วิธีใช้การสื่อสารโดยตรงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

"เราขาดข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบพฤติกรรมของผู้ใช้ที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจโฆษณา กรุณาเพิ่มข้อมูลนี้ก่อนที่เราจะส่งวันนี้"

หรือ

ผมคิดว่ารายงานนี้อาจได้รับประโยชน์จากการเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมในมิติทางธุรกิจต่าง ๆ ได้ คุณช่วยตรวจสอบให้หน่อยได้ไหมครับ?

อันไหนดีกว่ากัน? ก็ขึ้นอยู่กับ!

ประโยคแรกอธิบายอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คุณคาดหวังและเหตุผลโดยไม่มีที่ว่างสำหรับความคลุมเครือ—นี่คือรูปแบบของการสื่อสารโดยตรง ประโยคที่สอง แม้ว่าจะดูไม่ชัดเจน แต่ก็เปิดโอกาสให้เกิดการสนทนา เปิดพื้นที่สำหรับความคิดและการเจรจาผ่านการสื่อสารทางอ้อม

ทั้งสองรูปแบบการสื่อสารนี้มีบทบาทในสถานที่ทำงาน ในบทความบล็อกนี้ เราจะเห็นเหตุผลและวิธีการ

การเข้าใจการสื่อสารโดยตรง

รูปแบบการสื่อสารโดยตรงหมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือคำสั่งอย่างตรงไปตรงมาและชัดเจน ไม่คลุมเครือ ข้อความถูกถ่ายทอดอย่างชัดเจนและตรงประเด็น โดยไม่พึ่งพาการบอกเป็นนัย ความหมายแฝง หรือสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูด

ลักษณะสำคัญของ การสื่อสารโดยตรง ได้แก่:

ในทางทฤษฎี รูปแบบการสื่อสารโดยตรงฟังดูเหมือนวิธีที่ดีที่สุดในการทำงาน อะไรจะผิดพลาดได้กับการสื่อสารที่โปร่งใส มั่นใจ และชัดเจน? จริงๆ แล้วมีหลายอย่าง ดังนั้น ในทางปฏิบัติ การสื่อสารทางอ้อมก็มีประโยชน์อย่างยิ่งเช่นกัน

การสื่อสารโดยตรงกับการสื่อสารโดยอ้อม

มีรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันในที่ทำงาน การสื่อสารทางอ้อม ซึ่งเป็นรูปแบบที่ให้ความสำคัญกับภาษากาย สัญญาณทางสายตา และข้อความที่แฝงอยู่ สามารถเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในสถานการณ์เฉพาะได้ ลักษณะเด่นของรูปแบบนี้คือ:

ความแตกต่างระหว่างการสื่อสารโดยตรงและการสื่อสารโดยอ้อม

มาสรุปความแตกต่างกันเถอะ

กรณีการใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารทางตรงและทางอ้อม

ไม่มีรูปแบบการสื่อสารที่ถูกต้องหรือผิดพลาด มีเพียงรูปแบบที่เหมาะสมที่สุดในสถานการณ์นั้น ๆ เท่านั้น นั่นหมายความว่า มีเงื่อนไขและสถานการณ์เฉพาะที่รูปแบบหนึ่งอาจเหมาะสมกว่าอีกแบบหนึ่ง

เงื่อนไขที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการสื่อสารโดยตรงคือ:

สมมติว่าคุณกำลังให้คำแนะนำกับนักศึกษาฝึกงานเกี่ยวกับรายงานสำคัญที่พวกเขากำลังทำอยู่ การสื่อสารโดยตรงเป็นสิ่งจำเป็นในที่นี้ อาจเป็นเช่นนี้:

"ฉันต้องการให้คุณสร้างกราฟและแผนภูมิสำหรับส่วนการวิเคราะห์ของรายงานนี้ใน Google Sheets ใช้สีของแบรนด์ และเชื่อมโยงข้อมูลแหล่งที่มาในชีตเดียวกัน ส่งมาให้ฉันตรวจสอบภายในสิ้นสัปดาห์นี้"

หากคุณกำลังพูดคุยกับพนักงานรับรถที่ร้านอาหารเกี่ยวกับเรื่องการจอดรถ คุณอาจพูดว่า "กรุณาปิดไฟก่อนสตาร์ทรถ เพราะมีปัญหาเกี่ยวกับระบบปิดไฟอัตโนมัติ" โดยพื้นฐานแล้ว ในกรณีนี้ คุณจำเป็นต้องสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา เพราะพนักงานรับรถไม่รู้จักรถของคุณ!

เงื่อนไขที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการสื่อสารทางอ้อมคือ:

การบอกใครสักคนว่า "คุณถูกไล่ออก" ในลักษณะตรงๆ อาจทำให้ดูดีในทีวี แต่ไม่ใช่รูปแบบการสื่อสารที่เหมาะสมในที่ทำงาน เนื่องจากความอ่อนไหวของข่าว ในสถานการณ์เช่นนี้ การสื่อสารทางอ้อมที่มีความเห็นอกเห็นใจจะเป็นประโยชน์

ไบรอัน เชสกี้ ซีอีโอของ Airbnb ประกาศการปลดพนักงานเนื่องจากการแพร่ระบาดของโรค

"วันนี้ ผมต้องยืนยันว่าเรากำลังลดขนาดของทีมงาน Airbnb… ผมจะแบ่งปันรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่ผมสามารถทำได้เกี่ยวกับวิธีที่ผมพิจารณาถึงการตัดสินใจนี้ สิ่งที่เราจะทำสำหรับผู้ที่กำลังจะออกไป และสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป"

ตามที่คุณเห็น แม้ว่าจะเป็นการสื่อสารทางอ้อม แต่นี่ไม่ใช่การทำให้คลุมเครือหรือหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบ ในความเป็นจริงแล้ว มันตรงกันข้ามอย่างสิ้นเชิง

ในกรณีที่ทีมได้ทำงานร่วมกันมาเป็นเวลานานและมีคำศัพท์ที่ใช้ร่วมกัน การสื่อสารทางอ้อมอาจใช้ได้เช่นกัน "เรา BYOD" หรือ "ปัญหาอยู่แค่ใน EUD" จะเข้าใจได้อย่างสมบูรณ์สำหรับคนในกลุ่ม เช่นเดียวกับมีมจาก The Office! 😀

แล้วเราจะสื่อสารกันอย่างไร?

ช่องทางการสื่อสารโดยตรงในที่ทำงาน

สภาพแวดล้อมใด ๆ ที่คุณทำงานอยู่เป็นช่องทางที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสารโดยตรง. อาจเป็นห้องประชุมในสำนักงานของคุณหรือเครื่องมือสำหรับการร่วมมือเช่นClickUp. นี่คือวิธีการทำงานของมัน.

การสื่อสารแบบเผชิญหน้า

การสนทนาโดยตรงต้องการสองคน—ผู้พูดและผู้ฟัง วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการทำเช่นนี้คือการพูดคุยแบบเผชิญหน้า มันช่วยให้:

การสนทนาเสมือนจริง

เมื่อคุณไม่สามารถพบปะกันแบบตัวต่อตัวได้ สิ่งที่ดีที่สุดรองลงมาคือการแชทออนไลน์ ซึ่งมักจะ:

ClickUp Chatเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับวัตถุประสงค์นี้ มันช่วยให้คุณสามารถสร้างช่องทางจากโฟลเดอร์ได้ ทำให้ไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ คุณสามารถแท็กบุคคล เชื่อมโยงงาน ใส่บันทึก และตอบกลับด้วยอีโมจิได้

เก็บการสื่อสารทั้งหมดของคุณไว้ในบริบทของเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณ สร้างงานโดยตรงจากข้อความ, เข้าร่วมการซิงค์อย่างรวดเร็วกับเพื่อนร่วมทีม, ติดตามงาน, และอื่น ๆ อีกมากมาย

งานภายในโครงการบริหารโครงการ

วิธีที่ดีที่สุดในการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับส่วนใดส่วนหนึ่งของงานไว้ในที่เดียวคือการใช้ClickUp Tasksซึ่งเสนอวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำเช่นนี้ เมื่อคุณได้สร้างงานสำหรับทุกสิ่งที่คุณต้องการทำแล้ว คุณสามารถ:

ความคิดเห็นในรูปแบบการสนทนา

เราได้เห็นความคิดเห็นที่ซ้อนกันใน ClickUp Tasks ข้างต้นแล้ว นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ฟีเจอร์ความคิดเห็นในClickUp Whiteboards, Mind Maps และ Docs ได้อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น ในไวท์บอร์ดที่มีแผนผังกระบวนการ คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นเกี่ยวกับขั้นตอนที่ขาดหายไปได้ ในไฟล์ออกแบบที่แชร์ภายใน Clickup คุณสามารถแสดงความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะ เช่น "กรุณาอัปเดตการออกแบบให้สอดคล้องกับแนวทางแบรนด์ล่าสุด"

เมื่อจำเป็น ด้วยฟีเจอร์ClickUp Assign Comments คุณสามารถระบุบุคคลเฉพาะเจาะจงและแท็กผู้รับมอบหมายหรือทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้

มาดูตัวอย่างบางส่วนว่าสิ่งนี้จะเป็นอย่างไรในช่องทางการสื่อสารเหล่านี้

ตัวอย่างของการสื่อสารโดยตรง

การสื่อสารโดยตรงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการให้คำแนะนำที่เฉพาะเจาะจง โดยเฉพาะหากผู้รับกำลังทำบางสิ่งเป็นครั้งแรก

คำแนะนำ: ตัวอย่างที่ดีที่สุดของการสื่อสารโดยตรงคือคู่มือแบบขั้นตอนหรือแผนผังการไหล. คู่มือสไตล์เนื้อหาจะช่วยให้ผู้ฝึกงานสามารถเผยแพร่ผลงานของตนได้อย่างสม่ำเสมอและสอดคล้องกับแบรนด์.

นโยบายและขั้นตอน: สร้างวิกิพีเดียขนาดเล็กของกระบวนการภายในของคุณโดยใช้เครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานเช่นClickUp Docs ระบุสิ่งที่สามารถยอมรับได้และสิ่งที่ไม่สามารถยอมรับได้ในองค์กรของคุณให้ทุกคนเห็นได้ชัดเจน

เพื่อจัดโครงสร้างการประกาศในองค์กรของคุณลองใช้เทมเพลตแผนการสื่อสารเหล่านี้

ข้อเสนอแนะ: "รายงานล่าสุดของคุณมีการค้นคว้าข้อมูลอย่างดี แต่การจัดรูปแบบทำให้อ่านยาก กรุณาใช้เทมเพลตที่ให้ไว้สำหรับรายงานในอนาคตเพื่อปรับปรุงความอ่านง่าย" ข้อเสนอแนะโดยตรงเช่นนี้สื่อสารปัญหาได้อย่างชัดเจนและให้ขั้นตอนที่สามารถนำไปปรับปรุงได้

การทำงานเป็นทีม: การสื่อสารโดยตรงไม่ได้เกิดขึ้นระหว่างบุคคลสองคนเสมอไป ใช้ในการอภิปรายกลุ่ม การประชุมและกิจกรรมการทำงานเป็นทีมทั่วทั้งองค์กรของคุณ

การอัปเดตเป็นประจำ: บางครั้งคุณสามารถทำให้กิจกรรมบางอย่างอัตโนมัติเพื่อให้ทุกคนในทีมได้รับข้อความได้แถบเครื่องมือหลายงานของ ClickUpช่วยจัดการงานหลายอย่างพร้อมกัน มอบหมายความรับผิดชอบ กำหนดเส้นตาย และแสดงความคิดเห็นได้ในครั้งเดียว

ตอนนี้ที่คุณเข้าใจแล้วว่าการสื่อสารโดยตรงมีลักษณะอย่างไรในโลกแห่งความเป็นจริง มาดูกันว่าทำไมมันถึงมีความสำคัญ

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานผ่านการสื่อสารโดยตรง

การสื่อสารโดยตรงช่วยลดความฟุ่มเฟือย ทำให้ผู้พูดสามารถพูดได้อย่างอิสระและผู้ฟังเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและแรงงานของทั้งสองฝ่าย ในที่สุดจะนำไปสู่การทำงานร่วมกันในทีมที่ดีขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นี่คือวิธีที่คุณสามารถนำไปใช้ในที่ทำงานของคุณ

ทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งาน: การสื่อสารโดยตรงจะง่ายขึ้นหากมีพื้นฐานมาจากข้อมูลที่ชัดเจน ใช้ClickUp Dashboardsสำหรับสิ่งนี้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจกล่าวว่า "จำนวนลูกค้าเป้าหมายที่เราสร้างขึ้นในสัปดาห์นี้เท่าเดิม แต่การแปลงเป็นลูกค้าลดลง 40% เราทราบไหมว่าเกิดอะไรขึ้น?"

ทำให้สมาชิกในทีมมีความรับผิดชอบ: เพื่อความรับผิดชอบที่ดีขึ้น ให้ตั้งเป้าหมาย SMART จากนั้นตั้งค่าเป้าหมายเหล่านั้นในClickUp Goals เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงวัตถุประสงค์และติดตามความคืบหน้าได้

ลดความซ้ำซ้อน: อย่าให้พนักงานพูดซ้ำในระหว่างการประชุมสแตนด์อัพ ใช้ ClickUp Brain เพื่อสร้างรายงานสแตนด์อัพโดยอัตโนมัติ และใช้เวลาที่ประหยัดได้ไปใช้ในการสื่อสารที่มีความหมายมากขึ้น

คำแนะนำสำหรับบุคคลที่มีรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกัน

รูปแบบการสื่อสารที่คุณใช้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์เกือบทั้งหมด ดังนั้น นี่คือสิ่งที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อเลือกใช้รูปแบบการสื่อสาร

หากสไตล์หลักของคุณคือการสื่อสารโดยตรง

ระวังน้ำเสียงของคุณ: การพูดตรงเกินไปอาจกลายเป็นการหยาบคายได้ง่าย ดังนั้นโปรดรักษาโทนเสียงให้สุภาพและเป็นมืออาชีพ ใช้ภาษาที่สุภาพและใส่ใจผู้อื่น อย่าลืมใส่คำขอและคำขอบคุณ

ฟังอย่างตั้งใจ: ผู้สื่อสารที่มุ่งเน้นการส่งสารมักให้ความสำคัญกับการถ่ายทอดข้อความของตนเอง แต่เพียงเท่านั้นยังไม่เพียงพอ ควรฝึกฝนการฟังอย่างตั้งใจ ให้ความสนใจกับสิ่งที่ผู้อื่นกำลังพูดโดยไม่ขัดจังหวะ

สังเกตปฏิกิริยาตอบกลับ: สังเกตสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดของผู้รับสาร เช่น การพยักหน้าหรือการพูด อ่านบรรยากาศและปรับข้อความของคุณให้เหมาะสม

ปรับตัวให้เข้ากับผู้ฟัง: ระวังคำพูดและท่าทางของคุณ โดยเฉพาะเมื่อต้องติดต่อกับบุคคลจากวัฒนธรรมหรือบริบทที่การสื่อสารทางอ้อมเป็นเรื่องปกติ ควรแน่ใจว่าการสื่อสารโดยตรงไม่กลายเป็นสิ่งที่ทำให้รู้สึกไม่พอใจ

ยอมรับการสื่อสารทางอ้อมเมื่อเหมาะสม:การสื่อสารมากเกินไปในที่ทำงานอาจเป็นเทคนิคที่มีประโยชน์ การเพิ่มความรู้สึกเห็นอกเห็นใจสามารถปรับปรุงคุณภาพของการโต้ตอบได้อย่างมาก

แนวทางนี้ยืนยันอารมณ์ของผู้อื่นในขณะที่ยังคงชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวัง

หากสไตล์ที่คุณชื่นชอบคือการสื่อสารทางอ้อม

อย่าอ้อมค้อม: การสื่อสารทางอ้อมไม่ได้หมายถึงการพูดคลุมเครือโดยเจตนาหรือการไม่รับผิดชอบ แต่แท้จริงแล้วคือการพูดด้วยความเห็นอกเห็นใจและความละเอียดอ่อน อย่าเข้าใจผิดว่าการพูดอ้อมค้อมคือการไม่ชัดเจน

มั่นใจในตัวเอง: ความมั่นใจไม่ใช่ลักษณะของการสื่อสารทางอ้อม ผู้สื่อสารทางอ้อมมักลังเลที่จะแสดงความต้องการหรือความคิดเห็นของตนอย่างชัดเจน ฝึกฝนการสื่อสารอย่างมั่นใจและสุภาพ สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการสื่อสาร ในแนวนอนและการบริหารงานกับผู้ที่มีตำแหน่งสูงกว่า

ปรับตัวให้เข้ากับผู้สื่อสารตรง: ผู้สื่อสารทางอ้อมบางครั้งอาจมองการสื่อสารตรงว่าเป็นการโจมตีหรือการโจมตีโดยไม่ทันตั้งตัว อย่างไรก็ตามทีมที่มีประสิทธิภาพสูงมักสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา

โปรดเข้าใจว่าวิธีอื่น (โดยตรง) ไม่จำเป็นต้องเป็นวิธีที่ผิดเสมอไป หลีกเลี่ยงการพึ่งพาคำใบ้หรือสัญญาณที่แยบยลเมื่อทำงานกับผู้สื่อสารโดยตรง ให้เข้าใจในสิ่งที่พวกเขาพูดตามตัวอักษรและสื่อสารด้วยถ้อยคำที่ตรงไปตรงมาและชัดเจน

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ (โดยตรงหรือทางอ้อม) ด้วย ClickUp

ในโลกแห่งการทำงานที่ต้องใช้ความรู้ การสื่อสารระหว่างบุคคลคือรากฐานของความสำเร็จ ข้อกำหนด รายละเอียด คำชี้แจง ความคิด ข้อเสนอแนะ กระบวนการ การอัปเดต—ทุกวันคือการสะสมของการสื่อสารทั้งทางตรงและทางอ้อมนับไม่ถ้วน

เครื่องมือการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกันที่ครอบคลุมเช่น ClickUp ไม่เพียงแต่ช่วยให้สามารถทำได้เท่านั้น แต่ยังยกระดับให้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย ClickUp Docs และ ClickUp Tasks ช่วยในการสื่อสารสิ่งต่างๆ ก่อนที่งานจะเริ่มต้น

ความคิดเห็นและแชทใน ClickUp ช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างกันได้ตลอดโครงการ แดชบอร์ด ClickUp เหมาะสำหรับการตรวจสอบและทบทวนผลงาน เมื่อเวลาผ่านไป ClickUp จะกลายเป็นแหล่งความรู้ด้านการจัดการเพียงหนึ่งเดียวของคุณ ซึ่งจะช่วยเพิ่มคุณค่าให้กับทุกคนที่เข้ามาใช้ระบบ

ดูว่า ClickUp สามารถช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไรทดลองใช้ ClickUp วันนี้ฟรี!