưới đây là cách bạn có thể điều chỉnh chúng.
Bước 1: Đặt mục tiêu kinh doanh SMART
Các mục tiêu SMART cung cấp một khung rõ ràng để cài đặt và đạt được các mục tiêu, đảm bảo rằng các mục tiêu hàng tồn kho của bạn có thể thực hiện được. Sự tập trung này cho phép bạn làm việc hiệu quả để cải thiện hoạt động hàng tồn kho tổng thể.
Vì vậy, hãy xác định mục tiêu kinh doanh trước khi lựa chọn KPI. Điều này đảm bảo rằng KPI của bạn hỗ trợ trực tiếp cho các mục tiêu của bạn
Dưới đây là một số ví dụ về mục tiêu SMART:
- Giảm 10% tỷ lệ trả hàng trong quý tiếp theo để cải thiện danh tiếng thương hiệu
- Giảm 15% tình trạng hết hàng đối với các mục có nhu cầu cao trong quý tiếp theo để cải thiện điểm hài lòng của khách hàng
Sử dụng ClickUp Goals để đặt mục tiêu kinh doanh và tự động hóa việc theo dõi tiến độ. Bạn có thể sắp xếp các mục tiêu của mình ở một nơi, lập bản đồ KPI, theo dõi mục tiêu và hơn thế nữa.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các mẫu cài đặt mục tiêu để đặt mục tiêu và chỉ tiêu SMART một cách có tổ chức. Các mẫu này cho phép bạn hình dung mục tiêu, theo dõi tiến độ và quản lý chúng ở một nơi.
Bước 2: Lập danh sách các câu hỏi kinh doanh
Khi chọn các chỉ số KPI về hàng tồn kho, hãy liệt kê các câu hỏi kinh doanh mà bạn muốn tìm câu trả lời và đảm bảo rằng các chỉ số KPI này trả lời được các câu hỏi đã liệt kê. Ví dụ:
- Tại sao chúng ta đang gặp phải tình trạng chậm trễ giao hàng?
- Tại sao thường xuyên xảy ra tình trạng hết hàng?
- Tỷ lệ trả hàng hiện tại là bao nhiêu?
Sau đó, chọn các chỉ số KPI trả lời các câu hỏi trên — tỷ lệ hết hàng, thời gian giao hàng, thời gian chu kỳ đơn đặt hàng, tỷ lệ trả hàng, v.v. Theo dõi các chỉ số KPI này một cách nhất quán sẽ giúp bạn xác định nguyên nhân dẫn đến sự kém hiệu quả trong hoạt động.
Bước 3: Ngừng theo đuổi các chỉ số hào nhoáng
Chỉ số hào nhoáng là những KPI trông rất ấn tượng nhưng không cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động để hướng dẫn quá trình ra quyết định của bạn. Ví dụ, tổng giá trị hàng tồn kho là một chỉ số hào nhoáng vì nó không phản ánh hiệu quả của việc quản lý hàng tồn kho. Hơn nữa, nó có thể che giấu các mục bán chậm và vấn đề tồn kho quá nhiều.
Bước 4: Theo dõi xu hướng
Theo dõi xu hướng KPI hàng tồn kho của bạn trong nhiều tháng và nhiều năm để hiểu sâu hơn về hiệu quả kinh doanh. Ví dụ: nếu bạn thấy tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho giảm, điều này có thể cho thấy doanh số bán hàng chậm. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn để biết nguyên nhân là do tồn kho quá nhiều, chiến lược tiếp thị không hiệu quả hay thay đổi nhu cầu của khách hàng.
Làm thế nào để theo dõi các chỉ số KPI quản lý hàng tồn kho?
Như chúng ta có thể thấy, việc theo dõi các chỉ số KPI quản lý hàng tồn kho là một công việc rất nặng nề. Bạn cần xác định mục tiêu kinh doanh, thiết lập các chỉ số KPI, ngưỡng và điểm chuẩn rõ ràng, tạo bảng điều khiển và nhiều hơn nữa. Vì vậy, cách dễ dàng nhất là triển khai phần mềm KPI.
ClickUp là ứng dụng cho mọi công việc với khả năng theo dõi KPI mạnh mẽ. Ứng dụng này không chỉ quản lý các tài nguyên quản lý dự án mà còn cung cấp một loạt các tính năng để xác định và theo dõi KPI, đặt mục tiêu, giám sát tiến độ, quản lý công việc và cộng tác giữa nhiều nhóm.
Tận dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi KPI trong thời gian thực. Sắp xếp các KPI phù hợp nhất của bạn ở một nơi và sử dụng biểu đồ, đồ thị và thanh tiến độ để nhanh chóng xem vị trí của bạn so với các mục tiêu cụ thể.
Các bảng điều khiển tùy chỉnh này giúp bạn hiển thị dữ liệu để dễ hiểu, xác định các vấn đề và hành động kịp thời. Hơn nữa, chúng còn hướng dẫn bạn ra quyết định và đảm bảo tính minh bạch giữa các nhóm và các bên liên quan.
Sẵn sàng tiến lên một bước nữa? ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của ClickUp, giúp bạn làm việc với KPI dễ dàng hơn. Nó có thể đề xuất các KPI bạn nên theo dõi, giúp bạn định nghĩa chúng rõ ràng, sau đó lấy tất cả thông tin cần thiết từ không gian làm việc ClickUp (như nhiệm vụ, Trường Tùy chỉnh và theo dõi thời gian) để tính toán chúng.
Sau đó, nó sẽ bắt đầu công việc phân tích dữ liệu, phát hiện xu hướng và các giá trị ngoại lệ bất thường, thậm chí tìm ra ý nghĩa của dữ liệu. Bạn có thể đặt câu hỏi như "Chúng ta đã làm được gì với KPI này trong tháng trước?" và nó sẽ đưa ra câu trả lời dựa trên các con số. Ngoài ra, nó còn giúp bạn tạo báo cáo và hiển thị mọi thứ trên bảng điều khiển để bạn có thể xem tiến độ của mình trong nháy mắt!
Đó chưa phải là tất cả. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu của ClickUp để bắt đầu quá trình quản lý hàng tồn kho. Các mẫu hàng tồn kho của ClickUp đi kèm với một khung sẵn có để giúp bạn theo dõi các yếu tố cần thiết, duy trì hồ sơ hàng tồn kho và danh sách nhà cung cấp, tự động hóa báo cáo, giám sát và phân tích các chỉ số, v.v.
Ví dụ, Mẫu quản lý hàng tồn kho ClickUp có mọi thứ bạn cần để tổ chức, theo dõi và cập nhật dữ liệu hàng tồn kho. Hơn nữa, mẫu này tự động hóa việc theo dõi hàng tồn kho và giúp bạn dễ dàng cập nhật thông tin hơn. Bạn cũng có thể đặt cảnh báo tự động cho các đơn đặt hàng lại.
Sử dụng mẫu này, bạn có thể:
- Theo dõi mức tồn kho, tình trạng hàng tồn kho và chuyển động hàng hóa
- Ghi lại giá cả cùng hình ảnh sản phẩm trong cơ sở dữ liệu
- Phân tích xu hướng tồn kho để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
- Xác định các chi phí không cần thiết, nguồn gốc của lãng phí và doanh thu bị mất
🍭 Bonus: Sử dụng Mẫu chỉ số dự án của ClickUp để tạo quy trình kiểm tra chất lượng liền mạch cho các sản phẩm của bạn. Mẫu này sẽ giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đảm bảo giảm tỷ lệ trả hàng.
Ngoài ra, Mẫu KPI của ClickUp cho phép theo dõi tất cả các chỉ số thành công của bạn ở một nơi. Bạn có thể xem tiến độ của nhóm trong việc đạt được các mục tiêu đã đặt ra, theo dõi hiệu suất và đảm bảo mọi người đều đồng nhất.
Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp là chưa đủ. Có một số bước và phương pháp hay nhất để theo dõi các chỉ số hàng tồn kho một cách hiệu quả.
Áp dụng các phương pháp tốt nhất cho chỉ số quản lý kho
Dưới đây là các bước để triển khai và giám sát KPI hàng tồn kho một cách hiệu quả.
🙌 Sử dụng công cụ phù hợp: Tạo hệ thống quản lý hàng tồn kho với phần mềm phù hợp để tổ chức và theo dõi dữ liệu hàng tồn kho, đồng thời báo cáo các chỉ số KPI đã lựa chọn
🙌 Đào tạo nhóm: Đảm bảo nhóm của bạn hiểu và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất. Tổ chức các phiên đào tạo, thu thập phản hồi và tính toán ROI của hệ thống để đánh giá lợi nhuận và tổn thất
🙌 Xem xét và điều chỉnh KPI: Theo dõi KPI và tiếp tục điều chỉnh chiến lược dựa trên kết quả. Ví dụ: sau khi xem xét hiệu suất, bạn có thể cảm thấy mục tiêu doanh thu hàng tồn kho là không thực tế. Do đó, hãy điều chỉnh cho phù hợp
Ngoài việc áp dụng các phương pháp hay nhất, hãy cẩn thận với những thách thức phổ biến trong việc theo dõi KPI.
⚠️ Sự không nhất quán: Theo dõi KPI một cách nhất quán là một thách thức. Thiết lập một thói quen để theo dõi các chỉ số thường xuyên hoặc sử dụng hệ thống theo dõi hàng tồn kho tự động để duy trì tính nhất quán
⚠️ Hiển thị dữ liệu giới hạn: Các công ty thường gặp khó khăn trong việc có được chế độ xem toàn diện về dữ liệu giữa các nhóm và kho hàng. Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho tập trung để xem dữ liệu ở một nơi và duy trì tính minh bạch giữa các nhóm
⚠️ Chỉ số quá phức tạp: Sử dụng quá nhiều KPI hoặc KPI quá phức tạp có thể khiến các nhóm bị quá tải và che khuất những thông tin hữu ích. Tập trung vào một vài KPI quan trọng, có thể hành động và phù hợp với mục tiêu kinh doanh
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các mẫu kho hàng hợp tác của ClickUp cho phép bạn quản lý kho hàng trên nhiều kho. Chúng cung cấp chế độ xem tập trung tất cả dữ liệu và giúp theo dõi địa điểm sản phẩm, mức tồn kho, v.v. dễ dàng hơn.
Đơn giản hóa việc theo dõi các chỉ số và KPI hàng tồn kho với ClickUp
Theo dõi KPI là điều cần thiết để kiểm soát tình trạng và hiệu suất của kho hàng. Tuy nhiên, dữ liệu không nhất quán và thiếu các công cụ hiệu quả có thể dẫn đến các chỉ số không chính xác.
Đây là lúc bạn cần ClickUp làm giải pháp quản lý hàng tồn kho. Với ClickUp, bạn có thể dễ dàng đặt mục tiêu quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch hàng tồn kho hiệu quả, tạo bảng điều khiển KPI của riêng mình, cộng tác với các nhóm, đảm bảo tài liệu chính xác, duy trì hồ sơ hàng tồn kho, tự động hóa báo cáo hàng tồn kho và nhiều hơn nữa.
Ngoài ra, bạn còn nhận được rất nhiều mẫu miễn phí để chuẩn hóa quy trình theo dõi hàng tồn kho và giảm thiểu lỗi.
Vậy, bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký miễn phí để khám phá các tính năng của ClickUp ngay bây giờ và cải thiện hiệu quả quản lý hàng tồn kho!