วิธีสร้างแม่แบบใน Google Docs

คุณเคยพบว่าตัวเองต้องจัดรูปแบบเอกสารประเภทเดียวกันซ้ำๆ ใน Google Docs หรือไม่?

ไม่ว่าคุณจะกำลังร่างรายงานโครงการรายเดือน จัดทำหลักสูตร หรือกำหนดวาระการประชุมมาตรฐาน การเริ่มต้นใหม่ทุกครั้งอาจทำให้เหนื่อยล้าได้

จะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถข้ามการตั้งค่าซ้ำซากนี้ได้?

เทมเพลต Google Docs คือกุญแจสำคัญ!

👋 ลาก่อนการปรับขอบและหัวข้อซ้ำแล้วซ้ำอีกด้วยคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างเทมเพลตใน Google Docs นอกจากนี้เรายังจะครอบคลุมวิธีการจัดการคลังเทมเพลตของคุณและแนะนำวิธีที่ดีกว่าในการประหยัดเวลาและรักษาความสม่ำเสมอในเอกสารของคุณ

วิธีสร้างแม่แบบใน Google Docs?

เพื่อเริ่มต้นการสร้างเทมเพลตของคุณใน Google Docs ให้เยี่ยมชมเว็บไซต์ Google Docs เปิดไฟล์ Google Docs ใหม่โดยตรง หรือค้นหาผ่าน Google Drive ของคุณเพื่อค้นหาเอกสารที่คุณต้องการแปลงเป็นเทมเพลต Google Docs

นี่คือขั้นตอนการสร้างเทมเพลตด้วยบัญชีGoogle ส่วนตัวของคุณ:

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นเอกสารใหม่

เปิดบัญชี Google Workspace ของคุณ. ไปที่หน้าหลักของ Google Docs ของคุณ.

ภายใต้ "เริ่มต้นเอกสารใหม่" ให้เลือกเทมเพลต "เอกสารเปล่า" เพื่อเริ่มต้นใหม่

หรืออีกวิธีหนึ่ง หากคุณต้องการแปลงเอกสารที่มีอยู่ให้เป็นไฟล์แม่แบบ ให้เปิดเอกสารนั้น ทำการแก้ไขที่จำเป็น จากนั้นบันทึกไว้ภายใต้ชื่อที่ไม่ซ้ำกันเพื่อแยกความแตกต่างจากต้นฉบับ

ขั้นตอนที่ 2: ปรับแต่งเทมเพลตของคุณ

เมื่อคุณเปิด Google Docs และเข้าถึงเอกสารที่คุณต้องการแล้ว ให้ปรับแต่งเอกสารตามความต้องการของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงการเพิ่มข้อความเฉพาะ การจัดรูปแบบหัวข้อ หรือการแทรกตัวแทนสำหรับเนื้อหาที่เปลี่ยนแปลงบ่อย

สำหรับตัวที่แทนที่ ให้พิจารณาใช้เครื่องหมายเช่น [TK ชื่อสุนัข] หรือ [XX วันที่] ซึ่งง่ายต่อการค้นหาและแทนที่ในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกเอกสารของคุณ

หลังจากตั้งค่าเอกสารของคุณพร้อมด้วยที่วางตำแหน่งและเนื้อหาที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว:

คลิกที่ไฟล์ในเมนูด้านบน
เลือก บันทึก หรือ บันทึกเป็น
โปรดตั้งชื่อที่เป็นเอกลักษณ์ซึ่งคุณสามารถจดจำได้ว่าเป็นแม่แบบของคุณ

หมายเหตุ: หากคุณใช้ Google Workspace เอกสารแม่แบบของคุณจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนที่ 4: ส่งเทมเพลตของคุณไปยังแกลเลอรีเทมเพลต

เพื่อให้เทมเพลตของคุณสามารถเข้าถึงได้โดยผู้อื่นในองค์กรของคุณ:

กลับไปที่หน้าหลักของ Google Docs
คลิกที่ "แกลเลอรีเทมเพลต" ซึ่งตั้งอยู่ที่ด้านบน
เลือก [ชื่อองค์กรของคุณ]
คลิกที่ "ส่งแบบฟอร์ม"
คลิกที่ "เลือกเอกสาร" ค้นหาเอกสารที่คุณบันทึกไว้ แล้วคลิก "เปิด" ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น
เลือกหมวดหมู่สำหรับเทมเพลตของคุณแล้วคลิก "ส่ง"

ขั้นตอนที่ 5: เข้าถึงเทมเพลตของคุณ

เพื่อค้นหาและใช้เทมเพลตที่คุณสร้างขึ้นใหม่:

ไปที่แกลเลอรีแม่แบบ
คลิกที่ [ชื่อองค์กรของคุณ]
แม่แบบของคุณจะถูกแสดงไว้ที่นั่นเพื่อการใช้งานในอนาคต

📖 อ่านเพิ่มเติม:แม่แบบฐานความรู้ฟรีใน Word & ClickUp

ข้อจำกัดในการสร้างเทมเพลตใน Google Docs

การสร้างเทมเพลตใน Google Docs สามารถช่วยให้งานที่ทำซ้ำๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างมาก แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการ นี่คือบางข้อ:

ขาดคุณสมบัติขั้นสูง: เทมเพลตของ Google Docs ใช้งานง่ายแต่ขาดคุณสมบัติขั้นสูงบางอย่างที่พบในระบบจัดการเอกสารที่แข็งแกร่งกว่าหรือซอฟต์แวร์เฉพาะทาง ตัวอย่างเช่น มีตัวเลือกจำกัดสำหรับฟิลด์แบบไดนามิกที่กรอกข้อมูลโดยอัตโนมัติตามข้อมูลอื่น ๆ หรือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ซับซ้อน
ปัญหาการมาตรฐาน: แม้ว่าเทมเพลตจะช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอ แต่ Google Docs ไม่ได้บังคับให้ผู้ใช้ปฏิบัติตามเทมเพลตอย่างเคร่งครัดเมื่อใช้แล้ว ผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบหรือละเว้นองค์ประกอบได้อย่างง่ายดาย ซึ่งนำไปสู่ความไม่สอดคล้องกันในเอกสารที่ควรจะเป็นมาตรฐานเดียวกัน
การผสานรวมกับฐานข้อมูลภายนอกอย่างจำกัด: Google Docs ไม่สามารถผสานรวมกับฐานข้อมูลภายนอกหรือระบบภายนอก เช่น CRM หรือเครื่องมือจัดการโครงการได้โดยตรง ซึ่งจำกัดความสามารถในการกรอกข้อมูลเฉพาะ เช่น ข้อมูลลูกค้าหรือรายละเอียดโครงการลงในเอกสารโดยอัตโนมัติ
ข้อจำกัดของตัวที่แทน: ต่างจากเครื่องมือสร้างเอกสารอื่น ๆ Google Docs ไม่มีการสนับสนุนตัวที่แทนอัจฉริยะที่ค้นหาและเติมข้อมูลโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ต้องค้นหาและแทนที่ตัวที่แทนเช่น TK หรือ XX ด้วยตนเอง ซึ่งอาจเกิดข้อผิดพลาดและใช้เวลานาน ⏱️
ข้อจำกัดในการแชร์เทมเพลต: สำหรับองค์กรที่ใช้ Google Workspace การแชร์และการจัดการการเข้าถึงเทมเพลตนั้นยุ่งยาก คุณอาจต้องใช้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบเพื่อส่งเทมเพลตไปยังแกลเลอรีขององค์กร และการควบคุมว่าใครสามารถแก้ไขและใครสามารถใช้เทมเพลตนั้นได้ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป

📖 อ่านเพิ่มเติม:แม่แบบจดหมายสมัครงานใน Google Docs ยอดนิยมประจำปี 2024

สร้างเทมเพลตด้วย ClickUp

ClickUp เป็นทางเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับGoogle Docsในการเอาชนะข้อจำกัดที่มักพบในเครื่องมือจัดการเนื้อหาClickUp Templatesยังมอบโซลูชันที่แข็งแกร่งและพร้อมใช้งานสำหรับการสร้างและปรับใช้เทมเพลต

เลือกเทมเพลตหนึ่งจากศูนย์เทมเพลต — เลือกและปรับแต่งเทมเพลตของคุณจากศูนย์กลางเทมเพลตที่หลากหลายและยืดหยุ่นของ ClickUp

ด้วยคุณสมบัติขั้นสูง เช่น ฟิลด์แบบไดนามิกและการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เทมเพลตของ ClickUp สามารถปรับและตอบสนองต่อข้อมูลเฉพาะได้อย่างเหมาะสม ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความโต้ตอบของเอกสาร แพลตฟอร์มของเราบังคับใช้มาตรฐานเทมเพลตเพื่อให้มั่นใจว่าการจัดรูปแบบจะสอดคล้องกันในทุกเอกสาร

ClickUp รองรับเทมเพลตแบบกำหนดเอง พร้อมตัวเลือกการแชร์และการควบคุมเทมเพลตอย่างครอบคลุม นี่คือวิธีที่คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะใช้งานอย่างปลอดภัยทั้งภายในและภายนอกองค์กร

ด้วยเทมเพลต ClickUp คุณสามารถ:

บันทึกงาน, เอกสาร, และมุมมองเป็นเทมเพลตเพื่อการใช้งานซ้ำ
เข้าถึงเทมเพลต Clickup ที่ดีที่สุดมากมายในศูนย์เทมเพลต
สร้างภาพแนวคิดโครงการอย่างมีประสิทธิภาพด้วย เทมเพลตไวท์บอร์ดที่หลากหลาย
เพิ่มภาพตัวอย่างลงในเทมเพลตเพื่อแสดงวัตถุประสงค์ของเทมเพลตอย่างชัดเจน
ตั้งค่าแม่แบบงานเริ่มต้นสำหรับรายการเพื่อทำให้การตั้งค่างานใหม่เป็นอัตโนมัติ
กำหนดวันที่ใหม่สำหรับงานในแม่แบบให้สอดคล้องกับกรอบเวลาโครงการใหม่
เพิ่มประสิทธิภาพการกำกับดูแลโครงการของคุณด้วยเทมเพลตการจัดการโครงการที่พร้อมใช้งาน ซึ่งให้โครงสร้างที่เป็นระบบสำหรับการติดตามโครงการอย่างครอบคลุม
แชร์เทมเพลตภายในหรือภายนอกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันระหว่างทีม
เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเวลาด้วยเทมเพลตตารางเวลา Google Docsที่ปรับแต่งได้
ติดตามและจัดการการแก้ไขและการใช้งานแม่แบบด้วยบันทึกกิจกรรมของศูนย์แม่แบบ

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: จัดระเบียบข้อมูลที่ซับซ้อนและปรับปรุงการวางแผนโครงการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการนำเทมเพลตแผนผังความคิดมาใช้ในกระบวนการทำงานของคุณ

วิธีสร้างเทมเพลตของคุณใน ClickUp

นี่คือวิธีการสร้างเทมเพลตของคุณเองโดยใช้ ClickUp Templates:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดรายการ Workspace ของคุณ

เริ่มต้นด้วยการนำทางไปยังรายการภายในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณที่คุณต้องการเปลี่ยนเป็นเทมเพลต อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การตั้งค่างานไปจนถึงแผนโครงการหรือเอกสาร

ขั้นตอนที่ 2: เข้าสู่การตั้งค่าแม่แบบ

คลิกที่จุดไข่ปลา (...) เพื่อเปิดเมนูการตั้งค่าสำหรับรายการที่คุณเลือกไว้ จากที่นี่ ให้เลือก 'เทมเพลต' จากนั้นเลือก 'บันทึกเป็นเทมเพลต'

*วิธีสร้างเทมเพลตใหม่ในพื้นที่ทำงานของ ClickUp*

นี่สร้างเทมเพลตจากไอเท็มที่มีอยู่ใน Workspace ใด ๆ ให้ฐานที่รวมถึงไทม์ไลน์, ผู้รับผิดชอบ, และข้อมูลสำคัญ

ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งแม่แบบของคุณ

การปรับแต่งแม่แบบของคุณไม่ได้จำกัดเพียงแค่การตั้งชื่อและติดแท็กเท่านั้น

เมื่อคุณเลือกเทมเพลตจากศูนย์เทมเพลตแล้ว คุณสามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของคุณ ภายใต้ 'อัปเดตเทมเพลตที่มีอยู่' คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างชัดเจนว่าต้องการใช้ส่วนใดของเทมเพลต

การนำเข้าแบบเลือก: เลือกนำเข้าทั้งหมดหรือปรับแต่งรายการที่คุณต้องการ คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าได้อย่างเฉพาะเจาะจง เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องของเทมเพลตเท่านั้นที่จะถูกรวมไว้ใน Workspace ของคุณ

นำเข้าสิ่งที่คุณต้องการโดยใช้คุณสมบัติการนำเข้าแบบเลือกของ ClickUp — *นำเข้าสิ่งที่คุณต้องการโดยใช้ฟีเจอร์นำเข้าแบบเลือกของ ClickUp*

การตั้งค่าขั้นสูง: ปรับวันที่ของโครงการและเลือกว่าจะข้ามวันหยุดสุดสัปดาห์หรือไม่ เพื่อให้กำหนดเวลาของงานตรงกับวันทำการ คุณยังสามารถเลือกนำเข้างานเป็น "เปิด" หรือ "ปิด" และตัดสินใจได้ว่างานที่ถูกเก็บถาวรควรรวมอยู่ด้วยหรือยังคงเก็บถาวร

ขั้นตอนที่ 4: จัดระเบียบและจัดการแม่แบบ

ใช้ศูนย์เทมเพลตเพื่อ จัดระเบียบเทมเพลตของคุณ กำหนดแท็ก กรองตามแผนกหรือผู้สร้าง และยังสามารถเพิ่มภาพตัวอย่างเพื่อระบุวัตถุประสงค์ของเทมเพลตได้อีกด้วย

ความสามารถนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าแม่แบบของคุณสามารถเข้าถึงและจัดการได้ง่ายทั่วทั้งทีมหรือองค์กรของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: คุณสมบัติขั้นสูง

ClickUp อนุญาตให้ การกำหนดวันที่ใหม่ เมื่อใช้เทมเพลต ซึ่งเป็นการอัปเกรดที่สำคัญเมื่อเทียบกับลักษณะคงที่ของเทมเพลต Google Docs

เมื่อคุณใช้แม่แบบของพื้นที่, โฟลเดอร์, หรือรายการ, คุณสามารถเก็บวันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนดเดิมไว้ได้ หรือปรับให้เหมาะกับกรอบเวลาของโครงการใหม่

คุณสมบัตินี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดการโครงการ ทำให้มั่นใจได้ว่ากำหนดเวลาจะสอดคล้องกับไทม์ไลน์ของโครงการอยู่เสมอ

เทมเพลตใน ClickUp สามารถ เก็บเป็นส่วนตัวหรือแชร์กับผู้อื่น ทั้งภายในหรือภายนอกพื้นที่ทำงานของคุณได้ ความยืดหยุ่นนี้แตกต่างอย่างชัดเจนกับ Google Docs ที่การแชร์และการอนุญาตอาจจำกัด

📖 อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างแบบฟอร์มกรอกข้อมูลใน Google Docs

📮ClickUp Insight: ทีมที่มีประสิทธิภาพต่ำมีแนวโน้มที่จะใช้เครื่องมือมากกว่า 15 ชิ้นถึง 4 เท่าในขณะที่ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงยังคงรักษาประสิทธิภาพโดยการจำกัดเครื่องมือไว้ที่ 9 แพลตฟอร์มหรือน้อยกว่า แต่การใช้แพลตฟอร์มเดียวล่ะ? ในฐานะแอปครบวงจรสำหรับการทำงานClickUp รวบรวม งาน โครงการ เอกสาร วิกิ แชท และการโทรของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียว พร้อมด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI พร้อมทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นหรือไม่? ClickUp ทำงานได้กับทุกทีม ทำให้งานมองเห็นได้ และให้คุณมุ่งเน้นกับสิ่งที่สำคัญ ขณะที่ AI จัดการส่วนที่เหลือ

เพิ่มประสิทธิภาพการสร้างเทมเพลตของคุณด้วย ClickUp

ClickUp Workspace มีฟีเจอร์มากมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสร้างเทมเพลตของคุณ มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง:

1. คลิกอัพ ด็อกส์

ร่วมมือกับสมาชิกในทีมของคุณบนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกันด้วย ClickUp Docs — *ร่วมมือกับสมาชิกในทีมของคุณบนเอกสารในเวลาเดียวกันด้วย ClickUp Docs*

ClickUp Docsมอบสภาพแวดล้อมที่ราบรื่นสำหรับการสร้าง จัดการ และแบ่งปันเอกสาร ซึ่งทั้งหมดนี้เชื่อมโยงกับกระบวนการทำงานของคุณ

สร้างและจัดการเอกสาร วิกิ และอื่นๆ ทั้งหมดของคุณในที่เดียว ผสานเอกสารของคุณเข้ากับกระบวนการทำงานได้อย่างราบรื่นเพื่อดำเนินการตามแนวคิดอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วย ClickUp Docs คุณสามารถ:

ใช้ ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่หลากหลาย รวมถึงหน้าซ้อน ตาราง และบุ๊กมาร์ก เพื่อสร้างเอกสารอเนกประสงค์สำหรับทุกความต้องการ เช่น แผนงาน วิกิ หรือฐานความรู้
ทำงานแบบเรียลไทม์ ร่วมกับทีมของคุณ โดยใช้ความคิดเห็น การแท็ก และการแปลงข้อความให้เป็นงานที่สามารถติดตามได้ เพื่อเสริมสร้างการทำงานร่วมกันของทีมและการดำเนินความคิดให้เป็นจริง
จัดระเบียบเอกสารของคุณอย่างมีประสิทธิภาพด้วยวิกิที่ได้รับการยืนยัน แม่แบบที่สามารถค้นหาได้ และ ตัวเลือกการจัดเรียงที่สามารถปรับแต่งได้ เพื่อจัดการความรู้ทั่วทั้งองค์กรของคุณ
รักษาความปลอดภัยเอกสารของคุณด้วย การควบคุมความเป็นส่วนตัวที่ครอบคลุม และแชร์กับสมาชิกทีมเฉพาะหรือแขก หรือเผยแพร่สู่สาธารณะด้วยการตั้งค่าการเข้าถึงที่ควบคุมได้

2. ClickUp Brain

*ใช้ ClickUp Brain เพื่อสร้างและแก้ไขร่างของคุณ*

ClickUp Brainคือการผสานรวม AI ที่ทรงพลัง ออกแบบมาเพื่อทำให้การจัดการงานและเทมเพลตเป็นอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพ

ClickUp Brain ใช้ประโยชน์จากอัลกอริทึมการเรียนรู้ของเครื่องขั้นสูงเพื่อทำความเข้าใจกระบวนการทำงานของคุณและให้การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ โดยแนะนำเวลาที่ควรสร้างหรือปรับเปลี่ยนเทมเพลตใหม่เพื่อให้กระบวนการทำงานของคุณมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ มันช่วยให้คุณ:

ถามคำถามและรับคำตอบทันทีจากงาน เอกสาร และการสื่อสารของทีมของคุณ ทำให้การเข้าถึงและใช้ข้อมูลของคุณง่ายขึ้น
ทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เช่น สรุปโครงการ, อัปเดตความคืบหน้า, และแม้กระทั่งการประชุมสั้น ๆ เป็นอัตโนมัติ ช่วยให้คุณมีเวลาสำหรับกิจกรรมที่ต้องการกลยุทธ์มากขึ้น
เพิ่มประสิทธิภาพการสร้างเอกสารของคุณด้วยการช่วยเหลือการเขียนที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อให้เนื้อหาของคุณกระชับ ชัดเจน และเหมาะสมกับบริบท
สร้างเทมเพลตที่ละเอียดสำหรับงานและเอกสารที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของโครงการและกระบวนการทำงานของคุณ
สร้าง, กรอก, และอัปเดตข้อมูลข้ามเอกสารและงาน, ทำให้แบบ템เพลตของคุณมีความเกี่ยวข้องและทันสมัยอยู่เสมอ

ยกระดับการสร้างเทมเพลตของคุณด้วย ClickUp

การพิจารณาความหลากหลาย ความสามารถในการผสานรวม และความสะดวกในการใช้งานของเครื่องมือสร้างเทมเพลตเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ClickUp โดดเด่นในทุกด้านเหล่านี้ โดยนำเสนอพื้นที่ทำงานที่ครอบคลุมซึ่งผสานรวมเอกสาร งาน และข้อมูลภายนอกได้อย่างไร้รอยต่อ

ไม่เหมือนกับแพลตฟอร์มอื่น ๆ เช่น เทมเพลต Google Docs, ClickUp เชื่อมต่อกับระบบ CRM และเครื่องมืออื่น ๆ, ทำให้แน่ใจว่าทุกส่วนของโครงการถูกซิงค์และสามารถเข้าถึงได้ง่ายภายในพื้นที่ทำงานเดียว

ClickUp ไม่เพียงแต่สร้างเทมเพลตอย่างง่ายเท่านั้น แต่ยังมอบคุณสมบัติขั้นสูง เช่น ฟิลด์แบบไดนามิก ตัวแทนที่ฉลาด และตัวเลือกการจัดการเทมเพลตที่แข็งแกร่ง ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในการรักษาความสม่ำเสมอและความถูกต้องในเอกสารของคุณ

พร้อมที่จะปฏิวัติวิธีการสร้างและใช้เทมเพลตของคุณหรือไม่?

ลองใช้ ClickUp และสัมผัสประสบการณ์การจัดการโครงการและเวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมต่อและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นสมัครใช้ ClickUp วันนี้