Chúng ta đều đã từng tham gia những cuộc họp mà các cuộc thảo luận đi chệch hướng, mọi người nói át nhau và bạn bỏ lỡ những mục hành động quan trọng trong sự hỗn loạn.
Đó chính là lý do tại sao Quy tắc Robert về Trật tự trong Cuộc họp ra đời. Khung quy tắc này cung cấp một bộ quy tắc cụ thể dựa trên thủ tục nghị viện (sẽ giải thích thêm sau), giúp mang lại trật tự và cấu trúc cho các cuộc họp.
Khi nói đến việc tổ chức các cuộc họp hiệu quả, thách thức không chỉ là biết các quy tắc này; bạn cần áp dụng chúng một cách hiệu quả và sử dụng các công cụ hiện đại để làm cho các cuộc họp của bạn trở nên hiệu quả.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về cách sử dụng Quy tắc Robert, các công cụ kỹ thuật số tốt nhất để hỗ trợ các cuộc họp của bạn và nhiều hơn nữa.
Vì vậy, hãy bắt đầu và tìm hiểu cách tổ chức các cuộc họp hiệu quả bằng cách sử dụng Quy tắc Robert cho các cuộc họp.
Quy tắc Robert là gì?
Quy tắc Robert's Rules of Order là cẩm nang tham khảo để áp dụng thủ tục nghị viện nhằm tổ chức các cuộc họp suôn sẻ, có tổ chức, nơi mọi ý kiến đều được lắng nghe và các quyết định được đưa ra một cách hiệu quả và công bằng.
Ở đây, thủ tục nghị viện đề cập đến một bộ quy tắc, đạo đức, thực tiễn và phong tục được chấp nhận và tiêu chuẩn hóa để điều hành các cuộc họp.
Bất kể bạn đang chủ trì một cuộc họp hội đồng quản trị, một buổi họp câu lạc bộ hay một cuộc thảo luận của ủy ban, những quy tắc cơ bản này cung cấp một khuôn khổ linh hoạt mà bạn có thể dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của mình.
Điều làm nên giá trị của Quy tắc Robert chính là sự tập trung vào công bằng và dân chủ. Chúng đảm bảo mọi người đều có cơ hội phát biểu và mọi ý kiến đều được lắng nghe, điều này đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào phụ thuộc vào các quyết định nhóm hiệu quả.
Mặc dù Quy tắc Robert thường được áp dụng trong các cuộc họp hội đồng quản trị, nhưng tính hữu ích của chúng còn vượt xa phạm vi đó. Chúng cũng hiệu quả không kém trong các ủy ban, tổ chức phi lợi nhuận, câu lạc bộ và bất kỳ tổ chức nào nơi việc ra quyết định nhóm có cấu trúc tốt là điều cần thiết.
💬 Phiên bản mới nhất: Phiên bản mới nhất của Robert's Rules of Order cung cấp các mẹo cập nhật và các phương pháp hay nhất để áp dụng thủ tục nghị viện trong các cuộc họp ảo năng động. Phiên bản thứ 12, phát hành năm 2020, thậm chí còn bao gồm các cập nhật phù hợp với những thách thức hiện đại, như cuộc họp ảo và thiết lập hỗn hợp, khiến chúng trở nên phù hợp hơn bao giờ hết.
Ba nguyên tắc của Quy tắc Robert về thứ tự
Trước khi giải thích chi tiết về khung làm việc, hãy cùng xem qua ba nguyên tắc hướng dẫn cơ bản của nó:
- Mọi người đều được phép phát biểu ít nhất một lần trước khi ai đó phát biểu lại
- Mọi người đều có quyền biết những gì đang diễn ra, và người phát biểu chỉ nên bị ngắt lời trong những tình huống khẩn cấp
- Chỉ xem xét một đề xuất tại một thời điểm
🧠 Hãy nhớ: Đây là những nguyên tắc hướng dẫn, không phải là những hướng dẫn đơn phương cố định. Tất nhiên, mỗi cuộc họp có những nét riêng và những điểm thảo luận riêng, nhưng ý tưởng của việc sử dụng khung này là để đảm bảo hai điều chính: sự công bằng và năng suất.
Lợi ích của việc áp dụng Quy tắc của Robert
Bằng cách áp dụng Quy tắc của Robert, bạn có thể đảm bảo:
- Công bằng: Mọi người đều có cơ hội được lắng nghe và tham gia vào các cuộc thảo luận
- Dân chủ: Quyết định được đưa ra bằng phiếu bầu đa số, đảm bảo tất cả ý kiến đều được xem xét
- Tổ chức: Cấu trúc được định sẵn giúp cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch và tránh nhầm lẫn hoặc mất tập trung
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu cách các quy tắc này có thể mang lại lợi ích cho các loại tổ chức khác nhau ngày nay.
Hội đồng quản trị
- Giải quyết xung đột: Khi các thành viên hội đồng quản trị không đồng ý về một quyết định quan trọng, Quy tắc Robert có thể giúp tạo điều kiện cho một cuộc tranh luận có trật tự và đảm bảo rằng tất cả các quan điểm đều được lắng nghe
- Đảm bảo công bằng: Các quy tắc có thể giúp ngăn ngừa sự mất cân bằng quyền lực và đảm bảo tất cả các thành viên có cơ hội tham gia thảo luận như nhau
Ủy ban
- Xử lý các sửa đổi: Khi các thành viên ủy ban đề xuất thay đổi một đề xuất, Quy tắc Robert có thể giúp hướng dẫn quá trình xem xét và bỏ phiếu về các sửa đổi
- Tránh tranh chấp về thủ tục: Bằng cách tuân theo Quy tắc Robert, các ủy ban tránh được những bất đồng về quy tắc thủ tục và tập trung vào các vấn đề thực chất
Tổ chức phi lợi nhuận
- Đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình: Quy tắc Robert có thể giúp các hội đồng quản trị tổ chức phi lợi nhuận lưu giữ hồ sơ về các quyết định của họ và đảm bảo rằng họ đang hành động theo sứ mệnh của mình
- Bảo vệ quyền của thành viên: Các quy tắc có thể giúp bảo vệ quyền của thành viên và đảm bảo rằng tiếng nói của họ được lắng nghe
Các tổ chức khác
- Hiệp hội nghề nghiệp: Các quy tắc này có thể giúp các hiệp hội nghề nghiệp quản lý công việc và đại diện cho thành viên của mình một cách hiệu quả
- Tổ chức tôn giáo: Quy tắc của Robert giúp các tổ chức tôn giáo đưa ra quyết định về chính sách và chương trình của mình
Các yếu tố chính của Quy tắc Robert
Bây giờ chúng ta đã hiểu các nguyên tắc cốt lõi, hãy cùng khám phá các khối xây dựng cơ bản của Quy tắc Robert cho các cuộc họp:
- Quorum: Đề cập đến số lượng thành viên tối thiểu cần có mặt để ra quyết định hợp lệ. Điều này đảm bảo các quyết định được đưa ra với sự đại diện đầy đủ
- Trình tự kinh doanh: Trình tự cuộc họp tiêu chuẩn là — khai mạc, phê duyệt biên bản và báo cáo, thảo luận về công việc mới và bế mạc. Trình tự này giúp cuộc họp tập trung và đảm bảo các điểm chính được giải quyết
- Đề xuất: Đề xuất là các đề nghị chính thức để thảo luận và bỏ phiếu. Chúng bao gồm các loại đề xuất chính, phụ, ưu tiên và phụ thuộc.
Cơ bản về Quy tắc Robert về thứ tự
Hiểu khái niệm về 'đề xuất'
Một đề nghị là một đề xuất chính thức được trình bày trong cuộc họp để xem xét và bỏ phiếu. Trong thủ tục nghị viện, đề nghị là công cụ chính để giới thiệu các chủ đề thảo luận và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định.
Để đơn giản hóa khái niệm này, một đề xuất giống như việc giơ tay trong lớp để đề xuất ý tưởng cho một dự án của lớp hoặc đề xuất một sáng kiến mới về sự tham gia của nhân viên cho nhóm nhân sự. Đó là cách để mọi người cùng thảo luận và sau đó quyết định xem có muốn tiếp tục, bảng lại để thảo luận sau hoặc hoãn vô thời hạn, tất cả đều thông qua bỏ phiếu đa số.
Các loại đề xuất:
- Đề xuất chính: Đây là loại đề xuất phổ biến nhất, được sử dụng để đưa ra một chủ đề mới để thảo luận
- Đề nghị phụ: Những đề nghị này được sử dụng để sửa đổi hoặc kiểm soát việc xem xét một đề nghị chính. Ví dụ bao gồm sửa đổi, hoãn lại và xem xét lại
- Đề xuất ưu tiên: Các đề xuất này có ưu tiên cao hơn các đề xuất khác và được sử dụng cho các vấn đề khẩn cấp hoặc quan trọng
- Đề nghị phụ: Những đề nghị này phát sinh từ hoạt động kinh doanh của cuộc họp và được sử dụng để giải quyết các vấn đề thủ tục. Đề nghị phụ được sử dụng như "đề nghị nội bộ". Chúng có ưu tiên hơn đề nghị chính, đề nghị phụ và bất kỳ câu hỏi nào đang chờ giải quyết
Các bước để đưa ra đề xuất
1. Yêu cầu phát biểu
- Ý nghĩa: Được chủ tọa công nhận để có quyền phát biểu
- Cách thực hiện: Giơ tay hoặc sử dụng tín hiệu để cho biết bạn muốn phát biểu. Chủ tọa/người điều hành cuộc họp/người tổ chức cuộc họp/trưởng nhóm sẽ xác nhận bạn
🌟 Ví dụ: Bạn giơ tay và chủ tọa nói: "Ông Smith, xin mời ông phát biểu. "
2. Đề xuất nghị quyết
- Ý nghĩa: Trình bày rõ ràng ý tưởng hoặc đề xuất mà bạn muốn nhóm thảo luận và bỏ phiếu
- Cách thực hiện: Bắt đầu đề xuất của bạn bằng 'Tôi đề nghị...' tiếp theo là đề xuất của bạn
🌟 Ví dụ: "Tôi đề nghị chúng ta dành 5.000 đô la cho chương trình tiếp cận cộng đồng. "
3. Hỗ trợ đề xuất
- Ý nghĩa: Một thành viên khác thể hiện sự hỗ trợ đối với việc thảo luận đề xuất bằng cách đồng ý với đề xuất đó
- Cách thực hiện: Một thành viên nói, "Tôi ủng hộ đề xuất này"
🌟Ví dụ: Sau khi bạn đưa ra đề xuất, ông Johnson nói: "Tôi ủng hộ đề xuất đó."
4. Tranh luận
- Ý nghĩa: Các thành viên trong nhóm thảo luận về ưu và nhược điểm của đề xuất. Mỗi lần chỉ được xem xét một câu hỏi và chỉ có một người được phát biểu
- Cách thực hiện: Các thành viên lần lượt phát biểu ủng hộ hoặc phản đối đề xuất. Chủ tọa có thể đặt ra quy tắc về thời gian phát biểu của mỗi người
🌟 Ví dụ: Bà Carter phát biểu ủng hộ việc phân bổ 5.000 đô la, cho rằng điều này sẽ mang lại lợi ích cho cộng đồng. Sau khi bà Carter phát biểu xong, ông Brown bày tỏ lo ngại về tác động đối với ngân sách
5. Đề xuất sửa đổi
- Ý nghĩa: Các thành viên có thể đề xuất thay đổi đề xuất trước khi bỏ phiếu
- Cách thực hiện: Một thành viên nói, "Tôi đề nghị sửa đổi đề xuất bằng cách…" sau đó nêu ra nội dung sửa đổi đề xuất
🌟 Ví dụ: Cô Green nói, "Tôi đề nghị sửa đổi đề xuất bằng cách tăng số tiền lên 7.000 đô la. "
6. Bỏ phiếu
- Ý nghĩa: Người chủ tọa yêu cầu nhóm bỏ phiếu về đề xuất, bao gồm cả các sửa đổi
- Cách thực hiện: Các thành viên bỏ phiếu bằng giọng nói, điểm danh, giơ tay hoặc bỏ phiếu kín, tùy theo quy tắc của nhóm
🌟 Ví dụ: Chủ tọa nói, "Tất cả những người đồng ý với đề xuất đã sửa đổi, hãy nói đồng ý. Tất cả những người phản đối đề xuất ban đầu, hãy nói không đồng ý. " Nhóm bỏ phiếu và chủ tọa kiểm phiếu
7. Công bố kết quả
- Ý nghĩa: Đa số quyết định, và chủ tọa thông báo liệu đề xuất đã được thông qua hay không
- Cách thực hiện: Chủ tọa nêu rõ kết quả
🌟 Ví dụ: Chủ tọa nói: "Đề xuất được thông qua. " Điều này có nghĩa là đề xuất đã được chấp thuận
Mẹo xử lý các tình huống thường gặp:
- Không có phiếu ủng hộ thứ hai: Nếu một đề xuất không nhận được phiếu ủng hộ thứ hai hoặc đa số phiếu, nó sẽ tự động bị bác bỏ. Chủ tọa sẽ thông báo rằng đề xuất đã bị bác bỏ do không có phiếu ủng hộ thứ hai
- Quản lý cuộc tranh luận: Chủ tọa có thể quản lý cuộc tranh luận bằng cách cài đặt giới hạn thời gian, cho phép người phát biểu và giữ cuộc thảo luận tập trung vào chủ đề
- Xử lý phản đối: Nếu một thành viên không đồng ý với thủ tục hoặc quyết định của chủ tọa, họ có thể nêu vấn đề về trật tự hoặc yêu cầu giải thích theo quy tắc nghị sự. Chủ tọa sẽ đưa ra quyết định về phản đối đó
- Yêu cầu phân chia: Nếu có sự không chắc chắn về kết quả bỏ phiếu, một thành viên có thể yêu cầu phân chia. Điều này yêu cầu các thành viên bỏ phiếu bằng cách đứng dậy hoặc bằng một phương pháp rõ ràng khác
Đây là tất cả những yếu tố có thể giúp bạn học cách tham gia cuộc họp một cách hiệu quả.
Áp dụng Quy tắc của Robert trong thế giới hiện đại
Tầm quan trọng của chương trình nghị sự
Chương trình nghị sự là một trụ cột quan trọng của một cuộc họp được tổ chức tốt. Chương trình nghị sự cung cấp một bản tóm tắt rõ ràng về các chủ đề thảo luận và thứ tự các chủ đề sẽ được thảo luận.
Một yếu tố khóa của Quy tắc Robert về thủ tục nghị viện quy định bắt buộc phải sử dụng chương trình nghị sự để thúc đẩy các điểm thảo luận và đảm bảo các cuộc họp được tiến hành một cách có trật tự, hiệu quả và dân chủ.
💡 Hãy minh họa điều này bằng một ví dụ thực tế:
Hãy tưởng tượng chương trình họp của bạn bao gồm xem xét báo cáo tài chính, thảo luận về chiến dịch tiếp thị mới và bỏ phiếu về một đề xuất. Quy tắc của Robert giúp mọi người tập trung vào vấn đề chính.
Trong phần báo cáo tài chính, các thành viên có thể đặt câu hỏi hoặc yêu cầu làm rõ.
Tuy nhiên, nếu ai đó muốn thực hiện hành động dựa trên báo cáo—chẳng hạn như tái phân bổ kinh phí—họ sẽ cần phải chờ đến thời điểm thích hợp trong chương trình nghị sự.
Điều này đảm bảo các cuộc thảo luận luôn phù hợp và các quyết định được đưa ra một cách có cấu trúc. Khi đến lúc bỏ phiếu về đề xuất trong cùng cuộc họp, quá trình này sẽ tuân theo các bước được nêu trong Quy tắc của Robert, giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả và công bằng.
Nếu đề xuất có tính chất quan trọng, có thể yêu cầu đa số hai phần ba hoặc hai phần ba số phiếu để thông qua.
Một chương trình nghị sự được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giảm bớt sự nhầm lẫn và giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng. Trong thực tế, nó cũng thúc đẩy việc ra quyết định sáng suốt và khuyến khích sự tham gia tích cực.
💡 Phần thưởng: Đừng quên đọc các bài viết của chúng tôi về cách chuẩn bị cho cuộc họp và sử dụng danh sách kiểm tra chuẩn bị cuộc họp chi tiết trước cuộc họp tiếp theo của bạn.
Mẹo để tạo chương trình họp hiệu quả
Sử dụng mẫu
Tận dụng nhiều mẫu trực tuyến có sẵn để tạo chương trình họp chuyên nghiệp và hoàn hảo cho các cuộc họp của bạn.
Các mẫu này thường bao gồm các phần cho các chi tiết quan trọng như ngày, giờ, địa điểm, người tham dự và chủ đề thảo luận, giúp bạn dễ dàng tổ chức cuộc họp tiếp theo một cách hiệu quả.
Mẫu cuộc họp ClickUp
Mẫu Cuộc họp của ClickUp là một công cụ toàn diện giúp nâng cao chất lượng cuộc họp của bạn. Nó bao gồm các tính năng như ước lượng thời gian thảo luận, quyền sở hữu nhiệm vụ và tệp đính kèm tài liệu để xem trước cuộc họp. Nó có thể tùy chỉnh hoàn toàn để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.
Sử dụng mẫu để hướng dẫn cuộc họp và theo dõi tiến độ trong thời gian thực.
Mẫu này có tác dụng gì:
- Các phần có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của cuộc họp của bạn
- Xác định rõ các chủ đề và mục tiêu của chương trình nghị sự
- Phân công công việc và trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm
- Cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc cho các cuộc họp hiệu quả
- Cho phép hợp tác và cập nhật thời gian thực
- Theo dõi công việc để đảm bảo trách nhiệm giải trình
- Cho phép đính kèm tệp đính kèm có liên quan để tham khảo
⚡️Lưu trữ mẫu: Cuộc họp của bạn cần có cấu trúc hơn? Hãy tham khảo các mẫu ClickUp thiết yếu này để hợp lý hóa các phiên họp của bạn:
Các mẫu này giúp bạn sắp xếp công việc, giữ cho nhóm của bạn đi đúng hướng và đảm bảo mọi cuộc họp đều hiệu quả. Nếu bạn muốn có thêm mẫu giúp bạn thiết lập chương trình làm việc, hãy xem Ví dụ về chương trình họp & mẫu miễn phí.
Phân phối chương trình trước
Chia sẻ chương trình nghị sự với tất cả những người tham dự trước cuộc họp. Điều này cho phép những người tham gia xem lại các chủ đề, thu thập thông tin cần thiết và chuẩn bị ý kiến đóng góp của mình.
Sử dụng công cụ kỹ thuật số
Hãy cân nhắc sử dụng các công cụ kỹ thuật số như ClickUp Docs và ClickUpTeams để tạo và chia sẻ chương trình làm việc. Hãy cùng khám phá cách thực hiện:
ClickUp Docs giúp cài đặt chương trình họp hiệu quả và hợp tác. Với ClickUp, bạn có thể dễ dàng tạo và tùy chỉnh các mẫu chương trình phù hợp với nhu cầu của mình. Mời các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến, thêm nhận xét và theo dõi các thay đổi để đảm bảo mọi người đều thống nhất.
Ngoài ra, bạn có thể liên kết các nhiệm vụ, tài liệu và các yếu tố ClickUp khác trực tiếp trong chương trình nghị sự của mình, giúp mọi thứ luôn kết nối và dễ dàng truy cập.
Công cụ kỹ thuật số này hợp lý hóa quá trình cài đặt chương trình nghị sự và tăng cường sự hợp tác, giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả và có tổ chức hơn.
Sau khi tạo chương trình nghị sự bằng ClickUp Docs, đã đến lúc bắt đầu cuộc họp. ClickUp Teams là công cụ hoàn hảo để phân công công việc, theo dõi tiến độ và duy trì luồng giao tiếp trong suốt cuộc họp.
Để bắt đầu sử dụng ClickUp Teams, hãy đăng ký hoặc đăng nhập. Tiếp theo, tạo nhóm của bạn bằng cách đặt tên và thiết lập các tùy chọn không gian làm việc. Mời thành viên bằng cách nhập email của họ và chỉ định vai trò.
Ngoài ra, hãy sử dụng các tính năng của ClickUp, chẳng hạn như Phụ thuộc nhiệm vụ, Dòng thời gian và Tự động hóa, để cải thiện quy trình làm việc và năng suất của nhóm.
Hãy linh hoạt
Mặc dù việc tuân thủ chương trình nghị sự là quan trọng, nhưng hãy sẵn sàng xem xét lại và điều chỉnh nếu cần thiết. Nếu vấn đề bất ngờ phát sinh trong cuộc tranh luận gay gắt hoặc cuộc thảo luận đi theo hướng khác, hãy sẵn sàng sửa đổi chương trình nghị sự để phù hợp với những thay đổi này.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để có hướng dẫn chi tiết về cách soạn thảo chương trình họp hiệu quả, hãy xem cách viết chương trình họp, kèm theo các ví dụ để giúp các cuộc họp của bạn trở nên có tổ chức và năng suất hơn.
Quy tắc của Robert trong thời đại số
Khi các cuộc họp chuyển sang nền tảng trực tuyến, việc duy trì cấu trúc và hiệu quả là rất quan trọng. Quy tắc Robert's Rules of Order có thể được sử dụng hiệu quả bằng các công cụ kỹ thuật số như Zoom, Google Meet và Microsoft Teams.
Các nền tảng này hỗ trợ việc thực hiện các phương pháp họp có cấu trúc, đảm bảo các cuộc họp ảo của bạn luôn được tổ chức và hiệu quả.
Dưới đây là cách bạn có thể áp dụng Quy tắc Robert bằng các giải pháp họp hiện đại sau:
- Bỏ phiếu kỹ thuật số: Nhiều nền tảng hợp tác và giao tiếp có tính năng bỏ phiếu cho các đề xuất, giúp loại bỏ việc giơ tay hoặc thu phiếu bầu
- Hàm trò chuyện: Sử dụng hàm trò chuyện để đưa ra các đề nghị "thứ hai" bằng điện tử
- Chia sẻ màn hình: Chia sẻ tài liệu và bản trình bày trở nên dễ dàng, giúp giao tiếp rõ ràng và ra quyết định sáng suốt
Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng một số chức năng có thể yêu cầu các tính năng nâng cao hoặc tiện ích bổ sung trong nền tảng bạn đang sử dụng. Tốt nhất là bạn nên khám phá trước các tính năng của nền tảng bạn đã chọn.
Tận dụng ClickUp để tổ chức các cuộc họp hiệu quả
ClickUp Meetings là một trong những phần mềm quản lý cuộc họp tốt nhất để tổ chức các cuộc họp hiệu quả theo Quy tắc Robert.
Nó cung cấp một bộ tính năng hoàn chỉnh cho mọi giai đoạn của cuộc họp — từ lập kế hoạch và tổ chức chương trình nghị sự đến quản lý cuộc họp và theo dõi các mục hành động.
Với ClickUp Meetings, bạn có thể hợp lý hóa quy trình họp, thúc đẩy sự tham gia và đảm bảo các quyết định được thực hiện hiệu quả.
Các tính năng chính bao gồm:
- Tích hợp tạo/lập và quản lý chương trình nghị sự: Tạo chương trình nghị sự chi tiết, phân công công việc và đặt thời hạn
- Hội nghị truyền hình liền mạch: Tiến hành các cuộc họp trực tiếp trong ClickUp, không cần sử dụng các nền tảng riêng biệt
- Bỏ phiếu kỹ thuật số: Áp dụng Quy tắc Robert để tổ chức cuộc họp hiệu quả với tính năng bỏ phiếu tích hợp sẵn
- Cộng tác thời gian thực: Làm việc cùng nhau trên các ghi chú và tài liệu cuộc họp để tăng tính minh bạch
- Đang theo dõi mục hành động: Đảm bảo các quyết định được thực hiện bằng các công cụ quản lý công việc
- Biên bản cuộc họp: ClickUp's Meeting cũng là một phần mềm biên bản cuộc họp hàng đầu, đảm bảo rằng biên bản cuộc họp của bạn được tổ chức và dễ truy cập
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết.
Bỏ phiếu trực tuyến
Nhiều nền tảng phần mềm họp bao gồm tính năng bỏ phiếu tích hợp, loại bỏ việc giơ tay hoặc thu phiếu bầu.
Với ClickUp, bạn có thể tích hợp liền mạch các tính năng bỏ phiếu này với các công cụ hội nghị truyền hình phổ biến như Zoom, Google Meet và Microsoft Teams.
Sự tích hợp này cho phép bạn thực hiện hiệu quả Quy tắc Robert về Trật tự trong Cuộc họp, tiến hành bỏ phiếu trực tiếp trong không gian họp ảo của bạn.
Cách thức hoạt động:
- Chọn nền tảng của bạn: ClickUp tích hợp với các công cụ hội nghị truyền hình như Zoom, Google Meet và Microsoft Teams. Chọn công cụ phù hợp nhất với nhóm của bạn
- Bắt đầu cuộc họp: Bắt đầu cuộc họp như bình thường bằng cách sử dụng nền tảng bạn đã chọn
- Sử dụng tính năng bỏ phiếu của ClickUp: Trong cuộc họp, sử dụng các cuộc thăm dò hoặc khảo sát tích hợp sẵn của ClickUp để tiến hành bỏ phiếu về các đề xuất
- Xem kết quả thời gian thực: Phiếu bầu được tính ngay lập tức, cung cấp phản hồi tức thì và đảm bảo tính minh bạch
- Ghi lại và chia sẻ: ClickUp tự động ghi lại kết quả, giúp bạn dễ dàng xem lại và chia sẻ với những người tham gia sau đó
Các mục hành động và người được giao nhiệm vụ
Sau một cuộc thảo luận hiệu quả, điều quan trọng là biến các quyết định thành nhiệm vụ có thể thực hiện được để đảm bảo việc thực hiện được theo dõi. ClickUp giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ bằng cách cho phép bạn chuyển các mục hành động đã thống nhất trực tiếp thành Nhiệm vụ trong nền tảng.
ClickUp Tasks là công cụ lý tưởng để theo dõi và quản lý các mục hành động phát sinh từ các cuộc họp của bạn. Công cụ này tích hợp liền mạch với các cuộc họp của bạn và đảm bảo rằng các quyết định được chuyển thành các bước hành động và tiến độ được theo dõi hiệu quả.
Cách thức hoạt động:
- Ghi lại các mục hành động: Trong cuộc họp, xác định các công việc hoặc hành động quan trọng cần được giải quyết
- Tạo nhiệm vụ trong ClickUp: Sau cuộc họp, dễ dàng chuyển các mục hành động này thành Nhiệm vụ bằng ClickUp. Tham khảo ghi chú hoặc chương trình họp của bạn để bao gồm tất cả các chi tiết liên quan
- Phân công trách nhiệm: Phân công từng công việc cho thành viên nhóm phù hợp dựa trên chuyên môn và thời gian rảnh của họ
- Đặt ngày đáo hạn và cột mốc: Sử dụng Cột mốc của ClickUp để thiết lập ngày đáo hạn cho mỗi Nhiệm vụ, giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên và đảm bảo hoàn thành kịp thời
- Theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ trong ClickUp bằng cách thêm nhận xét, tệp đính kèm và công việc con khi cần thiết, giúp mọi người luôn đồng bộ và đi đúng hướng.
Hợp tác và ghi chép trực tuyến
ClickUp Docs cho phép tạo/lập và chỉnh sửa ghi chú cuộc họp và tài liệu theo thời gian thực. Điều này thúc đẩy tính minh bạch và đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin mới nhất của cuộc họp. Với Docs, bạn có thể:
- Tạo và chỉnh sửa tài liệu cùng nhau: Nhiều thành viên trong nhóm có thể làm việc trên cùng một tài liệu đồng thời, giúp dễ dàng ghi lại ghi chú cuộc họp, quyết định và mục hành động trong thời gian thực
- Thêm nhận xét và chú thích: Để lại nhận xét hoặc chú thích trực tiếp trên tài liệu để cung cấp phản hồi, đặt câu hỏi hoặc làm rõ các điểm
- Theo dõi thay đổi: Xem ai đã thay đổi tài liệu và khi nào để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình
- Sắp xếp tài liệu của bạn: Sử dụng hệ thống thư mục và thẻ của ClickUp để sắp xếp ghi chú cuộc họp và các tài liệu khác để dễ dàng truy cập
- Tích hợp với các tính năng khác của ClickUp: Kết nối Tài liệu của bạn với Nhiệm vụ, dự án và các yếu tố ClickUp khác để tạo ra một quy trình làm việc liền mạch
Các giới hạn cần lưu ý
Mặc dù Quy tắc Robert về Trật tự trong Cuộc họp rất hữu ích, nhưng chúng cũng phải đối mặt với một số thách thức trong môi trường kỹ thuật số. Những khó khăn về kỹ thuật, chẳng hạn như sự cố hoặc kết nối internet không ổn định, có thể làm gián đoạn luồng thảo luận và quy trình bỏ phiếu.
Ngoài ra, việc không thể dễ dàng đọc các tín hiệu phi ngôn ngữ trong môi trường ảo có thể dẫn đến hiểu lầm trong các cuộc tranh luận.
Cuối cùng, duy trì sự tham gia của người tham gia trong các cuộc họp trực tuyến dài hơn có thể khó khăn hơn so với cài đặt trực tiếp.
⚡️Lưu trữ mẫu: Sẵn sàng nâng tầm chương trình họp của bạn lên một tầm cao mới? Khám phá 10 mẫu cuộc họp Cấp 10 miễn phí của chúng tôi để giữ cho cuộc họp nhóm của bạn tập trung và hiệu quả.
Sử dụng Quy tắc của Robert và ClickUp để cải thiện các cuộc họp của bạn
Quy tắc Robert về trật tự trong các cuộc họp cung cấp một phương pháp có cấu trúc để mọi người trong cuộc họp đều có chung quan điểm.
Khi Quy tắc Robert cho các cuộc họp được kết hợp với sức mạnh của ClickUp, chúng tạo thành một sự kết hợp hoàn hảo cho các cuộc họp hiệu quả và năng suất.
Với các tính năng mạnh mẽ của ClickUp, bạn có thể dễ dàng tạo chương trình nghị sự chi tiết, cộng tác trong thời gian thực, phân công và theo dõi các mục hành động, đồng thời tiến hành các cuộc họp ảo liền mạch — tất cả chỉ trong một nền tảng.
Các tính năng như mẫu chương trình nghị sự có thể tùy chỉnh, hội nghị truyền hình tích hợp, theo dõi công việc và tệp đính kèm tài liệu đảm bảo các cuộc họp của bạn diễn ra hiệu quả và năng suất.
Vậy, bạn còn chần chừ gì nữa? Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!