Alla som vandrar är inte vilse – men de som kastar sig in i produktionen utan att fullt ut förstå kraven tenderar att komma ur kurs! 🧭
Projektkrav är grunden för smidig planering och genomförande. Med ett ordentligt system för insamling och hantering kan du bemästra denna process och säkerställa bättre resultat utan extra ansträngning.
För att komma igång kan du kolla in vår lista med 11 favoritmallar för kravinsamling. De förenklar en annars komplicerad process och säkerställer spårbarhet och samordning under hela projektets livscykel.
Vad är en mall för kravinsamling?
Kravinsamling innebär att dokumentera de nödvändiga kraven för den produkt eller det projekt du arbetar med.
En mall för kravinsamling är ett färdigt ramverk eller system som hjälper projektledaren att hantera denna process och de uppgifter som ingår. Använd den för att samla in, lagra och organisera data för enkel åtkomst.
Syftet med kravinsamling är att ge tydliga riktlinjer till projektgruppens medlemmar. Det förhindrar missförstånd och alla problem som följer med dem, såsom förseningar, extra kostnader och missnöjda intressenter. Med tydligt definierade mål och behov kan teamen genomföra projekt på ett effektivt sätt.
Kravinsamling är en vanlig del av utvecklings- och konstruktionsarbetsflöden. Det kan dock tillämpas på alla typer av produkter eller projekt.
Processen för kravinsamling består vanligtvis av tre huvudsakliga steg:
- Insamling: Samla in synpunkter från projektets sponsor och olika intressenter.
- Dokumentation: Omvandla inmatningen till specifikationer eller produktkravsdokument (PRD)
- Verifiering: Granska och finslipa kraven och omvandla dem till uppgifter.
En annan sak att notera är att agil metodik kräver en något annorlunda approach till kravinsamling. Medan traditionella arbetsflöden definierar kraven i början, innebär agil metodik löpande justeringar och samarbete med intressenter.
Vad kännetecknar en bra mall för kravinsamling?
Här är några faktorer att tänka på när du väljer en mall för kravinsamling:
- Flexibilitet: Mallen måste kunna anpassas och vara anpassningsbar till projekt av olika storlek och typ.
- Datainsamling: Det bör göra det möjligt för dig att samla in all data och organisera den på ett tydligt och övertygande sätt.
- Korsreferenser: Krav måste vara spårbara och samordnade mellan olika dokument – mallen bör möjliggöra detta eller göra det automatiskt åt dig.
- Visuella hjälpmedel: De ska stödja visualiseringen av processer och därmed hjälpa dig att förstå komplexa kundkrav och förmedla dina idéer.
- Granskning: Mallen måste ha en delningsfunktion eller erbjuda en annan metod för viktiga intressenter att granska kravdokumentationen.
- Integration: Du bör kunna integrera mallen sömlöst i ditt befintliga arbetsflöde.
11 kostnadsfria mallar för kravinsamling i Excel och ClickUp
Kravinsamling är ett viktigt steg i projektledningen. Det bör dock inte ta för mycket tid och ansträngning, så att du kan fokusera på det viktigaste, dvs. produktionskvaliteten. Det är där mallarna kommer in i bilden! ▶️
Nedan kan du läsa om 11 mallar för kravinsamling i ClickUp och Excel.
Med ett brett utbud av funktioner säkerställer de att du har all nödvändig information för att lyckas med dina projekt! Ett så robust system hjälper dig att komma överens även med de mest krävande kunderna. 👀
1. ClickUp-mall för kravinsamling
Utnyttja kraften i organisation och omfattande planering med ClickUps mall för kravinsamling. Detta välstrukturerade dokument gör det möjligt för dig att enkelt samla in och ordna de olika behoven och förväntningarna hos dina projektintressenter. Genom att tydligt definiera och dokumentera alla projektkrav säkerställer du att det finns en ömsesidig överenskommelse innan projektgenomförandet startar. Med denna mall kan du styra ditt projekt i rätt riktning från början!
2. Mall för dokument om affärskrav från ClickUp
ClickUps mall för affärskravsdokument hjälper dig att sammanfatta alla väsentliga delar av ditt projekt eller företag och skapa ett överskådligt affärskravsdokument (BRD). 💼
Det är en intuitiv, nybörjarvänlig mall i Doc-vy. Om du någonsin har arbetat i ett textredigeringsprogram kommer du inte ha några problem att lära dig den här!
Dokumentet består av 10 undersidor som innehåller viktig information för att förstå ditt projekt. Några av dem är:
- Projektmål
- Funktionella krav
- Finansiella krav
- Intressenter
- Schema och deadlines
Den första sidan är reserverad för grundläggande information, såsom projektnamn, datum och versionsnummer. På de följande undersidorna kan du ange alla krav och förväntningar för ditt projekt i text- eller tabellform. Anpassa undersidorna och alla andra element för att skräddarsy mallen efter ditt användningsfall.
Mallen innehåller instruktioner som hjälper dig att komma igång. Den innehåller också riktlinjer på varje undersida. Glöm inte att ta bort dem efteråt!
💡Bonustips: Använd ClickUp Docs med Brain för att skapa och hantera strukturerade projektkravsdokument som möjliggör samarbete och versionskontroll.
3. ClickUp-mall för systemkrav
När det gäller mjukvaruutvecklingsprojekt är det avgörande att vara tydlig med dina möjligheter. Lyckligtvis finns ClickUps mall för systemkrav här för att hjälpa dig att täcka alla grunder.
Detta dokument fungerar på samma sätt som det föregående. Du behöver bara skriva in informationen i de angivna fälten eller tabellcellerna.
Som standard innehåller dokumentet fem avsnitt:
- Kravspecifikation: Projektets syfte, projektets omfattning och målgrupp eller marknad
- Övergripande beskrivning: Egenskaper hos din produkt och dess användning
- Systemfunktioner och användarkrav: Huvudsakliga, funktionella, icke-funktionella och externa krav på användargränssnittet
- Dokumentkonvention: Riktlinjer för att förstå hur man dokumenterar projektkrav och formateringsval
- Resurser: Nämnda källor
Som vanligt kan du anpassa nästan alla mallelement, inklusive teckensnitt, ikoner och avstånd. Du kan till och med ladda upp en omslagsbild för att lägga till en personlig touch. ✨
4. ClickUp-mall för produktkrav
Som namnet antyder hjälper denna ClickUp-mall för produktkrav dig att beskriva komplexiteten i din kommande funktion eller produkt. Detta steg är avgörande för projektets transparens och kommunikation. Det definierar tydligt produkten, dess funktioner, design och de personer som utvecklar dem.
PRD-mallen visas i dokumentvy och består av flera avsnitt och undersidor. Huvudsidan är reserverad för översikten och de tekniska detaljerna, såsom projektets tidsplan och framgångsmått. De inkluderade undersidorna är:
- Användarprofiler & scenarier: Vem kommer att använda produkten, hur och varför?
- Funktioner: Vilka funktioner ska du inkludera/exkludera?
- Kriterier för lansering: Hur vet du att produkten är redo att lanseras?
- Design: Hur kommer produktens olika delar att se ut?
Genom att hänvisa till detta dokument får teamen en helhetsbild samt användarberättelser. En sådan översikt hjälper dem att fatta beslut som är i linje med de övergripande målen och planerna.
Se till att uppdatera dokumentet under produktens hela livscykel för att tillhandahålla den mest relevanta informationen.
5. ClickUp-mall för projektledningskrav
När du startar ett projekt måste du tydligt definiera dess krav. Detta effektiviserar alla framtida insatser och gör det möjligt för dig att förespråka ditt projekt för intressenterna.
Mallen för projektledningskrav från ClickUp finns till för just det syftet – att hjälpa dig att hantera projektkrav och relaterade uppgifter med enkelhet och självförtroende.
Denna mall är i listform och innehåller en kravlista, en Kanban-inspirerad godkännandestegstavla och ett Gantt-diagram för tidrapportering. Skapa uppgifter och deluppgifter i listvyn för att specificera alla krav och tillhörande steg. Kolumnerna innehåller information såsom:
- Ansvarig och godkännare
- Start- och slutdatum
- Procentuell färdigställandegrad
- Godkännandesteg
- Länk eller fil som ska levereras
Anpassa kolumnerna och rullgardinsmenyns kategorier så att mallen passar dina behov. Lägg till anpassade kriterier för sortering och gruppering av uppgifter. Prova den här mallen vid din nästa workshop för kravinsamling!
6. ClickUp-mall för rapporteringskrav
Behöver du en specifik rapport från en annan avdelning? ClickUps mall för rapportkrav hjälper dig att formulera vilken typ av information du behöver. Det är ett enkelt sätt att kommunicera dina tankar och säkerställa att rapporten du får uppfyller sitt syfte.
Börja med att ange företagets namn, logotyp och kontaktuppgifter. Förklara sedan syftet med förfrågan så att läsaren förstår din synvinkel. I följande tabell anger du information om din avdelning.
Avsnittet Rapporttyp beskriver de egenskaper som är avgörande för prioritering och planering, till exempel:
- Rapporttyp
- Oavsett om det är återkommande eller inte
- Prioritetsnivå
- Ansträngningsnivå (dvs. hur många KPI:er som är inblandade och vilka)
- Deadline
Använd den slutliga tabellen för att visa att chefen har godkänt rapporten och ange vem som behöver se den.
7. ClickUp IRAAD-mall
Kraven förändras när du upptäcker ny information. Du måste ta hänsyn till detta, uppdatera villkoren och utveckla ett system för att förutsäga och spåra dessa utvecklingar med stor inverkan.
Vår nästa kostnadsfria mall för kravinsamling är IRAAD-mallen från ClickUp – ett praktiskt verktyg som hjälper dig att registrera viktig data för framgångsrik projektledning.
Det är en mappmall med fem listor, som var och en representerar ett IRAAD-analyselement:
- Problem: Problem, ineffektivitet och andra aspekter av projektet som inte fungerade.
- Risker: Potentiella problem, kostnadsrisker och områden som kräver extra uppmärksamhet
- Åtgärder: Steg du måste vidta för att slutföra projektet
- Antaganden: Rimliga påståenden som du ännu inte har verifierat.
- Beslut: Uppgifter som du har kommit överens om och godkänt
Varje lista har olika vyer, till exempel Lista, Tavla och Formulär, för att samla in synpunkter från intressenter. De kan till exempel logga problem de stöter på eller komma med nya idéer. Deras svar kan omvandlas till uppgifter och sorteras automatiskt för att spara tid. ⌛
8. ClickUp-mall för kvalitetssäkringsprojektplan
Oavsett om du arbetar med mjukvaruutveckling eller tillverkning ger ClickUps mall för kvalitetssäkringsprojekt dig ett robust ramverk för att kontrollera kvaliteten på dina tekniska krav och resultat. Den effektiviserar kvalitetssäkringsprocessen och hjälper dig att identifiera flaskhalsar och planera framtida aktiviteter därefter. ☑️
Börja med att lägga till dina uppgifter i projektplanens listvy. Ange ansvarig avdelning, förfallodatum, påverkan och arbetsinsats. Alla uppgifter och deluppgifter visas i en tydlig hierarki, grupperade efter projektavsnitt eller andra valda kriterier. Uppdatera statusen för uppgifterna när de går igenom kvalitetssäkringsprocessen.
Board View erbjuder samma funktioner som List View, men visualiserar data på ett annat sätt. Den visar uppgifter som kort och lägger till informationen från kolumnerna till dem.
Om du behåller grupperingen efter status kan du uppdatera uppgifternas status genom att dra och släppa dem över vertikala sektioner. Du kan också aktivera simbanor och införa ytterligare horisontella grupperingskriterier.
Bonus: Verktyg för dokumentautomatisering!
9. ClickUp-mall för nätverksdesignprojektplan
Att utforma hela nätverksinfrastrukturen är en långsam, komplicerad och riskfylld process. En korrekt nätverkstopologi är avgörande för att ett system ska fungera väl. Om utformningen är bristfällig är risken stor att nätverket inte fungerar tillfredsställande vad gäller prestanda och säkerhet.
Tack och lov kan sådana kriser undvikas med hjälp av teknik och verktyg som denna mall för nätverksdesignprojekt från ClickUp. Från kravinsamling till testning har detta ramverk allt du behöver för att bemästra den gigantiska uppgiften som nätverksdesign är.
Använd den här mallen på samma sätt som den föregående och lista alla dina uppgifter, deluppgifter och tillhörande information i kolumnerna. Anpassa den gärna efter ditt arbetsflöde. Lägg till andra vyer, till exempel:
- Gantt för tidshantering
- Arbetsbelastning för resursallokering
- Whiteboards för brainstorming och processkartläggning
- Chatta för diskussioner
10. ClickUp SQL Server-migreringsprojektplanmall
Vikten av en välplanerad migrering kan inte överskattas. Denna process påverkar kritiska affärsprocesser, såsom datasäkerhet och övergripande prestanda. För att säkerställa en smidig övergång och minimera driftstopp måste du noggrant överväga olika tekniska och operativa aspekter.
I denna utmanande miljö visar sig ClickUps mall för SQL Server-migreringsprojekt vara en ovärderlig resurs. Använd den för att skissa på din strategi, definiera projektmål och fördela resurser. Din migrering blir snabbare, mer exakt och, viktigast av allt, mindre stressig!
Dra nytta av ClickUps funktioner och anpassningsmöjligheter och hantera alla migreringsrelaterade insatser inom en enda plattform. Prioritera uppgifter, beskriv dem i detalj och förbättra beslutsfattandet i alla avdelningar. Om du aktiverar måluppföljning kan du också övervaka framsteg, KPI:er och milstolpar.
11. Excel-mall för kravspårbarhetsmatris från Agile-Mercurial
Om du är van vid Excel och vill fortsätta använda det kan mallen Requirements Traceability Matrix från Agile-Mercurial vara något för dig. 🍵
Det är ett omfattande kalkylbladsystem som gör det möjligt att spåra krav, deras ursprung, slutförandestatus och all annan relevant data.
Den första av de två flikarna är kravdatabasen. I kolumnerna kan du ange information som:
- Beskrivning
- Källa och typ
- Resultat av arbetsfördelningsstrukturen
- Tester och testresultat
- Identifierade fel
- Status
Med all information samlad och organiserad vet du exakt vad som behöver göras och varför. Du kan prioritera, planera och genomföra samtidigt som du håller dig i linje med dina intressenters behov. Fliken Status visar grundläggande statistik över ditt arbete hittills, visualiserat i form av stapeldiagram.
Mallar för kravinsamling: En översikt
Tabellen nedan sammanfattar allt du behöver veta om varje mall på vår lista:
| Mall | Vad det är och vad det används till |
| ClickUp-mall för dokument om affärskrav | En enkel dokumentmall som hjälper dig att definiera alla nödvändiga delar i ett projekt, inklusive tekniska och ekonomiska aspekter. |
| ClickUp-mall för systemkrav | Ett dokument för att beskriva alla specifikationer för den programvara du arbetar med och anpassa ditt arbete efter användarnas behov. |
| ClickUp-mall för produktkrav | En mall som hjälper dig att skapa professionella och ändamålsenliga produktkravsdokument med minimal ansträngning. |
| ClickUp-mall för projektledningskrav | Ett omfattande system för kravhantering som gör det möjligt att fördela arbete och sätta deadlines. |
| ClickUp-mall för rapporteringskrav | Ett dokument som hjälper dig att definiera dina behov och få den rapport och information du letade efter. |
| ClickUp IRAAD-mall | Ett ramverk för att sammanfatta viktiga data om ett projekt, särskilt dess problem, risker, åtgärder, antaganden och beslut. |
| ClickUp-mall för kvalitetssäkringsprojektplan | En funktionsspäckad mall för att bygga, planera och spåra din QA-process för att säkerställa optimala resultat. |
| ClickUp-mall för nätverksdesignprojektplan | Ett system som hjälper dig att samla in krav för den nätverksinfrastruktur du utformar och planera arbetet därefter. |
| ClickUp SQL Server-migreringsprojektplanmall | En mall som gör det möjligt för dig att organisera din databasmigreringsprocess och det arbete som följer med den. |
| Excel-mall för kravspårbarhetsmatris från Agile-Mercurial | En mall för kravinsamling i Excel som gör det möjligt att spåra källorna och dokumentera testprocessen. |
De bästa mallarna för kravinsamling för ditt agila team
För att parafrasera en berömd passage från Sun Tzus "The Art of War" och sätta den i ett mer pacifistiskt sammanhang: en adekvat förberedelse är minst hälften av jobbet gjort!
Med hjälp av en smidig mall för kravinsamling och multifunktionella gratisverktyg som ClickUp kan du bli och förbli förberedd på allt som kommer i din väg. Rusta dig med kunskap och gå in i striden, dvs. produktionen, mer redo än någonsin! ⚔️