โครงการนี้จะมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?
นี่อาจเป็นหนึ่งในคำถามที่พบบ่อยที่สุดแต่ก็สำคัญที่สุดที่ลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในจะถามคุณ และหากการประมาณการที่คุณให้ไม่ถูกต้องหรือแม้แต่ใกล้เคียงกับความเป็นจริง มันอาจทำให้โครงการเสี่ยงได้
แน่นอนว่า การประมาณค่าใช้จ่ายไม่สามารถแม่นยำถึงทุกดอลลาร์เสมอไป แต่ลองนึกภาพว่าคุณเสนอราคา X สำหรับโครงการหนึ่ง แล้วกลับพบว่าต้องใช้งบประมาณถึง 2X เมื่อเริ่มโครงการจริง
ไม่ใช่สถานการณ์ที่คุณต้องการให้ตัวเองตกอยู่ใน
นี่คือจุดที่ โครงสร้างการแยกประเภทต้นทุน (CBS) สามารถช่วยให้คุณเห็นภาพรวมทางการเงินของโครงการได้อย่างชัดเจน โดยจะแยกต้นทุนที่คาดการณ์ไว้ทั้งหมดออกเป็นหมวดหมู่ที่จัดการได้ง่าย ทำให้คุณเห็นภาพรวมว่าเงินของคุณถูกใช้ไปที่ใดบ้าง สิ่งนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจในการจัดทำงบประมาณอย่างมีข้อมูลและบริหารจัดการต้นทุนโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ ยังช่วยให้คุณติดตามโครงการของคุณเพื่อตรวจสอบการเกินงบประมาณที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ช่วยให้คุณสามารถส่งมอบโครงการได้ตรงตามกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณที่กำหนดไว้
แต่ CBS คืออะไรกันแน่ และมันแตกต่างจากโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) อย่างไร? เราจะสำรวจคำถามเหล่านี้และอื่น ๆ ในคู่มือนี้
โครงสร้างการแยกต้นทุนในโครงการคืออะไร?
⭐ แม่แบบแนะนำ
สูญเสียการติดตามค่าใช้จ่ายของโครงการหรือไม่? ใช้ClickUp Budget พร้อม WBS Templateเพื่อควบคุมทุกอย่างได้—โดยไม่ต้องเครียด
การบริหารโครงการเกี่ยวข้องกับการจัดการหลายแง่มุมของโครงการ รวมถึงขอบเขต เวลา และต้นทุน ในขณะที่การรักษาโครงการให้อยู่ในแนวทางและตรงตามกำหนดเวลาเป็นสิ่งสำคัญ การอยู่ภายในงบประมาณก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน นี่คือจุดที่โครงสร้างการแยกต้นทุน (CBS) กลายเป็นเครื่องมือที่จำเป็น
CBS คือเอกสารที่ระบุรายละเอียด ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่จะเกิดขึ้นในโครงการเฉพาะ แต่ละบรรทัดหรือแถวใน CBS จะแสดงถึงรายการค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ โดยจะแยกค่าใช้จ่ายเหล่านี้ออกเป็นหมวดหมู่ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน เพื่อให้เป็นแผนที่ทางการเงินที่ละเอียดสำหรับโครงการของคุณ
ทำไมโครงสร้างการแยกต้นทุนจึงมีความสำคัญ?
ในทุกวงจรการบริหารโครงการ ส่วนที่สำคัญที่สุดคือการทำให้โครงการเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณที่กำหนดไว้ หากสิ่งใดสิ่งหนึ่งไม่เป็นไปตามแผน อาจเกิดปัญหาต่อความสำเร็จโดยรวมของโครงการได้ ด้วยโครงสร้างการแยกต้นทุนที่เพิ่มเข้าไปในกลยุทธ์การบริหารโครงการของคุณ คุณสามารถ:
- ปรับปรุงการจัดทำงบประมาณและการประมาณต้นทุน โดยการระบุองค์ประกอบทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นในโครงสร้างต้นทุนตั้งแต่เริ่มต้น ซึ่งช่วยให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงความประหลาดใจที่ไม่พึงประสงค์ในอนาคตและลดความเสี่ยงที่ค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นเกินขีดจำกัดที่กำหนดไว้
- วางแผนโครงการของคุณอย่างแม่นยำยิ่งขึ้น เนื่องจากคุณสามารถระบุความเสี่ยงด้านต้นทุนและกิจกรรมที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ทำให้มั่นใจว่าคุณสามารถพัฒนากลยุทธ์การป้องกันหรือลดผลกระทบของความเสี่ยงเหล่านี้ได้
- สื่อสารความคาดหวัง ของโครงการอย่างชัดเจนต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่าย รวมถึงลูกค้า ผู้สนับสนุน และสมาชิกในทีม เพื่อให้เกิดความโปร่งใสและทำให้ทุกคนมีเป้าหมายของโครงการตรงกัน
ความแตกต่างระหว่างโครงสร้างการแยกต้นทุนและโครงสร้างการแยกงาน
โครงสร้างการแบ่งต้นทุนอาจดูเหมือนโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)เนื่องจากเราต้องระบุกิจกรรมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในทั้งสองกรณี อย่างไรก็ตาม ในขณะที่ CBS มุ่งเน้นไปที่การควบคุมต้นทุนหรือการจัดการค่าใช้จ่ายของโครงการ WBS จะเน้นที่การทำความเข้าใจกิจกรรมทั้งหมดที่จำเป็นในการส่งมอบโครงการให้ประสบความสำเร็จ
ความแตกต่างที่ละเอียดอ่อนบางประการ ได้แก่:
| ลักษณะ | โครงสร้างการแยกแยะค่าใช้จ่าย | โครงสร้างการแบ่งงาน |
| จุดมุ่งเน้น | ด้านการเงินของโครงการ | เอกสารส่งมอบโครงการและงานที่ต้องทำ |
| วัตถุประสงค์ | แยกแยะ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ ออกเป็นหมวดหมู่ | แยก ผลลัพธ์ของโครงการ ออกเป็นงานย่อยที่สามารถจัดการได้ |
| ผลลัพธ์ | โครงสร้างลำดับชั้นที่แสดงรายละเอียดค่าใช้จ่ายของโครงการ | โครงสร้างลำดับชั้นที่แสดงงานหลักและงานย่อยของโครงการ |
| องค์ประกอบสำคัญ | ต้นทุนโดยตรง (แรงงาน, วัสดุ, อุปกรณ์), ต้นทุนทางอ้อม (ค่าใช้จ่ายทั่วไป), ค่าใช้จ่ายสำรอง | งาน, งานย่อย, จุดสำคัญ |
| ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับ | แต่ละองค์ประกอบของโครงการจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไร | สิ่งที่ต้องทำเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ |
การแยกโครงสร้างการแจกแจงต้นทุน
โครงสร้างการแยกค่าใช้จ่ายถูกสร้างขึ้นโดยใช้ส่วนประกอบหลายอย่าง รวมถึง:
1. โครงสร้างการแบ่งงาน
รากฐานของ CBS ของคุณคือ WBS เอกสารนี้สรุปผลลัพธ์และงานที่ต้องทำซึ่งประกอบเป็นโครงการของคุณ คิดว่าเป็นพิมพ์เขียวของสิ่งที่ต้องทำ
2. ระบุค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับแต่ละกิจกรรม
สำหรับ CBS ใด ๆ มีหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายหลักสี่ประการที่ต้องพิจารณา:
- ต้นทุนแรงงาน: เงินเดือน ค่าจ้าง และสวัสดิการของสมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานนี้ คิดว่าเป็นต้นทุนของความพยายามของมนุษย์
- ต้นทุนวัสดุ: วัสดุตั้งต้น, วัสดุสิ้นเปลือง, และอุปกรณ์ที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์. อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่หมึกพิมพ์ไปจนถึงไม้, ขึ้นอยู่กับโครงการของคุณ
- ค่าใช้จ่ายด้านอุปกรณ์: การเช่าหรือซื้ออุปกรณ์เฉพาะทางที่จำเป็นสำหรับงาน
- ค่าใช้จ่ายทางอ้อม: ค่าใช้จ่ายเหล่านี้คือปัจจัยอื่น ๆ นอกเหนือจากค่าใช้จ่ายทางตรงที่สามารถรวมเข้ากับงบประมาณโครงการของคุณได้ ซึ่งรวมถึงค่าเช่าสำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค ค่าประกันภัย ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ และอื่น ๆ
3. เข้าใจต้นทุนโอกาส
แผนของ CBS ไม่เพียงแต่ช่วยในการวางแผนต้นทุนเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณเข้าใจแนวทางที่เป็นไปได้ในการดำเนินการด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องสร้างเว็บไซต์ให้กับลูกค้า
หากค่าใช้จ่ายในการจ้างทรัพยากรภายนอกสูงกว่าที่คาดไว้มาก คุณสามารถตัดสินใจเชิงรุก เช่น การทำงานบางส่วนภายในองค์กรเอง ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนโครงการโดยรวมและช่วยให้คุณควบคุมคุณภาพของโครงการได้มากขึ้น
วิธีสร้างโครงสร้างการแยกต้นทุน
เมื่อคุณเข้าใจถึงพลังของ CBS แล้ว มาดูขั้นตอนปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับการสร้าง CBS กัน คุณสามารถสร้างโครงสร้างการแยกค่าใช้จ่ายอย่างละเอียดได้โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือเครื่องมือที่ช่วยคุณวิเคราะห์หรือติดตามกิจกรรมและทรัพยากรทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการใด ๆ คุณสามารถสร้าง CBS ที่ละเอียดและถูกต้องได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
ขั้นตอนที่ 1: รู้จักกิจกรรมทั้งหมดและความต้องการทรัพยากร
ขั้นตอนแรกของการวางแผนโครงการและการประมาณต้นทุนที่ประสบความสำเร็จคือการทราบกิจกรรมและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการของคุณ ซึ่งโดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับ:
- เอกสารขอบเขตโครงการ: เอกสารนี้ระบุเป้าหมายของโครงการ, ผลลัพธ์ที่ต้องการ, และระยะเวลา. เอกสารนี้ทำหน้าที่เป็นฐานสำหรับทั้ง WBS และ CBS ของคุณ
- โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS): โครงสร้างการแบ่งงานที่ชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ CBS ของคุณ มันให้กรอบสำหรับการระบุองค์ประกอบต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับแต่ละงานในโครงการ
- เครื่องมือประมาณการต้นทุน: มีเครื่องมือประมาณการต้นทุนหลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่สเปรดชีตแบบง่ายไปจนถึงซอฟต์แวร์ที่มีความซับซ้อนมากขึ้น เลือกวิธีการที่เหมาะสมกับความซับซ้อนของโครงการและงบประมาณของคุณมากที่สุด
ขั้นตอนที่ 2: ระบุหมวดหมู่ต้นทุน
ขั้นตอนต่อไปคือการประมาณการค่าใช้จ่ายที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน กิจกรรม หรือทรัพยากร งานเหล่านี้สามารถแบ่งออกเป็นหลายแง่มุมได้ตามผลกระทบและขอบเขตการทำงาน เช่น:
- ต้นทุนโดยตรง: ค่าใช้จ่ายที่จับต้องได้ซึ่งเชื่อมโยงโดยตรงกับงานเฉพาะของโครงการ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักประกอบด้วย: ค่าแรงงาน: เงินเดือน ค่าจ้าง และสวัสดิการของสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายให้ทำงาน ค่าวัสดุ: วัตถุดิบ วัสดุสิ้นเปลือง และอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้น ค่าอุปกรณ์: ค่าเช่าหรือซื้ออุปกรณ์เฉพาะทางที่จำเป็นสำหรับงาน
- ต้นทุนแรงงาน: เงินเดือน ค่าจ้าง และสวัสดิการของสมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมายให้ทำงาน
- ต้นทุนวัสดุ: วัตถุดิบ, วัสดุสิ้นเปลือง, และอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานให้เสร็จสมบูรณ์
- ค่าใช้จ่ายด้านอุปกรณ์: การเช่าหรือซื้ออุปกรณ์เฉพาะทางที่จำเป็นสำหรับงาน
- ค่าใช้จ่ายทางอ้อม: มักเรียกกันว่าค่าใช้จ่ายทั่วไป เป็นค่าใช้จ่ายที่สนับสนุนโครงการโดยรวมแต่ไม่สามารถระบุได้โดยตรงกับงานใดงานหนึ่ง ตัวอย่างเช่น: ค่าเช่าสำนักงานและค่าสาธารณูปโภค ค่าประกันภัย ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ ค่าสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์
- ค่าเช่าสำนักงานและค่าสาธารณูปโภค
- ประกันภัย
- ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
- การสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์
- ต้นทุนแรงงาน: เงินเดือน ค่าจ้าง และสวัสดิการของสมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมายให้ทำงาน
- ต้นทุนวัสดุ: วัตถุดิบ, วัสดุสิ้นเปลือง, และอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานให้เสร็จสมบูรณ์
- ค่าใช้จ่ายด้านอุปกรณ์: การเช่าหรือซื้ออุปกรณ์เฉพาะทางที่จำเป็นสำหรับงาน
- ค่าเช่าสำนักงานและค่าสาธารณูปโภค
- ประกันภัย
- ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
- การสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์
โดยการพิจารณาทั้งค่าใช้จ่ายโดยตรงและค่าใช้จ่ายทางอ้อม คุณจะลดความเสี่ยงของการเพิ่มงานหรือปัจจัยค่าใช้จ่ายที่ไม่ทราบล่วงหน้าเข้าไปในงบประมาณของคุณ
ขั้นตอนที่ 3: ประมาณการค่าใช้จ่ายในการทำงาน
เมื่อคุณได้พิจารณาปัจจัยด้านต้นทุนทั้งหมดที่จะส่งผลกระทบต่องบประมาณของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มประมาณการ ต้นทุนในการดำเนินการตามรายการงานเฉพาะ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการดำเนินการ X สมาชิกในทีมของคุณจะใช้เวลากี่ในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น? พวกเขาจะต้องใช้ทรัพยากรจำนวนเท่าใดในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น? คำตอบเหล่านี้จะช่วยให้คุณพิจารณาปัจจัยด้านงบประมาณโดยรวมที่จำเป็นในการดำเนินการ X ให้เสร็จสิ้น
เมื่อคุณได้ทำสิ่งนี้สำหรับทุกงานในโครงการของคุณแล้ว คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อกำหนดค่าใช้จ่ายสุดท้ายของโครงการได้ นี่เป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องประมาณการงบประมาณสำหรับโครงการขนาดใหญ่ เช่น โครงการก่อสร้าง
โดยการติดตามอย่างใกล้ชิดกับงานและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการเฉพาะและผลกระทบอื่น ๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการก่อสร้าง คุณสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการของคุณจะเสร็จสิ้นภายในกรอบเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้
ขั้นตอนที่ 4: สร้างแผนสำรองสำหรับ CBS ของคุณ
แม้จะมีการวางแผนอย่างรอบคอบแล้วก็ตาม เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายให้กับโครงการของคุณได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องซื้อวัสดุจากผู้จัดจำหน่ายและพวกเขาไม่มีสินค้าในสต็อก คุณอาจต้องจัดหาจากแหล่งอื่น ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า หรือคุณอาจต้องจ่ายเพิ่มให้กับผู้จัดจำหน่ายรายเดิมหากวัสดุที่คุณต้องการมีในสต็อกน้อย
เพื่อลดความเสี่ยงเหล่านี้ ให้รวมขอบเขตสำรองไว้ใน CBS ของคุณ ขอบเขตสำรองนี้คือ เงินสำรองที่จัดสรรไว้สำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างโครงการ ขนาดของขอบเขตสำรองของคุณจะขึ้นอยู่กับปัจจัยเสี่ยงที่มีอยู่ในโครงการของคุณ
เพื่อเริ่มต้นการวางแผนของคุณอย่างรวดเร็ว ให้ใช้เทมเพลตแผนสำรองของ ClickUpและรักษาความปลอดภัยให้กับธุรกิจของคุณ
เทมเพลตนี้มอบทั้งมุมมองแบบรายการและกระดานให้คุณ ช่วยให้คุณสามารถวาดแผนสำรองของคุณและใช้มันอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับโครงการของคุณได้ มันช่วยคุณสร้างแผนที่ชัดเจนสำหรับเหตุการณ์ไม่คาดคิดโดย:
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและผลกระทบต่อการดำเนินงานของคุณ
- ระบุทรัพยากรและบุคลากรที่จำเป็น
- ทดสอบสถานการณ์ทางเลือกเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบความถูกต้อง
ขั้นตอนสุดท้ายในการสร้างโครงสร้างการแยกต้นทุนคือการตรวจสอบแผนของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วน มองหาความไม่สอดคล้องหรือข้อมูลที่ขาดหายไป แบ่งปัน CBS ของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเพื่อรับความคิดเห็นและสรุปเอกสารหลังจากที่ได้รวมข้อเสนอแนะของพวกเขาแล้ว
การวิเคราะห์โครงสร้างการแยกแยะต้นทุน: เครื่องมือสำคัญ
สำหรับโครงการใด ๆ การล่าช้านั้นมักมีค่าใช้จ่ายสูง ตัวอย่างเช่น หากเราเป็นบริษัทก่อสร้าง การล่าช้าเพียงเล็กน้อยในการจัดหาทรัพยากรอาจทำให้การก่อสร้างหยุดชะงัก และนี่อาจนำไปสู่การเพิ่มค่าใช้จ่ายของโครงการทั้งหมด นี่คือเหตุผลที่การวิเคราะห์ CBS มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับองค์กร
ด้วยการวิเคราะห์โครงสร้างการแยกค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการเงินและระยะเวลาของโครงการของคุณได้รับการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง ช่วย ลดความเสี่ยงด้านค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังช่วยในเรื่อง:
- การจัดการต้นทุนเชิงรุก เนื่องจากคุณสามารถ ระบุการเกินงบประมาณ ได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และดำเนินการแก้ไข เช่น ปรับการจัดสรรทรัพยากรหรือเจรจากับซัพพลายเออร์ เพื่อให้อยู่ในงบประมาณ
- การปรับปรุงการควบคุมและการบริหารโครงการ เนื่องจากคุณสามารถ ติดตามแง่มุมของ WBS ได้เมื่อวิเคราะห์เอกสาร CBS ของคุณ
- การระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงการวางแผนต้นทุนหรือทรัพยากร ช่วยให้คุณสามารถลดผลกระทบต่อโครงการโดยรวมของคุณได้
เมื่อทำการวิเคราะห์ CBS ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้มองหาผลกระทบมาตรฐานต่อโครงการของคุณ เช่น:
- ความแตกต่างของต้นทุน: ติดตามความเบี่ยงเบนระหว่างต้นทุนที่ตั้งงบประมาณไว้กับต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง วิเคราะห์สาเหตุของความแตกต่างเหล่านี้ และดำเนินการแก้ไขตามความเหมาะสม
- เป้าหมายสำคัญของโครงการ: ดำเนินการวิเคราะห์ CBSที่เป้าหมายสำคัญของโครงการเพื่อประเมินผลการดำเนินงานทางการเงินและระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง ใช้ Milestones ใน ClickUpเพื่อแสดงเป้าหมายของคุณอย่างชัดเจนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการตามเป้าหมายอย่างถูกต้อง
- การเปลี่ยนแปลงขอบเขตโครงการ: การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในขอบเขตของโครงการอาจส่งผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายได้ วิเคราะห์ CBS ของคุณเพื่อเข้าใจผลกระทบทางการเงินที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงขอบเขต และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับงบประมาณโดยรวม
การนำ CBS ไปใช้ด้วย ClickUp
เพื่อให้ได้การประมาณการที่แม่นยำที่สุดสำหรับโครงการของคุณ คุณจำเป็นต้องสามารถแยกแยะงานทั้งหมด รวมถึงทรัพยากรทั้งหมด ค่าใช้จ่ายจริง ค่าใช้จ่ายด้านโลจิสติกส์ และกิจกรรมทุกขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ สิ่งนี้มักจะเป็นเรื่องยาก เนื่องจากกิจกรรมและทีมงานทั้งหมดทำงานแยกส่วนและบนแพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน
นี่คือจุดที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบครบวงจรอย่าง ClickUp สามารถช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ClickUp ไม่เพียงแต่จัดการงานพื้นฐานเท่านั้น แต่ยังมอบชุดคุณสมบัติที่แข็งแกร่งซึ่งเหมาะอย่างยิ่งกับความต้องการของ CBS ของคุณ. ด้วยมัน คุณสามารถ:
- แยกงานส่งมอบโครงการ ออกเป็นงานย่อยและงานย่อยที่สามารถจัดการได้ สร้างแผนงานที่ชัดเจนและมองเห็นภาพรวมได้ชัดเจน ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถประมาณงบประมาณโครงการได้ดีขึ้นโดยอิงจากกิจกรรมและทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง
- ติดตามค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยการกำหนดค่าใช้จ่ายโดยประมาณให้กับแต่ละงาน จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย และติดตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง สิ่งนี้จะช่วยให้มีศูนย์กลางในการจัดการการเงินของโครงการทั้งหมด
- มองเห็นการแยกค่าใช้จ่าย ตามหมวดหมู่ ติดตามความแตกต่างของงบประมาณ และได้รับข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของโครงการ
- แชร์เอกสาร CBS ของคุณกับสมาชิกในทีม มอบหมายงานพร้อมประมาณการค่าใช้จ่าย และ ให้ทุกคนได้รับข้อมูลล่าสุด เกี่ยวกับสถานะการเงินของโครงการผ่านการอัปเดตแบบเรียลไทม์
ด้วยClickUp Project Management คุณจะได้รับฟีเจอร์ขั้นสูงที่สามารถช่วยคุณ:
- วางแผนและจัดลำดับความสำคัญ รายละเอียดโครงการทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้ทั้งทีมของคุณเข้าใจขอบเขต การจัดสรร และกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างชัดเจน
- ใช้ประโยชน์จากClickUp Brain, ผู้ช่วยจัดการโครงการที่ใช้ AI เพื่อทำให้งานประจำวันของคุณง่ายขึ้น สามารถสร้างรายการที่ต้องดำเนินการและงานย่อยโดยอัตโนมัติ สรุปความคิดเห็นในหัวข้อ สร้างตารางข้อมูล ค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายใน ClickUp และแอปที่เชื่อมต่อ และสร้างและแชร์การอัปเดตความคืบหน้าอัตโนมัติ ใช้เป็นผู้จัดการโครงการ AI ของคุณ
- บรรลุฉันทามติได้เร็วขึ้น และเริ่มต้นโครงการด้วยความชัดเจนโดยใช้แพลตฟอร์มเดียวในการทำงานร่วมกันเกี่ยวกับวิสัยทัศน์โครงการ ประเมินค่าใช้จ่าย และส่งมอบโครงการได้เร็วขึ้นและอยู่ในงบประมาณ
นอกจากนี้ยังมีแม่แบบการประมาณการที่สามารถใช้งานได้ทันทีและปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นการประมาณการโครงการ CBS และ WBS ได้ทันที ตัวอย่างเช่นแม่แบบงบประมาณโครงการ ClickUp พร้อม WBSช่วยให้การติดตามต้นทุนเป็นเรื่องง่ายและสะดวก โดยแบ่งโครงการของคุณออกเป็นงานย่อยต่างๆ
การใช้แม่แบบนี้ คุณสามารถทำให้กิจกรรมการจัดทำงบประมาณโครงการง่ายขึ้นได้ เนื่องจากมันช่วยให้คุณสามารถ:
- วางแผนกิจกรรมและประมาณการค่าใช้จ่าย
- จัดระเบียบข้อมูลโครงการทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว
- ติดตามการใช้จ่ายของคุณอย่างต่อเนื่องเพื่อไม่ให้เกินงบประมาณ
ประกอบด้วยโครงสร้างการแบ่งงานอย่างละเอียด (WBS) ซึ่งรวมถึง:
- สถานะที่กำหนดเอง: เพื่อทำเครื่องหมายสถานะงานเป็น ยกเลิก, เสร็จแล้ว, กำลังดำเนินการ, รอการดำเนินการ, และต้องทำ
- ฟิลด์ที่กำหนดเอง: เพื่อจัดหมวดหมู่และเพิ่มคุณสมบัติเพื่อจัดการงานของคุณ และมองเห็นกิจกรรมของโครงการและงบประมาณของคุณได้อย่างง่ายดาย
- มุมมองที่กำหนดเอง: เพื่อแสดงข้อมูลของคุณในหลายมุมมองสำหรับการติดตามและจัดการโครงการ
- การจัดการโครงการ: ปรับปรุงการติดตามงบประมาณโครงการและแผนงานย่อย (WBS) ด้วยความสามารถในการติดตามเวลา, แท็ก, การแจ้งเตือนการพึ่งพา, อีเมล และอื่นๆ
เทมเพลตเหล่านี้ให้โครงสร้างที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับ WBS ของคุณ, ช่องทางการประมาณการค่าใช้จ่าย, และฟังก์ชันการติดตามงบประมาณ โดยที่คุณไม่ต้องทำภารกิจทั้งหมดด้วยตนเองหรือเริ่มต้นจากศูนย์
วางแผนงบประมาณโครงการของคุณให้สมบูรณ์แบบด้วย ClickUp
นี่คือคู่มือฉบับสมบูรณ์ที่จะช่วยให้คุณวางแผนโครงการและประมาณการงบประมาณได้อย่างมืออาชีพ คู่มือนี้จะให้ภาพรวมที่ชัดเจนและครอบคลุมเกี่ยวกับการเงินของโครงการของคุณ ช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจด้านงบประมาณได้อย่างมีข้อมูล ระบุความเสี่ยงด้านต้นทุนที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างเชิงรุก และส่งมอบโครงการได้ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ
ด้วย ClickUp คุณสามารถทำให้กระบวนการบริหารโครงการทั้งหมดของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นและติดตามงบประมาณและงานต่างๆ ได้บนแพลตฟอร์มเดียวกัน
ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการโครงการหรือแผนกการเงินหรือฝ่ายพาณิชย์ พวกเขาสามารถทำงานร่วมกัน วางแผนโครงการ และร่วมมือกันตามที่ต้องการได้ หรืออย่างที่ไมเคิล สก็อตต์เคยพูดไว้ว่า มันคือชัยชนะสามทาง
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบครบวงจรช่วยให้คุณจัดการเวิร์กโฟลว์ เอกสาร แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ และอื่นๆ อีกมากมาย ช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้เร็วขึ้น ทำงานได้อย่างชาญฉลาด และประหยัดเวลา
พร้อมที่จะควบคุมค่าใช้จ่ายของโครงการของคุณหรือไม่?ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้และสัมผัสประโยชน์ของวิธีการ CBS ที่เรียบง่ายและร่วมมือกัน!
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
1. โครงสร้างการแยกแยะต้นทุนประกอบด้วยอะไรบ้าง?
โครงสร้างการแยกประเภทต้นทุน (CBS) ประกอบด้วยต้นทุนทั้งหมดที่เกิดขึ้นในโครงการหนึ่งๆ ซึ่งรวมถึงหมวดหมู่ต้นทุนหลัก 4 ประเภท:
- ต้นทุนแรงงาน: เงินที่ใช้จ่ายให้กับบุคคลที่จะดำเนินงานโครงการ
- ต้นทุนวัสดุ: วัสดุใด ๆ ที่ธุรกิจซื้อ รวมถึงวัตถุดิบ ส่วนประกอบและชิ้นส่วน วัสดุในการผลิต ประกันภัย และค่าขนส่ง
- ค่าใช้จ่ายของอุปกรณ์: อุปกรณ์จริง
- ค่าใช้จ่ายทางอ้อมหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่ตรงกับต้นทุน: ค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถจัดสรรให้กับต้นทุนเฉพาะได้โดยตรง เช่น ค่าเช่าสำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค สวัสดิการ และภาษี
2. วิธีการแยกค่าใช้จ่ายคืออะไร?
วิธีการแยกต้นทุนหมายถึงกระบวนการสร้างโครงสร้างการแยกต้นทุน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการระบุกิจกรรมทั้งหมดของโครงการจากโครงสร้างการแยกงาน (WBS) การกำหนดต้นทุนให้กับแต่ละกิจกรรม และการรวมยอดเพื่อให้ได้งบประมาณโครงการทั้งหมด
3. อะไรคือความแตกต่างระหว่างโครงสร้างการแยกต้นทุนกับโครงสร้างการแยกงาน (WBS)?
โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เป็นแผนที่แสดงผลลัพธ์ของโครงการโดยแบ่งงานออกเป็นงานย่อยที่เล็กกว่าและจัดการได้ง่ายขึ้น โครงสร้างการแบ่งงานตามต้นทุน (CBS) มุ่งเน้นไปที่แง่มุมทางการเงินของโครงการ โดยกำหนดต้นทุนให้กับแต่ละองค์ประกอบของ WBS เมื่อใช้ร่วมกัน ทั้งสองโครงสร้างจะช่วยให้เห็นภาพรวมที่ครอบคลุมของขอบเขตและงบประมาณของโครงการ