การเติบโตของธุรกิจขนาดเล็กมักไม่ใช่กระบวนการที่สะอาดและเป็นเส้นตรง. โดยทั่วไปแล้ว มันเกิดขึ้นโดยบังเอิญ.
คุณรับโปรเจกต์หนึ่ง จากนั้นอีกโปรเจกต์หนึ่ง และทันใดนั้น คุณก็ไม่ได้เป็นแค่ฟรีแลนซ์อีกต่อไป
สำหรับแพท เฮนเดอร์สัน ผู้ก่อตั้ง path8 Productions ในบอสตัน การเปลี่ยนผ่านสู่การเป็นบริษัทผลิตวิดีโอเต็มรูปแบบมาพร้อมกับภาษีที่ซ่อนอยู่: การกระจายเครื่องมือ
เพื่อให้ทันกับความต้องการที่เพิ่มขึ้น path8 พบว่าตัวเองต้องจัดการกับระบบเทคโนโลยีที่ใหญ่โตและไม่สอดคล้องกัน พวกเขาใช้ SmartSheet สำหรับการจัดการโครงการ, Toggl สำหรับการติดตามเวลา, Dropbox Paper สำหรับเอกสาร, และ Slack สำหรับการสื่อสาร เครื่องมือเหล่านี้กำลังเพิ่มขึ้น แต่ประสิทธิภาพกลับลดลง
นี่คือวิธีที่ path8 หยุดวิ่งวนอยู่กับที่,รวมเทคโนโลยีทั้งหมดไว้ใน ClickUp, และทวงคืนเวลาหนึ่งสัปดาห์ของพวกเขา
ปัญหาของ "Frankenstein" Tech Stack
เมื่อทีมกำลังทำงานอย่างรวดเร็ว ซอฟต์แวร์มักถูกซื้อมาเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะหน้าทีละอย่าง ผลลัพธ์คือ? เครือข่ายของแอปพลิเคชันที่ไม่สามารถสื่อสารกันได้
จุดขัดแย้งที่ใหญ่ที่สุดสำหรับ path8 คือการขาดการเชื่อมโยงระหว่างที่ที่ งาน ถูกวางแผนไว้กับที่ที่ การสนทนา เกิดขึ้นจริง
เมื่อมีการเติบโตเกิดขึ้น ฉันก็แค่เพิ่มเครื่องมือเข้าไป เราเคยมีการวางแผนโครงการใน SmartSheet แต่ไม่มีใครในทีมตรวจสอบ SmartSheet จริงๆ ทุกคนแค่ใช้ Slack: เฮ้ เราอยู่ตรงไหนแล้ว? ดังนั้นคุณก็ต้องอัปเดตข้อมูลในสองที่
เมื่อมีการเติบโตเกิดขึ้น ฉันก็แค่เพิ่มเครื่องมือเข้าไป เราเคยมีการวางแผนโครงการใน SmartSheet แต่ไม่มีใครในทีมตรวจสอบ SmartSheet จริงๆ ทุกคนแค่ใช้ Slack: เฮ้ เราอยู่ตรงไหนแล้วในเรื่องนี้? ดังนั้นคุณก็ต้องอัปเดตข้อมูลในสองที่
เมื่อมีการเติบโตเกิดขึ้น ฉันก็แค่เพิ่มเครื่องมือเข้าไป เราเคยมีการวางแผนโครงการใน SmartSheet แต่ไม่มีใครในทีมตรวจสอบ SmartSheet จริงๆ ทุกคนแค่ใช้ Slack: เฮ้ เราอยู่ตรงไหนแล้วในเรื่องนี้? ดังนั้นคุณก็ต้องอัปเดตข้อมูลในสองที่
เนื่องจากรายการและตัวติดตามแยกต่างหากเหล่านี้ไม่สามารถสื่อสารกันได้ ทีมงานจึงต้องจัดการข้อมูลที่แยกออกจากกัน ทำให้แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะรักษาการทำงานให้เป็นไปตามลำดับโดยไม่มีการอัปเดตด้วยตนเองอย่างต่อเนื่อง
การป้อนข้อมูลสองครั้งนี้ถึงจุดสูงสุดระหว่างโครงการวิดีโอขนาดใหญ่ 30 รายการ ซึ่งทำให้เครื่องมือเดิมของ path8 เกินขีดจำกัด การทำงานมีขอบเขตที่ใหญ่และซับซ้อนเกินกว่าที่จะจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพใน SmartSheet
📖 อ่านเพิ่มเติม: ทางเลือกและคู่แข่งของ SmartSheet ที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการ
อุปสรรคของ Slack: การเอาชนะความภักดีต่อแอปพลิเคชัน
การเปลี่ยนเครื่องมือมักล้มเหลวเมื่อทีมไม่ยอมปล่อยแอปสื่อสารที่พวกเขาชื่นชอบ
เมื่อแพทตระหนักว่าทีมต้องการแหล่งข้อมูลเดียวที่เป็นความจริง ClickUp ก็เป็นตัวเลือกที่ชัดเจน อุปสรรคใหญ่เพียงอย่างเดียวที่ขวางทางในการนำไปใช้? ความภักดีของทีมต่อ Slack
สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับผมคือ Slack. Slack นี่สุดยอดมาก. ทีมของเราชอบ Slack มาก. ผมก็คิดว่า เราสามารถใช้ ClickUp สำหรับการจัดการโครงการได้ แต่เราจะยังคงใช้ Slack เพราะทุกคนชอบใช้มัน. แล้วเมื่อผมได้ลองใช้ ClickUp และเห็นแชท ผมก็คิดว่า โอเค นี่ก็คือ Slack นั่นแหละ. เราสามารถปรับตัวได้.
สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับผมคือ Slack. Slack นี่สุดยอดมาก. ทีมของเราชอบ Slack มาก. ผมก็คิดว่า เราสามารถใช้ ClickUp สำหรับการจัดการโครงการได้ แต่เราจะยังคงใช้ Slack เพราะทุกคนชอบใช้มัน. แล้วเมื่อผมได้ลองใช้ ClickUp และเห็นแชท ผมก็คิดว่า โอเค นี่มันเหมือน Slack เลย. เราสามารถปรับตัวได้.
สิ่งที่เปลี่ยนเกมอย่างแท้จริง? พวกเขาไม่จำเป็นต้องเสียสละประวัติศาสตร์หรือวัฒนธรรมทีมของพวกเขาเพื่อทำการเปลี่ยนแปลง
ทีมสามารถนำเข้าข้อมูลทั้งหมดจาก Slack ได้สำเร็จ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่นำเข้า ช่องทาง และบทสนทนา รวมถึงการตอบกลับด้วยอีโมจิเล็กๆ ด้วย 💪🏽
ทีมสามารถนำเข้าข้อมูลทั้งหมดจาก Slack ได้สำเร็จ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่นำเข้า ช่องทางต่าง ๆ และบทสนทนา รวมถึงการตอบกลับด้วยอีโมจิเล็ก ๆ ด้วย 💪🏽
ทำงานอย่างชาญฉลาด: การบริหารโครงการมากกว่า 50 โครงการ
การรวมเครื่องมือของพวกเขาไม่ได้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการสมัครสมาชิกเท่านั้น
มันเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของทีมเล็ก ๆ นี้อย่างสิ้นเชิง ทำให้พวกเขาสามารถรับมือกับปริมาณงานได้มากขึ้น แทนที่จะต้องตามหาบรีฟในแอปหนึ่ง ค้นหาบันทึกเวลาในอีกแอปหนึ่ง และขออัปเดตในแอปที่สาม path8 ได้รวมทุกอย่างไว้ที่เดียว ฟังความคิดเห็นจากทีมได้เลย 👇🏼
📖 อ่านเพิ่มเติม: ทำไมธุรกิจขนาดเล็กถึงจ่ายมากขึ้นแต่ได้น้อยลง
การเป็น "AI-native": โดยไม่ต้องเรียนรู้จากประสบการณ์
โลกเทคโนโลยีหมกมุ่นอยู่กับปัญญาประดิษฐ์ แต่สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่มุ่งเน้นการผลิตวิดีโอ การเชี่ยวชาญในการใช้คำสั่ง AI ที่ซับซ้อนนั้นไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปได้จริง
แนวทางของแพทต่อปัญญาประดิษฐ์นั้นเน้นที่การปฏิบัติจริงอย่างสิ้นเชิง
ผมยอมรับว่าผมเป็นผู้ใช้ระดับต่ำมาก จนกระทั่งผมได้ใช้ ClickUp ผมไม่เคยมีแอป AI อยู่ในโทรศัพท์เลย
ผมยอมรับว่าผมเป็นผู้ใช้ระดับต่ำมาก จนกระทั่งผมได้ใช้ ClickUp ผมไม่เคยมีแอป AI อยู่ในโทรศัพท์เลย
แทนที่จะใช้เครื่องมือ AI ภายนอก Pat ใช้ AI ภายในของ ClickUp เพื่อแก้ปัญหาการดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจงมาก: การตอบคำถามซ้ำๆ ของทีม
เขาสร้างตัวแทนปัญญาประดิษฐ์เพื่อทำหน้าที่เป็นฐานความรู้ภายในของบริษัท จากนั้นเขาได้จัดตั้งช่องทางข้อความโดยตรงโดยเฉพาะสำหรับทีมในการโต้ตอบกับมัน โดยตั้งชื่อบอทนี้อย่างเอ็นดูว่า "คุณระบบ"
ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่สมาชิกในทีมมีคำถามเกี่ยวกับกระบวนการหรือขั้นตอนการทำงาน พวกเขาเพียงแค่ส่งข้อความส่วนตัวถึงคุณระบบ บอทจะดึงคำตอบที่ถูกต้องโดยตรงจากเอกสารของบริษัททันที ทำให้แพทไม่ต้องเข้ามาเกี่ยวข้องและขจัด "ภาษีการขัดจังหวะ" ในตารางงานของเขาในแต่ละวัน
📖 อ่านเพิ่มเติม:ทำไมธุรกิจขนาดเล็กถึงชื่นชอบ ClickUp
วิธีทำซ้ำความสำเร็จของ path8: 5 ตัวอย่างง่าย ๆ ใน ClickUp
คุณไม่จำเป็นต้องมีงบประมาณระดับองค์กรเพื่อรวมระบบเทคโนโลยีของคุณและสร้างพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพสูง
ด้วย ClickUp Small Business Suite คุณสามารถทำซ้ำคู่มือการทำงานของ path8 ได้อย่างแม่นยำเพื่อสร้างศูนย์บัญชาการกลางของคุณเอง
นี่คือวิธีการออกแบบกระบวนการทำงานที่มีคุณค่าและกระชับสำหรับทีมของคุณเอง:
1. เสริมพลังทีมของคุณด้วยตัวแทน AI
เริ่มต้นด้วยขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน(SOPs) และวิกิของบริษัทคุณ ด้วยการใช้Agents ใน ClickUp คุณสามารถเปลี่ยนสิ่งเหล่านี้ให้เป็นฐานความรู้แบบโต้ตอบและให้บริการตนเองได้
ใช้เครื่องมือสร้างตัวแทนเพื่ออธิบายความต้องการของคุณเป็นภาษาอังกฤษที่เข้าใจง่าย เพื่อสร้างตัวแทนที่ปรับแต่งตามความต้องการของคุณและทำงานอยู่ในพื้นที่ทำงานของคุณ หรือเปิดใช้งานตัวแทนที่ตอบคำถามแบบรอบข้างในพื้นที่ทำงานของคุณ
เมื่อสมาชิกในทีมมีคำถามเกี่ยวกับกระบวนการใด ๆ พวกเขาสามารถส่งข้อความส่วนตัว (DM) ไปยังตัวแทนได้ทันทีเพื่อรับคำตอบที่แม่นยำและรวดเร็ว ซึ่งอ้างอิงจากเอกสารภายในของคุณเอง วิธีนี้ช่วยให้ทีมของคุณสามารถค้นหาข้อมูลได้ด้วยตนเอง และปกป้องเวลาที่มีค่าของผู้นำในการมุ่งเน้นงานสำคัญ
2. เร่งการผลิตด้วย AI ที่เข้าใจบริบท
นอกเหนือจากตัวแทนแบบสแตนด์อโลนแล้ว พลังที่แท้จริงของ Small Business Suite อยู่ที่การมีClickUp Brainฝังอยู่โดยตรงในที่ที่งานของคุณเกิดขึ้นจริง
แทนที่จะต้องเลื่อนดูเธรดยาวๆ ด้วยตนเองเพื่อตามงาน คุณสามารถสร้างการอัปเดตจาก AI ในแต่ละงานได้ทันที เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นขณะที่คุณไม่อยู่
คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อสร้างสรุปในระดับสูงได้โดยตรงในแดชบอร์ดและมุมมองรายการของระบบบริหารโครงการของคุณ มอบภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับสุขภาพของพอร์ตโฟลิโอกลางให้แก่ผู้นำได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที หากคุณสูญเสียการติดตามไฟล์หรือการสนทนาใด ๆระบบค้นหาองค์กรที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) จะช่วยให้คุณสามารถ ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้ตรงตามต้องการจากทุกภารกิจ เอกสาร และการสนทนาของคุณได้ด้วยการถามอย่างเป็นธรรมชาติ
ในที่สุด คุณสามารถเปลี่ยนการสนทนาของคุณให้กลายเป็นรายการที่ต้องทำทันทีได้ด้วยAI Notetaker ซึ่งสรุปการประชุมของคุณและดึงข้อมูลสำคัญออกมาเป็นงานที่พร้อมทำงานโดยอัตโนมัติ
3. เชื่อมต่อแชทโดยตรงกับงานของคุณ
การรักษาทีมของคุณให้สอดคล้องกันอย่างสมบูรณ์แบบไม่ใช่ภารกิจที่เป็นไปไม่ได้! สิ่งที่คุณต้องทำคือนำการสนทนาไปสู่จุดที่ผลงานจริงอยู่
โดยการผสานการสื่อสารประจำวันของคุณเข้ากับClickUp Chat ทุกข้อความ การอัปเดตอย่างรวดเร็ว และการบันทึกหน้าจอจะถูกเชื่อมโยงกับงานที่เกี่ยวข้อง
สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนที่เข้าร่วมโครงการสามารถอ่านประวัติและเข้าใจบริบทได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูลที่ขาดหายจากการอ้างอิงข้ามแอปพลิเคชันการสื่อสารแยกต่างหาก
4. ออกแบบโครงการระบบขับเคลื่อนอัตโนมัติ
ต้องการสร้างกระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติที่มองเห็นได้และสามารถขยายขนาดได้อย่างง่ายดายเพื่อรองรับโครงการพร้อมกันหลายสิบโครงการหรือไม่?
เริ่มต้นด้วยการกำหนดเฟสการดำเนินงานของคุณอย่างชัดเจนโดยใช้สถานะที่กำหนดเอง(เช่น "กำลังเขียนสคริปต์", "กำลังแก้ไข", หรือ "รอการตรวจสอบจากลูกค้า") จากนั้นใช้มุมมองบอร์ดระดับสูงใน ClickUp Tasksเพื่อให้ผู้นำสามารถประเมินสถานะของทุกโครงการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
สุดท้าย ให้เพิ่มการทำงานอัตโนมัติ (Automations)เป็นชั้น ๆ เพื่อให้เมื่อใดก็ตามที่งานย้ายไปยังสถานะใหม่ สมาชิกทีมที่เหมาะสมจะได้รับการมอบหมายและแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้การส่งต่องานเป็นไปอย่างราบรื่น
นี่คือตัวอย่างขั้นตอนการทำงานของฝ่ายขายในสถานการณ์จริง 🧰
5. รวมการดำเนินงานให้เป็นหนึ่งเดียวด้วยการติดตามเวลาแบบเรียลไทม์
ด้วยการติดตามเวลาทำงานแบบเรียลไทม์ที่ฝังอยู่ในแพลตฟอร์ม ClickUp พนักงานและฟรีแลนซ์ของคุณสามารถบันทึกชั่วโมงการทำงานได้โดยตรงภายในงานที่กำลังดำเนินการอยู่
การผสานรวมอย่างไร้รอยต่อนี้มอบข้อมูลที่แม่นยำสูงสำหรับการวางแผนกำลังการผลิต ทำให้การออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเป็นเรื่องง่าย และรับรองว่าทุกนาทีของการทำงานหนักจะได้รับการบันทึกไว้ในศูนย์กลางเดียว
📖 อ่านเพิ่มเติม: 15+ แอปสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ดีที่สุดเพื่อทำให้งานของคุณง่ายขึ้น
สรุป: หยุดเล่นซอฟต์แวร์สวิตช์บอร์ด
สำหรับทีมขนาดเล็กที่ต้องการสร้างผลงานเหนือระดับ การเสียเวลาไปกับการเป็นผู้ควบคุมซอฟต์แวร์หลายระบบไม่ใช่ทางเลือก
path8 Productions พิสูจน์ให้เห็นแล้วว่าการขยายธุรกิจของคุณไม่จำเป็นต้องหมายถึงการเพิ่มแอปพลิเคชันมากขึ้นเท่านั้น
ด้วยการละทิ้งเทคโนโลยีที่ซับซ้อนและไร้ประสิทธิภาพของพวกเขา และรวมเครื่องมือที่เชื่อมต่อกันไม่ได้ 6 ตัวเข้าเป็นหนึ่งเดียว พวกเขาได้สร้างศูนย์กลางที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่มีความคล่องตัวและจัดการงานหนักได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตอนนี้ งานที่ซ้ำซากได้ถูกทำให้เป็นระบบอัตโนมัติแล้ว ทีมก็มีความสอดคล้องกันเต็มที่ และ Pat ก็สามารถกลับไปทำสิ่งที่เขาถนัดที่สุดได้อีกครั้ง นั่นก็คือการสร้างวิดีโอที่ยอดเยี่ยม!