วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน PowerPoint เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

การติดตามการแก้ไขในสไลด์นำเสนออาจรู้สึกเหมือนกำลังเป็นนักสืบกับสไลด์แทนที่จะเป็นเบาะแส หากไม่มีความชัดเจนว่าอะไรเปลี่ยนแปลงไป การนำเสนอที่คุณวางแผนมาอย่างดีหรือการเปิดเรื่องที่โดดเด่นอาจพังทลายได้อย่างรวดเร็ว

แทนที่จะค้นหาอีเมลหรือเล่นเกมหาความแตกต่างในสไลด์ การเรียนรู้วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงมีประสิทธิภาพมากกว่า

บทความนี้อธิบายวิธีการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน PowerPoint เราจะแนะนำClickUp แอปพลิเคชันครบวงจรสำหรับการทำงาน ซึ่งช่วยให้คุณสร้างและจัดการงานนำเสนอได้อย่างมืออาชีพ

วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน PowerPoint

การร่วมมือกันทำสไลด์มักเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการสร้างการนำเสนอที่ครอบคลุม เมื่อทำงานร่วมกับหลายทีมการควบคุมเวอร์ชันของเอกสารช่วยให้ทุกคนมีระเบียบโดยไม่จำกัดความคิดสร้างสรรค์

นี่คือขั้นตอนในการติดตามและจัดการการแก้ไขในสไลด์ PowerPoint ของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: บันทึกสำเนาร่างของงานนำเสนอของคุณ

ก่อนเริ่มการแก้ไขหรือตรวจสอบร่วมกันใด ๆ ให้บันทึกฉบับร่างของงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณไว้ก่อน การเก็บไฟล์ต้นฉบับที่ยังไม่ได้แก้ไขไว้เป็นสำเนาสำหรับตรวจสอบ จะช่วยให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบการแก้ไขและสามารถย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย

นี่คือวิธี:

ขั้นตอนที่ 2: แบ่งปันเวอร์ชันที่สองเพื่อการตรวจสอบ

เมื่อเวอร์ชันต้นฉบับปลอดภัยแล้ว ให้แชร์ไฟล์ปัจจุบันเพื่อการตรวจสอบ การสร้างเวอร์ชันที่สองนี้จะเป็นการจัดเตรียมพื้นที่ทดลองสำหรับทีมของคุณในการเสนอการปรับปรุง และยังช่วยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงของการทำซ้ำ

นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

OneDrive ยังให้คุณคัดลอกลิงก์ได้หากคุณต้องการส่งคำขอความคิดเห็นไปยังทีมของคุณโดยตรงผ่านการแก้ไขและความคิดเห็น

ขั้นตอนที่ 3: เปรียบเทียบและรวมเวอร์ชัน

ตอนนี้ทุกอย่างพร้อมสำหรับการเปรียบเทียบแล้ว หลังจากที่ทีมของคุณยืนยันว่าการแก้ไขและข้อเสนอแนะทั้งหมดได้ดำเนินการแล้ว ให้ดาวน์โหลดไฟล์เวอร์ชันล่าสุดที่แก้ไขแล้ว

เพื่ออัปโหลดและติดตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็นทั้งหมด

หลังจากรวมเวอร์ชันการนำเสนอที่แตกต่างกันแล้ว ทุกการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็นจะถูกอัปโหลดเข้าสู่ไฟล์เดียวกัน

การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ใน 'บานหน้าต่างกำลังตรวจสอบ' ในส่วน 'เปรียบเทียบ' แถบแท็บ 'ตรวจสอบ' ยังมีบานหน้าต่างงานสำหรับแสดงความคิดเห็นแยกต่างหากอีกด้วย

เมื่อคุณเลือกแถบการตรวจสอบแล้ว แถบงานการแก้ไขจะปรากฏขึ้นที่ด้านซ้ายของหน้าต่าง PowerPoint

การเปลี่ยนแปลงที่ทำกับแต่ละสไลด์ ไม่ว่าจะเป็นเนื้อหา รูปแบบ หรือแม้แต่การจัดวางภาพ และผู้ที่ได้ทำการอัปเดต (ระบุไว้ในวงเล็บ) จะถูกแสดงไว้

ขั้นตอนที่ 5: อัปเดตการเปลี่ยนแปลงในสไลด์

ตอนนี้ คุณต้องสรุปการนำเสนอของคุณโดยการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง การอัปเดตแต่ละรายการจะอยู่บนโน้ตติดที่มีเครื่องหมายถูกสำหรับตัดสินใจอย่างรวดเร็ว

เพื่อทำการอัปเดตให้เสร็จสมบูรณ์ คุณต้องจำไว้ว่า:

ข้อจำกัดของการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน PowerPoint

PowerPoint เป็นเครื่องมือสำหรับการนำเสนอที่ได้รับความนิยมอย่างแน่นอน แต่ก็ไม่ได้ปราศจากปัญหา ก่อนที่จะตั้งค่าไฟล์ PPT เป็นค่าเริ่มต้นของคุณ ควรพิจารณาข้อจำกัดที่ PowerPoint มีดังต่อไปนี้:

ติดตามการเปลี่ยนแปลงด้วย ClickUp

PowerPoint มีปัญหาในการจัดการไฟล์มีเดียขนาดใหญ่และขาดความยืดหยุ่นในการจัดการการเปลี่ยนแปลง ทีมสร้างสรรค์อาจรู้สึกว่าภาพที่นำเสนอมีความพื้นฐานเกินไป ความไม่สอดคล้องกันระหว่างฟังก์ชันการทำงานกับความดึงดูดใจทำให้การมองหาทางเลือกใหม่กลายเป็นเรื่องธรรมชาติ

หากคุณต้องการสิ่งที่ล้ำหน้ากว่าในด้านภาพและการวิเคราะห์ ClickUp เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม เครื่องมืออันทรงพลังกว่า 30 รายการของมันถูกออกแบบมาเพื่อปรับปรุงข้อมูลเชิงลึกของโครงการและทำให้การนำเสนอระดับผู้บริหารสมบูรณ์แบบ

เพื่อผสานการจัดการการเปลี่ยนแปลง การทำงานร่วมกัน และการแสดงภาพแบบไดนามิก เครื่องมือแบบแคนวาสที่ครอบคลุมของ ClickUp คือตัวเปลี่ยนเกมอย่างแท้จริง

ClickUp Whiteboardsคือเครื่องมือที่คุณต้องการสำหรับทุกสิ่งตั้งแต่การระดมความคิดสำหรับการนำเสนอไปจนถึงการวางแผนการส่งมอบงาน มันนำเสนอผืนผ้าใบว่างเปล่าที่เพิ่มพลังให้กับภาพด้วยกล่องข้อความอย่างรวดเร็ว, โน้ตติด, ลูกศร, และแม้กระทั่งแปรงและปากกา

โซลูชันนี้ยังมีแผนผังความคิด (Mind Maps) หากทีมของคุณต้องการเชื่อมโยงความสัมพันธ์และแผนผังขั้นตอนในงานนำเสนอของคุณการแก้ไขแบบเรียลไทม์ช่วยให้การทำงานร่วมกับไวท์บอร์ดเป็นเรื่องง่ายโดยเฉพาะอย่างยิ่งระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์หรือการสนทนาออนไลน์ เพื่อให้การทำงานราบรื่นยิ่งขึ้น การให้คำแนะนำโดยตรงสามารถทำได้เพียงแค่คลิกและแท็กเท่านั้น

คุณยังสามารถสอดแทรกการเปลี่ยนผ่าน สร้างสไลด์เฉพาะ และผสานเครื่องมือแอนิเมชันวิดีโอลงบนไวท์บอร์ดได้อีกด้วย หากคุณต้องการติดตามเรื่องใดเพิ่มเติม คุณสามารถเปลี่ยนทุกสิ่งบนกระดานให้กลายเป็นงานที่มีรายละเอียดครบถ้วนได้ทันที

นอกจากนี้ ทุกการแก้ไขจะถูกบันทึกไว้ในประวัติการเปลี่ยนแปลงอย่างละเอียดพร้อมเวลาและข้อมูลผู้ใช้

ไม่อยากสลับแพลตฟอร์มระหว่างสไลด์กับเอกสารใช่ไหม? ClickUp มีเครื่องมือสำหรับจัดการเอกสารโดยเฉพาะด้วยเช่นกัน

ClickUp Docsคือศูนย์กลางเนื้อหาที่สมบูรณ์แบบสำหรับทุกทีม ไม่ว่าจะเป็นการจัดการนโยบายการเปลี่ยนแปลงหรือสรุปโครงการที่ยอดเยี่ยม โซลูชันนี้มีการติดตามเวอร์ชันแบบบรรทัดต่อบรรทัด ความคิดเห็นที่มอบหมาย และการกล่าวถึงทันทีที่ทำงานได้อย่างไร้ที่ติ แม้กับไฟล์ขนาดใหญ่ รูปภาพความละเอียดสูง และวิดีโอที่มีน้ำหนักมาก

Docs ยังผสานการทำงานกับClickUp Brain ซึ่งเป็นคุณสมบัติ AI ที่ช่วยปรับปรุงภาษาของเนื้อหา สร้างสรุปโครงการ และสร้างข้อมูลเชิงลึกได้เพียงคลิกเดียว นอกจากนี้ยังสามารถฝังตาราง กระดานไวท์บอร์ด งาน และวิดีโอไว้ในเอกสารเดียวกันได้อีกด้วย

การจัดรูปแบบมาร์กดาวน์ที่ปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่น หน้าเอกสารแบบซ้อน และระบบอัตโนมัติสำหรับขั้นตอนการทำงานขั้นสูง ช่วยยกระดับความยืดหยุ่นไปอีกขั้น กล่าวโดยสรุป ClickUp Docs ช่วยยกระดับคุณภาพของเอกสารของคุณ พร้อมฟีเจอร์ที่ช่วยให้การแก้ไขงานร่วมกันในทีมเป็นเรื่องง่าย

นี่คือสิ่งที่ไทเลอร์ กัธรีจาก Home Care Pulse กล่าวเกี่ยวกับคุณสมบัตินี้:

Docs ดีมากจนทำให้ฉันไม่อยากใช้ Word อีกเลยสำหรับการทำโครงร่างหรือจดบันทึก

การจัดเตรียมสไลด์และเอกสารจากศูนย์อาจรู้สึกท่วมท้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมในนาทีสุดท้าย ClickUp ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นด้วยเทมเพลตการอัปเดตโครงการที่พร้อมใช้งานมากมาย

รับแม่แบบฟรี

เทมเพลตการนำเสนอ ClickUpเป็นโซลูชันที่ออกแบบมาเพื่อสร้างสไลด์ที่น่าประทับใจได้ทันทีเทมเพลตไวท์บอร์ดนี้ประกอบด้วยสไลด์ที่มีรายละเอียดสูงกว่า 12 สไลด์ ทำให้คุณสามารถเริ่มต้นใช้งานได้อย่างง่ายดาย

นี่คือเหตุผลที่คุณจะรักการใช้มัน:

เพิ่มประสิทธิภาพการควบคุมเวอร์ชันของคุณด้วย ClickUp

PowerPoint เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างสไลด์อย่างรวดเร็วและอธิบายเนื้อหาได้อย่างชัดเจน โดยเฉพาะเมื่อใช้ร่วมกับแอนิเมชันและในระบบนิเวศของ Microsoft มันตอบโจทย์การทำงานได้เป็นอย่างดี

อย่างไรก็ตาม ต่างจาก Microsoft Word การสร้างเนื้อหาและติดตามการแก้ไขใน PowerPoint อาจเป็นเรื่องปวดหัวเมื่อทั้งทีมมีส่วนร่วม นั่นคือจุดที่ ClickUp เข้ามาช่วย

นอกเหนือจากการแสดงว่าใครเปลี่ยนแปลงอะไรและเมื่อไหร่แล้ว ยังมีการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่หลากหลาย การจัดการงาน การวิเคราะห์ด้วย AI และการทำงานอัตโนมัติขั้นสูง นอกจากนี้ยังมีสิทธิ์การเข้าถึงขั้นสูงเพื่อรักษาการจัดการการเปลี่ยนแปลงให้เป็นระเบียบ และต้องการเพียงไม่กี่คลิกในการย้อนกลับข้อมูลเชิงลึกแม้เพียงเล็กน้อย

ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการควบคุมเวอร์ชันในการฝึกฝนของคุณหรือไม่?ลงทะเบียนกับ ClickUpฟรีวันนี้!