Bạn có bao giờ gặp khó khăn trong việc quyết định nên làm một công việc lớn, hào nhoáng, hứa hẹn mang lại lợi nhuận khổng lồ hay một công việc nhỏ hơn, ít thú vị hơn nhưng hoàn thành nhanh hơn?
Mọi nhà quản lý dự án đều phải đối mặt với tình huống khó xử này và thường cảm thấy không có câu trả lời rõ ràng.
Đó chính là lúc phương pháp "Ưu tiên công việc ngắn nhất có trọng số" (WSJF) phát huy tác dụng. Nó cung cấp một phương pháp dựa trên dữ liệu để giúp bạn đưa ra quyết định ưu tiên thông minh hơn.
Hãy chuẩn bị tinh thần vì chúng ta sẽ phân tích cách WSJF có thể định hướng quá trình ưu tiên của bạn theo hướng đúng đắn!
⏰ Tóm tắt 60 giây
- WSJF giúp ưu tiên công việc ngắn nhất bằng cách xem xét chi phí chậm trễ và kích thước công việc để tập trung vào các công việc có tác động lớn
- Các thành phần của WSJF bao gồm chi phí chậm trễ (giá trị) chia cho thời lượng công việc (nỗ lực), từ đó xác định mức độ ưu tiên của các công việc
- WSJF cải thiện việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong các khung Agile bằng cách điều chỉnh các công việc phù hợp với mục tiêu chiến lược, kết hợp phản hồi của các bên liên quan và sử dụng các công cụ trực quan hóa như ClickUp
- WSJF hợp lý hóa quá trình ra quyết định, giảm thiểu sự thiên vị và tăng cường sự phù hợp với các mục tiêu kinh doanh
- Để tính WSJF: Thiết lập chi phí chậm trễ trong Trường Tùy chỉnh ClickUp Sử dụng Theo dõi thời gian cho thời lượng công việc Tự động hóa tính toán với Trường Công thức
- Thiết lập chi phí chậm trễ trong Trường Tùy chỉnh ClickUp
- Sử dụng Theo dõi thời gian cho thời lượng công việc
- Tự động hóa tính toán với Trường công thức
- Thiết lập chi phí chậm trễ trong Trường Tùy chỉnh ClickUp
- Sử dụng Theo dõi thời gian cho thời lượng công việc
- Tự động hóa tính toán với Trường công thức
- Việc tích hợp WSJF vào lộ trình sản phẩm đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh và thúc đẩy sự rõ ràng giữa các nhóm
- Các vấn đề phổ biến như ước tính giá trị và chấm điểm không nhất quán có thể được khắc phục bằng cách tiêu chuẩn hóa các quy trình và sự tham gia của các bên liên quan
- WSJF thường dựa trên dữ liệu và khách quan hơn so với các phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên khác
WSJF (Weighted Shortest Job First) là gì?
WSJF (Weighted Shortest Job First) là mô hình ưu tiên được sử dụng trong Agile, đặc biệt là trong khung Agile mở rộng (SAFe). Mô hình này giúp các nhóm quyết định công việc hoặc tính năng nào cần giải quyết trước tiên.
Kỹ thuật ưu tiên linh hoạt này giúp các nhóm tập trung vào các sáng kiến mang lại giá trị cao nhất trong thời gian ngắn nhất.
WSJF xem xét các yếu tố khóa như giá trị người dùng và kinh doanh, tính nhạy cảm về thời gian và giảm rủi ro, giúp dễ dàng hơn trong việc điều chỉnh nỗ lực với mục tiêu kinh doanh. WSJF đảm bảo bạn đang làm việc trên các công việc có tác động cao nhất, tăng hiệu quả và giảm sự chậm trễ.
⭐️ Thông tin thú vị: Phương pháp "Shortest Job First" (Công việc ngắn nhất trước) lần đầu tiên được sử dụng vào những năm 1970, khi tài nguyên còn khan hiếm và đắt đỏ. Mục tiêu là sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả nhất với chi phí thấp nhất.
Áp dụng WSJF trong môi trường Agile và SAFe
Trước khi tìm hiểu cách sử dụng WSJF trong Agile và SAFe, hãy cùng tìm hiểu về môi trường SAFe là gì.
Scaled Agile Framework (SAFe) được thiết kế cho các tổ chức điều hành các dự án Agile phức tạp, bao gồm nhiều nhóm, thường xuyên liên quan đến nhiều bộ phận hoặc toàn bộ doanh nghiệp. Không giống như các thiết lập Agile quy mô nhỏ hơn, SAFe cung cấp một phương pháp có cấu trúc để quản lý các dự án lớn, cho phép các nhóm làm việc hợp tác trong khi vẫn duy trì sự thống nhất về mục tiêu ở nhiều cấp độ, như danh mục đầu tư, chương trình và nhóm.
Trong SAFe, Weighted Shortest Job First (WSJF) sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc dựa trên tác động kinh tế. Nó cho phép các nhóm xác định các tính năng mang lại lợi ích nhất trong thời gian ngắn nhất, tối đa hóa lợi nhuận từ nỗ lực.
Áp dụng WSJF ở các cấp độ khác nhau — danh mục đầu tư, chương trình và chuỗi giải pháp — đảm bảo sự thống nhất, hợp tác và tập trung vào công việc có giá trị cao nhất, hỗ trợ trực tiếp các trụ cột của Scrum như hợp tác và minh bạch.
Mặc dù WSJF có thể được áp dụng trong bất kỳ khung quản lý sản phẩm Agile nào, nhưng nó đặc biệt hữu ích trong SAFe do quy mô và độ phức tạp của nó. Trong các dự án rủi ro cao hoặc giá trị cao, WSJF giúp các nhóm đưa ra quyết định ưu tiên dựa trên dữ liệu. Đây là khóa học quan trọng trong các dự án lớn, nơi mà ý kiến đóng góp của các bên liên quan, sự hợp tác và việc ưu tiên rõ ràng là rất cần thiết.
Một số ứng dụng phổ biến của WSJF trong Agile bao gồm:
- Lập kế hoạch lộ trình sản phẩm: Xếp thứ tự các tính năng để đáp ứng mục tiêu kinh doanh
- Ưu tiên tính năng: Xác định các tính năng có giá trị cao
- Dòng thời gian phát triển: Điều chỉnh công việc nhạy cảm với thời gian để tránh chậm trễ
Ghi chú quan trọng: WSJF tiêu tốn nhiều tài nguyên, do đó không phù hợp cho các công việc nhỏ như sửa lỗi. WSJF phù hợp nhất cho các công việc có tác động lớn, thúc đẩy kết quả kinh doanh.
Lợi ích của việc sử dụng WSJF cho việc ưu tiên hóa
WSJF là một khung ưu tiên mạnh mẽ giúp các nhóm đưa ra quyết định sáng suốt, dựa trên dữ liệu. Dưới đây là cách bạn có thể hưởng lợi từ WSJF cho các dự án Agile:
- Tập trung vào giá trị và tốc độ: Ưu tiên các công việc mang lại giá trị cao nhất trong thời gian ngắn nhất, tăng năng suất và nâng cao sự hài lòng của khách hàng
- Phân bổ tài nguyên hiệu quả: Đảm bảo tài nguyên được phân bổ cho các công việc có giá trị nhất bằng cách đánh giá giá trị người dùng và mức độ quan trọng của thời gian, từ đó mang lại kết quả dự án tốt hơn và giảm thiểu thời gian dành cho các hoạt động ít tác động
- Tính minh bạch và sự thống nhất trong nhóm: Khuyến khích sự cởi mở trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, giúp các nhóm thống nhất về các mục tiêu chung và thúc đẩy quá trình ra quyết định hợp tác
- Xếp hạng ưu tiên dựa trên dữ liệu: Đưa ra quyết định về tác động kinh tế bằng cách sử dụng phương pháp định lượng, cung cấp quy trình xếp hạng ưu tiên kỹ lưỡng thay vì các phương pháp xếp hạng đơn giản
- Đánh giá lại liên tục: Cho phép các nhóm thích ứng với thông tin mới và đánh giá lại các ưu tiên để luôn phù hợp với mục tiêu kinh doanh
- Cải thiện sự đồng thuận của các bên liên quan: Thúc đẩy sự đồng thuận của các bên liên quan bằng cách xác định rõ các tiêu chí ưu tiên
- Giảm rủi ro: Giảm khả năng phân bổ thời gian và nguồn lực không đúng cách bằng cách nhấn mạnh công việc có giá trị cao, mức độ khẩn cấp cao, giảm rủi ro tập trung vào các mục ít tác động hơn
- Phù hợp với mục tiêu kinh doanh: Giữ cho quá trình phát triển sản phẩm phù hợp với tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của công ty, đảm bảo mỗi công việc hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn
- Khả năng thích ứng với thay đổi của thị trường: Khuyến khích sự linh hoạt bằng cách cho phép các nhóm của bạn nhanh chóng điều chỉnh khi điều kiện thị trường hoặc nhu cầu của khách hàng thay đổi, giữ cho các ưu tiên phù hợp với nhu cầu thực tế
- Ưu tiên nợ kỹ thuật rõ ràng hơn: Cung cấp một cách có hệ thống để giải quyết nợ kỹ thuật bằng cách phân bổ ưu tiên dựa trên tác động kinh tế, đảm bảo nợ kỹ thuật không cản trở sự phát triển trong tương lai
- Có thể mở rộng cho các nhóm lớn: Hỗ trợ các nhóm đa chức năng bằng cách cung cấp ngôn ngữ ưu tiên chung, giúp các nhóm lớn dễ dàng thống nhất về mức độ quan trọng và trình tự của công việc
Các thành phần của WSJF: Phân tích công thức
Hiểu các thành phần của WSJF giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc hiệu quả hơn. Phân tích công thức cho thấy cách mỗi yếu tố giúp xác định các công việc có giá trị cao.
Hãy cùng khám phá các yếu tố khóa của công thức WSJF và cách chúng phối hợp với nhau để tối ưu hóa việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.
1. Chi phí chậm trễ (CoD): CoD phản ánh tác động của việc trì hoãn một công việc.
Nó được tính toán bằng cách kết hợp ba yếu tố:
- Giá trị người dùng/kinh doanh: Giá trị mà công việc mang lại cho người dùng hoặc doanh nghiệp
- Tính cấp thiết về thời gian: Mức độ khẩn cấp của công việc — một số công việc sẽ mất giá trị nếu bị trì hoãn
- Giảm thiểu rủi ro/tạo cơ hội: Khả năng giảm thiểu rủi ro trong tương lai hoặc mở ra cơ hội mới
Các yếu tố này kết hợp với nhau sẽ cho bạn một bức tranh rõ ràng về mức độ quan trọng của một công việc cần hoàn thành sớm.
2. Kích thước công việc: Đây là thời gian hoặc nỗ lực ước lượng cần thiết để hoàn thành công việc. Các công việc nhỏ hơn với điểm CoD cao thường được ưu tiên vì chúng mang lại giá trị nhanh hơn
Hình dưới đây minh họa cách ưu tiên công việc bằng phương pháp WSJF của Reinertsen có thể ảnh hưởng đáng kể đến kết quả kinh tế.
Các khu vực được tô bóng biểu thị tổng CoD cho mỗi kịch bản. Các công việc có WSJF cao nhất sẽ được ưu tiên thực hiện trước, dẫn đến kết quả tài chính tốt hơn. Như được thể hiện, việc lựa chọn công việc tốt nhất tiếp theo thay vì công việc dễ nhất tiếp theo có thể mang lại tác động tài chính đáng kể. (© Scaled Agile, Inc. )
Điểm WSJF được tính bằng cách chia Chi phí chậm trễ cho Kích thước công việc. Các công việc có điểm WSJF cao hơn sẽ được xử lý trước, đảm bảo rằng các nhóm tập trung vào công việc có tác động lớn, nhanh chóng hoàn thành và tối đa hóa giá trị.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Mức độ nỗ lực cũng cần được xem xét khi đánh giá CoD. Nó có thể ảnh hưởng đến tác động tổng thể của sự chậm trễ.
Cách tính toán WSJF
Mô hình sắp xếp thứ tự ưu tiên WSJF cho phép bạn cân nhắc các yếu tố khác nhau, để các công việc có giá trị cao và yêu cầu thời gian thấp tự nhiên nổi lên hàng đầu. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tính toán WSJF bằng ClickUp.
Bước 1: Tính toán chi phí chậm trễ
Để tính CoD, hãy đánh giá từng yếu tố — giá trị, mức độ quan trọng về thời gian và giảm rủi ro — trên thang điểm (thường là thang điểm Fibonacci). Cộng các điểm này để có được giá trị CoD duy nhất.
Ví dụ: nếu một công việc có giá trị 8, mức độ quan trọng về thời gian là 5 và mức độ giảm rủi ro là 7, thì CoD sẽ là 20.
Bạn có thể thiết lập Trường Tùy chỉnh ClickUp để nhập và tính toán các giá trị này cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp dễ dàng theo dõi và cập nhật CoD khi các ưu tiên của dự án thay đổi.
Bước 2: Tính toán thời lượng hoặc kích thước công việc
Tiếp theo, ước lượng nỗ lực hoặc thời gian của mỗi công việc. Điều này thường được đo bằng 'thời lượng công việc' hoặc 'kích thước' và là khóa để xác định WSJF.
Tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp là một công cụ tuyệt vời để tính toán số giờ làm việc. Bạn có thể theo dõi thời gian thực hiện các công việc tương tự, sử dụng dữ liệu lịch sử hoặc đưa ra ước lượng dựa trên phản hồi của nhóm.
Hãy nhớ rằng sử dụng thang điểm nhất quán là điều cần thiết để sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách công bằng. Ví dụ: một công việc dễ có thể được chấm điểm thời lượng là 2, trong khi một công việc phức tạp hơn có thể được chấm điểm 20.
Bước 3: Chia chi phí chậm trễ cho thời lượng (hoặc kích thước) công việc
Bây giờ bạn đã có cả CoD và thời lượng công việc, hãy chia CoD cho thời lượng công việc để nhận điểm WSJF:
WSJF = Chi phí chậm trễ / Thời lượng công việc
Ví dụ: nếu một công việc có CoD là 20 và thời lượng là 5, điểm WSJF sẽ là 4. Điểm cao hơn cho thấy công việc có mức độ ưu tiên cao hơn.
📌 Ví dụ
Xem xét hai sáng kiến:
- Sáng kiến A: CoD = 15, Thời lượng công việc = 3. Điểm WSJF = 15 / 3 = 5
- Sáng kiến B: CoD = 8, Thời lượng công việc = 4. Điểm WSJF = 8 / 4 = 2
Trong trường hợp này, Dự án A có điểm WSJF cao hơn, do đó nên được ưu tiên hơn Dự án B.
Để tính toán dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng Trường công thức ClickUp để tự động chia CoD cho Thời lượng công việc cho mỗi nhiệm vụ. Tự động hóa này đảm bảo rằng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của bạn luôn được cập nhật mà không cần tính toán thủ công và không có lỗi do con người.
Tất cả những việc bạn cần làm là:
- Thêm trường công thức
- Nhấp vào biểu tượng dấu cộng trong chế độ xem Danh sách hoặc Bảng
- Chọn Công thức và đặt tên cho nó
- Thiết lập công thức WSJF
- Nhấp vào biểu tượng ƒx, sau đó chọn các trường như Chi phí chậm trễ và Thời lượng
- Sử dụng các toán tử (ví dụ: phép chia) để tính WSJF. Sử dụng Trình chỉnh sửa nâng cao cho các công thức phức tạp hơn
- Tự động tính toán trên tất cả các công việc
- Tự động cập nhật các trường công thức, giúp bạn dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc dựa trên điểm WSJF
Hơn nữa, bạn có thể dùng thử Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp để đánh giá và sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc dựa trên tác động của chúng.
Sử dụng WSJF để sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục trong lộ trình sản phẩm
Để xây dựng lộ trình sản phẩm thành công, cần phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cẩn thận, thường liên quan đến những quyết định khó khăn về việc cần giải quyết vấn đề nào trước tiên.
WSJF xếp hạng các mục trong danh sách công việc sản phẩm dựa trên tác động và nỗ lực, đảm bảo các công việc có tác động lớn được ưu tiên hàng đầu và nhận được sự chú ý xứng đáng.
Phần mềm quản lý sản phẩm ClickUp hợp lý hóa việc sắp xếp thứ tự ưu tiên WSJF với hệ thống chấm điểm có thể tùy chỉnh, lộ trình trực quan và các công cụ phản hồi, giúp bạn cân nhắc giá trị kinh doanh, mức độ quan trọng của thời gian và kích thước công việc.
Với hệ thống chấm điểm WSJF đơn giản hóa, ClickUp điều chỉnh các ưu tiên của nhóm bạn, thúc đẩy các quyết định nhanh hơn, dựa trên dữ liệu để tối đa hóa giá trị. Hãy cùng khám phá cách thức thực hiện.
Bước 1: Điều chỉnh WSJF cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn
Trước khi đi sâu vào các tính toán, hãy điều chỉnh khung WSJF và các mục tiêu kinh doanh tổng thể trong môi trường Agile Scrum.
Hãy nghĩ về những giá trị mà tổ chức của bạn coi trọng nhất hiện nay — cho dù đó là tăng doanh thu, cải thiện sự hài lòng của khách hàng hay giảm chi phí hoạt động. Sự rõ ràng này đảm bảo rằng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên WSJF hỗ trợ trực tiếp các mục tiêu rộng lớn hơn của công ty, giúp lộ trình của bạn có thể thực hiện được và có ý nghĩa.
Xác định các mục tiêu kinh doanh hàng đầu và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm sản phẩm hiểu được tác động của chúng đối với việc sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Sử dụng Mẫu lộ trình sản phẩm ClickUp để cấu trúc lộ trình của bạn xung quanh các mục tiêu này, đảm bảo sự thống nhất ngay từ đầu.
Bước 2: Thu thập ý kiến của các bên liên quan
Các bên liên quan của bạn, cho dù là từ bộ phận tiếp thị, bán hàng hay thành công của khách hàng, đều có những hiểu biết quý giá có thể giúp tinh chỉnh việc sắp xếp thứ tự ưu tiên WSJF của bạn. Hợp tác với họ để hiểu những tính năng hoặc cải tiến nào sẽ tác động nhiều nhất đến khách hàng hoặc kinh doanh của bạn.
Tổ chức hội thảo hoặc sử dụng ClickUp Assign Comments để thảo luận và thu hút các bên liên quan và người ra quyết định đánh giá giá trị kinh doanh, tính nhạy cảm về thời gian và lợi ích giảm rủi ro của từng tính năng. Cách tiếp cận này có thể thu thập phản hồi trực tiếp trên các mục lộ trình của bạn để đảm bảo tính minh bạch.
📌Ví dụ: Khi các bên liên quan cung cấp ý kiến, sử dụng Gán bình luận để @đề cập đến các thành viên nhóm có liên quan hoặc chính bạn. Sau khi phản hồi được giải quyết hoặc quyết định được đưa ra, giải quyết bình luận hoặc gán lại bình luận để làm rõ thêm.
Với tất cả các ý kiến được tập trung tại một địa điểm, các bên liên quan có thể dễ dàng tinh chỉnh việc sắp xếp thứ tự ưu tiên WSJF dựa trên thông tin mới nhất mà không gây nhầm lẫn.
Bước 3: Tính điểm WSJF
Để tính toán WSJF, hãy tham khảo hướng dẫn về các yếu tố đánh giá trong phần trước.
Gán cho mỗi công việc một điểm số về giá trị kinh doanh, mức độ quan trọng về thời gian và giảm rủi ro (hoặc tạo cơ hội) bằng cách sử dụng thang điểm nhất quán, như Fibonacci. Cộng các điểm này để tìm Chi phí chậm trễ, sau đó ước lượng Kích thước công việc dựa trên nỗ lực hoặc thời gian yêu cầu của công việc.
Công thức WSJF: Điểm WSJF = Chi phí chậm trễ/Kích thước công việc
📌 Ví dụ: Hãy xem xét lộ trình sản phẩm của một ứng dụng năng suất:
| Tính năng | Giá trị kinh doanh | Độ cấp bách về thời gian | Giảm thiểu rủi ro | CoD (tổng)* | Kích thước công việc | Điểm WSJF |
| Nhắc nhở công việc | 8 | 7 | 5 | 20 | 3 | 6. 67 |
| Báo cáo tự động | 9 | 5 | 6 | 20 | 4 | 5. 00 |
| Công cụ hợp tác nhóm | 10 | 8 | 7 | 25 | 5 | 5. 00 |
| Bảng điều khiển cài đặt mục tiêu | 7 | 6 | 4 | 17 | 2 | 8. 50 |
- Thêm điểm cho Giá trị kinh doanh, Mức độ quan trọng về thời gian và Giảm rủi ro để tính Chi phí chậm trễ
- Chia chi phí chậm trễ theo kích thước công việc để thu được điểm WSJF
- Ưu tiên các tính năng dựa trên điểm WSJF — điểm cao hơn cho thấy mức độ ưu tiên cao hơn
Bạn có thể sử dụng phương pháp này cho các sản phẩm, dịch vụ hoặc công việc dự án khác.
📖 Cũng nên đọc: 10 mẫu danh sách công việc sản phẩm miễn phí trong Excel và ClickUp
Bước 4: Xếp hạng và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục trong lộ trình của bạn
Khi bạn đã có điểm WSJF cho từng mục, đã đến lúc xếp hạng chúng. Đặt các mục có điểm cao nhất lên đầu lộ trình của bạn để đạt được hiệu quả tối đa.
Hãy nhớ rằng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên là một quá trình liên tục, vì vậy bạn có thể cần điều chỉnh thứ hạng khi có thông tin mới. Chấm điểm WSJF giúp nhóm của bạn ưu tiên các tính năng giúp nâng cao trải nghiệm người dùng và sự hợp tác trong nhóm.
ClickUp cung cấp một số cách để trực quan hóa lộ trình được ưu tiên theo WSJF, giúp mọi người, từ thành viên nhóm đến giám đốc điều hành, dễ dàng cập nhật thông tin.
Ví dụ: Chế độ xem Bảng ClickUp cho phép bạn trực quan hóa các nhiệm vụ trong các cột có thể tùy chỉnh dựa trên mức độ ưu tiên của chúng. Kéo và thả các mục để điều chỉnh thứ tự, giúp dễ dàng truyền đạt các thay đổi về mức độ ưu tiên trên Bảng Kanban.
Sử dụng Chế độ xem dòng thời gian ClickUp để lập bản đồ các nhiệm vụ theo thời gian, giúp bạn dễ dàng xem các mục ưu tiên cao phù hợp với lộ trình tổng thể của bạn. Chế độ xem này giúp bạn quản lý các phụ thuộc, theo dõi tiến độ và đạt được các cột mốc quan trọng.
Bước 5: Xem xét và đánh giá lại thường xuyên
Các ưu tiên bạn đặt ra hôm nay có thể thay đổi vào ngày mai, đặc biệt là trong các thị trường năng động.
Thường xuyên xem lại các tính toán và xếp hạng WSJF để đảm bảo chúng phản ánh điều kiện hiện tại, mục tiêu kinh doanh và nhu cầu của khách hàng. Bước này giúp lộ trình của bạn luôn phản ứng nhanh và phù hợp.
Mẫu Ma trận ưu tiên ClickUp cung cấp một cách rõ ràng để sắp xếp các công việc bằng WSJF để lập kế hoạch lộ trình Agile. Đây là ma trận 3×3 với Trục tác động và Nỗ lực, trong đó các công việc được chấm điểm thấp, trung bình hoặc cao. Các ô được mã hóa bằng màu sắc giúp dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên:
- Màu đỏ: Việc cần làm ngay
- Màu cam: Việc cần làm tiếp theo
- Màu xanh lá cây: Việc cần làm cuối cùng
Thêm Nhiệm vụ dưới dạng ghi chú dính vào Bảng trắng ClickUp, đánh giá tác động và nỗ lực của chúng, sau đó kéo chúng vào ô thích hợp. Chế độ xem linh hoạt này cho phép bạn liên kết Nhiệm vụ và Tài liệu, đồng thời thêm hình ảnh, mang đến cho bạn một không gian làm việc sáng tạo, tương tác để sắp xếp thứ tự ưu tiên WSJF.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Phương pháp WSJF cũng tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau. Các nhóm tiếp thị có thể điều chỉnh chiến dịch của mình dựa trên các tính năng được ưu tiên do nhóm phát triển xác định, từ đó dẫn đến việc phân bổ nguồn lực và thời gian hiệu quả hơn.
Áp dụng WSJF trong tổ chức của bạn
Giới thiệu WSJF cho các nhóm của bạn có thể thúc đẩy việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và sự thống nhất trong toàn tổ chức.
Trong khung Agile, WSJF giúp ưu tiên các tính năng và khả năng ở các cấp độ khác nhau, đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ cho các công việc có giá trị nhất, phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Các chiến lược để giới thiệu WSJF cho các nhóm sản phẩm của bạn
Việc giúp nhóm của bạn sử dụng WSJF (Weighted Shortest Job First) có thể hợp lý hóa việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và tạo ra sự hiểu biết chung về những yếu tố thúc đẩy giá trị.
Dưới đây là một số chiến lược thực tiễn để triển khai WSJF một cách hiệu quả:
- Tổ chức hội thảo WSJF: Bắt đầu với một hội thảo thực hành, trong đó bạn giải thích các nguyên tắc cơ bản của WSJF — giá trị kinh doanh, tính cấp thiết về thời gian, giảm rủi ro và kích thước công việc. Hướng dẫn nhóm của bạn qua các ví dụ liên quan đến các dự án hiện tại để cho thấy tác động thực sự của WSJF đối với việc sắp xếp thứ tự ưu tiên
- Đặt ra các tiêu chí chấm điểm rõ ràng: Thống nhất các định nghĩa cụ thể cho từng yếu tố WSJF. "Giá trị kinh doanh" có ý nghĩa gì đối với nhóm của bạn? Điều gì khiến một mục trở nên "cần thời gian gấp"? Cài đặt các tiêu chí nhất quán giúp các thành viên trong nhóm thống nhất cách chấm điểm, từ đó nâng cao tính công bằng và chính xác
- Sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên: Sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để triển khai WSJF bằng cách đánh dấu nhiệm vụ dựa trên tác động và nỗ lực. Phân loại nhiệm vụ thành khẩn cấp, cao, bình thường hoặc thấp để tập trung nỗ lực của nhóm vào công việc có giá trị cao
- Tham gia các bên liên quan từ sớm: Bao gồm các bên liên quan trong các phiên WSJF ban đầu để thống nhất về kỳ vọng. Có ý kiến đóng góp từ các nhóm khác (ví dụ: tiếp thị, bán hàng hoặc thành công của khách hàng) đảm bảo các ưu tiên phản ánh mục tiêu kinh doanh rộng hơn, tạo sự đồng thuận và giảm xung đột tiềm ẩn
- Nhấn mạnh dữ liệu hơn trực giác: Củng cố rằng WSJF là về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên dữ liệu, khách quan. Nêu bật cách thức nó giảm thiểu sự thiên vị và giúp các nhóm tập trung vào công việc có tác động lớn, tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng và các bên liên quan
- Sử dụng Tài liệu ClickUp để cộng tác: Tạo Tài liệu ClickUp được chia sẻ để ghi lại các hướng dẫn WSJF, tiêu chí chấm điểm và ví dụ thực tế. Sử dụng tài liệu này như một nguồn tài nguyên trung tâm nơi mọi người có thể xem lại các nguyên tắc cơ bản của WSJF và tham khảo định nghĩa của từng yếu tố
Thách thức thường gặp và cách vượt qua chúng
Dưới đây là một số thách thức phổ biến trong WSJF và cách vượt qua chúng
| Thách thức | Giải pháp |
| Khó khăn trong việc ước tính giá trị | Phân chia các tính năng lớn thành các thành phần nhỏ hơn. Sử dụng dữ liệu, thông tin chi tiết về khách hàng và phản hồi của các bên liên quan để đưa ra quyết định sáng suốt hơn |
| Đánh giá không nhất quán | Chuẩn hóa các phương pháp và tiêu chí chấm điểm giữa các nhóm. Tổ chức các hội thảo để thống nhất về việc đánh giá giá trị, rủi ro và các yếu tố khóa khác |
| Quá chú trọng vào tốc độ | Cân bằng thời gian với giá trị. Ưu tiên cả tốc độ ngắn hạn và tác động chiến lược dài hạn, đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu kinh doanh tổng thể |
| Thiếu sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh | Thường xuyên xem xét lại việc sắp xếp thứ tự ưu tiên WSJF để đảm bảo phù hợp với các mục tiêu và chiến lược đang phát triển. Tham gia các bên liên quan để thống nhất bằng cách sử dụng quy trình làm việc scrum |
| Phụ thuộc không rõ ràng | Sử dụng các công cụ như ClickUp để lập bản đồ các mối phụ thuộc sớm. Hình dung các công việc và mối phụ thuộc lẫn nhau để tránh các yếu tố cản trở và đảm bảo sắp xếp thứ tự ưu tiên phù hợp |
| Phức tạp hóa quá trình | Đơn giản hóa quy trình WSJF bằng cách tập trung vào các yếu tố khóa (giá trị, thời gian, rủi ro). Giữ mô hình đơn giản để tạo điều kiện ra quyết định nhanh hơn |
| Sự kháng cự đối với thay đổi trong việc ưu tiên | Khuyến khích sự linh hoạt và cải tiến liên tục. Truyền đạt những lợi ích của WSJF đến các bên liên quan, nhấn mạnh vào việc tập trung vào các công việc có tác động lớn |
Bạn có biết? Trong cuốn sách The Principles of Product Development Flow, Don Reinertsen nhấn mạnh rằng khoảng 85% các nhà quản lý sản phẩm không biết câu trả lời cho câu hỏi: "Sẽ tốn bao nhiêu chi phí nếu chúng ta trì hoãn việc này vài tháng?" Các công ty nỗ lực hơn trong việc định lượng "tổng giá trị dự kiến theo thời gian" và tính toán "Chi phí trì hoãn" sẽ đưa ra quyết định tốt hơn
Giờ đây, chúng ta đã biết rằng việc hiểu vai trò của người quản lý sản phẩm trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và tính năng là rất quan trọng. Hãy cùng nhau giải quyết vấn đề này.
Vai trò của các nhà quản lý sản phẩm trong việc áp dụng WSJF
Các nhà quản lý sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai WSJF trong các nhóm bằng cách thúc đẩy việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, giao tiếp và điều phối
Là người quản lý sản phẩm, bạn là người giữ cho nhóm của mình tập trung vào những việc thực sự quan trọng. Khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và tính năng, hãy xem xét giá trị kinh doanh, mức độ khẩn cấp và rủi ro của từng công việc. Bằng cách này, bạn sẽ phân bổ nguồn lực vào các dự án mang lại hiệu quả cao nhất.
Ngoài việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn còn là người có nhiệm vụ giữ cho nhóm làm việc có tổ chức và tràn đầy năng lượng. Sẽ rất hữu ích nếu bạn cũng cố gắng động viên mọi người duy trì sự thống nhất với các mục tiêu chiến lược, đảm bảo WSJF được tích hợp suôn sẻ vào luồng công việc hàng ngày.
Giao tiếp cũng rất quan trọng — giữ cho các nhóm đa chức năng được cập nhật về trạng thái sản phẩm, dòng thời gian phát hành và những thay đổi trong lộ trình đảm bảo mọi người đồng bộ với bất kỳ thay đổi nào.
Hợp tác với các kỹ sư và bộ phận QA giúp các quyết định WSJF thực tế và dựa trên thực tế kỹ thuật. Và đừng bỏ qua nghiên cứu thị trường — hiểu nhu cầu và xu hướng của khách hàng giúp bạn duy trì các ưu tiên chính xác.
Cuối cùng, bạn sẽ định hình một tầm nhìn mà mọi người có thể cùng hướng tới, với lộ trình rõ ràng, thống nhất, thúc đẩy thành công thực sự.
Phew! Chúng ta đã đi qua rất nhiều nội dung, nhưng trước khi kết thúc, hãy cùng xem WSJF so sánh với các khung làm việc phổ biến khác như thế nào.
WSJF so với các kỹ thuật ưu tiên khác
WSJF nổi bật nhờ tập trung vào việc tối đa hóa giá trị và giảm thiểu sự chậm trễ. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải so sánh nó với các công cụ ưu tiên phổ biến khác để hiểu được những lợi thế của nó.
- MoSCoW (Must Have, Should Have, Could Have, Won't Have): MoSCoW mang tính chất định tính hơn, giúp các nhóm quyết định tính năng nào là quan trọng và tính năng nào có thể hoãn lại. Không giống WSJF, MoSCoW không tính toán rõ ràng thời gian và chi phí, do đó ít hiệu quả hơn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên tác động và tốc độ kinh doanh
- Ma trận Eisenhower: Ma trận Eisenhower phân loại công việc thành khẩn cấp và quan trọng. Mặc dù rất hữu ích cho việc quản lý công việc cá nhân, nhưng nó không phải lúc nào cũng phản ánh được sự phức tạp của quá trình phát triển sản phẩm giữa nhiều nhóm, trong đó thời gian đưa sản phẩm ra thị trường và giá trị mang lại là yếu tố khóa
- Mô hình Kano: Mô hình Kano tập trung vào sự hài lòng của khách hàng và tính năng thú vị, nhưng không nhấn mạnh vào các hạn chế về thời gian và nguồn lực như WSJF. Điều này làm cho mô hình này hữu ích để hiểu sở thích của khách hàng, nhưng ít thực tế hơn trong việc xác định tính năng nào cần được ưu tiên trong nguồn lực hạn chế
- Ma trận giá trị so với độ phức tạp: Phương pháp này đánh giá các tính năng dựa trên giá trị và độ phức tạp. Mặc dù hữu ích để xác định các thành công nhanh chóng, nhưng phương pháp này không mang lại giá trị chiến lược tương đương với WSJF, vốn cân bằng thời gian giao hàng với giá trị và rủi ro
- Ưu tiên theo phương pháp Rice: Phương pháp RICE đánh giá các tính năng dựa trên Phạm vi, Tác động, Mức độ tin cậy và Nỗ lực. Trong khi ưu tiên theo phương pháp RICE có thể giúp các nhóm ưu tiên dựa trên dữ liệu, WSJF tiến thêm một bước bằng cách kết hợp các yếu tố thời gian (chi phí chậm trễ) và giá trị, tạo ra một phương pháp ưu tiên toàn diện hơn
WSJF phát huy tác dụng trong môi trường thời gian là yếu tố quan trọng và giá trị kinh doanh phải được tối đa hóa. WSJF cho phép các nhóm ưu tiên công việc có tỷ lệ giá trị trên thời gian cao nhất, đặc biệt phù hợp với quá trình phát triển sản phẩm diễn ra nhanh chóng.
Xác định rõ các ưu tiên của bạn với ClickUp
WSJF là một phương pháp hiệu quả để sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc và tính năng dựa trên giá trị và nỗ lực cần thiết của chúng.
Cho dù bạn đang xử lý lộ trình sản phẩm hay đưa ra quyết định chiến lược, WSJF giúp đảm bảo bạn tối đa hóa giá trị, giảm thiểu sự chậm trễ và tối ưu hóa nguồn lực.
ClickUp giúp tích hợp WSJF một cách liền mạch.
Với các mẫu mạnh mẽ, trường có thể tùy chỉnh để tính toán Chi phí chậm trễ và Thời lượng công việc, cùng các tính năng cộng tác như Tài liệu và Gán nhận xét, bạn có thể tối ưu hóa toàn bộ quy trình.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!