Från öknen till skrivbordet: arbetsutbredning är universellt
För inte så länge sedan befann jag mig i Saudiarabien, där jag träffade ledare för landets första tillverkare av elfordon och världens största statliga investeringsfond. Dessa organisationer bygger saker i en skala som är svår att begripa – skidorter för 20 miljarder dollar, kubformade städer stora som tolv Empire State Buildings. Det är galet och inspirerande.
Men det som slog mig mest var inte storleken på deras projekt – det var storleken på deras utmaningar. Oavsett var du befinner dig i världen är arbetspridning den tysta kraft som håller tillbaka team. Oavsett om du bygger en futuristisk stad eller leder ett säljteam i USA är symptomen desamma: för många appar, processer och sammanhang som glider mellan dem.
Det är otroligt att se ClickUp göra sitt jobb i en helt annan del av världen, men verkligheten är att arbetsutbredning finns överallt.
Att benämna problemet: Vad är arbetsutbredning?
Arbetsutbredning är fragmenteringen av appar, processer, sammanhang och nu även AI på arbetsplatsen mellan icke sammankopplade system – en allt vanligare utmaning för moderna team. Det är en dold kostnad för produktivitet, innovation och engagemang. Vi uppskattar att det kostar över 2,5 biljoner dollar globalt i förlorad produktivitet. Men den verkliga kostnaden är svårare att mäta: frustrationen, tröttheten och känslan av att arbetet är svårare än det borde vara.
Det förrädiska med arbetsflödesproblemen är att de sällan uppmärksammas. De flesta människor benämner inte problemet, utan känner bara av symptomen: förseningar, frustration, kaos. Det tar evigheter att få saker gjorda. Människor blir frustrerade. Det råder en allmän känsla av trötthet och förseningar. Men under ytan är den grundläggande orsaken alltid densamma: osammanhängande verktyg, inkonsekventa processer, saknad kontext.
Min första kamp mot arbetsöverbelastning: Snowflake-åren
Jag stötte först på arbetspridning på Snowflake.
Vårt säljteam arbetade med alla möjliga projekt – lokaliserad prissättning, nya arbetsflöden, you name it. Men varje projekt hanterades i Wrike, medan beroenden fanns i Salesforce och utvecklingsgruppen spårade sitt arbete i Jira. Det fanns ingen tvåvägssynkronisering. Varje vecka träffades vi för att kontrollera om prioriteringarna var samordnade. Det var plågsamt.
Det resulterade i enorm frustration inom teamen, konflikter mellan individer och en kalender full av möten som inte löste någonting. Alla drog åt olika håll.
Tekniken skulle hjälpa oss att arbeta snabbare, men i själva verket bromsade den oss. Jag minns hur jobbigt det var att sitta i mötena och veta att bristen på integration kostade oss inte bara tid utan också moral.
Den moderna försäljningsstacken: när varje minut räknas
Att leda ett säljteam idag innebär att man måste hantera en tung teknikstack: Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator – listan kan göras lång. Säljarna hoppar mellan olika verktyg bara för att skicka ett enda e-postmeddelande. Och inom försäljning är tid bokstavligen pengar. Om det tar tio minuter att skicka ett e-postmeddelande istället för två, förlorar du pengar.
När ett nytt verktyg eller en ny funktion introduceras, eller när någon vill köpa eller ta in något, är min första instinkt att fråga var och hur vi kan göra detta inom våra nuvarande system. Jag vill inte lägga till något annat om det inte är absolut nödvändigt.
Kan – och bör – allt detta finnas i ett enda fönster? En bättre fråga är: vad krävs för att göra det möjligt?
Sanningen? Varje nytt verktyg tillför mer brus – mer ”spökarbete”, fler blinda fläckar och mer komplexitet att hantera. Jobbet är redan komplicerat – varje team har processer som säljarna måste följa. Ju enklare vi kan göra jobbet, desto bättre.
De dolda kostnaderna för arbetspridning ur kundens perspektiv: symptom kontra grundorsaker
De flesta kunder kommer inte in och säger: ”Vi drunknar i arbetsöverbelastning.” Det de beskriver är symptomen: ”Arbetet känns kaotiskt.” ”Det tar evigheter att få saker gjorda.” ”Folk är frustrerade.” Den grundläggande orsaken är alltid arbetsöverbelastning, men det är svårt att sätta fingret på eftersom den har så många olika ansikten.
När jag pratar med företagsledare frågar jag: Om du kunde gå tillbaka fem eller åtta år i tiden, skulle du utforma dina system på samma sätt? Alla kommer till samma insikt: Nej, jag skulle inte göra om det på samma sätt.
De inser att en mer genomtänkt strategi för informationssilos, dataöverföring och samarbete skulle ha sparat dem år av friktion. Men de flesta organisationer har låtit sina system växa organiskt, där varje team väljer sina egna verktyg – whiteboards, projektledningsverktyg och mer – och med liten eller ingen inblandning från ledningen.
Nu när de vill bygga upp sin AI-teknik står de inför ett val: att upprepa tidigare misstag eller att välja en mer strategisk och enhetlig approach. Svaret är alltid tydligt – var eftertänksam, var målmedveten och låt inte arbetsflödet spridas ut igen.
I takt med att AI på arbetsplatsen blir norm börjar avsaknaden av en enhetlig arbetsyta och livekontext begränsa dess faktiska inverkan. AI är bara så bra som den kontext den har tillgång till. Om dina data är utspridda över 18 verktyg, något vi kallar Context Sprawl, kommer du inte att se de sammantagna fördelarna som AI kan erbjuda.
Övervinna överväldigande: Kraften i en ledstjärna
Så hur börjar man åtgärda arbetsöverbelastning, särskilt när problemet känns överväldigande? För mig handlar det om att ha en ledstjärna.
Kontexten är den ledstjärnan.
Kraften i AI realiseras först när den har fullständig kontext. Men det är inte lätt att nå dit, särskilt om man är fast i ett virrvarr av system. Som vi har sett i otaliga verkliga transformationer krävs det faktiskt djärva men stegvisa åtgärder för att övervinna arbetsflödeskaos – att välja ett arbetsflöde i taget, konsolidera det och bygga upp momentum mot verklig konvergens.
Jag har lärt mig att man måste ta en sak i taget, men vara bestämd och modig när det gäller den saken.
Ta till exempel projektledning. ”Flytta bara över allt” låter enkelt – tills du stöter på spridda dokument och halvfärdiga planer. Oavsett om du går i etapper eller slår om strömbrytaren är det verkliga arbetet att modigt föra vidare sammanhanget och koppla in det i systemet. Halvhjärtade åtgärder splittrar kunskapen, medan modiga åtgärder ger AI en helhetsbild.
Jag berättar ofta om vår interna historia om övergången från Slack till ClickUp Chat. Alla var motvilliga. Vi misslyckades första gången när vi försökte flytta över ett team i taget. Det fungerade helt enkelt inte. Men så snart vi var modiga och beslutsamma och tydligt meddelade att Slack skulle avvecklas en viss dag och att alla skulle flytta till ClickUp Chat, så hände det faktiskt! Slack försvann, alla flyttade och det var fantastiskt. Nu har vi magiska AI-upplevelser i ClickUp Chat som vi inte hade tidigare.
Jag förstår att trögheten i status quo är stark. Men framtidens arbete kräver en djärv, medveten plan. Men som ledare måste vi inse att det är bristen på top-down-vägledning som har skapat arbetsflödet i första hand.
Matrisen: En plan för AI-transformation
Jag använder ett ramverk – en sorts matris för AI-transformation. Det handlar inte om att jaga efter glänsande objekt eller lägga till fler verktyg. Det handlar om:
- Samla din arbetsplats: Fragmenterade data är AI:s kryptonit. Samla ditt arbete på ett ställe – en verkligt konvergerad AI-arbetsplats.
- Prioritera sammanhang: AI behöver sammanhang för att leverera värde. Koppla samman dina data, processer och konversationer
- Stärk operativa mästare: Hitta personer i din organisation som tänker i system – ge dem en plattform för att driva förändring.
- Djärvt, top-down-ledarskap: Fastställ visionen, fatta beslutet och kommunicera ”varför” utan att ge upp.
- Stöd från grunden: Förändring är ett lagarbete. Ge dina team möjlighet att experimentera, bygga och dela med sig av vad som fungerar.
- Iterera och skala: Börja i liten skala, mät effekten och skala upp det som fungerar.
När AI läggs ovanpå fragmenterade, isolerade data är det som att be en kock att laga en måltid med ingredienser som är utspridda över 18 kök. Men när du samordnar din arbetsplats och ditt sammanhang – en verkligt samordnad AI-arbetsplats – kan AI äntligen uppfylla sitt löfte: att ta fram insikter, automatisera uppgifter och frigöra ditt team så att det kan fokusera på det som är viktigt. Det är därför som att lösa arbetsflödet med AI inte bara handlar om effektivitet – det handlar om att öppna upp helt nya sätt att arbeta.
ClickUps skillnad: AI som verkligen fungerar för dig
När jag pratar med team om AI är den största utmaningen inte entusiasmen, utan genomförandet. Alla vill ha smartare verktyg. Men utan tillgång till verklig kontext – vad ditt team arbetar med, vad som redan har diskuterats, vad som behöver göras härnäst – känns de flesta AI-lösningar till slut frånkopplade och undermåliga.
Det är där ClickUp Brain kommer in. Eftersom det finns i din arbetsmiljö förstår det faktiskt vad som pågår. Det hämtar information från dina uppgifter, dokument, chattar och mål för att leverera svar som är grundade i verkligheten – inte gissningar.
Och det är flexibelt. Du kan växla mellan ledande AI-modeller – som ChatGPT, Claude, Gemini och fler – beroende på vad du behöver just då. Snabbt utkast? Smart sammanfattning? Djupare resonemang? Du har flera alternativ utan att behöva avbryta ditt arbete.
Sedan finns ClickUp Brain MAX, en AI-kompanjon för datorer, som tar det ännu längre. Du kan prata, och den lyssnar – bokstavligen. Med hjälp av funktionen Talk to Text kan du säga vad du tänker och omvandla det till en uppdatering, en uppgift, ett dokument – vad du än behöver. Den är kontextmedveten, alltid på och blir smartare ju mer du använder den.
Det handlar inte bara om AI för AI:s skull. Det är AI som faktiskt förbättrar ditt arbete.
Den kulturella revolutionen: Att bygga ett 10x-team
Framtidens arbete handlar inte bara om bättre verktyg – det handlar om ett nytt tankesätt. Jag tror att framtiden är en där människor leder människor och enskilda medarbetare leder agenter. Det är så man tiodubblar arbetsstyrkan.
Men det går inte att uppnå enbart med teknik. Det är en kulturell revolution. På ClickUp avsätter vi en timme varje fredag för våra säljare att bygga AI. Det är ett absurt koncept: att ta säljare från golvet, från intäktsgenererande aktiviteter, för att bygga AI. Men det är det enda sättet att ge varje person möjlighet att automatisera 30–40 % av sitt arbete och frigöra tid för det som är viktigt.
Det är en kulturell revolution. De företag och ledare som gör detta kommer att se sina företag växa tiofaldigt och vinna.
IT kan inte driva detta på egen hand. Endast slutanvändarna känner till detaljerna i sitt arbete. De företag som lyckas kommer att ge alla anställda möjlighet att tänka som en grundare, bygga upp sina egna arbetsflöden och agenter och driva innovation från grunden.
Övervinna motstånd: rollen som förebilder bland kollegor
Förändring är svårt. Jag återgår till exemplet med övergången från Slack till ClickUp Chat. Ja, det fanns motstånd – folk ville ha sina anpassade emojis och sitt välbekanta gränssnitt. Först när vi gjorde en definitiv, företagsomfattande övergång fastnade det. Och mycket av äran går till de personer som högljutt och entusiastiskt gick i spetsen för denna förändring.
Du måste hitta de personer i ditt företag som naturligt tänker i system och ge dem en plattform för att hjälpa företaget framåt. Att stärka operativa mästare var nyckeln. De blev förespråkare och hjälpte sina kollegor att anpassa sig och blomstra i den nya miljön. Förändringshantering är inte bara en direktiv från ledningen, utan en rörelse som behöver både ledarskap och stöd från gräsrotsnivå.
Verkliga resultat: Från frustration till flyt
Sedan dessa förändringar genomfördes har jag sett omvandlingen med egna ögon. Möten som tidigare handlade om samordning handlar nu om handling. AI ger mig insikter innan jag ens har ställt frågan. Säljarna lägger mindre tid på att hoppa mellan olika verktyg och mer tid på att sälja. Frustrationen har ersatts av flyt.
Och våra kunder? De som anammar detta tillvägagångssätt ser samma resultat. Det är inte lätt, det är aldrig lätt att riva upp år av arbetspridning. Men med en tydlig ledstjärna, ett modigt ledarskap och en vilja att investera i kulturen är det möjligt.
Och siffrorna bekräftar detta. Enligt en studie från Forrester Total Economic Impact™ uppnådde team som använde ClickUp en avkastning på 384 % och sparade 92 400 timmar under det tredje året.
Slutsats: Det är dags att agera nu
Arbetsöverbelastning är det största problemet i det moderna arbetslivet. Men det är inte oundvikligt. Med en enhetlig arbetsplats, kontextrika system och AI-drivna arbetsflöden kan team återta tid, öka produktiviteten med AI, frigöra innovation och skapa arbetsplatser som fungerar för alla.
Jag rekommenderar att du börjar med att reflektera: Var uppstår arbetsflödesproblemen i din organisation? Vilken djärv åtgärd kan du vidta under detta kvartal för att samordna sammanhanget och stärka ditt team?
Framtiden tillhör dem som löser problemet med arbetspridning – en plattform, en AI-hub, en kulturell förändring i taget.