SharePoint'ten Excel'e veri aktarmayı denediniz, ancak biçimlendirme sorunları ve eksik bilgilerle karşılaştınız mı? Yalnız değilsiniz.
Birçok kullanıcı, verilerini analiz ederken bu engelle karşılaşır. SharePoint'ten sorunsuz bir şekilde veri dışa aktarmak için "Dışa Aktar" düğmesine basmak yeterli değildir
SharePoint listesini Excel'e aktarmanın ve bu işlem sırasında karşılaşabileceğiniz yaygın sorunları nasıl çözebileceğinizi öğrenelim. Ayrıca, alternatif çözümleri benimsemenin veri yönetimi deneyiminizi nasıl iyileştirebileceğini de keşfedeceğiz.
SharePoint listelerini Excel'e ne zaman dışa aktarmalısınız?
Excel, öğrenciler, profesyoneller ve kuruluşlar arasında popüler bir iş yönetimi aracıdır. Genellikle basit veri yönetimi ve analizi için kullanılan Excel, çok yönlülüğü ve kullanıcı dostu olması sayesinde proje yönetimi için bile kullanılmaktadır.
Verileri diğer daha az esnek uygulamalardan Excel'e aktarmak, kullanıcıların verileri daha iyi biçimlendirmelerine, işlemelerine ve analiz etmelerine yardımcı olur.
Kullanıcıların genellikle verileri dışa aktarmayı seçtikleri bazı senaryolar aşağıda verilmiştir. Bu durumları anlamak, veri yönetimi ihtiyaçlarınızı karşılamak için bilinçli kararlar almanızı sağlayacaktır.
Gelişmiş veri işleme
SharePoint, bir takım içinde belge paylaşımı, işbirliği ve sürüm kontrolü gibi temel görevleri yönetmek için mükemmel bir araçtır. Microsoft 365 ile entegrasyonu, projeler arasında bilgileri depolamak ve düzenlemek için idealdir, ancak yetenekleri bu basit görevler için daha uygundur.
Excel, karmaşık hesaplamalar, ayrıntılı veri analizi ve gelişmiş veritabanı yönetimi söz konusu olduğunda üstündür. Örneğin, finansal verileri yönetiyorsanız veya istatistiksel analiz yapıyorsanız, Excel, büyük veri kümelerini kolaylıkla işleyebilen pivot tablolar, VLOOKUP ve karmaşık formüller gibi gelişmiş işlevler sunar.
Ayrıca, verilerinizin birden çok listeye ve belge kitaplığına yayılmış olduğu senaryolarda, verileri Excel'e aktararak analiz ve raporlama için merkezi bir yere sahip olursunuz. Koşullu biçimlendirme gibi özellikleri kullanarak Excel dosyanızdaki önemli veri noktalarını vurgulayın ve kritik bilgilerin öne çıkmasını sağlayın.
Harici kullanıcılarla paylaşım
İşbirliğine dayalı projelerde, tüm takım üyeleri veya dış paydaşların SharePoint'e erişimi olmadığı durumlarla karşılaşabilirsiniz. SharePoint, dış paylaşımı destekler ancak genellikle izinlerin yönetilmesini veya ek erişim ayarlarının yapılmasını gerektirir. Bu da, özellikle kullanıcıların Microsoft hesabı yoksa veya uyumluluk sorunları yaşıyorsa, işleri yavaşlatabilir. Bu durum, önemli listeleri veya verileri paylaşırken zorluk yaratabilir.
Excel, veri paylaşımında daha fazla esneklik sunar. SharePoint kısıtlamaları hakkında endişelenmeden e-posta, OneDrive gibi bulut hizmetleri veya üçüncü taraf araçlar aracılığıyla dosya gönderebilirsiniz. Alıcılar, SharePoint kullanmasalar bile verilerle kolayca etkileşim kurabilir. Excel Online, gerçek zamanlı işbirliğini de destekleyerek erişim engelleri olmadan sorunsuz bir deneyim sunar, ancak hassas ortamlarda esneklik ile güvenliği dengelemek önemlidir.
Yedekleme ve arşivleme
Verilerinizin belirli bir zamandaki anlık görüntüsüne mi ihtiyacınız var? Verileri Excel'e aktarmak, yedeklemek ve tekrar incelemek için harika bir yoldur. Değişiklikleri izleyebilir, analizlerinizin farklı sürümlerini yönetebilir ve gerekirse önceki sürümlere geri dönebilirsiniz. Bu, geçmiş verilere ihtiyaç duyan veya analizlerin nasıl geliştiğini gözden geçirmesi gereken harici paydaşlarla çalışıyorsanız özellikle yararlıdır. SharePoint sürüm denetimi sunarken, Excel tek tek veri kümeleri ve hesaplamalar üzerinde daha ayrıntılı denetim sağlar.
Özel veri görünümü
Her proje, aynı verilere farklı bakış açıları gerektirebilir. Microsoft Excel'e aktararak, belirli KPI'lara veya proje aşamalarına odaklanan özel görünümler oluşturabilirsiniz. Bu, paydaşların ilgisiz verilerle uğraşmadan yalnızca ilgili bilgileri görmelerini sağlar.
Çevrimdışı erişim
SharePoint verilerinizi Excel'e dışa aktardığınızda, çevrimdışı erişim avantajından yararlanabilirsiniz. Bu, güvenilir internet bağlantısı olmayan veya uzak konumlarda çalışan takım üyeleri için özellikle yararlıdır. SharePoint çevrimiçi listesine bağlı olmadan verileri yine de işleyebilir ve analiz edebilirler.
Özetle, verileriniz üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak veya verilerinizi SharePoint ekosistemi dışındaki diğer kullanıcıların erişimine açmak istiyorsanız, dışa aktarma seçeneği en iyi çözümdür.
Şimdi, bir SharePoint listesini Excel'e aktarmanın nasıl yapıldığına geçelim.
Ayrıca okuyun: En İyi 10 SharePoint Alternatifi ve Rakibi
SharePoint listelerini Excel'e aktarma
Önce en önemli soruyu cevaplayalım. Hayır, herhangi bir özel araç veya üçüncü taraf yazılımına ihtiyacınız olmayacak, sadece SharePoint ve Excel yeterli.
SharePoint listelerini Excel çalışma kitabına aktarmanın adım adım kılavuzu:
- SharePoint listesini seçin: SharePoint sitesini açarak ve dışa aktarmak istediğiniz listeyi seçerek başlayın
- Excel'e aktar: Üstteki Komut çubuğunda Aktar seçeneğini tıklayın. Ardından, açılan açılır menüden Excel'e aktar seçeneğini seçin
- IQY dosyasını indirin: Dosya İndirme iletişim kutusundaki seçenekleri kullanarak dosyayı kaydedin. Bu işlem, dosyayı yerel sisteminize indirir. İndirilen dosya, Excel'in SharePoint'ten verileri almak için kullandığı bir web sorgu dosyasıdır
- SharePoint verilerini içe aktarın: İndirdikten sonra IQY dosyasını Excel'de açın ve sonuçta görüntülenen istemde Etkinleştir'i tıklayın. Bu, Excel'in SharePoint listesinin verilerini Excel çalışma kitabına doldurmasına olanak tanır
- Excel dosyanızı kaydedin: Veriler Excel'e başarıyla aktarıldıktan sonra dosyayı XLSX dosyası olarak kaydedin
Artık verilerinizi istediğiniz gibi ücretsiz olarak işleyebilir, analiz edebilir ve paylaşabilirsiniz.
Yaygın SharePoint Sorunları
Kullanıcıların SharePoint ve Excel ile entegrasyonunu kullanırken karşılaştıkları en yaygın sorunlardan bazıları şunlardır.
Veri bütünlüğü sorunları
Bazen, daha büyük veri kümelerini dışa aktarırken, özellikle liste karmaşık meta veriler veya özel sütunlar içeriyorsa, eksik alanlar veya bozuk verilerle karşılaşabileceğinizi unutmayın. Her şeyin doğru şekilde aktarıldığından emin olmak için dışa aktardıktan sonra verilerinizi iki kez kontrol edin.
Excel yenileme sorunları
SharePoint'te sık sık güncellenen dinamik verileri düzenli olarak dışa aktarıyorsanız, Excel'in verileri yenileme özelliğinde sorunlarla karşılaşabilirsiniz. SharePoint ve Excel arasındaki tek yönlü bağlantı her zaman mükemmel değildir; verilerinizin senkronize kalması için manuel yenileme gerekebilir.
Kısıtlı izinler
Her SharePoint kullanıcısı aynı izinlere sahip değildir. Bu durum, dosyalara erişimi olan ancak site yöneticisi olmayan kullanıcılar için dışa aktarmayı zorlaştırabilir. Karışıklık ve engelleri önlemek için, verileri dışa aktarması gereken kullanıcıların uygun izinlere sahip olduğundan emin olun.
Sınırlı biçimlendirme
SharePoint verileri Excel'e aktarırken renk kodlaması, filtreler, koşullu biçimlendirme kuralları veya özel sütun genişlikleri gibi biçimlendirmeyi her zaman aktarmaz. Bu kesintisiz aktarım eksikliği, sunumda tutarsızlıklara neden olabilir. Sonuç olarak, verileri manuel olarak yeniden düzenlemek ve biçimlendirmek için fazladan zaman harcamanız gerekebilir. Bu da iş akışınızı yavaşlatır.
Tutarlı olmayan kullanıcı deneyimi
Kullanıcılar, farklı web tarayıcılarından SharePoint'e erişirken farklı performans düzeyleri yaşayabilir. Bu tutarsızlık, verilerin görüntülenme şeklini veya kullanılabilir işlevleri etkileyebilir. Beklenmedik sorunları önlemek için, takımlar içinde tarayıcı kullanımını standartlaştırmak çok önemlidir.
Bu sorunlar can sıkıcı olabilir, ancak gelişmiş Excel püf noktalarını bilmek ve uygulamak büyük fark yaratabilir.
💡Profesyonel İpucu: Microsoft'un Power Automate özelliği, SharePoint listelerini Excel'e aktarma işlemini otomatikleştiren akışlar kurmanıza olanak tanır.
Karmaşık dışa aktarma ve içe aktarma işlemleri yapmadan tüm verilerinizi tek bir yerde tutmak istiyorsanız, alternatif önerilerimiz de mevcuttur.
ClickUp ile tanışın: SharePoint ve Excel'e alternatif hepsi bir arada çözüm
SharePoint ve Excel'in her birinin güçlü yönleri vardır: SharePoint, belge yönetimi ve işbirliği için mükemmeldir, Excel ise veri işleme ve analiz için çok uygundur.
Ancak, her iki özelliğe de tek bir platformdan erişmek daha kolay olmaz mıydı?
Bunun nasıl mümkün olduğunu merak ediyorsanız, cevap çok basit. ClickUp ile.
Hepsi bir arada proje yönetimi çözümüyle ClickUp, sizin gibi bilgi çalışanlarının hayatını kolaylaştırır ve projeleri yönetmenize, takımınızla işbirliği yapmanıza ve verileri sorunsuz bir şekilde analiz etmenize olanak tanır.
ClickUp'ın her iki dünyanın en iyisini size sunmada nasıl üstün olduğunu öğrenmek için okumaya devam edin.
Ayrıca okuyun: En İyi 11 Excel Alternatifi ve Rakibi (Özellikler, Artılar, Eksiler, Fiyatlandırma)
ClickUp'ın Proje Yönetimi Platformu
ClickUp'ın Proje Yönetimi Platformu, SharePoint'in organizasyonel yeteneklerine çok benzer şekilde, benzersiz proje ihtiyaçlarınıza göre özel iş akışları oluşturmanıza olanak tanır.
ClickUp Görünümleri
Ancak ClickUp, Liste, Pano, Tablo ve Gantt grafikleri gibi özelleştirilebilir görünümler sunarak, basit görevleri veya karmaşık projeleri yönetirken, görevleri, son teslim tarihlerini ve bağımlılıkları takımınızın iş akışına uygun bir şekilde görselleştirmenize olanak tanır.
15'ten fazla ClickUp Görünümü ile, birden fazla araç arasında geçiş yapmanın dikkatinizi dağıtmasına izin vermeden projelerinizi ilerletebilirsiniz.
ClickUp Gösterge Panelleri
Derinlemesine analiz için verilerin dışa aktarılmasını gerektiren Excel'den farklı olarak, ClickUp'ın yerleşik raporlama ve analiz özellikleri, zahmetli işlemler olmadan gerçek zamanlı içgörüler sağlar. Anahtar metrikleri takip edebilir, proje performansını izleyebilir ve doğrudan platformdan ayrıntılı raporlar oluşturabilirsiniz.
ClickUp Gösterge Panelleri, kaynakları optimize ederken veya işbirliğini geliştirirken takımın ilerlemesini görselleştirmenize yardımcı olarak bilgilendirilmenizi ve veriye dayalı kararlar almanızı sağlar.
ClickUp Görevleri
Ayrıca, ClickUp, listelerinizi aynı platformda eyleme geçirilebilir öğelere dönüştüren özelliklerle görev yönetimini basitleştirir.
ClickUp Görevleri, görevleri atamak, izlemek ve üzerinde işbirliği yapmak için sağlam bir yol sunarak, yapılacaklar listenizin düzenli ve bağlam içinde kalmasını sağlar. Görevleri belirli takım üyelerine kolayca atayabilir, öncelikleri belirleyebilir ve son teslim tarihlerini tanımlayarak herkesin sorumluluklarını yerine getirmesini ve işlerin yolunda gitmesini sağlayabilirsiniz. Görev bağımlılıkları ile, görevlerin doğru sırayla tamamlanmasını sağlamak için iş akışını bile yönetebilirsiniz.
Her görev, takımınızın ihtiyaç duyduğu tüm ilgili ayrıntıları içeren merkezi bir hub görevi görür. Ek dosyaları (belgeler, resimler veya bağlantılar) doğrudan görevlere ekleyebilirsiniz, böylece önemli kaynaklar her zaman elinizin altında olur. Bu, birden çok platformda dosya aramaya gerek kalmaz, her şey bağlantılı ve erişilebilir olur.
ClickUp sayesinde tüm takımlarımız işlerini tek bir yerden takip edebiliyor. Artık araçlar arasında geçiş yapmaya gerek yok!
ClickUp sayesinde tüm takımlarımız işlerini tek bir yerden takip edebiliyor. Artık araçlar arasında geçiş yapmaya gerek yok!
ClickUp'ın güçlü gösterge panelleri, esnek görev yönetimi ve özelleştirilebilir görünümleri ile işbirliği için SharePoint'in tüm işlevlerini ve izleme ve analiz için Excel'in tüm işlevlerini tek bir, kullanımı kolay platformda birleştirin.
Ayrıca okuyun: ClickUp ve Excel'de 11 Ücretsiz Görev Yönetimi Şablonu
ClickUp Günlük Yapılacaklar Listesi Şablonu
ClickUp Günlük Yapılacaklar Listesi Şablonu ile, günlük hedeflerinizi takip ederken işlerinizi yolunda tutmak için artık SharePoint listelerine ihtiyacınız olmayacak.
Bu şablon, gününüzdeki önemli görevleri önceliklendirmenize yardımcı olarak en önemli işlere odaklanmanızı ve bunları takip etmenizi sağlar.
Şablon, görevleri yapılacak, ilerleme halinde veya tamamlandı olarak işaretlemek için Özel Durumlar ile birlikte gelir. Görevlerinizi tutarlı bir şekilde tamamladıkça ekstra motivasyon için yerleşik bir seri sayacı vardır. Ayrıca, otomatik hatırlatıcılar, notlar, ilerleme izleme, etiketler ve daha fazlasını doğrudan ClickUp içinde kullanarak günlük yapılacak işlerinizi daha iyi izleyebilirsiniz.
Ayrıca okuyun: 20 Ücretsiz Proje Yönetimi Şablonu
SharePoint Listelerini Eyleme Geçirilebilir Bilgilere Dönüştürme
SharePoint listelerini Excel'e aktarmak, veri yönetimi yeteneklerinizi yükseltmenin bir yoludur.
Excel'in veri işleme, görselleştirme ve paylaşım için gelişmiş özellikleriyle SharePoint ile ilgili bazı zorlukların üstesinden gelebilirsiniz. Ancak, araçlar arasında sürekli geçiş yapmak işinizi yavaşlatabilir. Gerçekten daha verimli çalışmak için her şeyin sorunsuz bir şekilde bir araya geldiği entegre bir platforma ihtiyacınız vardır.
ClickUp tam da bunu yapmak için tasarlanmıştır. Böylesine kapsamlı bir verimlilik aracıyla görevleri birleştirebilir, verileri yönetebilir ve takımınızla işbirliği yapabilirsiniz. En iyi yanı ise, tüm bunları birden fazla platform arasında geçiş yapmadan yapabilmenizdir. Tüm işlerinizi tek bir yerde bulundurmak, önemli olan şeye, yani işi daha hızlı ve daha etkili bir şekilde tamamlamaya odaklanmanızı sağlar.
Ücretsiz ClickUp denemenizi bugün başlatarak iş yapma şeklinizi geliştirin!