วิธีการคำนวณประสิทธิภาพการไหลเพื่อเพิ่มผลผลิต

"ประสิทธิภาพคือการทำให้สิ่งที่กำลังทำอยู่ดีขึ้น" ปีเตอร์ ดรักเกอร์ บิดาแห่งการจัดการสมัยใหม่เขียนไว้ขณะกล่าวถึงเรื่องนี้ในฐานะปัจจัยสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ

ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรมใด ภูมิภาคใด ขนาดใด หรือประเภทใด ประสิทธิภาพเป็นวิธีพื้นฐานที่ธุรกิจใช้ในการเพิ่มผลกำไรสูงสุด ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพสายการผลิต ลดเวลาในการส่งพิซซ่า หรือปรับปรุงประสิทธิภาพของนักพัฒนา ประสิทธิภาพช่วยลดต้นทุนและเพิ่มรายได้

ในบทความบล็อกนี้ เราจะสำรวจประเภทหนึ่งของประสิทธิภาพ—ประสิทธิภาพในการไหล—ซึ่งเปิดมุมมองใหม่ในด้านการจัดการการดำเนินงาน

ประสิทธิภาพการไหลคืออะไร?

ประสิทธิภาพการไหลคือสัดส่วนของเวลาที่ใช้ในการทำงานที่กระตือรือร้นเมื่อเทียบกับเวลาทั้งหมดที่ใช้ในการทำงานนั้น

ลองยกตัวอย่างการทำพิซซ่าดูนะครับ โดยทั่วไปแล้วจะประกอบไปด้วยการเตรียมแป้ง ทำซอส ประกอบพิซซ่า อบ และเสิร์ฟให้ลูกค้าที่โต๊ะ

ในการบริหารโครงการสมัยใหม่ การบรรลุประสิทธิภาพการไหลที่สูงนั้นเท่ากับความเป็นเลิศในการดำเนินงาน ดังนั้น การคำนวณอย่างถูกต้องจึงเป็นขั้นตอนแรกในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของคุณ

วิธีคำนวณประสิทธิภาพการไหลของคุณ?

การคำนวณประสิทธิภาพการไหลเป็นกระบวนการที่ตรงไปตรงมา ซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจเวลาที่ใช้ในการทำงานที่ใช้งานจริงเมื่อเทียบกับเวลาทั้งหมดของวงจรงานหรือโครงการ

นี่คือคู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอนเพื่อช่วยคุณในการติดตามประสิทธิภาพการไหลอย่างถูกต้อง

1. สรุปสิ่งที่ 'งาน' ประกอบด้วย

ขึ้นอยู่กับงานที่คุณกำลังทำ งานนั้นอาจเป็นขั้นตอนเดียวหรือเป็นชุดของหลายขั้นตอนก็ได้ ในการคำนวณประสิทธิภาพของการไหล คุณจำเป็นต้องทราบว่าอะไรคือองค์ประกอบของงานของคุณ

ตัวอย่างเช่น ในฐานะทีมวิศวกรรมซอฟต์แวร์ หาก 'งาน' ของคุณคือการเปิดตัวฟีเจอร์ อาจรวมถึง:

หากคุณใช้เครื่องมือจัดการโครงการอย่าง ClickUp คุณอาจมีการแบ่งส่วนนี้ไว้แล้ว หากยังไม่มี ก็ไม่ต้องกังวล!เครื่องมือวางแผนกระบวนการใด ๆก็สามารถช่วยคุณวางแผนได้ คุณยังสามารถใช้ ClickUp Whiteboard เพื่อร่างกระบวนการทำงานร่วมกันของทีมได้

2. คำนวณเวลาทำงานที่ใช้งานอยู่

เวลาทำงานที่ใช้งานอยู่คือสัปดาห์/วัน/ชั่วโมงที่งานกำลังถูกดำเนินการอยู่ ในโครงการซอฟต์แวร์ที่เราได้เห็นข้างต้น นี่คือจำนวนชั่วโมงที่นักออกแบบกำลังเขียนโค้ดซอฟต์แวร์หรือนักวิเคราะห์คุณภาพกำลังทำการทดสอบ

วิธีที่ดีที่สุดในการบันทึกข้อมูลนี้คือการติดตามเวลาที่ใช้ในแต่ละงานการติดตามเวลาใน ClickUpช่วยให้สมาชิกทุกคนในทีมสามารถติดตามเวลาทำงานที่ใช้งานอยู่ได้โดยการเริ่มจับเวลาหรือเพิ่มเวลาด้วยตนเอง

สมมติว่า ทีมวิศวกรรมซอฟต์แวร์ทำงานในแต่ละงานด้วยวิธีดังต่อไปนี้

เวลาทำงานทั้งหมดที่ใช้งานอยู่คือ 40 ชั่วโมง หรือหนึ่งคน-สัปดาห์

สิ่งสำคัญที่ต้องทราบในที่นี้คือ การทดสอบที่ใช้เวลาสี่ชั่วโมงไม่ได้หมายความว่าจะสามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นภายในครึ่งวันได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ เช่น ความพร้อมใช้งาน ความสามารถ ความเร่งด่วน ลำดับความสำคัญ ฯลฯ นักวิเคราะห์คุณภาพสามารถดำเนินการได้ครั้งเดียวหรือแบ่งเวลาทำตลอดทั้งสัปดาห์ก็ได้

3. คำนวณเวลาทั้งหมดของรอบ

เวลาทั้งหมดของวงจรคือระยะเวลาตั้งแต่เริ่มงานจนถึงเสร็จสิ้นงาน รวมถึงทั้งเวลาทำงานและเวลาว่างเปล่าด้วย โดยทั่วไปจะวัดเป็นวัน/สัปดาห์แทนที่จะเป็นชั่วโมง

วิธีที่ง่ายที่สุดในการคำนวณเวลาทั้งหมดของวงจรคือวันที่เสร็จสิ้น—วันที่เริ่มต้น ดังนั้น หากการออกแบบเริ่มต้นในวันที่ 1 มกราคม และการPLOYMENTเสร็จสิ้นในวันที่ 28 มกราคม เวลาทั้งหมดของวงจรของคุณคือสี่สัปดาห์ของบุคคล

ด้วย ClickUp คุณสามารถกำหนดวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดให้กับทุกงานได้อย่างง่ายดาย ทำให้การค้นหาเวลาวงจรเป็นเรื่องง่ายอย่างยิ่ง

4. คำนวณประสิทธิภาพการไหล

เมื่อคุณมีเวลาทำงานทั้งหมดและเวลาทั้งหมดของรอบแล้ว ให้ใช้สูตรด้านล่างเพื่อวัดประสิทธิภาพการไหล

ประสิทธิภาพการไหล = (เวลาทำงานที่ใช้งาน/เวลาวงจรทั้งหมด)×100

การขยายตัวอย่างข้างต้น: ประสิทธิภาพการไหล = (หนึ่งคนสัปดาห์/สี่คนสัปดาห์)x100 = 25%

5. เรียนรู้ช่องว่างของประสิทธิภาพการไหล

ในตัวอย่างข้างต้นของเรา 75% ของเวลา หรือสามสัปดาห์คน ไม่ใช่เวลาทำงานที่ใช้งานอยู่ นี่คือเวลาที่ใช้ไปกับการรอ/ว่างเปล่า: รอการตอบกลับ รอให้สมาชิกทีมคนอื่นทำภารกิจของพวกเขาเสร็จ หรือรอการอนุมัติเพื่อไปยังขั้นตอนถัดไป

การปรับปรุงประสิทธิภาพการไหลเริ่มต้นด้วยการลดเวลารอ ก่อนที่เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการนำประสิทธิภาพการไหลไปปรับใช้ในบริบทของตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องอื่นๆ

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการไหล

แม้ว่าตัวชี้วัดประสิทธิภาพการไหลจะมีความสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการ แต่มันก็ไม่ได้มีความหมายมากนักหากพิจารณาเพียงอย่างเดียว ตัวอย่างเช่น เมื่อประสิทธิภาพการไหลอยู่ที่ 25% สมาชิกในทีมมีประสิทธิภาพในการทำงานหรือไม่?

เมื่อดูผิวเผิน อาจดูเหมือนว่าทีมของคุณกำลังเสียเวลาไป 75% แต่ความจริงไม่ใช่เช่นนั้น ทีมของคุณอาจกำลังทำงานกับฟีเจอร์สี่อย่าง (เช่น กระบวนการ) พร้อมกัน โดยทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ 100% ของเวลา

เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนเช่นนี้ จำเป็นต้องเข้าใจประสิทธิภาพการไหลในความสัมพันธ์กับตัวชี้วัดอื่น ๆ

ปริมาณงาน

ปริมาณงานที่เสร็จสิ้นในช่วงเวลาที่กำหนดเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานของทีมโดยตรง สำหรับทีมวิศวกรรมซอฟต์แวร์ ปริมาณงานที่เสร็จสิ้นจะเป็นจำนวนฟีเจอร์ที่เปิดตัวในช่วงเวลาที่กำหนด

ดังนั้น ทีมของคุณอาจเปิดตัวฟีเจอร์สิบรายการในสี่สัปดาห์ และปริมาณงานของคุณคือสิบรายการ แม้ว่าประสิทธิภาพการไหลของคุณจะยังคงอยู่ที่ 25%

ระยะเวลาดำเนินการ

ระยะเวลาดำเนินการ (Lead time) คือระยะเวลาทั้งหมดที่ใช้ตั้งแต่การร้องขอภารกิจไปจนถึงการส่งมอบงานนั้น ซึ่งครอบคลุมทั้งเวลาที่ทำงานอยู่จริงและเวลาที่ไม่ได้ทำงาน ในกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ระยะเวลาดำเนินการจะเริ่มตั้งแต่ลูกค้าหรือสมาชิกทีมธุรกิจทำการร้องขอ จนถึงขั้นตอนที่งานนั้นถูกส่งเข้าสู่กระบวนการผลิต

นอกเหนือจากเวลาทำงานที่ใช้งานจริง/รอบการทำงานแล้ว ระยะเวลานำยังรวมถึงเวลาที่ใช้ในการเขียนเรื่องราวของผู้ใช้ การจัดลำดับความสำคัญ การจัดสรรทรัพยากร ฯลฯ ดังนั้น หากทีมของคุณยุ่งอยู่กับการปล่อยเวอร์ชันที่วางแผนไว้ล่วงหน้าในอีกหกเดือนข้างหน้า ระยะเวลานำของคุณอาจนานถึงเจ็ดเดือน แม้ว่าประสิทธิภาพการไหลจะอยู่ที่ 25% ก็ตาม

การใช้ทรัพยากร

การใช้ทรัพยากรติดตามว่าทีมหรือองค์กรใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด ซึ่งรวมถึงบุคลากร เครื่องมือ และเวลา

หากประสิทธิภาพการไหลของคุณอยู่ที่ 25%และการใช้ทรัพยากรของคุณก็อยู่ที่ 100% เช่นกัน นั่นหมายความว่าคุณไม่สามารถรับงานเพิ่มได้ หากการใช้ทรัพยากรอยู่ที่ 25% เช่นกัน นั่นหมายความว่าคุณมีความสามารถที่จะทำงานได้มากขึ้นอีกมาก

ขีดจำกัดงานที่ดำเนินการอยู่ (WIP)

การจำกัด WIP จำกัดจำนวนงานหรือโครงการที่สามารถดำเนินการได้ในเวลาใด ๆ ก็ตาม. มันถูกใช้เพื่อให้แน่ใจว่าความพยายามถูกมุ่งเน้นไปที่การเสร็จสิ้นงานก่อนที่จะเริ่มงานใหม่ ๆ ซึ่งช่วยลดเวลาในรอบการทำงานและเพิ่มปริมาณการผลิต.

การจำกัด WIP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของงานโดยให้ความสำคัญกับงานที่ได้เริ่มดำเนินการไปแล้ว

เมตริกเหล่านี้สามารถเป็นประโยชน์ในการปรับปรุงประสิทธิภาพการไหลของคุณอย่างต่อเนื่อง นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้เมตริกเหล่านี้ในกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ

เคล็ดลับเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการไหล

ขั้นตอนแรกในการปรับปรุงประสิทธิภาพการไหลคือการคำนวณอย่างถูกต้องและระบุช่องว่าง. จากข้อมูลนั้น ให้ลองทำตามคำแนะนำต่อไปนี้.

กำหนดขีดจำกัดงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการ (WIP)

ควรชัดเจนว่าไม่ควรเริ่มงานใหม่เมื่องานปัจจุบันยังไม่เสร็จสมบูรณ์ การมีงานเปิดมากเกินไปอาจทำให้งานทั้งหมดล่าช้า การจัดลำดับความสำคัญของงานที่ค้างอยู่สามารถช่วยเพิ่มมูลค่าของงานที่กำลังพัฒนาได้สูงสุด

ใช้ ClickUp เพื่อกำหนดขีดจำกัดงานที่กำลังดำเนินการ (WIP) บนบอร์ดต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่าปริมาณงานอยู่ในระดับที่จัดการได้ และแต่ละงานได้รับความใส่ใจอย่างเหมาะสม

อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้อาจส่งผลเสียในองค์กรที่ซับซ้อนสำหรับงานที่ต้องทำหลายขั้นตอน ตัวอย่างเช่น หากคุณให้ผู้พัฒนาต้องรอจนกว่าฟีเจอร์จะถูกนำไปใช้งานจริง คุณจะมีเวลาว่างอย่างน้อยแปดชั่วโมง ซึ่งส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

ใช้ขีดจำกัดของงานที่อยู่ในระหว่างดำเนินการ (WIP) ร่วมกับประสิทธิภาพการทำงานของทีม ปริมาณงาน และปริมาณงานที่ส่งมอบ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพผลลัพธ์ให้สูงสุด

อัตโนมัติกระบวนการทำงาน

ทำให้งานที่ง่ายและซ้ำซ้อนเป็นอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงการไหลของกระบวนการให้ราบรื่นขึ้นทีมวิศวกรรมใช้การทดสอบอัตโนมัติตลอดเวลาเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ClickUp ผู้จัดการโครงการยังสามารถทำงานด้านธุรการอัตโนมัติ เช่น การมอบหมายผู้ใช้ การสร้างรายงาน และการส่งการติดตาม/การแจ้งเตือน

ระบบอัตโนมัติช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการไหลเฉลี่ยโดย:

เร่งรัดงานธุรการ: หากช่องว่างของประสิทธิภาพในการทำงานเกิดจากการที่ผู้จัดการโครงการมีข้อจำกัดด้านทรัพยากรในการตรวจสอบงานที่เสร็จสิ้นทั้งหมด การใช้ระบบอัตโนมัติสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ป้องกันการล่าช้า: การตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อแจ้งให้คุณทราบถึงความล่าช้าหรือการเปลี่ยนแปลง สามารถช่วยให้คุณจัดการกับสถานการณ์ได้ล่วงหน้า

การกำจัดความพึ่งพาและคอขวด: สมมติว่านักออกแบบได้ทำขั้นตอนของตนเสร็จแล้ว และจำเป็นต้องมอบหมายให้กับนักพัฒนา เมื่อกระบวนการนี้เป็นแบบแมนนวล มันจะขึ้นอยู่กับเวลาว่างของผู้จัดการโครงการ

เมื่อคุณทำให้กระบวนการนี้เป็นระบบอัตโนมัติ งานต่าง ๆ จะสามารถย้ายจากรายการ 'ออกแบบ' ไปยังรายการ 'พัฒนา' ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจากรายการนี้ นักพัฒนาสามารถมอบหมายงานให้กับตัวเองและเริ่มทำงานได้ ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังสร้างความรับผิดชอบและความเป็นเจ้าของในหมู่สมาชิกทีมอีกด้วย

บริหารจัดการทรัพยากรให้ดีขึ้น

การจัดสรรทรัพยากรมีบทบาทสำคัญต่อประสิทธิภาพการไหลของกระบวนการที่ซับซ้อนและมีหลายขั้นตอน ตัวอย่างเช่น การออกแบบฟีเจอร์หนึ่งใช้เวลาสี่ชั่วโมง และการพัฒนาฟีเจอร์นั้นใช้เวลา 24 ชั่วโมง ซึ่งหมายความว่า ในช่วงเวลาที่นักพัฒนาใช้เวลาในการเขียนโค้ด นักออกแบบสามารถสร้างฟีเจอร์ได้ถึงหกฟีเจอร์

ดังนั้น แม้ในการตีความที่หยาบที่สุด โครงการนี้ก็ต้องการนักออกแบบเพียง 1 ใน 6 คนสำหรับนักพัฒนาทุกคน หรือนักพัฒนา 6 คนสำหรับนักออกแบบ 1 คน ซึ่งอาจต้องมีการปรับสมดุลทรัพยากรบ้าง

เข้าใจรายละเอียดปลีกย่อยและวางแผนทรัพยากรให้เหมาะสม ดำเนินการขจัดอุปสรรคและวางแผนให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นฟีเจอร์การจัดการทรัพยากรของ ClickUpได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับสิ่งนี้โดยเฉพาะ

เพื่อเริ่มต้นการวางแผนทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ปรับเปลี่ยนและปรับแต่งแม่แบบการวางแผนทรัพยากร

ส่งเสริมการทำงานร่วมกันในทีม

ความไม่มีประสิทธิภาพในการไหลของงานส่วนใหญ่เกิดขึ้นระหว่างการส่งต่องาน นักออกแบบและนักพัฒนาอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการถ่ายทอดความรู้ก่อนที่นักพัฒนาจะสามารถเริ่มทำงานจริงในฟีเจอร์นั้นได้ การปรับปรุงกระบวนการดังกล่าวจำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือของทีมที่ดีขึ้น

คุณสมบัติการร่วมมือของ ClickUp เช่น ความคิดเห็นแบบซ้อน, เอกสารที่แชร์, การแก้ไขแบบเรียลไทม์, มุมมองแชท, เป็นต้น ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารและร่วมมือกันได้อย่างง่ายดาย

มีคำถามไหม? ฝากความคิดเห็นไว้ได้เลย ไม่ทราบเกณฑ์การยอมรับใช่ไหม? ดูรายละเอียดงานได้เลย ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกรณีการใช้งานหรือไม่? อ่านเรื่องราวผู้ใช้ได้ที่ ClickUp Docs ยังไม่แน่ใจใช่ไหม? ดูว่าใครออนไลน์อยู่และส่งข้อความหาพวกเขาเพื่อขอความช่วยเหลือ!

ClickUp สร้างพื้นที่ทำงานเสมือนจริงที่แข็งแกร่งซึ่งช่วยลดช่องว่างในการสื่อสารและทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

จงมุ่งมั่นสู่เป้าหมายอยู่เสมอ

ข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้อง ถูกต้อง และมีความหมายเป็นรากฐานของการเพิ่มประสิทธิภาพ ตั้งค่าการโพสต์ซ้ำแบบเรียลไทม์บนแดชบอร์ด ClickUpที่ปรับแต่งตามตัวชี้วัดที่คุณให้ความสำคัญ รวมถึงประสิทธิภาพการไหลของงาน

เพิ่มประสิทธิภาพการไหลของงานด้วย ClickUp

คำถามพื้นฐานที่ขับเคลื่อนการริเริ่มความเป็นเลิศในการดำเนินงานใดๆ คือ "นี่คือสิ่งที่ดีที่สุดที่เราทำได้หรือไม่?" ส่วนใหญ่แล้ว คำตอบคือไม่ใช่

เพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง องค์กรในปัจจุบันจำเป็นต้องมีแนวทางเชิงกลยุทธ์ในการกำจัดช่องว่าง ลดความไม่มีประสิทธิภาพ และเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน แนวทางนี้ประกอบด้วยการวิเคราะห์เชิงลึก การดำเนินการ และการอัตโนมัติ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถทำทุกสิ่งนี้ได้ และมากกว่านั้น

ด้วยแดชบอร์ดและเครื่องมือรายงานที่ออกแบบมาเพื่อเสริมสร้างการบริหารโครงการที่ดี ClickUp สร้างขึ้นบนพื้นฐานของข้อมูล

ด้วยการผสานรวมบันทึก งาน โครงการ ทรัพยากร และเครื่องมือการทำงานร่วมกันไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ClickUp ทำให้การดำเนินการเป็นเรื่องง่าย

เทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า, ระบบอัตโนมัติมากกว่า 100 แบบ, และ ClickUp Brain ช่วยลดงานที่ซ้ำซาก ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญได้

สร้างผลิตภัณฑ์ที่ดีกว่า ตั้งแต่เริ่มต้น จนถึงสิ้นสุด และไกลกว่านั้นทดลองใช้ ClickUp ฟรีวันนี้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับประสิทธิภาพการไหล

1. ทำไมเราต้องวัดประสิทธิภาพการไหล?

เราวัดประสิทธิภาพการไหลเพื่อลดเวลาที่ไม่เกิดประโยชน์/เวลาว่างในกระบวนการทำงาน. ประสิทธิภาพการไหลที่ดีทำให้แน่ใจว่าสินค้าสามารถจัดส่งได้เมื่อการทำงานที่ใช้งานอยู่เสร็จสิ้น.

2. ทำไมประสิทธิภาพการไหลจึงมีความสำคัญ?

ประสิทธิภาพการไหลคืออัตราส่วนระหว่างการทำงานที่ใช้งานจริงกับเวลาทั้งหมดที่ใช้ในการส่งมอบ มีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้องค์กรลดเวลาที่ใช้ในการตอบสนองต่อคำขอของลูกค้า ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเวลาทำงานที่ใช้งานจริง 2 วันในการสร้างผลิตภัณฑ์ แต่มีระยะเวลาวงจร 20 วันในการส่งมอบ ประสิทธิภาพการไหลของคุณคือ 10%

สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าโดยการลดเวลาในการรอบการทำงาน คุณสามารถเพิ่มปริมาณการผลิตและเพิ่มรายได้สูงสุดได้อย่างมีนัยสำคัญ