Microsoft Excel, öğrenip uygulayabileceğiniz birçok gelişmiş kısayol, formül ve fonksiyon sunar.
Excel'de yeniyseniz veya orta düzeyde Excel bilgisine sahipseniz, bilgilerinizi geliştirmek ve Excel becerilerinizi artırmak için bu Excel püf noktalarını inceleyin.
Excel nedir?
Microsoft Excel, iş profesyonellerinin verileri depolamasına ve basit formüllerden gelişmiş formüllere kadar kritik iş veri kümelerini izlemesine yardımcı olan bir veri analizi, görselleştirme ve veri doğrulama elektronik tablo yazılımıdır.
Excel, veri bütünlüğünü etkilemeden işletmelerin veri işlemlerini optimize etmek için elektronik tabloları kullanır.
Sektörün türü ne olursa olsun, satış, pazarlama, finans, operasyon, teknoloji ve insan kaynakları dahil tüm departmanlar Excel kullanır.
Kullanım örnekleri her iş departmanı için farklı olsa da, seçtiğiniz raporları, gösterge panellerini ve beyannameleri oluşturmak için pratik Excel püf noktaları ve hileleri bilmek size yardımcı olacaktır.
her Kullanım Durumu için 25 Excel Püf Noktası
Bunu okuyorsanız, Excel'in temel bilgilerini biliyorsunuzdur, örneğin:
- Sayıları toplama, çıkarma, çarpma ve bölme
- Birden çok satır, tüm sütunlar, bir hücre ve birden çok hücre ekleme veya silme
- Renk ekleme, sayıları, boş hücreleri, satırları ve sütunları vurgulama
Çoğu kişi bu fonksiyonları nasıl gerçekleştireceğini bildiğinden, sizi bu konuda sıkmayacağız. Becerilerinizi bir üst seviyeye taşımak için gelişmiş Excel püf noktalarını tartışalım.
Excel püf noktalarını ve ipuçlarını üç kategoriye ayırdık:
- Klavye kısayolları, formüller ve fonksiyonlar: Kapsamlı ve hesaplanmış hesaplamaları dakikalar içinde gerçekleştirmek için tüm fonksiyonlar ve formüller
- Verimlilik artırıcılar: Excel sayfalarınızı bir verimlilik makinesine dönüştürmenize yardımcı olur
- Hesap tablolarını optimize etme: Hesap tablonuzu minimum iş ile optimize etmenize ve veri doğrulamada daha iyi sonuçlar almanıza yardımcı olur
Klavye kısayolları, formüller ve fonksiyonlar
Aşağıda, her Excel meraklısının bilmesi gereken klavye kısayolları bulunmaktadır:
1. Sayıyı metin olarak girme
Sayıları okunabilir bir biçimde özellik olarak göstermek istediğiniz durumlarda, bu kısayolu kullanın: sayının önüne bir kesme işareti (') ekleyin.
2. Verilerin bir kısmını tek seferde seçme
Büyük bir veri kümesiyle çalışırken, verilerin belirli bir bölümünü seçmek istiyorsanız:
- İlk hücreyi ekleyin veya bir hücreyi doldurun
- "Ctrl Shift" düğmelerine aynı anda basın ve aşağı kaydırın
- Son hücreye tıklayın
3. Aynı anda birden fazla dosya açın
Birden fazla Excel dosyasını tek seferde açmak mı istiyorsunuz? İşte nasıl yapılacağı:
- Üstteki veri sekmesinde "Dosya" sekmesini ve ardından "Aç" seçeneğini tıklayın
- 'Ctrl' düğmesini basılı tutun ve tüm dosyaları seçin
- Şimdi "Aç"ı tıklayın
4. Otomatik doldurma tekniği
Eksik bilgileri eklemek için her seferinde sağ tıklayıp "Özel Yapıştır" seçeneğine tıklamaktan bıktınız mı?
Excel sayfası, bir veri dizisindeki eksik bilgileri doldurur. Bir dizi çift sayı oluşturduğunuzu ve tüm sütundaki ilk üç sayıyı doldurduğunuzu varsayalım.
- İlk üç sayıyı seçin
- '+' işareti görünene kadar imleci sağ alt köşeye sürükleyin
- Şimdi, aradığınız seri numaralarına göre imleci aşağı sürükleyin
5. "Eşle" özelliği ile veri görünürlüğünü basitleştirin
Büyük veri kümeleriyle dolu uzun bir sütun kafanızı karıştırıyor diyelim. Görünümü basitleştirmenin harika bir yolu, bu sütunları satırlara (ve tersi) dönüştürmektir. Bu, tüm çalışma sayfanızı düzenlemenize ve basit bir görünürlük sağlamanıza yardımcı olacaktır.
Transpose özelliği bu işi yaparken neden satırları manuel olarak oluşturmak için 'Özel Yapıştır' seçeneğini kullanarak aynı eski yolu izleyesiniz ki?
- Eşlemek istediğiniz satırları/sütunları/birden çok hücreyi seçin
- Sağ tıklayarak bu veri kümelerini "Kopyala" seçeneğini seçin
- Yeni veri görünümünü görmek istediğiniz sütunları/satırları seçin
- Şimdi tekrar sağ tıklayın ve "Özel Yapıştır" seçeneğine tıklayın
- "Özel Yapıştır" penceresinde, aşağı kaydırarak "Eşle" kutusunu işaretleyin
6. Basit grafikler ve çizelgeler oluşturun
Microsoft Excel ile basit pazarlama ve satış gösterge panelleri oluşturmak çok kolaydır. Excel sayfası, seçilen veri kümeleri için basit çubuk grafikler, çizgi grafikler ve pasta grafikler oluşturmanıza olanak tanır. Excel'e bir tablo ekleyin veya veri kümelerini kopyalayıp "Özel Yapıştır" seçeneğini kullanarak grafikler oluşturun.
- Birden çok hücredeki veri kümelerini seçin
- "Ekle"yi ve ardından "Önerilen Grafikler"i tıklayın
- "Önerilen Grafikler" penceresinde, vurgulanan veri kümeleri için Excel'in önerdiği tüm grafik türlerini bulabilirsiniz
- En uygun grafik türünü seçin ve "Tamam"ı tıklayın
- Eksenleri değiştirerek, renkler ve veri etiketleri ekleyerek grafiklerinizi özelleştirmek için "Grafik Öğeleri", "Grafik Stilleri" ve "Grafik Filtreleri"ni kullanın
"Şablon Olarak Kaydet" özelliği, grafik şablonlarını her seferinde sıfırdan oluşturmak yerine ileride kullanmak üzere kaydetmenizi sağlar.
7. Filtreler ekleyin
Kullanıcılar belirli bir satırı veya sütunu görüntülemek isterse, Excel, elektronik tablodaki kalan verileri filtrelemelerine olanak tanır.
Bunu yapmak için:
- Üst veri sekmesindeki "Sıralama ve Gezinme" çubuğuna tıklayın
- Açılır pencerede, veri kümelerini nasıl filtrelemek istediğinizi seçin (A'dan Z'ye veya Z'den A'ya gibi) veya özel sıralama yapın
8. Bağlantısı olmayan hücreleri seçin ve hücreleri biçimlendirin
Tekrar tekrar "Özel Yapıştır" seçeneğine çift tıklamak yerine farklı sütunlardan veya satırlardan birden fazla hücre seçmek mi istiyorsunuz?
"Ctrl" anahtarını tıklayın ve belirli hücreleri seçin.
Bir başka harika Excel ipucu da hücreleri şu şekilde biçimlendirmektir:
- Ana Sayfa sekmesinde sağ tıklayın
- "Hücre Stilleri"ni tıklayın
- Hücreleri biçimlendirmek ve içeriği istediğiniz gibi değiştirmek için "Değiştir" ve ardından "Biçim" seçeneğine tıklayın
"Hücreleri Biçimlendir" özelliği, veri sunumunun netliğini ve okunabilirliğini artırır.
9. Kişiselleştirilmiş kısayol menüsü oluşturun
Excel'i sık kullanan bir kullanıcıysanız ve her gün Excel dosyaları açıyorsanız, her seferinde kısayolları aramak zorunda kalmamak için Excel şeridini özelleştirin.
- "Dosya"ya gidin ve "Seçenekler"i seçin
- Şimdi "Hızlı Erişim Araç Çubuğu"na tıklayın
- Günlük Excel işlemleriniz için gerekli tüm fonksiyonları ekleyin
- "Kaydet"i tıklayın
📚Profesyonel ipucu: Tüm verileri hızlı bir şekilde özetlemek için pivot tablolar kullanmayı düşünün.
Pivot tablolar oluşturmak için boş hücrelerden herhangi birini seçin, "Ekle"ye tıklayın ve ardından "Pivot Tablo"ya tıklayın
Pivot tablo ve kişiselleştirilmiş kısayol menüsü, karmaşık veri kümelerini ayrıntılı olarak anlamanıza yardımcı olur. Excel raporlarına pivot tablo eklemek, satış ve pazarlama uzmanları için yaygın bir uygulamadır.
Bonus: AI Excel Araçları!
10. Beş önemli Excel fonksiyonu ve uygulamaları
İşte en kullanışlı beş Excel fonksiyonu ve bunların nasıl kullanıldığına dair kısa bir özet:
- EĞER: Bu fonksiyon, koşul doğruysa kullanıcının bir değere, koşul yanlışsa diğer değere dönmesine yardımcı olmak için mantıksal bir test gerçekleştirir
Sözdizimi – IF(mantıksal_test, değer_eğer_doğruysa, [değer_eğer_yanlışsa])
- INDEX: Bu fonksiyon, bir veri dizisinden belirli bir değere veya ilk hücre referanslarından birine geri döner
Sözdizimi – INDEX(dizi, satır_numarası, [sütun_numarası])
- VLOOKUP fonksiyonu/HLOOKUP fonksiyonu: VLOOKUP fonksiyonu, elektronik tablonuzun satırlarında veri aramanızı sağlar ve HLOOKUP, sütunlarda veri aramanızı sağlar
VLOOKUP Fonksiyon Sözdizimi -VLOOKUP(arama değeri, tablo dizisi, sütun sayısı, Yaklaşık eşleşme (TRUE) veya Tam eşleşme (FALSE))
HLOOKUP Sözdizimi – VLOOKUP(arama değeri, tablo dizisi, satır sayısı, Yaklaşık eşleşme (TRUE) veya Tam eşleşme (FALSE))
- MATCH: Bu Excel fonksiyonu, birden çok hücrede belirli bir öğeyi arar ve aynı aralık içindeki göreceli pozisyonunda öğeyi döndürür
Sözdizimi – MATCH(arama değeri, arama dizisi, [eşleşme türü])
- COUNTIF: Bu fonksiyon, kriterleri karşılayan veya aynı değere sahip hücrelerin sayısını sayar
Sözdizimi – COUNTIF(aralık, kriterler).
11. Yinelenen veri kümelerini ortadan kaldırın
Uzun aralıklı veri kümelerinde yinelenmeler olma eğilimi vardır. Örneğin, bir Excel sayfasında haber bülteni aboneleriyle ilgili tüm veri kümelerini düzenlemeye çalışıyorsanız ve aynı kişi iki kez abone olmuşsa, aynı e-posta adresi iki kez görünecektir.
Yinelenen veri kümelerini belirlemek için şu Excel ipuçlarını izleyin:
- Söz konusu satırın veya sütunun tamamını seçin
- Ana sekmede "Veri"ye gidin
- "Yinelenenleri Kaldır"ı seçin
Bonus: Word belgelerini Excel'e dönüştürün!
12. İki veya daha fazla diziyi birleştirin
İş takımları genellikle aynı öğeleri vurgulayan birden fazla uzun tablo dizisiyle uğraşır. Bu dizileri tek bir veri aralığına birleştirerek zaman kazanacak ve büyük hacimli veri kümelerini daha kolay bölümlere ayırabileceksiniz.
Hücreleri birleştirmek için Excel ipuçlarından biri CONCATENATE fonksiyonunu kullanmaktır.
Sözdizimi – CONCATENATE(metin1, [metin2], …)
13. "&" kullanarak metinler oluşturun
Microsoft Excel, veri kümelerini doğruluklarına odaklanmak için böler. Örneğin, bir çalışanın tam adını tek bir hücreye kaydetmez. Adı bir hücreye ilk ad, soyadı diğer hücreye soyadı olarak kaydeder.
Excel'de "&" formülünü kullanarak iki benzer sütunu birleştirin.
İşte formül: =A2&" "&B2
📚Profesyonel ipucu: Ad ve soyad arasına boşluk eklemek için " ve " arasına boşluk eklemeyi unutmayın.
14. Joker karakterlerle gelişmiş veri arama
Büyük veri kümeleri içinde belirli bir öğeyi veya öğeleri ararken, "Ctrl+F" seçeneğini kullanmak en iyi seçenek değildir. Bunun nedeni, belirli öğenin adını her zaman hatırlamayabileceğiniz, ancak adının bir kısmını hatırlayabileceğinizdir. Burada 500'den fazla veri kümesinden bahsettiğimiz için manuel arama da bir seçenek değildir.
Bu gibi durumlarda, "Soru işareti(?)", "Yıldız(*)" ve "Tilda(~)" gibi Excel joker karakterlerini kullanın.
- Soru işareti: Tek bir karakterin yerine geçer
- Yıldız işareti: Herhangi bir sayıda karakterin yerine geçer
- Tilda: Bir karakterin joker karakter olarak değil, normal karakter olarak kullanılması gerektiğini gösterir
Verimlilik artırıcılar
Verimlilik tutkunuysanız, Excel size çok şey sunabilir. Verimliliğinizi artırmak için bu basit Excel ipuçlarını mutlaka kullanın.
15. Görev durumunu izlemek ve atanan kişileri eklemek için açılır menüler ekleyin
Şirket içi proje yönetimi aracı olarak Microsoft Excel kullanıyor musunuz? O halde, Excel sayfalarınıza açılır menüler eklemeyi öğrenmeniz gerekir.
Basit bir açılır liste size şu konularda yardımcı olacaktır:
- Her görev için atanan kişiler ekleyin
- Görevler için zaman çizelgelerini ve sprintleri güncelleyin
- Görevlere etiketler, etiketler ve kategoriler ekleyin
- Düzenli izleme için her göreve bir durum çubuğu ekleyin
Açılır menüler eklemek için:
- Belirli boş hücreleri/sütunları/birden fazla satırı seçin
- Üst gezinme çubuğundaki "Veri" menüsünü tıklayın
- "Doğrulama"yı seçin, Veri Doğrulama penceresi açılacaktır
- Şimdi "Listeler" ve ardından "Açılır Liste" seçeneğine tıklayın
- Şimdi "Hücre içi açılır menü" düğmesini işaretleyin ve "Tamam" düğmesine tıklayın
Metinler, açılır menünüzün amacına göre değişir. Örneğin, her görev için atanan kişileri eklemek üzere bir açılır menü eklerseniz, metin içeriği takım üyelerinin adları olur.
16. Manuel olarak kaydırmadan daha hızlı kaydırın
Çalışma sayfanızda çok sayıda veri kümesi olduğunda, 1. satırdan 1000. satıra manuel olarak kaydırmak kolay değildir. İşinizi kolaylaştırmak için, kaydırma yapmadan hedef verilerinize ulaşmanıza yardımcı olacak bir Excel formülü sunuyoruz.
- Sayfanın ilk satırından son satırına ulaşmak için "Ctrl" ve yukarı ok (↑) tuşlarına basın ve tersini yapın
- Hesap tablosunun en soldaki sütunundan en sağdaki sütuna ulaşmak için "Ctrl" ve (→) tuşlarına basın ve tersini yapın
17. Veri kümelerini renklerle düzenleyin
Verimlilik meraklıları renkleri sever ve farklı renkler yardımıyla veri kümelerini düzenlemeyi daha da çok sever. Elektronik tablolar, çeşitli boyutlardaki veri kümelerinizi ilgili renklerle gruplandırmanıza olanak tanır.
Veri kümelerinizi renk kodlamak için Excel ipuçlarından biri koşullu biçimlendirmedir.
- Birden çok hücredeki veri kümelerini seçin
- En üstteki veri sekmesine gidin ve "Stiller"e tıklayın
- "Koşullu Biçimlendirme" yazan açılır menüyü seçin. Bu aşamada, görüntülenen seçeneklerden renk kodlama biçimini seçin
- "Tamam"ı seçin
18. Veri hücrelerine onay kutuları ekleyin
Verimlilik meraklıları, yapılacaklar listesi oluşturmayı sever. Yoğun bir iş gününün ardından tamamladığımız görevleri listeden silmek, yapılacak en iyi şeydir.
Ve işte, onay kutuları ekleyerek elektronik tablonuzu yapılacaklar listesi izleyicisine dönüştürmek için az bilinen bir Excel ipucu.
- Ana sekmedeki "Geliştirici" sekmesine gidin ve "Denetimler" > "Ekle" > "Form Denetimleri" > "Onay Kutusu" seçeneğine tıklayın
- Onay kutusunu yerleştirmek istediğiniz hücreye tıklayın
- Şimdi imleci, son onay kutusunun yerleştirileceği hücreye sürükleyin
📚Profesyonel ipucu: "Geliştirici" veri sekmesini bulamıyor musunuz? Şunu yapın:
- Şeritte herhangi bir yere sağ tıklayın ve "Şeridi Özelleştir"i tıklayın
- Şeridi Özelleştir altında, Geliştirici kutusunu işaretleyin ve Tamam'ı tıklayın
Hesap tabloları optimize etme
Aşağıdaki Excel ipuçlarıyla Excel elektronik tablolarınızdan en iyi şekilde yararlanın:
19. Etkin olmayan eklentileri kaldırın
Microsoft Excel eklentileri genellikle kullanılmamakta ve elektronik tablolarınızı yavaşlatmaktadır. Tüm sayfanın performansını optimize etmek için kullanılmayan eklentileri devre dışı bırakmak iyi bir fikirdir.
- "Dosya"ya gidin, "Seçenekler"i seçin ve aşağı kaydırarak "Eklentiler"i tıklayın
- "Yönet"i, ardından "Excel Eklentileri"ni ve "Git"i tıklayın
- Şimdi tüm gereksiz eklentilerin işaretini kaldırın ve "Tamam"ı seçin
20. İleri ve geri referans kullanmaktan kaçının
Excel formüllerinizi, geriye ve ileriye çok fazla referans vermemeleri için planlayın. Sık sık ileriye ve geriye referans verme, karmaşık hesaplamalar ve çok fazla formül içeren durumlarda hesaplamaların ertelenmesine neden olur.
21. Hesap tablolarına aniden bağlantı eklemekten kaçının
Excel elektronik tablonuz veya seçili hücreler arasındaki bağlantılar genellikle kopar.
Birden fazla çalışma kitabı ve büyük veri kümeleri olduğunda, bunları bulmak ve düzeltmek zor olabilir. Bağlantı sayısını en aza indirin ve Excel işlemlerine başlamadan önce tüm bağlantıları açmayı deneyin, böylece işinizden geri kalmazsınız.
22. Tablonuzu düzenli tutun
Bağımlı ve bağımsız değişkenleri temsil etmeyen yapılandırılmamış bir tabloyu yapıştırmak yerine, tabloları mümkün olduğunca yapılandırılmış halde tutun. Bu, performans dezavantajlarının azalması ve daha doğru çıktılar elde edilmesiyle sonuçlanacaktır.
23. VLOOKUP fonksiyonunu kullanmaktan kaçının ve bunun yerine şu fonksiyonları kullanın
VLOOKUP kolay olabilir, ancak INDEX ve MATCH fonksiyonları aynı hesaplamaları daha fazla esneklikle yapar. MATCH fonksiyonunu kullandığınızda, sonuçları boş bir hücrede saklar ve INDEX ifadelerinde birden çok kez yeniden kullanmanıza olanak tanır.
Ancak, bu özellik VLOOKUP ile kullanılamaz.
24. Kararsız formülleri önleyin
NOW ve OFFSET gibi kararsız formüller, Excel sayfasında en ufak bir değişiklik olduğunda tüm hesaplamayı yeniden hesaplar.
Daha yeni kaynaklardan veri almaya çalışırsanız, bu formüller genel formülü çökertme eğilimindedir ve bir hata mesajı görüntülenebilir. Bu, veri güvenliğinizi sağlamanıza yardımcı olacaktır.
25. Kullanılmayan formülleri statik değerlerle değiştirin
Bazen, kullanılmayan formülleri elektronik tablo içinde saklarız. Bu formüller Excel uygulamasını yavaşlatır ve çıktıların gecikmesine neden olur. Ara sıra tüm sayfayı denetleyin ve kullanılmayan formülleri statik değerlerle değiştirin.
Excel Kullanımının Sınırları
Excel'in gelişmiş kısayollarını, formüllerini ve fonksiyonlarını öğrendiğinize göre, muhtemelen zaten fark etmiş olduğunuz acı bir gerçeği söyleyeyim: Excel'de çalışmak her zaman en keyifli iş değildir.
Excel'in birçok sınırı vardır. İşte bunlardan bazıları:
- Excel, Kanban panosu görünümü, Gantt grafiği görünümü , takvim görünümü veya liste görünümü gibi birden fazla görünüm sunmaz. Tek bir "satır-sütun" görünümüyle sınırlı kalırsınız. Bu açıdan Excel verimli değildir
- Excel'de gösterge panelleri oluşturmak, seçilen farklı veri türleri için manuel olarak grafikler ve çizelgeler oluşturmak anlamına gelir. Birkaç gösterge paneli şablonu oluştursanız bile, elektronik tablo şablonlarında farklı kaynaklardan veri çekmek için bileşenler, çekici renkler ve sürükle ve bırak oluşturucular gibi basit özellikler bulunmadığından bunları birden çok kez kullanmanız mümkün değildir
- Excel, kullanıcıların özelleştirme amacıyla ihtiyaç duyduğu yerleşik iş akışlarına sahip değildir. Atanan kişileri, son teslim tarihlerini veya durumları eklemek istediğinizde her seferinde manuel olarak bir açılır liste eklemeniz gerekir
📮 ClickUp Insight: Bilgi çalışanlarının yaklaşık %42'si takım iletişimi için e-postayı tercih ediyor . Ancak bunun bir bedeli var. Çoğu e-posta yalnızca belirli takım arkadaşlarına ulaştığı için bilgi parçalı kalıyor ve bu da işbirliğini ve hızlı karar almayı engelliyor. Görünürlüğü artırmak ve işbirliğini hızlandırmak için, e-postalarınızı saniyeler içinde eyleme geçirilebilir görevlere dönüştüren ClickUp gibi iş için her şeyi içeren bir uygulamadan yararlanın!
ClickUp ile tanışın: En iyi Excel alternatifi
Excel işinize yaramıyorsa, bir Excel alternatifi seçmenin zamanı gelmiştir ve sizin için en iyi önerimiz var: ClickUp.
ClickUp kullanıcılarının sevdiği bazı özellikler şunlardır:
- ClickUp Tablo Görünümü, birinci sınıf veri görselleştirme özellikleriyle bir üst düzey tabloları oluşturmanıza ve minimum manuel çabayla kodsuz bir veritabanı oluşturmanıza yardımcı olur
- ClickUp ile ilgili kaynaklardan verileri alın ve Gantt grafiği, Kanban panosu, takvim ve liste görünümleri dahil olmak üzere 15 farklı görünümle elektronik tablolar oluşturun
- CickUp'ın Spreadsheet Template, müşteri demografik bilgileri ve daha fazla veri gibi işinizle ilgili önemli bilgileri toplamak için yeni başlayanlar için uygun bir elektronik tablodur. Verileri Liste, Pano, Harita ve Izgara görünümünde görüntüleyebilirsiniz
- ClickUp, sıfırdan şablon oluşturmakla zaman kaybetmek yerine elinizdeki göreve hemen başlamanıza yardımcı olacak önceden oluşturulmuş verimlilik şablonlarına sahiptir
- ClickUp'ın Düzenlenebilir Elektronik Tablo Şablonu, verilerinizi kontrol altına almak ve finansal tahminlerden proje planlamasına ve bütçe izlemeye kadar her şeyi basitleştirmek için mükemmel bir araçtır
- ClickUp'ın Proje Yönetimi Tablosu, aşırı manuel faaliyetleri azaltmak ve proje yönetimi işlemlerinizi kolaylaştırmak için mükemmel bir şablona sahiptir
İşinizi kolaylaştırmak için Excel'e alternatif bir program mı arıyorsunuz?