หากวันทำงานของคุณอยู่บน Slack คุณคงรู้ดีว่ามันสามารถเสียงดังได้ขนาดไหน
กระทู้พันกันยุ่งเหยิงจนกลายเป็นความวุ่นวาย ข้อความสูญหายไประหว่างทาง และก่อนที่คุณจะรู้ตัว ก็มีใครบางคนถามเป็นครั้งที่สามว่า "เฮ้ ขอถามเรื่องนี้หน่อยได้ไหม?"
นั่นคือจุดที่ข้อความที่เขียนอย่างดีสร้างความแตกต่างได้อย่างแท้จริง การแจ้งเตือนสั้น ๆ การกระตุ้นอย่างเป็นมิตร หรือการอัปเดตที่ชัดเจนส่งในเวลาที่เหมาะสม สามารถช่วยให้ทุกคนทำงานสอดคล้องกันโดยไม่ทำให้รู้สึกถูกกดดัน
แต่เป็นไปได้หรือไม่ที่จะสร้างข้อความ Slack ที่ "สมบูรณ์แบบ" ทุกครั้ง? การเพิ่มคุณค่าให้กับคำพูดของคุณต้องใช้ความพยายามและเวลาซึ่งคุณอาจไม่มี
หากคุณกำลังติดตามการอัปเดต, แบ่งปันความคืบหน้า, หรือให้ใครบางคนได้รับการกระตุ้นอย่างอ่อนโยน, แบบข้อความ Slack ที่พร้อมใช้ เหล่านี้จะช่วยประหยัดเวลาของคุณและรักษาสติของคุณไว้. เพียงแค่คัดลอก, ปรับแต่ง, และกดส่ง.
แต่ถ้าคุณพร้อมที่จะเลิกใช้ Slack และลองใช้เครื่องมือที่รวมแชท ความรู้ และงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวด้วยAI Workspace ที่เข้าใจบริบทแล้ว เราพร้อมช่วยเหลือคุณ!
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ลืมบ่อยใช่ไหม? ให้คำสั่ง /remind ของ Slack เป็นผู้ช่วยสมองของคุณ—มันจำได้แทนคุณ! คุณสามารถใช้เพื่อตั้งการเตือนสำหรับตัวคุณเอง, คนอื่น, หรือทั้งช่องทางได้
ตัวอย่าง: /เตือนฉันให้ตรวจสอบรายงานเวลา 16.00 น.
เทมเพลตข้อความใน Slack คืออะไร?
เทมเพลตข้อความใน Slack คือรูปแบบข้อความที่เขียนไว้ล่วงหน้าซึ่งคุณสามารถนำกลับมาใช้ใหม่สำหรับการสนทนาในที่ทำงานทั่วไป เช่น การอัปเดตสถานะ การแจ้งเตือนการประชุม การติดตามงาน หรือการสอบถามความคืบหน้า
พวกเขาช่วยให้คุณพูดสิ่งที่ถูกต้อง ในวิธีที่ถูกต้อง โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง
องค์ประกอบของเทมเพลตที่ดีประกอบด้วย:
- ข้อความสำคัญหรือคำขอ
- น้ำเสียงสุภาพและเป็นมืออาชีพ
- ที่วางข้อความเพื่อปรับแต่งรายละเอียด
ไม่จำเป็นต้องคิดมากเกี่ยวกับคำพูดหรือกังวลเกี่ยวกับน้ำเสียง เพียงแค่ใส่รายละเอียดเฉพาะและส่งไป
เทมเพลตเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมที่จัดการกับการอัปเดตที่เกิดขึ้นซ้ำ การสื่อสารข้ามสายงาน หรือการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายบน Slack
พวกเขาช่วยประหยัดเวลา ลดการสื่อสารที่ผิดพลาด และทำให้ข้อความของคุณมีความสม่ำเสมอ
🧠 เกร็ดความรู้: ผู้ใช้ Slack ส่งข้อความมากกว่า1.5 พันล้านข้อความทุกสัปดาห์! นั่นคือข้อความ 'แค่ทักทาย' จำนวนมากเลยทีเดียว!
อะไรคือสิ่งที่ทำให้เทมเพลตข้อความใน Slack ดี?
เทมเพลตข้อความ Slack ที่ดีช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างชัดเจนโดยไม่ดูแข็งกระด้างหรือเป็นข้อความทั่วไป นี่คือสิ่งที่ควรพิจารณา:
- รูปแบบตรงไปตรงมา: ถ่ายทอดสาระสำคัญได้ในไม่กี่บรรทัด
- ปรับแต่งได้ง่าย: เปลี่ยนชื่อ วันที่ หรือลิงก์ได้ในไม่กี่วินาที
- น้ำเสียงเป็นมิตร: เป็นมืออาชีพ แต่ไม่หุ่นยนต์
- มีเป้าหมายชัดเจน: ทุกบรรทัดควรมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน (เตือนความจำ, อัพเดต, ขอร้อง)
- โครงสร้างที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้: ใช้สำหรับข้อความที่เกิดซ้ำได้โดยไม่ต้องเขียนใหม่
- ส่งได้อย่างรวดเร็ว: คุณไม่ควรใช้เวลามากกว่าหนึ่งนาทีในการปรับแต่ง
- สแกนได้: ประโยคสั้น ๆ, การเว้นบรรทัด, และไม่มีผนังข้อความ
หากเทมเพลตของคุณช่วยประหยัดเวลาและลดการสื่อสารซ้ำใน Slack นั่นหมายความว่ามันทำงานได้ดีแล้ว
📚 อ่านเพิ่มเติม:ข้อดีและข้อเสียของ Slack ในการทำงาน
เทมเพลตข้อความ Slack ฟรี
มีโอกาสสูงที่พวกเขาใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการคิดว่าจะพูดอะไรดี พิมพ์ ลบ เขียนใหม่ คิดทบทวน และสุดท้ายก็กดส่งพร้อมกับข้อความว่า "หวังว่านี่จะเข้าใจนะ"
แม่แบบช่วยลดเสียงรบกวนเหล่านั้น พวกมันช่วยให้คุณสื่อสารสิ่งที่ถูกต้องได้เร็วขึ้น โดยไม่ต้องกลายเป็นหนึ่งในผู้ใช้เหล่านั้น
นี่คือเทมเพลตข้อความ Slack ที่พร้อมใช้งาน ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้ในกระบวนการทำงานของคุณได้ทันที:
1. แบบแผนการประชุม
นี่คือเทมเพลตสไตล์ Canvas ที่สร้างขึ้นเพื่อการประชุมที่รวดเร็วและมีจุดมุ่งหมายชัดเจน มาพร้อมกับส่วนต่างๆ และคำอธิบายที่ชัดเจนเพื่อเตรียมตัว ติดตาม และดำเนินการตาม:
- หัวข้อการประชุม: สิ่งที่ต้องหารือ
- รายการที่ต้องดำเนินการ: ใครจะทำอะไรต่อไป
- ลิงก์สำคัญ: เอกสาร, สไลด์นำเสนอ, หรือสิ่งใดก็ตามที่คุณจำเป็นต้องอ้างอิง
รูปแบบนี้ช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลล่าสุดก่อน ระหว่าง และหลังการประชุม แม้ว่าจะพลาดการเข้าร่วมการประชุมก็ตาม เมื่อมีการระบุรายการที่ต้องดำเนินการ ความรับผิดชอบจะถูกกำหนดทันที
กำหนดการจะถูกเพิ่มเป็นแท็บในแชทของคุณ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการทบทวนอย่างรวดเร็วในภายหลัง ดังนั้นผลลัพธ์จะถูกติดตาม ติดตามผล และนำไปปฏิบัติจริง
ส่วนที่ดีที่สุดคืออะไร? มันเป็นแบบร่วมมือกัน ทุกคนสามารถเพิ่มหัวข้อ ใส่ลิงก์ หรืออัปเดตรายการที่ต้องดำเนินการได้แบบเรียลไทม์
👀 คุณรู้หรือไม่? ผู้ใช้ Slack โดยเฉลี่ยใช้งานอย่างต่อเนื่องเป็นเวลา90 นาทีต่อวัน ในวันธรรมดาทุกสัปดาห์
📚 อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ Slack สำหรับการจัดการโครงการ
2. แบบฟอร์มสอบถามผู้เชี่ยวชาญ
เทมเพลตนี้เป็นรูปแบบของ ช่อง Slack ที่รวบรวมคำถามและคำตอบจากผู้เชี่ยวชาญของทีมคุณไว้ในที่เดียวอย่างเป็นระเบียบ การตั้งค่าประกอบด้วย:
- พบกับผู้เชี่ยวชาญ: รายชื่อปักหมุดของผู้ที่พร้อมให้บริการในแต่ละด้าน
- คลังคำถาม: รวบรวมคำถามและคำตอบทั้งหมดในอดีต สามารถค้นหาได้ตลอดเวลา
- แบบฟอร์มการส่งคำถาม: วิธีที่รวดเร็วและมีคำแนะนำในการขอความช่วยเหลือ
- ตัวติดตามการตอบกลับด้วยอีโมจิ: รู้ว่าอะไรกำลังดำเนินการอยู่และอะไรเสร็จสิ้นแล้ว
กรุณาทิ้งคำถามของคุณผ่านแบบฟอร์ม เมื่อผู้เชี่ยวชาญเห็นและเริ่มทำงานกับคำถามของคุณ พวกเขาจะตอบกลับด้วย 👀 คุณจะได้รับคำตอบในหัวข้อเดิม—ดังนั้นจะไม่มีใครต้องตามหาคำตอบข้ามช่องทางต่างๆ
เมื่อคำถามของคุณได้รับการแก้ไขแล้ว พวกเขาจะปิดการสื่อสารด้วยเครื่องหมาย ✅ เรียบร้อย สะอาด ง่าย และติดตามได้
📚 อ่านเพิ่มเติม: คู่แข่งหลักของ Slack
3. แม่แบบแผนการดูแลงานนอกสำนักงาน
เมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือความวุ่นวายในช่อง Slack ของคุณ แม่แบบแผนการดูแลขณะไม่อยู่สำนักงานนี้ช่วยให้คุณกำหนดความคาดหวัง มอบหมายผู้รับผิดชอบดูแล และรักษาการทำงานให้เป็นไปอย่างราบรื่นในขณะที่คุณไม่อยู่
แทนที่จะมีการส่งข้อความกระจัดกระจายและการอัปเดตที่พลาดไป สมาชิกในทีมจะทราบอย่างชัดเจนว่าควรติดต่อใคร มีงานอะไรค้างอยู่ และควรส่งต่อปัญหาไปยังใคร—ทั้งหมดนี้ถูกบันทึกไว้ในที่เดียว
- โครงสร้างที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อบันทึกวันที่, สำรองเจ้าของ, และความรับผิดชอบ
- ฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับระดับความเร่งด่วนและจุดการยกระดับ
- แชร์ได้ง่ายเพื่อให้แผนการครอบคลุมอยู่ในที่ที่ทีมสื่อสารอยู่แล้ว
- รักษาความก้าวหน้าของโครงการโดยไม่ให้ภาระตกอยู่กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งมากเกินไป
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: เบื่อกับการพิมพ์ข้อความใน Slack ซ้ำๆ หรือไม่? ใช้ /templates add เพื่อบันทึกข้อความเพียงครั้งเดียว และใช้ /templates send เพื่อแชร์กับผู้ใช้หรือช่องใดก็ได้ แก้ไขหรือลบได้ทุกเมื่อ และใช้ /templates help สำหรับคำแนะนำอย่างรวดเร็ว
4. แบบฟอร์มการรับและคัดแยกข้อบกพร่อง
เทมเพลตนี้เปลี่ยนการรายงานข้อบกพร่องให้กลายเป็นกระบวนการทำงานที่ราบรื่นและสามารถติดตามได้. มันผสานการสื่อสารแบบเรียลไทม์ของทีมกับแบบฟอร์มการรายงานข้อบกพร่องที่ง่ายต่อการใช้งาน ทำให้ใครก็ตามสามารถรายงานปัญหาได้โดยไม่ต้องติดต่อผู้อื่นถึงห้าคน.
ผืนผ้าใบที่แชร์ร่วมกันจะแสดงคำแนะนำการรายงานที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น ทำให้มั่นใจว่าไม่มีรายละเอียดใดตกหล่นและทุกคนปฏิบัติตามกระบวนการเดียวกัน
บั๊กใหม่จะถูกส่งตรงไปยังรายการติดตาม และทุกการอัปเดตจะกระตุ้นการแจ้งเตือนสถานะอัตโนมัติ ดังนั้นจึงไม่มีความคลุมเครือเกี่ยวกับสิ่งที่กำลังดำเนินการหรือสิ่งที่ได้รับการแก้ไขแล้ว
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: Slack ไม่จำเป็นต้องวุ่นวาย สร้างพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยคู่มือเหล่านี้:
- วิธีใช้ Slack อย่างมีประสิทธิภาพ: ลดเสียงรบกวนและมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญ
- วิธีสร้างบอท Slack: อัตโนมัติงานที่ทำซ้ำ
- วิธีตั้งเวลาส่งข้อความใน Slack: เอาชนะปัญหาความแตกต่างของเขตเวลาหรือเตรียมความพร้อมสำหรับการเช็คอินประจำวัน
- วิธีจัดระเบียบช่อง Slack: เพื่อให้ทีมของคุณรู้เสมอว่าควรพูดคุยเรื่องใดและควรโพสต์อะไรที่ไหน
โครงสร้างเพียงเล็กน้อยสามารถไปได้ไกล!
ข้อจำกัดของ Slack
Slack อาจเป็นแอปส่งข้อความแบบครบวงจรสำหรับการสื่อสารในทีม แต่ไม่ได้ถูกออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อจัดการหรือติดตามโครงการ
ชมวิดีโอนี้เพื่อทราบแอปสื่อสารยอดนิยม
ในความเป็นจริงมากกว่า 50% ของผู้เชี่ยวชาญในสำนักงานใช้เวลาในการค้นหาไฟล์มากกว่าการทำงานจริง ซึ่งส่วนใหญ่ถูกฝังอยู่ในเส้นทางการสนทนา
นี่คือจุดที่ Slack เริ่มมีข้อบกพร่อง:
- ไม่มีการจัดการงานในตัว: คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับงานได้ แต่ไม่มีวิธีการที่มีโครงสร้างในการมอบหมายหรือติดตามงาน
- ผู้ช่วย AI ขั้นพื้นฐาน: AI ของ Slack ส่วนใหญ่จะสรุปข้อความเท่านั้น แต่ไม่ได้ช่วยมากนักในการดำเนินงานจริง
- ขาดการมองเห็นโครงการ: คุณไม่สามารถเห็นได้ว่าอะไรเสร็จแล้ว อะไรที่ยังค้างอยู่ หรือมันเชื่อมโยงกับเป้าหมายที่ใหญ่กว่าอย่างไร
- ไม่มีกรอบเวลาหรือกำหนดส่ง: ไม่สามารถกำหนดตารางงานหรือดูความคืบหน้าได้
- ไฟล์และลิงก์กระจัดกระจายได้ง่าย – ทรัพยากรที่แชร์สามารถสูญหายได้อย่างรวดเร็วหากไม่มีศูนย์กลางในการจัดระเบียบ
Slack ช่วยให้การสนทนาดำเนินไปอย่างราบรื่น แต่เมื่อพูดถึงการติดตามงานจริงปัญหาของ Slackก็เริ่มปรากฏให้เห็น
นั่นคือจุดที่เครื่องมืออย่างClickUpมีประโยชน์ มาดูกันว่ามันช่วยได้อย่างไร
📚 อ่านเพิ่มเติม:Slack vs ClickUp: เครื่องมือสื่อสารทีมไหนดีที่สุด?
ทางเลือกแทนเทมเพลต Slack
หากการสนทนาใน Slack เริ่มรู้สึกเหมือนการเลื่อนดูที่ไม่มีที่สิ้นสุด ขอแนะนำ ClickUp นี่คือ แอปสำหรับทุกเรื่องในการทำงาน ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการทั้งการสนทนาและงานที่ตามมา—งานเอกสาร, แบบฟอร์ม, ระบบอัตโนมัติ และอื่นๆ อีกมากมาย รวบรวมไว้ภายใต้หลังคาเดียว
ClickUp Chat: การสนทนาจริง ตรงจุดที่งานเกิดขึ้น
ผ่านClickUp Chat คุณสามารถนำการสนทนาของคุณมาไว้ที่จุดที่งานเกิดขึ้นได้ ต้องการประชุมสั้น ๆ หรือไม่? เริ่มการโทรแบบตัวต่อตัวหรือกลุ่มได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนแอป ต้องการพูดคุยเกี่ยวกับรายการที่ต้องทำหรือไม่? แชทได้โดยตรงภายใน Space, Folder หรือ List ใด ๆ
คุณสามารถตอบกลับแบบเป็นหัวข้อเพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ, @mention เพื่อนร่วมทีมเพื่อดึงความสนใจ, และยังสามารถดูการติดตามทั้งหมดของคุณในที่เดียว ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อความส่วนตัวเพื่อจำว่าอะไรเป็นของคุณอีกต่อไป
นั่นไม่ใช่ทั้งหมด เราได้รวบรวมชุดเทมเพลตของ ClickUp เองที่ทำได้มากกว่าการส่งข้อความธรรมดา พวกมันทำให้ ClickUpเป็นแอปการสื่อสารทีมที่ยอดเยี่ยมที่สุด และช่วยคุณจัดระเบียบความคิด จับประเด็นที่ต้องทำ และทำให้งานก้าวหน้าได้จริง
มาดูกันเถอะ
1. แม่แบบข้อความโต้ตอบทันทีของ ClickUp
สร้างขึ้นเป็นงานใน ClickUp,แม่แบบข้อความทันทีของ ClickUpประกอบด้วยคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการเขียนข้อความที่ชัดเจนและสามารถดำเนินการได้ และการสร้างวงจรการให้ข้อเสนอแนะที่แข็งแกร่ง มันมาพร้อมกับงานย่อยที่มีประโยชน์ เช่น:
- 📛 มีรูปแบบการตั้งชื่อช่องที่เหมาะสม
- 📢 ป้องกันไม่ให้พลาดข้อความ
- ⏱️ หยุดคิดก่อนโพสต์
- 🛎️ ใช้ตัวบ่งชี้ข้อความ
แต่ละงานย่อยจะมีรายการตรวจสอบที่แนะนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด เพื่อให้คุณไม่พลาดขั้นตอนสำคัญ แม้ในเวลาเร่งรีบ
คุณสามารถปรับแต่งงานนี้ให้เหมาะกับสไตล์การสื่อสารของทีมคุณ และบันทึกไว้เป็นแบบงานที่สามารถนำมาใช้ซ้ำได้เพื่อสร้างความสม่ำเสมอในทุกส่วน การตั้งค่าเล็ก ๆ นี้สร้างความแตกต่างอย่างมากในการรักษาการสื่อสารให้สะอาดและมีประสิทธิภาพ
📌 เหมาะสำหรับ: ลดปริมาณข้อความที่มากเกินไป, หลีกเลี่ยงการสื่อสารผิดพลาด, และสร้างกระบวนการที่สม่ำเสมอสำหรับการสื่อสารผ่าน Slack ระหว่างทีมต่างๆ
🧠 เกร็ดความรู้: ด้วยการทำงานแบบไฮบริดที่กลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวัน การเข้าออฟฟิศลดลงถึง 30% เมื่อเทียบกับช่วงก่อนโควิด-19 นี่แสดงให้เห็นว่าการสื่อสารที่ชัดเจนและสม่ำเสมอมีความสำคัญมากกว่าที่เคย
2. แม่แบบเมทริกซ์การสื่อสาร ClickUp
เมื่อทีมต่างๆ ไม่ใช้ภาษาเดียวกัน (ในเชิงเปรียบเทียบ) ข้อความจะสูญหายและแคมเปญจะล้มเหลว เทมเพลตเมทริกซ์การสื่อสารของ ClickUpช่วยให้ทุกคนรักษาแบรนด์และข้อความให้ตรงกัน โดยไม่ต้องตามหาข้อมูลที่กระจัดกระจาย
ภายใน คุณจะพบสองรายการหลัก:
- แผนที่การสื่อสาร: ติดตามแผนการตลาดทั้งหมดของคุณด้วยช่องสำหรับคำมั่นสัญญาของแบรนด์, ตำแหน่งทางการตลาด, ตลาดเป้าหมาย, วิสัยทัศน์, พันธกิจ, และอื่น ๆ
- แผนการสื่อสาร: แผนที่แสดงว่าใครต้องรู้อะไร, บ่อยแค่ไหน, และผ่านช่องทางใด
มุมมองเช่น แผนงาน, ลำดับความสำคัญ, เมทริกซ์, และ ความถี่ ช่วยให้คุณจัดเรียงเนื้อหาตามความเร่งด่วน, ผู้ชม, และจังหวะการส่งมอบ. และด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองเช่น ช่องทางการสื่อสาร, คำขวัญ, วัตถุประสงค์, และ ความถี่, คุณพร้อมที่จะสื่อสารอย่างมืออาชีพ.
📌 เหมาะสำหรับ: การสร้างแหล่งข้อมูลเดียวที่เป็นความจริงสำหรับเปิดตัวผลิตภัณฑ์, การสื่อสารแบรนด์, และการสื่อสารภายในระหว่างทีมต่างๆ
📮ClickUp Insight:92% ของพนักงานที่ต้องใช้ความรู้เสี่ยงต่อการสูญเสียการตัดสินใจที่สำคัญซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในแชท อีเมล และสเปรดชีต หากไม่มีระบบรวมศูนย์สำหรับการบันทึกและติดตามการตัดสินใจ ข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจที่สำคัญจะสูญหายไปในความวุ่นวายของข้อมูลดิจิทัล
ด้วยความสามารถในการจัดการงานของ ClickUpคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับเรื่องนี้อีกต่อไป สร้างงานจากแชท ความคิดเห็นของงาน เอกสาร และอีเมลได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว!
3. แม่แบบการสื่อสารพนักงานของ ClickUp
ไม่มีอีกแล้ว "เดี๋ยวนะ อัปเดตนั้นอยู่ตรงไหน?"
เทมเพลตการสื่อสารพนักงานของ ClickUpมอบพื้นที่ส่วนกลางให้คุณจัดการการสื่อสารทุกระดับระหว่างทีม แผนก และทั้งบริษัท
ด้วยรายการที่พร้อมใช้งาน เช่น เมทริกซ์การสื่อสารโครงการ, ช่องทางของแต่ละแผนก, และ วิธีการที่ใช้ทั่วทั้งบริษัท, มันจัดระเบียบการอัปเดต, การประชุม, และการติดตามผลในที่เดียว
จากมุมมองแชทและปฏิทินไปจนถึงบอร์ดและเอกสาร คุณจะได้รับชุดเครื่องมือครบครันสำหรับการวางแผน พูดคุย และจัดเก็บทุกอย่างโดยไม่ต้องสลับแท็บ ฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น เมนูแบบเลื่อนลง แท็ก ข้อความยาว และแม้แต่ลิงก์เว็บไซต์ ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งการสื่อสารให้เหมาะกับทุกกลุ่มเป้าหมาย
📌 เหมาะสำหรับ: การรักษาการสื่อสารข้ามสายงานให้เป็นระเบียบ สามารถค้นหาได้ และนำหน้าการอัปเดตที่กระจัดกระจายอยู่เสมอ
4. แม่แบบแผนการสื่อสาร ClickUp
ต้องการวางแผนการสื่อสารโครงการของคุณอย่างมืออาชีพใช่ไหม? แม่แบบแผนการสื่อสารของ ClickUpคือพิมพ์เขียวของคุณ
เอกสารพร้อมแก้ไขนี้แบ่งกลยุทธ์การสื่อสารของคุณออกเป็นส่วนที่ชัดเจนและสามารถนำไปปฏิบัติได้ ตั้งวัตถุประสงค์ กำหนดรายละเอียดโครงการ และดำเนินการวิเคราะห์ SWOT และ PEST ทั้งหมดในที่เดียว
คุณยังจะทำการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย, บันทึกเครื่องมือ, และสรุปแผนที่ตอบคำถามว่า อะไร, เมื่อไร, และอย่างไร ของทุกการอัปเดต
ยังมีพื้นที่สำหรับการวิเคราะห์คู่แข่งและการประเมินผลหลังโครงการด้วย ดังนั้นคุณไม่ได้แค่พูดคุย แต่คุณกำลังเรียนรู้และพัฒนาไปพร้อม ๆ กัน
📌 เหมาะสำหรับ: การสร้างกลยุทธ์การสื่อสารที่มั่นคงและได้รับการสนับสนุนจากงานวิจัย ซึ่งมากกว่าการอัปเดตข้อมูลผิวเผิน
📮ClickUp Insight: ทีมที่มีผลงานต่ำมีแนวโน้มที่จะใช้เครื่องมือมากกว่า 15 ชิ้นถึง 4 เท่า ในขณะที่ทีมที่มีผลงานสูงยังคงรักษาประสิทธิภาพโดยจำกัดเครื่องมือไว้ที่ 9 แพลตฟอร์มหรือน้อยกว่า แต่การใช้แพลตฟอร์มเดียวล่ะ?
ในฐานะแอปครบวงจรสำหรับการทำงานClickUpรวบรวมงาน โครงการ เอกสาร วิกิ การแชท และการโทรของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียว พร้อมด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI พร้อมใช้งานแล้ววันนี้ พร้อมทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นหรือไม่? ClickUp ทำงานได้กับทุกทีม ทำให้งานมองเห็นได้ชัดเจน และช่วยให้คุณมุ่งเน้นกับสิ่งที่สำคัญ ในขณะที่ AI จัดการส่วนที่เหลือ
5. แม่แบบกลยุทธ์และแผนปฏิบัติการการสื่อสารภายในองค์กร ClickUp
เบื่อกับการพึ่งพาการสนทนาที่กระจัดกระจายและช่วงเวลาที่ต้องถามว่า "เราคุยกันเรื่องนี้หรือยัง?" หรือไม่?แม่แบบกลยุทธ์และแผนปฏิบัติการการสื่อสารภายในองค์กรของ ClickUpช่วยให้คุณเปลี่ยนจากการสนทนาที่ไม่มีการติดตามไปสู่แผนการสื่อสารภายในที่มีโครงสร้างและมีการบันทึกอย่างเป็นระบบ
นี่คือวิธีการทำงาน:
- ประเมินวิธีการสื่อสารปัจจุบันของคุณเพื่อค้นหาช่องว่างและความล่าช้า
- ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้ เช่น ลดการประชุมหรือเร่งการอัปเดตให้เร็วขึ้น
- ล็อกช่องทางสื่อสารของคุณให้เรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นอีเมล แชท หรือวิดีโอแบบไม่พร้อมกัน
- แบ่งแผนของคุณออกเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้และติดตามได้ เพื่อไม่ให้มีสิ่งใดหลุดรอดไป
📌 เหมาะสำหรับ: แก้ไขการสื่อสารภายในที่ยุ่งเหยิง ลดการสื่อสารซ้ำซ้อน และสร้างวิธีการสื่อสารที่สม่ำเสมอทั่วทั้งทีมของคุณ
📚 อ่านเพิ่มเติม:แม่แบบแผนการสื่อสารโครงการฟรี: Excel, Word และ ClickUp
6. แผ่นไวท์บอร์ดแผนการสื่อสาร ClickUp
หากแผนการสื่อสารของคุณดูเหมือนใยแมงมุมที่ยุ่งเหยิงมากกว่าการไหลที่มีโครงสร้าง—นี่คือสิ่งสำหรับคุณ
เทมเพลตไวท์บอร์ดแผนการสื่อสารของ ClickUpมอบพื้นที่แบบภาพที่สามารถลากและวางได้ เพื่อวางแผนทุกขั้นตอนของการสื่อสารภายในและภายนอกองค์กรของคุณ
ตั้งแต่การวางแผนประกาศเปิดตัวไปจนถึงการอัปเดตกระบวนการของทีม คุณสามารถจัดวางทุกอย่างได้ด้วยการ์ดโน้ตแบบติดได้ รูปร่างต่างๆ ตัวเชื่อมต่อ และบล็อกที่มีรหัสสี
นอกจากนี้ยังมีสถานะที่ปรับแต่งได้เพื่อติดตามและย้ายรายการผ่านขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่ "วางแผน" และ "ดำเนินการอยู่" ไปจนถึง "เผยแพร่" หรือ "ตรวจสอบแล้ว"
📌 เหมาะสำหรับ: การจัดระเบียบการสื่อสารที่ซับซ้อนและเปลี่ยนแผนที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นรายการดำเนินการที่ชัดเจนและติดตามได้
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ต้องการเปลี่ยนไอเดียให้กลายเป็น action ได้อย่างรวดเร็วหรือไม่? ให้เปลี่ยน sticky notes เป็น task ได้เพียงคลิกเดียว และเริ่มดำเนินการได้โดยตรงจาก Whiteboard.
7. แม่แบบการสื่อสารและการประชุมทีม ClickUp
เบื่อกับการไล่ตามอัปเดตและจัดการปฏิทินหลายอันหรือไม่?แม่แบบการสื่อสารและการประชุมของทีม ClickUpช่วยให้คุณวางแผนว่าใครควรรู้อะไร บ่อยแค่ไหน และผ่านช่องทางใด โดยไม่ต้องเสียเวลาติดต่อกลับไปกลับมา
ใช้มุมมองรายการเพื่อจัดระเบียบการประชุมตามผู้เข้าร่วม, มุมมองคณะกรรมการเพื่อจัดกลุ่มตามสถานะ, และมุมมองปฏิทินเพื่อดูภาพรวมของตารางเวลาประจำเดือนของคุณ เพิ่มบริบทด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น เป้าหมายการประชุม, วิธีการสื่อสาร, กำหนดเวลา, ผู้เข้าร่วม, และเจ้าของ
ไม่ว่าจะเป็นสแตนด์อัพประจำวันหรือการทบทวนรายไตรมาส ทุกอย่างถูกจัดวางไว้อย่างชัดเจนและจัดการได้ง่าย
📌 เหมาะสำหรับ: การจัดโครงสร้างการอัปเดตทีม การประชุมประจำ และการสื่อสารโครงการในหนึ่งระบบที่ใช้ร่วมกัน
นี่คือสิ่งที่โจดี้ ซาลิส, ผู้อำนวยการสร้างสรรค์ ที่ยูไนเต็ด เวย์ ซันโคสต์, กล่าวถึง ClickUp:
ฉันไม่สามารถพูดสิ่งดีๆ เกี่ยวกับมันได้มากพอ ระหว่างระบบอัตโนมัติ, เทมเพลต, และการติดตามและมุมมองที่หลากหลายต่างๆ ไม่มีทางที่จะผิดพลาดกับ ClickUp ได้เลย
ฉันไม่สามารถพูดสิ่งดีๆ เกี่ยวกับมันได้มากพอ ระหว่างระบบอัตโนมัติ, เทมเพลต, และการติดตามและมุมมองที่หลากหลาย ไม่มีทางที่จะผิดพลาดกับ ClickUp ได้เลย
ClickUp Brain: ปัญญาประดิษฐ์สำหรับการสื่อสารที่ใช้งานได้จริง
แต่นั่นเป็นเพียงการเริ่มต้นเท่านั้น หากคุณต้องการ AI สำหรับการทำงานที่สมบูรณ์ซึ่งเข้าใจบริบททั้งหมดของงานของคุณและสามารถเขียนและส่งข้อความในนามของคุณได้ ลองใช้ClickUp Brain ซึ่งถูกสร้างขึ้นเพื่อคิดใหม่เกี่ยวกับการสื่อสารของทีม ในขณะที่ Slack ช่วยให้การสนทนาดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ClickUp Brain จะทำให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งสำคัญใดถูกฝังอยู่ในเธรดแชทหรือสูญหายในการแปลความหมาย
นี่คือวิธีที่มันช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารของทีมคุณ:
- สร้างสรุปโดยย่อของการอัปเดตสำคัญได้ทันทีด้วย ClickUp Enterprise AI Searchจากบทสนทนา งาน หรือเอกสาร เพื่อให้ทีมของคุณได้รับข้อมูลสำคัญโดยย่ออยู่เสมอ
- เขียนข้อความและความคิดเห็นใหม่หรือให้กระชับขึ้น และสร้างเทมเพลตอีเมลสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่สอดคล้องกัน
- ดึงข้อมูลเชิงลึกจากโครงการหรือการสนทนาออกมาได้ในไม่กี่วินาทีด้วยการใช้ภาษาธรรมชาติ (เพียงแค่สั่งคำสั่ง และมันจะตอบกลับมา)
- ทำให้ข้อความซ้ำ ๆ เช่น การแจ้งเตือนหรือการอัปเดตสถานะเป็นอัตโนมัติด้วยClickUp Automations เพียงส่งครั้งเดียว แล้วให้ AI จัดการส่วนที่เหลือ
ด้วย ClickUp Brain ข้อความของคุณไม่ใช่แค่ถูกส่งออกไป—แต่ชัดเจน มีความหมาย และกระตุ้นให้เกิดการกระทำ
🧠 คุณรู้หรือไม่? ผู้ใช้ClickUp Brainสามารถเข้าถึงโมเดล AI ภายนอกหลายตัว เช่น ChatGPT, Claude, Gemini และอื่นๆ ได้โดยตรงจากพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ เลิกใช้ AI ที่กระจัดกระจายและใช้ AI ที่เข้าใจบริบทซึ่งสามารถเข้าถึงข้อมูลงานทั้งหมดของคุณเพื่อสร้างสินทรัพย์แคมเปญที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
ค้นหาแม่แบบที่สมบูรณ์แบบเพื่อการสื่อสารที่ชัดเจน
หากทีมของคุณติดอยู่กับการทำอัปเดตซ้ำเดิม ๆ ไล่ตามการตอบกลับ หรือสูญเสียข้อมูลสำคัญในกระทู้ที่ไม่มีที่สิ้นสุด ถึงเวลาแล้วที่ต้องทบทวนวิธีการสื่อสารของคุณใหม่
เทมเพลตข้อความ Slack ที่เหมาะสมช่วยให้คุณสื่อสารได้รวดเร็วขึ้น รักษาความสม่ำเสมอ และตัดผ่านเสียงรบกวน โดยไม่ฟังดูแห้งหรือเป็นหุ่นยนต์
เทมเพลตฟรีของ ClickUp ไม่ได้มีแค่ข้อความเท่านั้น แต่ยังช่วยจัดโครงสร้างให้กับการอัปเดตของคุณ อัตโนมัติการแจ้งเตือน และเชื่อมโยงการสื่อสารของคุณกับงานจริง ซึ่ง Slack ทำได้เพียงอย่างเดียวเท่านั้น
เมื่อ Slack เริ่มมีเสียงรบกวนหรือไม่เป็นระเบียบ ClickUp จะช่วยให้ทุกอย่างอยู่ในบริบทและสามารถติดตามได้
พร้อมที่จะส่งการอัปเดตที่ผู้คนอ่านจริง และ ดำเนินการตามแล้วหรือยัง?ลองใช้ ClickUp ฟรี