Cách lãnh đạo bằng ví dụ trong công việc

"Không có gì chứng minh khả năng lãnh đạo của một người bằng những việc anh ta làm hàng ngày để lãnh đạo chính mình", Thomas J. Watson, người sáng lập IBM, đã nói như vậy.

Từ chiến trường đến phòng họp, phong cách và phẩm chất lãnh đạo đã được tranh luận rộng rãi. Dường như chỉ có một điểm đồng thuận duy nhất là những nhà lãnh đạo vĩ đại luôn chỉ cho nhóm của mình cách hoàn thành công việc, tức là họ lãnh đạo bằng ví dụ.

Nếu bạn là một nhà lãnh đạo kinh doanh hoặc một nhà quản lý, đây là tất cả những gì bạn cần biết về lãnh đạo bằng ví dụ.

Khái niệm lãnh đạo bằng ví dụ

Lãnh đạo bằng ví dụ là việc thực hành mô phỏng những phẩm chất và hành vi mà bạn mong đợi từ các thành viên trong nhóm. Thông qua hành động, thái độ và cách tiếp cận công việc, bạn thể hiện cho các thành viên khác trong nhóm những gì bạn muốn thấy và cách tốt nhất để hoàn thành công việc.

Lãnh đạo bằng ví dụ được đặc trưng bởi:

Trách nhiệm cá nhân: Một nhà lãnh đạo cảm thấy có trách nhiệm đối với hành vi và hiệu suất của nhóm mình. Bạn coi việc cung cấp tất cả các nguồn lực và chỉ cho nhóm cách hoàn thành công việc là một phần công việc của mình.

Tập trung vào giá trị: Lãnh đạo bằng ví dụ không phải là viết mã hoặc nội dung để chỉ cho các nhóm cách làm việc. Nó lớn hơn thế rất nhiều. Đó là làm rõ những giá trị mà một người phải thể hiện và hành động phù hợp với những giá trị đó.

Ví dụ, nếu một trong những giá trị của công ty là sự trung thực, một nhà lãnh đạo sẽ đưa ra và nhận phản hồi một cách trung thực, bất kể chức vụ hay quyền hạn.

Tính nhất quán: Một nhà lãnh đạo hành xử nhất quán theo cách mà họ mong muốn các thành viên trong nhóm hành xử. Ví dụ, nếu tính đúng giờ là hành vi mà bạn đang làm gương, thì bạn sẽ luôn đến đúng giờ trong mọi cuộc họp/sự kiện.

Tính xác thực: Các nhà lãnh đạo xác thực là những người minh bạch trong việc ra quyết định, hướng dẫn nhóm vượt qua các biến số và quy trình liên quan. Bạn sẽ giúp nhóm của mình nhận thức được động cơ và hành động của bạn, cho phép những người khác không chỉ làm theo hành động mà còn hiểu được quá trình suy nghĩ đằng sau hành động đó.

Sự cởi mở: Khi bạn lãnh đạo bằng ví dụ, bạn thể hiện sự khiêm tốn về mặt trí tuệ và sẵn sàng thay đổi cách tiếp cận dựa trên thông tin mới hoặc ý kiến thuyết phục.

Tóm lại, lãnh đạo bằng ví dụ là việc thực hành câu ngạn ngữ cổ: hành động nói lên hơn lời nói. Tuy nhiên, đây là một khái niệm về chất lượng và hành vi nằm trong phạm vi rộng lớn giữa trắng và đen. Đây là một cách tiếp cận được phản ánh trong hành động của bạn, dù lớn hay nhỏ.

Nếu bạn muốn thực hành lãnh đạo bằng ví dụ, đây là mười chiến lược có thể giúp bạn.

10 chiến lược để lãnh đạo bằng ví dụ

Ban đầu, lãnh đạo bằng ví dụ có vẻ đơn giản: Hãy hành xử theo cách bạn muốn nhóm của mình hành xử. Trong thực tế, đặc biệt là trong một tổ chức lớn, việc quản lý các nhóm có thể trở nên quá sức.

Để tránh điều đó và duy trì sự nhất quán trong khả năng lãnh đạo của mình, mười chiến lược sau đây sẽ giúp bạn xây dựng một nền tảng vững chắc. Hãy bắt đầu ngay từ bây giờ.

1. Quyết định bạn muốn trở thành ví dụ như thế nào

Đầu tiên, để lãnh đạo bằng ví dụ, bạn cần quyết định mình là loại lãnh đạo nào. Ví dụ, lãnh đạo của một công ty đang gặp khó khăn cần phải dễ bị tổn thương và biết động viên. Quản lý của một nhóm làm việc quá sức phải biết đồng cảm và hỗ trợ.

Để lãnh đạo bằng ví dụ, hãy bắt đầu bằng:

Cuốn sách Start with Why của Simon Sinek là một nguồn tài liệu hữu ích để bắt đầu hành trình trở thành người lãnh đạo bằng ví dụ của bạn. Hãy xem bản tóm tắt cuốn Start with Why để xem nó có phù hợp với bạn không.

2. Giao tiếp cởi mở

Bạn có thể nghĩ rằng mình đang lãnh đạo bằng ví dụ, nhưng điều đó thường không được chú ý. Ví dụ, bạn có thể luôn bật camera trong các cuộc họp Zoom, nhưng các thành viên trong nhóm nhút nhát có thể không làm theo và không nghĩ nhiều về điều đó.

Vì vậy, khi việc làm gương không đủ, bạn nên thể hiện rõ ràng hơn. Ví dụ: tạo một tài liệu "làm việc với tôi" mà nhóm của bạn có thể truy cập.

Bạn có thể thiết lập nó trên một công cụ như ClickUp Docs, sau đó chia sẻ với tất cả mọi người trong nhóm của bạn. Họ thậm chí có thể bình luận về tài liệu hoặc đặt câu hỏi, từ đó tăng cường sự hợp tác trong công việc.

Bạn chưa quen với việc viết về phong cách làm việc của mình? Đừng lo lắng. Mẫu Tài liệu Nhóm ClickUp sẽ giúp bạn bắt đầu.

3. Cung cấp phản hồi hữu ích và mang tính xây dựng; đồng thời nhận được phản hồi tương tự

Một trong những sai lầm lớn nhất mà các nhà lãnh đạo thường mắc phải là tự cho mình vị trí quyền lực, từ đó không lắng nghe ý kiến phản hồi từ nhóm và cấp dưới. Khi bạn hành xử như vậy, nhóm sẽ nghĩ rằng họ cũng không cần hợp tác hay lắng nghe ý kiến phản hồi.

Thay vào đó, hãy ưu tiên việc thu thập phản hồi và thực hiện các hành động dựa trên những phản hồi đó.

Nếu nhóm của bạn phân phối rộng rãi, hãy xây dựng không gian ảo để thực hiện việc này. Thiết lập một văn phòng mở với công cụ như chế độ xem Trò chuyện của ClickUp. Thực hiện các cuộc hội thoại theo ngữ cảnh (trong các bình luận lồng nhau), tranh luận về ý tưởng và đề xuất.

Để có cơ chế phản hồi có cấu trúc hơn, hãy thử mẫu Phản hồi của nhân viên ClickUp. Mẫu này có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cho phép bạn thu thập phản hồi, trực quan hóa cảm xúc và xây dựng văn hóa công ty minh bạch.

4. Khuyến khích một môi trường làm việc minh bạch

Sự minh bạch trong lãnh đạo thường được coi là một đức tính, như một việc cần làm. Tuy nhiên, ít người hiểu tại sao sự minh bạch lại quan trọng. Đây là lý do.

Trong công việc tri thức, thành công phụ thuộc vào việc mọi người biết càng nhiều càng tốt. Ví dụ, nếu người viết nội dung của bạn không biết rằng bạn sử dụng dấu phẩy Oxford, bạn sẽ có những bài viết không nhất quán. Sự minh bạch cho phép bạn tăng cường kiến thức chung của tổ chức.

Dưới đây là một số cách bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc minh bạch:

5. Thực hành tính chân thực và sự dễ bị tổn thương

Sự chân thực có thể là chất keo gắn kết tổ chức của bạn. Các nhà lãnh đạo vĩ đại học cách thể hiện sự yếu đuối mà không tỏ ra yếu đuối.

Trong cuốn sách "Shoe Dog", Phil Knight, đồng sáng lập và cựu CEO của Nike, đã kể về thời điểm công ty mới ra mắt và đang đối mặt với cuộc khủng hoảng lớn đầu tiên. Knight đã tập hợp nhân viên lại và thẳng thắn chia sẻ những thách thức và rào cản mà công ty đang phải đối mặt.

Sự minh bạch về cuộc khủng hoảng sắp xảy ra và việc công khai thừa nhận các rủi ro tiềm ẩn đã giúp nhân viên của anh ấy trở nên tự tin hơn. Cuộc trò chuyện đã trở thành lời kêu gọi hành động cho tổ chức non trẻ.

Lãnh đạo bằng sự chân thực cũng cho các nhóm thấy rằng họ có thể cởi mở với bạn. Họ có thể báo cáo bất kỳ vấn đề tiêu cực nào và giải quyết xung đột, từ đó tạo ra một môi trường làm việc an toàn và hòa nhập.

Để có những lời khuyên thực tiễn về sự xấu hổ, sự dễ tổn thương và sự đồng cảm, hãy đọc tóm tắt cuốn sách "Dare to Lead" của Brené Brown - bản đồ đường đi đến lãnh đạo dũng cảm.

6. Đặt mục tiêu cho nhóm

Các nhà lãnh đạo kinh doanh có xu hướng đặt mục tiêu công ty với ban giám đốc và sau đó truyền đạt cho các nhóm của họ. Điều này đôi khi khiến các nhóm cảm thấy như mục tiêu của họ được giao cho họ.

Lãnh đạo bằng ví dụ:

ClickUp Goals là công cụ hoàn hảo để đặt mục tiêu, đo lường tiến độ và can thiệp khi cần thiết.

7. Đừng sợ hãi khi mắc sai lầm

Các vấn đề mà các tổ chức hiện đại giải quyết cần tư duy sáng tạo và táo bạo. Đôi khi, những ý tưởng có thể nghe có vẻ ngớ ngẩn. Các nhóm cần cảm thấy yên tâm rằng tất cả ý tưởng của họ sẽ được chào đón mà không bị phán xét.

Để làm được điều này, hãy cởi mở trong việc chia sẻ ý tưởng.

8. Lên lịch giờ hỏi đáp

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức các buổi gặp gỡ mở với tổ chức, mời mọi người đặt câu hỏi. Trong các phiên này, các câu hỏi thường liên quan đến tổ chức, kế hoạch, thông tin cập nhật, v.v.

Ngoài ra, hãy dành thời gian để trả lời câu hỏi của nhóm để cho họ thấy cách bạn làm việc. Khuyến khích họ đặt câu hỏi như "Bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?" hoặc "Bạn sẽ xử lý tình huống này như thế nào?"

Mặc dù bạn có thể không muốn nhóm của mình đến tìm bạn vì mọi việc nhỏ nhặt, nhưng thỉnh thoảng cho phép họ làm vậy sẽ rất hữu ích. Cách lãnh đạo bằng ví dụ này sẽ dạy nhóm của bạn trong bối cảnh cụ thể. Nó cho họ thấy rằng bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ khi gặp khó khăn.

9. Hãy đặt mình vào vị trí của các thành viên trong nhóm

Một trong những vấn đề lớn nhất mà các nhà lãnh đạo phải đối mặt là họ trở nên quá xa rời thực tế. Ví dụ, trưởng phòng kỹ thuật có thể không biết những thách thức hàng ngày mà các nhà phát triển phải đối mặt, chẳng hạn như giới hạn về môi trường phát triển hoặc thiếu công cụ tự động hóa.

Để lãnh đạo bằng ví dụ, hãy dành một khoảng thời gian để làm công việc của nhóm hoặc quan sát họ làm việc. Ví dụ, bạn có thể lập trình cặp với một nhà phát triển. Hoặc chọn một vài tính năng và chạy một số thử nghiệm.

Điều này sẽ giúp nhóm của bạn tin tưởng rằng bạn muốn hiểu kinh nghiệm của họ và cải thiện công việc cho họ.

10. Phát triển cùng thời đại

Một thủ tướng thời chiến cần có những kỹ năng và thái độ hoàn toàn khác với một thủ tướng thời bình. Vì vậy, hãy trở thành nhà lãnh đạo mà nhóm và tổ chức của bạn cần. Khi nền kinh tế suy thoái, bạn có thể sáng tạo hoặc quyết liệt. Khi đầu tư đang luồng, bạn có thể đầu tư vào đào tạo và thử nghiệm.

Khi nhóm của bạn còn nhỏ, bạn có thể có mối quan hệ thân thiết hơn với mọi người. Nhưng khi nhóm của bạn phát triển, bạn có thể thậm chí khó nhớ tên của mọi người.

Là một nhà lãnh đạo thành công, nhiệm vụ của bạn là phát triển cùng thời đại. Hãy cho nhóm của bạn thấy rằng thay đổi không chỉ là điều không thể tránh khỏi mà còn có thể mang lại những điều tích cực.

Ví dụ, nếu bạn là một nhà lãnh đạo quản lý sự thay đổi để trở lại văn phòng, hãy đến công sở hàng ngày. Nói về cách điều đó giúp ích cho bạn và cách nó có thể giúp ích cho nhóm của bạn. Chấp nhận sự bất đồng một cách thẳng thắn và tranh luận một cách tích cực. Nếu vẫn không hiệu quả, đừng ngần ngại từ bỏ kế hoạch của mình.

Mặc dù tất cả các chiến lược này đều rất hữu ích, nhưng mỗi cá nhân là khác nhau. Trong quá trình lãnh đạo bằng ví dụ, chắc chắn sẽ có những thách thức nảy sinh. Hãy cùng xem bạn có thể vượt qua chúng như thế nào.

Vượt qua thách thức trong lãnh đạo bằng ví dụ

Các chiến lược lãnh đạo và phong cách quản lý khác nhau giữa các tổ chức và trong nội bộ mỗi tổ chức.

Lãnh đạo thay đổi dẫn dắt tổ chức thông qua quá trình chuyển đổi. Tình huống này — như COVID-19 hoặc biến động kinh tế — thường xảy ra với các nhà lãnh đạo, và họ phải tìm cách vượt qua để đạt được thành công. James Daunt của Barnes and Noble là một ví dụ tuyệt vời về một nhà lãnh đạo thay đổi, người đã đưa công ty từ bờ vực phá sản đến tăng trưởng tích cực.

Mặt khác, lãnh đạo nổi bật là những người tự nhiên vươn lên vị trí và dẫn dắt nhóm mà không dựa vào quyền lực chính thức. Họ có khả năng thích ứng và đồng bộ hơn với nhóm. Satya Nadella là một ví dụ điển hình về một nhà lãnh đạo nổi bật.

Lãnh đạo có đạo đức là làm việc đúng đắn, không chỉ vì lợi nhuận mà còn vì nhân viên, khách hàng và xã hội nói chung.

Tùy thuộc vào tổ chức, tình hình thị trường và kỹ năng lãnh đạo, đây là một số thách thức mà một nhà lãnh đạo giỏi có thể gặp phải và cách vượt qua chúng.

Thiếu tầm nhìn thống nhất

Để lãnh đạo bằng ví dụ, nhóm của bạn cần thấy và liên hệ với hành vi của bạn. Nếu không có sứ mệnh và nguyên tắc thống nhất, hành động gương mẫu của bạn có thể bị bỏ qua.

Giải pháp: Ghi chép lại tầm nhìn và triết lý lãnh đạo của bạn. Thảo luận thường xuyên với các thành viên trong nhóm. Khuyến khích họ đưa ra quyết định dựa trên các nguyên tắc, giá trị và niềm tin mà bạn đã cùng nhau thiết lập.

Phân công

Mọi nhà quản lý, dù có kinh nghiệm đến đâu, cũng gặp khó khăn trong việc phân công công việc ở một thời điểm nào đó. Đôi khi, họ có thể không có người phù hợp trong nhóm để thực hiện công việc. Đôi khi, chính họ cũng không rõ mình cần gì.

Giải pháp:

Thích ứng với sự thay đổi

Thay đổi là điều khó khăn, không chỉ đối với các nhóm mà còn đối với các nhà lãnh đạo. Khi tình hình biến động và liên tục thay đổi, lãnh đạo bằng ví dụ có thể là điều khó khăn.

Giải pháp:

Quản lý bản thân

Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng để lãnh đạo bằng ví dụ, bạn phải có khả năng quản lý bản thân một cách chuyên nghiệp. Nhiều nhà lãnh đạo thiếu phẩm chất này. Bản thân họ có thể làm việc quá sức, nóng nảy hoặc nhút nhát, vô tình tạo ra văn hóa tương tự trong nhóm của mình.

Giải pháp:

Lợi ích và nhược điểm của việc lãnh đạo bằng ví dụ

Lãnh đạo bằng ví dụ là một chiến lược tuyệt vời vì nhiều lý do.

Điều này không có nghĩa là lãnh đạo bằng ví dụ không có nhược điểm.

Áp lực: Đầu tiên, việc luôn duy trì một tiêu chuẩn nhất định có thể gây áp lực lớn cho người lãnh đạo. Nó khiến bạn cảm thấy mình phải hoàn hảo, điều này có thể tạo ra rất nhiều áp lực.

Sự suy giảm niềm tin: Bất kỳ sự không nhất quán nào trong hành vi cũng có thể dẫn đến sự suy giảm niềm tin, điều này có thể gần như không thể phục hồi.

Quá chiến thuật: Khi lãnh đạo bằng ví dụ, bạn có nguy cơ trở nên quá chiến thuật, chỉ cho mọi người thấy họ cần làm gì và làm như thế nào. Điều này có thể làm mất thời gian bạn cần để xây dựng chiến lược và tầm nhìn.

Giống như bất kỳ phong cách lãnh đạo nào, những nhược điểm trên có thể được khắc phục bằng sự suy nghĩ thấu đáo, sự đồng cảm và một chiến lược cụ thể.

Lãnh đạo bằng ví dụ với ClickUp

Theo lời nói bất hủ của Thomas J. Watson, bước đầu tiên để lãnh đạo bằng ví dụ là quản lý bản thân. Cài đặt mục tiêu, ghi chép triết lý của bạn, theo dõi hiệu suất của bạn và thậm chí ghi nhật ký hàng ngày có thể giúp bạn có một khởi đầu tuyệt vời. Một khi bạn hiểu bản thân, đã đến lúc tìm hiểu nhóm của bạn và lãnh đạo họ bằng ví dụ.

Bất kể bạn áp dụng chiến lược nào trong mười chiến lược trên, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn rất nhiều với một công cụ quản lý nhóm mạnh mẽ như ClickUp.

Được thiết kế để trở thành một phần mềm quản lý dự án toàn diện, ClickUp cung cấp cho bạn mọi công cụ cần thiết để quản lý bản thân và nhóm của bạn.

Cần ghi lại mục tiêu cá nhân? Hãy thử ClickUp Goals. Thích viết nhật ký thường xuyên? Hãy sử dụng ClickUp Docs. Quản lý nhóm dự án? Hãy sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp để phân bổ công việc một cách công bằng. Muốn thu thập phản hồi? Hãy sử dụng bất kỳ mẫu biểu mẫu phản hồi nào.

Quản lý bản thân và nhóm của bạn một cách hiệu quả. Hãy là tấm gương tốt. Hãy thử ClickUp ngay hôm nay!