Om du inte tar hand om dina kunder kommer dina konkurrenter att göra det.
Om du inte tar hand om dina kunder kommer dina konkurrenter att göra det.
I affärsvärlden innebär att ta hand om dina kunder att du måste kontakta dem i rätt tid och följa upp. När allt kommer omkring konverterar övergivna kundvagnar sällan utan en påminnelse.
Ändå kontaktar de flesta företag inte kunden mer än en gång efter en obesvarad offert. Till deras försvar kan man säga att det kan ta flera timmar varje vecka att manuellt skicka dessa påminnelsemeddelanden.
Det är här WhatsApp-automatisering kommer in. Genom att automatisera WhatsApp-meddelanden kan du minska repetitiva uppgifter, såsom att skicka påminnelser om möten, uppföljningar, välkomstmeddelanden eller till och med svara på vanliga kundfrågor.
I den här artikeln går vi igenom hur du automatiserar WhatsApp-meddelanden med hjälp av WhatsApp Business-appen, WhatsApp Business API och populära automatiseringsverktyg för WhatsApp.
⭐ Utvalda mallar
I en värld där teamchattar förekommer överallt är det lätt att viktiga uppdateringar går förlorade. Men med ClickUps mall för snabbmeddelanden kan du samla alla uppdateringar på ett och samma ställe. Det hjälper dig att:
- Samla alla konversationer på ett ställe så att ditt team enkelt kan hitta, följa och återkomma till viktiga uppdateringar utan att byta app.
- Prioritera viktiga meddelanden med organiserade trådar och strukturerade uppföljningar, så att brådskande frågor eller uppdateringar får den uppmärksamhet de förtjänar.
- Se till att inga meddelanden förblir obesvarade genom att omvandla konversationer till åtgärdsbara uppgifter eller påminnelser, vilket minskar missförstånd och missade deadlines.
Vad innebär automatisering av WhatsApp-meddelanden?
Om du känner att dina försäljnings- eller marknadsföringsinsatser skulle behöva lite mer gnista är du inte ensam. Även med de bästa avsikter är det svårt att fånga varje lead i rätt ögonblick, särskilt när du svarar manuellt.
Och med 75 % av världens befolkning som förväntas använda meddelandeappar varje månad, är det många missade chanser om du inte hänger med.
WhatsApp-automatisering innebär att du ställer in dina WhatsApp-meddelanden så att de skickas automatiskt, oavsett om det är ett snabbt hej, en uppföljning eller en hjälpsam påminnelse.
Och det bästa av allt? Dessa automatiserade WhatsApp-meddelanden kan fortfarande kännas personliga. Oavsett om du delar ett erbjudande, hör av dig till en kund eller påminner dem om en bokning kan ditt meddelande vara aktuellt och genomtänkt.
Du kan använda WhatsApp-automatisering i olika skeden, till exempel:
- Hälsa när någon tar kontakt med ditt företag för första gången
- Svara på vanliga frågor eller hjälpa dem att utforska dina tjänster
- Påminna dem om deras varukorg eller erbjuda ett specialerbjudande
Små saker, som att lägga till ett automatiskt svar i WhatsApp eller använda meddelandemallar, gör det också lättare för dina kunder att svara, vilket gör att konversationen fortsätter på ett naturligt sätt.
📖 Läs också: Hur man använder snabbmeddelanden på jobbet
Sätt att automatisera WhatsApp-meddelanden
Låt oss ta en titt på de olika sätten du kan ställa in automatiska WhatsApp-meddelanden och se vilket som passar ditt företag bäst.
1. Använd appen WhatsApp Business
Om du vill ha ett enkelt sätt att komma igång med WhatsApp-automatisering är WhatsApp Business-appen ett fantastiskt första steg.
Det gör att du kan ställa in grundläggande automatiserade WhatsApp-meddelanden, såsom hälsningar, frånvaromeddelanden och snabbsvar – perfekt för att välkomna nya kunder, hantera meddelanden efter kontorstid eller svara på vanliga frågor utan att behöva skriva dem varje gång.
Så här kan du ställa in det:
- Steg 1: Öppna WhatsApp Business-appen på din telefon.
- Steg 2: Tryck på de tre punkterna i det övre högra hörnet och välj Affärsverktyg.
- Steg 3: Välj den automatiseringsfunktion du vill ha – hälsningsmeddelande eller frånvaromeddelande.
- Steg 4: Aktivera funktionen och anpassa meddelandet så att det speglar din stil och det du vill säga.
- Steg 5: Om du ställer in ett frånvaromeddelande väljer du när du vill att det ska skickas (alltid, utanför arbetstid eller enligt ett anpassat schema).
- Steg 6: Välj vem som ska få meddelandet (alla kontakter, nya kunder eller utvalda personer)
- Steg 7: Spara dina ändringar, så är du klar.
Du kan också använda praktiska funktioner som:
- Snabbsvar för att spara vanliga meddelanden
- Sändningslistor för att skicka massmeddelanden till en vald grupp
- Integration med verktyg från tredje part, om du vill utforska mer avancerad automatisering senare.
🟠 När kunder har en fråga kan de ställa den till dig. Men om du har en viktig fråga om arbetsflöden eller processer, vem frågar du då? Det är här du behöver en AI-superagent som hjälper dig att hitta svar snabbare!
📖 Läs också: Hur man använder AI för att automatisera uppgifter
2. Använd WhatsApp Business API
Till skillnad från WhatsApp Business-appen, som fungerar bra för små team, gör WhatsApp Business API det möjligt att automatisera WhatsApp-meddelanden i stor skala och integrera dem med dina befintliga affärsverktyg.
Ja, det kräver lite planering att komma igång, men det gör att du kan skapa personliga kundresor, skicka massmeddelanden och bygga avancerad automatisering som körs smidigt i bakgrunden. Så här kommer du igång:
- Steg 1: Välj en pålitlig leverantör av WhatsApp Business API (även kallad Business Solution Provider).
- Steg 2: Registrera ditt WhatsApp Business-konto via leverantören
- Steg 3: Konfigurera ditt WhatsApp Business Platform-konto i Facebook Business Manager
- Steg 4: Lägg till och verifiera ditt företags telefonnummer
- Steg 5: Skapa meddelandemallar för uppdateringar, erbjudanden eller kundsupport
- Steg 6: Skicka in dina meddelandemallar för godkännande
- Steg 7: Samarbeta med din utvecklare eller leverantör för att ansluta API:et till din affärsprogramvara.
- Steg 8: Testa att skicka meddelanden från ditt företagskonto för att se till att allt fungerar som det ska.
Med API:et kan du:
- Automatisera kundsupport och orderuppdateringar
- Skicka massmeddelanden som kampanjer, påminnelser om möten eller aviseringar
- Använd mallar med snabb svars-knappar och call-to-action-länkar.
- Spåra dina meddelandens prestanda med hjälp av instrumentpanelen.
📖 Läs också: De bästa allt-i-ett-meddelandeapparna
📮 ClickUp Insight: 21 % av människor säger att mer än 80 % av deras arbetsdag går åt till repetitiva uppgifter. Ytterligare 20 % säger att repetitiva uppgifter tar upp minst 40 % av deras dag.
Det är nästan hälften av arbetsveckan (41 %) som ägnas åt uppgifter som inte kräver mycket strategiskt tänkande eller kreativitet (som uppföljningsmejl 👀).
ClickUp AI Agents hjälper till att eliminera detta slit. Tänk på att skapa uppgifter, påminnelser, uppdateringar, mötesanteckningar, utkast till e-postmeddelanden och till och med skapa heltäckande arbetsflöden! Allt detta (och mer) kan automatiseras på nolltid med ClickUp, din app för allt som rör arbetet.
💫 Verkliga resultat: Lulu Press sparar 1 timme per dag per anställd med hjälp av ClickUp Automations, vilket leder till en 12-procentig ökning av arbetseffektiviteten.
3. Använd chatbots och AI-verktyg
Om ditt team är överbelastat med att svara på kundfrågor på WhatsApp kan chatbots förenkla ditt liv avsevärt. Dessutom gör plattformar som WATI och Interakt installationen av chatbots enkel och effektiv.
Med WATI:s AI-agent kan du skapa bots som förstår sammanhang, kommer ihåg tidigare konversationer och till och med hanterar rutinmässiga kundfrågor som produktinformation eller orderuppföljning. Du kan ladda upp en kunskapsbas, ställa in triggers för när boten ska ta över och övervaka prestanda genom detaljerade rapporter.
Interakt är ett annat bra val, särskilt om du vill automatisera kundkonversationer i stor skala. Med dess användarvänliga drag-and-drop-chatbotbyggare kan du enkelt automatisera upp till 80 % av vanliga frågor.
Chatbots som WATI och Interakt hjälper dig att:
- Hantera kundfrågor, leadgenerering eller supportförfrågningar automatiskt på WhatsApp.
- Ställ in nyckelordsutlösare, smart dirigering och till och med AI-drivna konversationer.
- Hantera massmeddelanden, kampanjer och chatbot-flöden utan kodning.
- Erbjud svar dygnet runt så att dina kunder aldrig känner sig ignorerade.
Detta är idealiskt när du vill automatisera WhatsApp-meddelanden, skicka massuppdateringar eller kvalificera leads utan mänsklig insats.
Men vad händer efter kundinteraktionen?
👀 Rolig fakta: Den berömda SOS-signalen var inte en förkortning av ”Save Our Souls” (rädda våra själar). Den valdes eftersom det enkla mönstret punkt-punkt-punkt, streck-streck-streck, punkt-punkt-punkt var snabbt och tydligt i morsekod. Precis som dagens snabba meddelanden handlade det om att se till att det gick fram snabbt.
Det är där ClickUp Brain och ClickUp Brain MAX samlar allt för ditt interna team. 💡
Istället för att låta kundinteraktionerna sluta vid chatboten kan du använda ClickUp Brain för att samla in insikter från externa verktyg eller kundinlägg, automatiskt skapa uppgifter, tilldela dem till rätt personer och hålla dina projekt igång.
Dina automatiseringsverktyg för WhatsApp ser till att inga kunder behöver vänta, medan ClickUp Brain ser till att inga uppgifter förblir oavslutade.
Det är inte konstigt att team kan spara 1,1 dagar per vecka, arbeta fyra gånger snabbare med Talk to Text och sänka kostnaderna med upp till 88 % genom att förenkla sina arbetsflöden med ClickUp Brain MAX.
📖 Läs också: Fördelar och nackdelar med WhatsApp
4. Integrationer för CRM och marknadsföringsautomatisering
Om du använder ett CRM- eller marknadsföringsverktyg för att hålla koll på dina leads är det logiskt att koppla det till din WhatsApp-kommunikation. Att följa upp kunder ska trots allt kännas naturligt, inte som att hoppa mellan ett dussin olika appar. Det är här integrationer mellan CRM och marknadsföringsautomatisering blir avgörande.
Med dessa verktyg kan du synkronisera dina WhatsApp-kampanjer med den kunddata du redan har. Oavsett om det är ett snabbt tackbrev, en köpbekräftelse eller en vänlig påminnelse om en övergiven kundvagn kan du automatisera allt direkt från din CRM- eller marknadsföringsplattform.
Ta till exempel Zoho Marketing Automation. Med det kan du skapa personliga WhatsApp-meddelanden, schemalägga dem till rätt tidpunkt och till och med ställa in automatiserade arbetsflöden som svarar på kundernas åtgärder.
📌 Exempel: Anta att en kund registrerar sig för ditt nyhetsbrev – Zoho kan automatiskt skicka ett välkomstmeddelande via WhatsApp. Om någon klickar på en kampanj men inte köper något kan du följa upp med en vänlig påminnelse eller ett specialerbjudande, helt utan manuellt arbete.
Det som gör dessa integrationer värdefulla är balansen mellan automatisering och personalisering. Du kan gruppera kontakter baserat på intressen, tidigare köp eller hur de har interagerat med dina meddelanden.
5. Schemalägg WhatsApp-meddelanden med hjälp av automatiseringsverktyg
Vi vet alla hur viktigt timing är i kundkommunikation. Men ingen kan vara online dygnet runt för att trycka på "skicka" precis när det behövs.
Med en WhatsApp-schemaläggare kan du skriva ett meddelande nu och skicka det senare, utan att du behöver komma ihåg eller vara tillgänglig när det är dags.
💡 Proffstips: När du väljer en WhatsApp-schemaläggare, leta efter funktioner som meddelandemallar, personaliseringsalternativ, massbokning, kontaktsegmentering och grundläggande analysverktyg. Dessa hjälper dig att skicka meddelanden som känns personliga, kommer fram vid rätt tidpunkt och ger dina kunder verkligt värde.
Så här fungerar schemaläggningsprocessen vanligtvis, oavsett vilket verktyg du väljer:
- Steg 1: Logga in på ditt favoritverktyg för schemaläggning i WhatsApp.
- Steg 2: Skriv ditt meddelande eller välj en sparad mall (t.ex. ett tack- eller påminnelsemeddelande).
- Steg 3: Välj de kontakter du vill nå – det kan vara enskilda personer eller en kontaktlista.
- Steg 4: Ange datum och tidpunkt när du vill att meddelandet ska skickas ut.
- Steg 5: Klicka på schemalägg och låt verktyget sköta resten.
De flesta schemaläggningsverktyg låter dig också justera ditt meddelande senare eller kontrollera dess leveransstatus. Det bästa är att du kan planera en hel veckas kommunikation på en gång, vilket ger dig sinnesro och frigör tid för ditt team.
👋🏾 Lär dig hur du enkelt automatiserar arbetsflöden. Titta på den här videon:
👀 Rolig fakta: Ordet ”hej” var inte en vanlig hälsningsfras förrän telefonen uppfanns. Thomas Edison populariserade det som ett sätt att inleda ett telefonsamtal.
Begränsningar och överväganden vid automatisering av meddelanden i WhatsApp
Innan du kastar dig in i automatiseringen av WhatsApp-meddelanden är det värt att känna till begränsningarna och grundreglerna som följer med det och förbereda dig för WhatsApp-alternativ:
❗️WhatsApp kräver uttryckligt samtycke från användaren innan du skickar automatiska meddelanden, och företag måste tydligt ange vilken typ av kommunikation användarna kommer att få.
❗️Både WhatsApp Business-appen och API:et har meddelandebegränsningar, där API:et följer ett nivåbaserat system baserat på affärsresultat och meddelandekvalitet.
❗️Att skicka för många meddelanden eller irrelevant innehåll kan utlösa WhatsApps spamfilter, vilket kan leda till att meddelanden blockeras eller till och med att kontot stängs av.
❗️Automatiska svar är begränsade, särskilt utanför kundsupportens 24-timmarsfönster, där godkända meddelandemallar krävs.
❗️Business-appen erbjuder begränsad integration med CRM-system och verktyg, medan API:et är bättre lämpat för större verksamheter som behöver avancerad automatisering och skalbarhet.
📖 Läs också: Gratis mallar för projektkommunikationsplaner
Varför använda ClickUp för att automatisera meddelanden
När man tänker på att automatisera kommunikation hanterar de flesta verktyg antingen kundchattar eller interna uppdateringar, aldrig båda.
Det är där ClickUp sticker ut, genom att möjliggöra samarbete i realtid mellan dina teammedlemmar. Det är den första konvergerade AI-arbetsytan som samlar meddelanden, uppgiftshantering och AI i en sammankopplad arbetsyta. Resultatet? Minskad app-spridning och kontextspridning, vilket markerar slutet på osammanhängande arbetsflöden och spridd information/arbetscontext.
Automatisera påminnelser, uppdateringar och uppföljningar med ClickUp Automations
Till att börja med har du ClickUp Automations, som hjälper dig att trigga meddelanden i rätt tid baserat på ditt arbetsflöde. Du har möjlighet att skapa automatiska påminnelser för närmar sig deadlines eller trigga meddelanden från kunder.
Detta kan anpassas för integrerade tredjepartsappar via ClickUp Integrations. Användningsfallen här inkluderar att varna granskare om ändringar i uppgiftsstatus eller skicka uppdateringar när viktiga milstolpar nås.
Om en designuppgift till exempel flyttas till ”Granskning” kan ClickUp skicka ett meddelande till ditt teamchatt med: ”Designen är klar för granskning – vänligen kontrollera före kl. 17.00.” Du kan också schemalägga återkommande meddelanden, till exempel en veckosammanfattning för intressenter eller en daglig stand-up-påminnelse.
Starta konversationer direkt där arbetet utförs med hjälp av ClickUp Chat.
Med ClickUp Chat kan ditt team dela uppdateringar, ställa snabba frågor och diskutera kundrelaterade uppgifter på en och samma plattform. Istället för att växla mellan ett projektverktyg och en chattapp har du en tråd där idéer, beslut och uppgiftslänkar samlas på ett ställe.
Projektledare kan till exempel genomföra veckovisa avstämningar direkt i ClickUp Chat, där varje uppdatering länkas till relevanta uppgifter. Ännu bättre är att när någon flaggar ett problem i chatten kan du omedelbart omvandla det meddelandet till en uppgift eller ringa ett samtal via SyncUps.
👀 Rolig fakta: Det tidigaste kända handskrivna brevet, från omkring 500 f.Kr., skickades av den persiska drottningen Atossa. Det innehöll enligt uppgift instruktioner till hennes guvernörer, vilket bevisar att skriftliga meddelanden har styrt ledarskapet i århundraden.
Skapa återanvändbara mallar och skript med ClickUp Docs och AI.
ClickUp Docs är perfekt för att lagra kommunikationsmallar. Tänk på: introduktionsmeddelanden, chatbot-skript eller vanliga frågor från kunder. Du kan skriva ett utkast en gång, förfina det med ClickUp Brain och uppdatera det när det behövs.
Med denna funktion kan ett kundsupportteam skapa ett delat dokument med förskrivna svar på vanliga frågor och uppdatera det efter varje produktändring. Marknadsföringsteam kan skapa mallar för meddelanden och använda ClickUp AI för att anpassa tonen för olika målgrupper.
💟 Bonus: Brain MAX är din AI-drivna desktop-kompanjon som effektiviserar kundsupport och hantering av förfrågningar. Med djup integration mellan dina e-post-, chatt- och supportplattformar hjälper Brain MAX dig att snabbt skriva, organisera och skicka svar på kundförfrågningar med hjälp av smarta mallar och kontextmedvetna förslag.
Du kan använda talk-to-text för att registrera kundernas problem eller diktera svar, och Brain MAX transkriberar och organiserar dina meddelanden direkt. Det kan också automatisera uppföljningar, ställa in påminnelser för olösta ärenden och hålla alla kundinteraktioner kopplade till rätt ärenden eller projekt. Detta säkerställer att varje förfrågan hanteras snabbt, professionellt och med fullständig kontext, vilket gör kundsupporten snabbare, enklare och mer tillförlitlig.
📖 Läs också: De bästa verktygen för asynkron kommunikation
Konversationerna flyter bättre när ClickUp är med i loopen
Om det finns en sak som denna guide har gjort tydligt, så är det att för att hålla kontakten med kunder och team gäller det att skicka rätt meddelanden vid rätt tidpunkt. WhatsApp-automatisering hjälper företag att göra just det.
Oavsett om det gäller påminnelser om möten, uppföljningar eller snabba uppdateringar, gör automatiserade meddelanden att ditt varumärke är responsivt, pålitligt och alltid närvarande, även när du inte är online.
Men var kommer ClickUp in i bilden? De flesta WhatsApp-verktyg fokuserar på automatisering gentemot kunderna.
ClickUp samlar allt på ett ställe: kundkonversationer, interna uppföljningar, projektuppdateringar och automatiska påminnelser – i ett sammankopplat arbetsutrymme.
Är du redo att förenkla dina arbetsflöden, förbättra uppföljningarna och spara timmar för ditt team varje vecka? Registrera dig för ClickUp nu!
Vanliga frågor
WhatsApp erbjuder inte någon inbyggd funktion för automatiska meddelanden i personliga konton. Om du använder WhatsApp Business-appen kan du dock ställa in automatiska hälsnings- och frånvaromeddelanden för att svara kunder när du inte är tillgänglig. För mer avancerad automatisering kan företag använda WhatsApp Business API, som möjliggör automatiska svar och schemalagda meddelanden, men detta kräver vanligtvis teknisk installation eller integration med tredje part.
Schemaläggning av WhatsApp-meddelanden stöds inte i standardappen. På Android-enheter kan du använda tredjepartsappar som SKEDit för att schemalägga meddelanden. På iPhones kan du använda appen Shortcuts för att ställa in påminnelser om att skicka meddelanden vid en viss tidpunkt, men du måste skicka dem manuellt. För företagsanvändare möjliggör WhatsApp Business API schemaläggning av meddelanden via tredjepartsplattformar.
Ja, men det beror på din kontotyp. WhatsApp Business-appen möjliggör grundläggande automatisering, såsom hälsnings- och frånvaromeddelanden. För mer komplex automatisering, såsom att skicka meddelanden baserat på triggers eller scheman, krävs WhatsApp Business API. Personliga WhatsApp-konton stöder inte automatisering som standard, men vissa tredjepartsappar erbjuder begränsade automatiseringsfunktioner.